sistematizacion de la administracion universitaria - Universidad de ...

SISTEMATIZACION DE LA ADMINISTRACION UNIVERSITARIA 

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS 

INMUEBLES Y RENTAS DE 

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 

Realizado por: 

La Comisión Designada: 

Septiembre, 2007

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos 

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA 

AREA: INMUEBLES Y RENTAS 

Materia: 

Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los 

Andes 

Asunto: Autoridades Universitarias 

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS 

Léster Rodríguez Herrera 

RECTOR 

Humberto Ruiz Calderón 

VICERRECTOR ACADÉMICO 

Mario Bonucci Rossini 

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO 

Nancy Rivas de Prado 

SECRETARIA 

Jesús Calderón Vielma 

Director de la Dirección de Servicios de 

Información Administrativa (DSIA) 

Página: 2




Materia: 




EQUIPO DE TRABAJO 

MÉRIDA, SEPTIEMBRE 2007 

Página: 3 

ELABORADO POR: 

Comisión designada, integrada por: 

Ec. Yesenia Rodríguez – Rpte de 

la Dirección de FOMENTO 

Ec. María Antonia Altuve – Rpte 

de la Dirección de PLANDES 

Lic. María Gabriela Rivas – Rpte de la 

Dirección de Ing. y Mto 

TSU. Oscar Dugarte – Rpte del Dpto 

de Higiene y Seguridad Laboral (Dir. 

Personal) 

Abg. Frank Solano – Rpte de la 

Dirección de Vigilancia 

Lic. Gladys Rodríguez de Lezama 

– Líder del Proyecto – Rpte de la 

Dirección de Servicios de 

Información Administrativa (DSIA) 

COLABORADORES: 

Personal Directivo, Administrativo 

y Obrero de las Direcciones de: 

Fomento, PLANDES, Ingeniería y 

Mantenimiento, Vigilancia, DSIA y 

Departamento de Higiene y Seguridad 

Laboral de la Dirección de Personal. 

DISEÑO, COORDINACIÓN Y ASESORÍA: 

Ing. Elvia Abreu R., Especialista 

Organizacional y Líder del Área de 

Modelado de Sistemas y Desarrollo 

Organizacional de la UD-DSIA




Materia: 




Página: 4 

MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SN




Materia: 




INDICE DE CONTENIDO 

Página: 5 

Introducción 

Antecedentes Históricos 

Representación gráfica de los Procesos por Dependencia 

Modelo de Negocio (MN) del Sistema de los Inmuebles y Rentas de la ULA 

Modelo del Sistema de Negocio (SN) 

− Diagrama de Jerarquía de Sistemas 

Modelo de Objetivos de Negocio del SN 

Modelo de Procesos de Negocio del SN 

Índice de Contenido del Modelo de Procesos 

Diagrama de Proceso del SN 

Cadena de Valor del SN 

Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales (PF) 

Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo (PA) 

Procesos Fundamentales (PF) 

PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA 

Diagrama de Proceso 

Diagrama de Jerarquía de Procesos 

Diagrama de Actividades y Procedimientos 

PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. 

PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. 

PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. 

PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. 

PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. 

PF-1.6 Servicios Complementarios. 

PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. 

PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. 

PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño 

de Espacios Físicos. 

PF-1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos 

en terrenos Universitarios. 

PF-1.11. Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y 

Fichaje de Terrenos.




Materia: 




Página: 6 

PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA 




PF-2.1 Asignación de Uso de los Bienes Inmuebles 

PF-2.2 Seguimiento y Control del uso de los Bienes Inmuebles 

PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles 

Diagrama de Procesos 



PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles 

PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería 

PF-3.1.2 Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería 

PF-3.1.3 Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería 

PF-3.1.4 Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura 

PF-3.1.5 Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería 

PF-3.1.6 Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde 

PF-3.1.7 Solicitud de Material Servicio de Albañilería 

PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento 

PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento 

PF- 4: Prevención de Riesgo. 




PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles 

PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles 

PF-4.2.1 Coordinación de Proyectos de Señalización 

PF-4.2.2 Recolección de Información 

PF-4.2.3 Tramites Administrativos 

PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería 

PF-4.3.1 Remodelación de Obras 

PF-4.3.2 Adecuación de Nuevos Proyectos 

PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos




Materia: 




Página: 7 

PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en 

el Trabajo 

PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a 

solicitud 

PF- 5: Resguardo de los Inmuebles 




Proceso Fundamental 

PF-5 Resguardo de los Inmuebles 




PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad. 

