Vortragsfolien - STiNE - Universität Hamburg

Von individueller Beliebigkeit 

zur strukturierten Gemeinschaftsaufgabe 

Professionalisierung der Studien- und Prüfungsverwaltung im Kontext der Einführung 

eines integrierten Campus Management-Systems an der Johannes Gutenberg- 

Universität Mainz 

Bernhard Einig / Anke Kamrath 

Abteilung Studium und Lehre, Universität Mainz 

Campus Innovation / VI. Konferenztag Studium und Lehre 

Hamburg, 26. November 2009

Projekt Software (Re-) Organisation Bilanz 

Gliederung 

1. Überblick Projektverlauf 

2. Sachstand Software-Implementierung 

3. (Re-) Organisation der Studien- und Prüfungsverwaltung 

4. Aktuelle Zwischenbilanz 

Einig/Kamrath, Professionalisierung der Studien- und Prüfungsverwaltung • Hamburg, 26. November 2009 

2


Gliederung 






3

Grad der Belastung 

100% 


Übersicht: Verlauf Gesamtprojekt 

(schematische Darstellung) 

-6 0 6 12 18 24 30 

Ausschreibung 

und Auswahl 

09/2007 

Projektstart 

09/2008 

Start CNet 

(StudSek) 

Software-Parametrisierung und 

organisatorische Vorbereitung 

02/2009 


Online-Start 

11/2009 

Übergang von Projektin 

Produktivbetrieb 

Monate 

4


Einführungsprojekt – ausgewählte Leistungsdaten 

• Bislang 26 Monate Projektarbeit; über 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 

Universität mit Arbeitsvolumen von rd. 320 Mitarbeiter-Monaten (∅ 12,8 MA/Jahr) 

sowie über 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Datenlotsen vor Ort in Mainz 

involviert 

• Modellierung von mehr als 500 Prüfungsordnungen (einschl. ihrer unterschiedlichen 

Versionen) im Softwaresystem; leider zzgl. mehrfacher Nach-, Umund 

ggf. Neumodellierungen 

• Import der Studierdendendaten seit 1995 (mehr als 80.000 Studierende mit 

mehr als 1,5 Mio Datensätzen) sowie der Prüfungsleistungsdaten (mehr als 

1 Mio Datensätze), einschl. z.T. manueller Bereinigung fehlerhafter Importergebnisse 

• Institutionalisieren eines Kompetenzteams (� Fol. 25) „CampusNet“ (KTCN) und 

Aufbau eines umfassenden CampusNet-Supports (Telefon-Hotline, Mail-Support, 

dezentrale AnwenderInnen-Unterstützung; Help-Desk in Vorbereitung) (� Fol. 26) 


5

Projekt 

Gliederung 

Software (Re-) Organisation Bilanz 






6

Projekt 


Aktueller Sachstand Implementierung Software 

• CampusNet seit September 2008 bzw. Online-Portal „JOGU-StINe“ seit 

Januar 2009 produktiv 

• Bislang keine gravierenden Probleme hinsichtlich der Erreichbarkeit und 

Verfügbarkeit des Systems 

• Keine merklichen Performance-Probleme beim WEB-Client (selbst in Zeiten 

von Belastungsspitzen); Perfomance im Rich-Client allerdings zeitweise 

problematisch 

• Alle wesentlichen Funktionalitäten der Studierenden, Studien- und der 

Prüfungsverwaltung werden über CampusNet bzw. JOGU-StINe abgewickelt 

Ausnahmen: 

- Bewerbung- und Zulassung (weiterhin über HIS-Module), 

- Reporting (Einsatz eines externen Tools erforderlich) 


7

Projekt 


Aktueller Sachstand Implementierung Software (2) 

Akzeptanz: 

• bei Studierenden vergleichsweise gut. 

Bemängelt werden vornehmlich Ergonomie und fehlende Download-Möglichkeiten 

(Bescheinigungen etc.); 

darüber hinaus häufiger Beschwerden über Effekte, die sich aus Bologna-Prozess 

ergeben und fälschlicherweise CampusNet/JOGU-StINe zugeschrieben werden; 

Sonderproblem: Studierende in „Bestandsstudiengängen“ (Mehrwert des Systems 

häufig nicht erkennbar) 

• bei Lehrenden deutlich geringer, aber insgesamt noch positiv. 

Deutliche Kritik hinsichtlich Ergonomie und unzureichender Darstellungen, fehlender 

Online-Funktionalitäten und Auswertungsmöglichkeiten sowie Anbindung von 

Fremdsystemen (Ilias, Reader + etc.) 


