Lohn/Gehalt - Software Büro Bitter

Software Büro Bitter GmbH LohnFix 

Mit elektronischer Datenübertragung an 

die Krankenkassen und Finanzämter 

Das Programm LohnFix ist im Jahr 2006 von der ITSG als Organ 

des Sozialministeriums mit dem GKV Zertifikat für Entgeltabrechnungs-Software 

ausgezeichnet worden. 

Diese wenigen Seiten sind kein Handbuch als Nachschlag-werk. 

Auch wir sind mit LohnFix dem elektronischen Zeitalter entsprechend 

von der alten Handbuch-Philosophie auf die Direkt-Programm-Hilfe 

umgestiegen. An vielen Stellen kann im Programm 

LohnFix über einen Button „?“ die Direkt-Hilfe aufgerufen werden, 

in der dann zu dem jeweiligem Eingabe-Thema lohntechnische Hilfestellungen 

gegeben werden. 

Bei der Installation und durch den ersten Start von LohnFix werden 

Musterdaten angelegt, damit Sie sofort mit dem Programm arbeiten 

können. Es wird eine Datei „kassen.kat“ angelegt, in der die 

Firmendaten von beliebig vielen Mandantenfirmen, die Daten aller 

Krankenkassen Deutschlands, die Daten aller Finanzämter 

Deutschlands, die Daten aller Unfallversicherungen sprich Berufsgenossenschaften 

und die Daten aller Versorgungswerke Deutschlands 

übergeordnet gespeichert und automatisch über die Updates 

verwaltet werden. Weiterhin wird 1 Lohn-Kartei „Muster.dat“ mit 

einem Arbeitnehmer erzeugt. Für jede weiter angelegte Firma wird 

dann jeweils eine Lohn-Kartei „xyz.dat“ (xyz = Name der Lohn- 

Kartei) mit den Arbeitnehmern erzeugt. 

Bitte gehen Sie Schritt für Schritt die Kapitel in dieser Be-schreibung 

durch, auch wenn Sie schon einige Programm-Punkte vorher 

selbst ausprobiert haben. 

Dazu sollten Sie zuerst nur 1 Arbeitnehmer mit einer Krankenkasse 

für 1 Firma anlegen und alle Eingaben, Lohnabrechnungen, 

Meldungen an die Finanzämter und die Krankenkassen sowie alle 

anderen Listen durchspielen. Für diesen Test können Sie natürlich 

gleich Ihre echten Firmendaten eingeben. 

Die in der Demo eingegebenen Werte für die Firma mit ein oder 

mehreren Arbeitnehmern können Sie als Ihre Echtdaten behalten. 

Wenn Sie das Programm bestellen, bekommen Sie ein „Kunden- 

Kennwort“ benannt, mit dem das Programm von der Demo- auf die 

Voll-Version frei geschaltet wird. So arbeiten Sie mit den eingegebenen 

Lohndaten der eigenen Firma und Ihrer Arbeitnehmer einfach 

weiter. 

Update-Service gleich immer aktuelles Programm 

Eine große Sicherheit für Sie, immer mit dem neuesten Stand der 

Gesetze und den aktuellen Beitragssätzen der Krankenkassen zu 

arbeiten, erhalten Sie durch den auto-matischen Update-Service 

über das Internet per Knopfdruck aus LohnFix heraus. Deshalb 

sollten Sie eine LohnFix-Ak-tualisierung per Download jeden Monat 

vor der nächsten Lohnabrechnung machen. 

Programm-Änderungen und –Erweiterungen durch Gesetzesvorgaben 

sowie deren Beschreibung in der Direkt-Hilfe werden 

mit dem LohnFix-Update heruntergeladen. Dort soll-ten Sie dann 

immer nach jedem Update in LohnFix sofort unter dem Menüpunkt 

„Hilfe“ den Hilfe-Text „Inhalt und was ist neu in dieser Version“ 

lesen. Dort stehen dann auch häufig Querverweise zu neuen 

anderen Hilfethemen. 

Kunden vom Lohn-Softwarehersteller Lexware 

Da das Softwarehaus Lexware seit 2 jahren viele Probleme mit 

Ihrer Lohnsoftware hat, sind mehrere hundert Kunden zu unserer 

Lohn-Software LohnFix gewechselt. Deshalb haben wir im Programm 

eine Schnittstelle speziell für Lexware-Kunden eingebaut. 

Damit können die Lohndaten aus der Lohn-Software Lexware direkt 

in unser Programm LohnFix eingelesen werden. 

Die besondere LohnFix-Bedienoberfläche 

Das Erscheinungsbild der LohnFix-Bedienoberfläche hebt sich 

deutlich von allen anderen Windows-Programmen ab. Durch die 

intensive Beratung von Designer-Experten für intuitive Bedienungsabläufe 

wird mit Hilfe von farblichen Elementen und der Anordnung 

der Eingabefelder und Bedienbutton der Lernprozeß für Sie 

als Neuanwender dramatisch verkürzt. 

Fragen und Antworten siehe die letzten beiden Seiten: 

• Häufige Frage: Lohnsteuer zu hoch ? 

• Häufige Frage: negative Lohnsteuer im Dezember, woher? 

• Bei Fragen – unseren Support anrufen 

• Fernwartung auf Ihrem Computer übers Internet 

• Installation im Netzwerk 

• Häufige Frage bei der Installation – Viren / Spyware usw. 

• Vista / Win7: Was bedeutet das für uns, was ist zu beachten? 

• Proxy-Server im Einsatz und Probleme 

• Kurzarbeitergeld KUG 

• Altersteilzeit ATZ 

• Kurzanleitung für die monatlichen Lohn-Arbeiten 

ACHTUNG: 

Da wir für LohnFix keine Handbücher produzieren, sondern nur 

diese sogenannten „Schrit für Schritt“-Handlungsanweisungen herausgeben, 

sollten Sie dieses Demo-Papier auch für die spätere 

Nutzung aufbewahren. 

www.software-bitter.de 1 Service & Support Hotline 0421 891595


Die ersten Schritte 

Über „Start \ Alle Programme \ StartFix“ oder über das „StartFix“ 

Symbol (grüner Pfeil auf dem Bildschirm) zuerst das Programm 

„StartFix“ öffnen. Dann klicken Sie in dem geöffneten StartFix- 

Fenster auf „LohnFix“. Jetzt erscheint dieses kleine Fenster: 

Geben Sie hier diese 4 Buchstaben als Demo-Kennwort (Kunden- 

Kennwort) ein: PLUS 

Nachdem Sie den Button „Kennwort speichern“ betätigt haben, erscheint 

ein Bildschirm, in dem Sie den Button „Öffnen“ betätigen. 

Dann öffnet sich der folgende Bildschirm. Hier können die Arbeitnehmerdaten 

über diese 6 Auswahl-Laschen „Steuer, SV Daten“, 

„Adresse“, „Betrieb“, „Bank“, „Urlaub/Fehlzeit“ und „Lohn“ eingegeben 

werden. 

Menüpunkt „Stammdaten“ 

Lohnabrechnung anzeigen & Buchen 

Krankenkassen-Auswahlfenster 

Durch die Installation wurde eine Firma mit Firmenname „Muster“ 

in der Datei „kassen.kat“ und ein von uns angelegter Arbeitnehmer 

„Sabine Beispiel“ in der Lohndatei „Muster.dat“ angelegt. Die hier 

im Bildschirm gezeigte Arbeitnehmerin „Sabine Beispiel“ mit den 

von uns vorgegebenen Eingaben wie Name, Vorname usw. kann 

beliebig geändert werden. Geben Sie hier gleich Ihre richtigen Arbeitnehmerdaten 

ein. Ebenso können Sie an Stelle unseres hier 

angegebenen Firmennamens „Muster“ Ihre Firmendaten unter 

„Stammdaten \ Firnmenverwaltung“ eingeben. 

ACHTUNG: 

Bevor Sie hier jetzt sofort die Arbeitnehmerdaten bearbeiten, müssen 

Sie zuerst in der hier in diesem Demo-Papier aufgeführten 

Reihenfolge „Schritt für Schritt“ die grundlegenden „Stammdaten 

für die Krankenkassen, Finanzämter, Unfallversicherungen (Berufsgenossenschaften) 

und Versorgungswerke anlegen. 

Warum die Stammdaten in dieser Reihenfolge bearbeiten? 

Bei jedem Arbeitnehmer muss die Krankenkasse, von der Lohnsteuerkarte 

das Finanzamt, die Gefahrentarif-Nummer der Berufsgenossenschaft 

(ab 2009) und bei den Heilberufen (Ärzte, Apotheker 

usw.) zusätzlich auch die „berufsständische Versorgungseinrichtung“ 

als Rentenversicherungsträger in den Lohndaten angegeben 

werden. Daher müssen also zuerst die dafür erforderlichen 

Stammdaten bereit gestellt werden. In dem Bildschirm links sehen 

Sie z.B. in dem „Krankenkassen-Auswahlfenster“ noch keine Krankenkasse 

angezeigt, da die Krankenkassen-Stammdaten noch 

nicht angelegt wurden. 

Also starten wir mit „Stammdaten \ KV: Krankenkassen“ 

Über die oberste „Befehlszeile“ wird der Menüpunkt „Stammdaten“ 

(siehe Bildschirm links und unten) aus einem Klappfenster ausgewählt. 

Wir beginnen zuerst die Stammdaten der für Ihren Betrieb 

benötigten Krankenkassen anzulegen. 

„Schritt für Schritt“ die diversen Stammdaten bearbeiten 

Bitte gehen Sie „Schritt für Schritt“ die Kapitel in dieser Beschreibung 


selbst ausprobiert haben. Wählen Sie wie hier beschrieben z.B. 

„Stammdaten \ KV: Krankenkassen“, vergleichen dann den dargestellten 

Bildschirm auf dem Computer mit dem in diesem Papier 

dargestellten Bild und lesen hier in der Beschreibung die dazu gehörenden 

Erläuterungen. 

Hinweis zur Eingabelogik bei LohnFix: 

In allen Eingabefenstern können Werte sofort eingetragen werden. 

Alle Eingaben werden erst durch das Betätigen des Button 

„Speichern“ in die Speicher-Datei (Lohn-Kartei) geschrieben. 

Wenn man vergessen hat, den Button „Speichern“ zu betätigen, 

wird allerdings beim Wechseln in andere Eingabefenster immer 

gefragt „Änderungen speichern? ja/nein“. 

Erst wenn Sie unter „Berichte I / Lohnabrechnung“ oder direkt über 

den Button „Lohnabrechnung anzeigen & Buchen“ eine Lohnabrechnung 

„buchen“, werden die Lohnwerte in ein Lohnkonto 

geschrieben. Aber solange keine elektronischen Meldungen an 

das Finanzamt oder an die Krankenkassen verschickt wurden, 

können die „Buchungen“ im Lohnkonto wieder „aufgehoben“ oder 

bei zurückliegenden Monaten „storniert“ werden und alle Einträge 

in den Lohn-Laschen wieder geändert und dann erneut über 

„Berichte I / Lohnabrechnung“ mit dem Button „Abrechnung 

buchen“ in das Lohnkonto gebucht werden. 

KV: Krankenkassen eingeben und verwalten: 

In LohnFix werden die Krankenkassen nur einmalig übergeordnet 

für alle Fir-men (Mandanten) mit deren Arbeitnehmern angelegt. 

Wähle: „Stammdaten \ KV: Krankenkassen“ 



Zuerst wird dieser Bildschirm angezeigt, in dem nur die fest hinterlegte 

Krankenkasse „BKN“ für die Bundesknappschft als MiniJob- 

Zentrale mit den pauschal abzuführenden Prozentsätzen für die 

Kranken- und Rentenversicherung angezeigt wird. Hier können 

keine Daten eingegeben oder geändert werden. Es kann nur der 

Button „Kasse hinzufügen“ betätigt werden, um eine neue Krankenkasse 

anzulegen. Hier wird allerdings ein Bildschirm mit mehreren 

vom Benutzer angelegten Krankenkassen im Fenster 

„Krankenkassen auswählen“ dargestellt. 

Button „Kasse hinzufügen“ 

Zuerst müssen aber die von Ihnen benötigten Krankenkassen angelegt 

werden. Dazu klicken Sie den Button „Kasse hinzufügen“ 

an. Jetzt wird das Fenster „alle Krankenkassen Deutschlands“ 

geöffnet, in dem dann die Kassensätze und Anschriften der Krankenkassen 

angezeigt werden. Die hier angezeigte Beitragssatzdatei 

mit allen Krankenkassendaten wird bei jedem Update von 

unseren Servern mit aktualisiert. Daduch benutzen Sie immer die 

neuesten Beitragssätze. Dadurch benutzen Sie immer die aktuellen 

Beitragssätze. Deshalb sollten Sie vor jeder Lohnabrechnung 

ein Update direkt aus LohnFix heraus machen. 

In diesem Bildschirm „Kassensätze aus externer Datei anzeigen“ 

(Beitragssatzdatei aller KKs) markieren Sie im Fensterbereich 

„Krankenkassen der offiziellen Beitragssatzdatei“ eine gewünschte 

Krankenkasse und betätigen dann den Button „Kasse hinzufügen“. 

„Krankenkassen der offiziellen Beitragssatzdatei“ 

„Kasse hinzufügen“ 

3 Laschen für 3 Eingabefenster 

„Die Kassen in Kassen.kat sind:“ 

Es öffnet sich dieses Fenster, in dem Sie für die Krankenkasse 

einen Kurznamen aus Buchstaben und Zahlen eingeben. 

Nach dem Anklicken dieses ok-Button wird die Krankenkasse in 

LohnFix angelegt und in dem Fenster „Die Kassen in Kassen.kat 

sind:“ (siehe Bildschirm unten links). Danach kann die neue Krankenkasse 

für alle Arbeitnehmer auch von verschiedenen Firmen 

(Mandanten) benutzt werden. Einmal angelegte Krankenkassen 

können später nicht gelöscht werden. 

Wenn Sie wie gerade beschrieben alle Ihre Krankenkassen erstellt 

haben, finden Sie hier in diesem Krankenkassenfenster Ihre neu 

angelegten Krankenkassen zur weiteren Bearbeitung. Hier können 

jetzt über die 3 Karteilaschen „Kassensätze“, „Adresse“ und „Bank“ 

die fehlenden Eingaben ergänzt werden. Hier wurde die Lasche 

„Adresse“ betätigt. In diesem Fenster können Sie fehlende Einträge 

ergänzen. Wobei die Betriebsnummer der Krankenkasse auf 

keinen Fall geändert werden darf. 

ACHTUNG: 

Auf Keinen Fall sollten Sie auf der Lasche „Kassensätze“ die KV- 

Sätze und U1/U2-Sätze verändern, die aus der Beitragssatzdatei 

hierher kopiert werden und automatisch durch ein Update (Download) 

aktualisiert werden. 

In diesem Eingabefenster „Bank“ sollten Sie für den automatischen 

Zahlungsverkehr per Bank-Clearing (elektronische Überweisungen) 

die Bankdaten eingeben. 



Gesundheitsfonds und Krankenkassen : 

Durch den Gesundheitsfonds wird die Finanzierung der gesetzlichen 

Krankenkassen neu geregelt. Alle Beiträge der Arbeitnehmer 

und Arbeitgeber fließen in den Gesundheitsfonds als zentralen 

Topf. Der Beitrageinzug bleibt allerdings bis zum 31.12.2010 in der 

Zuständigkeit der Krankenkassen und der Minijobzentrale. Daher 

bleiben bei den Arbeitnehmern die LohnFix-Eingaben für die Krankenkassen 

auf der Lasche „Steuern, SV-Daten“ bestehen. 

SV-Parameter : 

Die Jahres-Beitragbemessungsgrenzen, Beitragssätze RV, AV und 

PV usw. sind im Programm fest installiert und brauchen vom 

Benutzer nicht eingegeben werden. 

Wähle: Berichte II \ SV-Parameter anzeigen 

Finanzamt-Daten eingeben und verwalten: 

Im Programm LohnFix werden alle Finanzamt-Daten für alle Firmen 

(Mandanten) und Arbeitnehmer übergeordnet verwaltet. Deshalb 

müssen die Werte der Finanzämter, die bei den Mandanten 

und Arbeitnehmern benutzt werden, hier angelegt werden. 

Beim ersten Start sind hier alle Felder leer (hier im Bild sind schon 

einige Finanzämter hinzugefügt worden). Deshalb wählen Sie den 

Button „Amt hinzufügen“ aus: 

Jetzt wird ein Fenster geöffnet, in dem alle gültigen Finanzämter 

angezeigt werden und ausgewählt werden können. Zuerst wählen 

Sie im Klappfenster „Bundesland wählen“ das gewünschte Bundesland 

aus. 

Dann werden im Auswahlfenster „Liste aller Finanzämter“ die Finanzämter 

dieses gewählten Bundeslandes zur Auswahl angezeigt. 

Markieren Sie mit der Maus vor dem gewünschten Finanzamt 

das freie Kästchen (Häkchen setzen). Danach klicken Sie auf 

den Bottun „OK übernehmen“. Alle markierten Finanzämter werden 

jetzt in das Auswahlfenster „Finanzamt auswählen“ kopiert. 

Jetzt stehen diese Finanzämter bei den „Stammdaten / Firmenverwaltung“ 

auf der Lasche „Finanzamt“ und bei den Arbeitnehmern 

auf der Lasche „Adresse/…“ in einem Finanzamt-Klappfenster zur 

Auswahl zur Verfügung. 



UV: Unfallversicherung / Berufsgenossenschaft BG 

Jeder Betrieb und jeder Mitarbeiter ist Mitglied einer Unfallversicherung 

UV bei einer Berufsgenossenschaft BG. Jeder Arbeitnehmer 

wird in eine Gefahrentarifstelle (GTS) mit einer GTS-Nummer 

eingruppiert. Mit der Gefahrentarifstelle ist nicht der Hebesatz zur 

Ermittlung der UV-Beiträge gemeint. Der Hebesatz kann sich von 

Jahr zu Jahr ändern. Die Einstufung eines Arbeitnehmers in eine 

GTS bleibt dagegen unverändert arbeitsplatzbezogen. Sie dient 

der Zuordung in die eine oder andere Hebesatzgruppe. 

Ab 1.1.2009 wird an die SV-Meldungen ein Datenbaustein angehängt. 

Hierin sind Informationen über Gefahrtarifstellen, Bruttoarbeitslohn 

und Arbeitsstunden enthalten, die zunächst nur dazu dienen, 

die erforderlichen Erfahrungen auf allen Seiten zu gewinnen, 

um ab 2010 die Entgeltnachweise in Papierform zu ersetzen. 

Die Entgeltnachweise der Berufsgenossenschaft sind wie bisher 

auch bis 2011 noch in Papierform im Januar zu erstellen. 

Ab 1.1.2009 müssen aber trotzdem einige Eingaben für die Unfallversicherung 

in dieser Testphase in den nächsten 3 Jahren für die 

angehängten Datenbausteine erstellt werden. Zuerst muss unter 

dem neuen Menüpunkt „Stammdaten / UV: Unfallversicherung – 

Berufsgenossenschaft“ die für die Firma relevanten Gefahrentarifstellen 

(GTS-Nummern) aus den hier dargestellten Unfallversicherungen 

gewählt werden. Das muss für jeden Mandanten/Firma 

durchgeführt werden. Ihre Berufsgenossenschaft teilt Ihnen die für 

Ihren Betrieb benötigten Gefahrentarifstellen und die jeweils dafür 

zuständige Berufsgenossenschaft mit deren Betriebsnummer nach 

dem neuen Verfahren mit. 

Wählen Sie Menüpunkt : „Stammdaten / UV: Unfallversicherung – 

Berufsgenossenschaft“. Dann öffnet sich das folgende Fenster. 

(1) „Unfallversicherungen“ 

(7) Fenster „Gefahrentarifstellen“ (GTS-Nr.) 

(3) „in die Liste unten als relevante UV aufnehmen“ 

Hier wählen Sie zuerst in dem Fenster (1) „Unfallversicherungen“ 

die für Ihren Betrieb zuständige Berufsgenossenschaft aus. Dann 

betätigen Sie den großen Button (3) „in die Liste unten als relevante 

UV aufnehmen“. 

(3) „in die Liste unten als relevante UV aufnehmen“ 

(7) „Gefahrentarifstellen“ 

(4) (5) (6) 

Dadurch wird unten jetzt ein Eingabefeld (5) „Kurzname für die UV 

bilden“ angezeigt. Dort geben Sie einen beliebigen UV-Kurznamen 

an und betätigen den Button „OK“ (6). In dem Fenster (4) „für die 

Firma relevante UV“ wird die eben hierher kopierte UV mit dem 

neuen Kurznamen angezeigt, die Sie jetzt markieren. Jetzt werden 

im Fenster (7) alle Gefahrentarifstellen dieser Unfallversicherung 

angezeigt. 

In diesem Fenster „Gefahrentarifstellen“ (7) markieren Sie die von 

Ihnen gewünschte Gefahrentarifstelle (GTS-Nummer) und dann 

betätigen Sie den Button (8) mit dem kleinen Pfell nach rechts, so 

daß diese Gefahrentarifstelle in das Fenster „für die Firma relevante 

Gefahrentarifstellen:“ (9) kopiert werden kann. Vorher wird noch 

ein Eingabefenster „Kurzname für die GTS bilden:“ (10) eingeblendet. 

Dort geben Sie einen Kurznamen für diese Gefahrentarifstelle 

an und betätigen den Button „OK“ (11). 

„für die Firma relevante Gefahrentarifstellen:“ (9) 

(8) 

(11) 

(10) „Kurzname für die GTS bilden:“ 



In dem Fenster „für die Firma relevante UV:“ (4) markieren Sie die 

Unfallversicherung (UV), die für Ihren Betrieb zuständig ist. Dann 

setzen Sie mit einem Mausklick vor den Text „dies ist die hauptzuständige 

UV“ (12) ein Häkchen. Dadurch wird darunter ein Eingabefeld 

„Mitglieds-Nr. der Firma“ angezeigt. Hier tragen Sie Ihre Mitgliedsnummer 

bei Ihrer Berufsgenossenschaft ein und betätigen 

den Button „OK“ (13). 

(4) (12) (13) 

Diese hier im Fenster (9) angezeigten GTS-Nummern stehen dann 

auf der Lasche „Betrieb“ bei jedem Arbeitnehmer in einem Klappfenster 

(15) zur Auswahl (siehe hier unten). 

Klappfenster (14) 

Nicht alle Gefahrentarife werden von jeder Berufsgenossenschaft 

versichert. Deshalb teilt Ihnen in solch einem Fall Ihre Berufsgenossenschaft 

mehrere GTS-Nummern mit den dazugehörenden 

Betriebsnummern von anderen Berufsgenossenschaften mit, die 

diese Gefahrentarife versichern. 

Dann wiederholen Sie den eben beschriebenen Ablauf: Unfallversicherung 

markieren in (1), Button (3) „in die Liste unten als relevante 

UV aufnehmen“ betätigen, Kurzname für UV (10) eingeben usw. 

bis die benötigte Gefahrentarifstelle (GTS-Nr.) im Fenster (9) und 

damit im Klappfenster (14) zur Auswahl erscheint. 

So können beliebig viele UV mit den entsprechenden GTS-Nummern 

in das Fenster „für die Firma relevante GTS“ erstellt werden. 

Von Monat zu Monat ist eine Änderung der GTS-Nr. bei einem Arbeitnehmer 

möglich. 

Berufsständische Versorgungswerke BV : 

Mitarbeiter in Heilberufen (Ärzte, Tierärzte, Apotheker usw.) oder 

den freien Berufen (Rechtsanwälte, Architekten usw.) können sich 

von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung (DRV) auf 

Antrag befreien lassen, wenn sie stattdessen Mitglied ihrer berufsständischen 

Versorgungseinrichtung sind. 

Dafür müssen ab Januar 2009 die entsprechenden Versorgungswerke 

unter dem Menüpunkt „Stammdaten \ BV: berufsständische 

Versorgungseinrichtungen“ eingerichtet werden. 

Wähle: „Stammdaten \ 

BV: berufsständische Versorgungseinrichtungen“ 

(a) Liste der BV-Einrichtungen 

(d) „für die Firma relevante BVs“ 

(b) (c) 

Aus der „Liste der BV-Einrichtungen“ (a) wählen Sie die für Ihre Arbeitnehmer 

benötigten BVs aus. Dann klicken Sie auf den Button 

(b) „in die Liste der relevanten BVs aufnehmen“ und es wird ein 

Fenster (c) „einen Kurznamen bilden“ geöffnet. Hier tragen Sie 

einen für diese BV typischen Kurznamen ein (Umlaute ä ö ü ß und 

Sonderzeichen können nicht benutzt werden) und betätigen den 

Button „OK“. Dadurch wird die BV in das Fenster (d) „für die Firma 

relevante BVs“ eingetragen, die dann beim Arbeitnehmer in einem 

Klappfenster auf der Arbeitnehmer-Lasche „Steuer, SV Daten..:“ 

für die Eingabe beim Sozialversicherungs-Schlüssel (Beitragsgruppenschlüssel 

BGS) zur Auswahl stehen. 

Da die Versorgungswerke die spätere Rente mindestens zum Teil 

aus angelegten Mitteln auszahlen (also nicht allein nach dem Umlageprinzipp), 

wird die Befreiung von über 90% der Mitarbeiter oder 

selbständig Tätigen gewählt, die die Möglichkeit hierzu haben. 

Weitere Informationen über die Verwendung der BV beim Arbeitnehmer 

lesen Sie weiter hinten bei der Beschreibung der Eingaben 

dieser Werte für die Arbeitnehmer. 



Firmendaten eingeben und verwalten: 

Der Menüpunkt „Stammdaten / Firmenverwaltung“ wird in der Befehlszeile 

gewählt. Danach wird die Firmenverwaltung mit diesem 

Eingabefenster geöffnet: 

Button „Firma hinzufügen“ 

Laschen zur Auswahl der 5 Eingabefenster 

Jetzt füllen Sie alle 5 Firmen-Eingabefenster über die Laschen 

„Firmenadresse“, „Soz.Versicherung“, „Bankkonten“, „Finanzamt“ 

und „Sonstiges“ aus. 

Die wichtigsten Daten bei der Eingabelasche „Firmenadresse“ sind 

das Bundesland und die Betriebsnummer. 

Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, betätigen Sie den Button 

„Speichern“ und schließen nach der Windows-Regel das Firmenfenster 

über den roten Button mit weißem Kreuz in der rechten 

oberen Fensterecke. Jetzt wird das Hauptfenster mit den zu dieser 

Firma gehörenden Arbeitnehmern angezeigt. So kann dann auch 

bei mehreren Firmen (Mandanten) zwischen den einzelnen Firmen 

mit den jeweiligen Arbeitnehmern hin- und hergeschaltet werden. 

Firmendaten Eingabe-Lasche „Soz.Versicherung“ gewählt: 

Diese Angaben müssen unbedingt durchgeführt werden, da Sie 

sonst keine Lohnabrechnung durchführen können. 

(1) (3) 

www.software-bitter.de 7 Service & Support Hotline 0421 891595 

(2) 

(1) Hier ist im Feld „Umstellung auf LohnFix erfolgte mit Beginn:“ 

anzugeben, ab wann LohnFix zum Einsatz kommt. Ab diesem Datum 

können dann die Lohnabrechnungen gebucht werden. 

(2) In dem Auswahlfenster „Kasse auswählen“ markieren Sie 

nacheinander die vorher unter den Stammdaten angelegten Krankenkassen 

und wählen dann in dem umrahmten Fensterbereich 

„der anzuwendende U1-Satz ist der“ den entsprechenden Button 

„Stufe 1“, „Stufe 2“ usw. aus. Nach jeder Auswahl des U1-Satzes 

bei einer Krankenkasse betätigen Sie den Button „Speichern“. Die 

Wahl des jeweiligen Buttons „Stufe 1“, „Stufe 2“ usw. hängt von 

Ihrer U1-Versicherung mit der gewählten Krankenkasse ab. Die 

hier angezeigten U1-Prozentsätze sind bei der jeweiligen Krankenkasse 

hinterlegt. 

(3) „Betrieb nimmt am Umlageverfahren teil“ – ja/nein. 

Eingabe-Lasche „Bankkonten“ gewählt: 

Das Fenster mit den Bankdaten sollte ausgefüllt werden, wenn Sie 

über LohnFix den Zahlungsverkehr abwickeln wollen. Über den 

Menüpunkt „Berichte I \ Zahlungen anstoßen“ kann der Zahlungsverkehr 

(Bank-Clearing-Verfahren) von Ihrer Firma zu den Krankenkassen, 

Finanzämtern, Arbeitnehmerbanken usw. durchgeführt 

werden.


Eingabe-Lasche „Finanzamt“ gewählt: 

Hier muss die Steuernummer im Format der Angaben auf Ihren 

Steuerbescheiden angegeben werden. 

Als Beispiel für Niedersachsen: 46/104/01044 

Dabei können zwischen den Ziffern jeweils ein Leerzeichen oder 

ein Schrägstrich oder ein waagerechter Bindestrich (dann aber 

ohne Leerzeichen) eingegeben werden. 

Eingabe-Lasche „Sonstiges“ gewählt: 

Wenn Kurzarbeitergeld (Kug) abgerechnet werden soll, muss hier 

die „KuG Stammnummer“ eingegeben und in dem Klappfenster 

„Beginn KUG“ daneben muss der Monat gewählt werden, in dem 

die Kurarbeit beginnt. 

Firmenverwaltung beenden 

Jetzt schließen Sie das Firmen-Fenster nach der Windows-Regel 

mit dem roten Button und dem weißen Kreuz oben rechts. Das 

Fenster wird geschlossen und es wird das Hauptfenster mit den zu 

dieser Firma gehörenden Arbeitnehmern angezeigt. So kann dann 

auch bei mehreren Firmen (Mandanten) zwischen den einzelnen 

Firmen über die Firmenverwaltung mit den jeweiligen Arbeitnehmern 

hin- und hergeschaltet werden. 

Also folgende Schritte zum Firmenwechseln: 

Im Auswahlfenster „Firma auswählen:“ die gewünschte Firma 

markieren und dann dieses Firmen-Fenster nach den Windows- 

Regeln schließen. 

Zur Lohn-Kartei der Arbeitnehmer über „Kartei / öffnen“ 

Die Arbeitnehmer in der Lohn-Kartei, die z.B. in der „Muster.dat“ 

gespeichert sind, kann man auch direkt über den Menüpunkt 

„Kartei / öffnen“ bearbeiten. 

Wähle: „Kartei \ Öffnen“ 

In diesem Bildschirm suchen Sie die gewünschte Lohn-Kartei 

(xyz.dat - Datei) aus und betätigen den Button „Öffnen“. Danach 

wird das LohnFix-Hauptfenster mit den zu dieser Firma gehörenden 

Arbeitnehmern angezeigt. 

Wenn Sie mehrere Firmen (Mandanten) verwalten, kann es vorkommen, 

daß die Zuordnung der Arbeitnehmer zu einer bestimmten 

Firma nicht mehr stimmt. Daher sollten Sie immer beim Wechsel 

eines Mandanten auf die Anzeige des Firmennamens in der 

obersten blauen Zeile des Hauptbildschirms mit den Arbeitnehmern 

achten, ob die Arbeitnehmer zu dieser Firma gehören. Wenn 

es hier zu einer falschen Zuordnung kommt, rufen Sie bitte uns als 

Softwarehersteller an. 

Eine neue Firma anlegen 

Betätigen Sie den Button „Firma hinzufügen“. Sie werden aufgefordert 

einen Namen für die Firma anzugeben: 

Wenn Sie den Button „Ok“ betätigt haben, wird ein neues kleines 

Fenster geöffnet (siehe nächste Seite). 



Hier werden Sie aufgefordert, den Namen der Lohn-Datei (xyz.dat 

– Datei) für die Arbeitnehmerdaten anzugeben: 

Hier wird der vorher als Firmenname eingebene Name „Meier 

Söhne & Co GmbH“ auch als Name für die Arbeitnehmer-Lohn- 

Datei vorgeschlagen, wobei alle Sonderzeichen wie Punkt, Komma, 

Hochzeichen, Leerzeichen, Strich usw. automatisch durch 

einen Unterstrich ersetzt werden, da diese Sonderzeichen in Dateinamen 

verboten sind. Sie können den Namen allerdings beliebig 

ändern. Die Datei-Erweiterung „dat“ darf auf keinen Fall geändert 

werden, diese wird automatisch an diesen Namen der Lohn-Datei 

angehängt. 

Betätigen Sie jetzt den Button „Ok“ und Sie sehen in der Firmenverwaltung 

die neue Firma eingetragen. Dort können dann alle Eingabefelder 

wie bekannt ausgefüllt werden. 

Wenn Sie jetzt das Firmenfenster schließen, öffnet sich ein leeres 

Arbeitnehmer-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, zuerst den 

Button „Person hinzufügen“ zu betätigen: 

Dadurch wird ein neuer Arbeitnehmer angelegt und danach 

können dann in diesem LohnFix-Hauptfenster über die 6 Eingabelaschen 

die Arbeitnehmerdaten eingegeben werden. 

Arbeitnehmer-Daten weiter bearbeiten: 

Nach den erfolgten Vorbereitungsarbeiten mit der Verwaltung der 

Krankenkassen, Finanzämter, UV (Berufsgenossenschaften) und 

der Firmendaten können jetzt die Arbeitnehmer-Daten komplett auf 

den 6 Auswahl-Laschen „Steuer, SV Daten“, „Adresse“, „Betrieb“, 

„Bank“, „Urlaub/Fehlzeit“ und „Lohn“ der Programmstartseite eingegeben 

werden. 

Dazu sollten Sie zuerst nach der Bearbeitung der „Stammdaten“ 

nur für einen Arbeitnehmer alle Eingaben, Lohnabrechnungen, 

Meldungen an das Finanzamt und den Krankenkassen sowie alle 

anderen Listen in der hier beschriebenen Reihenfolge durchspielen. 

Lassen Sie sich nach jeder Änderung z.B. der Lohnsteuerklasse 

über „Berichte I \ Lohnabrechnung“ die Auswirkungen auf der 

Lohnabrechnung anzeigen. Hier wird auch sofort in einem extra 

„Hinweis- bzw. Fehler-Fenster“ angezeigt, wenn Eingaben fehlen 

oder nicht plausibel sind. 

Eingabe-Lasche „Steuer, SV Daten“ 

Alle Eingaben in dieser Lasche „Steuer, SV Daten“ und den anderen 

Laschen müssen sorgfältig geprüft werden, da für die SV-Meldungen 

sehr viele Plausibilitätsprüfungen von dem ITSG-Trustcenter 

vorgeschrieben sind. So darf z.B. bei einem Doppelnamen wie 

„Bitter-Sauer“ zwischen den beiden Namen kein Leerzeichen stehen, 

sondern nur dieser Bindestrich ohne Leerzeichen. 