PF-5.1.1 Prevención y Protección para nuevos inmuebles de la ULA 

PF-5.1.2 Registro en los libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la 

ULA 

PF-5.1.3 Información de las eventualidades sucedidas en los bienes 

inmuebles de la ULA. 

PF-5.1.4 Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA 

PF-5.1.5 Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los 

Bienes Inmuebles de la ULA. 

PF-5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA 

PF-5.2.1 Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y 

siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA 

PF-5.2.2 Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos 

en los Bienes Inmuebles de la ULA




Materia: 



Procesos de Apoyo (PA) 

PA1: Apoyo Administrativo 




Página: 8 

PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada 


PA- 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades 

PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de 

Fomento 


PA-1.2.1 Elaboración Plan Operativo Anual 

PA-1.2.2 Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto 

PA-1.2.3 Registro Distribución Administrativa 

PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de 

Fomento 


PA-1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas 

PA-1.3.2 Registro Cuentadantes 

PA-1.3.3 Apertura de Cuentas Bancarias 

PA-1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias 

PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios 


PA-1.4.1 Apertura de Ingresos Propios 

PA-1.4.2 Reposición Ingresos Propios 

PA-1.4.3 Rendición Ingresos Propios 

PA-1.4.4 Cierre de Ingresos Propios 

PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento 


PA-1.5.1 Ejecución de Ingresos Propios 

PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica 


PA- 1.6.1 Creación Caja Chica 

PA- 1.6.2 Reposición Caja Chica




Materia: 



PA- 1.6.3 Cierre Caja Chica 


PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes 


PA-1.7.1 Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales 

PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles 


PA-1.8.1 Ejecución de Compras 

PA-1.8.2 Registro de Bienes Muebles 

PA-1.8.3 Traslado de Bienes Muebles 

Página: 9 

PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento 



PA-2.1 Recepción de Correspondencia 

PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas 

PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida 

PA-2.4 Recolección de basura 

PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones 

PA-3 Apoyo Informático 



PA-3.1 Instalación de Equipos 

PA-4. Archivo 



PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo 

PA-4.2 Archivo de Documentos 

PA-5 Asesoría Legal 




PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso 

PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento 

PA-5.3 Visado de Documentos 

PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas




Materia: 




PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes 




PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes 

PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios 

PA-6.3 Evaluación de la gestión. 

Modelo de Reglas de Negocio del SN 

Modelo Actores y Unidades Organizacionales 

Modelo Actor-Rol-Actividad 

Matriz Actores Procesos 

Glosario de Términos 

Página: 10



AREA: BIENES Y RENTAS 

Materia: 



Asunto: Introducción 

Introducción 

Página: 11 

El propósito de este instrumento es establecer los criterios, definiciones y procedimientos que 

intervienen en las operaciones relacionadas con los inmuebles y rentas de la Universidad de 

Los Andes, en el marco de las autorizaciones legales correspondientes, con el objeto de 

identificar las acciones relacionadas con su Administración, Asignación de Uso, Mantenimiento, 

Prevención de Riesgo y Resguardo. Igualmente pretende implementar los niveles de 

responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un apropiado control interno y 

externo por parte de las Dependencias competentes. 

El cumplimiento preciso y oportuno de las normas, procesos y procedimientos, enmarcados en 

la política de generación de ingresos de la Universidad de Los Andes, particularmente en los 

bienes inmuebles y rentas, permitirá que las Dependencias involucradas, coordinen la 

ejecución de sus funciones, a los efectos de lograr su objetivo de salvaguarda del patrimonio 

inmobiliario. 

La Universidad de los Andes según lo establecido en la Ley de Universidades Sección 

XIII artículos 130 y 131 crea la estructura para gestionar el fomento de las rentas provenientes 

de la administración de inmuebles y de prestación de servicios complementarios a la 

comunidad universitaria. El Consejo Universitario como autoridad suprema de la Universidad 

dictamina las políticas que regirán en materia inmobiliaria, en un todo de acuerdo al mandato 

de la Ley de Universidades.