8

Projekt 



Akzeptanz: 

• bei Mitarbeiter/innen der Studienbüros, der Prüfungsverwaltung, der 

Studierendenverwaltung sowie des Kompetenzteams sehr kritisch aufgrund 

� unzureichender, fehlerhafter oder fehlender Funktionalitäten 

� mangelhafter Passgenauigkeit mit Prozessabläufen vor Ort 

� schleppender Bearbeitung der Anforderungen durch Datenlotsen 

Führt zu massivem Zusatzaufwand vor Ort, um (halbwegs) 

ordnungsgemäße Ergebnisse zu gewährleisten 

� Es zeigen sich „Ausweichstrategien“ 

� „Nebenbuchhaltungen“ entstehen 

� Nachdrückliche Intervention seitens der Universität erforderlich 


9

Projekt 



Universität Mainz seit mehr als 9 Monaten dabei, gemeinsam mit Datenlotsen integrierte 

„Arbeitspakete“ zu schnüren, in denen die zahllosen Einzelanforderungen zusammen- 

gefasst und nach verbindlichen Zeitplan erledigt werden; � langfristige Entwicklungs- 

Perspektive (dauerhaft tragfähige Konzepte statt ad-hoc Lösungen) 

• Zielsetzung: 

(Weiter-) Entwicklung von CampusNet zu einer integrierten Software, die sämtliche 

Standardprozesses einer Hochschule in Deutschland optimal und effizient unterstützt 

• Anforderung an Datenlotsen: 

Konzentration auf Bereitstellung einer effizienten, grundlegend funktionstüchtigen Software 

und Schaffen von verbindlichen Zeithorizonten 

• Anforderungen an CampusNet-Hochschulen: 

Überprüfen des derzeitigen Variantenreichtums (Heterogenität) im Studierenden-, 

Studien- und Prüfungswesen und Verständigung auf gemeinsame Standards zumindest in 

den grundlegenden Abläufen; Verständigen auf gemeinsame Anforderungskonzepte 

� Hochschul-Arbeitskreise schaffen 


10

Projekt 

Gliederung 







11

Projekt 


Spezialaspekt: (Re-) Organisation der Studien-, Prüfungs- und 

Raumverwaltung 

(zwei eigenständige, aber unmittelbar in Gesamtprojekt 

eingebundene Teilprojekte) 

Auftrag: Überprüfen der Strukturen, Abläufe und Entscheidungskriterien 

im Bereich des Prüfungs- (� Fol. 29) und Studienmanagements 

(einschl. Raummanagement; � Fol. 28) und 

Entwicklung umsetzungs-fähiger Vorschläge zur Optimierung 

von Strukturen und Abläufen als Voraussetzung für effizienten 

Einsatz der integrierten Software (einschl. Begleitung bei 

Umsetzung) 

Durchführung: ews group gmbh, Lübeck, als Subunternehmen der 

Datenlotsen GmbH im Rahmen des Projektvertrags 

Zeitraum: November 2007 – November 2008 


12

Projekt 


Entwicklung und Umsetzung von „Organisatorischen Fachkonzepten“ 

• Aus mehr als 100 Gesprächen mit Fachbereichen und Verwaltung heraus entwickelte 

universitätsweit einheitliche Standards für Aufbau und Organisation (� Fol. 32) von 

Studienbüros und Prüfungsämtern sowie Arbeitsabläufe (� Fol. 36) im (erweiterten) 

Lehrveranstaltungs- und Prüfungswesen 

• 07-10/2008: Einrichtung von 33 / 34 Studienbüros und 13 Prüfungsämtern mit gleicher 

Grundstruktur sowie gleichen Rollen und Aufgaben; tätig mehr als 130 Mitarbeiterinnen 

und Mitarbeiter (ca. 60 VZÄ) 

• Aktive Unterstützung der Fachbereiche durch Hochschulleitung bei Personal- 

bereitstellung insb. durch Anschubfinanzierung sowie Stellenumwandlungen 

• Sicherstellung des Kompetenzerwebs des Personals durch qualifizierte Schulungen und 

wöchentlichen Jour fix mit CampusNet-Team sowie mehrdimensionalen Support 

� Studienbüros sind inzwischen die Kompetenzzentren für sämtliche organisatorischen 

und administrativen Angelegenheiten der Studiengänge „vor Ort“ 


13

Projekt 


Entwicklung und Umsetzung von „Organisatorischen Fachkonzepten“ (2) 

• Neben (Re-) Organisation der Aufbau- und Ablauforganisation auch Entwicklung und 

Verabschiedung einheitlicher und verbindlicher Planungsvorgaben und Entscheidungs- 

kriterien in zentralen Angelegenheiten von Studium, Lehre und Prüfungen: 

� „Zeitfenstermodell“ für überschneidungsfreie Lehrveranstaltungen 

(Prof. Kreuzer, Universität Hamburg) (� Fol. 39f) 

� „Prüfungskorridore“ für überschneidungsfreie Prüfungen (� Fol. 41ff) 

� universitätsweite Anmeldefristen für Lehrveranstaltungen und Prüfungen (� Fol. 44f) 

� Neuorganisation des Raummanagements (Campus) (� Fol. 46ff) 

• Waren drängende Probleme seit Jahrzehnten und Entscheidung insofern überfällig 

• Führte zu z.T. heftigsten Diskussionen und Kontroversen insb. mit Lehrenden 

(Paradigmenwechsel, Kulturwandel) 

Fazit des Prozesses: 

Aufgabenerledigung wird aus Individualisierung herausgeholt (jeder plant für 

sich) und zur strukturierten Gemeinschaftsaufgabe gemacht 


14

Projekt 



Situation Sommer 2009: 

Es zeigen sich große Kompetenz und erste Routine bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 

Studienbüros und Prüfungsämter, zugleich aber steigende Unzufriedenheit mit konkreter 

Arbeitssituation. Bemängelt werden insb.: 

