Guide Utilisateur DHL Online Shipping
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PREPARER UN BORDEREAU AVEC <strong>DHL</strong> ONLINE SHIPPING<br />
Connectez-vous sur https://www.mydhl.dhl.com, indiquez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez<br />
sur Connexion.<br />
Page d’accueil de My<strong>DHL</strong> :<br />
Pour commencer à utiliser <strong>DHL</strong> <strong>Online</strong><br />
<strong>Shipping</strong>, cliquez sur Préparer mes<br />
envois, ou sur l’onglet Expédition puis<br />
Expédier en ligne (<strong>DHL</strong> <strong>Online</strong><br />
<strong>Shipping</strong>) dans le menu rouge en haut<br />
de page.<br />
Expédier :<br />
Sur l’écran Expédier, vérifiez que<br />
l’adresse expéditeur par défaut est bien<br />
celle que vous souhaitez utiliser. Sinon,<br />
cliquez sur Modifier l’adresse<br />
expéditeur pour la mettre à jour.<br />
Si vous avez déjà des destinataires<br />
enregistrés, vous pouvez en<br />
sélectionner un dans le menu déroulant<br />
A: ou bien cliquer sur Ouvrir carnet<br />
d’adresses.<br />
Si vous expédiez vers un destinataire<br />
non enregistré, cliquez sur Nouveau<br />
destinataire pour accéder à l’écran<br />
Détails de l’adresse et remplissez les<br />
champs obligatoires.<br />
Sélectionnez une date d’expédition.<br />
Cliquez sur Suivant pour continuer.<br />
En cas de problème, contactez nos experts<br />
au 0820 345 543 (0,12€ TTC/min)
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Détails de l’adresse :<br />
Astuce<br />
Pour gagner du temps lors de vos prochains<br />
envois, sauvegardez systématiquement vos<br />
destinataires dans votre carnet d’adresses.<br />
Détails d’expédition :<br />
Sélectionnez un type d’emballage dans<br />
le menu déroulant.<br />
Pour chaque pièce, indiquez le poids et<br />
les dimensions et cliquez sur<br />
Si vous sélectionnez certains<br />
emballages <strong>DHL</strong>, les dimensions ne<br />
seront pas nécessaires car déjà<br />
renseignées par l’outil.<br />
Si vous choisissez votre propre<br />
emballage, vous devrez en revanche<br />
indiquer les dimensions de chaque<br />
pièce.<br />
Renseignez la description du contenu et<br />
éventuellement la référence expéditeur<br />
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Votre emballage :<br />
Astuce<br />
Si vous ne cliquez pas sur le bouton ,<br />
les informations de pièce ne seront pas<br />
mémorisées et un message d’erreur vous<br />
empêchera de poursuivre.<br />
Si votre envoi est taxable, vous devez<br />
cocher la case correspondante et<br />
indiquer une valeur déclarée.<br />
Dans ce cas, <strong>DHL</strong> <strong>Online</strong> <strong>Shipping</strong><br />
vous propose de créer votre facture<br />
douanière dans la foulée.<br />
Cliquez sur<br />
Astuce<br />
Si vous ne savez pas si votre envoi est<br />
taxable, cliquez sur Déterminer si l’envoi<br />
doit être déclaré en douanes. <strong>DHL</strong> <strong>Online</strong><br />
<strong>Shipping</strong> vous aidera à déterminer le statut<br />
de votre envoi selon les marchandises<br />
expédiées.<br />
Options de facturation :<br />
Vérifiez les informations de<br />
facturation. Par défaut, le système<br />
facturera votre envoi sur le compte<br />
indiqué lors de l’inscription.<br />
Cependant, vous pouvez tout à fait<br />
indiquer un autre compte pour la<br />
facturation de l’expédition et/ou des<br />
droits et taxes.<br />
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Création de facture :<br />
Si vous avez coché la case Oui,<br />
j’aimerais créer ma facture en<br />
utilisant <strong>DHL</strong> <strong>Online</strong> <strong>Shipping</strong> sur<br />
l’écran précédent, l’outil vous propose<br />
de créer votre facture douanière en<br />
ligne.<br />
Sélectionnez le type de facture dans le<br />
menu déroulant (Proforma ou<br />
commerciale) et remplissez les champs<br />
obligatoires.<br />
Informations sur les marchandises :<br />
Saisissez les informations relatives aux<br />
marchandises expédiées et pour<br />
chacune d’entre elles cliquez sur<br />
Vous pouvez renseigner plusieurs types<br />
de marchandises pour un même envoi.<br />
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur<br />
Options :<br />
Sélectionnez le produit correspondant à<br />
vos besoins.<br />
Utilisez le menu Options<br />
Complémentaires pour assurer votre<br />
expédition (si vous avez indiqué une<br />
valeur déclarée sur l’écran précédent)<br />
et déclencher un enlèvement.<br />
Vérifiez les informations d’enlèvement.<br />
