Documentos Digitais

DocumentosDigitaisPrincipais questões para sua preservação e acesso;As principais ações da Câmara Técnica deDocumentos Eletrônicos do CONARQ.Programa de capacitação na guarda, organização e difusão do patrimônio documentalProf.: Claudia Lacombe Rochaoutubro / 2007

INTRODUÇÃOConceitosVantagens, especificidades e problemas dodocumento arquivístico digitalElementos constitutivos do documento arquivístico

O legado arquivístico digitalO avanço das tecnologias da informação trouxe umincremento na produção, processamento, circulação earmazenamento de informação em escala nunca antesvista.Nem toda informação circulante está fixada em umdocumento de arquivo, mas uma boa parte está.O que distingue o Documento Arquivístico?

Arquivo1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por umaentidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, nodesempenho de suas atividades, independentemente danatureza do suporte.2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, oprocessamento técnico, a conservação e o acesso adocumentos.(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)(Glossário da CTDE, 2006)

Documento1. Unidade de registro de informações, qualquer que seja osuporte ou formato.(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)(Glossário da CTDE, 2006)

Documento Arquivístico1. Documento produzido ou recebido e mantido no curso de umaatividade prática.(The InterPARES Glossary, 2002)1. É o documento produzido e recebido por uma pessoa física oujurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja osuporte, e dotado de organicidade.(Glossário da CTDE, 2006)

Documento Arquivístico (cont.)Documento: informação registrada sendo:Informação: conjunto de dados que visam ser comunicados notempo e no espaçoRegistrada: fixada num suporte e com uma forma prevista emregras pré-estabelecidasAtividades: conjunto de ações que visam cumprir com osobjetivos/ missão da instituição.Organicidade: relação que os documentos de um mesmo fundotem uns com os outros.

Documento Arquivístico Digital1. Documento arquivístico codificado em dígitos binários,produzido, tramitado e armazenado por sistemacomputacional.(Glossário da CTDE, 2006)Planilhas eletrônicastextosDocumentoArquivísticoDigitalImagens fixas e em movimentoBases de dadosetc

Informação1. Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos numdocumento.(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)(Glossário da CTDE, 2006)Documento= conteúdo + estrutura + contexto(informação + forma + contexto) + suporte

O legado arquivístico digitalséculo XXI – criação de documentos arquivísticosexclusivamente em formato digital - indivíduos,organizações e governos.Documento arquivístico digitalé umdocumento oficial.Serve paraa administração prestarcontas das suas atividadeso cidadão exercer seusdireitos.

Documento arquivístico digitalVantagensEconomia de espaço físicoGanho de produtividadeOtimização dos fluxos de trabalhoFacilidade de acesso aos estoques deinformaçãoFacilidade de geração e distribuição de dados einformações digitais

Documento arquivístico digitalEspecificidadesDocumento digital não é virtual: está fixado em um suporte.O conteúdo não é diretamente acessível à compreensão humana. Ossímbolos precisam ser decodificados por software específico para setornarem legíveis.Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não sedefine pela mídia (disquete, cd, dvd).Nos documentos digitais a conservação não se resume aoarmazenamento em condições ideais. Para garantir o acessocontínuo é necessário que haja a transferência periódica para outrossuportes (refreshing) ou a conversão para outros formatos / sistemas.Conteúdo e suporte são separáveis e nesta transferência pode ocorrerperda da integridade do conteúdo; o que não ocorre com osdocumentos tradicionais, em que conteúdo e suporte são inseparáveis.Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos digitais:perda, adulteração e corrupção.

Documento arquivístico digitalProblemasIncapacidade dos atuais sistemas eletrônicos de informação emassegurar a preservação a longo prazo: perda de documentoscientíficos.Fragilidade intrínseca do armazenamento digital – degradação física dosuporte.Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software eformatos;Complexidade e custos da preservação digital.Dependência social da informação digital: dependência do documentodigital como fonte de prova das funções e atividades de indivíduos,instituições e governos.características: dependentes de tecnologia mutáveisameaça: acesso autenticidade

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITALprincipal desafio:produzir, manter e preservar documentosconfiáveis, autênticos e accessíveis.O que significa um documento confiável, autêntico e acessível?