• unzureichende Personalausstattung der Büros, daraus resultierend langfristig nicht 

bewältigbare Arbeitsbelastung 

• stellenweise unklare Zuständigkeiten bzw. Aufgabenverteilungen 

• unzureichende Einbindung in Beratungs- und Entscheidungsprozesse, die sich 

unmittelbar oder mittelbar auf Studienbüros und Prüfungsämter auswirken 

• unzureichende Einbindung in Information und Kommunikation (fachbereichs- und 

hochschulintern) 

• Zuweisung zusätzlicher Aufgaben von unterschiedlichsten Seiten 

• erhebliche Mehrbelastungen auf Grund noch eingeschränkter Funktionalität der Software 


15

Projekt 



Konsequenzen: 

• Explizites und nachdrückliches Votum des Kompetenzteams sowie der 

Fachbereiche zur Fortführung der externen Beratung und Begleitung 

bei der Umsetzung der Organisatorischen Fachkonzepte 

• Ausschreibung eines Folgeprojekts mit den Teilzielen: 

� Arbeitsfähigkeit der Studienbüros und Prüfungsämter dauerhaft sichern 

� ordnungsgemäße Umsetzung der Studiengänge gewährleisten 

� Optimierung des Ressourceneinsatzes bei Administration von Studium, Lehre 

und Prüfungen herbei führen 


16

Projekt 



• Vorgehensweise: 

� Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse (GPA) in einem Fachbereich, 

Dokumentation der Prozesse und Erarbeiten eines Geschäftsprozessmodells als 

Muster für andere Fachbereiche (ggf. mit Varianten) 

� Erhebung und Dokumentation des Stands der Umsetzung in allen Studienbüros 

und Prüfungsämtern 

� Abgleich mit Geschäftsprozessmodell („Delta-Analyse“), 

� Anpassung und Weiterentwicklung der Fachkonzepte 

� Erarbeitung tragfähiger Lösungsansätze im Einzelfall 

• Durchführung: Horváth&Partners GmbH 

• Projektstart: November 2009 

• geplante Dauer: 4 Monate 


17

Projekt 



Vorläufiges Fazit: 

Entwicklung und Umsetzung der Referenzkonzepte: 

� sichert ordnungsgemäße Umsetzung der modularisierten Studiengänge 

� schafft nachhaltig Transparenz und Servicefreundlichkeit 

� kann damit Zufriedenheit von Lehrenden und Studierenden fördern 

� führt zu besserer Ressourcenausnutzung 

� ermöglicht optimierten Software-Einsatz 

� Einrichtung bedarf längerfristiger professioneller Begleitung, 

� Strukturen und Abläufe müssen kontinuierlich angepasst und bedarfsgerecht 

weiterentwickelt werden 


18

Projekt 

Gliederung 







19

Projekt 


Sieben grundlegende Erfahrungen 

1. Primär auf Software-Einführung bezogenes Projekt entwickelte sich zu einem 

umfassend, nachhaltig und z.T. radikal in die Strukturen und Organisationsabläufe aller 

Fächer und Fachbereiche eingreifenden (Re-) Organisations-Projekt, das 

• flächendeckend in den Fachbereichen eine professionelle Organisationsebene für 

das Wissenschaftsmanagement eingeführt hat. 

• an mehreren zentralen Stellen zu Paradigmenwechseln („Kulturwandel“) geführt hat 

(Zeitfenstermodell, Prüfungskorridore, organisatorische Standards) 

• zentrale „alte Themen“ aufgegriffen und wirkungsvoll angegangen ist 

2. Prozess der Reorganisation und Einführung eines effizienten integrierten Campus 

Management-Systems findet Grenze darin, inwieweit es gelingt,: 

• subjektive Einzelinteressen den Gemeinschaftsinteressen der Hochschule 

unterzuordnen, 

• Verbindlichkeit und Transparenz als leitende Prinzipien an der Stelle von Beliebigkeit 

und Intransparenz zu institutionalisieren, 

• die „gewordene Vielfalt“ (Heterogenität) zu Gunsten einer maximalen Nutzung 

vergleichbarer Strukturen und Abläufe abzubauen (Einrichten von Standards) 


20

Projekt 


Sieben grundlegende Erfahrungen (2) 

3. Benötigt wird 100%iger Rückhalt durch Hochschulleitung, Kanzler und Dekane sowie 

Flexibilität, Bereitschaft und Möglichkeit zum finanziellen und organisatorischen 

Engagement (ggf. Satzungsänderungen etc. erforderlich) 

4. Ein solches Projekt ist nur zu leisten mit einem 

• im Wissenschaftsbereich anerkannten, 

• mit Kompetenzen ausgestatteten, 

• hochmotivierten und weit über das normale Maß engagierten Team, das 

• über detaillierte Fachkenntnisse der Abläufe und Inhalte in Studium und Lehre sowie 

einschlägige IT-Kenntnisse verfügt und dazu in der Lage ist, diese vernetzt zu 

behandeln; eine Kompetenzebene alleine reicht nicht aus. 