Si vous souhaitez modifier des<br />
données, vous pouvez le faire<br />
directement dans les différents champs.<br />
Choisissez une date et une plage<br />
horaire pour l’enlèvement pour<br />
transmettre votre demande à <strong>DHL</strong>.<br />
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Attention<br />
Cette option d’enlèvement ne vous sera<br />
proposée que si, lors de votre inscription, vous<br />
avez indiqué vouloir programmer un<br />
enlèvement pour chaque expédition.<br />
Eventuellement, utilisez l’option<br />
Notification pour avertir votre<br />
destinataire ou un tiers par email.<br />
Astuce<br />
Vous pouvez saisir jusqu’à 5 adresses email et<br />
un message texte.<br />
Confirmation :<br />
Impression des documents d’expédition :<br />
Cochez la case Tout sélectionner afin<br />
d’imprimer l’ensemble des documents,<br />
ou sélectionnez manuellement les<br />
documents que vous souhaitez<br />
imprimer et la quantité pour chacun<br />
d’entre eux.<br />
Cliquez sur pour visualiser<br />
votre bordereau et sur pour<br />
imprimer les documents.<br />
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Prévisualisation du bordereau :<br />
Le bordereau édité est conforme aux<br />
normes <strong>DHL</strong>.<br />
Il contient notamment les identifiants<br />
de pièces pour que vous puissiez suivre<br />
chacun de vos colis séparément.<br />
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Gestion des Expéditions Retours<br />
L’option de gestion des Expéditions Retours permet de générer les documents de transport pour votre retour<br />
d’expédition.<br />
Activer l’option<br />
Pour commencer vous devez activer cette option au niveau de votre profil utilisateur et indiquer les numéros<br />
de comptes sur lesquels facturer vos Retours.<br />
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Champs à renseigner :<br />
Je souhaite créer une expédition Retour : Cocher la case pour activer l’option.<br />
Facturer les frais de transport à (Expédition Internationale) *<br />
Compte par défaut sur lequel sera facturé le transport Retour. Pour des expéditions internationales, seul un<br />
compte Import Express peut être autorisé, mais vous pourrez modifier ce compte lors de la saisie et renseigner<br />
un compte domestique si nécessaire. Un numéro de compte est accepté dès lors qu’il est valide dans le pays<br />
d’origine de l’expédition Retour.<br />
Facturer les droits et taxes à (optionel)<br />
Facturer les frais de transport à (Expédition Domestique) *<br />
Compte par défaut sur lequel sera facturé le transport Retour lorsqu’il s’agit d’un envoi domestique (France-<br />
France).<br />
(*) Au moins l’un des 2 comptes de facturation des frais de transport doit être renseigné.<br />
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Instructions destinataire pour l’Expédition Retour<br />
Nous donnerons quelques instructions simples qui permettront de guider votre destinataire pour vous<br />
retourner votre expédition.<br />
Vous pouvez également ajouter vos instructions spécifiques en cliquant sur le lien « Instructions destinaire<br />
pour l’Expédition Retour ».<br />
Ces informations seront envoyées ensemble à votre destinataire, dans les documents de l’Expédition Retour.<br />
Cliquez sur « Instructions destinaire pour l’Expédition Retour » :<br />
Puis renseignez vos instructions (ces instructions seront modifiables au moment de la préparation de votre<br />
expédition) :<br />
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Générer une Expédition Retour<br />
Une fois paramétrée au niveau du profil utilisateur, la nouvelle option de gestion des expéditions retours est<br />
disponible sur l’écran de préparation d’une Nouvelle Expédition.<br />
Lorsque la case “Souhaitez-vous créer une Expédition Retour?” est cochée <strong>DHL</strong> met à votre disposition<br />
plusieurs options pour gérer votre Expédition Retour :<br />
• Option 1 : Créer une Expédition Export (envoi aller) et une Expédition Retour<br />
• Option 2 : Créer une Expédition Retour uniquement<br />
• Option 3 : Créer une Expédition Export (envoi aller) et une Expédition Retour vers un autre<br />
destinataire<br />
• Option 4 : Créer une Expédition Retour uniquement vers un autre destinataire<br />
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L’option « Envoyer les documents d’Expédition Retour par email » :<br />
Si cette option est cochée les documents de transport seront envoyés directement par mail au destinataire<br />
pour qu’il puisse effectuer son retour (ils resteront cependant accessibles via l’historique des expéditions et<br />
pourront être réimprimés ou ré-envoyés si nécessaire).<br />
Sinon les documents seront générés à la validation et pourront être imprimés par l’expéditeur.<br />
En résumé :<br />
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Générer une Expédition Retour associée à une Expédition Export<br />
L’onglet dans lequel vous avez l’habitude de saisir les détails de votre Expédition Export comporte une option<br />
permettant de transférer l’ensemble des données saisies sur l’expédition aller vers l’expédition retour. Cette<br />
option s’affiche lorsque les caractéistiques de votre expédition le permettent (selon le type d’envoi).<br />
Cette option permet d’ignorer l’onglet “Détails Expédition Retour” et de passer à l’onglet “Options”. L’onglet<br />
“Détails Expédition Retour” restera cependant accessible en cliquant dessus.<br />
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L’onglet dans lequel sont saisis les détails de l’Expédition Retour est quasiment identique à l’onglet “Expédition<br />
Export”.<br />
1/ Le nombre de pièces retours, le poids et les dimensions peuvent différer de l’expédition aller.<br />
2/ Idem pour la description, la référence, valeur déclarée et montant à assurer.<br />
3/ La facturation du Retour se fait par défaut sur le compte paramétré dans le profil utilisateur.<br />
4/ Le lien “Instructions destinataire pour l’Expédition Retour permet de modifier les instructions par défaut qui<br />
ont été renseignées au niveau du profil utilisateur. Ces instructions ne concerneront alors que l’expédition en<br />
cours.<br />
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L’onglet “Options” permet de visualiser les produits disponibles pour le Retour.<br />
A noter que ne connaissant pas la date du Retour au moment de la saisie, les informations de Livraison, Heure<br />
limite d’appel, Tarif ne peuvent être affichées.<br />
Pour rappel, une étiquette Retour sera valable 90 jours.<br />
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L’onglet “Confirmer l’expédition” permet de visualiser le récapitulatif de l’Expédition Retour.<br />
Les instructions destinataire sont accessibles en cliquant sur le lien.<br />
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Les documents d’expédition pour l’envoi export (ou aller) sont toujours disponibles sur la même page après<br />
acceptation des conditions générales.<br />
Concernant l’expédition Retour, si l’envoi mail a été sélectionné, seule une indication confirmant que l’email<br />
été envoyé est affiché. Sinon les documents liés à l’Expédition Retour seront imprimés à la suite des<br />
documents relatifs à l’Expédition Export.<br />
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Email reçu par le destinataire.<br />
En pièce jointe les documents pour son expédition retour, ainsi que les instructions pour préparer son envoi.<br />
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Les instructions spécifiques saisies par l’expéditeur seront affichées dans le cadre en rouge.<br />
Le reste des instructions est standard <strong>DHL</strong>, mais s’adapte en fonction du pays de Retour (n° de téléphone<br />
Service Client local…).<br />
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L’onglet “Détails de l’Expédition Retour” est directement affiché puisqu’il n’y a pas d’Export.<br />
Le détail des pièces Retours devra être renseigné (pas d’emballage par défaut).<br />
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Accéder à l’historique de vos Expéditions Retours<br />
L’historique des Expéditions Retours est incorporé à l’historique des Expéditions.<br />
Vous pouvez y accéder soit via la section “Expédition Récentes” (1), soit en cliquant sur “Historique” (2)<br />
Pour accéder à une Expédition Retour :<br />
(1) : Une Expédition Retour seule (effectuée sans Expédition Export)<br />
(2) : Une Expédition Retour liée à une Expédition Export<br />
Pour accéder aux documents d’Expédition Retour sélectionner et cliquer sur “Voir”<br />
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(1) : Une Expédition Retour seule (effectuée sans Expédition Export) : possibilité de Voir et réimprimer les<br />
documents d’Expédition Retour (pdf).<br />
(2) : Une Expédition Retour liée à une Expédition Export : accès à l’Expédition Export dans un premier<br />
temps, avec un lien vers l’Expédition Export qui permettra de de Voir et réimprimer les documents<br />
d’Expédition Retour (pdf).<br />
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