ConfiabilidadeÉ a capacidade de um documento sustentar os fatos que atesta.(MacNeil, 2002, p.100)É a capacidade de um documento sustentar os fatos a que serefere.(CTDE, 2006)A confiabilidade está relacionada ao conteúdo do documento.No documento arquivístico digital envolve: Completude da forma: elementos intrínsecos e anotações Controle dos procedimentos de criação: quem cria e como cria

AutenticidadeQualidade de um documento ser o que diz ser e que é livre deadulteração ou corrupção.(InterPARES Terminology Database, 2006)Qualidade de um documento ser o que diz ser, independentede se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre deadulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.(CTDE, 2006)Documento arquivístico digital autêntico envolve: Controle da transmissão Controle da preservação

AcessibilidadeCondição ou possibilidade de acesso a serviços de referência,informação, documentação e comunicação.(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser: localizado,recuperado,apresentado eInterpretado

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITALprincipal desafio:produzir, manter e preservar documentosconfiáveis, autênticos e accessíveis.Como fazer?Gestão Arquivística de DocumentosPolítica e procedimentos de gestão de documentosconforme legislação e resoluções do Conarq;Implementação de um sistema capaz de gerir osdocumentos digitais desde a produção até a suadestinação final.Preservação digitalestratégias de preservação de longo prazo (migração,preservação da tecnologia, emulação).

Elementos constitutivos dodocumento arquivístico1. Suporte: papel, magnético ou ótico2. Forma documental2.1 Elementos extrínsecos2.1.1 Apresentação geral: doc. textual, gráfico, imagético,sonoro ou todos ao mesmo tempo2.1.2 Apresentação específica: tipo, tamanho e cor dafonte, assinatura digital, links, logomarca e outros.2.2 Elementos intrínsecos: data, local, criador(instituição), autor, assunto, destinatário, escritor,originador (e-mail) e outros.

Elementos constitutivos dodocumento arquivístico3. Anotaçõesindicação de anexos, urgente, ciente, arquive-se,número do protocolo, número do código declassificação, data e hora da transmissão, data e horado recebimento e outros.4. Contexto jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência, documental tecnológico

Elementos constitutivos dodocumento arquivístico4. Contexto (cont.)Contexto jurídico-administrativo: refere-se a leis e normasexternas à instituição produtora de documentos as quaiscontrolam a condução das atividades dessa mesma instituiçãoContexto de procedimentos: refere-se a normas internas queregulam a criação, tramitação, uso e arquivamento dosdocumentos da instituiçãoContexto de proveniência: refere-se a organogramas,regimentos e regulamentos internos que identificam a instituiçãoprodutora de documentosContexto documental: refere-se a código de classificação,guias, índices e outros instrumentos que situam o documentodentro do fundoContexto tecnológico: o aparato tecnológico (hardware esoftware) que envolve o documento

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DEDOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOSDIGITAIS Resolução n. 20 do ConarqRequisitos para sistemas informatizados degestão arquivística de documentos – e-ARQ

“A comunidade arquivística internacional reconheceo sistema de gerenciamento arquivístico dedocumentos como um instrumento capaz degarantir a criação e a manutenção de documentoseletrônicos confiáveis ou, segundo a diplomáticaarquivística contemporânea preconizada porDuranti, de documentos eletrônicos arquivísticosfidedignos e autênticos”RONDINELLI, Rosely. Gerenciamento arquivístico de documentoseletrônicos. Editora FGV, Rio de Janeiro, 2005.

Realizações da Câmara Técnica deDocumentos Eletrônicos – CTDE / Conarq1. Glossário de termos relacionados aos documentosdigitais2. Resolução n. 20 do Conarq – Gestão de documentosarquivísticos digitais3. Modelo de requisitos para sistemas informatizados degestão arquivística de documentos: e-ARQ Brasil

Resolução nº 2016 de julho de 2004Dispõe sobre a inserção dos documentosdigitais em programas de gestão arquivísticade documentos dos órgãos e entidadesintegrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

Resolução nº 201. Identificação dos documentos digitaisArt. 1º – Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional deArquivos deverão identificar, dentre as informações e osdocumentos produzidos, recebidos ou armazenados em meiodigital, aqueles considerados arquivísticos para que sejamcontemplados pelo programa de gestão arquivística dedocumentos.2. O programa de gestão é único tanto para osdocumentos digitais como para os não digitais.Art. 2º - Um programa de gestão arquivística de documentos éaplicável independente da forma ou do suporte, em ambientesconvencionais, digitais ou híbridos em que as informações sãoproduzidas e armazenadas.