5. Personalbedarf zur Bewältigung eines solchen umfassenden Projektes wird in der Regel 

massiv unterschätzt. Grad und Qualität der Zielerreichung hängen aber unmittelbar 

davon ab, inwieweit hierfür tatsächlich Ressourcenbedarf bereit stehen 


21

Projekt 


Sieben grundlegende Erfahrungen (3) 

6. Tatsächliche Leistungsfähigkeit der derzeit verfügbaren Campus Management-Systeme 

darf nicht überschätzt werden 

� Desillusionierung erscheint unvermeidlich 

� auf langjährigen Implementierungs- und Entwicklungsprozess mit hohen 

Anfangsinvestitionen einstellen 

7. Es kann niemals genug informiert und kommuniziert werden. Insbesondere sollten 

sowohl Mehraufwand als auch Mehrwert für die verschiedenen Nutzer/innengruppen 

ehrlich bilanziert und transparent dargestellt werden 


22






Bernhard Einig / Anke Kamrath 

Abteilung Studium und Lehre, Universität Mainz 








Anhang 




Einrichten eines Kompetenzteams 

Komplexität der Abläufe und der integrierten Software erfordern hochkompetente 

und professionelle Unterstützung und Betreuung durch engagierte, leistungsfähige 

und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 

� Einrichten eines Kompetenzteams in Abteilung „Studium und Lehre“(� Fol. 49) 

Primäre Zuständigkeit in sämtlichen fachlichen Angelegenheiten; koordiniert zwischen 

Anwender/innen und Datenlotsen bzw. Zentrum für Datenverarbeitung 

Ausstattung (seit 10/2009) : 5 Vollzeitstellen; 

zusätzlich 2,5 befristete Stellen für bestimmte Teilaufgaben, daneben befristet 

ca. 2,2 Stellen Studentische Mitarbeiter für Modellierung 

� Verlagerung der technischen Betreuung aus EDV-Abteilung der Verwaltung in 

Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) der Universität Mainz (seit 09/2007). 

Zuständig für dv-technische Betreuung und Entwicklung der Datenbank, Applikations- 

software und Schnittstellen 

Ausstattung: z.Zt. 1 Vollzeitstelle (dauerhaft) 


25


Support und Anwenderbetreuung 

Akzeptanz und Funktion des Integrierten Systems abhängig auch von 

Verfügbarkeit eines kompetenten und leicht erreichbaren Supports 

�� Ansatz Uni Mainz: Weitgehend dezentralisiertes Supportsystem 

• Mitarbeiter/innen von Studienbüros und Prüfungsämter: 

zunächst Leitung der Studienbüros (Studienmanager/in) 

• Wissenschaftliches Personal: 

Studienbüros (Studien-/Lehrveranstaltungsmanager/in) 

• Leitung der Studienbüros: 

Kompetenzteam (Abt. Studium und Lehre) 

• Studierende: 

Hotline + Studienbüros 

• Einrichtung der Zentralen Verwaltung: 

zunächst Key User innerhalb der jeweiligen Einrichtung; erforderlichenfalls 

Kompetenzteam 


26


Support und Anwenderbetreuung 

DV-Betreuung U‘ Mainz 

(Zentrum für 

Datenverarbeitung) 

Telefon-Hotline 

(Abt. Studium und Lehre) 

Studierende 

Support Datenlotsen 

Hamburg 

Studienbüros 

(Studien-/ Lehrveranstaltungsmanager/in) 

(Fachbereiche) 

Wissenschaftliches Personal 

Professor/innen, Akad. 

Mitarbeiter/innen 

(Institute, Fachbereiche) 

Kompetenzteam 

(Abt. Studium und Lehre) 

Mitarbeiter/innen 

Studienbüros und 

Prüfungsämter 

(Institute, Fachbereiche) 


Key User 

(jeweilige Einrichtung 

der Zentralen 

Verwaltung) 

Studierendenservice 

(Zentrale Verwaltung) 

27

Projekt 


(Re-) Organisation des Studienmanagements 

Ausgangslage („Ist-Situation“ bei Projektbeginn): 

Gefährdung der erfolgreichen Umsetzung modularisierter Studiengänge auf Grund: 

• fehlender Zuständigkeiten für Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Lehrangebots 

• fehlender Vernetzung der Lehrenden untereinander hinsichtlich inhaltlicher Gestaltung des 

Lehrangebots 

• fehlender universitätsweit verbindlicher Planungskriterien für Lehrveranstaltungen und 

Prüfungen (Personen, Zeiten, Räume) 

• fehlender universitätsweit verbindlicher Vergaberichtlinien sowie fehlender Entscheidungs- 

hierarchie für Raumvergabe 

• etc. 

Folgen: 

• unvollständiges Lehrangebot 

• Nichterreichen der Modulziele 

• Überschneidungen bei (Pflicht-) Lehrveranstaltungen und Prüfungen 

• Einengung des (Pflicht-) Lehrangebots wegen nicht verfügbarer oder unzureichender Räume 

• etc. 


28

Projekt 


Überprüfung und Optimierung des Prüfungsmanagements 

Ausgangslage („Ist-Situation“ bei Projektbeginn): 

• Dezentrale Prüfungsamtstruktur an Universität Mainz (� Fol. 31) 

• Vielzahl unterschiedlich eingebundener Personen (mit sehr individuellem 

„Hintergrund“); z.T. fehlende Prüfungsamtsleitung 

• Keine verbindlichen „Standards“ für Zuständigkeiten, Abläufe, Entscheidungen 

• Stellenweise fehlende oder unzureichende DV-Unterstützung 

• etc. 

Folgen: 

� „Heterogene Qualität“ der Prüfungsberatung und –verwaltung 

� Fehlende Vertretungsregelungen und –möglichkeiten 

� z.T. sehr lange Wartezeiten für Studierende (Beratung, Information, Ergebnisse) 

� Hoher Betreuungsaufwand durch Zentrale Verwaltung (RE + SL + EDV) bei 

vergleichsweise unbefriedigendem Ergebnis 


29

Projekt 


Überprüfung und Optimierung des Prüfungsmanagements (2) 

Spezifische Herausforderung (Anlass für Teilprojekt): 

Prüfungsmanagement in Fächern und Fachbereichen nicht auf modularisierte 

Strukturen hin ausgelegt � Zwei Hauptprobleme: 

• QuantitativerAnstieg der Prüfungsfälle studiengangspezifisch um das 

2 – 20fache 

� enormer personeller Mehrbedarf im Bereich der Prüfungsverwaltung 

• Sämtliche Studienleistungen in der Regel unmittelbar prüfungsrelevant 

� veränderte qualitative Anforderungen sowie Notwendigkeit einer direkten 

Einbeziehung der Prüfungsämter in das Studienmanagement 

Ordnungsgemäße und fehlerfreie Umsetzung der Bachelor- und Masterstudiengänge 

ab dem Wintersemester 2008/09 ist gefährdet, wenn 

Organisation und Abläufe nicht sichergestellt sind 


30

Projekt 


HISPOS-Installationen an der Universität Mainz 

• PA Kath. Theol. 

• PAs der Landeskirchen 

• (PA Evg. Theol.) 

• PA WiWi 

• PA Jura 

• Landesprüfungsamt 

• Staatl. Landesprüfungsamt 

PA Germersheim 

FB 01 FB 02 FB 03 FB 04 FB 05 FB 06 FB 07 FB 08 FB 09 FB 10 FB 11 

• Dekanat 

• Pädagogisches Inst. 

• Inst. f. Politikwissen. 

• Psychologisches Inst. 

• Inst. f. Soziologie 

• Inst. f. Publizistik 

• Inst. f. Sportwissen. 

• Staatl. Landesprüfungsamt 

• Filmwissenschaft 

• Dekanat 

• Deutsches Institut 

• Inst. f. Theaterwissen. 

• 7 weitere Institute 

Fremdsprachenzentrum 

• PA Mathe. 

• PA Informatik 

• PA Physik 

• Dekanat 

• Inst. für Archäologie 

• 2 weitere Institute 

• PA Chemie 

• PA Geowiss. 

• Staatl. Prüfungsamt 

Pharmazie 


• PA Biologie 

• Inst. f. Zoologie 

• Inst. f. Mikrobiologie 

• HIS-Installation 

• keine DV-Installation 

• Fremdinstallation 

• PA Musik 

• PA Kunst 

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Projekt 


Aufbauorganisation: Studienbüros und Prüfungsämter 

• Für jeden Studiengang dieser Universität ein definiertes Studienbüro zuständig 

(Regel: 1 Studienbüro für rd. 1.500 Studierende) (� Fol. 33) 

• Einheitlich feste Rollen (� Fol. 35) mit klar definierten Aufgaben und 

Zuständigkeiten (� Fol. 34), dabei aber Möglichkeiten der flexiblen 

Organisation 

• Dauerhafte Einrichtung möglichst hochwertiger Funktionsstellen sowie 

Einstellung fachlich und technisch sehr gut qualifizierten Personals (Muster- 

Stellenbeschreibungen und koordiniertes Ausschreibungsverfahren) 

• Baut maximal auf dezentralem know how und Zuständigkeit auf; zentrale 

„Plattform“ durch CampusNet, organisatorische Referenzkonzepte und Support 

durch Kompetenzteam „CampusNet“ der Abteilung Studium und Lehre 


32

Projekt 


Studienmanager Modellierer Studienfachberater 

Lehrveranstaltungsmanager Prüfungsamtmitarbeiter 

unbefristet, ggf. auch in einer Person 

Institut / Fach A 

Studiengänge AA, AB, AC, AD 

Studiengangbeauftragte 

Prof.‘in H. 

Frau X 

Frau X 

Herr N. / 

Frau P 

Frau B. 

Frau C. 

Herr D. 

Herr K. 

PRÜFUNGSAMT FB XX – Leitung: Frau E. 

Institut / Fach B 

Studiengänge BA, BB, BC 


Prof..D. 

Herr L. 

Herr L. 

Frau M. 

Herr P 

? 

DEKANAT FB XX 

STUDIENBÜROS FB XX 

Institute / Fächer C,D,E 

Studiengänge CA, CB, DA, DB, EA 


Frau S. 

Herr M. 

Frau B. / 

Herr E. 

unbefristet, sollten zusammen/in der Nähe sitzen 


Prof. T. 

Herr Q. 

Frau S. 

Institut / Fach F 

Studiengänge FA 


Prof.‘in G.. 

Frau K. 

? 

Herr J. 

Frau H. 

Frau H. 

Stand: 19.06.08 

© FB 09 – Chemie, Pharmazie und Geowissenschaften der Universität Mainz 

33

Projekt 

Rollen und Aufgaben 


Studienmanager/in 

• Planen von Semesterprogrammen 

• Zuordnen der Lehrveranstaltungen zu 

Studienbausteinen (CampusNet) 

• Freigabe des Lehrangebots 

• Anmeldung und Teilnehmerauswahl (Koord.) 