„Zusatz“ „Vorsatz“ „Nationalität“ 


Alle Eingaben können schnell auf die Logik überprüft werden. 

Klicken Sie hier unten auf den Button „Lohn – 1234“ (den abgerissenen 

Zettel, siehe Pfeil „Lohnabrechnung anzeigen & Buchen“). 

In dem sich dann öffnenden Fenster der „Druckansicht der Lohnabrechnung“ 

werden alle Eingabefehler sofort beschrieben. 



Eingabefelder „Zusatz“ – „Vorsatz“ – „Nationalität“ 

Bei einigen Eingabefeldern wie „Zusatz“, „Vorsatz“ und „Nationalität“ 

sind im Hintergrung Dateien zur Auswahl vorhanden. Dazu 

klicken Sie mit der Maus einfach in das entsprechende Eingabefeld. 

Hier wurde in das Eingabefeld „Nationalität“ geklickt: 

Geöffnetes Auswahlfenster „Nationalität“ 

In dem dann geöffneten Auswahlfenster „Nationalität“ treffen Sie 

Ihre Wahl und betätigen den Button „OK“ und das Feld „Nationalität“ 

wird mit der Auswahl gefüllt. Ebenso können Sie bei den Eingabefeldern 

für den Namen „Zusatz“ und „Vorsatz“ 

Hier den Namens-Zusatz „Baron“ gewählt: 

Geöffnetes Auswahlfenster „Zusatz“ 

Hier den Namens-Vorsatz „von“ gewählt: 

Geöffnetes Auswahlfenster „Vorsatz“ 

Button „Sozialversicherung:“ – Schlüssel (BGS) 

Die Steuerung der SV-Beitragberechnung und SV-Meldungen geschieht 

über die Eingaben des „Sozialversicherungs- und Personengruppen-Schlüssels“ 

(BGS und PGS). Deshalb betätigen wir in 

dem Laschen-Fenster „Steuer, SV Daten“ den Button „Sozialversicherung“ 

und es öffnet sich dieses Fenster: 

Einstellung „für den PV-Aufschlag“ – mit / ohne Kind 

Hier wählen Sie über die verschiedenen Klappfenster für KV, RV, 

AV und PV die für den Arbeitnehmer zutreffenden Einstellungen. 

Bei der Eingabe für PV gilt die gesetzliche Regelung „PV folgt 

immer den Angaben der KV“, d.h., die Eingaben von PV müssen 

logisch denen von KV gleich sein. Das Propgramm prüft solche 

Eingaben und z.B. wird die Angabe KV = 0 und PV = 1 nicht 

zugelassen – Fehlerhinweis vom Programm. 

Die Besonderheit bei der Rentenversicherung mit der Einstellung 

„0 = denn der Beitrag geht an ein berufsständisches Versorgungswerk“ 

wird hier im Folgenden ausführlicher beschrieben. 

Rentenversicherung: berufsständische Versorgungswerke 

Für die Mitarbeiter in Heilberufen (Ärzte, Tierärzte, Apotheker usw.) 

oder den freien Berufen (Rechtsanwälte, Architekten usw.), die 

Mitglied in ihrer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind, 

müssen ab Januar 2009 die entsprechenden Versorgungswerke 

unter dem Menüpunkt „Stammdaten \ BV: berufsständische Versorgungseinrichtungen“ 

eingerichtet werden. 



Die Beiträge werden in gleicher Höhe und in gleicher Weise berechnet 

wie in der gesetzlichen Rentenversicherung (Arbeitnehmer- 

und Arbeitgeberanteil). Die Verdienstabrechnung ist unverändert. 

Die Abführung der Beiträge erfolgt jedoch nicht an die Krankenkassen 

über den Beitragsnachweis, sondern entweder durch 

den Arbeitgeber an das Versorgungswerk über „Berichte I \ Beitragserhebung 

für BV“ oder das Mitglied überweist den Betrag 

selbst an das Versorgungswerk, in diesem Fall liegt dann „Selbstzahler“ 

vor. Der Arbeitnehmer hat seine Mitgliedschaft im Versorgungswerk 

gegenüber dem Arbeitgeber nachzuweisen. Der Arbeitgeber 

muß die Mitgliedsnummer des Arbeitnehmers erfassen. 

Betätigen Sie im Laschen-Fenster „Steuer, SV Daten“ den Button 

„Sozialversicherung:“ und öffnen dann das Klappfenster im Bereich 

der Rentenversicherung RV. Hier wählen Sie „O = denn der Beitrag 

geht an ein berufsständisches Versorgungswerk“ (siehe hier unten). 

Dann wird unter dem Klappfenster „Rentenversicherung“ ein 

umrahmtes Fenster eingeblendet, in dem das Versorgungswerk 

aus einem Klappfenster gewählt werden kann. Dafür mussten vorher 

die „Stammdaten \ BV: berufsständische Versorgungseinrichtungen“ 

angelegt werden (siehe Beschreibung vorher). 

Beim RV-Schlüssel kann eingestellt werden „0 = denn der Beitrag 

geht an ein berufsständisches Versorgungswerk“: 

Auswahl-Klappfenster „Versorgungswerk“ 

Hier wählen Sie in dem Klappfenster das für den Arbeitnehmer zuständige 

Versorgungswerk aus. Dann tragen Sie die „BV-Nr. des 

Mitglieds“ (alphanumerisch) ein, wobei die Trennzeichen (Bindestrich 

o.ä.) Bestandteil der Mitgliedsnummer sind und daher mit 

eingegeben werden müssen. Die eingegebene Mitgliedsnummer 

wird auf Übereinstimmung mit der darin enthaltenen Prüfziffer nach 

einem Plausiverfahren der BV geprüft. 

Jetzt klicken Sie auf das Klappfenster „Zahlung des Beitrags an:“: 

Dadurch wird hier ein Zusatzfenster geöffnet, in dem gewählt werden 

kann, ob der Betrag an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden 

soll oder ob der Betrag an ein Versorgungswerk überwiesen werden 

soll. Der Beitrag wird weiter als RV-Beitrag ausgewiesen, erscheint 

jedoch nicht im Kassennachweis, da der Beitrag direkt an 

das Versorgungswerk oder das Mitglied zu zahlen ist. 

Es wird statt dem Beitragsnachweis unter „Berichte I \ Kassennachweis“ 

der Krankenkassen eine monatliche BV-Beitragserhebung 

unter „Berichte I \ Beitragserhebung für BV“ eingeführt und 

diese dann ab 2009 an MeldeFix übergeben und elektronisch versandt 

(siehe weiter unten). 

Button „Personengruppe:“ – Schlüssel PGS 

Der Button „Personengruppe“ im Laschen-Fenster „Steuer, SV 

Daten“ betätigt: 

Hier wählen Sie den entsprechenden „Personengruppen-Schlüssel“ 

des Arbeitnehmers und betätigen dann den Button 

„Speichern“. 



Eingabe-Lasche „Adresse / ….“ gewählt: 

Der Schalter „LStKarte liegt vor:“ muß eingestellt werden. Wenn 

eine Lohnsteuerkarte vorliegt, müssen unbedingt die Felder rechts 

neben diesem Schalter mit den Werten von der LSt-Karte ausgefüllt 

werden. Vorher müssen Sie eventuell erst unter „Stammdaten 

/ Finanzämter“ ein neues Finanzamt eintragen, dass Sie hier dann 

über den Klappschalter anwählen können. 

Wenn ein Arbeitnehmer bei Ihnen ohne Lohnsteuer-Karte und 

nicht als pauschalversteuerter geringfügig Beschäftigter (MiniJob) 

angestellt wird, müssen Sie auf der Lasche „“Adresse /….“ die 

Lohnsteuer-Klasse 6 und hier die AGS-Nummer = 00000000 (8 

Nullen) angeben. 

Eingabe-Lasche „Betrieb“ gewählt 

„SV-Sondermeldungen“ 

„Tätigkeitsschlüssel“ „Stellung“ „Ausbildung“ 

„(BG) UV-Gefahrentarifstelle ab 2009“ 

Den Tätigkeitsschlüssel, die Stellung im Beruf und die Ausbildung 

werden durch einen Mausklick in eines der Eingabefelder über ein 

neues Auswahl-Fenster gewählt. Das Eingabefeld „Berufsbezeichnung“ 

muss zusätzlich ausgefüllt werden. 

Für den Button „Vortragswerte“ lesen Sie unbedingt den Text in der 

Hilfe (den Button „?“ betätigen) nach. 

Bei dem Button „Mehrfachbeschäftigung“ sind die Eingaben recht 

selbsterklärend. Ansonsten wird in einem Anleitungsheft bei Kauf 

des Programms dazu einiges erklärt. Oder Sie fordern zu diesem 

Thema unseren extra Info-Brief an. 

Tätigkeitschlüssel – Stellung - Ausbildung 

Wenn man in eines dieser 3 Eingabefelder klickt, öffnet sich dieses 

Auswahlfenster: 

„Tätigkeitsschlüssel“ „Stellung im Beruf“ „Ausbildung“ 

Geöffnetes Auswahlfenster für Tätigkeitsschlüssel 

Klicken Sie in den Kreis vor „Tätigkeit“ und wählen die entsprechende 

Tätigkeit sprich den Tätigkeitsschlüssel aus und betätigen 

mit dem Button „OK“. Genauso verfahren Sie mit den Einstellungen 

für „Stellung im Beruf“ und „Ausbildung“. 

Eingabefeld „(BG) UV-Gefahrentarifstelle ab 2009“ 

Zu der Eingabe „(BG) UV-Gefahrentarifstelle ab 2009“ und „Anzahl 

Wochenstunden“ lesen Sie über den Button „?“ die Hilfetexte. 

Unter „Stammdaten \ UV: Unfallversicherung / Berufsgenossenschaft“ 

haben Sie die Gefahrentarifstellen Ihres Betriebes angelegt. 

Hier über das Klappfenster „(BG) UV-Gefahrentarifstelle ab 

2009“ muss für jeden Arbeitnehmer die Gefahrentarifstelle angegeben 

werden. Diese Angaben werden bis 2011 als Testphase mit 

den SV-Meldungen automatisch versendet, ohne dass nach diesen 

Angaben die UV-Beiträge erhoben werden. Dazu dienen bis 2011 

wie bisher immer noch die Papierformulare Ihrer Berufsgenossenschaft. 

Klappfenster „(BG) UV-Gefahrentarifstelle ab 2009“ 

Wenn ein Arbeitnehmer in verschiedenen Bereichen der Firma tätig 

ist, kann von Monat zu Monat hier die Gefahrentarifstelle geändert 

werden. Nach dieser Zuordnung werden in der „Berichte II \ 

Liste der Berufsgenossenschaft“ die Stunden und Bruttolöhne 

summiert aufgeführt. 



„SV – Sondermeldungen wie z.B. Sofortmeldung 20 

Die SV-Meldungen wie z.B. „10 Anmeldung wegen Beginn einer 

Beschäftigung“, „30 Abmeldung wegen Ende einer Beschäftigung“ 

usw. werden vom Programm durch die monatlichen Lohnabrechnungen 

automatisch erzeugt. So wird durch das Eintrittsdatum 

oder Austrittsdatum beim „Buchen der Lohnabrechnung“ die Meldung 

„10“ oder „30“ erzeugt und für das Sendeprogramm „SV- 

MeldeFix“ in LohnFix zum Versenden bereitgestellt. Zum Versenden 

der Meldungen haben Sie seit Einführung der elektronischen 

Meldungen 6 Wochen Zeit. Also gibt es kaum Gründe vorweg z.B. 

bei der Einstellung gleich eine Meldung „10 Anmeldung..“ zu erstellen, 

dazu hat man bis zum 15. des Folgemonats Zeit. 

Hier können mit dem Button „melden“ (siehe Vorseite, links vor 

dem Eingabefeld „Eintritssdatum“) einige Sondermeldungen ausgelöst 

werden. Es erscheint dieser Bildschirm: 

ACHTUNG: Ein unnötiges nochmaliges Erzeugen und Versenden 

einer SV-Meldung kann zu Problemen mit den SV-Trägern führen. 

Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit müssen bestimmte Branchen, 

die durch ein Schreiben des Arbeitsamtes darüber informiert 

wurden, ab dem 1.1.2009 bei Arbeitsbeginn eines Arbeitnehmers 

am gleichen Tag eine „Sofortmeldung 20“ an die Rentenver-sicherung 

senden. Hier in diesem Fenster wählen Sie die „20 Sofortmeldung 

wegen Beginn einer Beschäftigung“ und betätigen den Button 

„Meldung erzeugen“. Jetzt ist die Meldung in SV-MeldeFix zu sehen 

und steht zum Senden bereit. 

Die hier erzeugte SV-Meldung „20 Sofortmeldung“ kann hier in 

diesem Fenster „An- oder Ab-Meldung und Sofortmeldung“ über 

den Button „Meldung löschen“ gelöscht werden, wenn diese noch 

nicht mit MeldeFix versandt wurde. 

Bitte lesen Sie unbedingt in der LohnFix-Hilfe unter dem Index 

„Sofortmeldung“ die Texte und die dort veröffentlichten Fragen und 

Antworten (FAQ) der Rentenversicherung. 

Eingabe-Lasche „Bank“ 

Für jede der hier rechts oben im Auswahlfenster aufgeführten 13 

Zahlungsarten (Lohn/Gehalt, vwL I, DirVer usw.) kann getrennt die 

jeweilige Bankverbindung angegeben werden. Klicken Sie in dem 

Auswahlfenster eine „Zahlung von:“ an und füllen dann die dazugehörenden 

Eingabefelder rechts daneben aus. 

Zuerst stellen Sie in dem Klappfenster die „Zahlungsweise“ ein. 

Dann füllen Sie die Daten der Bankverbindungen aus. Diese Angaben 

werden dann beim Zahlungsverkehr unter „Berichte I \ Zahlungen 

anstoßen“ berücksichtigt (siehe später). 

Klappfenster zur Auswahl der „Zahlungsweise“ 

Die Begriffe in diesem Fenster „Zahlung von:“ sind den Lohnarten 

bei der Eingabe der Löhne auf der Lasche „Lohn“ zugeordnet. 

Lohnarten auf Lasche „Lohn“ beliebiger Text in „Kommentar“ 

Die Zeile „Stundenlohn“ wird oben der Zeile „Lohn/Gehalt“ im Fenster 

„Zahlung von:“ zugeordnet und damit wird der Lohn-Betrag auf 

die dort angegebenen Bankdaten überwiesen. Weitere Beispiele: 

a) Zahlung von zweimal „vwL Überweisungen“ 

Auf der Lasche „Lohn“ zweimal die Lohnart „vwL Überweisung“ 

einfügen, in der Kommentarspalte Texte „vwL I“ und „vwL II“ und 

den Lohnbetrag eintragen. Diese Beträge werden in der angegebenen 

Reihenfolge I und II den oben bei den Begriffen „Zahlung von:“ 

angegebenen Bankkonten zugeordnet und die Beträge werden 

über „Berichte I \ Zahlungen anstoßen“ überwiesen. 

b) Analog kann bei der Lohnart „Lohnpfändung“ verfahren werden. 

c) Zahlungen an „Direktversicherungen / Pensionskassen“ 

Auf der Lasche „Lohn“ den Button „Direktvers/Pensionsk“ betätigen. 

Hier werden z.B. im Fenster der „Pensionskasse“ die Bezeichnungen 

„Vertrag I“ und „Vertrag II“ angezeigt. Diese Verträge sind 

logisch in der angegebenen Reihenfolge I, II usw. den hier oben 

bei den Begriffen „Zahlung von:“ angegebenen Bankkonten zugeordnet 

und die Beträge werden über „Berichte I \ Zahlungen anstoßen“ 

überwiesen. 

Zuordnung der Verträge „Vertrag I“ – „Vertrag II“ – usw. 



Kartei-Lasche „Urlaub / Fehlzeit“ gewählt 

Die Fehlzeiten wie z.B. Krankeit, Krankengeld usw. müssen unbedingt 

unter der Lasche „Urlaub / Fehlzeit“ in jedem Monat vor dem 

Buchen der Lohnabrechnung eingetragen werden. Achten Sie bitte 

dabei auch unbedingt darauf, daß zwischen den Eintragungen keine 

Tage wie z.B. Sonn- und Feiertage fehlen, auch hierfür müssen 

lückenlos die Fehlzeiten eingetragen werden. Die Eingaben „Grund 

der Abwesenheit“ müssen für bestimmte Fehlzeiten penibel 

eingetragen werden, da damit durch die Veränderung der SV-Tage 

die SV-Beiträge beeinflusst werden können. Außerdem werden dadurch 

auch automatisch eventuell entstehende SV-Meldungen für 

den elektronischen Versand mit SV-Meldefix erzeugt. 

ACHTUNG: 

Bevor Sie hier im Kalender einen „Grund der Abwesenheit“ eintragen, 

darf für diesen Monat noch nicht die Lohnabrechnung gebucht 

worden sein! Also werden zuerst die Fehlzeiten eingetragen 

und dann erst wird unter dem Menüpunkt „Lohnabrechnung“ der 

gelbe Button „Abrechnungen buchen“ betätigt. Erst durch das 

„Buchen der Lohnabrechnung“ werden die SV-Meldungen erzeugt. 

Wenn Sie für einen zurückliegenden und damit abgeschlossenen 

Monat die „Fehlzeiten“ nachtragen wollen, müssen Sie die Lohnabrechnung 

„stornieren“, dann die Fehlzeiten eintragen und danach 

wieder die „Lohnabrechnung buchen“. 

1 2 

zu 1 „Grund der Abwesenheit“ im Kalender eintragen 

Bitte wählen Sie im Klappfenster einen „Grund der Abwesenheit“ 

aus. Klicken Sie mit der Maus im Kalender auf einen Tag, jetzt wird 

hier der „Grund der Abwesenheit“ in das Feld geschrieben. Bei bestimmten 

Fehlzeiten werden dadurch die rechts unten angezeigten 

SV-Tage verändert. Wenn ein ganzer Zeitraum markiert werden 

soll, drücken Sie den Button „Zeitraum“ und klicken dann im Kalender 

auf den Beginn und anschließend auf das Ende der Fehlzeit. 

Jetzt werden automatisch alle dazwischen liegenden Tage markiert. 

Wenn Einträge gelöschen werden sollen, wird bei „Grund der 

Abwesenheit“ auf „“ gestellt und dann mit der 

Maus auf die zu löschenden Einträge im Kalender geklickt. 

zu 2 „Anspruch der Urlaubstage“ angeben 

Den Anspruch der Urlaubstage können Sie verändern, in dem Sie 

mit der Maus auf einen der inneren Pfeile klicken. Mit den inneren 

Pfeilen wird der Urlaubsanspruch tageweise und mit den äußeren 

Pfeilen in Bruchteilen eines Tages verändert. Das Urlaubskonto 

wird dann durch die Eingabe der Urlaubstage im linken Kalender 

wie unter Punkt 1 beschrieben verändert. 

Kartei-Lasche „Lohn“ gewählt: 

1 2 3 

Button „Sonn/Feiert/N“ Kommentar beliebig lang 

zu 1 „Lohnart auswählen“ 

klicken Sie in dem Auswahlfenster auf eine gewünschte Lohnart 

zu 2 „Lohnart zuweisen“ 

Jetzt auf eine der 12 Zeilen-Button z.B. „1>“ klicken. Dann wird der 

Lohnartentext in diese Zeile geschrieben. Dann die Eingabefelder 

„Kommentar“, „Anz.“ und „Euro/Anz.“ füllen. In der Spalte „Anz“ 

z.B. die Anzahl der Stunden und in Spalte „Euro/Anz.“ den 

Stundenlohn eingeben. 

zu 3 „Kommentarzeile ausfüllen“ und „mit Feld rechnen - % 

Aufschläge auf vorherige Lohnzeilen“ 

In Spalte „Kommentar“ können beliebige Texte eingegeben werden 

oder Sie können in diesem Eingabefeld prozentuale Aufschläge 

auf vorherige Lohnzeilen eingeben. Beispiel: 

In Kommentarfeld folgende Formel eingeben: = XY % Zeile Z 

Vor dem Gleichheitszeichen der Formel kann ein beliebiger Text 

stehen, z.B.: UrlaubsGeld =50,0% Zeile 1 

LohnFix rechnet den entsprechenden Zuschlag zum Lohnwert in 

Zeile 1 aus. Steht in Zeile 1 ein Gehalt von 2.450,00€, dann wird 

als 50% - Zuschlag in diesem Beispiel 1.225,00 € ausgewiesen. 

Die Formel funktioniert mit jeder Lohnart und mit/in jeder Zeile von 

1 bis 12. Sie können also z.B. den steuerpflichtigen Grundlohn mit 

einem steuerfreien Bezug z.B. Zuschlag für Sonntags- oder 

Nachtarbeit kombinieren, ohne den Wert manuell auszurechnen. 

Die Länge der Eingabe im Kommentarfeld ist nicht begrenzt, auch 

wenn das Feld nicht in ganzer Breite angezeigt werden kann 

(Positionieren Sie den Cursor auf das Feld, um den ganzen Inhalt 

zu sehen). 

Lohn = prozentualer Aufschlag auf vorherige Lohnzeilen 

Für die Möglichkeit in der Kommentarzeile über den Text eine Rechenformel 

für prozentuale Aufschläge auf vorherige Lohnzeilen 

einzugeben, werden hier einige Möglichkeiten für steuerfreie Bezüge 

z.B. hier über die Lohnart „Zulagen“ für Nacht-, Feiertags- 

und Sonntags-Arbeiten aufgeführt. Sie brauchen natürlich nur 

einen Teil davon ausfüllen, wenn Sie diese steuerfreien Bezüge 

nicht nutzen wollen. 



In diesem Beispiel wird in den Zeilen 7 bis 11 in der Spalte 

„Kommentar“ eine Rechenformel eingegeben, die sich jeweils auf 

die Zeilen 2 bis 6 bezieht. Wenn nun z.B. in der Zeile 2 ein 

Stundenlohn eingetragen wurde, wird automatisch in der Zeile 7 

über die Formel „= 25% Zeile 2 Nachtarbeit“ der Lohn errechnet, 

wenn in Zeile 7 in der Spalte „Anz.“ eine Anzahl angegeben wird. 

Hier im Besispiel wird der Lohn € 100,00 aus Zeile 2 mit 25 % aus 

Zeile 7 und mit der Anzahl 1,00 multipliziert. Also: € 100,00 x 0,25 

x 1,00 = € 25,00 

So kann man sich einmal solch ein Schema anlegen und braucht 

dann in den Zeilen 2 bis 6 nur noch die Stunden eintragen, die 

angefallen sind. Die jeweiligen „steuerfreien Bezüge“ werden dann 

in der entsprechenden Zeile 7 bis 11 automatisch mitgerechnet. 

Also wird über die Stundeneinträge gesteuert, ob diese Zula-genart 

mit den entsprechenden Stunden anfällt oder nicht. 

Die Spalte „Euro/Anz“, die hier als „Stundenlohn“ benutzt wird, füllt 

man mit dem Stundenlohn in den Zeilen 1 bis 6 aus und in der 

Spalte „Anz.“, die hier zum Eintragen der Stunden benutzt wird, 

wird zuerst einmal nur Null eingetragen. Dann trägt man dort in 

den Monaten die angefallenen Stunden ein. Bevor man für den 

Anfangsmonat (hier der Januar) die Stundenanzahl einträgt, sollte 

man diese Eingaben „Speichern“ und über die Monatslasche auf 

den folgenden Monat stellen. Dort betätigt man den Button 

„Vormonatswerte übernehmen“ und „Speichern“. Das wird nun für 

jeden Monat bis zum Dezember gemacht. Damit sind alle Monate 

vorbereitet und es werden dann in jedem Monat nur noch die Stunden 

eingegeben. 

Löhne & Zuschläge für „Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit“: 

Löhne mit Zuschläge für „Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit“ können 

in einem extra Bildschirm eingegeben werden. Dazu betätigen 

Sie den Button „Sonn-/Feiert/N“ unterhalb des Lohnartenauswahlfenster. 

Dann wird dieses Fenster angezeigt: 

Geben Sie einmal Werte ein und schauen Sie sich dann das 

Ergebnis auf der Lohnabrechnung an (siehe nächstes Kapitel). 

2 Beispiele: In den Zeilen 2 bis 6 wird in der Spalte „Anz.“ Null 

eingegeben, so dass auch in den Zeilen 7 bis 11 keine Summen 

angezeigt werden. 

Hier wurden nur in den „Zeilen 3 und 6“ verschiedene Stunden 

eingegeben. Dann werden in den entsprechenden Zeilen 8 und 11 

die „steuerfreien Bezüge“ automatisch gerechnet. 

In der Verdienstbescheinigung werden nur die Zeilen gedruckt, in 

denen die Endsumme ungleich Null ist. 

Hinweis: Damit diese Lohneingaben in den Berichten, in der Lohnsteueranmeldung, 

den Beitragsnachweisen und SV-Meldungen berücksichtigt 

werden, müssen diese Eingaben ins Lohnkonto gespeichert 

werden. Dazu lesen Sie das folgende Kapitel. 

„Berichte I / Lohnabrechnung“ -- Abrechnung buchen 

Alle Eingaben können schnell auf die Eingabe-Logik und Plausibilität 

durch die Lohnabrechnung überprüft werden, in dem Sie im 

Hauptarbeitsbildschirm entweder in der Befehlszeile auf „Berichte I 

/ Lohnabrechnung“ stellen oder unten links auf den Button mit dem 

Symbol eines „abgerissenen Lohnzettels – Lohn 123“ klicken. 

Wenn jetzt die Verdienstabrechnung ohne Fehlerfenster angezeigt 

wird, können diese mit dem gelben Button „Abrechnung buchen“ in 

das Lohnkonto gespeichert werden. 

Die Lohnabrechnung wird zuerst als „Vorläufige Abrechnung“ in 

roter Schrift angezeigt (siehe Bildschirm nächste Seite). Durch das 

Anklicken des gelben Button „Abrechnung buchen“ wird daraus 

„Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge“ in schwarzer Schrift. 



„Vorläufige Abrechnung der Bruto-Netto-Bezüge“ in roter Schrift 

Erst wenn hier dieser Button „Abrechnung buchen“ betätigt wurde, 

erscheinen die Lohnwerte in allen Berichten und es werden erst 

dadurch alle Meldungen für Finanzamt und Krankenkassen ausgelöst. 

Probieren Sie die verschiedenen Berichte nach dem „Lohnabrechnung 

buchen“ aus. Wenn der gelbe Button „Abrechnung 

buchen“ betätigt wurde, wird dieser Button blau gefärbt mit der 

Aufschrift „Abrechnung aufheben“. Erst durch das Betätigen dieses 

Button „Abrechnung aufheben“, wobei der gelbe Button „Abrechnung 

buchen“ hier wieder entsteht, können die Lohndaten auf 

den 6 Eingabefenstern wieder bearbeitet werden. 

Lohnabrechnung korrigieren: 

Wenn der gelbe Button „Abrechnung buchen“ betätigt wurde, wird 

dieser Button blau gefärbt mit der Aufschrift „Abrechnung aufheben“. 

Dadurch können bei der Lasche „Lohn“ für diesen Monat 

keine Änderungen durchgeführt werden. Erst durch das Betätigen 

dieses Button „Abrechnung aufheben“, wobei der gelbe Button 

„Abrechnung buchen“ hier wieder entsteht, kann die Eingabe- 

Lasche „Lohn“ wieder bearbeitet werden. 

Unter dem Button „Abrechnung aufheben“ steht „falls erforderlich“, 

d.h., die Berichte sind noch nicht endgültig durch eine Markierung 

in der „Abschlußübersicht“ (siehe später) geschlossen worden. 

Erst nach der Markierung in der „Abschlußübersicht“ auf „abgeschlossen“ 

steht hier auf dem Buchungs-Button „Abrechnung stornieren“ 

und darunter „die Differenz geht in den xy-Monat“. 

Korrekturen können so oft man möchte mit „Abrechnung aufheben“ 

durchgeführt werden. Selbst wenn der Button „Abrechnung stornieren“ 

anzeigt, kann die Markierung in der „Abschlußübersicht“ 

wieder von „abgeschlossen“ auf „in Bearbeitung“ gestellt werden, 

bis noch keine „Lohnsteuer-Meldung“ an das Finanzamt verschickt 

wurde. Dadurch wird hier bei der Lohnabrechnung der Button 

wieder von „Abrechnung stornieren“ auf „Abrechnung aufheben“ 

umgstellt und man kann durch ein Abrechnung aufheben wieder 

Lohnwerte verändern und neu buchen . 

Kassennachweise – Vorfälligkeit der SV-Beiträge 

Ab 2006 muss in jedem Abrechnungsmonat zu einem vorgezogenen 

Termin ein Beitragsnachweis (BNW) erstellt werden und die 

Überweisung der Beiträge muß 3 Tage vor Banken-Monatsende 

bei der Krankenkasse eingegangen sein. Dazu müssen die echten 

oder geschätzten Werte auf den Beitragnachweisen elektronisch 

gemeldet werden, die der Wirklichkeit möglichst nahe kommen. 

Selbst bei einer fiktiven vorgezogenen Lohnabrechnung sind die 

gemeldeten Beiträge immer Schätzwerte, da in den letzten Tagen 

des Monats nach der vorgezogenen Meldung immer noch Lohnänderungen 

erforderlich sein können. Dafür gäbe es z.B. folgende 

Gründe wie Überstunden, Krankheit oder Tod des Arbeitnehmers 

in den letzten Tagen des Monats. 

Spalte „Differenzen aus Vormonat“ 

Spalte „Schätzwerte“ 

„Kasse auswählen“ 

Schätzwerte durch diesen Button an MeldeFix übergeben: 

Button „den Nachweis für den Versand mit MeldFix speichern“ 

Alle im Folgenden beschriebenen Vorgänge zum Erstellen der 

Beitragnachweise und der Übergabe an SV-MeldeFix müssen für 

jede Krankenkasse, die im Formular oben rechts in dem Krankenkassen-Auswahlfenster 

„Kasse auswählen“ angezeigt werden, 

durchgeführt werden. Also muß Schritt für Schritt die Krankenkasse 

im Auswahlfenster angeklickt, die Schätzwerte eingetragen und 

der Button „den Nachweis für den Versand mit MeldeFix speichern“ 

betätigt werden. Danach stehen alle Beitragsnachweise im Arbeitskreis 

„SV-MeldeFix“ zum elektronischen Versand bereit. 

Für das Erstellen der Schätzwerte gibt es 3 Möglichkeiten: 

a) eine vorgezogene und damit eine fiktive Lohnabrechnung 

durchführen und diese Schätzwerte melden 

b) eine Lohnschätzung z.B. auf Grund der Vormonatswerte 

durchführen und die Schätzwerte melden 

c) In Spalte „Schätzwerte“ diese manuell eintragen und 

melden 

a) Vorgezogene und damit fiktive Lohnabrechnung 

Eine vorgezogene und damit fiktive Lohnabrechnung auf den 20. 

bis 26. des Monats je nach erforderlicher Vorfälligkeit vorziehen 

und dadurch so arbeiten wie bisher. Sie geben Ihre vorläufigen und 

damit fiktiven Lohnwerte ein und buchen bei allen Arbeitnehmern 

die Lohnabrechnungen, die ja danach, selbst wenn die Beitragsnachweise 

versendet wurden, wieder aufgehoben werden können. 

Jetzt stehen in der Spalte „Schätzwerte“ die Beiträge dieser fiktiven 



Lohnabrechnung. Diese werden dann für SV-MeldFix gespeichert 

und mit SV-MeldeFix gesendet. Dann werden in der Zeit vom 1. bis 

zum 10. des Folgemonats die endgültige Lohnabrechnungen erstellt 

und die Lohnsteueranmeldung unter „Berichte I / LSt-Anmeldung“ 

erzeugt und an das Finanzamt versendet. Wenn sich durch 

die endgültigen Lohnabrechnungen Differenzen in den Beitragsnachweisen 

zu den vorgezogen gemeldeten Beitragsnachweisen 

ergeben sollten, so werden keine korrigierten Beitragsnachweise 

wie früher erstellt und gemeldet, sondern die Differenzen werden 

bei den nächsten vorgezogenen Beitragsnachweisen des Folgemonats 

in der Spalte „Differenzen aus Vormonat“ (siehe Vorseite, 

Spalte im Formular) aufgeführt und in den Summen mit gemeldet. 

Zur Kontrolle, ob Sie für alle Arbeitnehmer die Löhne auch über 

„Berichte I \ Lohnabrechnung“ gebucht haben und die berechneten 

Kassen-Beiträge hier angezeigt werden, rufen Sie den großen Button 

„Abschlussübersicht“ auf dem Hauptbildschirm auf. Hier sehen 

Sie dann in der ersten Spalte „Info über den Stand der Abrechnungen:“, 

wieviele Ihrer Arbeitnehmer schon abgerechnet wurden. 

Ausführlicher wird dieser Punkt Abschlussübersicht“ später noch 

bei den Lohnsteueranmeldungen beschrieben. 

b) Vormonats-Istwerte als Schätzwerte melden 

Über den Button „Vormonats-Istwerte als Schätzwerte laden“ können 

hier in der Spalte „Schätzwerte“ die Beiträge, die im Vormonat 

an die Krankenkasse gemeldet wurden, geladen werden. Diese 

Werte können natürlich noch manuell abgeändert werden und 

dann an MeldeFix übergeben werden. 

c) Schätzwerte manuell eintragen und melden 

Wenn keine der beiden vorher beschriebenen Methoden möglich 

sind, können die Beiträge auch manuell auf Papier ermittelt werden 

und hier in der Spalte „Schätzwerte“ eingetragen und dann an 

MeldeFix übergeben und gesendet werden. 

Beiträge an berufsständische Versorgungseinrichtungen 

Statt des Kassennachweis wird unter „Berichte I \ Beitragserhebung 

für BV“ aufgerufen. Alle hier aufgeführten Daten sind für den 

Versand mit SV-MeldeFix zu speichern und zu versenden. Besonderheit 

hier: Der Lohn wird nicht auf die Beitragsbemessungsgrenze 

gekürzt. Der volle Bruttoverdienst interessiert die BV, auch 

wenn der Beitrag nur bis zur Beitragsbenessungsgrenze RV berechnet 

wird. 

Unter dem Menüpunkt „Berichte I / Beitragserhebung BV“ sehen 

Sie nach den verschiedenen „Versorgungswerken BV“ sortiert die 

Formulare der BV-Beitragserhebungen (siehe Bildschirm rechts 

oben), die über den Button „Beitragserhebung für den Versand mit 

MeldeFix speichern“ an MeldeFix übergeben werden. In dieser Beitragserhebung 

sind alle BV-Mit-glieder mit ihren Entgelten enthalten, 

sie ist also deutlich verschieden vom Kassennachweis. Auch 

gibt es hier keine vorfälligen Termine. So kann bzw. soll die Beitragserhebung 

Januar 2009 erst zum Zeitpunkt der Februar-Abrechnung 

versandt werden. Damit entfällt die nachträgliche Korrekturspalte 

„Differenz zum Vormonat“ in diesen BV-Beitragsnachweisen 

(BV-Erhebungen). 