Materia: 



Asunto: Antecedentes Históricos 

Antecedentes Históricos 

Página: 12 

La Universidad de Los Andes, Universidad Nacional Autónoma con domicilio en la ciudad de 

Mérida capital de Estado Mérida, Venezuela, creada originalmente por decreto de la Superior 

Junta Gubernativa de la Provincia de Mérida, en fecha 21 de septiembre de 1810, bajo el 

nombre de Real Universidad de San Buenaventura de Mérida de los Caballeros, y con el 

nombre de Universidad de Los Andes que le fue dado en 1883, según Decreto Nº 2543, Título 

I, artículo 5º, publicado en la Recopilación de Leyes y Decretos de Venezuela formada por 

orden del Ilustre Americano, General Guzmán Blanco, Tomo X del año 1887. Como una 

Institución educativa acreditada, requiere disponer de una Planta Física propia, para garantizar 

la continuidad del desarrollo de sus funciones. 

Esta Planta Física ha venido creciendo a través de los años, mediante actos de adquisiciones, 

donaciones y comodatos. No obstante, estos actos no han sido unilaterales; por cuanto así 

como la Universidad ha recibidos bienes inmuebles mediante las figuras de donaciones y 

comodatos, otras instituciones también han sido favorecidos con inmuebles propiedad de la 

Universidad de Los Andes, a través de estas figuras. 

El patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes, a través de los años, ha sido objeto 

de usufructo ilícito, sin que la Institución obtenga algún beneficio, por el contrario esto ha 

causado daños y pérdidas en muchos de los casos irrecuperables. Es por ello que la 

Universidad de Los Andes ha querido implementar un Reglamento, que permita normar de 

manera expresa los procedimientos de administración, uso, mantenimiento, prevención de 

riesgo y resguardo de los bienes inmuebles y sus rentas, con la finalidad de salvaguardar el 

patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes.




Materia: 



Página: 13 

Asunto: Representación Gráfica de los Procesos por 

Dependencias

Materia: 




Página: 14 

Modelo del Sistema de Negocio Asunto: Modelo del Sistema de Negocio (SN) 

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)




Página: 15 

Materia: 

Modelo del Sistema de Negocio (SN) 

Asunto: Diagrama de Jerarquía de Sistemas




Página: 16 

Materia: 

Modelo del Sistema de Negocio (SN) des 

Asunto: Modelo de Objetivos de Negocio de SN

17 




Materia: 


Página: 17 

Asunto: Modelo de Procesos de Negocio del SN 

MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL 

SISTEMA DE NEGOCIO (SN)




Materia: 


Asunto: Índice de Contenido 

ÍNDICE DE CONTENIDO 

1. Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio (SN) 

2. Cadena de Valor del Sistema de Negocio 

3. Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales 

PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA 




Página: 18 


PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. 

PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. 






PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño 

de Espacios Físicos. 


en terrenos Universitarios. 

PF-1.11. Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y 

Fichaje de Terrenos. 

PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA 






PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles 




PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles 

PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería




Materia: 



Página: 19 







PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento 

PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento 

PF- 4: Prevención de Riesgo. 




PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles 

PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles 



PF-4.2.3 Tramites Administrativos 

PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería 



PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos 

PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en 

el Trabajo 

PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a 

solicitud 

PF- 5: Resguardo de los Inmuebles 





PF-5 Resguardo de los Inmuebles




Materia: 






Página: 20 




ULA 







Procesos de Apoyo (PA) 




en los Bienes Inmuebles de la ULA 

PA1: Apoyo Administrativo 



PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada 


PA- 1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades 

PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de 

Fomento 


PA-1.2.1 Elaboración Plan Operativo Anual 

PA-1.2.2 Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto 

PA-1.2.3 Registro Distribución Administrativa




Materia: 



Página: 21 

PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de 

Fomento 


PA-1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas 

PA-1.3.2 Registro Cuentadantes 

PA-1.3.3 Apertura de Cuentas Bancarias 

PA-1.3.4 Conciliación de Cuentas Bancarias 

PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios 


PA-1.4.1 Apertura de Ingresos Propios 

PA-1.4.2 Reposición Ingresos Propios 

PA-1.4.3 Rendición Ingresos Propios 

PA-1.4.4 Cierre de Ingresos Propios 

PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento 


PA-1.5.1 Ejecución de Ingresos Propios 

PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica 


PA- 1.6.1 Creación Caja Chica 

PA- 1.6.2 Reposición Caja Chica 

PA- 1.6.3 Cierre Caja Chica 

PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes 


PA-1.7.1 Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales 

PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles 


PA-1.8.1 Ejecución de Compras 

PA-1.8.2 Registro de Bienes Muebles 

PA-1.8.3 Traslado de Bienes Muebles 

PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento 



PA-2.1 Recepción de Correspondencia 

PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas 

PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida 

PA-2.4 Recolección de basura




Materia: 


PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones 




PA-3.1 Instalación de Equipos 


PA-4. Archivo 



PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo 

PA-4.2 Archivo de Documentos 

Página: 22 





PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso 

PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento 

PA-5.3 Visado de Documentos 

PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas 

PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes 




PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes 

PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios 

PA-6.3 Evaluación de la gestión.