Resolução nº 203. O sistema eletrônico de gestão deve preverrequisitos arquivísticos, de acordo com asorientações do ConarqArt. 3º - A gestão arquivística de documentos digitais deverá prevera implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivísticade documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitosnão funcionais e metadados estabelecidos pelo ConselhoNacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e aacessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.Requisitos funcionaisRequisitos não funcioniasMetadados

Resolução nº 204. Participação dos profissionais de arquivo em todoo processoArt. 4º - Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticasdevem participar da concepção, do projeto, da implantação e dogerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão dedocumentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos emetadados previstos no artigo 3º.

Resolução nº 205. EliminaçãoArt. 5º – A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticosdigitais devem obedecer aos procedimentos e critériosprevistos na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e àsResoluções do CONARQ, nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº7, de 20 de maio de 1997, e nº 14, de 24 de outubro de 2001.Parágrafo único – A eliminação de documentos arquivísticossubmetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer seestiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ouentidade, aprovada pela autoridade competente na sua esferade atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159,de 8 de janeiro de 1991.

e-ARQModelo de Requisitos para Sistemas Informatizadosde Gestão Arquivística de DocumentosO que é?Especificação das condições a serem cumpridas pelaorganização produtora / recebedora de documentos, pelosistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos afim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acessoao longo do tempo.Especificação de todas as atividades e operações técnicasda gestão arquivística de documentos, desde a etapa daprodução, tramitação, utilização e arquivamento até a suadestinação final.

e-ARQModelo de Requisitos para Sistemas Informatizadosde Gestão Arquivística de DocumentosObjetivoOrientar a implantação da Gestão Arquivística deDocumentosFornecer as especificações técnicas e funcionais, alémdos metadados, para orientar a aquisição e/ouespecificação e desenvolvimento de sistemasinformatizados de gestão arquivística de documentosPode ser utilizado para desenvolver um sistema oupara avaliar um já existente.

e-ARQEspecifica os requisitospara um SistemaInformatizado deGestão Arquivística deDocumentos (SIGAD)SIGADSistema desenvolvidopara realizar asoperações técnicas dagestão arquivística dedocumentos

O que um SIGAD faz:trata o documento arquivístico como uma unidade complexa;OBJETODIGITAL AADOCUMENTOARQUIVÍSTICOOBJETODIGITAL CCOBJETODIGITAL BBCÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

O que um SIGAD faz:trata o documento arquivístico como uma unidade complexa;DOCUMENTOARQUIVÍSTICO33OBJETODIGITALDOCUMENTOARQUIVÍSTICO11DOCUMENTOARQUIVÍSTICO22CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

O que um SIGAD faz:trata o documento arquivístico como uma unidade complexa;Um SIGAD trata oDOCUMENTOARQUIVÍSTICOCÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

O que um SIGAD faz:trata o documento arquivístico como uma unidade complexa;realiza a gestão dos documentos a partir do plano de classificaçãopara manter a relação orgânica entre os documentos;implementa metadados ao nível dos documentos para descrever ocontexto de produção dos documentos;Armazena e faz uma gestão segura para garantir a autenticidade dosdocumentos e a transparência das ações do órgão ou entidade;trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentosarquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente),de acordo com a legislação em vigor;exporta os documentos para transferência e recolhimento;inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dosdocumentos arquivísticos.CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

e-ARQPARTE 1Estrutura Histórico da gestão de documentos no Brasil Planejamento e implantação do programa de gestão Procedimentos da gestão Instrumentos da gestãoReferências Norma ISO 15.489 Projeto InterPARES – Universidade de British Columbia Legislação brasileira de arquivos

e-ARQPARTE 1 - Aspectos importantesIdentificação dos documentos arquivísticos digitaisdentre as informações e os documentos produzidos,recebidos ou armazenados em meio digital;Implantação de um programa de gestão arquivística dedocumentos único que compreenda tanto os documentosarquivísticos convencionais como os digitais;Participação dos profissionais da administração, dearquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação egerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão dedocumentos.