Verschiedene „Versorgungswerke BV“ 

Button „die Erhebung für den Versand mit MeldeFix speichern“ 

Wählen Sie hier im Fenster rechts oben „Versorgungswerke BV“ 

ein Versorgungswerk aus und betätigen dann unten den Button 

„die Erhebung für den Versand mit MeldeFix speichern“. Wenn Sie 

für mehrere Versorgungswerke Beiträge berechnet haben, muss 

dieser Vorgang „Versorgungswerk“ wählen und den Button „die 

Erhebeung für den Versand mit MeldeFix speichern“ betätigen für 

jedes Versorgungswerk wiederholt werden. Danach stehen alle 

Beitragserhebungen an die BV im Arbeitskreis „SV-MeldeFix“ zum 

elektronischen Versand bereit. 

Versorgungseinrichtungen kennen keine Vorfälligkeiten – es wird 

noch mit Kassenreserven geplant. Die Beitragserhebung Januar 

wird nicht vorgezogen im Januar wie bei den Beitragsnachweisen 

der allgemeinen Krankenkassen erstellt, sondern erst im Laufe des 

Folgemonats. Schätzwerte und Differenzen aus dem Vormonat 

entfallen also in der Beitragserhebung (wie es früher bis 2005 beim 

Beitragsnachweis der Krankenkassen auch üblich war). 

Stichwort Höherversicherung: Diese ist auf freiwilliger Basis möglich 

und wird dann in einem Datenbaustein mit den SV-Meldungen 

automatisch mit gemeldet. Im Falle des Vorliegens von Höherversicherung 

rufen Sie uns bitte an. 

Wenn es zu der Stornierung einer Lohnabrechnung und dadurch 

zu einer neuen Lohnabrechnung eines zurückliegenden Monats 

kommt, dann wird die Beitragserhebung für diesen Monat aufgerufen, 

gespeichert und neu versandt. Die jeweils letzte Beitragserhebung 

für den Zeitraum ist gültig (so wie auch bei der Lohnsteuerbescheinigung). 

Dieses „Korrekturverfahren“ gibt es bei den Beitragsbnachweisen 

der normalen Krankenkassen ja nicht mehr, sondern dort werden 

solche Korrekturen als Differenzen aus dem Vormonat in den Beitragsnachweis 

des Folgemonats geschrieben. 



SV-Meldungen mit SV-MeldeFix elektronisch senden 

Für das elektronische Versenden der „Beitragsnachweise“ und der 

„SV-Meldungen“ wird von der LohnFix-Startseite über den Button 

„SV-MeldeFix“ das Sende-Programm gestartet. Über 2 Laschen 

„Kassennachweise“ und „SV-Meldungen“ wird jeweils ausgewählt, 

welche der Daten an die Krankenkassen verschickt werden sollen. 

„Firma hinzufügen“ „Einstellungen-Datenübertragung“ 

Auswahl-Fenster „einbezogene Firmen“ 

Beim ersten Start von SV-MeldeFix ist das Auswahl-Fenster 

„einbezogene Firmen“ leer. Hier müssen nacheinander die mit 

LohnFix verwalteten Mandanten / Firmen eingefügt werden. Dann 

öffnet sich ein Fenster (siehe nächstes Bild), in dem alle von Ihnen 

angelegten Dateien mit der Endung „.dat“ angezeigt werden. Das 

ist für jede Firma (Mandant) eine dat-Datei mit den jeweiligen 

Arbeitnehmern dieser Firma. 

Dieser Vorgang muss auch nur einmalig durchgeführt werden. 

Außerdem müssen einmalig Grundeinstellungen zum Senden über 

die Menüpunkte „Einstellungen Datenübertragung“ und „AOK-Rechenzentrum 

wählen“ vorgenommen werden. Allerdings ist das 

Senden der Daten in der LohnFix-Demo nicht freigeschaltet. 

Wähle: Firma hinzufügen 

In diesem Auswahlfenster werden viele „Lohnkartei-Dateien“ von 

verschieden „eibezogenen Firmen“ angezeigt. 

Markieren Sie jetzt nacheinander jede Lohnkartei (*.dat-Datei) und 

drücken auf den Button „Öffnen“. Dadurch wird diese Firma in das 

Auswahlfenster „einbezogene Firmen“ aufgenommen. 

Button „Abschlussübersicht“ – den Monat abschließen 

Für das Senden der Lohnsteuer-Anmeldung und LSt.-Bescheinigung 

an die Finanzämter sowie der SV-Meldungen an die Krankenkassen 

muß der jeweils abgerechnete Monat hier in der „Abschlussübersicht“ 

auf „abgeschlossen“ markiert werden. Für das 

Senden der vorgezogenen Beitragsnmachweise als „Schätzwerte“ 

an die Krankenkassen vor Ende des laufenden Monats muss dieser 

Monat in der „Abschlussübersicht“ noch nicht auf „abgeschlossen“ 

gestellt werden, sondern kann in der Einstellung „in Bearbeitung“ 

verbleiben. 

Wählen Sie auf der Hauptseite den Button „Abschlussübersicht“: 

„Info über Stand der Abrechnungen“ 

„die Verdienstabrechnungen sind:“ 

In der Spalte „Info über den Stand der Abrechnungen“ wird angezeigt, 

wie viele der vorhandenen Arbeitnehmer in dem Monat 

abgerechnet (gebucht) wurden. Wenn alle Arbeitnehmer abgerechnet 

sind, färbt sich diese Spalte von grün (z.B. „2 von 3 abgerechnet“) 

in blau (z.B. „3 von 3 abgerechnet“). Wenn alle Arbeitnehmer 

abgerechnet sind, kann in der nächsten Spalte „die Verdienstabrechnungen 

sind:“ mit der Maus geklickt werden und das 

grüne Feld „in Bearbeitung“ wird in ein blaues Feld „abgeschlossen“ 

geändert. Durch diese Maßnahme können jetzt für diesen Monat 

keine Lohnabrechnungen mehr aufgehoben werden, also auch 

keine Lohneingaben mehr verändert werden. 

Will man noch einmal Lohneingaben in diesen Monat verändern, 

muss hier zuerst in dieser Spalte „die Verdienstabrechnung sind“ 

durch einen Mausklick von „abgeschlossen“ auf „in Bearbeitung“ 

zurückgestellt werden. Das funktioniert aber nur solange noch keine 

Lohnsteuer-Anmeldungen versendet wurden. Dann muss unter 

„Berichte I \ Lohnabrechnung“ in der Verdienstabrechnung der 

Button „Abrechnung aufheben“ betätigt werden. Erst jetzt sind Änderungen 

bei die Lohneingaben auf der Lasche „Lohn“ wieder 

möglich. Mit anderen Worten gesagt, die gebuchten Lohnabrechnungen 

verschwinden wieder aus dem Lohnkonto, denn die „Berichte 

sind noch offen“ und noch nicht durch ein Senden eingefroren. 

Dadurch wird auch verhindert, dass aus einem Monat versehentlich 

Berichte versandt werden, obwohl noch eine Lohnabrechnung 

nicht gebucht und damit offen ist. 

Wenn dann eine LSt-Anmeldung oder LSt-Bescheinigung gesendet 

wurde, werden hier in den kleinen runden Kästchen der jeweiligen 

Spalte „Status der Berichte“ die Farbe von gelb auf blau 

gestellt. Bei den Kassennachweisen wird wegen der Vorfälligkeit 

mit Schätzwerten erst durch das vorgezogene Senden im Folgemonat 

der Status für diesen laufenden Monat auf blau gesetzt. Nun 

ist dadurch der Monat abgeschlossen und man kann hier in der 

Spalte „die Verdienstabrechnungen sind:“ nicht mehr von „abgeschlossen“ 

auf „in Bearbeitung“ zurückstellen. Lohnabrechnungen 

können dann nur noch – auch in den folgenden Monaten rückwirkend 

– über eine „Stornierung“ der Lohnabrechnung durchgeführt 

werden. Durch die Stornierung einer Lohnabrechnung wird 

eine 2. zusätzliche Lohnabrechnung erzeugt und die daraus entstehenden 

Lohndifferenzen werden in den nächsten noch offenen 

nicht gebuchten Monat geschrieben. 



Meldungen ans Finanzamt – LStA und LStB 

Bevor eine Lohnsteueranmeldung LStA oder Lohnsteuerbescheinigung 

LStB an das Finanzamt elektronisch über das Internet gesendet 

werden kann, müssen einmalig die Grundeinstellungen 

unter „Stammdaten \ Einstellungen Datenübertragung“ eingegeben 

werden. Allerdings ist das Senden der Daten in der LohnFix-Demo 

nicht freigeschaltet. 

Wähle: „Berichte I \ LSt-Anmeldung: Erzeugen“ 

Damit hier im Formular der Lohnsteueranmeldung Werte angezeigt 

werden, müssen Löhne auf der Lasche „Lohn“ eingegeben werden. 

Dann wählt man „Berichte I \ Lohnabrechnung“. In dieser „vorläufigen 

Verdienstabrechnung“ muss dann der gelbe Button „Abrechnung 

buchen“ betätigt werden, damit hier die Werte aus dem 

Lohnkonto zu sehen sind. 

Abschlussübersicht 

Button „Datensatz erzeugen und MeldeFx2 starten“ 

Bevor die LSt-Anmeldung gesendet werden kann, muss in der 

„Abschlussübersicht“ dieser Monat auf „abgeschlossen“ gestellt 

werden (siehe vorher „Abschlussübersicht“). Dadurch wird hier der 

Button „Datensatz erzeugen und MeldeFix2 starten“ freigegeben. 

Durch das Betätigen wird die LSt-Anmeldung gesendet und es wird 

dieser Bildschirm mit der Liste der Sendungen angezeigt. Hier wird 

immer der Status aller Sendungen, ob gesendet oder ob beim 

Finanzamt verarbeitet (Protokoll) oder ob schon auf Ihrem Rechner 

archiviert wurde, dargestellt. 

Dieser Status-Übertragungs-Bildschirm stellt für die LSt-Anmeldungen 

und LSt-Bescheinigungen alle Vorgänge dar und kann auch 

direkt über den Menüpunkt „Berichte I \ LSt-Anmeldung: Protokolle 

(MeldeFix2)“ aufgerufen werden. Weitere Erklärungen zu diesem 

Bildschirm lesen Sie im nächsten Kapitel zum Thema „Lohnsteuerbescheinigungen“. 

Wähle: Berichte II \ LSt-Bescheinigung: 

Datensatz erstellen und speichern 

Hiermit werden die Lohnsteuer-Bescheinigungen erstellt und elektronisch 

an das Finanzamt gesendet (ELSTER-Verfahren). 

In dem Fenster „Personen auswählen:“ können Sie über einen extra 

Button „alle Mitarbeiter“ markieren oder auch nur einzelne Mitarbeiter 

durch einfaches anklicken in dem kleinen Kästchen vor jedem 

Arbeitnehmer aktivieren oder deaktivieren. Jetzt kann der Button 

„Datensätze für den Versand bereitstellen“ betätigt werden. In 

dem rechten Fenster „Ablaufprotokoll“ wird dann angezeigt, ob der 

Versand gestartet werden kann. Unten können Sie auch wählen 

„Ablaufprotokoll anzeigen“ und drucken. Wenn alles in Ordnung ist, 

kann der Button „Start MeldeFix2“ ausgeführt werden. 

Jetzt wird das folgende Fenster geöffnet: 

In dem Fenster „Ordner“ können die Bereiche „Postausgang“, 

„Protokoll zum Stand der Bearbeitung“ und „Archiv“ über ein kleines 

Kreuz vor dem Wort geöffnet werden. Nach dem Klick auf das 

jeweilige Kreuz erscheint darunter die Auswahl „Lohnsteuerbescheinigung“ 

und „Lohnsteueranmeldung“. Wenn Sie in dem jeweiligen 

Ordner auf das Wort „Lohnsteuerbescheinigung“ klicken, wird 

in dem rechten Fenster „Liste der Sendungen“ jeweils folgendes 

angezeigt: 

1) Postausgang – Versenden der LSt.-Bescheinigungen 

Hier sieht man im Fenster „Liste der Sendungen“ die zu sendenden 

LStB (siehe hier oben im Bild). Betätigen Sie den rechten 

Button „Senden“. Wenn alles in Ordnung ist, werden die LStB hier 

im Fenster gelöscht, gesendet und in dem Bereich „Protokoll zum 

Stand der Bearbeitung“ angezeigt (siehe nächsten Punkt 2). 

2) Protokolle zum Stand der Bearbeitung – LSt.-Bescheinigungen 

Nach dem Senden werden hier die gesendeten Lohnsteuerbescheinigungen 

mit Angabe des Sendestatus z.B. „Protokoll ist noch 

nicht bereit“ angezeigt. Nach dem Versenden müssen Sie 24 Stunden 

warten, da die inhaltliche Prüfung der Daten auf den Finanzamt-Computern 

sehr zeitintensiv ist. Über den Button „Protokoll 

abholen“ kann dann das Antwort-Protokoll abgeholt werden. Wenn 



alles in Ordnung ist, werden die LStB hier im Fenster gelöscht und 

in dem Bereich „Archiv“ angezeigt (siehe nächsten Punkt 3). 

3) Archiv 

Wenn die Protokolle erfolgreich abgeholt werden konnten, werden 

hier im Archiv im Fenster „Liste der Sendungen“ alle Protokolle in 

der Spalte „Status“ mit „gesendet und empfangen“ und in der 

Spalte „Transfertiket“ mit einer Nummer angezeigt. Markieren Sie 

ein Protokoll im Fenster „Liste der Sendungen“ und betätigen den 

Button „Note“ (abgerissener Zettel). 

Jetzt werden die Lohnsteuerbescheinigungen angezeigt und können 

gedruckt werden. 

Authentifizierung der Lohnsteuerbescheinigung LStB 

Wozu Authentifizierung? Authentifizierung stellt sicher, dass eine 

Nachricht von einem regestrierten also bekannten Absender 

stammt. Außerdem kann sich nicht ohne weiteres ein Dritter als 

Absender ausgeben. Man kann die Authentifizierung mit einem 

digitalen Briefumschlag vergleichen. Es geht also nicht um den 

Inhalt der Nachricht, sondern um den Transfer der Nachricht als 

authentisch von A nach B. Finanzamt B kann sich darauf verlassen, 

dass die Nachricht von A als Datenlieferant kommt. Lesen 

Sie in der LohnFix-Hilfe die ausführlichen Texte zum Index 

„Authentifikation..!“ durch. Die Lohnsteuerbescheinigungen mit 

Meldezeitraum ab Januar 2009 werden an ein neues „MeldeFix2“ 

übergeben, dort wird der Versand angestossen und nach verschlüsselter 

Weiterleitung über LohnFix-Server nach den gesetzlichen 

Vorschriften authentifiziert übertragen. Wir haben uns als 

Softwarehersteller authentifiezieren lassen, so daß Ihre Lohnsteuermeldungen 

beim Finanzamt durch staatliche ELSTER-Module, 

die uns von den Finanzbehörden übermittelt werden, verschlüsselt 

und authentifiziert ankommen. 

Zahlungsverkehr - Überweisungen 

Wähle: „Berichte I \ Zahlungen anstoßen“ 

Über den Menüpunkt „Berichte I \ Zahlungen anstoßen“ kann der 

Zahlungsverkehr (Bank-Clearing-Verfahren) von Ihrer Firma zu den 

Krankenkassen, Finanzämtern, Arbeitnehmern usw. durchgeführt 

werden. Die Daten des Zahlungsverkehrs werden in die von den 

Banken genormte Datei DTAUS geschrieben und können auf einem 

Datenträger gespeichert oder von Bank-Clearingprogrammen 

direkt eingelesen und dann über das Internet an die Banken übermittelt 

werden. 

Hier können aus dem Bereich „Zahlungen an“ einzelne oder „alle“ 

aktiviert oder deaktiviert werden. Die zuletzt erstellte Zahlungsliste 

bleibt z.B. für das Drucken erhalten, bis die Zahlungen erneut angestoßen 

werden. Die Zahlungsweisen (Bar, Scheck, Überweisung 

oder DTA) und die Bankverbindungsdaten können jeweils bei den 

Krankenkassen, Finanzämtern, Firma und Arbeitnehmern eingestellt 

werden. 

Werden dort keine Bank-Empfänger-Daten eingegeben, können 

diese Zahlungen hier auch nicht auftauchen. 

Button „Zahlungsdatei neu erstellen und anzeigen“ angekklickt. 

Jetzt öffnet sich dieser Bildschirm: 

„Speichern der DTA-Datei auf Festplatte“ 

www.software-bitter.de 20 Service & Support Hotline 0421 891595 

oder 

„Speichern der DTA-Datei auf Diskette“ 

Durch einen Klick mit der Maus auf einen dieser beiden Schalter 

„Speichern der DTA-Datei auf…“ können Sie auswählen wohin die 

DTAUS-Datei gespeichert werden soll. 

Als ausgehendes Absender-Konto muss das Firmen-Konto unter 

„Stammdaten / Firmenverwaltung“ eingegeben sein. Das Protokoll 

weist Sie hier auf eventuelle fehlende Angaben hin. 

Hinweis Ausführungsdatum: LohnFix schlägt den aktuellen Werktag 

vor, beim Hochschalten des Datums werden Feiertage übersprungen. 

Sollen die Überweisungen an verschiedenen Tagen 

ausgeführt werden, muss für jeden Tag jeweils eine andere 

DTAUS–Datei erstellt werden (dies ist eine Vorgabe des DTA- 

Verfahrens).


Häufige Frage: Lohnsteuer zu hoch ? 

Die Lohnsteuer ist höher als erwartet bzw. höher als in der Monats- 

LSt-Tabelle ausgewiesen. Sonst stimmen alle Abrechnungen. 

Rechnet das Programm in diesem Fall nicht richtig? 

Die Ursache hierfür ist in Unterschieden in den Ausgangsdaten zu 

suchen. Leicht zu überprüfen sind evtl. Unterschiede in der 

Steuerklasse oder der Zahl der Kinderfreibeträge. 

Oft liegt aber der Unterschied nicht darin, sondern in einer Eingabe, 

deren Auswirkung nicht so offensichtlich ist: Eintritt, Austritt 

während des Monats. In diesem Fall reduziert sich die Zahl der 

Steuertage. Es wird nicht aus der Monatstabelle, sondern aus der 

Tagestabelle für einen Tag gerechnet und mit der Anzahl der Steuertage 

multipliziert. Es führt zur Besteuerung aus einer höheren 

Progressionsstufe. 

Diese Berechnung aus der Anzahl der Steuertage ist vorgeschrieben 

(§38a EstG, Abs. 3). Die Finanzverwaltung geht dabei 

davon aus, dass vor dem Eintritt (bzw. nach dem Austritt) eine Beschäftigung 

in einer anderen Firma vorliegt. Würde die Steuer in 

solchen Fällen jeweils aus der Monatstabelle gewählt, dann wäre 

die LSt im einen wie im anderen Beschäftigungsverhältnis zu niedrig. 

Beispiel: Wechsel des Arbeitgebers zur Mitte des Monats mit jeweils 

1000 Euro Einkommen. Dies würde in Steuerklasse III zu 

Lohnsteuer = Null führen, wenn aus dem Monat gerechnet wird. 

Wird jedoch das tatsächliche Monatseinkommen von 2000 Euro 

zugrunde gelegt, ergibt sich eine Monatsteuer von 39 Euro = 19,50 

Euro, die jeweils bei Arbeitgeber A und B anfallen. 

Anmerkung: Andere Fehlzeiten wie Krankengeld oder Urlaubsgeld 

kürzen die Zahl der Steuertage nicht. 

Häufige Frage: negative Lohnsteuer im Dezember, woher? 

Grund ist der Lohnsteuerjahresausgleich. Das Häkchen hierfür 

findet sich auf der Karte 'Steuer-, SV-Daten'. Gehen Sie anhand 

des Hilfetextes durch, ob der Ausgleich angewendet werden kann. 

Wenn ja, ist eine negative LSt im Dezember durchaus möglich. 

Bei Fragen zu den folgenden Themen – Support anrufen: 

Die im Folgenden aufgezählten Themen werden hier nur kurz angerissen. 

Da diese Themen in der Regel viel komplexer sind und 

hier nicht so einfach beschrieben werden können, sollten Sie bei 

Fragen unbedingt unseren Support anrufen. 

Fernwartung auf Ihrem Computer übers Internet: 

Natürlich leisten wir diesen Service ebenfalls. Sie rufen uns an, wir 

starten unser Programm „NetzFix“ und Sie starten ebenfalls das 

durch LohnFix auf Ihrem Computer installierte Programm. Unter 

„StartFix“ finden Sie das Programm „Fernwartung (NetzFix)“. 

Installation im Netzwerk 

Die gute Nachricht: LohnFix ist netzwerkfähig 

Vor einer Netzwerk-Installation unbedingt mit unserem Support 

Kontakt aufnehmen. 

Häufige Frage bei der Installation – Viren / Spyware usw.: 

Bei der Installation oder später bei der Aktualisierung des Programms 

(Update / Download) meldet mein Antivirenprogramm: 

„Daten enthalten Viren oder Spyware“ 

Erklärung: Das LohnFix-Programmpaket enthält auch Software 

zur Übertragung von Daten an die Finanzbehörden (ELSTER) und 

Krankenkassen (DEÜV). Diese Software ist ungefährlich, aber das 

kann das Antivirenprogramm nicht wissen und meldet: 

„Vorsicht: Spyware“ oder ähnliches. 

Vorgehen: im „Wächterprogramm“ die folgenden FixWare-Programme 

in die Liste der ungefährlichen Programme aufnehmen: 

LohnFix.exe NetzFix.exe MeldeFix.exe 

LadeFix.exe Sendmail.exe 

Zu Testzwecken kann das Antivirenprogramm oder die Window- 

Firewall auch deaktiviert werden. 

Vista / Win7: Was bedeutet das für uns, was ist zu beachten? 

Die generelle Änderung von Vista / Win7 ist, dass die bisherigen 

Windows-Empfehlungen zur Sicherheit eines Computersystems, 

die es schon seit Beginn des Window-Zeitalters gibt, vom Anwender 

fast nie beachtet wurden und ab diesen Windows-Versionen 

unbedingt einzuhalten sind. 

In der Vergangenheit erhielten praktisch alle Benutzer der Einfachheit 

halber „Admin-Rechte“, wo durch jeder Benutzer beliebig 

Programme installieren konnte ohne sich um Sicherheitsfragen wie 

z.B. Schreib- und Leserechte der Daten kümmern mußte, so dass 

Sicherheitseinschränkungen für einen Standardanwender nicht 

wirksam wurden. Vista / Win7 bedeuten eine Änderung bisheriger 

Gewohnheiten (u.a. weil es hier generelle „Admin-Rechte“ nicht 

mehr gibt), was zu Umstellungsschwierigketen führen dürfte. Diese 

werden jedoch mit dem neuen Installationsprogramm „LadeFix“ für 

unsere Programme minimiert. 

Proxy-Server im Einsatz und Probleme 

Problem: Die Aktualisierung (Update / Download) von LohnFix 

ist wegen eines Proxy-Servers schwierig. 

Lösung: LohnFix bietet die Möglichkeit, die Proxy-Eeinstellungen 

einzugeben. Gehen Sie unter den Menüpunkt „Stammdaten \ Einstellungen 

für Datenübertragung (Elster, SV)“. In dem dann geöfneten 

Fenster klicken Sie die Lasche „Übermittlungsoptionen, 

Proxy“ an. Hier markieren Sie die Eingabefelder „Proxy verwenden“. 

Dadurch wird ein umrahmter Fensterbereich für diverse 

Proxy-Einstellungen freigegeben. 



KUG = Kurzarbeitergeld 

Kurzarbeitergeld kann mit LohnFix abgerechnet werden. Da Kug 

sehr umfangreich zu beschreiben ist, haben wir direkt in LohnFix 

mehrere Menüpunkte für die Informationen, die Anträge und 

Meldungen untergebracht. Deshalb wählen Sie bitte die folgenden 

Menüpunkte in der hier aufgeführten reihenfolge: 

- Berichte II \ KUG – Hineise \ Hinweise LohnFix 

- Berichte II \ KUG – Anzeige Arbeitsausfall 

- Berichte II \ KUG - Leistungsantrag 

- Berichte II \ KUG – Anlage zum Leistungsantrag 

Die Liste „Berichte II \ KUG – Anlage zum Leistungsantrag“ wird 

durch die LohnFix-KUG-Berechnung automatisch mit den berechneten 

Werten gefüllt. 

ATZ = Altersteilzeit 

Die Altersteilzeit-Regelung gültig ab dem 1.7.2004 kann mit 

LohnFix bearbeitet werden. Die ausgelaufene Altersteilzeit-Regelung 

gültig bis zum 30.6.2004 wird mit LohnFix nicht ausgeführt. 

Da die Altersteilzeit-Regelungen sehr komplex sind, haben wir die 

Bearbeitung mit LohnFix hier in dem Demo-Papier nicht beschrieben. 

Bei Bedarf fordern Sie bitte unseren Info-Brief zur Altersteilzeit 

an. 

Kurzanleitung für die monatlichen Lohn-Arbeiten 

1. Das neueste Update inklusive der Beitragssatzdatei der Krankenkassen 

mit LadeFix herunterladen. Dazu über „Start \ Alle Programme 

\ StartFix“ oder über das „StartFix“ Symbol (grüner Pfeil 

auf dem Bildschirm) zuerst das Programm „StartFix“ öffnen. Dann 

klicken Sie in dem geöffneten StartFix-Fenster auf „Download der 

Programme“ neben der Erdkugel. 

2. Im Hauptbildschirm alle 6 Auswahl-Laschen „Steuer, SV Daten“, 

„Adresse“, „Betrieb“, „Bank“, „Urlaub/Fehlzeit“ und „Lohn“ für jeden 

Arbeitnehmer nach Bedarf monatlich korrigieren. Den Menüpunkt 

„Berichte I / Lohnabrechnung“ wählen. Hier wird über eine Eingabe-Prüfung 

angezeigt, ob alle Eingaben plausibel sind. Eine vorgezogene 

und damit eine fiktive und vorläufige Lohnabrechnung kann 

gebucht werden. Damit würden dann vorläufige Beitragswerte für 

die vorgezogene Meldung der Beitragsnachweise erzeugt werden. 

Eine endgültige Lohnabrechnung ist immer erst in den ersten Tagen 

des Folgemonats möglich, da dann erst die endgültigen Lohnwerte 

feststehen (Gründe sind z.B. Überstunden, Krankheit oder 

Tod des Arbeitnehmers in den letzten Tagen des Abrechnungs- 

Monats). Daher soll die Lohnsteueran-meldung erst immer am Anfang 

des Folgemonats (das ist bis zum 10. möglich) versendet werden, 

denn nur für die Lohnsteuer-An-meldung muß dieser Abrechnungsmonat 

in der „Abschlussüber-sicht“ auf „abgeschlossen“ gestellt 

werden. 

3. Vorgezogene Beitragsnachweise um den 20. bis 26. des Monats 

unter „Berichte I / Kassennachweis“ erstellen, an „SV-MeldeFix“ 

über den Button „den Nachweis für den Versand mit SV-MeldeFix 

speichern“ übergeben und mit „SV-Meldefix“ versenden. Die Kassennachweise 

werden mit Schätzwerten ausgefüllt, die entweder 

manuell oder durch eine fiktive vorgezogene Lohnab-rechnung erzeugt 

werden oder die durch den Button „Vormonats-Istwerte als 

Schätzwerte laden“ erstellt werden. 

4. SV-MeldeFix öffnen und die dort vom Kassennachweis erstellten 

Formulare über das Internet versenden. 

5. Nur durch das „Buchen“ der Lohnabrechnungen werden SV- 

Meldungen erzeugt. Deshalb muß unter SV-MeldeFix unter der 

Lasche „SV Meldungen“ regelmäßig nachgesehen werden, ob bei 

einem Arbeitnehmer durch das Buchen einer Lohnabrechnung z.B. 

mit einem Austrittsdatum eine SV-Abmeldung erzeugt wurde. Nicht 

das Eintragen und Speichern des Austrittdatums löst die SV-Meldung 

aus, sondern erst „Abrechnung buchen“ unter „Berichte I / 

Lohnabrechnung“ erzeugt diese SV-Meldung, die dann mit „SV- 

MeldeFix“ gesendet werden muß. Da diese SV-Meldungen aber 

erst bis zum 15. des Folgemonats versendet werden müssen, 

stellen Sie die Abschlussübersicht erst im Folgemonat auf „abgeschlossen“, 

wodurch diese Meldungen dann auch erst in MeldeFix 

sichtbar werden. 

6. Bis zum 10. des Folgemonats können die endgültigen Lohnabrechnungen 

erstellt werden und die Lohnsteueranmeldung unter 

„Berichte I / LSt-Anmeldung“ erzeugt und an das Finanzamt versendet 

werden. Wenn sich durch die endgültigen Lohnabrechnungen 

Differenzen in den Beitragsnachweisen zu den vorgezogen gemeldeten 

Beitragsnachweisen ergeben sollten, so werden keine 

korrigierten Beitragsnachweise wie früher erstellt und gemeldet, 

sondern die Differenzen werden von LohnFix automatisch bei den 

nächsten vorgezogenen Beitragsnachweisen des Folgemonats in 

der Spalte „Differenzen aus Vormonat“ (siehe Formular unter „Berichte 

I / Kassennachweis“) mit aufgeführt und in den Summen mit 

gemeldet. 

7. Wenn sicher gestellt ist, daß keine Arbeitnehmerwerte mehr geändert 

werden müssen, sollten bis zum 10. des Folgemonats die 

Lohnsteueranmeldung bzw. LSt.-Bescheinigungen und SV-Meldungen 

gesendet werden, alle Lohnunterlagen gedruckt und damit 

für spätere Prüfungen durch das Finanzamt und die Krankenkassen 

dokumentiert werden. 



Bis hierher DEMO – Unterlagen Seite 1 bis 22 

Ab hier Zusatz-Informationen bei Bestellung des 

Programms Seite 23 bis 57 

Das Programm LohnFix ist im Jahr 2006 von der ITSG als Organ 

des Sozialministeriums mit dem GKV Zertifikat für Entgeltabrechnungs-Software 

ausgezeichnet worden. 

Diese wenigen Seiten sind kein Handbuch als Nachschlagwerk. 

Auch wir sind mit LohnFix dem elektronischen Zeitalter entsprechend 

von der alten Handbuch-Philosophie auf die Direkt-Programm-Hilfe 

umgestiegen. An vielen Stellen kann im Programm 

LohnFix über einen Button „?“ die Direkt-Hilfe aufgerufen werden, 

in der dann zu dem jeweiligem Eingabe-Thema lohntechnische Hilfestellungen 

gegeben werden. 

Bitte gehen Sie Schritt für Schritt die Kapitel in dieser Beschreibung 


selbst ausprobiert haben und auch dann wenn sich in dieser Beschreibung 

einige Punkte aus der Demo-Beschreibung hier wiederholen. 

Zweimal gelsen ist besser als nicht gelesen. 

Die in der Demo eingegebenen Werte für die Firma mit ein oder 

mehreren Arbeitnehmern können Sie als Ihre Echtdaten behalten 

oder Sie deklarieren diese als Testdaten und legen für Ihre echte 

Firma mit Ihren Arbeitnehmern einen zweiten Mandanten (Firma) 

an. 

Bei Fragen zu den folgenden Themen – Support anrufen: 

Die im Folgenden aufgezählten Themen werden hier nur kurz angerissen. 

Da diese Themen in der Regel viel komplexer sind und 

hier nicht so einfach beschrieben werden können, sollten Sie bei 

Fragen unbedingt unseren Support anrufen. 

Fernwartung auf Ihrem Computer übers Internet: 

Natürlich leisten wir diesen Service ebenfalls. Sie rufen uns an, wir 

starten unser Programm „NetzFix“ und Sie starten ebenfalls das 

durch LohnFix auf Ihrem Computer installierte Programm. Unter 

„StartFix“ finden Sie das Programm „Fernwartung (NetzFix)“. 

Installation im Netzwerk 

Die gute Nachricht: LohnFix ist netzwerkfähig 

Vor einer Netzwerk-Installation unbedingt mit unserem Support 

Kontakt aufnehmen. 

Update-Service gleich immer aktuelles Programm 

Eine große Sicherheit für Sie, immer mit dem neuesten Stand der 

Gesetze und den aktuellen Beitragssätzen der Krankenkassen zu 

arbeiten, erhalten Sie durch den automatischen Update-Service 

über das Internet per Knopfdruck aus LohnFix heraus. Deshalb 

sollten Sie eine LohnFix-Ak-tualisierung per Download jeden Monat 

vor der nächsten Lohnabrechnung machen. 

Programm-Änderungen und –Erweiterungen durch Gesetzesvorgaben 

sowie deren Beschreibung in der Direkt-Hilfe werden mit dem 

LohnFix-Update heruntergeladen. Dort sollten Sie dann immer 

nach jedem Update in LohnFix sofort unter dem Menüpunkt „Hilfe“ 

den Hilfe-Text „Inhalt und was ist neu in dieser Version“ lesen. 

Dort stehen dann auch häufig Querverweise zu neuen anderen 

Hilfethemen. 

Häufige Frage bei der Installation – Viren / Spyware usw.: 

Bei der Installation oder später bei der Aktualisierung des Programms 

(Update / Download) meldet mein Antivirenprogramm: 

„Daten enthalten Viren oder Spyware“ 

Erklärung: Das LohnFix-Programmpaket enthält auch Software 

zur Übertragung von Daten an die Finanzbehörden (ELSTER) und 

Krankenkassen (DEÜV). Diese Software ist ungefährlich, aber das 

kann das Antivirenprogramm nicht wissen und meldet: 

„Vorsicht: Spyware“ oder ähnliches. 

Vorgehen: im „Wächterprogramm“ die folgenden FixWare-Programme 

in die Liste der ungefährlichen Programme aufnehmen: 

LohnFix.exe NetzFix.exe MeldeFix.exe 

LadeFix.exe Sendmail.exe 

Zu Testzwecken kann das Antivirenprogramm oder die Window- 

Firewall auch deaktiviert werden. 

Proxy-Server im Einsatz und Probleme 

Problem: Die Aktualisierung (Update / Download) von LohnFix 

ist wegen eines Proxy-Servers schwierig. 

Lösung: LohnFix bietet die Möglichkeit, die Proxy-Eeinstellungen 

einzugeben. Gehen Sie unter den Menüpunkt „Stammdaten \ Einstellungen 

für Datenübertragung (Elster, SV)“. In dem dann geöfneten 

Fenster klicken Sie die Lasche „Übermittlungsoptionen, 

Proxy“ an. Hier markieren Sie die Eingabefelder „Proxy verwenden“. 