Materia: 

Modelo de Procesos del Negocio del SN 

Página: 23 

Asunto: Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio




Materia: 


Página: 24 

Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio




Materia: 


Página: 25 

Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales




Materia: 


S 

I 

S 

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M 

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UEBLES 

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A 

PROCESOS 

FUNADAMENTALES 

PF-3 

MANTENIMIENTO DE 

LOS INMUEBLES 

Página: 26 

Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales 

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS 

INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA 

SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS 

PF-3.1 

PROCESAMIENTO DE 

SOLICITUD DE 

MANTENIMIENTO 

DE 

LOS INMUEBLES 

PF 3.1.1 Procesamiento de 

solicitud de Servicio de 

Albañilería 



Carpintería 


solicitud de Servicio de Herrería 


solicitud de Servicio de Pintura 



Plomería 


solicitud de Servicio de Zona 

Verde 

PF-3.2. 

SOLICITUD DE MATERIAL EN 

ALMACÉN 

PF-3.3. 

EJECUCIÓN FÍSICA DE 

TRABAJOS DE MANTENIMIENTO 

PF-3.4. 

INSPECCIÓN DE EJECUCIÓN DE 

TRABAJOS DE MANTENIMIENTO




Materia: 


S 

I 

S 

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U 

L 

A 

PROCESOS 

FUNDAMENTALES 

PF- 4 

PREVENCIÓN DE 

RIESGO 

Página: 27 





PF-4.2 

SEÑALIZACIÓN 

INTERNAS Y EXTERNAS 

DE LOS DEPENDENCIAS 

PF-4.3 

EVALUACIÓN E 

PROYECTOS DE 

INGENIERÍA 

PF 4.1 Inspección de Seguridad 

de los Inmuebles 

PF 4.2.1. Coordinación de 

Proyectos de Señalización 

PF PF 4.2.2 Recolección de 

Información 

PF PF 4.2.3 Trámites 

Administrativos 

PF 4.3.1 Remodelación de Obras 

PF 4.3.2 Adecuación de Nuevos 

Proyectos 

PF 4.3.3 Renovación de 

Tecnologías de Proyectos 

PF 4..4 Audita a los arrendatarios 

en el cumplimiento del Programa 

de Seguridad y Salud en el 

Trabajo 

PF 4.5 Inspección de Inmuebles 

sujetos a uso por parte de 

terceros, bajo programación o a 

solicitud,




Materia: 


S 

I 

S 

T 

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M 

A 

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S 

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A 

U 

L 

A 

Y 

PROCESOS 

FUNADAMENTALES 

PF-5 

RESGUARDO 

Página: 28 





PF-5.1 

Operación de Actividades 

de Seguridad 

PF-5.2 

Control y Procedimientos 

de Siniestros en la ULA 

5.1.1 Prevención y Protección 

para nuevos Inmuebles de la 

ULA 

5.1.2 Registro en los Libros de 

Novedades de los Bienes 

Inmuebles de la ULA 

5.1.3 Información de las 

eventualidades sucedidas en 

los Bienes Inmuebles de la 

ULA 

5.1.4 Resguardo permanente 

a los Bienes Inmuebles de la 

ULA 

5.1.5 Recepción de 

autorizaciones para el Ingreso 

de personas a los Bienes 


5.2.1 Ejecución Planes de 

Prevención y Disminución de 

riesgos y siniestros que 

afecten los Bienes Inmuebles 

de la ULA 

5.2.2 Investigación y 

seguimiento para determinar 

los siniestros ocurridos en los 

Bienes Inmuebles de la ULA




Materia: 

Modelo de Procesos del Sistema de Negocio 

Página: 29 

Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo 

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO 

Procesos de Apoyo Sub-Procesos 

Procedimientos 

PA-1 Apoyo 

Administrativo 

1.1 Definición de Planes 

y Evaluación de la 

Unidad de Apoyo 

Desconcentrada 

1.2 Coordinación y 

Formulación del 

Proyecto 

Presupuestario de la 

Dirección de Fomento 

1.3 Ejecución de la 

Asignación 

Presupuestaria y 

Financiera de la 

Dirección de Fomento . 