e-ARQPARTE 2 - Aspectos de funcionalidadesEstruturaPlano de classificaçãoTramitaçãoCapturaAvaliação e destinaçãoPesquisa, Localização eApresentaçãoSegurançaArmazenamentoPreservaçãoFunções administrativas etécnicasReferências Modelo de requisitos funcionais da União Européia (MoReq); Especificação de requisitos do DoD (EUA); Requisitos para sistemas de gestão de documentoseletrônicos do Reino Unido; Norma ISO 15.489

e-ARQPARTE 2 – ExemplosCódigo e Tabela1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o planode classificação do órgão ou entidade.4.1.2 Um SIGAD tem que associar automaticamente aodossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe emque o documento foi inserido.Segurança: acesso6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usuário estejadevidamente identificado e autenticado antes que este iniciequalquer operação no sistema.Preservação8.1.13 Um SIGAD tem que permitir o controle da vida útil dossuportes para auxiliar no processo de rejuvenescimento.

e-ARQBenefíciosAperfeiçoamento, padronização e controle dosprocedimentos de criação, recebimento, acesso,armazenamento e destinação dos documentos.economia e eficácia dos processos e documentos que sãoconservados somente pelo tempo necessário;transparência das ações;evidência em caso de litígio. Avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso -instrumento para desenvolvimento ou aquisição desoftwares;Facilitar a interoperabilidade entre os sistemas.Material didático – gestão arquivística de documentos.

PRESERVAÇÃO DEDOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOSDIGITAIS Conceitos Estratégias para preservação digital Metadados de preservação

Preservação digital1. Conjunto de ações destinadas a manter a acessibilidade dosobjetos digitais a longo prazo.(UNESCO)2. Ações destinadas a manter a integridade e a acessibilidadedos objetos digitais ao longo do tempo. Devem alcançar todasas características essenciais do objeto digital: físicas, lógicase conceituais.(CTDE)Desafio da preservação digital:Autenticidade e acesso de longo prazo

Objeto digital1. Arquivo digital que, além de seu conteúdo, possui identificadorúnico e metadados associados. É composto de: 1. objeto físico – é o objeto digital enquanto fenômeno físicoque registra as codificações lógicas dos bits nos suportes. Porexemplo, no suporte magnético o objeto físico é a seqüênciado estado de polaridades (negativa e positiva); nos suportesópticos é a seqüência de estados de translucidez(transparência e opacidade); 2. objeto lógico – é o objeto digital enquanto conjunto deseqüências de bits, que constitui a base dos objetosconceituais; 3. objeto conceitual - é o objeto digital que se apresenta demaneira compreensível para o usuário, por exemplo, odocumento visualizado na tela do computador.(CTDE)

Componentes digitais1. É um objeto digital que contém o todo ou a parte do conteúdode um documento digital e/ou dados ou metadadosnecessários para ordenar, estruturar ou manifestar esseconteúdo e que requer métodos específicos de preservação.(InterPARES)

Estratégias para preservaçãodigitalRecapitulando... alguns problemas trazidos pelodocumento digital Fragilidade intrínseca do armazenamento digital –degradação física do suporte. Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware,software e formatos; Complexidade e custos da preservação digital.Como preservar?

Estratégias para preservaçãodigitalSalvar os bits é necessário, mas não é suficiente!Como já foi dito, no documento digital ......o conteúdo não é diretamente acessível àcompreensão humana. Os símbolos precisam serdecodificados por software específico para se tornaremlegíveis.As técnicas de preservação tem que ser capazes deapresentar a forma original do documento e suasfuncionalidades

Estratégias para preservaçãodigital1. Preservação tecnológicaHardware: Museu de equipamentosSoftware: preservar aplicações e sistemasoperacionais

Estratégias para preservaçãodigital2. EmulaçãoEmulador de hardware: um programa que faz amáquina se comportar como outraum emulador de um computador obsoleto podeser rodado em um computador do futuroVantagem: possibilita o acesso ao documento emsua versão original.Desvantagem: necessidade de manter o softwareoriginal; dificuldade de emulações em cadeia

Estratégias para preservaçãodigital3. MigraçãoConjunto de procedimentos e técnicas para assegurar acapacidade dos objetos digitais serem acessados face àsmudanças tecnológicas.Pode ser:a) Atualização de um suporte que está se tornandoobsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suportemais novo;b) Conversão de um formato obsoleto para um formatomais atual ou padronizado;ou de uma plataforma computacional em viasde descontinuidade para uma outra mais moderna.

