PASTOR, ein ROKIS aus Wien

Patient Data Management (PDM)
Vortrag beim RTA Symposium September 2003
Im Rahmen des Biennal Estro Physics Meeting
In Genf
University Department for
Radiotherapy and Radiobiology
U. Wolff, D. Georg, R. Pötter
University Department for Radiotherapy and Radiobiology, Medical University Vienna

PASTOR
ROKIS
(RadioOnkologie
RadioOnkologie Klinik InformationsSystem)
InformationsSystem
(PatientenAdministration
PatientenAdministration StrahlenTherapie ORganisation)
ORganisation
U. Wolff, D. Georg
Abteilung f. Medizinische Strahlenphysik
Univ. Klinik für Strahlentherapie und Strahlenbiologie AKH Wien

Patient Data Management ⇒ Intention
provides the required information for
a specific patient at a certain time in a
convenient format for a person or
facility asking for this information and
having appropriate privileges.
Jeder will die erforderlichen
Informationen so schnell wie möglich
haben und „das System“ muß
sich auch darum kümmern, wer was darf!
Computerised PDM Systems should
make live easier for everyone
working with the system. ⇒
• all employees should deal with the
same standardised methodology
• all users have to learn to get used
to it (Training !!!!)
Etwas „Neues“ = mehr Arbeit!
-> jeder fragt zuerst „Was habe ich davon?“

We have ..... !
In our department the size strongly indicates the need for an unified
computerised patient management.
• about 150 employees, ~ 3200 new patients per year, …
• 5 Megavolt machines, 2 Orthovolt machines, 4 Afterloader, …
• > 10 treatment planning workstations (> 5 different TPS), …
• IMRT, Cranial & Extracranial Stereotaxy, TBI, TSEI, Seed Implants, …
• CT, MR, 3D-Ultrasound, 2 Simulators, …
Main problems with paper
patient chart and conventional
communication tools are:
High danger
for data loss
Administrativer Aufwand für große Klinik sehr hoch ->
EDV System notwendig ->
Komplexität des Systems sehr hoch!
Hauptprobleme mit Daten:
Redundanz, Datenverlust und
Verfügbarkeit!
Inconsistency
in data structures
Variety of archiving systems
Necessity for multiple data
input and queries
Maier ?
Meyer ?
Meir ?
Singular
availability
Oral misinterpretation
Phone
Pager
Messenger

Current archiving status
Laserimager (Fuji)
CT (Siemens)
Plato (Nucletron)
US (Kretz)
Advantage WS
(GE)
MR (Siemens)
TMS (MDS Nordion)
Jedes System verfolgt eigene Archivierungsstrategie!
Brainscan (Brainlab)
Theraview
(Cablon)
Variseed (Varian)

Administration:
• Centralised archiving and backup of all systems
• database for technical and medical processes
• work flow management and resource scheduler
Standard formats like DICOM3, DICOM RT or HL7 have to be used when
defining interfaces and data structures
Wir brauchen!
DICOM RT as key task
In “DICOM RT” therapy related data is configured into the DICOM3 standard
for medical imaging as RT objects.
The centralised archive
has to support all the
predefined RT objects and
has to be “open” for new
configured RT objects in
the future.
We need ….. !
…..die Eier legende Wollmilchsau!
DICOM RT
DICOM3
RT Structure Set (RT-SS) (RT SS)
RT Image
RT Dose
RT Plan
RT Treatment Record (RT-TR) (RT TR)

Plato (Nucletron) TMS (Theranostic) Brainscan (Brainlab) Variseed (Varian)
--- Non DICOM
― DICOM RT
― DICOM3, RT-SS, RT SS, RT Image,
RT Plan, RT Dose
― DICOM3, RT Image
― RT Dose, RT TR, RT Plan
― RT Plan
― DICOM3
T (Siemens)
US (Kretz)
MR (Siemens)
EPID (Cablon, Elekta)
PACS (Agfa)
Laserimager
(Fuji)
Hospital
information
system
VISIR + IMCON
(Theranostic)
Theratron Elite
(MDS Nordion)
Afterloading
(Nucletron)
LINAC
(GEMS, Elekta
Simulator
(Oldelft-Nucletro