Dadurch wird ein umrahmter Fensterbereich für diverse 

Proxy-Einstellungen freigegeben. 

Vista / Win7: Was bedeutet das für uns, was ist zu beachten? 

Die generelle Änderung von Vista / Win7 ist, dass die bisherigen 

Windows-Empfehlungen zur Sicherheit eines Computersystems, 

die es schon seit Beginn des Window-Zeitalters gibt, vom Anwender 

fast nie beachtet wurden und ab diesen Windows-Versionen 

unbedingt einzuhalten sind. 

In der Vergangenheit erhielten praktisch alle Benutzer der Einfachheit 

halber „Admin-Rechte“, wo durch jeder Benutzer beliebig 

Programme installieren konnte ohne sich um Sicherheitsfragen wie 

z.B. Schreib- und Leserechte der Daten kümmern mußte, so dass 

Sicherheitseinschränkungen für einen Standardanwender nicht 

wirksam wurden. Vista / Win7 bedeuten eine Änderung bisheriger 

Gewohnheiten (u.a. weil es hier generelle „Admin-Rechte“ nicht 

mehr gibt), was zu Umstellungsschwierigketen führen dürfte. Diese 

werden jedoch mit dem neuen Installationsprogramm „LadeFix“ für 

unsere Programme minimiert. 


Software Büro Bitter GmbH Demo - LohnFix 

Stichworte Seite 

Kurzanleitung für die monatlichen Lohn-Arbeiten 24 

LohnFix Demo auf die Voll-Version freischalten 25 

LohnFix – Updates direkt aus dem Internet laden 25 

Krankenkassen verwalten - Kassensätze aktualisieren 26 

Personalstammdaten drucken 27 

SV-Meldung 57 -- Kartei-Lasche „Adresse / …“ 27 

Eintritts- / Austritts-Datum -- Klappschalter „….davor“ 28 

Mehrfachbeschäftigung 28 

Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt - Krankengeld von der KK 28 

Abteilungen --- Kostenstellen 30 

Lasche „Lohn“ - Button „SFN“ - Sonn-/Feiertag-/Nacht-Arbeit 31 

Direktversicherung, Pensionskasse - Lasche „Lohn“ 32 

Firmenwagen – geldwerter Vorteil – Lasche „Lohn“ 32 

Verdeckte Lohnarten aktivieren – Lasche „Lohn“ 32 

Button „Abschlussübersicht“ -- den Monat abschließen 33 

„Monat kann nicht auf abgeschlossen gestellt werden“ 33 

„Nullabrechnung“, da AN keinen Lohn erhält – kein Austritt 34 

Lohnabrechnung: – buchen – korrigieren – stornieren 34 

SV-Meldungen mit SV-MeldeFix elektronisch senden 35 

Einstellungen für SV-Datenübertragung – Datenlieferant 35 

Datenannahme-Rechenzentrum der AOK – SV-Daten 35 

Beitragsnachweise an die Krankenkassen senden 36 

Beitragsnachweise der Krankenkassen drucken 36 

SV-Meldungen an die Krankenkassen senden 36 

SV-Meldungen der Krankenkassen drucken 36 

Einstellungen für Finanzamt-Datenübertragung – ELSTER 37 

Arbeitnehmer duplizieren – „Optionen /Person duplizieren“ 37 

Kurzarbeitergeld – KUG 38 

Alterteilzeit – ATZ 42 

Neuer Computer – Installation mit LadeFix 47 

ELENA – Verfahren 49 

Lohnsteuer Faktorverfahren für Ehepaare 50 

Rückmeldeverfahren für Versicherungsnummern 50 

Lohn während Bezug von Sozialleistungen § 23c SGB IV 51 

AG-Zuschuss für freiwillig / privat KV / PV 52 

Druck-Pilot – viele Listen mit einem Befehl drucken 56 

Jahresbaschluss-Buchungen – Kurzanleitung 57 

Kurzanleitung für die monatlichen Lohn-Arbeiten 

1. Das neueste Update inklusive der Beitragssatzdatei der Krankenkassen 

mit LadeFix herunterladen. Dazu über „Start \ Alle Programme 


auf dem Bildschirm) zuerst das Programm „StartFix“ öffnen. Dann 

klicken Sie in dem geöffneten StartFix-Fenster auf „Download der 

Programme“ neben der Erdkugel. 

2. Im Hauptbildschirm alle 6 Auswahl-Laschen „Steuer, SV Daten“, 

„Adresse“, „Betrieb“, „Bank“, „Urlaub/Fehlzeit“ und „Lohn“ für jeden 

Arbeitnehmer nach Bedarf monatlich korrigieren. Den Menüpunkt 

„Berichte I / Lohnabrechnung“ wählen. Hier wird über eine Eingabe-Prüfung 

angezeigt, ob alle Eingaben plausibel sind. Eine vorgezogene 

und damit eine fiktive und vorläufige Lohnabrechnung kann 

gebucht werden. Damit würden dann vorläufige Beitragswerte für 

die vorgezogene Meldung der Beitragsnachweise erzeugt werden. 

Eine endgültige Lohnabrechnung ist immer erst in den ersten Tagen 

des Folgemonats möglich, da dann erst die endgültigen Lohnwerte 

feststehen (Gründe sind z.B. Überstunden, Krankheit oder 

Tod des Arbeitnehmers in den letzten Tagen des Abrechnungs- 

Monats). Daher soll die Lohnsteueran-meldung erst immer am Anfang 

des Folgemonats (das ist bis zum 10. möglich) versendet werden, 

denn nur für die Lohnsteuer-An-meldung muß dieser Abrechnungsmonat 

in der „Abschlussüber-sicht“ auf „abgeschlossen“ gestellt 

werden. 

3. Vorgezogene Beitragsnachweise um den 20. bis 26. des Monats 

unter „Berichte I / Kassennachweis“ erstellen, an „SV-MeldeFix“ 

über den Button „den Nachweis für den Versand mit SV-MeldeFix 

speichern“ übergeben und mit „SV-Meldefix“ versenden. Die Kassennachweise 

werden mit Schätzwerten ausgefüllt, die entweder 

manuell oder durch eine fiktive vorgezogene Lohnab-rechnung erzeugt 

werden oder die durch den Button „Vormonats-Istwerte als 

Schätzwerte laden“ erstellt werden. 

4. SV-MeldeFix öffnen und die dort vom Kassennachweis erstellten 

Formulare über das Internet versenden. 

5. Nur durch das „Buchen“ der Lohnabrechnungen werden SV- 

Meldungen erzeugt. Deshalb muß unter SV-MeldeFix unter der 

Lasche „SV Meldungen“ regelmäßig nachgesehen werden, ob bei 

einem Arbeitnehmer durch das Buchen einer Lohnabrechnung z.B. 

mit einem Austrittsdatum eine SV-Abmeldung erzeugt wurde. Nicht 

das Eintragen und Speichern des Austrittdatums löst die SV-Meldung 

aus, sondern erst „Abrechnung buchen“ unter „Berichte I / 

Lohnabrechnung“ erzeugt diese SV-Meldung, die dann mit „SV- 

MeldeFix“ gesendet werden muß. Da diese SV-Meldungen aber 

erst bis zum 15. des Folgemonats versendet werden müssen, 

stellen Sie die Abschlussübersicht erst im Folgemonat auf „abgeschlossen“, 

wodurch diese Meldungen dann auch erst in MeldeFix 

sichtbar werden. 

6. Bis zum 10. des Folgemonats können die endgültigen Lohnabrechnungen 

erstellt werden und die Lohnsteueranmeldung unter 

„Berichte I / LSt-Anmeldung“ erzeugt und an das Finanzamt versendet 

werden. Wenn sich durch die endgültigen Lohnabrechnungen 

Differenzen in den Beitragsnachweisen zu den vorgezogen gemeldeten 

Beitragsnachweisen ergeben sollten, so werden keine 

korrigierten Beitragsnachweise wie früher erstellt und gemeldet, 

sondern die Differenzen werden von LohnFix automatisch bei den 

nächsten vorgezogenen Beitragsnachweisen des Folgemonats in 

der Spalte „Differenzen aus Vormonat“ (siehe Formular unter „Berichte 

I / Kassennachweis“) mit aufgeführt und in den Summen mit 

gemeldet. 

7. Wenn sicher gestellt ist, daß keine Arbeitnehmerwerte mehr geändert 

werden müssen, sollten bis zum 10. des Folgemonats die 

Lohnsteueranmeldung bzw. LSt.-Bescheinigungen und SV-Meldungen 

gesendet werden, alle Lohnunterlagen gedruckt und damit 

für spätere Prüfungen durch das Finanzamt und die Krankenkassen 

dokumentiert werden. 

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LohnFix Demo auf die Voll-Version freischalten 

Wenn Sie das Demo-Programm LohnFix schon benutzen und Ihre 

eingegeben Lohnwerte weiterhin benutzen wollen, können Sie das 

Programm starten und Ihr Kundenkennwort eingeben, mit dem das 

Programm von der Demo- in eine Voll-Version freigeschaltet wird. 

Die Demoversion ist auf eine Laufzeit von 6 Wochen und auf die 

Bearbeitung von 4 Personen begrenzt. Wenn diese Beschränkungen 

überschritten werden, fordert Sie das Programm auf, ein Kundenkennwort 

bzw. CD-Schlüssel einzugeben. 

Wenn die Demo-Begrenzungen noch nicht erreicht sind, starten 

Sie LohnFix und wählen den folgenden Menüpunkt: 

Wähle: „Hilfe \ Kundenkennwort“ 

Hier erscheint dieser Bildschirm, in dem Sie Ihr Kunden-Kennwort 

eingeben müssen: 

Kunden-Kennwort eingeben und speichern 

Mit der Eingabe des Kundenkennwortes können dann die folgenden 

Punkte direkt aus LohnFix zusätzlich ausgeführt werden: 

- regelmäßige Programm-Updates per Download 

- die Lohnsteuerdaten an die Finanzämter senden 

- die Beitragsnachweise und SV-Meldungen an die Kranken- 

kassen senden 

LohnFix – Updates direkt aus dem Internet laden 

LohnFix sollte jeden Monat vor einer Lohnabrechnung über das Internet 

aktualisiert werden, damit Sie immer mit den neuesten gesetzlichen 

Programmänderung und mit den neuesten Krankenkassen-Beitragsätzen 

arbeiten. 

ACHTUNG: Die Programm-Updates per Download sollten Sie 

nicht direkt aus LohnFix machen, sondern über „Start \ Alle Programme 


auf dem Bildschirm) zuerst das Programm „StartFix“ öffnen. 

In diesem Fenster „StartFix“ betätigen unten neben der abgebildeten 

Erdkugel den Button „Download der Programme“. 

„Download der Programme“ 

Hier betätigen Sie den grünen Button „LohnFix beenden, Version 

prüfen …..“. Danach erscheint dieses Programm „LadeFix“: 



Hier befolgen Sie dann in den folgenden Fenstern Schritt für Schritt 

über die Button „Weiter“ alle Anweisungen bis das neue Programm-Update 

von unseren Servern geladen ist. 

LohnFix Start-Menü und einige wichtige Informationen 

Hier sehen Sie jetzt die von Ihnen in der Demo-Version eingegebenen 

Arbeitnehmer. Alle Arbeitnehmerwerte – selbst der Name und 

Vorname - können Sie beliebig ändern, so lange unter „Berichte I / 

Lohnabrechnung“ noch keine „Lohnabrechnung gebucht“ wurde. 


ACHTUNG: 

Obwohl Sie mit der LohnFix-Demo schon gearbeitet haben, nehmen 

Sie sich hier unbedingt die Zeit und arbeiten diese kleine Anleitung 

Seite für Seite aufmerksam durch. 

Alle eingegebenen Werte können solange wieder rückgängig gemacht 

werden, bis die Lohndaten elektronisch an die Krankenkassen 

und Finanzämter versendet wurden. Allerdings kann man 

selbst danach noch zurückliegende gebuchte Monate stornieren 

und ändern. Dazu lesen Sie aber unbedingt weiter hinten die Hinweise 

zum Thema „Storno-Buchungen“. 

Krankenkassen verwalten - Kassensätze aktualisieren: 

In LohnFix werden die Krankenkassen nur einmalig übergeordnet 

für alle Firmen (Mandanten) und Arbeitnehmer angelegt. Die 

Beitragsätze der Krankenkassen werden von LohnFix automatisch 

aktualisiert. Dazu müssen Sie allerdings jeden Monat ein Download 

(LohnFix-Update – siehe Seite vorher) von unseren Servern 

machen. Leider vergessen viele Kunden, diese so einfache Aktualisierung 

Ihres Programmes regelmäßig durchzuführen. Da dann 

eventuell mit falschen Kassensätzen über mehrere Monate gerechnet 

wurde, müssen diese Lohnabrechnungen auch rückwirkend 

korrigeirt werden können. Das führt natürlich zu „Storno-Buchungen“ 

der Lohnabrechnungen. Für diesen Fall haben wir einen extra 

Menüpunkt bei den „Stammdaten / Krankenkassen“ eingebaut, mit 

dem solche Korrekturrechnungen durchgeführt werden können. 

Dazu wählen Sie „Stammdaten \ KV: Krankenkassen“. Dann wählen 

Sie hier in dem Krankenkassenfenster nun den Menüpunkt 

„Optionen \ Aktualisieren der Krankenkassen aktivieren“. 

Durch den Menüpunkt „Aktualisieren der Krankenkassen aktivieren“ 

werden hier unten 2 Button „Sätze aktualisieren“ und „für alle 

Kassen: ja“ (oder „nein“) eingeblendet. Dann betätigen Sie diese 

Button, so dass für alle Kassen die Beitragssätze aktualisiert 

werden. 

Das Krnakenkassenfenster kann jetzt nicht geschlossen werden, 

sondern es muss zwangsweise der Menüpunkt „Abrechnungen 

prüfen“ aufgerufen werden: 

Abrechnungen prüfen (Kassensätze et,.) 

Nach dem Betätigen des Menüpunktes „Abrechnungen 

prüfen“ erscheint dieser Bildschirm: 

„zu korrigierende Abrechnungen“ und „Korrekturen durchführen“ 

Wenn Sie in diesem Bildschirm den Button „Start“ betätigt haben, 

werden alle Arbeitnehmer rückwirkend ab der ersten Lohnabrechnung 

geprüft, ob diese mit den richtigen Beitragssätzen abgerechnet 

wurden. Selbst aus vergangenen Jahren werden die Daten 

geprüft. 



Daher müssen Sie jeden Monat die Programm-Updates und diese 

Aktualisierung der Krankenkassensätze wie hier be-schrieben 

durchführen, damit möglichst keine rückwirkenden Stor-nierungen 

von Lohnabrechnungen durchgeführt werden. 

Wenn in dem Fenster „zu korrigierende Abrechnungen“ die zu korrigierenden 

Arbeitnehmer und Monate aufgeführt werden, müssen 

Sie den Button „Korrekturen durchführen“ betätigen. Da auch zurückliegende 

Abrechnungen korrigiert werden, kann es zu automatischen 

„Storno-Buchungen“ führen. Daher sollten Sie hier das Protokoll 

drucken und bei jedem aufgeführten Arbeitnehmer die stornierten 

Lohnabrechnugen drucken lassen und die eventuell in den 

zurückliegenden Monaten entstandenen Differenzen in den laufenden 

noch offenen und damit „vorläufigen Lohnabrechnun-gen“ betrachten. 

ACHTUNG: 

Wenn Sie mehrere Mandanten / Firmen benutzen, müssen Sie zu 

jedem Mandanten schalten und dann unter „Stammdaten / Krankenkassen“ 

diesen Menüpunkt „Abrechnungen prüfen (Kassensätze)“ 

durchführen und die eben beschriebenen Schritte bei den 

Arbeitnehmern durchführen. 

Personal-Stammdaten drucken 

Die Personal-Stammdaten können Sie über den Menüpunkt „Optionen 

\ Programmoptionen“ drucken lassen. Nach der Wahl dieses 

Menüpunktes öffnet sich ein Fenster (siehe nächsten Bildschirm). 

Dort können Sie über den Menüpunkt „Berichte“ 3 verschieden Listen 

der Personalstammdaten drucken lassen. Probieren Sie diese 

3 Listen einfach aus, um zu sehen, welche der Listen Sie für Ihre 

Unterlagen benötigen. 

Menüpunkt „Optionen / Programmoptionen“ 

Hier können Sie einstellen, ob beim Senden Ihrer Daten immer als 

Test- oder als Echt-Übertragung erfolgen soll. Außerdem können 

Sie über den Menüpunkt „Berichte“ diverse zusätzliche Listen drukken 

lassen. 

Arbeitnehmer bearbeiten: 

Die Daten aus Ihrer Demo-LohnFix können Sie nach der Freischaltung 

von der Demo- auf die Voll-Version hier weiter bearbeiten. 

Hier geben wir Ihnen noch einige Tips und Hinweise zu den diversen 

Eingabemöglichkeiten, die den Rahmen des Informationspapiers 

als Beilage zur LohnFix-Demo gesprengt hätte. 

Kartei-Lasche „Adresse / …“ -- SV-Meldung 57 

SV-Sondermeldung „57 Gesonderte Meldung nach § 194 Abs. 1 

SGB VI“ für Rentenbeginn und Tatbestände, die die Rente verändern. 

Die Rentenversicherung fordert ggfs. eine SV-Meldung 57 

an, um vor Rentenbeginn oder für einen Versorgungsausgleich die 

Ansprüche berechnen zu können. Hier auf dieser Kartei-Lasche 

„Adresse/…“ stellen Sie über die Klappschalter den Monat und das 

Jahr „Rente ab / Versorgungsbezug per Ende“ ein. Diese Angabe 

kann auch auf einen vergangenen Monat eingestellt werden. 

Klappfenster „Rente ab / Versorgungsbezug per Ende“ 

Durch diese Angaben wird je nach den Angaben hier mit dem 

nächsten „Buchen der Lohnabrechnung“ oder 3 Monate vor Rentenbeginn 

die Meldung 57 erzeugt. 

Kartei-Lasche „Betrieb“ 

Hier werden einige Button und Klappschalter erklärt. 

Klappschalter „……davor“ 

Klappschalter „Abteilung“ 

Button „Mehrfachbeschäftigung“ 

Button „Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt“ 



Eintritts- / Austritts-Datum -- Klappschalter „….davor“ 

Bitte den Klappschalter „….davor“ hinter dem Eintritsdatum und 

Austrittsdatum bitte nur aktivieren, wenn „Ableben“ (Tod) vorliegt, 

damit eine entsprechende Sondermeldung erzeugt wird. 

Button „Mehrfachbeschäftigung“ 

Wenn ein Arbeitnehmer mehreren Beschäftigungen nachgeht, 

müssen Sie hier den Button „Mehrfachbeschäftigung“ anklicken. 

Jetzt wird dieser Bildschirm „Mehrfachbeschäftigung“ geöffnet. 

Hier müssen Sie den Bruttoverdienst aus der anderen Firma eintragen 

und dann unbedingt hier dieses Häkchen hinter „Mehrfachbeschäftigung 

liegt vor“ einfügen. 

Durch dieses Häkchen wird bewirkt, dass die Sozialabgaben entsprechend 

den angegebenen Löhnen zwischen den beiden Firmen 

aufgeteilt werden. Dieses Häkchen muss unbedingt in jedem zutreffenden 

Abrechnungs-Monat gesetzt werden. Wirksam werden 

diese Angaben allerdings erst, wenn die Summe der Brutoverdienste 

die Beitragsbemessungsgrenze überschreiten, da dann die 

Aufteilung der Sozialabgaben nach diesen Bruttoverdiensten vorgenommen 

wird. 

Mit dem Klappschalter „die erste Beschäftigung ist die“ können Sie 

auswählen, ob die erste „Beschäftigung in der eigenen Firma“ oder 

ob die erste „Beschäftigung in der anderen Firma“ ist. Damit wird 

die Aufteilung der Krankenkassenbeiträge, wenn die Summe der 

Bruttolöhne aus beiden Betrieben die Beitragsbemessungsgrenzen 

überschreitet, entscheidend beeinflusst. Zumal die Berechnenung 

auch noch dadurch komplizierter wird, dass es 2 unterschiedliche 

Beitragsbemessungsgrenzen für KV / PV und RV / AV gibt. 

Wenn dann die Löhne in beiden Betriebn auch noch unterschiedlich 

sind, wird die Berechnung noch schwieriger. Aber das nimmt 

Ihnen ja LohnFix alles ab. 

Sie können das ganz einfach an einem Beispiel ausprobieren. 

Damit die Berechnung einfach nachvollziehbar wird, geben wir aus 

den eben genannten Gründen als Lohn einen Betrag oberhalb der 

Beitragsbemessungsgrenze für die eigene Firma und auch für die 

2. Beschäftigung ein. 

Geben Sie als Lohn in der eigenen Firma € 6.000,- und als Bruttoverdienst 

bei der Fremdfirma ebenfalls € 6.000,- ein. 

Der Krankenkassen-Beitrag für die eigene Firma ohne Mehrfachbeschäftigung 

beträgt im August 2009 € 290,33 für einen Bruttoverdienst 

von € 6.000,-. Wenn Sie das Häkchen hinter den Monat 

August hier in diesem Bildschirm „Mehrfachbeschäftigung“ nicht 

setzen, wird für Ihren Arbeitnehmer dieser Beitrag auch berechnet. 

Als nächstes tragen Sie für den August in der Spalte „laufend“ den 

Bruttoverdienst € 6.000,- in der 2. Firma ein und setzen das Häkchen 

hinter den Monat August. Für Ihren Arbeitnehmer wird nun 

nur noch die Hälfte gleich € 145,17 als Krankenkassen-Beitrag berechnet. 

Analog dazu verhält es sich mit den Beiträgen RV, PV und AV. 

Wenn der Arbeitnehmer in einem Monat eine Einmalzahlung wie 

z.B. Weihnachtsgeld erhält, müssen Sie diesen Betrag unbedingt 

extra in die Spalte „einmalig“ eintragen. Damit wird die Berechnung 

noch umfangreicher, da nach dem SV-Recht die Löhne und die 

beiden unterschiedlichen Beitragsbemessungsgrenzen der vergangenen 

Monate jeweils getrennt zusammengezählt werden müssen 

und dann durch den Vergleich der Bruttolohnsumme mit der jeweiligen 

bis dahin aufsummierten monatlichen Beitragsbemessungsgrenze 

festgestellt wird, in welcher Höhe der Lohn verbeitragt werden 

muss. Die Krankenkassenbeiträge müssen dann auch noch 

bei unterschielichen Löhnen beider Firmen je nach der Schalterstellung 

„die erste Beschäftigung ist die“ auf die beiden Firmen unterschiedlich 

verteilt werden. 

Daraus ergibt sich, dass es sehr wichtig ist, in jedem Monat die 

Spalten „laufend“ und „einmalig“ und die Häkchen in jedem Monat 

auszufüllen. 

Button „Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt“ -- Krankengeld 

Nach 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit entfällt die Entgelt- oder Lohnfortzahlung. 

Bei Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit zahlt dann die 

Krankenkasse Krankengeld in Höhe von max. 90% des bisher erzielten 

Nettoarbeitsentgelts. Während des Bezugs von Kranken-, 

Mutterschafts- oder Erziehungsgeld bleibt der Arbeitnehmer beitragsfreies 

Mitglied der Krankenkasse. Die Beiträge an die PV, RV 

und AV zahlt die Krankenkasse. 

Arbeitgeberseitige Leistungen (dazu gehören auch Sachbezüge), 

die während des Bezuges von Krankengeld, Versorgungskrankengeld, 

Übergangsgeld und Mutterschaftsgeld sowie von Krankentagegeld 

oder während der Elternzeit erzielt werden, gelten nicht als 

Arbeitsentgelt, soweit sie zusammen mit der Sozialleistung das 

Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro übersteigen. 

Zur Prüfung der Beitragspflicht der (weiter-) gewährten arbeitgeberseitigen 

Leistung ist zunächst der "SV-Freibetrag" zu ermitteln. 

Dabei handelt es sich um die Differenz zwischen dem Vergleichs- 

Nettoarbeitsentgelt und der Nettosozialleistung. Der über den SV- 

Freibetrag hinausgehende Teil des Zuschusses unterliegt in vollem 

Umfang der Beitragspflicht, wenn er 50 Euro überschreitet. 

Die Sonderegelungen des §23c SGBIV gelten nicht für Einmalzahlungen 

während des Bezugs von Sozialleistungen. 

Als Beispiel wird während Krankengeldbezug ein Zuschuss in 

Höhe von € 55,- zu den vermögenswirksamen Leistungen weitergezahlt. 

Dann erscheint in der Lohnabrechnung ein Hinweis-Fenster 

mit dem Text „Das Vergleichsentgelt ist noch nicht angegeben 

(vgl. §23c SGB IV)“ (siehe nächste Seite im Bildschirm). 



Diese Überprüfung der gesetzlichen Regeln übernimmt LohnFix für 

Sie und weist hier darauf hin. 

Die Eingaben für diesen Hinweis finden Sie auf der Lasche 

„Betrieb“ mit dem Button „Verglelchs-Nettoarbeitsentgelt“. Nach 

dem Betätigen dieses Button erscheint der Bildschirm hier unten. 

Button „Entgeltbescheinigung“ - Formular drucken 

Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt 

In der Regel entspricht das Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt dem 

Nettoarbeitsentgelt, das in der „Entgeltbescheinigung zur Berechnung 

von Krankengeld“ unter Ziffer 2.2 einzutragen ist (bei der Absetzung 

des Beitragszuschusses vom Gesamt-Beitrag zur Kranken- 

und Pflegeversicherung kann bei privat krankenversicherten 

Arbeitnehmern maximal der Höchstbeitragszuschuss berücksichtigt 

werden). 

Das Formular „Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Krankengeld“ 

kann hier über den Button „Entgeldbescheinigung“ in diesen 

Bildschirm „Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt“ gedruckt werden. 

Wenn arbeits- oder tarifrechtliche Regelungen für die Berechnung 

des Zuschusses des Arbeitgebers zur Sozialleistung ein abweichendes 

Nettoarbeitsentgelt vorsehen, kann auch dieses als Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt 

herangezogen werden. Ebenfalls bestehen 

keine Bedenken, als Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt das 

Nettoentgelt anzusetzen, das im Falle der tatsächlichen Beschäftigung 

erzielt würde. 

Das so festgelegte Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt bleibt (auch im 

Falle der tarifvertraglichen Erhöhung einer arbeitgeberseitigen Leistung) 

für die Dauer des Bezuges der Sozialleistung unverändert. 

Etwas Anderes gilt nur dann, wenn eine arbeitgeberseitige Leistung 

hinzukommt oder von mehreren Leistungen eine wegfällt. 

Besonderheiten beim „Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt“ 

Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone 

Für Arbeitnehmer innerhalb der Gleitzone ist in der Entgeltbescheinigung 

unter Ziffer 2.2 nicht das tatsächliche Nettoentgelt, sondern 

ein fiktives Nettoentgelt unter Außerachtlassung der Besonderheiten 

der Gleitzonenberechnung einzutragen. Sofern für einen Beschäftigten, 

dessen regelmäßiges Entgelt innerhalb der Gleitzone 

liegt, die beitragspflichtigen Einnahmen den Betrag von 400,01 

Euro unterschreiten, errechnen sich die beitragspflichtigen Einnahmen 

durch Multiplikation mit dem Faktor F. 

Bezug von Mutterschaftsgeld 

Nach § 14 MuSchG besteht ein Anspruch auf Zuschuss zum Mutterschaftsgeld 

während der Schutzfristen und dem Entbindungstag 

in Höhe des Unterschiedsbetrags zwischen dem Mutterschaftsgeld 

von kalendertäglich 13,00 Euro und dem Nettoarbeitsentgelt. Darüber 

hinausgehende Zuschüsse führen zur Beitragspflicht. Falls bei 

freiwillig gesetzlich oder privat krankenversicherten Arbeitnehmerinnen 

bei der Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld 

nach § 14 Absatz 1 Satz 1 MuSchG der "Eigenanteil" der Beschäftigten 

an den Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen nicht abgezogen 

wird, wird der SV-Freibetrag hierdurch nicht beeinflusst. 

Bezug von Leistungen während der Elternzeit 

Während der Elternzeit entspricht das Vergleichs-Nettoentgelt dem 

SV-Freibetrag. Der Bezug von Erziehungsgeld reduziert den SV- 

Freibetrag nicht. 

Beiträge und Zuwendungen für die betriebliche Altersvorsorge 

Die während des Bezuges von Sozialleistungen übernommenen 

Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, die aufgrund von § 1 

Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 oder Nr. 9 der SvEV nicht dem Arbeitsentgelt 

zuzurechnen sind, können von vornherein als Arbeitsentgelt ausgenommen 

werden. Einer weiteren Prüfung bedarf es nicht. 

Einnahmen nach § 40 Abs. 2 EStG 

Das gerade Gesagte gilt entsprechend für Leistungen nach § 40 

Abs. 2 EStG, die nach § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 ArEV nicht zum 

Arbeitsentgelt zählen. 

Melderecht 

Eine Unterbrechungsmeldung (§ 9 DEÜV) beziehungsweise eine 

Anmeldung (§ 8 DEÜV) sind nur zu erstatten, wenn während des 

Sozialleistungsbezuges keine beitragspflichtigen Zuschüsse gewährt 

werden. 

Mitteilungsverfahren zwischen AG und Sozialleistungsträger 

Die Arbeitgeber teilen das Nettoarbeitsentgelt und die beitragspflichtigen 

Brutto- und Nettoeinnahmen den gesetzlichen Sozialversicherungsträgern 

(nicht den privaten Krankenversicherungsunternehmen!) 

mit. Die Arbeitgeber benötigen die Höhe der Brutto- 

und Nettosozialleistung zur Berechnung des Zuschusses. Dabei 

wird im Interesse des Mitglieds unterstellt, dass es mit der Übermittlung 

der Daten an den Arbeitgeber einverstanden ist. Sollte 

dies nicht der Fall sein und das Mitglied Einwände erheben, teilt 

die jeweilige Krankenkasse zur Sicherung der datenschutzrechtlichen 

Belange dem Mitglied die Höhe der Brutto- und Nettoleistung 

(mit der Bitte um Weiterleitung an den Arbeitgeber) mit. 



Weitere Auswirkungen der Beitragspflicht der Zuschüsse 

Sofern die Zuschüsse zu den Sozialleistungen der Beitragspflicht 

unterliegen, gelten die Zeiten der Beitragspflicht als SV-Tage für 

die Berechnung des beitragspflichtigen Teils von Einmalzahlungen. 

Ebenso sind die beitragspflichtigen Zuschüsse bei der Feststellung 

der SV-Luft (Altersteilzeitbeschäftigte) zu berücksichtigen 

Klappschalter „Abteilung“ --- Kostenstellen 

Jeder Arbeitnehmer kann einer Abteilung bzw. Kostenstelle zugeordnet 

und in Berichten ausgewertet werden. Dazu gehen Sie auf 

die Lasche „Betrieb“: 

Klappschalter „Abteilung“ (Kostenstelle) 

Bevor in diesem Klappschalter Abteilungen zu wählen sind, müssen 

unter „Stammdaten \ Abteilungen / Kostenstellen“ die Abteilungen 

bzw. Kostenstellen angelegt werden. 

Dieser Menüpunkt kann momentan nur eingeschränkt benutzt werden, 

da wir an dieser Stelle das Programm noch bearbeiten. 

Den momentanen Stand kann man wie im Folgenden beschrieben 

benutzen. Im Folgenden und auch im Programm auf den Bildschirmen 

und Ausdrucken werden für den Begriff „Kostenstelle“ der 

Begriff „Abteilung“ analog benutzt. 

Es erscheint dieser Bildschirm, in dem Sie den Menüpunkt „Abteilung 

hinzufügen“ (Kostenstellen) betätigen: 

Nach dem Klick auf „Abteilung hinzufügen“ wird dieses Fenster 

eingeblendet, in dem Sie dann Ihre Abteilung benennen und der 

Abteilung eine „Gefahrentarifstelle“ zuordnen. Die Gefahrentarifstellen, 

die auch für jeden Arbeitnehmer auf der Lache „Betrieb“ 

angegeben werden muss, werden unter „Stammdaten \ UV: Unfallversicherung 

/ Berufsgenossenschaft“ verwaltet. 

Schreiben Sie in das Eingabefeld „Name der Abteilung:“ Ihre Bezeichnung 

der „Abteilung / Kostenstelle“ und betätigen den Button 

„Speichern“. Dann wird diese Abteilung oben in die Liste der „Abteilungen“ 

kopiert. Jetzt können Sie eine weitere Abteilung angeben, 

in dem Sie einfach in der Eingabe „Name der Abteilung“ die 

dort stehende Bezeichnung überschreiben und wieder den Button 

„Speichern“ betätigen So können Sie beliebig viele Abteilungen in 

die Liste einfügen. Hier in diesem dargestellten Bildschirm sind 

schon mehrere Abteilungen eingetragen worden. Den Menüpunkt 

„Monatliche Kostenaufteilung“ sollten Sie im Moment nicht benutzen. 

Jetzt ordnen Sie jedem Arbeitnehmer auf der Lasche „Betrieb“ eine 

„Abteilung / Kostenstelle“ über das Klappfenster zu. 

In dem Menüpunkt „Stammdaten \ Abteilungen / Kostenstellen“ 

können Sie in dem Fenster „Abteilungen“ dann unter dem Menüpunkt 

„Berichte“ 2 verschiedene Listen „nur Abteilungen“ und „Abteilungen 

mit Personen“ aufrufen. 



Wenn wie hier in dem Beispiel der Januar gebucht ist und im 

Februar die Arbeitnehmer anderen Abteilungen zugeordnet und 

dann gebucht werden, stellt sich das in der obigen Liste mit den 

Januar- und hier unten mit den Februar-Werten so dar: 

In der Summenliste, mit dem Button „Quartal“ aufgerufen, werden 

dann alle Zuordnungen so gelistet: 

Kartei-Lasche „Lohn“ 

Button „SFN“ - Sonn-/Feiertag-/Nacht-Arbeit 

Button „Direktvers/PensK“ 

Button „ Firmenwagen“ 

Button „SFN“ - Sonn-/Feiertag-/Nacht-Arbeit - betätigt: 

Durch betätigen dieses Button „SFN“ werden in das Fenster der 

„Lohnarten“ 5 zusätzliche Lohnarten kopiert. 

Diese 5 Lohnarten z.B. „Nachtzuschlag1: bis 25%“ können in die 

Lohnzeilen kopiert werden. Dort werden 2 Zeilen erzeugt (siehe 

hier im Bild): 

Zeile 2> Stundenlohn 20-24, 4-6 Uhr 

Zeile 3> nachtzuschlag1: bis 25% = 25% von Zeile 2 

In der Zeile 3 wird in die Spalte „Kommentar“ automatisch die 

Formel (siehe in der LohnFix-Hilfe unter Stichwort „Formel“) „= 

25% von Zeile 2“ kopiert. Wenn nun in der Zeile 2 die Stunden und 

ein Stundenlohn eingetragen werden, wird in der Zeile 3 automatisch 

der prozentuale Aufschlag zur Zeile 2 als Betrag (hier 25% 

von € 15,- aus Zeile 2 =) € 3,75 gerechnet und ausgewiesen. 



Button „Direktvers./PensK“ betätigt: 

Hier können Sie für Pensionskassen und für Direktversicherungen 

nach der alten und neuen Rechtsform die Beträge eingeben, die 

dann in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Damit die Direkt-Versicherungsbeträge 

auch an die entsprechenden Versicherungen 

über den Zahlungsverkehr laufen, müssen Sie unter der 

Lasche „Bank“ die Bankverbindungen für die Direktversicherungs- 

Verträge und ebenso für die Verträge der Pensionskassen angeben. 

Button „Firmenwagen“ betätigt: 

Für die Überlassung eines Firmenwagens muss dem Arbeitnehmer 

ein Geldwerter Vorteil angerechnet werden. 

Wird einem Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur privaten Nutzung 

unentgeltlich überlassen, so erhält der Arbeitnehmer einen steuerpflichtigen 

geldwerten Vorteil. Eventuell Zahlungen des Arbeitnehmers 

für die Nutzung an den Arbeitgeber werden von dem Vorteil 

abgezogen. Lesen Sie bitte in der Hilfe unter „Firmenwagen“ 

weitere Texte. 

Verdeckte Lohnarten aktivieren – Kartei-Lasche „Lohn“ 

Da einige Lohnarten nur in Ausnahmefällen benutzt werden dürfen 

und vom Anwender nur mit gewissenhafter Vorsicht und mit Rücksprache 

des LohnFix Kunden-Support eingesetzt werden sollten, 

wird die Aktivierung dieser Lohnarten hier dargestellt. 

Folgende Lohnarten können noch zusätzlich aktiviert werden: 

- KUG: Zusätzliches Istentgelt (siehe Kapitel KUG) 

- Sachzuweisung 30% PSt. 

- Krankengeldzuschuss 

- Einmalzahlung, SV-frei 

- Lohnsteuerpflichtig, SV-frei 

- SV-pflichtig, steuerfrei 

- ATZ-100%-Leistung-mit-Aufstockung (siehe Kapitel ATZ) 

- ATZ-Lohnarten-ohne-Aufstockung (siehe Kapitel ATZ) 

- ATZ-Mehrarbeit (siehe Kapitel ATZ) 

Klicken Sie mit der Maus auf den Text „Lohnart auswählen, zuweisen“ 

(1) oberhalb des Lohnarten-Fensters. 

(2) (3) (4) 

Jetzt wird ein Fenster „Übersicht Lohnarten“ (2) geöffnet. In dem 

kleinen Auswahlfenster der Lohnarten (3) markieren (Häkchen 

setzen) Sie mit der Maus die gewünschte Lohnart. 

Jetzt im Fenster „Übersicht Lohnarten“ den Button „Hinzufügen“ (4) 

betätigen: 

Service & Support Hotline 0421 891595 32 www.software-bitter.de 

(4) 

Die eingfügten Lohnarten siehe nächste Seite.


Hier sind die neuen Lohnarten durch den Button „Hinzufügen“ in 

das Lohnarten-Auswahlfenster der Lasche „Lohn“ aktiviert worden: 

Lohnarten hinzugefügt / aktiviert 

Hier Lohnarten markieren 

Lohnart „KUG: Zusätzliches Istentgelt“ 

Bevor Sie diese Lohnart „KUG: Zusätzliches Istentgelt“ benutzen, 

lesen Sie bitte unbedingt das spätere Kapitel „KUG“. 

Button „Abschlussübersicht“ – den Monat abschließen 

Für das Senden der Lohnsteuer-Anmeldung und LSt.-Bescheinigung 

an die Finanzämter sowie der SV-Meldungen an die Krankenkassen 

muß der jeweils abgerechnete Monat hier in der „Abschlussübersicht“ 

auf „abgeschlossen“ markiert werden. Für das 

Senden der vorgezogenen Beitragsnmachweise als „Schätzwerte“ 

an die Krankenkassen vor Ende des laufenden Monats muss dieser 

Monat in der „Abschlussübersicht“ noch nicht auf „abgeschlossen“ 

gestellt werden, sondern kann in der Einstellung „in Bearbeitung“ 

verbleiben. 

Wählen Sie auf der Hauptseite den Button „Abschlussübersicht“: 

„Info über Stand der Abrechnungen“ 

„die Verdienstabrechnungen sind:“ – z.B. „in Bearbeitung“ 

In der Spalte „Info über den Stand der Abrechnungen“ wird angezeigt, 

wie viele der vorhandenen Arbeitnehmer in dem Monat 

abgerechnet (gebucht) wurden. Wenn alle Arbeitnehmer abgerechnet 

sind, färbt sich diese Spalte von grün (z.B. „2 von 3 abgerechnet“) 

in blau (z.B. „3 von 3 abgerechnet“). Wenn alle Arbeit- 

nehmer abgerechnet sind, kann in der nächsten Spalte „die Verdienstabrechnungen 

sind:“ mit der Maus geklickt werden und das 

grüne Feld „in Bearbeitung“ wird in ein blaues Feld „abgeschlossen“ 

geändert. Durch diese Maßnahme können jetzt für diesen Monat 

keine Lohnabrechnungen mehr aufgehoben werden, also auch 

keine Lohneingaben mehr verändert werden. 

Will man noch einmal Lohneingaben in diesen Monat verändern, 

muss hier zuerst in dieser Spalte „die Verdienstabrechnung sind“ 

durch einen Mausklick von „abgeschlossen“ auf „in Bearbeitung“ 

zurückgestellt werden. Das funktioniert aber nur so lange, wie noch 

keine Lohnsteuer-Anmeldungen versendet wurden. Dann muss unter 

„Berichte I \ Lohnabrechnung“ in der Verdienstabrechnung der 

Button „Abrechnung aufheben“ betätigt werden. Erst jetzt sind Änderungen 

bei den Lohneingaben auf der Lasche „Lohn“ wieder 

möglich. Mit anderen Worten gesagt, die gebuchten Lohnabrechnungen 

verschwinden wieder aus dem Lohnkonto, denn die „Berichte 

sind noch offen“ und noch nicht durch ein Senden eingefroren. 

Dadurch wird auch verhindert, dass aus einem Monat versehentlich 

Berichte versandt werden, obwohl noch eine Lohnabrechnung 

nicht gebucht und damit offen ist. 

Wenn dann eine LSt-Anmeldung oder LSt-Bescheinigung gesendet 

wurde, werden hier in den kleinen runden Kästchen der jeweiligen 

Spalte „Status der Berichte“ die Farbe von gelb auf blau 

gestellt. Bei den Kassennachweisen wird wegen der Vorfälligkeit 

mit Schätzwerten erst durch das vorgezogene Senden im Folgemonat 

der Status für diesen laufenden Monat auf blau gesetzt. Nun 

ist dadurch der Monat abgeschlossen und man kann hier in der 

Spalte „die Verdienstabrechnungen sind:“ nicht mehr von „abgeschlossen“ 

auf „in Bearbeitung“ zurückstellen. Lohnabrechnungen 

können dann nur noch – auch in den folgenden Monaten rückwirkend 

– über eine „Stornierung“ der Lohnabrechnung durchgeführt 

werden. Durch die Stornierung einer Lohnabrechnung wird 

eine 2. zusätzliche Lohnabrechnung erzeugt und die daraus entstehenden 

Lohndifferenzen werden in den nächsten noch offenen 

nicht gebuchten Monat geschrieben. 

Monat kann nicht auf „ abgeschlossen“ gestellt werden 

Es sind für alle Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen durchgeführt 

worden aber in der Abschlussübersicht wird angezeigt, daß nicht 

alle Arbeitnehmer abgerechnet sind. Dadurch wird der Abschluss 

des Monats in der Abschlussübersicht verhindert. Die Ursache 

kann sein, daß ein oder mehrere Mitarbeiter aus der Vergangenheit 

ohne Austrittsdatum deaktiviert worden sind. „Deaktivierte“ 

Arbeitnehmer werden in den Auswahlfenstern und Listen nur nicht 

mehr angezeigt und sind allerdings mit allen Werten weiterhin 

gespeichert und nicht gelöscht. Überprüfen Sie bitte die deaktivierten 

Personen hier in der oberen Befehlszeil über den Menüpunkt 

„deaktivierte Personen anzeigen“. Hier finden Sie die Namen 

mit Eintritt- und Austritt-Datum. Gegebenenfalls reaktivieren Sie 

Personen z.B. weil dort kein Austrittsdatum eingetragen wurde. 

Dann müssen Sie unter der Lasche „Betrieb“ ein Austrittsdatum 

eintragen oder Sie setzen Eintritt und Austritt auf „leer“. Also, es 

muß bei einem Arbeitnehmer, den Sie „deaktivieren“ möchten, 

entweder das Eintrits- und Austritsdatum eingetragen oder leer 

sein. Anschließend sollte das Nachzählen der Personen durch das 

Programm mit den Gegebenheiten übereinstimmen, Sie können 

die Monatsschalter in der Abschlussübersicht nun auf „abgeschlossen“ 

umstellen und die betroffenen Personen endgültig 

deaktivieren. 



„Nullabrechnung“, da AN keinen Lohn erhält – nicht Austritt 

Erhält ein Mitarbeiter in einem Monat keinen Lohn z.B. weil er nach 

6 Wochen Lohnfortzahlung Krankengeld bezieht, dann muß für 

diesen Monat eine „Nullabrechnung“ erstellt werden. Es darf für 

diesen Arbeitnehmer kein Austrittsdatum gebucht werden, denn 

dadurch würde automatisch von LohnFix eine SV-Abmeldung erzeugt 

werden. 

Lohnabrechnung: -- buchen -- korrigieren -- stornieren 

Natürlich können alle gebuchten Lohnabrechnungen „korrigiert“ 

oder sogar für rückwirkende Monate „storniert“ werden. Bitte lesen 

Sie dazu unbedingt die folgenden Kapitel aufmerksam durch. 

Button „Abrechnung buchen“ 

Lohnabrechnung korrigieren: 

Wenn der gelbe Button „Abrechnung buchen“ betätigt wurde, wird 

dieser Button blau gefärbt mit der Aufschrift „Abrechnung aufheben“. 

Dadurch können bei der Lasche „Lohn“ für diesen Monat 

keine Änderungen durchgeführt werden. Erst durch das Betätigen 

dieses Button „Abrechnung aufheben“, wobei der gelbe Button 

„Abrechnung buchen“ hier wieder entsteht, kann die Eingabe- 

Lasche „Lohn“ wieder bearbeitet werden. Unter dem Button 

„Abrechnung aufheben“ steht „falls erforderlich“, d.h., die Berichte 

sind noch nicht endgültig durch eine Markierung in der „Abschlußübersicht“ 

geschlossen worden. Erst nach der Markierung in der 

„Abschlußübersicht“ auf „abgeschlossen“ steht hier auf dem Buchungs-Button 

„Abrechnung stornieren“ und darunter „die Differenz 

geht in den xy-Monat“. 

Korrekturen können so oft man möchte mit „Abrechnung aufheben“ 

durchgeführt werden. Selbst wenn der Button „Abrechnung stornieren“ 

anzeigt, kann die Markierung in der „Abschlußübersicht“ 

wieder von „abgeschlossen“ auf „in Bearbeitung“ gestellt werden, 

bis noch keine „Lohnsteuer-Meldung“ an das Finanzamt verschickt 

wurde. Dadurch wird hier bei der Lohnabrechnung der Button 

wieder von „Abrechnung stornieren“ auf „Abrechnung aufheben“ 

umgestellt und man kann durch ein „Abrechnung aufheben“ wieder 

Lohnwerte verändern und neu buchen . 

Lohnabrechnungen stornieren: 

Die Abrechnungen wurden abgeschlossen, in der „Abschlussübersicht“ 

wurde dieser Monat auf „abgeschlossen“ gestellt und die 

Meldungen fürs Finanzamt wurden durchgeführt. Jetzt hilft nur 

noch eine Stornierung in dem Monat. Eine Stornierung kann auch 

z.B. im August für den Januar erforderlich sein. Das sollte allerdings 

unbedingt vermieden werden, da dann alle Folgemonate ab 

Januar eventuell korrigiert (aufgerollt) werden. Durch die Stornierung 

einer Lohnabrechnung wird in dem Monat eine zweite korrigierte 

Lohnabrechnung erzeugt und die aus der Stornierung resultierenden 

Lohndifferenzen werden in die noch offene laufende 

Lohnabrechnung geschrieben. Auch die eventuell entstehenden 

Differenzen bei der Lohnsteuer oder bei den Sozialversicherungsbeiträgen 

werden nicht als Korrektur für den korrigierten Monat verbucht, 

sondern auch als Differenzen zu dem noch offenen laufenden 

Monat summiert und gemeldet. 

Beherzigen Sie bitte folgende Regeln. Die beste Stornobuchung ist 

die, die nicht vorgenommen wird. Deshalb gibt es die vorläufige 

Verdienstabrechnung, um eine Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu 

prüfen. Die Automatismen in den Meldungen und die Vorfälligkeit 

der SV-Beiträge sind weitere Gründe, Stornierungen zu vermeiden. 

Daher wurde die Möglichkeit geschaffen, eine „Abrechnung aufzuheben“. 

Dies bedeutet: die Abrechnung – obwohl gebucht – verschwindet 

zugunsten einer neuen im Papierkorb. Voraussetzung 

hierfür ist, dass noch keine Berichte versandt wurden. Tritt nach 

dem Schließen des Monats in der „Abschlussübersicht“ dennoch 

die Notwendigkeit einer Korrektur auf, führt am Storno kein Weg 

vorbei. Das heißt: in dem Moment, in dem die neue Abrechnung 

erzeugt wird, wandert die Differenz zur alten in die nächste offene 

Abrechnung. Die stornierte Abrechnung bleibt immer Teil der Lohnunterlagen 

(denn sie war die Basis der Beitragsberechnung). Der 

Vorteil der automatischen Differenzverbuchung ist, dass keine Berichte 

(Korrekturnachweise etc.) zu erstellen sind, denn die Differenz 

aus der Stornierung ist in den Summen des aktuellen Monats 

mit enthalten. 

Dieser Stornoablauf ist gewöhnungsbedürftig, aber so angewendet 

wie beschrieben, lässt er sich handhaben und ist nachvollziehbar: 

Sie können die stornierte, die neue und die Differenzabrechnung 

aufrufen und ausdrucken. Auch in den Berichten werden stornierte 

Abrechnungen weiterhin ausgewiesen (vgl. das SV-Journal unter 

Berichte I). Die gesetzlich vorgeschriebene Ablaufsteuerung hat 

sich allerdings vom Anwender in das Programm verlagert, Abweichungen 

vom „normalen“ Ablauf sind nicht vorgesehen. Wenn sich 

auf einer Abrechnung Werte aus Differenzabrechnungen der 

Vormonate befinden, ist der Grund immer eine Stornobuchung, deren 

Differenz zur neuen Abrechnung ein Teil der Lohnabrechnung 

im aktuellen Monat und der aktuellen Berichte an Kassen und Finanzamt 

wird. Dieses Verfahren der automatischen Differenzverbuchung 

nach einem Storno (mit Aufrollung der nachfolgenden 

Monate und automatischem Storno im Falle einer weiteren Differenz) 

kann nicht geändert werden, es ist ein Ablauf im Rahmen der 

vorgeschriebenen gesetzlichen Systemprüfung. 

Hier nochmals der wichtige Hinweis: 

Für das um den 20. bis 26. des Monats vorgezogene Erstellen und 

Versenden der Krankenkassennachweise muß der Monat auf keinen 

Fall in der Abschlussübersicht auf „abgeschlossen“ gestellt 

werden. Das ist erst für das Senden der Lohnsteueranmeldung erforderlich. 

Deshalb sollte die endgültige Lohnabrechnung und damit 

die Lohnsteueranmeldung auch immer erst bis zum 10. des 

Folgemonats erstellt werden. 



SV-Meldungen mit SV-MeldeFix elektronisch senden 

Für das elektronische Versenden der „Beitragsnachweise“ und der 

„SV-Meldungen“ wird von der LohnFix-Startseite über den Button 

„SV-MeldeFix“ das Sende-Programm gestartet. Über 2 Laschen 

„Kassennachweise“ und „SV-Meldungen“ wird jeweils ausgewählt, 

welche der Daten an die Krankenkassen verschickt werden sollen. 

„Firma hinzufügen“ „Einstellungen-Datenübertragung“ 

Auwahlfenster „einbezogene Firmen“ 

Lasche „Kassennachweise“ 

Lasche „SV-Meldungen“ 

Beim ersten Start von SV-MeldeFix ist das Auswahl-Fenster „einbezogene 

Firmen“ leer. Hier müssen nacheinander die mit LohnFix 

verwalteten „Firmen“ eingefügt werden. Dazu wählen Sie in der 

Menüleiste „Firma hinzufügen“. Dann öffnet sich ein Fenster (siehe 

nächste Seite), in dem alle von Ihnen angelegten Dateien mit der 

Endung „.dat“ angezeigt werden. Das ist für jede Firma (Mandant) 

eine dat-Datei mit den jeweiligen Arbeitnehmern dieser Firma. 

Dieser Vorgang muss auch nur einmalig durchgeführt werden. Nur 

wenn eine neue Firma als neuer Mandant in LohnFix bearbeitet 

werden soll, muss hier auch diese neue Firma als *.dat-Datei aufgenommen 

werden. Außerdem müssen einmalig Grundeinstellungen 

zum Senden über die Menüpunkte „Einstellungen Datenübertragung“ 

und „AOK-Rechenzentrum wählen“ vorgenommen 

werden (siehe nächste Seite). 

Wähle: Firma hinzufügen 

In diesem Auswahlfenster werden viele „Lohnkartei-Dateien“ von 

verschiedene „einbezogene Firmen“ angezeigt. 

Markieren Sie jetzt nacheinander jede Lohnkartei (*.dat-Datei) und 

drücken auf den Button „Öffnen“. Dadurch wird diese Firma in das 

Auswahlfenster „einbezogene Firmen“ aufgenommen. 

Wähle: Einstellungen Datenübertragung 

In dieser Bildschirmmaske müssen Sie unbedingt alle Eingabefelder 

ausfüllen. Die SV-Übertragungen verlangen die Angabe des 

physikalischen Absenders. Der physikalische Absender / Datenlieferant 

kann, aber muss nicht die verursachende Firma sein. Wenn 

also ein Steuer- oder Buchführungsbüro die Daten sendet, dann ist 

deren Adresse hier anzugeben. Sie können für mehrere Firmen 

senden. Als Absender der Daten kann aber nur eine Betriebsnummer 

genommen werden, die im Eingabefenster „Einstellungen'“ 

einzutragen ist. Diese Betriebsnummer kann eine der Firmenbetriebsnummern 

sein (wenn eine der Firmen für die andere 

meldet) oder die des Beratungsbüros. 

Wähle: AOK-Rechenzentrum wählen 

Alle Beitragsnachweise und SV-Meldungen aller Kassen werden 

zuerst an ein Rechenzentrum gesendet, das dann diese an die 

einzelnen Krankenkassen verteilt. In diesem Fenster markieren Sie 

bitte mit der Maus das für Sie zuständige AOK-Rechenzentrum 

Ihres Bundeslandes und betätigen dann den Button „Okay“. Diesen 

Vorgang müssen Sie nur einmalig beim Start mit LohnFix 

ausführen. 



In diesem Fenster ein AOK-Rechenzentrum markieren: 

Beitragsnachweise der Krankenkassen senden 

Nachdem die Grundeinstellungen zum Senden der Daten erstellt 

wurden, soltte unbedingt zuerst eine Testübertragung gesendet 

werden. Dazu tragen Sie in das Eingabfeld „Adresse für TesteMail:“ 

Ihre eMail-Adresse ein und betätigen den Button „Testübertragung“. 

Jetzt betätigen Sie den Button „Datensätze d. Kassennachweise 

zusammenstellen“. In einem „Protokoll-Fenster“ wird 

dieser Vorganng aufgezeichnet und über einen Button „Protokoll“ 

kann das Protokoll auf dem Bildschirm dargestellt und gedruckt 

werden. Wenn keine Fehler festgestellt werden, wird rechts neben 

dem gerade betätigten Button der Button „eMail senden“ zum Betätigen 

freigegeben. Durch das Anklicken dieses freigegebenen 

Button „eMAil senden“ (mit dem Symbol der fliegenden Postkarte) 

wird zuerst geprüft, ob die Grund-Einstellungen zur Datenübertragung 

in Ordnung sind und ob Ihr Computer einen freien Zugang 

zum Internet hat. Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird die 

eMail jetzt gesendet. Nach dem Senden einer Testübertragung 

müssen Sie nach einiger Zeit eine Antwort-eMail auf Ihre gesendete 

Test-eMail auf Ihrem Computer erhalten. Damit wird angezeigt, 

daß alles in Ordnung ist. Sie können jetzt den gleichen Vorgang 

wiederholen, nur daß Sie jetzt vor dem Senden den Button „echte 

Übertragung“ betätigen. Jetzt wird die eMail an das AOK-Rechenzentrum 

gesendet und Sie erhalten vom Rechenzentrum nach 

einiger Zeit eine eMail als Bestätigung Ihrer eingegangenen eMail. 

Das Rechenzentrum verteilt Ihre gesendeten Beitragsnachweise 

an die entsprechenden Krankenkassen. Dabei erfolgt die Verteilung 

der Kassennachweise an die Kassen über die von Ihnen in 

der eMail mit übermittelten Betriebsnummern der Krankenkassen. 

Kassennachweise ansehen und drucken (dokumentieren) 

Bevor die Kassennachweise versendet werden, sollten diese über 

den Menüpunkt „Anzeige / zu sendende Nachweise“ angesehen 

werden. 

Wenn die Nachweise per eMail versendet wurden, kann man diese 

sich unter „Anzeige / bisherige Nachweise“ ansehen. Diese gesendeten 

Nachweise müssen unbedingt als Dokument für eine Prüfung 

gedruckt und aufbewahrt werden. Diese Nachweise bleiben 

für alle Zeiten über alle Jahre auf dem Computer gespeichert, so 

daß auch später diese Dokumente immer wieder zur Verfügung 

stehen. 

SV-Meldungen an die Krankenkassen senden 

In dem Hauptbild von SV-MeldeFix wählt man die dunkel grüne Lasche 

„SV-Meldungen“, die sich dann in hell-grün färbt und damit 

aktiv geschaltet ist. Hier sehen Sie einen vergleichbaren Bildschirm 

mit der gleichen Logik zum Versenden der SV-Meldungen 

wie vorher unter der Lasche „Kassennachweise“. 

Lasche „Beitragsnachweise“ 

Lasche „SV-Meldungen“ 

In dem mittleren gelben Fenster mit der Überschrift „Meldungen für 

die Mitarbeiter“ werden die zu versendenden Meldungen angezeigt. 

LohnFix erzeugt alle Meldungen automatisch. Es muß also 

nicht wie bei den Kassennachweisen durch die vorgezogene Meldung 

von Schätzwerten ein vorläufiger Kassennachweis erstellt 

werden und an MeldFix übergeben werden. Es werden alle SV- 

Meldungen immer erst durch das Buchen in der Lohnabrechnung 

erstellt und hier angezeigt. Wenn z.B. ein neuer Arbeitnehmer angelegt 

wird und das Eintrittsdatum eingetragen wird, so löst der 

reine Datums-Eintrag noch keine SV-Anmeldung aus. Sondern erst 

wenn für diesen Mitarbeiter eine Lohnabrechnung unter „Berichte I 

/ Lohnabrechnung“ erstellt und gebucht wird, wird die SV- 

Anmeldung erzeugt und steht hier für SV-MeldeFix zum Senden 

bereit. Der Ablauf zum Senden ist im Prinzip wie voher unter „Kassennachweise 

senden“ beschrieben. Nur wird hier zuerst der große 

Button „Datensätze der SV-Meldungen zusammenstellen“ betätigt 

und dadurch der Button „eMail senden“ freigegeben. Einige SV- 

Meldungen werden erst zum Versenden freigegeben, wenn der 

Monat in der „Abschluß-Übersicht“ geschlossen wurde. 

SV-Meldungen ansehen und drucken (dokumentieren) 

Die SV-Meldungen können genau so wie nach dem oben unter 

dem Thema Kassennachweise beschrieben angesehen und gedruckt 

werden. Dabei müssen alle SV-Meldungen als Dokument 

über diesen Menüpunkt „Anzeigen \ SV-Meldungen“ gedruckt werden. 



Meldungen ans Finanzamt – LStA und LStB 

Bevor eine Lohnsteueranmeldung LStA oder Lohnsteuerbescheinigung 

LStB an das Finanzamt elektronisch über das Internet gesendet 

werden kann, müssen die Grundeinstellungen eingegeben 

werden. 

Wähle: Stammdaten / Einstellungen Datenübertragung 

Hier werden die Stammdaten der gerade gewählten Firma angezeigt 

und können hier nicht verändert werden. Wenn Sie als „Buchführungsbüro 

oder Steuerberater“ oder als ein Mandant (Firma) für 

alle anderen Mandanten (Firmen) dieser Lohnbuchhaltung fungieren, 

betätigen Sie hier diesen Knopf „Buchführungsbüro oder Steuerberater“: 

Dadurch wird eine neue Seite in der Art wie hier dargestellt mit 

leeren Eingabefeldern geöffnet. Hier tragen Sie alle Firmendaten 

als „Datenlieferant und Datenersteller“ ein. Zu den anderen Angaben 

unter den Kartei-Laschen „Proxy“, „eMail“ und „ElsterAnmSt 

extern“ lesen Sie bitte die Hilfetexte durch. Auch auf den jeweiligen 

Karteilaschen befinden sich entsprechende Hilfetexte. 

Arbeitnehmer duplizieren 

Dieser Menüpunkt sollte nach Möglichkeit umgangen werden. 

Wenn ein Arbeitnehmer im laufenden Jahr austritt und dann nach 

einer Zeit wieder eintritt, dann ist das kein Grund diesen zu duplizieren. 

Sondern der schon in LohnFix vorhandene Arbeitnehmer 

wird über das neue Eintrittsdatum in dem Eintrittsmonat wieder 

weitergeführt. Dafür muß dann unter der Lasche „Betrieb“ das 

neue Eintrittsdatum für diesen Monat eingegeben und das alte 

Austrittsdatum entfernt werden. Ein Austrittsdatum wird dann erst 

beim erneuten Austritt des Arbeitnehmers in dem Austrittsmonat 

eingetragen und mit der Lohnabrechnung gebucht. Dieser Vorgang 

kann beliebig oft wiederholt werden. Für den Eintritt oder 

Austritt des Arbeitnehmers werden durch das Buchen der jeweiligen 

Monats-Lohnabrechnung automatisch die An- und Ab-SV- 

Meldungen für die Krankenkassen erzeugt. Diese SV-Meldungen 

stehen dann automatisch in SV-MeldeFix zum Versenden bereit. 

In seltenen Ausnahmen muß eine Duplizierung eines Arbeitnehmers 

vorgenommen werden. Zwei Gründe werden hier auf dieser 

Bildschirmseite erklärt. Aber bitte rufen Sie unbedingt vor einer Duplizierung 

die LohnFix-Kundenberatung an. 

Wähle: Optionen / Person duplizieren 



Kurzarbeitergeld -- KUG 

Das Kurzarbeitergeld ermöglicht bei vorübergehendem Arbeitsausfall 

die Weiterbeschäftigung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. 

Was ist neu am KUG ab 1.1.2009? 

Ab 1. Januar 2009 hat sich die Bezugsdauer von konjunkturellem 

Kurzarbeitergeld von sechs auf 24 Monate (wurde Ende April nochmals 

von 18 auf 24 Monate erhöht) verlängert. Die Regelung gilt 

für alle Beschäftigten, die Anspruch auf Kurzarbeitergeld bis zum 

31.Dezember 2009 haben. Es trifft also auch für diejenigen zu, die 

bereits im Jahr 2008 mit Kurzarbeit begonnen haben. 

Konjunkturelles Kurzarbeitergeld kann grundsätzlich bezogen werden, 

wenn die Reduzierung der Arbeitszeit arbeitsrechtlich vereinbart 

wurde. Zudem geht mit dem Arbeitsausfall eine erhebliche 

Kürzung des Lohnes oder Gehaltes einher. Mit der Neuregelung 

bleibt die versicherungspflichtige Beschäftigung auch mit Kurzarbeit 

erhalten. Die Zugangsvoraussetzungen zum Kurzarbeitergeld 

werden erleichtert und zugleich werden Antragstellung sowie Verfahren 

vereinfacht. 

KUG Ausfallgeldtabellen und neuer Lohnsteuertarif 2009 

Einige Arbeitsämter haben die Ausfallgeld-Tabellen noch nicht auf 

den neuen Lohnsteuertarif, der seit dem 6. März 2009 rückwirkend 

ab Januar 2009 gilt, umgestellt. Lesen Sie dazu den Text auf der 

letzten Seite. 

In welcher Höhe wird Kurzarbeitergeld gezahlt? 

Grundsätzlich beträgt das "konjunkturelle" Kurzarbeitergeld 60 Prozent 

des ausgefallenen Nettoarbeitsentgelts. Wenn ein Kind mit im 

Haushalt lebt, beträgt es 67 Prozent des Nettoarbeitsentgelts. 

Was muss ich tun, um KUG zu beantragen? 

Konjunkturelles Kurzarbeitergeld wird vom Unternehmen oder von 

der Betriebsvertretung beantragt. Der Arbeitsausfall muss bei der 

zuständigen Agentur für Arbeit vor Ort schriftlich angezeigt werden. 

Daraufhin entscheidet die Agentur für Arbeit unverzüglich, ob alle 

genannten Voraussetzungen vorliegen. 

Zwischenzeitlich zahlt das Unternehmen das Kurzarbeitergeld an 

die Beschäftigten aus. Im Anschluss daran richtet es einen schriftlichen 

Antrag auf Erstattung des von ihm verauslagten Kurzarbeitergeldes 

an die Agentur für Arbeit. Diese erstattet ihm dann seine 

entsprechenden Auslagen. 

Die Bundesagentur für Arbeit erstattet den Unternehmen 2009/ 

2010 die Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherungsbeiträgen 

zur Hälfte. 

Haben auch Zeitarbeiter Anspruch auf KUG? 

Ja, Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht grundsätzlich auch für 

Beschäftigte in der Zeitarbeitsbranche. Auch müssen Leiharbeitnehmer 

nicht erst entlassen werden, um das Kurzarbeitergeld für 

die Stammbelegschaft zu erhalten. Und ebenso erhalten auch befristet 

Beschäftige KUG. 

KUG - Lohnart bearbeiten 

Bitte führen Sie eine LohnFix-Aktualisierung durch. Ab der Version 

LF23/03/09 ist die KUG-Lohnart „KUG: Sollentgelt“ im Lohnartenfenster 

enthalten. 

Bei dieser neuen automatischen Variante „KuG automatisch“ 

werden Sollentgelt (normaler Lohn in der Zeit ohne Kurzarbeit) und 

Istentgelt (gearbeitete Stunden und gezahlter Lohn während der 

Kurzarbeit) eingegeben. Das auszuzahlende „Kurzarbeitergeld“ 

und pauschalierte „fiktive Entgelt“ werden vom Programm automatisch 

berechnet. 

Lohnartenfenster 

Hier steht jetzt die Lohnart „KUG: Sollentgelt“ zur Verfügung. 

Zuerst geben die in diesem Monat mit Kurzarbeit wirklich gearbeiteten 

Löhne als sogenanntes „Istentgelt“ ein. Istentgelt ist das im 

jeweiligen Abrechnugsmonat tatsächlich erzielte gesamte beitragspflichtige 

Bruttoarbeitsentgelt des Arbeitnehmers, zuzüglich aller 

ihm zustehenden Entgeltanteile. 

Nur die 6 folgenden Lohnarten können für die Berechnung des 

„Istentgeltes“ benutzt werden: 

- Gehalt 

- Stundenlohn 

- Zulagen 

- VWL-Zuschuss 

- Geldwertervorteil 

- Firmenwagen (steuerpflichtige Anteil des Arbeitnehmers) 

Einmalig gezahlte Arbeitsentgelte bleiben während der Kurzarbeit 

außer Betracht ! 



Wie in jedem anderen Monat ohne Kurzarbeit können Sie Ihre 

Lohnarten auch über den Button „Vormonatswerte übernhemen“ 

hierher kopieren und dann die normalen Stunden und Löhne in die 

Istwerte der Kurzarbeit ändern. 

Hier im Beispiel wurden die Lohnarten „Stundenlohn“, „vwL Zuschuss“, 

„Zulage“ und „geltwerter Vorteil“ als „Istentgelt“ benutzt. 

Zum besseren Verständnis für den Arbeitnehmer können Sie diese 

Lohnarten, so wie hier gezeigt, mit einer Bemerkung „Istentgelt 

KUG“ jeweils im der Spalte „Kommentar“ kennzeichnen. 

Das „Sollentgelt“ wurde mit der neuen Lohnart „KUG: Sollentgelt“ 

eingegeben. Als Sollentgelt werden die vollen, normal zu versteuernden 

und beitragspflichtigen Einnahmen bezeichnet, das der 

Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall im Abrechnungsmonat bei 

Vollarbeit erzielt hätte. Dazu gehören auch Zulagen wie z.B. vermögenswirksame 

Leistungen, Stellenzulagen usw.) und Sachbezüge. 

Die pauschalierten Lohnarten wie z.B. „Fahrgeld 15% AN“ sowie 

alle steuerfreien Zulagen und die Nettolohnarten wie „Abzug vom 

Nettolohn“ oder „Bezug zum Nettolohn“ können wie immer eingegeben 

werden, diese zählen aber nicht zum „Istentgelt KUG“ und 

auch nicht zum „KUG: Sollentgelt“. 

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt und Entgelte für Mehrarbeit sind 

für das „KUG: Sollentgelt“ wie beim „Istentgelt“ nicht zu berücksichtigen. 

Zum besseren Verständnis des im Folgenden beschriebenen 

geben Sie in LohnFix Ihre Werte ein und sehen sich die Lohnabrechnung 

an. Dazu haben wir hier im nächsten Bild eine Lohnabrechnung 

mit dem neuen zusätzlichen Angaben im Kasten „KuG- 

Abrechnung“ dargestellt. 

Das „Kurzarbeitergeld“ wird aus der Differenz des „Leistungssatz- 

Soll“ und „Leistungssatz-Ist“ berechnet. Das „Leistungssatz-Soll“ 

wird über einen Schlüssel dem „Leistungssatz 1 oder 2“ je nach 

dem Familienstand des Arbeitnehmers aus dem „Sollentgelt“ 

berechnet. Genauso wird der Betrag des „Leistungssatz-Ist“ aus 

dem „Istentgelt“ ermittelt. Die Beträge „Leistungssatz-Soll“ und 

„Leistungssatz-Ist“ werden auch als „pauschalierte Nettoentgelte“ 

bezeichnet. 

Der erhöhte „Leistungssatz 1“ (67 Prozent) wird für die Arbeitnehmer 

mit Kinder verwendet. Für die übrigen Arbeitnehmer wird der 

normale „Leistungssatz 2“ (60 Prozent) verwendet. Diese Leistungssätze 

1 oder 2 werden in LohnFix automatisch über die 

Lohnsteuerklasse gewählt. 

In bestimmten Fällen werden die Kinderfreibeträge auf die Lohnsteuerkarte 

nicht eingetragen, z.B. bei Steuerklassen 5 oder 6 oder 

falls die Kinder ihren Wohnsitz im Ausland haben. In diesen Fällen 

kann der „Leistungssatz 1“ nur beim Vorliegen einer Bescheinigung 

der Agentur für Arbeit über die Berücksichtigung solcher 

Kinder zugrunde gelegt werden. In LohFix wird jetzt für diese Fälle 

erlaubt, die Kinderfreibeträge auch bei Steuerklassen 5 und 6 

einzugeben (auf die errechnete Steuer hat es keine Auswirkung). 

Durch den neuen Kasten „KuG-Abrechnung“ auf der Lohnabrechnung 

kann man leicht nachvollziehen, welche Beträge der Lohneingabe 

zum Soll- und Istentgeld addiert wurden und wie daraus 

das Kurzarbeitergeld ermittelt wird. 

neue Anzeige „KuG – Abrechnung“ 

Ausfallstunden angeben für KUG-Bericht / Formular 

Im Normalfall – KUG ohne Krankengeld vor, nach oder während 

KUG - werden die Ausfallstunden bei der Berechnung von Kurzarbeitergeld 

nicht berücksichtigt, aber auf der KuG-Abrechnungsliste 

sollten diese Stunden ausgewiesen werden. Deshalb sollten für die 

Berechnung von Ausfallstunden auf der Seite "Urlaub/Fehlzeiten" 

die ausgefallene Tage wegen KuG mit Fehlzeit "KUG-Ausfallzeit" 

belegt werden. Vom Programm werden diese Tage auf der Basis 

von Wochenstunden und Arbeitswochenlänge (5 oder 6 Tagen) in 

Stunden umgerechnet und in dem „Bericht II / Bericht KUG“ in der 

Spalte 3 als „Umfang des Arbeitsausfalls (Anzahl der Kug-Ausfallstunden)“ 

gedruckt. 

ACHTUNG: 

Diese Fehlzeiten müssen unbedingt vor dem „Abrechnung buchen“ 

in der Lohnabrechnung eingegeben werden, da diese sonst im 

Bericht „KUG-Abrechnungsliste“ von „Berichte II / Bericht KUG“ 

nicht aufgeführt werden. 

Arbeitsunfähigkeit - Krankheit vor, nach, während KUG 

Zuerst muss unterschieden werden, ob der Arbeitnehmer während 

seiner Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) sich noch in der Zeit der 

Lohnfortzahlung (LFZ) befindet oder ob der Arbeitnehmer von der 

Krankenkasse Krankeldgeld bezieht. Deshalb werden in den 

folgenden Abschnitte die verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten 

dargestellt. 

Arbeitsunfähigkeit – Krankengeldbezug (Krankenkasse) 

Bei einer Arbeitsunfähigkeit mit Krankengeldbezug von der Krankenkasse 

wird keine KUG-Abrechnung durchgeführt. Die Tage 

müssen mit der Fehlzeit „Krankengeld" belegt werden. 



Arbeitsunfähigkeit – Lohnfortzahlung (LFZ) 

Wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Lohnfortzahlung hat, 

hängt die Bearbeitung davon ab, ob der Arbeitnehmer vor dem 

KuG erkrankte oder die Arbeitsunfähigkeit während des Bezuges 

von Kug eintritt. Deshalb hier die Darstellung der verschiedenen 

Möglichkeiten a) und b). 

a) Arbeitsunfähigkeit - Beginn während KUG 

In diesem Fall müssen die Ausfalltage wegen KuG mit der Fehlzeit 

„KUG-Ausfallzeit“ belegt werden und die Tage der Arbeitsphase 

mit der Fehlzeit „Krankheit" wegen der Lohnfortzahlung. Die 

Bezahlung erfolgt gleich, wie bei nicht erkrankten Arbeit-nehmern. 

Beispiel 1 : 

Mit dem Arbeitsamt vereinbarter KUG-Anspruchzeitraum läuft ab 

1.3. des Jahres. Die Ausfallphase Kurzarbeit ist vom 1.3. bis zum 

15.3. Ab dem 16.3 bis zum Monatsende wird gearbeitet. 

Ein Arbeitnehmer wird ab dem 10.3. arbeitsunfähig und bleibt bis 

Monatsende krank mit Anspruch auf Lohnfortzahlung (LFZ). 

Man muss dann für diesen Arbeitnehmer folgende Fehlzeiten eintragen: 

- vom 01.03. bis 15.03. --- „KuG-Ausfallzeit“ 

- vom 16.03. bis 31.03. --- „Kranheit“ (Lohnfortzahlung) 

Die Fehlzeit „Krank-LFZ whrd. KUG (´KrG´)“ kommt überhaupt 

nicht in Betracht. Diese Fehlzeit kommt nur bei Arbeitsunfähigkeit 

vor Beginn der Kurzarbeit in betracht (siehe nächster Abschnitt und 

Beispiel 2). 

b) Arbeitsunfähigkeit - Beginn vor KUG 

Falls der Arbeitnehmer bereits vor den KuG-Zeiten krank war und 

den gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung (LFZ) hat, müssen 

die Tage der Arbeitsunfähigkeit mit Fehlzeit „Krank-LFZ whrd. KUG 

(´KrG´)“ belegt werden. Diese Fehlzeit wird in der „Kug- 

Abrechnungsliste“ des Arbeitsamtes in der Spalte 3 „Umfang des 

Arbeitsausfalls (Anzahl der Kug-Ausfallstunden)“ mit dem Kurzzeichen 

„KrG“ angegeben. Dieser Arbeitsausfall wird vom Arbeitsamt 

auch als Zeit mit „Krankengeld in der Höhe von KUG“ benannt. 

Diese Fehlzeit wird in den Planer bei den einzelnen Tagen mit dem 

Text „krank, LFZ während KUG“ geschrieben. Die entsprechenden 

Stunden werden auf der gedruckten Kug-Abrechnungsliste in der 

Spalte 3 als „KrG“-Stunden aufgeführt. Für den Arbeitnehmer 

ändert sich hier nichts, er bekommt das normale Kurzarbeitergeld. 

Das Kurzarbeitergeld wird dem Arbeitgeber nicht vom Arbeitsamt, 

sondern von der zuständigen Krankenkasse erstattet. 

Wenn im Zeitraum der Kurzarbeit neben dem Ku-Geld noch die 

Lohnfortzahlung bei Krankheit (oder im Sprachgebrauch der 

Krankenkassen „Krankengeld in Höhe von KUG“ oder kurz benannt 

als „KrG“) angefallen ist, sind die Leistungen anteilig entsprechend 

dem Umfang des Arbeitsausfalls, der auf die einzelnen 

Sozialleistungen entfällt, zu berechnen. 

Beispiel 2 : 

In diesem Beispiel werden die Samstage und Sonntage bei KUG 

nicht berücksichtigt. Beantragter KUG-Anspruchszeitraum des 

Betriebes März/2009. Bei einem Arbeitnehmer tritt Arbeitsunfähigkeit 

mit Anspruch auf Lohnfortzahlung vom 26. Februar bis einschließlich 

07. März ein. Ohne diese Arbeitsunfähigkeit hätte 

dieser Arbeitnehmer vom 02. März (1.3. = Sonntag) bis zum 06. 

März (KrG-Stunden = 40 Stunden) kurzarbeiten müssen. Kurzgearbeitet 

hat er in der Zeit vom 16. bis 27. März (KuG-Stunden = 80 

Stunden). In der Zeit vom 09. bis 13. und 30. und 31. März wurde 

normal gearbeitet. 

Da die Arbeitsunfähigkeit vor dem betrieblichen Beginn der Kurzarbeit 

eingetreten ist, besteht vom 02. bis 06. März (40 Stunden) 

Anspruch auf Lohnfortzahlung während Krankenheit in Höhe des 

KUG, das der Arbeitgeber im Auftrag der Krankenkasse zahlt und 

von dieser erstattet bekommt. Annahme: das gesamte KuG beträgt 

600 EUR. 

Die Höhe des Anspruchs auf Lohnfortzahlung während Krankenheit 

in Höhe des KUG wird als 600 / (40 + 80) * 40 = 200 € 

errechnet. Dieser Anspruch wird dem Arbeitgeber von der Krankenkasse 

erstattet. 

Der zu erstattende Anspruch vom Arbeitsamt wird als 600 / (40 + 

80) * 80 = 400 € errechnet. 

Fehlzeiten aus Beispiel 2 im „Urlaub/Fehlzeit-Planer“ eintragen: 

- vom 02.03. bis 06.03. --- „Krank-LFZ während KuG (´KrG´)“ 

- vom 16.03. bis 27.03. --- „KuG-Ausfallzeit“ 

Fehlzeit „KuG-Ausfallzeit“ 

Fehlzeit „Krank-LFZ während KuG (´KrG´)“ oder auch 

„KrG“ = „Krankengeld in der Höhe von KUG“ benannt 



Feiertage während Kurzarbeit 

Falls gesetzliche Feiertage in die Ausfallzeit der Kurzarbeit fallen, 

dürfen diese Tage im Urlaubs-Fehlzeiten-Planer nicht mit der Fehlzeit 

„KUG-Ausfallzeit“ belegt werden, da diese Tage vom Arbeitgeber 

in voller Höhe des normalen Lohns bezahlt werden müssen. 

Daher müssen diese Tage auch bei der Angabe des „Istentgelts“ 

berücksichtigt werden. 

Bericht KUG – Ausdruck KUG - Formular 

Unter dem Menüpunkt „Berichte II / Bericht KUG“ können Sie das 

Formular für die „Kug-Abrechnungsliste – Anlage zum Leistungsantrag“ 

drucken lassen. 

Hier sehen Sie mit den Zahlen aus dem Beispiel 2 der Vorseite 

den Ausdruck der „Kug-Abrechnungsliste“ mit der Fehlzeit „Krank- 

LFZ whrd. KUG (´KrG´)“ bei Lohnfortzahlung während Krankheit. 

Dadurch werden in der Spalte 3 des Formulars zusätzlich zu den 

Stunden „KuG:“ auch die Stunden für „andere Sozialleistungsstunden“ 

unter dem Begriff „KrG:“ angegeben. Dadurch wird in der 

Spalte 9 die „Durchschnittliche Leistung pro Stunde“ angegeben 

und damit dann in der Spalte 10 „Auszuzahlendes Kurzarbeitergeld“ 

aus der Spalte 3 und 9 berechnet und nicht wie sonst im Normalfall 

ohne Krankheit aus Spalte 7 und 8 aus dem Leistungssatz 

des Soll- und Ist-Entgelts berechnet. 

Wenn wie hier in dem Beispiel 2 der Arbeitnehmer vor der Kurzarbeit 

krank wurde und noch während der Kurzarbeit krank mit 

Lohnfortzahlung (LFZ) bleibt, muß die Krankenkasse das Kurzarbeitergeld 

dem Arbeitgeber erstatten. In diesem Fall wird neben 

der „Kug-Abrechnungsliste“ für das Arbeitsamt auch diese „Abrechnungsliste 

für Krankengeld in der Höhe von KUG“ zum 

Ausdruck bereitgestellt: 

In dieser „Abrechnungsliste für Krankengeld in der Höhe von KUG“ 

werden mit den Stunden „KrG:“ in der Spalte 3 als „Umfang des 

Arbeitsausfalls (Anzahl der Kug-Ausfallstunden)“ das „Ausgezahlte 

Krankengeld in Höhe von KUG“ in Spalte 10 berechnet und 

gedruckt. In der letzten Zeile dieses Formulars wird dann für alle 

betroffenen Arbeitnehmer die „Summe-KrG“ gelistet. 

Sozialversicherungsbeiträge während der Kurzarbeit 

Die im Folgenden beschriebenen Berechnungen führt LohnFix 

automatisch durch. 

Die SV-Beiträge vom tatsächlich erzielten Bruttoarbeitsentgelt (sogenannter 

Kurzlohn) werden in der üblichen Weise berechnet und 

grundsätzlich je zur Hälfte vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer 

getragen. Das gilt auch für die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung. 

Für die Beiträge, die auf den Entgeltausfall mit Anspruch auf Kurzarbeitergeld 

entfallen, gelten jedoch besondere Regelungen. Für 

den Entgeltausfall eines pflichtversicherten KUG-Empfängers werden 

die Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung 

nach einem fiktiven Arbeitsentgelt berechnet. Das 

fiktive Arbeitsentgelt wird als 80 v.H. des Unterschiedsbetrages 

zwischen dem ungerundeten Sollentgelt und dem ungerundeten 

Istentgelt berechnet. Die Beiträge hat der Arbeitgeber allein zu 

tragen. 

Erstattung der Arbeitgeber-SV-Beiträge durch das Arbeitsamt 

Als eine Maßnahme des Konjunkturpakets II der Bundesregierung 

wurde für Arbeitgeber eine Erstattung der Aufwendungen zur Sozialversicherung 

der Arbeitnehmer in Kurzarbeit beschlossen. Betriebe 

können sich also die Arbeitgeber-Beitragsanteile zum überwiegenden 

Teil von der Arbeitsagentur zurückholen. 

Pauschal ausgedrückt beträgt die Erstattung die Hälfte, im besonderen 

Fall sogar die gesamten Aufwendungen. Dieser besondere 

Fall liegt dann vor, wenn sich die in Kurzarbeit befindlichen Arbeitnehmer 

in Qualifizierungsmaßnahmen fortbilden. 

Ende April 2009 wurde bekanntgegeben, dass die Bundesagentur 

für Arbeit (BA) künftig den Arbeitgebern die Sozialversicherungsbeiträge 

nach 6 Monaten auch ohne Qualifizierungsmaßnahmen 

der Arbeitnehmer voll erstattet. 

Die Neuregelung gilt ab Februar 2009. Die neue Antragsformulare 

mit entsprechenden Feldern für die Erstattung von SV-Beiträgen 

können von der Web-Seite des Arbeitsamtes runter geladen werden. 

Name der Datei : „V-Kug-107-Leistungsantrag.pdf" unter 

http://www.arbeitsagentur.de/zentraler-Content/Vordrucke/A06- 

Schaffung/Publikation/ (gültig ab Februar"2009). 

Den vom Arbeitsamt zu erstattenden SV-Beitrag wird von LohnFix 

in der „Kug-Abrechnungsliste“ unter „Berichte II / Bericht KUG“ in 

der Fußzeile unter „Summe pauschalieter SV-Erstattung“ angezeigt. 

Dieser zu erstattende SV-Beitrag wird wie folgt aus den Werten der 

„Kug-Abrechnungsliste“ berechnet: 

a) bei 50% Erstattung: 

SV-Erstattung = (Spalte 4 - Spalte 5) * 0.8 * 19.6 % 

b) bei 100% Erstattung: 

SV-Erstattung = (Spalte 4 - Spalte 5) * 0.8 * 39.2 % 

Spalte 4 = Sollentgelt aus der Spalte 4 in Kug-Abrechnungsliste 

Spalte 5 = Istentgelt aus der Spalte 5 in Kug-Abrechnungsliste 

Gleitzone und KUG 

Wenn ein Arbeitnehmer mit seinem Lohn in der „Gleitzone 400,01 

– 800 € “ geschlüsselt wurde, kann es in der Zeit der Kurzarbeit 

bei der Lohnabrechnung zu Problemen kommen. 

Man darf die Schlüsselung auf keinen Fall von „Geringfügigkeit, 

Gleitzone“ gleich „nein“ auf „Gleitzone 400,01-800 €“ stellen, wenn 

das Sollentgeld (normaler Lohn in der Zeit ohne Kurzarbeit) z.B. 

1200,00 € ist und durch die Kurzarbeit das Istentgelt (gearbeitete 

Stunden und gezahlter Lohn während der Kurzarbeit) gleich 600,00 

€ beträgt. 

Wenn das Sollentgelt z.B. 750,00 € und das Istentgelt 450,00 € 

beträgt, kann die Schlüsselung „Gleitzone…“ auch während KUG 

bestehen bleiben. 

Wenn das Sollentgelt z.B. 600,00 € und das Istentgelt 200,00 € 

beträgt, muss von „Gleitzone 400,01-800 €“ auf „Geringfügigkeit, 

Gleitzone“ gleich „nein“ umgeschlüsselt werden. Wenn Sie in 

iesem Fall die Einstellung „Gleitzone 400,01-800 €“ beibehalten, 



wird die Lohnabrechnung verhindert und es steht in einem Fehlerfenster: 

Hinweis: SV-Brutto liegt unter der Gleitzone ab € 400,01. 

(Unterschreitung bei schwankendem Monatseinkommen möglich) 

Lohnart „Zusätzliches Istentgelt“ während Kurzarbeit 

Diese Lohnart bitte auf keinen Fall dafür benutzen, das normale 

„Istentgelt“ wie in der bisherigen „KuG manuell“ als Lohnart 

„fiktives Entgelt KUG“ einzugeben! 

Falls im Abrechnungsmonat mit Kurzarbeit das Arbeitsentgelt 

(Istentgelt) aus anderen als wirtschaftlichen Gründen (z.B.. unbezahlter 

Urlaub, Bummeltage, Krankengeldbezug von der Krankenkasse, 

Beendigung oder Beginn des Arbeitsverhältnisses usw.) 

gemindert wurde, ist das Istentgelt als sogennates „Zusätzliches 

Istentgelt“ in diesen Fällen um den Betrag zu erhöhen, um den das 

zu zahlende Arbeitsentgelt durch diese Sonder-Fehlzeiten vermindert 

wurde. Das so ermittelte Entgelt muß über die Loahnart "Zusätzliches 

Istentgelt" eingegeben werden. Normalerweise ist diese 

Lohnart deaktiviert und erscheint in der Liste von Lohnarten nicht. 

Um diese zusätzliche Lohnart zu aktivieren, rufen Sie bitte den 

LohnFix-Support an. 

In diesem Sonderfall ist als Sollentgelt das Arbeitsentgelt zugrunde 

zu legen, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall im Abrechnungsmonat 

erzielt hätte. Das Sollentgelt darf nicht um die 

hier oben beschriebenen Sonder-Fehlzeiten der Entgeltminderung 

gekürzt werden. 

KUG Stammnummer eingeben 

Wählen Sie unter „Stammdaten / Firmenverwaltung“ die Lasche 

„Sonstiges“ und geben diese in dem Eingabefeld „KuG-Stammnummer“ 

ein. 

„KuG-Stammnummer“ 

„Neuer Steuertarif 2009“ gültig „für KuG ab“ 

KUG Ausfallgeldtabellen und neuer Lohnsteuertarif 2009 

Einige Arbeitsämter haben die Ausfallgeld-Tabellen noch nicht auf 

den neuen Lohnsteuertarif, der seit dem 6. März 2009 rückwirkend 

ab Januar 2009 gilt, umgestellt. Daher verlangen diese Arbeitsämter, 

dass mit dem alten Lohnsteuertarif gearbeitet werden muss. 

Deshalb können Sie in LohnFix einstellen, ab wann der neue Lohnsteuertarif 

für die Kug-Berechnung gelten soll. 

Deshalb können Sie in LohnFix unter „Stammdaten / Firmenverwaltung“ 

auf der Lasche „Sonstiges“ einfach mit einem Monatsschalter 

einstellen, ab wann der neue Lohnsteuertarif für die Berechnung 

des KUG gültig sein soll. Stellen Sie unter dem Text 

„Neue Steuertarif 2009“ „für KuG ab“ den Monat ein (siehe Bild 

oben). 

Altersteilzeit – „alte ATZ“ und „neue ATZ“ 

Bis zum 30.6.2004 konnten ATZ-Verträge, hier kurz als „alte ATZ“ 

genannt, nach einem Verfahren abgeschlossen werden und ab 

dem 1.7.2004 nach einem anderen Verfahren, hier kurz „neue 

ATZ“ genannt, abgeschlossen werden. Neue Verträge für das 

„neue ATZ“ können momentan nur noch bis zum 31.12.2009 abgeschlossen 

werden. Das „alte ATZ“ läuft zum überwiegenden Teil 

der Verträge mit einer Laufzeit von 5 Jahren (nur wenige Ausnahmen 

mit 6 Jahren Laufzeit) in diesem Jahr 2009 aus. 

In LohnFix wird daher nur noch das „neue ATZ“ realisiert. Zum 

Verständnis werden hier nur kurz die wichtigsten Unterschiede des 

„alten ATZ“ und „neuen ATZ“ direkt gegenübergestellt: 

a) In der „alten ATZ" Variante wurde bei der Berechnung des Aufstockungsbetrags 

und zusätzlichen RV-Beitrags nicht nur das 

Teilzeitbrutto, sondern auch das Vollzeitbrutto vor der Altersteilzeit 

benutzt. 

b) Bei der Berechnung des Aufstockungsbetrags muss man bei 

der „alten ATZ" Variante nach 20%-Aufstockung noch überprüfen, 

daß das neue Netto nicht weniger als 70 % vom Mindestnetto ist. 

Für die Ermittlung des Mindestnetto gibt es vom Arbeitsamt spezielle 

Tabellen bzw. einen Programmablaufplan (ähnlich wie bei 

den Kug-Tabellen). Bei der "neuen" Variante braucht man dieses 

„Mindestnetto“ nicht mehr. 

c) Bei der "alten ATZ" Variante muss man jeden Monat für die Erstattung 

eine sogenannte ATZ-Abrechnungsliste für das Arbeitsamt 

ausdrucken (ähnlich wie bei Kug-Abrechnung). Bei der "neuen 

ATZ" Variante wird der Antrag auf die Erstattung einmal ausgefüllt 

und der Erstattungsbetrag bleibt während der gesamten Laufzeit 

gleich. 

Bearbeitung der Altersteilzeit für einen Arbeitnehmer 

Zuerst wählt man bei dem Arbeitnehmer auf der Lasche „Steuer-, 

SV-Daten“ den Personengruppenschlüssel (PGS) „103 = in Altersteilzeit 

beschäftigt“ aus. Standardmäßig werden mit diesem PGS = 

103 in LohnFix jetzt alle Lohnarten, außer „vwL-Zuschuß" und 

„Firmenwagen" (Beträge werden bei ATZ nicht halbiert), als „aufstockungsfähig" 

(für die Netto-Aufstockung) betrachtet. Die letztgenannten 

zwei werden als „100%-Leistungen" ohne Aufstockung 

behandelt. 

Bei Bedarf kann die „Aufstockungsfähigkeit" einer Lohnart über die 

neuen Lohnarten „ATZ-100%-Leistung-mit-Aufstockung" für „vwL- 

Zuschuß" und „Firmenwagen" bzw. „ATZ-Lohnarten-ohne-Aufstokkung" 

für alle anderen Lohnarten geändert werden. Diese Lohnarten, 

hier als „Quasi-Lohnarten“ bezeichnet, sind keine selbständigen 

Lohnarten und werden nur zur Änderung der „Aufstockungsfähigkeit" 

von anderen Lohnarten benutzt. Der Verweis auf andere 

Lohnarten wird über die Spalte „Kommentar" geregelt. 

Damit man die „Aufstockungsfähigkeit“ von Lohnarten ändern 

kann, muss man diese Quasi-Lohnarten aus dem versteckten Bereich 

(siehe Beschreibung im Folgenden) aktivieren. 

Die Quasi-Lohnarten werden nur in ATZ-Sonderfällen, wie im 

Folgenden beschrieben, benötigt. 

Bei der Quasi-Lohnart „ATZ-100%-Leistung-mit-Aufstockung" wird 

in der Spalte „Kommentar“ in dem Eingabefeld der Text "VWL" 

bzw. "Firmenwagen" oder beides eingetragen. Bei der Quasi-Lohnart 

„ATZ-Lohnarten-ohne-Aufstockung" wird die Zeilennummer 

(bzw. Zeilennummern) der betroffenen Lohnart eingetragen (z.B. 

„Zeile 2, Zeile 3" usw.). 

Bei der neuen Lohnart "ATZ-Mehrarbeit" erfolgt keine Aufstockung 

sowohl bei Netto als auch beim zusätzlichen RV-Beitrag. 



Hinweise zu den Lohnarten während ATZ 

Bei der ATZ-Abrechnung sollte man bei den Lohnarten folgendes 

beachten: 

a) Laufendes Entgelt wie Stundenlohn, Gehalt, Zulagen (z.B. 

Schmutzzulage, Schichtzulage usw.), SFN-Zuschläge sind aufstokkungsfähig 

und werden bei der 20%-Aufstockung vom Netto sowie 

als auch bei der Berechnung des zusätzlichen RV-Beitrags berücksichtigt. 

b) Sogenannte 100%-Leistungen (z.B. AG-VWL-Zuschlag, Kontoführung, 

Firmenwagen usw.) werden bei ATZ nicht halbiert und 

werden normalerweise auch nicht bei der 20%-Aufstockung 

berücksichtigt. Aber es gibt Arbeitsverträge, wo diese 100%- 

Leistungen auch aufstockungsfähig sind. Bei der Berechnung des 

zusätzlichen RV-Beitrags sind diese 100%-Leistungen immer zu 

berücksichtigen und zwar unabhängig davon, ob diese um 20% 

aufgestockt werden oder nicht. 

c) Die Lohnart „Mehrarbeit“ (Überstunden) darf sowohl bei der 

Berechnung der 20%-Aufstockung als auch bei der Berechnung 

des zusätzlichen RV-Beitrags nicht berücksichtigt werden. 

d) Die Eimalzahlungen werden aus der Aufstockung rausgenommen. 

Obwohl es Arbeitsverträge gibt, wo die Einmalzahlungen 

auch auf 20% aufgestockt werden. In LohnFix ist diese Sonderausnahme 

nicht realisiert. Bei der Berechnung des zusätzlichen RV- 

Beitrags werden die Enmalzahlungen auch in solchen Sonderfällen 

rausgenommen. 

e) Standardmäßig werden alle laufenden (ohne Einmalzahlungen) 

SV-pflichtige Lohnarten zum aufstockungsfähigen Regelarbeitsentgelt 

addiert. Bei Gehaltsumwandlung (betriebliche Altersversorgung) 

wird das Regelarbeitsentgelt um den entsprechenden Betrag 

vermindert. Ausnahme: die Lohnart für AG-VWL-Zuschuss und der 

Vorteil für den Firmenwagen werden aus der 20%-Aufstockung 

rausgenommen.. Bei der Berechnung des zusätzlichen RV- 

Beitrags werden diese Beträge auch immer berücksichtigt. 

f) Falls für einen Arbeitnehmer der vwL-Zuschuss bzw. Vorteil für 

den Firmenwagen doch in die 20%-Aufstockung einbezogen werden 

soll, dann muß man die zusätzliche neue Quasi-Lohnart „ATZ- 

100%-Leistung-mit-Aufstockung" benutzen. Es ist keine selbständige 

Lohnart, nur ein Verweis auf eine andere Lohnart. Die Spalten 

„Anzahl" und „EUR/Anzahl" bleiben leer und nur im der Spalte 

„Kommentar" wird der Text "VWL" oder "Firmenwagen" (oder 

beides) eingetragen. 

Das gleiche gilt für den umgekehrten Fall. Wenn man eine laufende 

Lohnart aus der 20%-Aufstockung rausnehmen will, sollte man 

die neue Quasi-Lohnart „ATZ-Lohnarten-ohne-Aufstockung" benutzen. 

Hier in der Spalte „Kommentar" müssen dann die Zeilennummern 

für die nicht aufstockungsfähigen Lohnarten eingeben (z.B. 

Zeile3, Zeile 5) werden. 

g) Für die Mehrarbeit (Überstunden) muss bei einer ATZ-Abrechnung 

eine neue Lohnart „ATZ-Mehrarbeit" benutzt werden. 

Verdienstabrechnung – Darstellung der ATZ 

Durch die Kennung des Arbeitnehmers mit dem Personengruppenschlüssel 

PGS = 103 werden auf der Verdienstabrechnung die zusätzlichen 

Parameter für die ATZ-Abrechnung in einem zusätzlichen 

Rahmen dargestellt. 

Hier werden für das Beispiel 4 (siehe 11 Beispiele am Ende) – eine 

ganz normale Lohnabrechnung ohne die zusätzlichen neuen Quasi-Lohnarten 

- die Eingabe und die Lohnabrechnung gezeigt. 

vwL-Zuschuß € 13,00 plus Firmenwagen € 150,00 zusammen € 

163,00 als normale „ATZ-100%-Leistung (ohne Aufstockung)“ 

Beispiel für „ATZ-100%-mit-Aufstockung“ 

Hier werden für das Beispiel 7 (siehe 11 Beispiele am Ende) die 

Eingabe und die Lohnabrechnung, mit der Besonderheit „vwL-AG- 

Zuschuß“ und „Firmenwagen“ werden laut Arbeitsvertrag doch mit 

20% aufgestockt, dargestellt. Dafür wird die neue Quasi-Lohnart 

„ATZ-100%-mit-Aufstockung“ benutzt. In der Spalte „Kommentar“ 

musst dann der Text „VWL, Firmenwagen“ eingegeben werden: 



Beispiel für „ATZ-Lohnarten-ohne-Aufstockung“ 

Hier werden für das Beispiel 9 (siehe 11 Beispiele am Ende) die 

Eingabe und die Lohnabrechnung dargestellt. Die Besonderheit, 

dass ein Geltwertervorteil als eine sonst 100%-Leistung (z.B. 

Wohnungsüberlassung) laut Arbeitsvertrag ohne 20% Aufstockung 

gerechnet werden muss. Dafür wird die neue Quasi-Lohnart „ATZ- 

Lohnarten-ohne-Aufstockung“ benutzt. In der Spalte „Kommentar“ 

steht dann der Text „Zeile 2“: 

ATZ-Beispiele 

Hier werden einige Beispiele manuell berechnet, die man in 

LohnFix eingeben kann und dann in den Ausdrucken vergleichen 

kann. Dabei werden hier nach den ATZ-Regeln jeweils 50% des 

Normal-Lohns eingegeben. 

Beispiel-1 

Standard-Fall 

Lohnarten 

- Gehalt : 1250,00 

- Zulage : 250,00 

(keine Einmalzahlungen während ATZ, sondern Urlaubs- 

und Weihnachtsgeld in monatliche Raten als 

laufender Lohn umgewandelt ) 

- Alte Direktversicherung: 180,00. 

(pauschal. besteuert mit 20 %, SV-frei, darum kein 

Einfluß auf Regelarbeitsentgelt) 

Hier werden keine zusätzlichen neuen Lohnarten benutzt. 

Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 1250,00 + 250,00 = 1500,00; 

Aufstockungsbetrag = 1500,00 * 0,2 = 300,00; 

Zusätzliches RV-Brutto = 1500,00 * 0,8 = 1200,00 ; 

zusätzlicher RV-Beitrag = 1200,00 * 0,199 = 238,80; 

RV_AN = 1500,00 * 0,0995 = 149,25; 

RV_AG = 149,25 + 238,80 = 388,05 

Beispiel-2 

Besonderheit: 

das zusätzliche RV-Brutto wird auf 90 % der RV-BBG begrenzt. 

Lohnarten : 



Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 2750,00,00; 


zusätzliches RV-Brutto = 2750,00 * 0,8 = 2200,00; 

RV-Luft = 5400,00 * 0,9 – 2750,00 = 2110,00 

zusätzliches RV-Brutto = 2110,00; (begrenzt) 

zusätzlicher RV-Beitrag = 2110,00 * 0,199 = 419,89 

RV_AN = 2750,00 * 0,0995 = 273,63; 

RV_AG = 273,63 + 419,89 = 693,52 

Beispiel-3 

Besonderheit: 

das Regelarbeitsentgelt wird auf RV-BBG begrenzt. 




Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 5400,00 (auf BBG begrenzt) 


zusätzliches RV-Brutto = 0 

zusätzlicher RV-Beitrag = 0 

RV_AN = RVAG = 5400,00 * 0,0995 = 537,30 

Beispiel-4 

Besonderheit: 

„AG-VWL-Zuschuß“ und „Firmenwagen“ als sogenannte 100%-Leistungen 

(Beträge werden bei ATZ nicht halbiert). Normalerwiese 

erfolgt bei solchen Leistungen keine 20%-Aufstockung. Bei der 

Berechnung vom zusätzlichen RV-Brutto werden diese Beträge berücksichtigt 



- AG-VWL-Zuschuß: 13,00 

- Firmenwagen: 150,00 

- VWL-Überweisung: 40,00 


Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 1200,00; 


zusätzliches RV-Brutto = (1200,00 + 13,00 + 150,00) * 0,8 = 

1090,40; 


RV_AN = (1200,00 + 13,00 + 150,00) * 0,0995 = 135,62; 

RV_AG = 135,62 + 216,99 = 352,61 



Beispiel-5 

Besonderheit: 

Gehaltsumwandlung (AN-Beitrag an eine Pensionskasse). 

Der Betrag vermindert das Regelarbeitsentgelt. 

Lohnarten: 


- AN-Beitrag an eine Pensoionskasse: 180 


Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 1500,00 - 180,00 = 1320,00; 


zusätzliches RV-Brutto = 1320,00 * 0,8 = 1056,00; 


RV_AN = 1320,00 * 0,0995 = 131,34; 

RV_AG = 131,34 + 210,14 = 341,48 

Beispiel-6 

Besonderheiten: 

- Firmenwagen (ohne 20%-Aufstocking) 

- das RV.Brutto bei ATZ ist größer als das bisherige RV-Brutto 



- Firmenwagen: 500,00 (ohne 20%-Aufstocking) 


Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 1500,00; 


Zusätzliches RV-Brutto = (1500,00 + 500) * 0,8 = 1600,00; 


RV_AN = (1500,00 + 500,00)* 0,0995 = 199,00; 

RV_AG = 199,00 + 318,40 = 517,40 

RV_ges = 199,00 + 517,40 = 716,40 

Der vorherige (vor ATZ) RV-Beitrag war: 

(3000,00 + 500,00) * 0.199 = 696,50 

Das ist zwar absurd, aber die Krankenkassen wollen es so. 

Beispiel-7 

Besonderheiten: 

- Firmenwagen 

- VWL-AG-Zuschuß 

Normalerweise werden diese 100%- Leistungen nicht aufgestockt.. 

Aber im Arbeitsvertrag wurde geregelt, daß diese Beträge auch mit 

20% aufgestockt werden. 



- Firmenwagen: 200,00 

- AG-VWL-Zuschuß: 40,00 

- VWL-Überweisung: 40,00 

- „ATZ-100%-Leistungen-mit-Aufstockung“ 

in der Spalte „Kommentar“ steht der Text „VWL, 

Firmenwagen“ 

(eine neue Lohnart) 

Hier wird eine neue Lohnart benutzt. 

Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 1500,00 + 200,00 + 40,00 = 1740,00; 


Zusätzliches RV-Brutto = 1740,00 * 0,8 = 1392,00 


RV_AN = 1740,00 * 0,0995 = 173,13 

RV_AG = 173,13 + 277,01 = 450,14 

Für dieses Beispiel-7 wird auf der 1. Seite die Eingabe und die 

Lohnabrechnung bildlich dargestellt. 

Beispiel-8 

Besonderheit: 

Mehrarbeit 

Der Betrag wird sowohl bei 20%-Aufastockumng, als auch bei der 

Berechnung von zusätzlichen RV-Brutto nicht berücksichtigt. 



- ATZ-Mehrarbeit: 80,00 (neue Lohnart) 

Hier wird eine neue Lohnarten benutzt. 

Berechnung: 

Regelarbeitsentgelt = 1200,00 




RV_AN = (1200,00 + 80) * 0,0995 = 127,36 

RV_AG = 127,36 + 191,04 = 318,40 

Beispiel-9 

Besonderheit: 

Geltwertervorteil als sonstige 100%-Leistung (z.B. Wohnungsüberlassung) 

ohne 20%- Aufstockung. 



- Geldwertervortel: 150,00 (diese Lohnart steht in der 2. Zeile) 

- „ATZ-Lohnarten-ohne-Aufstockung“ 

in der Spalte „Kommentar“ steht der Text „Zeile 2“ 

(neue Lohnart) 


Berechnung: 



zusätzliches RV-Brutto = (1200,00 + 150) * 0,8 = 1080,00 


RV_AN = (1200,00 + 150) * 0,0995 = 134,33 

RV_AG = 134,33 + 214,92 = 349,25 



Beispiel-10 

Besonderheit: 

Einmalzahlung 

Die Einmalzahlungen werden sowohl bei der Netto-Aufstockung, 

als auch bei der zusätzlichen RV-Beiträgen nicht berücksichtigt. 

Die RV-Beträge sollten in folgender Reihenfolge berechnet werden: 

- laufendes Entgelt 

- zusätzlicher RV-Beitrag wegen ATZ 

- Einmalzahlung 



- Einmalzahlung: 2000,00 

(in Monaten 10-03/2009 ist RV-Luft = 0) 


Berechnung: 



zusätzliches RV-Brutto = 2750,00 * 0,8 = 2200,00 

RV-Luft = 5400 * 0.9 – 2750,00 = 2110 

zusätzliches RV-Brutto = 2110,00 (begrenzt) 


RV_AN_lfd = 2750,00 * 0,0995 = 273,63; 

RV_AG_lfd = 273,63 + 419,89 = 693,52 

Einmalzahlung = 2000 

RV-Luft = 5400,00 – 2750,00 – 2110,00 = 540,00 

RV_AN_ez = RV_AG_ez = 540,00 * 0,0995 = 53,73 

RV_AN_ges = 273,63 + 53,73 = 327,36 

RV_AG_ges = 693,52 + 53,73 = 747,25 

RV_gesamt = 327,36 + 747,25 = 1074,61 (Maximum erreicht) 

Beispiel-11 

Besonderheit: 

Mehrarbeit 

Ein Stolperstein ist hier die von den Krankenkassen vorgeschriebene 

Reihenfolge der Berechnung der RV-Beiträge. 



- Mehrarbeit: 620,00 

(neue Lohnart „ATZ-Mehrarbeit“) 


Normalerweise hätte man die Abrechnung in folgender einfacher 

Reihenfolge gemacht: 

Berechnung: 

Schritt-1: 

Das tatsächlich (_tats) erziehlte Arbeitsentgelt: 3620,00 

RV_AN_tats = RV_AG_tats = 3620,00 * 0,0995 = 360,19 

Schritt-2: 

ATZ-Aufstockung 



zusätzliches RV-Brutto = 3000,00 * 0,8 = 2400,00 

RV-Luft = 5400 * 0.9 – 3620,00 = 1240 



RV_AN = 360,19 

RV_AG = 360,19 + 246,76 = 606,95 

RV_gesamt = 360,19 + 606,95 = 967,14 

Die Krankenkassen meinten, dass ihre Beiträge nach diesem einfachen 

Verfahren zu niedrig sind und haben sich ein komplizierteres 

Verfahren einfallen lassen. 

Für die Verbeitragung ist neben dem Regelarbeitsentgelt die für 

die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge maßgebliche beitragspflichtige 

Einnahme nach § 163 Abs. 5 Satz 1 SGB VI (80 v.H. 

des Regelarbeitsentgelts) vor evtl. tatsächlich zusätzlich gezahltem 

Arbeitsentgelt (z.B. Sonderzahlungen, Mehrarbeitsvergütung 

oder unregelmäßigen Zulagen) zu berücksichtigen. 

Bei dern Sonderzahlungen wäre es OK, aber hier wird verlangt, 

daß man die zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge auch vor 

der Mehrarbeitsvergütung berechnen muss. 

Die Berechnung muss in folgender Reihenfolge durchgeführt 

werden: 

Berechnung: 

Schritt-1: 

Für die laufende Beträge (ohne Mehrarbeit) 

RV-Brutto = 3000,00 

RV-AN = RV_AG = 3000,00 * 0.0995 = 298,50 

Schritt-2: 

ATZ-Aufstockung 




RV-Luft = 5400 * 0.9 – 3000 = 1860,00 (ohne Mehrarbeit !!!) 



Schritt-3: 

Mehrarbeit = 620,00 

RV-Luft = 5400,00 – 3000,00 – 1860,00 = 540,00 

RV_AN_ma = RV_AG_ma = 540,00 * 0,0995 = 53,73 

RV_AN_ges = 298,50 + 53,73 = 352,23 

RV-AG_ges = 298,50 + 370,14 + 53,73 = 722,37 

RV_gesamt = 352,23 + 722,37 = 1074,60 

Jetzt bekommt die Krankenkasse ihren maximalen Beitrag. 



Hier das Beispiel-11 mit LohnFix dargestellt: 

AN-Anteile: 

AG-Anteile: 

Neuer Computer – Installation mit LadeFix 

1. 

Zuerst starten Sie LohnFix auf dem alten Rechner. Nach dem Start 

von LohnFix können Sie sich unter dem Menüpunkt „Hilfe / Infos 

zum Programm und System“ die folgenden Einstellungen auf dem 

alten Computer ansehen: 

Damit können Sie immer sehen wo Ihren LohnFix-Daten gespeichert 

sind, um diese Daten dann auch direkt kopieren zu können. 

2. 

Da wir nicht wissen, seit welcher LohnFix Version unser Programm 

bei Ihnen benutzt wird, müssen wir hier einige allgemeine Angaben 

zu den Installationsunterschieden machen. LohnFix und die Lohn- 

Daten mussten über die letzten Jahre durch die diversen Windows- 

Versionen in unterschiedlichen Ordnern abgespeichert werden. 

Nach den Angaben im Punkt 1 können Sie sich Ihre Installation auf 

dem alten Computer ansehen. 

Das Programm LohnFix wurde bis 2007 im Ordner: 

„C:\Programme\LohnFix“ 

und ab 2007 im Ordner: 

„C:\Programme\Fixware“ 

installiert. 

Die Lohndaten wurden entsprechend bis 2007 im Ordner : 

„C:\Programme\LohnFix\Daten“ 

und ab 2007 im Ordner: 

„C:\Programme\Fixware\Daten“ 

gespeichert. 

Bei den neueren LohnFix-Versionen ab Mitte 2008 werden die 

Lohndaten im folgenden Ordner gespeichert: 

- unter Vista im Ordner: 

C:/Program Data/Fixware/Daten 

- unter WinXP im Ordner: 

C:/Dokumente und Einstellungen/All Users/ 

Anwendungsdaten/Fixware/Daten 

3. 

Auf dem alten Computer sollten Sie unbedingt jetzt einen Programmaktualisierung 

machen und dann LohnFix einmal starten, 

um sich die LohnFix-Version zu merken. Die Version wird in unten 

rechts auf dem rechteckige Button mit z.B. der Bezeichnung 

“LF03/02/09“ angezeigt. Diese Versionsnummer sollte dann nach 

der LohnFix-Installation auf dem neuen Computer mit der dort angezeigten 

Version übereinstimmen. 



4. 

Nachdem Sie die Datei „NeuerComputer.zip“ aus dem Anhang 

unserer eMail auf Ihren neuen Computer in einem beliebigen 

Ordner ausgepackt haben, starten Sie in diesem Ordner das 

Programm „LadeFix.exe“ mit einem Doppelklick. 

Das Installations-Programm „LadeFix“ ist gestartet: 

Der Button „Weiter“ wurde betätigt und dieser Bildschirm erscheint: 

Hier ebenfalls den Button „Weiter“ betätigen. 

Hier wird jetzt angezeigt, wohin das Programm installiert wird: 

C:\Programme\Fixware 

Hier den Button „Ja“ betätigen, damit der neue Ordner angelegt 

wird. 

Hier den Button „Installieren“ betätigen. Anschließend wird LohnFix 

installiert. 

Ab 2007 wird LohnFix immer im Ordner „C:\Programme\Fixware“ 

installiert. Da Windows-Vista verlangt, dass die Programme immer 

unter „C:\Programme“ und die Programmdaten nicht mehr wie bisher 

auch unter diesem Ordner installiert werden dürfen, haben wir 

für eine einheitliche Ordnung auch unter Windows-XP eine Trennung 

der Programmdateien und der Programm-Datendateien vornehmen 

müssen. Das Programm LohnFix wird jetzt unter: 

C:\Programme\Fixware 

installiert. 

5. 

Nach der Installation starten Sie LohnFix. 



Starten Sie das Programm je nach Ihrer Installation direkt über 

„Start \ Programme \ StartFix“ oder von der Oberfläche (Desktop) 

über das „StartFix Symbol“ (grüner Pfeil). Jetzt erscheint: 

Geben Sie hier Ihr „Kundenkennwort“ 

Nachdem Sie den Button „Kennwort speichern“ betätigt haben, erscheint 

ein Bildschirm, in dem Sie den Button „Öffnen“ betätigen. 

Es wurde eine Datei „Muster.dat“ mit einer Testfirma und einem 

Test-Arbeitnehmer angelegt. 

Jetzt LohnFix schliessen. 

6. 

Vom alten Computer den kompletten Ordner „Daten“ mit allen dort 

gespeicherten Dateien auf ein Speichermedium (am besten USB- 

Stick) kopieren. 

7. 

Auf dem neuen Computer dann vom Speichermedium den Inhalt 

des Ordners „Daten“ mit allen Dateien in den Ordner „Daten“ auf 

dem neuen Computer einfügen. Dabei müssen alle dort durch die 

Neuinstallation vorhandenen Dateien überschrieben werden. Also 

die Windows-Frage „sollen alle Dateien überschrieben werden“ mit 

„ja alle“ beantworten. 

8. 

LohnFix auf dem neuen Computer wieder starten. LohnFix öffnet 

zuerst die zuletzt benutzte *.dat-Datei (hier die „Muster.dat“). 

9. 

Jetzt gehen Sie über den Menüpunkt „Kartei / Öffnen“ und suchen 

Ihre „*.dat-Datei“ in dem Auswahl-Fenster heraus und öffnen diese. 

Wenn LohnFix fragt „Soll die Kassendatei auch aus dem neuen 

Verzeichnis gelesen werden?“, beantworten Sie diese Frage 

unbedingt mit „ja“. 

Jetzt müssen Ihre Arbeitnehmer in LohnFix wieder im Zugriff sein. 

Kontrollieren Sie in der obersten blauen Fensterrahmenzeile, ob 

auch Ihre richtige Firma zu diesen Arbeitnehmern angezeigt wird. 

Wenn Sie mehrere Mandanten/ Firmen benutzen, prüfen Sie 

einzeln über „Stammdaten / Firmenverwaltung“ den eben beschriebenen 

Sachverhalt: „stimmt die Zuordnung der Firma zu den Arbeitnehmern“. 

ELENA – Verfahren 

Zurzeit müssen die Arbeitgeber für ihre Beschäftigten eine Vielzahl 

von Bescheinungen in Papierform ausstellen. Der elektronische 

Entgeltnachweis (ELENA) soll ab Januar 2012 das Ausfüllen von 

Bescheinigungen für Ihre Mitarbeiter überflüssig machen und 

durch ein elektronisches Verfahren, mit dem die Behörden diese 

Bescheinigungen direkt selbst erstellen, abgelöst werden. 

ELENA beinhaltet in einer ersten Stufe folgende Bescheinigungen: 

• Arbeitsbescheinigung (§312 SGB III) 

• Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III) 

• Auskunft über Beschäftigungen (§ 315 ABS. 3 SGB III) 

• Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag (§23 

Abs. 2 Wohngeldgesetz) 

• Einkommensnachweise zum Elterngeld (§ 2 Abs. 7 Satz 4 und § 

9 BEEG). 

Ziel ist es, damit den Verwaltungsaufwand sowohl bei Arbeitgebern 

als auch bei Ämtern und Behörden deutlich zu verringern. Doch 

auch der Bürger profitiert von diesem neuen Verfahren, da Behörden 

künftig schneller Anträge prüfen und Leistungen gewähren 

können. Es ist geplant, das ELENA-Verfahren in späteren Jahren 

auf weitere Bescheinigungen auszuweiten. Ziel ist es, alle Bescheinigungen 

aus dem Bereich der Sozialgesetzbücher (SGB I bis XIII) 

zu erfassen. Darüber hinaus besteht dann auch die Möglichkeit, 

das Verfahren auf weitere Bescheinigungen auszudehnen. 

Deshalb ist ab Januar 2010 jeder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, 

monatlich entgeltbezogene Daten über ihre Beschäftigten elektronisch 

an die zentrale Speicherstelle (ZSS) der Rentenversicherung 

im ELENA-Verfahren zu übermitteln. Hier werden die verschlüsselt 

übertragenen Daten geprüft und gespeichert. Ab 2012 

können dann die Behörden direkt auf diese gespeicherten Daten 

zugreifen und die oben benannten Bescheinigungen für Ihre Mitarbeiter 

ausstellen. Der Arbeitgeber braucht also diese Bescheinigungen 

in Papierform ab 2012 nicht mehr auszufüllen. 

Die Sicherheit der Datenübermittlung ist durch sehr strenge Anforderungen 

gewährleistet. Die Meldungen der Daten erfolgt über das 

DEÜV-Verfahren, über das auch schon die Sozialversicherungsmeldungen 

in LohnFix mit MeldeFix elektronisch abgewickelt werden. 

Der Arbeitgeber erhält eine Bestätigung über die Datenlieferung. 

Der Aufwand für Sie wird nicht hoch sein. Sie werden ab Januar 

2010 einige zusätzliche Angaben in den Stammdaten hinterlegen 

müssen. Besondere Vorarbeiten sind nicht erforderlich, so dass 

Sie dem Jahreswechsel bei der Lohnabrechnung gelassen entgegen 

sehen können. Hier noch einige Hinweise: 

• Für 2010 und 2011 müssen Sie alle oben genannten Bescheinigungen 

für die Behörden für Ihre Arbeitnehmer noch in Papierform 

erstellen. 

• Sie benötigen für die Datenübertragung kein Zertifikat von der 

ITSG. 

• Vergessen Sie im Januar 2010 nicht, Ihre Beschäftigten darüber 

zu informieren, dass ihre Lohndaten an die Zentrale Speicherstelle 

(ZSS) übermittelt werden. LohnFix wird zusätzlich auf 

jeder Lohnabrechnung darüber einen Hinweis drucken. 

• Der Arbeitgeber ist nicht mehr verpflichtet, die Verdienstbescheinigung 

auszudrucken und zu archivieren. Da er mit 

LohnFix die Daten als zugelassener Verfahrensteilnehmer korrekt 

an die zentrale Speicherstelle übermittelt hat, gelten für ihn 

keine Aufbewahrungsfristen mehr. 

• Lohnabrechnungen ohne Sozial-Versicherungsnummer sind ab 

Januar 2010 nicht mehr möglich! Liegt noch keine Versicherungsnummer 

vor, ist es ratsam, den Arbeitnehmer so früh 

wie möglich anzumelden, um über das automatisierte SV- 

Rückmeldeverfahren ab Januar 2010 diese von den 

Krankenkassen zu erhalten. 

Ausführliche Erläuterungen werden Sie mit der Programmversion 

für 2010 von uns erhalten. 



Lohnsteuer Faktorverfahren für Ehepaare 

Ab 01. Januar 2010 können Doppelverdiener-Ehepaare, die nicht 

dauernd getrennt leben, ihren Lohnsteuerabzug mit Hilfe eines 

Faktors untereinander neu verteilen. Bei diesem "optionalen 

Faktorverfahren" soll für beide Ehepartner die Steuerklasse IV mit 

einem zusätzlichen Verteilungs-Faktor angewendet werden, um 

den häufig zu hohen Lohnsteuerabzug bei der gewählten 

Steuerklassenkombination III/IV oder auch IV/IV abzumildern. 

Nach bisher geltendem Recht haben Ehegatten, die beide Lohneinkünfte 

beziehen und zusammen zur Einkommensteuer 

veranlagt werden, für den Lohnsteuerabzug ein Wahlrecht 

zwischen der Steuerklassenkombinationen IV/IV und III/V. Diese 

Steuerklassenkombinationen haben den Nachteil dass sie zu einer 

ungerechten Verteilung der Abgabenlast führen, wenn die Löhne 

der einzelnen Ehegatten stark voneinander abweichen. Durch die 

Einführung des sog. Faktorverfahrens (§ 39f EStG) soll diese 

Ungleichbehandlung der Ehegatten beseitigt werden. Der Faktor 

ist ein steuermindernder Multiplikator. Im Faktorverfahren wird auf 

den Arbeitslohn des einzelnen Ehegatten die Steuerklasse IV 

angewandt. Zusätzlich wird die Lohnsteuer der Steuerklasse IV 

durch Multiplikation mit dem vom Finanzamt berechneten Faktor 

gemindert. Mit der Wahl der Steuerklassenkombination IV- 

Faktor/IV-Faktor werden die persönlichen Steuerfreibeträge des 

einzelnen Ehegatten bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. 

Die gleichzeitige Bescheinigung eines Frei- oder Hinzurechnungsbetrags 

auf der Lohnsteuerkarte ist allerdings für den Zeitraum 

ausgeschlossen, für den das Faktorverfahren angewendet wird. 

Etwaige Steuerfreibeträge sind bei diesem Verfahren bereits über 

den Faktor bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt. Im Falle 

eines Steuerklassenwechsels von III/V oder IV/IV nach IV- 

Faktor/IV-Faktor sind deshalb bisher auf der Steuerkarte 

bescheinigte Freibeträge zu streichen und bei einem umgekehrten 

Wechsel erstmalig einzutragen. 

Die Anwendung des Faktorverfahrens kann von beiden Ehegatten 

nur gemeinsam beantragt werden. Der gemeinsame Antrag ist 

beim (Wohnsitz-)Finanzamt zu stellen. Ein Antrag nach amtlich 

vorgeschriebenem Vordruck ist nicht erforderlich. Für die 

Antragstellung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Von 

einer Antragstellung ist regelmäßig auszugehen, wenn beim 

Finanzamt die Lohnsteuerkarten beider Ehegatten vorgelegt 

werden. Die formlose Antragstellung ist allerdings dann 

ausgeschlossen, wenn die Berücksichtigung von Freibeträgen i. S. 

d. § 39a Abs. 1 EStG beim Faktorverfahren beantragt wird. In 

diesem Fall ist das Vordruckformular für den Antrag auf 

Lohnsteuerermäßigung 2010 zu verwenden (§ 39f Abs. 3 Satz 2 

EStG). 

Für den Antrag auf Anwendung des optionalen Faktorverfahrens 

gelten dieselben formellen Anforderungen wie für einen 

Steuerklassenwechsel. Der Antrag kann längstens bis zum 30.11. 

des laufenden Kalenderjahres gestellt werden. Die Eintragung der 

Steuerklasse IV und des Faktors wird auf den Lohnsteuerkarten 

beider Ehegatten in dem dafür vorgesehenen Abschnitt II 

vorgenommen. Die Eintragung gilt vom Beginn des auf die 

Antragstellung folgenden Kalendermonats an (§ 39f Abs. 3 Satz 1 

i.V.m. § 39 Abs. 5 Satz 3 und 4 EStG). 

Ein Steuerklassenwechsel, zu dem auch das Faktorverfahren 

zählt, ist grundsätzlich einmal während des Kalenderjahrs zulässig. 

Ein weiterer Steuerklassenwechsel ist jedoch möglich, wenn ein 

Ehegatte verstorben ist oder keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn 

mehr bezieht. Daher steht der Bezug von steuerfreien Einnahmen 

(z.B. Elterngeld) einem zweiten Steuerklassenwechsel nicht 

entgegen. Das Gleiche gilt, wenn bereits mit Eintritt der 

Arbeitslosigkeit eines Ehegatten ein Steuerklassenwechsel 

vorgenommen wurde. Demzufolge ist eine erneute Änderung der 

Steuerklassen zulässig, wenn später wieder beide Ehegatten in 

einem Beschäftigungsverhältnis stehen. 

Das Faktorverfahren ist nicht zwingend, sondern kann von den 

Ehegatten im Einvernehmen optional gewählt werden. Alle 

bisherigen Steuerklassen bzw. -kombinationen bleiben bestehen. 

Der Lohnsteuer-Jahresausgleich des Arbeitgebers entfällt beim 

Faktorverfahren. 

Zusammngefasst die wichtigsten Punkte bei Anwendung des Faktorverfahrens: 

• Ein vorweggenommener Lohnsteuerjahresausgleich über die 

Lohnabrechnung darf nicht gemacht werden. 

• Der Arbeitnehmer ist zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung 

verpflichtet. 

• Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber eine neue Lohnsteuerkarte 

mit den Finanzamt-Eintragungen zum 

Faktorverfahren vorlegen. 

• Das Finanzamt ermittelt mit drei Nachkommastellen für jeden 

Ehegatten den Faktor und trägt diesen auf der Lohnsteuerkarte 

ein, der dann so für die Lohnberechnung eingegeben werden 

muss. 

• Die Eingabe von Steuerfrei- bzw. Hinzurechnungsbeträge laut 

Lohnsteuerkarte ist gleichzeitig mit dem Faktorverfahren also 

der Eingabe von Lohnsteuerklasse IV mit einem Faktor nicht 

zulässig. 

• Ein Steuerklassenwechsel, zu dem auch das Faktorverfahren 

zählt, ist grundsätzlich einmal während des Kalenderjahrs 

zulässig. 

• Das Faktorverfahren ist nicht zwingend. 

Rückmeldeverfahren für Versicherungsnummern durch die 

Krankenkassen 

Bei Anmeldungen ohne Versicherungsnummer sind die Einzugsstellen 

seit Anfang 2008 verpflichtet, die vom Rentenversicherungsträger 

zurückgemeldete oder im Krankenkassenbestand 

ermittelte Versicherungsnummer unverzüglich durch 

Datenübertragung an den Arbeitgeber weiterzuleiten. 

Die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) sieht 

vor, dass die Krankenkasse künftig ab Januar 2010 verpflichtet 

wird, in folgenden Fällen die korrekte SV-Nummer eines 

Arbeitnehmers zu ermitteln und an den Arbeitgeber elektronisch 

zurückzumelden: 

• Anmeldung/Sofortmeldung eines Arbeitnehmers ohne 

Versicherungsnummer 

• Anmeldung/Sofortmeldung eines Arbeitnehmers mit falscher 

Versicherungsnummer 

Die Arbeitgeber nehmen über LohnFix die verschlüsselten Sozialdaten 

entgegen und entschlüsseln sie. Mit Bereitstellung des 

Rückmeldeverfahrens über den Kommunikationsserver ab 

1. Januar 2010 wird die Rückmeldung der Versicherungsnummer 

daher nur noch auf dem maschinellen Weg vorgenommen. 



AG-Leistungen (Lohn) während Bezug von Sozialleistungen § 

23c SGB IV 

Nach 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit entfällt die Entgelt- oder Lohnfortzahlung. 

Bei Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit zahlt dann die 

Krankenkasse Krankengeld in Höhe von max. 90% des bisher erzielten 

Nettoarbeitsentgelts. Während des Bezugs von Kranken-, 

Mutterschafts- oder Erziehungsgeld bleibt der Arbeitnehmer beitragsfreies 

Mitglied der Krankenkasse. Die Beiträge an die PV, RV 

und AV zahlt die Krankenkasse. 

Arbeitgeberseitige Leistungen (dazu gehören auch Sachbezüge), 

die während des Bezuges von Krankengeld, Versorgungskrankengeld, 

Übergangsgeld und Mutterschaftsgeld sowie von Krankentagegeld 

oder während der Elternzeit erzielt werden, gelten nicht als 

Arbeitsentgelt, soweit sie zusammen mit der Sozialleistung das 

Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro übersteigen. 

Zur Prüfung der Beitragspflicht der (weiter-) gewährten arbeitgeberseitigen 

Leistung ist zunächst der "SV-Freibetrag" zu ermitteln. 

Dabei handelt es sich um die Differenz zwischen dem Vergleichs- 

Nettoarbeitsentgelt und der Nettosozialleistung. Der über den SV- 

Freibetrag hinausgehende Teil des Zuschusses unterliegt in vollem 

Umfang der Beitragspflicht, wenn er 50 Euro überschreitet. 

Die Sonderegelungen des §23c SGBIV gelten nicht für Einmalzahlungen 

während des Bezugs von Sozialleistungen. 

Als Beispiel wird während Krankengeldbezug ein Zuschuss in 

Höhe von € 55,- zu den vermögenswirksamen Leistungen weitergezahlt. 

Dann erscheint in der Lohnabrechnung ein Hinweis-Fenster 

mit dem Text „Das Vergleichsentgelt ist noch nicht angegeben 

(vgl. §23c SGB IV)“. 

Diese Überprüfung der gesetzlichen Regeln übernimmt LohnFix für 

Sie und weist hier darauf hin. 

Die Eingaben für diesen Hinweis finden Sie auf der Lasche 

„Betrieb“ mit dem Button „Verglelchs-Nettoarbeitsentgelt“. Nach 

dem Betätigen dieses Button erscheint der Bildschirm rechts. 

Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt 

In der Regel entspricht das Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt dem 

Nettoarbeitsentgelt, das in der „Entgeltbescheinigung zur Berechnung 

von Krankengeld“ unter Ziffer 2.2 einzutragen ist (bei der Absetzung 

des Beitragszuschusses vom Gesamt-Beitrag zur Kranken- 

und Pflegeversicherung kann bei privat krankenversicherten 

Arbeitnehmern maximal der Höchstbeitragszuschuss berücksichtigt 

werden). 

Das Formular „Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Krankengeld“ 

kann hier über den Button „Entgeldbescheinigung“ in diesen 

Bildschirm „Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt“ gedruckt werden (siehe 

unten). 

Wenn arbeits- oder tarifrechtliche Regelungen für die Berechnung 

des Zuschusses des Arbeitgebers zur Sozialleistung ein abwiechendes 

Nettoarbeitsentgelt vorsehen, kann auch dieses als Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt 

herangezogen werden. Ebenfalls bestehen 

keine Bedenken, als Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt das 

Nettoentgelt anzusetzen, das im Falle der tatsächlichen Beschäftigung 

erzielt würde. 

Das so festgelegte Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt bleibt (auch im 

Falle der tarifvertraglichen Erhöhung einer arbeitgeberseitigen Leistung) 

für die Dauer des Bezuges der Sozialleistung unverändert. 

Etwas Anderes gilt nur dann, wenn eine arbeitgeberseitige Leistung 

hinzukommt oder von mehreren Leistungen eine wegfällt. 

Besonderheiten 

Button „Entgeltbescheinigung“ - Formular drucken 

Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone 

Für Arbeitnehmer innerhalb der Gleitzone ist in der Entgeltbescheinigung 

unter Ziffer 2.2 nicht das tatsächliche Nettoentgelt, sondern 

ein fiktives Nettoentgelt unter Außerachtlassung der Besonderheiten 

der Gleitzonenberechnung einzutragen. Sofern für einen Beschäftigten, 

dessen regelmäßiges Entgelt innerhalb der Gleitzone 

liegt, die beitragspflichtigen Einnahmen den Betrag von 400,01 

Euro unterschreiten, errechnen sich die beitragspflichtigen Einnahmen 

durch Multiplikation mit dem Faktor F. 

Bezug von Mutterschaftsgeld 

Nach § 14 MuSchG besteht ein Anspruch auf Zuschuss zum Mutterschaftsgeld 

während der Schutzfristen und dem Entbindungstag 

in Höhe des Unterschiedsbetrags zwischen dem Mutterschaftsgeld 

von kalendertäglich 13,00 Euro und dem Nettoarbeitsentgelt. Darüber 

hinausgehende Zuschüsse führen zur Beitragspflicht. Falls bei 

freiwillig gesetzlich oder privat krankenversicherten Arbeitnehmerinnen 

bei der Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld 

nach § 14 Absatz 1 Satz 1 MuSchG der "Eigenanteil" der Beschäftigten 

an den Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen nicht abgezogen 

wird, wird der SV-Freibetrag hierdurch nicht beeinflusst. 

Bezug von Leistungen während der Elternzeit 

Während der Elternzeit entspricht das Vergleichs-Nettoentgelt dem 

SV-Freibetrag. Der Bezug von Erziehungsgeld reduziert den SV- 

Freibetrag nicht. 



Beiträge und Zuwendungen für die betriebliche Altersvorsorge 

Die während des Bezuges von Sozialleistungen übernommenen 

Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, die aufgrund von § 1 

Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 oder Nr. 9 der SvEV nicht dem Arbeitsentgelt 

zuzurechnen sind, können von vornherein als Arbeitsentgelt ausgenommen 

werden. Einer weiteren Prüfung bedarf es nicht. 

Einnahmen nach § 40 Abs. 2 EStG 

Das gerade Gesagte gilt entsprechend für Leistungen nach § 40 

Abs. 2 EStG, die nach § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 ArEV nicht zum 

Arbeitsentgelt zählen. 

Melderecht 

Eine Unterbrechungsmeldung (§ 9 DEÜV) beziehungsweise eine 

Anmeldung (§ 8 DEÜV) sind nur zu erstatten, wenn während des 

Sozialleistungsbezuges keine beitragspflichtigen Zuschüsse gewährt 

werden. 

Mitteilungsverfahren zwischen AG und Sozialleistungsträger 

Die Arbeitgeber teilen das Nettoarbeitsentgelt und die beitragspflichtigen 

Brutto- und Nettoeinnahmen den gesetzlichen Sozialversicherungsträgern 

(nicht den privaten Krankenversicherungsunternehmen!) 

mit. Die Arbeitgeber benötigen die Höhe der Brutto- 

und Nettosozialleistung zur Berechnung des Zuschusses. Dabei 

wird im Interesse des Mitglieds unterstellt, dass es mit der Übermittlung 

der Daten an den Arbeitgeber einverstanden ist. Sollte 

dies nicht der Fall sein und das Mitglied Einwände erheben, teilt 

die jeweilige Krankenkasse zur Sicherung der datenschutzrechtlichen 

Belange dem Mitglied die Höhe der Brutto- und Nettoleistung 

(mit der Bitte um Weiterleitung an den Arbeitgeber) mit. 

Weitere Auswirkungen der Beitragspflicht der Zuschüsse 

Sofern die Zuschüsse zu den Sozialleistungen der Beitragspflicht 

unterliegen, gelten die Zeiten der Beitragspflicht als SV-Tage für 

die Berechnung des beitragspflichtigen Teils von Einmalzahlungen. 

Ebenso sind die beitragspflichtigen Zuschüsse bei der Feststellung 

der SV-Luft (Altersteilzeitbeschäftigte) zu berücksichtigen 

AG-Zuschuss für freiwillig / privat KV / PV 

In der Lohnabrechnung sind nur Arbeitnehmer mit einem Beschäftigungsverhältnis, 

die regelmäßig Entgelt beziehen zu berücksichtigen. 

In dem Zusammenhang mit dem Begriff „AG-Zuschuss zur 

Krankenversicherung“ ist im Gesetz klar hervorgehoben, dass der 

Zuschuss nur für abhängig Beschäftigte zu gewähren ist. Für 

Selbständige, wozu unter den meisten Bedingungen auch die Geschäftsführer 

von Kapitalgesellschaften wie GmbHs und Aktiengesellschaften 

gehören, darf dieser Zuschuss nicht gewährt werden. 

Leider werden in einigen Firmen die Firmeninhaber als Selbständige 

in der Lohnbuchhaltung mit aufgeführt. Selbständige haben in 

einer Lohnbuchhaltung nichts verloren. Selbständige können sich 

zwar auch in einer gesetzlichen Krankenkasse freiwillig kranken 

versichern, aber das ist wie die Versicherung in einer private KV zu 

sehen. Dafür dürfen keine AG-Zuschüsse in der Lohnbuchhaltung 

berechnet (gewährt) werden. Leider wird diese „freiwillige KV für 

Selbständige“ sehr leicht mit dem Begriff „freiwillige KV der Arbeitnehmer“ 

verwechselt. 

Bei Geschäftsführern einer GmbH oder Aktiengesellschaft muss 

der rechtliche Status, ob ein Arbeitnehmerverhältnis vorliegt, durch 

Prüfung der bestehenden Verträge vorgenommen werden. Es kann 

ein steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitnehmer-Verhältnis 

vorliegen. Aber es kann auch als vorweggenommener Gewinn 

betrachtet werden, wobei dann sehr leicht der Verdacht der 

Steuerhinterziehung von Gewerbe-, Körperschafts- und Abgeltungs-Steuer 

aufkommen kann. 

In LohnFix ist dann z.B. für einen Geschäftsführer einer GmbH das 

so zu behandeln: 

Bei Geschäftsführern, die nicht in der SV sind (Beitragsgruppe 

0000 und Personengruppe 0), ist im Bildschirm des Beitragsgruppenschlüssels 

BGS nicht „freiwillig versichert“ zu aktivieren, auch 

wenn es nahe liegt, weil der Geschäftführer privat „freiwillig z.B. in 

einer gesetzlichen KV versichert“ ist. Für die Lohnabrechnung in 

der Firma gilt „kein SV-Mitglied'“ und damit muss der erste Schalterknopf 

im Bildschirm des Beitraggruppenschlüssels BGS aktiviert 

werden. Natürlich gilt dieses dann in analog auch in der Pflegeversicherung. 

Andernfalls wäre fälschlicherweise ein Zuschuss an den 

Mitarbeiter zur freiwilligen KV/PV zu berechnen und zu zahlen. 