1.4 Administración y 

Gestión de Ingresos 

Propios. 


Gestión del Fondo para 

el Financiamiento 


Gesti ón de la Caja Chica 

1.7 Tramitación de 

Viáticos y Pasajes 


Gestión de Bienes 

Muebles 

1.1.1 Planificación y 

Supervisión de Actividades 

1.21 Elaborarción del Plan 

Operativo Anual 

1.2.2 Elaboración Ante 

Proyecto de Presupuesto 

1.2.3 Registro la 

Distribución Administrativa 

1.3.1 Ejecución Física 

trimestral de proyectos y 

acciones especificas . 

1.3.2 Registro 

Cuentadantes 

1.3.3 Apertura Cuentas 

Bancarias 

1.3.4 Conciliación de 

Cuentas Bancarias 

1.4.1 Apertura de Ingresos 

Propios 

1.4.2 Reposición Ingresos 

Propios 

1.4.3 Rendición de Ingresos 

Propios 

1.4.4 Cierre de Ingresos 

Propios 

1.5.1 Ejecutción de 

Ingresos Propios 

1.6.1 Creación Caja Chica 

1.6.2 Reposición Caja Chica 

1.6.3 Cierre Caja Chica 

1.7.1 Tramitación de 

Viáticos y Pasajes 

Nacionales 

1.8.1 Ejecución de Compras 

1.8.2 Registro de Bienes 

Muebles 

1.8.3 Traslado de Bienes 

Muebles




Materia: 


S 

I 

S 

T 

E 

M 

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I 

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S 

D 

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L 

A 

U 

L 

A 

Página: 30 

Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo 

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO 



PA-2 Servicios Secretariales y 

de Mantenimiento 

2.1 Recepción de Correspondencia 

2.2 Recepción de Comunicación de 

Llamadas 

2.3 Preparación y Entrega de la 

Correspondencia de Salida 

PA-3 Apoyo Informático 3.1 Instalación de Equipos 

PA-4 Archivo 


PA-6 Desarrollo y Evaluación 

de Políticas y Planes 

2.4 Recolección de Basura 

2.5 Mantenimiento de las 

Instalaciones 

4.1 Préstamo de Documentación del 

Archivo 

4.2 Archivo de Documentos 

5.1 Elaboración del Documento 

Compromiso 

5.2 Definición del Marco Legal del 

Financiamiento 

5.3 Visado de Documentos 

5.4 Actualización de Documento de 

Cobranza de Cuentas Menores 

6.1 Definición de Lineamientos, 

Políticas y Planes 

6.2 Desarrollo del Plan Económico 

de Ingresos Propios 

6.3 Evaluación de la Gestión




Materia: 


Asunto: Proceso Fundamental 

Página: 31 

PROCESOS FUNDAMENTALES

Materia: 

Procesos Fundamentales 




Página: 32 

Asunto: Proceso Fundamental 1: Administración de los Inmuebles 

y Rentas de la ULA 

PROCESO FUNDAMENTAL PF-1: ADMINISTRACIÓN DE LOS 

INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA




Materia: 

Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles 


Proceso Fundamental. 


INDICE DE CONTENIDO 

PF1. Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA 




Página: 33 


PF-1.2 Incorporación de Bienes Inmuebles por Donación. 

PF-1.3 Incorporación de Bienes Inmuebles por Permuta. 






PF-1.9 Procesar Diseño de Espacios Físicos. 

PF-1.10 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles. 


en terrenos Universitarios




Materia: 



 

- Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999) 

-Ley Orgánica de Prevención y Condiciones y Medio Ambiente de 

Trabajo.(2005) 

-Ley de Alquileres.(2005) 

. Ley de Universidades (2/09/1970) 

-Ley de Propiedad Horizontal.(2004) 

-Código Civil. 

-Normas Venezolanas COVENIN. Normas de Higiene y Seguridad.(1988) 

. Normas internas del Departamento 

regula 

Director de Fomento, 

 

 

-Catastro actualizado de los Bienes Inmuebles 

propiedad de la ULA. 

-Licitación de Contratos de Alquiler. 