Estratégias para preservaçãodigital4. Monitoramento de software e formatosAuxiliar as decisões no planejamentos dasestratégias de preservação digital

Metadados:ConceitoDados sobre dadosouInformação sobre informaçãoInformações relacionadas a um recurso digitalPortugal: [metainformação]

Metadados:Conceito Dados estruturados que descrevem epermitem encontrar, gerenciar, compreenderou preservar documentos arquivísticos aolongo do tempo.(CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – Conselho Nacionalde Arquivos – Brasil)

Metadado de preservação digital:Conceito “Informação que apóia e documenta osprocessos associados com a preservaçãodigital de longo prazo”

Metadados:FunçõesApoiar o acesso aos documentos;Apoiar e documentar a gestão e apreservação de documentos digitais.Os metadados deven ser registrados durante todo ociclo de vida dos documentos, incluindo asatividades de: criação, identificação, descrição,acesso, armazenamento e preservação.ALERTA: os produtores TEM que registrar osmetadados desde a criação dos documentos.

Metadados de preservaçãoFunçõesRegistrar informação técnica e administrativa das açõesde preservação;Registrar os efeitos das estratégias de conversão;Monitorar o ciclo de obsolescência;Registrar informação sobre o ambiente tecnológiconecessário para apresentação e uso dol documento;Registrar informação para apoiar a gestão dos direitos.Garantir a autenticidade e o acesso aos documentos aolongo do tempo.Fornecer o conhecimento necessário para que ospreservadores desenvolvam as ações de preservação

MetadadosForma de registro1. Embutidos no documento digital“invisíveis”Ex.: HTML2. Armazenados separadamenteEstruturados em bases de dados e vinculados aldocumento que descrevem.

Metadados:Tipos1. Administrativos2. Estruturais3. Descritivos

Metadados:Tipos1. AdministrativosAuxilia a gestão de documentos, a gestão dedireitos e a gestão da preservação.Registra características técnicas.Ex.:data de recebimento;ação de preservação (conversão, atualização);tipo de arquivo (.DOC, .ODT);direitos de acesso (confidencialidade, propriedadeintelectual).

Metadados:Tipos2. EstruturaisDescrevem as relações entre documentos e aestrutura interna de documentos complexosEx.:versões de documentos;documentos de um processo;tabela de uma base de dados;arquivos de uma página da web.documentos complexos(formados por diversosarquivos relacionados)Ex.: bases de dados,páginas da web, correioseletrônicos com anexos

Metadados:Tipos3. DescritivosAuxilia na busca dos documentos.Ex.:autor;destinatário;data de criação;instituição produtora;classificaçãoassunto;etc.

Metadados:Tipos1. Administrativos2. Estruturais3. DescritivosDocumentos digitaisDocumentos tradicionais yDocumentos digitais

Metadadosesquema de metadadosConjunto de metadados estruturados para umconjunto específico de recurso de informação.Ex.: MARC; EAD; Dublin Core etc.

Realizações da Câmara Técnica deDocumentos Eletrônicos – CTDE / Conarq1. Glossário de termos relacionados aos documentosdigitais2. Carta de preservação do patrimônio arquivísticodigital do Conarq3. Resolução n. 24 do Conarq – Transferência erecolhimento de documentos arquivísticos digitais

Carta para preservação dopatrimônio arquivístico digitalElaboração de estratégias e políticasGestão arquivística de documentosInstrumentalização dos arquivos Governo eletrônicoEstabelecimento de normasPadrões e protocolosRequisitos funcionaisMetadadosSegurança da informação digitalPromoção do conhecimentoAgenda de pesquisaEnsino e Formação de recursos humanosDisseminação do conhecimento

Resolução n. 24Diretrizes para transferência e recolhimento de documentosarquivísticos digitaisOs criadores têm que assegurar a confiabilidade eintegridade dos documentos arquivísticos digitais;POLíTICA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOSOs preservadores têm que possui uma infraestruturaorganizacional (recursos humanos,tecnológicos y financeiros) para receber, descrever,preservar e dar acesso aos documentosarquivísticos digitais.POLíTICA DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS