informe control interno - Guadalajara de Buga

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Director de Control
Interno
Humberto de Jesus
Grisales Ochoa
Periodo evaluado: NOVIEMBRE 2013 -
MARZO 2014
Fecha de Elaboracion: 14 de
Noviembre de 2013
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
Avances
* Codigo de Etica
* Manual de funciones y competencias laborales
* Se ha formulado el Plan Institucional de Capacitacion
* Procesos de evaluacion de desempeño de los funcionarios de acuerdo a lo establecido por la Ley
909 de 2004 y el Acuerdo 018 de 2008
* Modelo de operación por procesos
* La Alta Direccion ha realizado actividades para fortalecer el MECI y el SGC
* Mapa de procesos y procedimientos documentado y caracterizado
* Mapa de riesgos por procesos
* Identificacion, analisis y valoracion de riesgos
* Programas de bienestar social en la entidad
* Diseño e implementacion de la NTCGP 1000-2004
* Existe relaciòn entre la misiòn, las competencias y funciones asignadas
* Los procesos de la entidad estan concebidos en funciòn de los objetivos de la entidad
*Control Interno y Secretaria de Planeaciòn realizaron evaluacion prier y segundo trimestre Planes
de Acciòn
* Se tienen identificadas las actividades que conforman los procesos de la entidad
Dificultades
* Existe un alto porcentaje de funcionarios que no conocen el Codigo de Etica
* Los programas de inducciòn y reinducciòn no son conocidos por un alto porcentaje de los nuevos
servidores
* No existe Mediciòn de clima laboral
* No se da cumplimiento a un Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios
* Los controles para prevenir o mitigar riesgos no se conocen
* No se realiza seguimiento a la evaluacion del desempeño
* Modelo de operación por procesos no ha facilitado la comunicación
* Falta verificar el cumplimiento de las politicas de la administracion del riesgo
* No se tiene en cuenta el documento Codigo de Etica para la resoluciòn de conflictos
* No se aplican los procesos de reinducciòn para la actualizaciòn de los funcionarios en su
desempeño laboral
SUBSISTEMA DE GESTION
Avances
* Definicion y documentacion de procedimientos
* Definicion y documentacion de controles
* Definicion de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad
* El manual de calidad incluye las politicas, objetivos y mapa de procesos
* Recepcion y registros de informacion
* Tablas de retencion documental
* Sistemas de informacion
* La Alcaldia esta en proceso de implementacion y prueba piloto del software consistente en la
aplicación para la gestion documental ORFEO GPL, que permitira dar cumplimiento a las normas
sobre atencion al usuario.

* Canales de comunicación entre la entidad y los funcionarios
* Canales de comunicación entre la entidad y las partes interesadas
* Publicacion de informacion a traves de medios electronicos - pagina Webb
Dificultades
* No se realiza revisiòn y ajuste de los controles
* Las politicas de operación para desempeño institucional no estan debidamente socializadas
* Manual de operación en proceso de diseño y construccion
* Falta de aplicación de los indicadores definidos para generar acciones correctivas y preventivas
* Los indicadores aun no hacen parte del proceso de seguimiento y evaluacion de la entidad
* Mecanismos de seguimiento y evaluacion de canales de comunicación
* Tramites de competencia a traves de medios tecnologicos (Ley 962 de 2005)
* Divulgar las politicas de operación al interior de la entidad
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
Avances
* Se cuenta con un Programa Anual de Auditorias para la vigencia 2013
* En el marco del Programa Anual de Auditorias vigencia 2013, se han realizado 2 auditorias
* Se cuenta con planes de mejoramiento a las areas auditadas
* El Director de Control Interno realiza evaluaciones sobre el desarrollo e implementacion del MECI
* Los informes de auditoria se presentan basados en evidencias documentales
* Se han realizado acciones de acompañamiento y asesoria en distintos temas de la
Administraciòn Pùblica
* Se estan realizando las evaluaciones de autocontrol
* La Oficina de Control Interno realiza seguimientos al Sistema de Control Interno determinando su
efectividad.
*La Contraloria Departamental del Valle del Cauca, realizo auditoria al Municipio de Guadalajara de
Buga a la vigencia 2012
* No se realizan planes de mejoramiento individuales
Dificultades
* No se cuenta con suficiente personal en la Oficina de Control Interno que permita realizar las
tareas de evaluaciòn en todas las lineas de acciòn de la Alcaldia Municipal
* No se realizan autoevaluaciones de gestiòn por parte de las areas de la Alcaldia Municipal
* No se han realizado mediciones del sistema de control interno con las herramientas diseñadas.
*Los Planes de Mejoramiento internos tienen dificultad en su cumplimiento
* No se tienen implementados los indicadores de los procesos para monitorear elcumplimiento de los
objetivos del proceso.
Recomendaciones
* Incluir cada una de las dificultades contemplas en el presente informe como acciones
administrativas de mejoramiento para culminar con el diseño e implementacion del MECI
* La implementacion del MECI debe adelantarse, preferiblemente con empleados de planta de tal
forma que se obtenga su compromiso y pertenencia con el modelo, con enfasis en la esencia

sobre la forma
* Divulgar entre los servidores de la entidad la operatividad y funcionamiento de cada uno de los
elementos del control implementados
* Precisar que el establecimiento y desarrollo del MECI es responsabilidad de la maxima autoridad
y de los secretarios de despacho.
* Tener en cuenta el documento Codigo de Etica para la resoluciòn de conflictos de la entidad
*Se suscribio Plan de Mejoramiento entre la Contraloria Departamental del Valle del Cauca y el
Municipio de Guadalajara de Buga, producto de la auditoria integral a la vigencia 2012.
HUMBERTO DE JESUS GRISALES OCHOA
Director de Control Interno