Der Geschäftsführer z.B. einer GmbH kann je nach dem jeweiligen 

Arbeitsvertrag auch rechtlich in einem Arbeitnehmer-Verhältnis stehen 

und muss dann wie ein normaler Beschäftigter in der Sozialversicherung 

betrachtet werden. Dazu sind auf den folgenden Seiten 

einige Ausführungen nach zu lesen. In diesen komplizierten 

Fraugen sollte immer zur Sicherheit ein Steuerberater oder 

Rechtsanwalt befragt werden. 

Gesellschafter-Geschäftsführer - Krankenversicherung 

Es gibt drei Formen eines Gesellschafter-Geschäftsführers mit unterschiedlicher 

Versicherungsfähigkeit. Der beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer 

hat entweder 50 Prozent der GmbH oder 

weniger aber dafür trotzdem die Entscheidungsgewalt. Sozialversicherungsrechtlich 

werden beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer 

den Selbständigen zugeordnet, sind somit nicht versicherungspflichtig 

und können sich durch eine private Krankenversicherung 

versichern lassen. Die Steuer behandelt sie wie 

Arbeitnehmer der GmbH. Sie haben keinen Anspruch auf den 

Arbeitgeberanteil. 

Die zweite Form des Gesellschafter-Geschäftsführers ist der nicht 

beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer, der aber ein Einkommen 

oberhalb der Versicherungspflichtgrenze erhält. Somit 

kann er in eine private Krankenversicherung wechseln und bekommt 

einen Arbeitgeberanteil in Höhe der Hälfte seiner Beiträge 

oder maximal in Höhe des Beitrags einer GKV. 

Die dritte Form bezieht sich auf den nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer 

mit einem Einkommen unterhalb der Versicherungspflichtgrenze. 

Dieser Gesellschafter-Geschäftsführer ist 

versicherungspflichtig, ist also durch eine gesetzliche Krankenversicherung 

pflichtversichert. Der Arbeitgeberanteil hier beträgt 50 

Prozent des zu zahlenden Beitrags. 

Gesellschafter-Geschäftsführer KV AG-Anteil 

Gesellschafter eines Unternehmens scheiden nicht per Berufsstand 

automatisch aus der Versicherungspflicht aus. In Abhängigkeit 

der rechtlichen Stellung kann dennoch eine Sozialversicherungspflicht 

bestehen. 

Geschäftsführer einer GmbH, deren Einlage weniger als 50% des 

Stammkapitals beträgt, haben vor dem Gesetz keinen maßgeblichen 

Einfluss auf die Geschicke der Gesellschaft. Zweites Kriterium 

einer Versicherungspflicht ist die Beschäftigung in Betrieb und 

daraus resultierende Gewährung eines regelmäßigen Arbeitsentgelts. 

Sind diese Voraussetzungen gegeben, gelten laut Sozialversicherungsgesetz 

fünf: bei einem Jahresbruttoeinkommen unterhalb 

der Versicherungspflichtgrenze (48150 €, Stand 4/2008) gilt 

die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung, oberhalb 

dieser Grenze besteht Wahlfreiheit zwischen gesetzlicher und 

privater Krankenversicherung; hälftig vom Arbeitgeber getragen. 

Beträgt der Anteil am Stammkapital mehr als 50%, trägt der Geschäftsführer 

ein hohes Risiko und wird sozialversicherungsrechtlich 

als Selbstständiger eingeordnet; Mitgliedschaft als Freiwillig 

Gesetzlich oder auch privat Versicherter." 



Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH 

Wer als Gesellschafter eines Unternehmens gleichzeitig noch im 

Betrieb mitarbeitet, kann versicherungspflichtig in der gesetzlichen 

Krankenversicherung sein. Die Entscheidung darüber hängt von 

der Rechtsform des Unternehmens, der Position des Gesellschafters 

und von der tatsächlichen Tätigkeit ab. 

Im wesentlichen kommt es darauf an, inwieweit der Gesellschafter 

Unternehmerrisiko (Haftung) trägt, ob er maßgeblich Einfluß auf 

die Gesellschaft (Stimmrecht) hat, ob er am Arbeitsprozeß des 

Betriebes teilnimmt und ob er ein angemessenes Entgelt erhält. So 

können z.B. die Gesellschafter einer OHG und die Komplementäre 

einer KG nicht als Arbeitnehmer versicherungspflichtig sein. 

Bei einer GmbH kann die Versicherungspflicht eines Geschäftsführers 

gegeben sein: 

Die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht wird 

nicht dadurch ausgeschlossen, daß eine in der GmbH beschäftigte 

Person zugleich Mitunternehmer der GmbH ist. Daher können mitarbeitende 

Gesellschafter einer GmbH durchaus in einem abhängigen 

und somit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis 

zur GmbH stehen. Nach ständiger Rechtsprechung des 

Bundessozialgerichts liegt bei mitarbeitenden Gesellschaftern 

ebenso wie bei Gesellschafter-Geschäftsführern ein abhängiges 

Beschäftigungsverhältnis zur GmbH nur dann vor, wenn die Gesellschafter 

• funktionsgerecht dienend am Arbeitsprozeß der GmbH 

teilhaben, 

• für ihre Beschäftigung ein entsprechendes Arbeitsentgelt 

erhalten und 

• keinen maßgeblichen Einfluß auf die Geschicke der 

Gesellschaft kraft eines etwaigen Anteils am Stammkapital 

geltend machen können. 

Sofern also ein Gesellschafter-Geschäftsführer über mindestens 

50% des Stammkapitals verfügt oder aufgrund besonderer Vereinbarung 

im Gesellschaftervertrag die Beschlüsse der anderen Gesellschafter 

verhindern kann (Sperrminorität), hat er entscheidenden 

Einfluß auf die Geschicke der Gesellschaft. Er kann insbesondere 

Beschlüsse, die sein Arbeitsverhältnis benachteiligen würden, 

verhindern, so daß in diesen Fällen ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis 

von vornherein ausscheidet. In allen anderen 

Fällen muß sorgfältig beurteilt werden, ob ein abhängiges und damit 

sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt. 

Hinsichtlich der Versicherungsfähigkeit von Gesellschafter-Geschäftsführern 

sind demnach folgende drei Möglichkeiten zu unterscheiden: 

1) Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist beherrschend. Beherrschender 

Gesellschafter-Geschäftsführer ist, wer 50% der GmbH- 

Anteile hält oder bei weniger als 50% der Anteile dennoch die tatsächliche 

Entscheidungsgewalt in der Gesellschaft hat, d.h. aufgrund 

seiner Fachkenntnisse das Unternehmen wesentlich mitleitet 

und weder in der Gestaltung seiner Arbeit noch in der Arbeitszeit 

Beschränkungen unterliegt. 

Beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer werden sozialversicherungsrechtlich 

zu den Selbständigen gezählt, sind aber steuerrechtlich 

Arbeitnehmer der Gesellschaft. An sie ausgezahlte Arbeitgeberanteile 

werden daher der Einkommensteuer unterworfen, weil 

kein Anspruch auf den Arbeitgeberanteil besteht. Die Lohnfortzahlung 

im Krankheitsfall beträgt bei beherrschenden Gesellschafter- 

Geschäftsführern üblicherweise 26 Wochen. Abweichungen hiervon 

sind möglich, aber selten. Es kann nur der tatsächliche Verdienstausfall 

abgesichert werden. 

Ausnahme: 

Nur bei Gewinnentnahme des Gesellschafter-Geschäftsführers 

kann dieser ein Tagegeld für Selbständige abschließen, da er wie 

ein Selbständiger zu betrachten ist. 

2) Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist nicht beherrschend, erzielt 

jedoch ein Einkommen oberhalb der Versicherungspflichtgrenze 

der Krankenversicherung. In diesem Falle ist er wie ein versicherungsfreier 

Angestellter zu betrachten. 

3) Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist nicht beherrschend und 

erzielt ein Einkommen unterhalb der Versicherungspflichtgrenze 

der Krankenversicherung. Bei diesem Einkommen ist der nicht beherrschende 

Gesellschafter-Geschäftsführer versicherungspflichtig. 

Maßgeblich für Versicherungsfreiheit sind also folgende Gesichtspunkte: 

• Der Gesellschafter-Geschäftsführer liegt mit seinem regelmäßigen 

Jahresarbeitsentgelt oberhalb der Jahresarbeitsentgeltgrenze 

(Versicherungspflichtgrenze), und/oder 

• Der Gesellschafter-Geschäftsführer hat einen maßgeblichen 

Einfluß auf das Unternehmen und kann die anderen Gesellschafter 

überstimmen oder Beschlüsse der Gesellschafterversammlung 

verhindern. 

• Ist bei einer Krankentagegeldversicherung die Antragstellerin 

eine GmbH und die zu versichernde Person Gesellschafter 

dieser Firma, darf die Krankentagegeldversicherung nicht zur 

Absicherung des Verdienstausfalles für die GmbH dienen. 

Ist ein Gesellschafter-Geschäftsführer nicht versicherungspflichtig 

und meldet die GmbH den Gesellschafter-Geschäftsführer irrtümlich 

an und entrichtet Beiträge zur Sozialversicherung, so entsteht 

hieraus kein Versicherungsschutz. Es können also keine Leistungen 

der gesetzlichen Kranken-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung 

in Anspruch genommen werden. Dies gilt selbst dann, 

wenn von der zuständigen Einzugsstelle entsprechende Bescheide 

über die Beitragspflicht erlassen wurden. 

Im Interesse des Gesellschafter-Geschäftsführers ist die Frage der 

Versicherungspflicht oder die Möglichkeit einer privaten Versicherung 

gewissenhaft zu prüfen. Die Prüfung kann von der GmbH bei 

der zuständigen Krankenkasse/Ersatzkasse beantragt werden. 

Quelle: 

http://www.versicherungvergleiche.de/lexika/krankenversicherungslexikon/gesellschafter_g 

mbh.htm 

Beitragszuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung 

Beitragszuschüsse für Beschäftigte: 

• Zur Krankenversicherung (§ 257 SGB V) 

• Zur Pflegeversicherung (§ 61 SGB XI) 

Freiwillig oder privat versicherte Arbeitnehmer, die nur wegen 

Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei 

sind, erhalten von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss zu ihrem 

Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag. Auch von der Versicherungspflicht 

befreite Arbeitnehmer, die privat krankenversichert 

sind, erhalten von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Aufwendungen 

für ihre private Krankenversicherung. Der Beitragszuschuss 

ist steuer- und beitragsfrei.(R 24 Abs. 2 Nr. 2 und 3 der 

Lohnsteuerrichtlinien (LStR) 2000 in der Fassung der Lohnsteueränderungsrichtlinien 

(LStÄR) 2001, § 3 Nr. 62 EstG. § 1 der 

Arbeitsentgeltverordnung). 



Anspruchsberechtigt sind: 

• Arbeitnehmer, die wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze 

versicherungsfrei sind (§ 6 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 

SGB V). Das gilt auch für Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften. 

• Arbeitnehmer, die bei einer privaten Krankenversicherung versichert 

sind und wegen Erhöhung der JAE versicherungspflichtig 

werden und deshalb von der Versicherungspflicht befreit 

worden sind (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB V). 

• Arbeitnehmer, die während der Elternzeit wegen Aufnahme 

einer nicht vollen Erwerbstätigkeit kv-pflichtig werden und 

wegen des Bestehens einer privaten KV von der Versicherungspflicht 

befreit worden sind (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB V). 

• Arbeitnehmer, die seit mindestens 5 Jahren wegen Überschreitens 

der JAE versicherungsfrei sind und wegen Herabsetzung 

ihrer wöchentlichen Arbeitszeit KV-pflichtig werden 

und wegen Bestehens einer privaten KV von der Versicherungspflicht 

befreit worden sind (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 SGB V). 

• Arbeitnehmer, die nach Vollendung des 55. Lebensjahres 

einen Tatbestand erfüllen, der zur Versicherungspflicht führt, 

die aber in den letzten 5 Jahren vor Eintritt der KV-Pflicht privat 

krankenversichert waren und damit kv-frei bleiben (§ 6 Abs. 3a 

SGB V). 

• Bezieher von Vorruhestandsgeld, die vor Beginn der Vorruhestandsleistung 

Anspruch auf einen Beitragszuschuss hatten. 

Nicht anspruchsberechtigt: 

sind Arbeitnehmer, wenn sie nicht nur wegen Überschreitens der 

JAE sondern auch aus anderen Gründen der Versicherungspflicht 

in der KV nicht unterliegen (z. Bsp. Beschäftigung wegen Geringfügigkeit 

nach § 7 SGB V, Beamtenbeschäftigung nach § 6 SGB V). 

Neben der Zugehörigkeit zum anspruchsberechtigten Personenkreis 

wird nach § 257 SGB V eine bestimmte Art der Versicherung 

gefordert: Freiwillige Versicherung in der gesetzlichen KV oder 

Versicherung in der privaten KV und für sich und Angehörige, die 

bei Versicherungspflicht des Arbeitnehmers nach § 10 SGB V familienversichert 

wären, Leistungen beanspruchen können, die 

nach der Art den Leistungen der GKV entsprechen. 

Bemessung des Zuschusses bei freiwillig in der GKV versicherten 

Arbeitnehmern 

Als Zuschuss ist die Hälfte des Beitrages zu zahlen, der für einen 

KV-pflichtigen Arbeitnehmer bei der Krankenkasse, bei der die 

freiwillige Mitgliedschaft besteht, zu entrichten wäre. 

Die Beitragsbemessungsgrenze der KV gilt. Auch bei Arbeitnehmern, 

die die JAE nur überschreiten, weil EGA angerechnet wird, 

erhalten als Beitragszuschuss den Betrag der bei Versicherungspflicht 

zu zahlen wäre (§ 257 Abs. 1 SGB V). Das heißt, daß der 

Beitragszuschuss wie für Pflichtversicherte nach dem tatsächlich 

erzielten Arbeitsentgelt (ggf. für EGA unter Anwendung des § 23a 

SGB IV) zu ermitteln ist. Sieht die Satzung einer Krankenkasse 

jedoch vor, dass durchgehend der Höchstbeitrag erhoben wird, 

bleibt es dem Arbeitgeber unbenommen, den Beitragszuschuss 

auch durchgehend nach dem tatsächlich zu zahlenden Höchstbeitrag 

zu bemessen. Ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist 

oder der Beitragspflicht unterliegt, entsteht dadurch nicht (R24Abs. 

2 Satz 4 LStR 2000 i.d.F. der LStÄR 2001 und beitragsfrei nach § 

1 ArEV). 

Falls ein EGA tatsächlich nicht gezahlt wird, entsteht ein geldwerter 

Vorteil durch den gezahlten Arbeitgeberzuschuss nach BBG (z. 

Bsp. Austritt zum 30.09. ohne Zahlung eines EGA und lfd. Arbeitsentgelt 

unter der monatlichen BBG). 

Beispiel: 

Januar 2009 

lfd. Arbeitsentgelt 3.500,00 €, JAE wird durch EGA überschritten 

Beitragssatz allg. KV 15,5 % 

Satzungsregelung: durchgehender Höchstbeitrag 

Zuschussmöglichkeiten: 

255,50 € nach tatsächlichem Entgelt oder 

268,28 € nach BBG KV. 

Im Falle der Bezuschussung nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt 

hat der Beitragszuschuss bei Gewährung von EGA 

dem Arbeitgeberanteilen zu entsprechen, die bei Versicherungspflichtigen 

mit gleich hohem Arbeitsentgelt aufzubringen wären. 

Bestehen innerhalb des selben Zeitraumes mehrere Beschäftigungsverhältnisse 

sind die beteiligten Arbeitgeber anteilig nach 

dem Verhältnis der Höhe der jeweiligen Arbeitsentgelte zur Zahlung 

des Beitragszuschusses verpflichtet (§ 257 Abs. 1 S. 2 SBG 

V). 

Für Zeiten der Arbeitsunterbrechung ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt 

besteht kein Anspruch auf den Beitragszuschuss.( Krankengeld, 

Pflegekrankengeld, Medizinische Reha, Mutterschaftsgeld, 

Elternzeit ). Ist der Zuschuss nur für Tage des Monats zu 

zahlen, wird der auf den Kalendertag entfallende Teil des Zuschusses 

(1/30) ungerundet mit der Anzahl der entsprechenden Kalendertage 

multipliziert. 

Bemessung des Zuschusses bei privat krankenversicherten 

Arbeitnehmern 

Für die Berechnung des Beitragszuschusses wird für privat krankenversicherte 

Arbeitnehmer der um 0,9 Beitragssatzpunkte verminderte 

allgemeine oder ermäßigte Beitragssatz herangezogen, 

der bei angenommener Versicherungspflicht des Arbeitnehmers 

gem. § 257 Abs. 2 SGB V zu zahlen wäre. Bemessungsgrundlage 

für den Beitragszuschuss für privat krankenversicherte Arbeitnehmer 

ist grundsätzlich das monatliche Arbeitsentgelt bis zur jewieligen 

BBG. 

Der maximale Höchstzuschuss zur privaten Krankenversicherung 

beträgt ab 01. Juli 2009 7,0 % von 3.675,00 € = 257,25 €. Der Arbeitnehmer 

erhält als Beitragszuschuss jedoch höchstens die 

Hälfte des Betrages, den er für seine private Krankenversicherung 

aufwendet. Da sich der Beitragszuschuss am Arbeitsentgelt 

orientiert, besteht für Zeiten ohne Arbeitsentgelt kein Anspruch auf 

den Beitragszuschuss (z. B. Arbeitsunfähigkeit ohne Anspruch auf 

Entgeltfortzahlung,). Hierbei wird eine entsprechend gekürzte BBG 

zugrunde gelegt. Lediglich für Zeiten des unbezahlten Urlaubs, der 

Arbeitsbummelei sowie für Zeiten des Arbeitskampfes wird der 

Beitragszuschuss aus dem Arbeitsentgelt unter Berücksichtigung 

der ungekürzten monatlichen BBG berechnet. 

Übersteig das Arbeitsentgelt nur aufgrund von einmalig gezahltem 

Arbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze oder unterschreitet 

das im Krankheitsfalle fortgezahlte Arbeitsentgelt die monatliche 

Beitragsbemessungsgrenze und hat der Arbeitnehmer, dennoch 

die Höchstbeiträge zuzahlen, ist aus Vereinfachungsgründen die 

Hälfte der durchschnittlichen Höchstbeiträge der gesetzlichen 

Krankenversicherung und der sozialen Pflegeversicherung steuerfrei. 

Die Steuerfreiheit ist begrenzt auf die Hälfte der tatsächlichen 

Beiträge (§ 3 Nr.62 EStG, § 2 Abs.2 Nr.3 LStDV). 

Die vorgenannten steuerfreien Zuschüsse sind somit auch sozialversicherungsfrei 

(siehe Beispiele 5 und 6 auf Seite 5). 



Anmerkung: 

Beiträge für Familienangehörige sind bei der Bemessung des Beitragszuschusses 

zu berücksichtigen, wenn für diese ein Anspruch 

auf Familienversicherung in der GKV bestehen würde. 

1. Beispiel: 

Januar 2009 

Lfd. Arbeitsentgelt 4.500 €, 

allgemeiner Beitragssatz KV 15,5 % 

Beitrag zur privaten KV 400,00 € 

Höchstzuschuss nach BBG: 3.675 € x 7,3 % = 268,28 € 

Da der tatsächliche Beitrag zur PKV niedriger ist, steht dem Arbeitnehmer 

höchstens die Hälfte des Betrages zu, den er für seine private 

KV aufwendet. In diesem Fall muss der Arbeitgeber daher 

einen Beitragszuschuss von 200,00 € zahlen. 

2. Beispiel: 

Januar 2009 

Lfd. Arbeitsentgelt 4.500 €, 



Höchstzuschuss nach BBG: 3.675 € x 7,3 % = 268,28 € 

Da die Hälfte der tatsächlichen Aufwendungen (300,00 €) zur PKV 

höher ist, steht dem Arbeitnehmer monatlich ein Beitragszuschuss 

von 268,28 € zu. 

3. Beispiel: 

Juli bis November 2009 

Lfd. Arbeitsentgelt 3.000 €, EGA in 11/2009 = 2.500 € 



Höchstzuschuss nach Entgelt : 3.000 € x 7,0 % = 210,00 € 

Da der Beitragszuschuss auf die Hälfte der Aufwendungen des 

Arbeitnehmers für seine private Krankenversicherung begrenzt ist, 

muss in diesem Fall der Arbeitgeber einen Beitragszuschuss von 

200,00 € zahlen. 

Monat 11/2009 

Der KV-pflichtige Teil des EGA beträgt 2.500 € (wenn Versicherungspflicht 

bestanden hätte). Eine Nachzahlung des Beitragszuschusses 

kommt in diesem Fall nicht zum Tragen, da der Zuschuss 

auf die Hälfte der tatsächlichen Aufwendungen begrenzt 

wurde. 

4. Beispiel: 

Juli bis November 2009 

Lfd. Arbeitsentgelt 3.000 €, EGA in 11/2009 = 2.500 € 


Beitrag zur privaten KV 500,00 € (Familienangehörige sind mitversichert) 

Höchstzuschuss nach Entgelt : 3.000 € x 7,0 % = 210,00 € 

Da die Hälfte der tatsächlichen Aufwendungen zur PKV höher ist, 

steht dem Arbeitnehmer monatlich ein Beitragszuschuss von 

210,00 € zu. 

Monat 11/2009 

Der KV-pflichtige Teil des EGA beträgt 2.500 € (wenn Versicherungspflicht 

bestanden hätte). 

Das ergibt, einen Zuschussbetrag von zusätzlich 175,00 €. 

(2.500,00 € x 7,0 %). 

Der gezahlte Zuschuss von mtl. 210,00 € ist aufgrund des EGA um 

175,00 € zu erhöhen. Die Nachzahlung von 7/09 bis 11/09 beträgt 

175,00 € (5 X 35,00 €). Die Differenz zwischen dem gezahlten Zuschuss 

aufgrund des lfd. Entgelts und der Hälfte der tatsächlichen 

Aufwendungen (250,00 € - 210,00 €) beträgt 40,00 € im Monat, somit 

wird für das EGA ein Zuschuss von 175,00 € gezahlt. 

Beitragszuschuss zur Pflegeversicherung 

Arbeitnehmer, die freiwillig GKV oder PKV krankenversichert sind 

und bei einer Pflegekasse oder in der privaten PV versichert sind, 

erhalten einen Beitragszuschuss zu ihrer Pflegeversicherung (§ 61 

Abs. 1 Satz 1 SGB XI). Die Regelung entspricht inhaltlich den § 

257 Abs. 1 SGB V, so dass es hinsichtlich des anspruchsberechtigten 

Personenkreises zu keinen Abweichungen zwischen Kranken- 

und Pflegeversicherung kommt. Für Personen, die nur die 

halben Leistungsansprüche haben und nur die halben Beiträge 

zahlen, da die andere Hälfte der Leistungsansprüche im Rahmen 

der Fürsorgepflicht des Dienstherren erbracht wird, gibt es die Regelung 

des § 28 Abs. 2 SGB XI. 

Freiwillig GKV-versicherte Arbeitnehmer 

Als Zuschuss ist die Hälfte des Beitrags zu zahlen, der aus dem 

Arbeitsentgelt zur sozialen Pflegeversicherung zu zahlen ist. 

Analog zur KV ist in Zeiten, in denen ein Beitragszuschuss zur 

freiwilligen Krankenversicherung nicht gezahlt wird, auch der 

Anspruch auf den Beitragszuschuss für die Pflegeversicherung 

ausgeschlossen. Wegen weiterer Besonderheiten wird auf die 

Ausführungen zur freiwilligen Krankenversicherung verwiesen. 

PKV-versicherte Arbeitnehmer 

Arbeitnehmer, die nach § 23 SGB XI verpflichtet sind, bei einem 

privaten Versicherungsunternehmen zur Absicherung des Risikos 

der Pflegebedürftigkeit, einen Versicherungsvertrag abzuschliessen 

und aufrecht zu erhalten, erhalten von ihrem Arbeitgeber einen 

Zuschuss zu ihrem Pflegeversicherungsbeitrag (§ 61 Abs. 2 Satz 1 

SGB XI). Das gilt auch für Arbeitnehmer, die nach § 22 SGB XI von 

der Versicherungspflicht in der sozialen Pflegeversicherung befreit 

sind. Voraussetzung ist weiterhin, dass bei Versicherungspflicht (§ 

25 SGB XI) des Beschäftigten Vertragsleistungen nach Art und 

Umfang des SGB XI zustehen. 

Privat Versicherte mit Anspruch auf Beihilfe oder Heilfürsorge erhalten 

keinen Beitragszuschuss sondern gemäß § 61 Abs. 8 Satz 

1 SGB XI Beihilfe oder Heilfürsorge des Dienstherren. Der Arbeitnehmer 

hat dem Arbeitgeber seine Zuschussberechtigung nachzuwiesen 

(§ 61 Abs. 7 SGB XI). 

Als Beitragszuschuss ist nach § 61 Abs. 2 Satz 2 SGB XI die Hälfte 

des Beitrages zu zahlen, den der Arbeitgeber bei Versicherungspflicht 

in der sozialen Pflegeversicherung als Beitragsanteil zu 

zahlen hätte. Der gesetzlich vorgeschriebene Beitragssatz beträgt 

z. Zt. 1,95 Prozent. Bei privat versicherten Arbeitnehmern ist der 

Zuschuss allerdings begrenzt auf die Hälfte des Beitrags, den der 

Beschäftigte für seine private PV zu zahlen hat. 



Beitragszuschuss bei besonderen Personengruppen 

Bezieher von Kurzarbeitergeld oder Saison-Kurzarbeitergeld 

Freiwillig GKV-Versicherte 

Für diesen Personenkreis ist für das tatsächlich erzielte Entgelt als 

Beitragszuschuss die Hälfte des Beitrages, der für KV-pflichtige Arbeitnehmer 

bei der Krankenkasse, bei der die Mitgliedschaft besteht, 

zu zahlen wäre. Zusätzlich wird jedoch den Beziehern von 

KUG/SKUG zu dem Zuschussbetrag nach § 257 Abs. 1 Satz 1 

SGB V ein Betrag in Höhe der Hälfte des Betrages eingeräumt, 

den der Arbeitgeber bei krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmern 

allein zu tragen hat (§ 257 Abs. 1 Satz 3 SGB V). 

Das bedeutet im Bezug auf das fiktive Arbeitsentgelt ist ein Beitragszuschuss 

in dem Umfang zu leisten, in dem der Arbeitgeber 

bei Versicherungspflicht des Arbeitnehmers zur Beitragstragung 

nach § 249 Abs. 2 SGB V verpflichtet wäre. 

Der Grundsatz, dass aus Vereinfachungsgründen der monatliche 

Höchst-Beitragszuschuss gezahlt werden kann, wird ab Beginn 

des Kurzarbeitergeldbezuges bis zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres 

außer Kraft gesetzt. Der Beitragszuschuss ist deshalb für 

die o.g. Zeiträume nur nach dem Entgelt zu berechnen (siehe RS 

2009 / 284 vom 29.06.2009 GKV Spitzenverband). Die Zahlung 

des monatlichen Höchst-Beitragszuschusses für Zeiten des Bezuges 

von Kurzarbeitergeld und für die restlichen Monate des Kalenderjahres 

ist daher unzulässig. 

Beispiel: 

KV-Beitrag 14,9% * 

Monatslohn (Sollentgelt) = 3.400,00 € 

Istentgelt = 2.100,00 € 

Fiktiventgelt = 1.040,00 € 

Arbeitgeberzuschuss für Istentgelt (KV 7,0%) = 147,00 € 

Arbeitgeberzuschuss für Fiktiventgelt (KV 7,45%) = 77,48 € 

Arbeitgeberzuschuss für Fiktiventgelt (KV 7,45%) = 77,48 € 

Arbeitgeberzuschuss Gesamt = 301,96 € 

( *Allgemeiner Beitragssatz KV gültig ab 07/ 2009 ) 

Siehe auch Besprechungsergebnis des Arbeitskreises Versicherung 

und Beiträge der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 

24.10.2008 unter www.gkv-ag.de / Besprechungsergebnisse. 

Freiwillig Versicherte einer LKK 

Hinweise zur Berechnung des Beitragszuschusses bei freiwillig 

Versicherten einer LKK sind in der Anlage 45 (Besonderheiten der 

landwirtschaftlichen Krankenversicherung LKV) zu finden. 

Beihilfe-/Heilfürsorgeberechtigte Arbeitnehmer, die nach beamtenrechtlichen 

Vorschriften oder Grundsätzen bei Krankheit und 

Pflege Anspruch auf Beihilfe oder Heilfürsorge haben und privat 

pflegeversichert sind, haben keinen Anspruch auf einen Beitragszuschuss. 

Sie erhalten ebenfalls keinen Beitragszuschuss zur KV, 

da sie nicht oder nicht ausschließlich wegen Überschreitens der 

JAE krankenversicherungsfrei sind. 

Hauptberuflich selbständig Erwerbstätige 

Hauptberuflich selbständig Erwerbstätige, die eine Nebenbeschäftigung 

ausüben und darin gem. § 5 Abs. 5 SGB V nicht krankenversicherungspflichtig 

sind, haben nach § 257 Abs.1 SGB V keinen 

Anspruch auf einen Beitragszuschuss des Arbeitgebers zu ihrer 

freiwilligen Krankenversicherung. Dies gilt auch für PKV Versicherte. 

[BSG-Urteil vom 10.3.1994- 12 RK 12/93 - (USK 9407) ] 

Bezieher von Vorruhestandsgeld 

Bezieher von Vorruhestandsgeld haben gegenüber ihrem ehemaligen 

Arbeitgeber Anspruch auf einen Beitragszuschuss, wenn ein 

solcher Anspruch bereits unmittelbar vor Beginn der Vorruhestandsleistungen 

bestanden hat. Als Zuschuss ist die Hälfte des 

Beitrages zu zahlen, den der Bezieher von Vorruhestandsgeld als 

krankenversicherungspflichtiger Arbeitnehmer zu zahlen hätte, 

höchstens jedoch die Hälfte des Betrages, den er für seine Krankenversicherung 

aufwendet. Bei der Berechnung für PKV-versicherte 

Bezieher von Vorruhestandsgeld wird ein Beitragssatz in 

Höhe von 9/10 des allgemeinen Beitragssatzes zugrunde gelegt. 

(15,5% X 9 ÷ 10 = 13,95 % gerundet auf 14,0 % > 14,0 % - 0,9 % 

= 13,1 % ÷ 2 = 6,55 %) 

Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften 

Für diesen Personenkreis, die nicht zu den Angestellten im Sinne 

der Rentenversicherung gehören, was ein Indiz für eine Arbeitnehmereigenschaft 

wäre, besteht aber trotzdem ein Anspruch auf 

einen Beitragszuschuss, da das Bundessozialgericht mit Urteil vom 

31.5.1989 – 4 RA 22/88 die Arbeitnehmereigenschaft bejaht hat. 

Hiervon haben sich auch die Spitzenverbände der Sozialversicherung 

leiten lassen. 

Die Steuerfreiheit für den Beitragszuschuss für diesen Personenkreis 

ergibt sich ebenfalls aus § 3 Nr. 62 EstG, und dem Erlass des 

FM Baden-Württemberg vom 8.8.1997 ( 3-S 233.3/19), der mit Zustimmung 

des BMF und der obersten Finanzbehörden der anderen 

Länder ergangen ist. 

Druck-Pilot – viele Listen mit einem Befehl drucken 

Bitte wählen Sie den Menüpunkt „Extras \ Druckpilot“: 

Mit diesem Druck-Pilot können Sie die hier aufgezählten Listen in 

einem Rutsch drucken lassen. Kreuzen Sie die gewünschten 

Mitarbeiter und Listen an, stellen die „Anzahl Ausdrucke“ ein und 

betätigen den Button „Start“. 

Den oberen Schalter „Seiten in Datei speichern“ können Sie aktivieren. 

Dadurch können Sie sich alle Ausdrucke vor dem Ausdruck 

auf dem Bildschirm ansehen. 



Jahresabschluss-Buchungen - Kurzanleitung 

1. Den Monat Dezember wie üblich buchen. 

Einzige Besonderheit: vor dem Buchen auf der Karteikarte „Steuer, 

SV-Daten“ den Schalter für den Lohnsteuerjahresausgleich des 

Mitarbeiters so weit zulässig aktivieren (siehe hierzu unbedingt 

die Erläuterungen in der Hilfe). 

2. LohnFix Mitte Januar wie jeden Monat aus dem Internet per 

Download vor dem Buchen des Januars aktualisieren. 

3. „Berichte II \ LStBescheinigung: Datensatz erstellen und speichern“ 

ausführen. Damit wird MeldeFix2 für alle Mitarbeiter angestoßen 

und die Daten werden gesendet. 

Nach der positiven Finanzamt-Antwort über „Berichte II \ 

LStBescheinigung: Protokolle (MeldeFix2)“ die Lohnsteuerbescheinigung 

zweifach ausdrucken, abheften und eine Kopie an die 

Mitarbeiter verteilen. 

4. Den Monat Januar wie üblich buchen: damit wird bei jedem 

Arbeitnehmer die „50 = SV-Jahresmeldung 2009“ automatisch 

erstellt und kann nach Abschluss des Monats Januar 2010 (den 

Monat Januar erst im Februar in der „Abschlussübersicht“ auf 

„abgeschlossen“ stellen, da das erst für die Lohnsteueranmeldung 

bis zum 10. Februar erforderlich ist!) mit MeldeFix verschickt 

werden. Die SV-Jahresmeldungen in MeldeFix unter „Anzeige \ 

SV-Meldungen“ zweifach ausdrucken, abheften und eine Kopie an 

die Mitarbeiter verteilen. 

5. Die folgenden Listen für jeden Arbeitnehmer ausdrucken: 

• „Berichte II \ Lohnkonto: Übersicht SV-Meldungen“ 

• „Berichte II \ Lohnkonto: weitere Jahresübersichten \ 

SV-Beiträge Jan…..Dez.“ 


Journal der SV-Beiträge“ 


Steuerabzüge Jan…..Dez.“ 

6. Viele der vorher beschriebenen Ausdrucke sind, vereinfacht in 

einem Rutsch über den Menüpunkt „Extras \ Druckpilot“ auszuführen. 

Dabei können alle Ausdrucke auch in einer Datei gespeichert 

und angesehen werden. 

7. Den Bericht für die Berufsgenossenschaften drucken: 

„Berichte II \ Liste für Unfallversicherung / 

Berufsgenossenschaft“ 

Wichtiger Hinweis: 

Für einen leichteren Ablauf mit weniger Aufwand sollten Einmalzahlungen 

in der Zeit von Januar bis März vermieden und auf die 

Monate ab April verschoben werden, da sonst die SV-Beiträge 

dem Vorjahr zugerechnet werden (Märzklausel).

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