Implementation I
oal: - more efficient data flow
- higher data security
- more efficient use of all resources
Zielvorstellung, mit der sich die
ganze Klinik identifizieren kann!
ur way:
project group covering all professions defines the current workflow
assigns possible advancements
identify shifts in workload for the different professions
distinguish advantages for different professions
be aware of increased workload throughout implementation (duration ??)
find broad acceptance throughout the department
Die Gewinner und die Verlierer müssen identifiziert
werden und dementsprechend die Vorgangsweise
gewählt werden !
Verständnis für andere Berufsgruppen
und für die anderen beteiligten Parteien
(z.B. Nexus, Theranostic) wird entwickelt!
orkflow Management:
define processes in details including necessary resources, time flow and
involved persons.
take into account “the human factor” for personal and patients.
High flexibility without loosing the track in patient care is essential for the
new system.

Implementation II
Vorgangsweise:
- Definition von Teilprojekten (z.B. Applikationen, Integration,
Implementation, Schulung, ….)
- Erstellung eines initialen Projektplanes
- Zuordnung von Aufgaben zu Mitarbeitern sämtlicher beteiligter Parteien
- Definition von Milestones und Integration von Ergebnissen im Projektplan
Derzeitiger Status:
- Für die Medfolio – Applikationen wurde entsprechend unseren
Anforderungen ein Detailkonzept erstellt
Sämtliche Berufsgruppen wurden in den Definitionsprozess eingebunden
- Schnittstellen wurden definiert und befinden sich derzeit in Abstimmung
mit der Haus EDV
- Die Aufrüstungen und Anbindungen diverser Systeme (VISIR, Imcon,
TMS, …) wurden konzipiert und befinden sich teilweise in Umsetzung
Nächste Schritte:
- Aufbau einer Testumgebung mit mehrerern Arbeitsstationen zum iterativen
Test von Arbeitsabläufen.
- Kontinuierliche Integration und Evaluierung erforderlicher Schnittstellen.

External Interfaces: HIS, PACS, DA, ….
• Mainly bi-directional
• Standardised
Hospital
Information
System
Integration
Aufgabe des Auftragnehmers in Zusammenarbeit mit Klinik
Internal Interfaces:
treatment planning systems, verification systems, evaluation tools, …
Picture
Archiving &
Communication
System
Starke Einbindung der Haus EDV!
??
Digital
Archiving
Bei uns DTI (Direktion für Technologie und Informatik)
War auch bei Entscheidung eingebunden
Merge different
calendars like
Microsoft Outlook
External
Scheduler
(Outlook)
An universal interface has to be designed flexible enough to integrate new
systems when available to consider the rapid development in radiotherapy
like IMRT and the ongoing development of standards like DICOM RT.
Aufgabe des Auftragnehmers in Zusammenarbeit mit Klinik

What else ….?
Radiotherapy is very strongly depending on technical equipment
QA
Service +
Maintenance
Qualitätsmanagement
Qualitätssicherung
Strahlenschutz
technical
performance
big
influence
Radioprotection
Aufgabe der Klinik, da nicht im üblichen Lieferspektrum der Firmen!
Time Schedule Patient Care
failure
escalation

Conclusion
Absolute “MUSTS” for the electronic PDM system:
Projektmanagement
• Provide complete database
• Support Workflow management adapted to the local requirements
• Supply flexible resource scheduler
• Guarantee broad acceptance
• Offer active and continuous support of vendor
• Achieve full integration into hospital environment
Unabhängige Projektleitung
(nicht Klinik, nicht Auftraggeber, nicht Auftragnehmer)
• Kein Konflikt mit Auftragnehmerinteressen
• Kein Konflikt mit Klinik-Hierarchie
• Projekterfahrung sehr empfehlenswert
Lerneffekt für Klinikmitarbeiter
AHA - Erlebnisse