• Koordinieren des Lehrbetriebs 

• Unterstützen von Entwicklungsplanungen 

• Controlling der Studienzeiten etc. 

Studienfachberater/in 

• Beratung der Studierenden in fachlichen 

und organisatorischen Fragen 

Modellierer/in 

• Modellieren der Prüfungsordnungen in CN 

• Beraten und Anleiten von 

Lehrveranstaltungsmanager/in 

• Eingabe und Pflege von Veranstaltungsdaten 

• Teilnehmerverwaltung (Gruppeneinteilung, 

nachträgliche An- und Abmeldung) 

• Information von Studierenden / Lehrenden 

• Vorlesungsverzeichnis 

• Service und Beratung für Studierende in 

organisatorischen Fragen (erste Anlaufstelle) 

• Anleitung von Web-Interface-Nutzern 

Prüfungsamtsmitarbeiter/in 

• Aufgaben laut Referenzkonzept Prüfungsverwaltung 

Personenidentität ist in der 

Vertikale grundsätzlich möglich 


34 

© Frank Eisoldt / Miriam Prenzel • ews group gmbh, Lübeck

Projekt 


Organisationsschema „Studienbüro“ 

Studiengangbeauftragte/r 


Studienbüro 

Studienmanager/in 

Modellierer/in 

Studienfachberater/in (Einbindung) 

Lehrveranstaltungsmanager/in 

Prüfungsamtsmitarbeiter/in 

Standardisierte Rollen • Verbindliche Qualitätsstandards 

• Flexible Organisation 



Institut(e) für … 


35 

© Frank Eisoldt / Miriam Prenzel • ews group gmbh, Lübeck

Uni Projekt Mainz Hintergründe Software (Re-) Organisation Bilanz 

Chancen 

Ablauforganisation: Standardisierung der zentralen Prozesse 

• Hoher Grad an Verflechtungen von 

o Lehrveranstaltungen 

o Prüfungen 

o Personen 

o Räumen 

erzwingt hohes Maß an Abstimmung zwischen Akteuren, um effiziente Gestaltung zu 

ermöglichen � möglichst weitgehende Standardisierung der (vergleichbaren!) 

Prozesse als Grundvoraussetzung für übergreifende Planung 

• Einheitliche Planungsschritte (� Fol. 37f), gemeinsame und verbindliche Fristen sowie 

einheitliche Entscheidungskriterien bilden unverzichtbare Grundlage für Sicherstellung 

eines überschneidungsarmen Semesterprogramms und überschneidungsfreie 

Prüfungstermine sowie optimierte Aufteilung auf Lehrveranstaltungsräume 

Standards 

• erhöhen Verfahrenssicherheit für MitarbeiterInnen, Lehrende und Studierende; 

• bilden Grundlage für vollständiges, „richtiges“ und studierbares Lehr- und 

Prüfungsangebot; 

• erhöhen Effizienz für alle Beteiligten 


36


Chancen 

Referenzprozess Prüfungsverwaltung (Auszug) 

1 Anlegen der Prüfung 

2a) FB-übergreifende Terminvorgaben (LA) 

2b) Konkrete Prüfungstermine festlegen 

3 Prüfungsdaten erfassen / veröffentlichen 

4 Anmeldung zur Prüfung 

5 Organisation der Prüfungen 

6 Teilnehmer nachtragl. ein-/ausbuchen 

7 Teilnehmerlisten überprüfen (ggf.) 

8 Durchführung der Prüfungen 

Vorsemester 

Vorlesungsfrei Vorlesungszeit Vorlesungsfrei 

2008 2 0 0 9 

Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März 

36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 

9 Noten erfassen 4 Wochen nach Prüfung 

10 Noten veröffentlichen 

11 Archiv. / Dokumentation / Einsichtnahme 

12 Ausdruck Leistungsnachweise 


5 Wochen nach Prüfung 

©Frank Eisoldt / Miriam Prenzel • ews group gmbh 

37


Chancen 

Referenzprozess Prüfungsverwaltung (Auszug) 

©Frank Eisoldt / Miriam Prenzel • ews group gmbh 


38

Projekt 


Zeitfenstermodell für das Lehramtsstudium 

• Gebot der Überschneidungsfreiheit ergibt sich aus § 21 Abs. 1 Satz 1 HochSchG: 

Studium innerhalb der Regelstudienzeit ist zu gewährleisten 

• Ansatzpunkt: Lehramtsstudium (Auflage Akkreditierung) 

o Bei 22 weitgehend frei wählbaren Fächern (zzgl. Bildungswissenschaften) 

ergeben sich rd. 200 mögliche Fächerkombinationen 

o Überschneidungsfreies/-armes Studium ist nur durch verbindliche Planungs- 

vorgaben zu erreichen 

• Grundlage: Mathematisches Modell, entwickelt von Prof. Kreuzer (Universität 

Hamburg) 

• Nutzt Zeiten maximal aus (Montag – Freitag von 8 – 18 Uhr) 

• Erstreckt sich über alle drei Jahre des Bachelor-Studiengangs 

• Ermöglicht 93% aller Lehramtsstudierenden mit ihren Kombinationen 

überschneidungsfreies Studium; für knapp 6% max. 2 SWS Überschneidungen; 

lediglich 6 Kombinationen nur mit stärker Beeinträchtigung studierbar 


39

Projekt 


Zeitfenstermodell für das Lehramtsstudium (Auszug) 

1. Jahr 

Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 

8 - 10 Eng/Gr Russ Fra Rel Soz/Ita Chem Deu Physik Fra Phil 

10 - 12 Span Russ Fra Latein Span Mathe Soz/Ita Russ Sport Gesch 

12 - 14 Soz/Ita Mathe Geo Latein Sport Rel Bio Rel Eng/Gr Physik 

14 - 16 Span Physik Geo Phil Sport Latein Bio Phil Eng/Gr Chem 

16 - 18 Deu Chem Bio Gesch BWS Geo Gesch Deu Mathe 

2. Jahr 

Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 

8 - 10 Span Physik Bio Phil Eng/Gr Physik Eng/Gr Chem Geo Gesch 

10 - 12 Soz/Ita Chem Sport Rel Deu Physik Span Mathe Geo Latein 

12 - 14 Deu Chem Sport Gesch Bio Gesch Sport Latein Deu Mathe 

14 - 16 Eng/Gr Russ Fra Latein BWS Fra Rel Soz/Ita Russ 

16 - 18 Soz/Ita Mathe Geo Phil Fra Phil Bio Rel Span Russ 


Drei-Jahres 

– System: 

Kernzeiten in 

den Jahren 

1 und 2 

40

Projekt 


Prüfungskorridore (Lehramtsstudium) 

• Entwickelt von ews group in Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Lehrerbildung (ZfL) 

der Universität Mainz und der Abteilung Studium und Lehre 

• Berücksichtigt Zeitbedarf für schulische Praktika sowie hochschulinterner 

Blockveranstaltungen während vorlesungsfreier Zeit 

• Ausgenommen sind mündliche Prüfungen, Hausarbeiten, Referate etc. (individuelle 

terminliche Abstimmung) 

• Differenziert zwischen lehrveranstaltungsbegleitenden Prüfungen (Modulteilprüfungen) 

und punktuellen Modulabschlussprüfungen: 

o lehrveranstaltungsbegleitende Klausuren: Zeit (und ggf. Raum) wie 

Lehrveranstaltung während der letzten beiden Vorlesungswochen 

o punktuelle Modulabschlussprüfungen: 

Zeitkorridor von drei Wochen am Ende der Vorlesungszeit (1. Termin); 

ggf. zweiter Korridor von zwei Wochen am Ende des Semesters (2. Termin) 


41

Projekt 

Monat 

Januar 



Semesterübersicht (Bsp.: SoSe 2009) 

Kalenderjahr 2009 


Stand: 13.02.2008 

Februar März April Mai Juni 

KW 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 

Schul- 

Weihnachts- 

Osterferien 

ferien ferien 1.4. - 17.4.09 

Universitäts- 

Vorlesungszeit 20.04.09-25.07.09 

KP 

PK 

Vorlesungszeit 20.10.08betrieb 

14.02.09 Wintersemester 

Sommersemester 2009 

Prakti- 

08/09 

kums- OP 1/OP 2/OP 3 

zeiträume 16.2. - 27.3.09 

KP = kumulative Prüfungen (lehrveranstaltungsbegleitende Modulteilprüfungen) 

PK = Prüfungskorridor (Modulabschlussprüfungen) 

42

Projekt 



Jahresübersicht (Bsp.) 

Monat 

Januar Februar März April Mai Juni 

KW 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 

Schulferien 

Universi- Vorlesungszeit 20.10.08-14.2.09 

betrieb Wintersemester 08/09 

Praktikumszeiträume 

Monat 

Juli August September Oktober November Dezember 

KW 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 

Schulferien 

Weihnachts- 

ferien 

PK 1 

16.2.- 7.3.09 

Kalenderjahr 2009 

OP 1 /OP 2 /OP 3 

16.2.09-27.3.09 

Osterferien 

1.4.-17.4.09 

Vorlesungszeit 20.4.09-25.7.09 

Sommersemester 2009 

Sommerferien Herbstf erien Weihnachts- 

13.7.09-21.8.09 12.10.-23.10.09 ferien ab 21.12. 

Universitäts- 20.4.09-25.7.09 PK 1 PK 2 (optional) 

voraussichtl. Vorlesungszeit 

betrieb Sommersemester 27.7.- 15.8.09 

5.10.- 23.10.09 

Wintersemester 2009/2010 

Praktikums- 

OP 1/OP 2/OP 3/VP 1 

zeiträume 

24.8.09-9.10.09 


43

Projekt 

Anmeldefristen 


(entwickelt von ews group-gmbh, Lübeck) 

• Referenzkonzept enthält für modularisierte Studiengänge universitätsweit 

verbindliche Fristen für die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen 

• Fristen bilden die unverzichtbare Grundlage für Planung eines über- 

schneidungsarmen Semesterprogramms und überschneidungsfreie 

Prüfungstermine sowie optimierte Aufteilung auf Lehrveranstaltungsräume 

• Schaffen mehr Transparenz im Zulassungsverfahren zu Lehrveranstaltungen 

und führen zu höherer Verteilungsgerechtigkeit (Abschaffen des „Windhund“- 

Prinzips) 

• Hinreichende Möglichkeit, begründeten Einzelfällen entsprechen zu können, 

sind vorhanden, müssen aber verantwortlich genutzt werden 


44

Projekt 


Bsp. Anmeldefristen zu Lehrveranstaltungen des Sommersemesters 2009 

Phasen (An- und Abmeldung) Zeitraum 

Anmeldephase für Studierende der Human- und Zahnmedizin Montag, 19.01.2009, 12 Uhr - 

Erste Anmeldephase (allgemeine Hauptanmeldephase) 

für alle bereits immatrikulierte Studierende (außer FB 04) 

Spezielle Anmeldephase 

für Erstsemester, Fach- und Hochschulortwechsler 

(außer FB 04) 

Zweite Anmeldephase (Restplatzvergabe) 

für alle immatrikulierte Studierende (außer FB 04) 

Freitag, 06.02.2009, 12 Uhr 

Montag, 02.02.2009, 12 Uhr – 

Mittwoch, 18.02.2009, 12 Uhr 

Dienstag, 14.04.2009, 8 Uhr – 

Donnerstag, 16.04.2009, 18 Uhr 

(Einführungswoche) 

Sonntag, 18.04.2009, 8 Uhr – 

Freitag, 24.04.2009, 18 Uhr 

(1. Vorlesungswoche) 


45

Projekt 


Konzept für die Raumverwaltung 

(entwickelt von ews group-gmbh, Lübeck) 

• Grundlage: Ergebnisse HIS-Untersuchung (2008), wonach Universität Mainz 

ausreichend Lehrveranstaltungsräume besitzt, allerdings Raumzuordnung nicht 

optimal gestaltet ist 

• Sieht Kombination von zentraler (Räume mit TN-Zahl < 100) und dezentraler 

Vergabezuständigkeit vor 

• Enthält definierte zeitliche Planungsphasen und Entscheidungswege 

(fach-bereichsübergreifende Planungskonferenzen) 

• Enthält verbindliche Kriterien für die Entscheidung bei konkurrierenden 

Raumwünschen (� Fol. 47ff) 

• Ziele sind Transparenz, Objektivität und Effektivität bei der Planung und 

Vergabe der Räume 

• Geplante erstmalige Anwendung des Konzepts: Planung für das WiSe 2009/10 


46

Projekt 


Konzept für die Raumverwaltung (2) 

Allgemeine Entscheidungskriterien bei konkurrierenden Raumwünschen 

1. Wöchentliche Veranstaltungen vor Blockveranstaltungen 

2. Zeitlich nicht zu verschiebende Veranstaltungen in zentral festgelegten oder fachspezifisch koordinierten 

Zeitfenstern vor Veranstaltungen mit grundsätzlich zeitlicher Dispositionsmöglichkeit 

3. Pflicht- vor Wahlpflicht- vor Wahlveranstaltungen 

4. Gruppengröße (Zahl der zu erwartenden bzw. der angemeldeten Teilnehmer) 

5. Ausstattung (Anpassungen an Lernsituation, Akustik, Veranstaltungen in Klassen 

6. Wegezeiten für Studierende 

7. Pflichtveranstaltungen im Rahmen gebührenpflichtiger Studienangebote (WWB) 

8. Wegezeiten der Lehrenden 

9. Rüstzeiten des Raumes 

10. Gleichmäßige Verteilung von Randzeiten auf Lehrende 

11. Gewöhnung der Lehrenden an einen Raum 

12. Finanzierte / „externe“ Veranstaltung 

Keine Priorität bei der Vergabe von Räumen haben folgende Kriterien: 

• Status der Lehrenden 

• Gewohnheitsrecht 

• Wichtigkeit der Veranstaltung für das Ansehen der Universität 

• Erstbelegungsrecht einer Einrichtung 


47

Projekt 


Konzept für die Raumverwaltung (3) 

Besondere Prioritätsregelungen für zentral verwaltete Räume 

1. Zeitlich nicht zu verschiebende Veranstaltungen in zentral festgelegten oder fachspezifisch 

koordinierten Zeitfenstern sind bei der Raumvergabe prioritär vor Veranstaltungen mit 

grundsätzlich zeitlicher Dispositionsmöglichkeit zu berücksichtige 

2. Für Antrittsvorlesungen ist Donnerstags von 16 - 18 Uhr das Audimax zu reservieren 

3. Grundsätzlich haben wöchentlich wiederkehrende Lehrveranstaltungen Vorrang vor 

Einmalveranstaltungen (Ausnahmen beachten!) 

4. Klausuren in der Vorlesungszeit haben bei der Raumvergabe grundsätzlich keinen Vorrang vor 

wöchentlichen Lehrveranstaltungen (Ausnahme: Belegung eines Hörsaals durch Klausuren in 

festgelegtem Zeitfenster mindestens während acht Wochen der Vorlesungszeit 

5. Keinen Vorrang vor wöchentlichen Lehrveranstaltungen haben: 

• Examens-, Promovenden- und sonstige Feiern und 

• Einmalige Informationsveranstaltungen für Studierende oder Lehrende 


48


Kompetenzteam „CampusNet“ der Universität Mainz 


49

Vortragsfolien - STiNE - Universität Hamburg

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