-Evaluación de las oportunidades de Inversión 

de los Bienes Inmuebles. 

-Estudios del acondicionamiento, mejoras y 

mantenimiento de los Bienes Inmuebles. 

-Quejas, reclamos de los administradores y 

usuarios de los Servicios Complementarios. 

requiere 

Ejecuta 

 

Personal Administrativo Profesional y 

Técnico de la Unidad de Bienes y 

Rentas 

Asunto: Diagrama de Procesos 

Página: 34 

DIAGRAMA DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN 

 

Jefe de la Unidad de 

Bienes y Rentas 

controla 

 

PF-1 

ADMINISTRACIÓN 

Consulta 

Apoya 

 

. WEB´s: RedULA 

Sistemas: 

-Sistema Automatizado de 

Recaudación.(SAR) 

-Sistema Universitario 

Administración Sectorial.(SUAS) 

cumple 

Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft 

Fig. 9 Diagrama del Proceso de Bienes y Rentas 

 

 

Alquiler de Bienes que permiten 

el retorno de Inversión. 

 

Orientar y Coordinar la política de 

Inversiones y Generación de Rentas. 

 

Optimo aprovechamiento de los 

Bienes Inmuebles 

 

Alquiler de Bienes Inmuebles para 

la Prestación de Servicios 

Complementarios 

 

Regularizar el Uso 

Complementario de los Espacios 

Universitarios 

 

Personal Técnico y Obrero, de 

la Unidad de Bienes y Rentas 

Dependencias 

Universitarias




Materia: 



 

PF-1 

Administración 

 

PF-1.1 

Adquisició 

n Bienes 

Inmuebles 

SALVAGUARDA 

DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO 

 

PF-1.5 

Adjudicación 

de Bines 

Inmuebles a 

Dependencias 


 

PF-1.9 

Evaluación de 

ofertas de Bienes 

Inmuebles y/o 

Diseño Diseño de 

Espacios Físicos 

 

 

PF 2 

Asignación y Control 

del Uso 

 

PF-1.2 

Incorporació 

n de Bienes 

Inmuebles 

por 

Donación 

 

PF-1.6 

Servicios 

Compleme 

ntarios 

Página: 35 

Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos 

PF-2 Administración de Bienes y Rentas 

 

PF-1.10 


Proyectos 

Habitacionales 

propuestos en 

Terrenos 

Universitarios 

 

PF-3 

Mantenimiento 

 

PF-1.3 

Incorporación 

de Bienes 

Inmuebles por 

Permuta 

 

PF-1.7 

Arrendamie 

nto de 

Bienes 

Inmuebles 

 

PF-4 

Prevención 

de Riesgo 

 

PF-1.11 

Recopilación de 

información para 

base de datos 

digital plano teca 

y fichaje de 

terrenos 

 

PF-1.4 

Recaudación 

de Ingresos 

Propios por 

Operaciones 

Inmobiliarias 

Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith 

Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA 

 

PF-5 

Resguardo 

 

PF1.8 

Tramitación 

de Venta de 

Bienes 

Inmuebles




Página: 36 

Materia: 


Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos 

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS




Materia: 

Procesos Fundamentales 1 Administración de los 

Inmuebles 

Página: 37 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.1 Adquisición de Bienes 

Inmuebles




Página: 38 

Materia: 

Proceso Fundamental 1 Administración 

Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles 

Responsable Actividad 

1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas ofertas de 

Director de Fomento Inmuebles por parte de terceros. (ver procedimiento 

Entregar Correspondencia) 

2. Revisa y estudia las propuestas de ofertas de Bienes 

Inmuebles. 

Unidad de Bienes y 3. Solicita al oferente el Documento de Propiedad del 

Rentas 

Inmueble, y otros documentos requeridos. 

4. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal conformación del 

estatus legal del inmueble. 

5. Emite criterio Legal del Documento de propiedad del 

Unidad de Asesoría 

Inmueble en Informe razonado y entrega a la Unidad de 

Legal 

Bienes y Rentas. 

Unidad de Bienes y 6. Revisa Informe Legal del Inmueble. 

Rentas 

7. Elabora oficio dirigido al Consejo Jurídico Asesor para 

Visar Documento. 

8. Entrega a la secretaria el oficio acompañado del 

Documento de propiedad del Inmueble y el Informe 

razonado de Asesoría Legal para enviar al Consejo 

Jurídico Asesor. 

9. Envía el oficio al Consejo Jurídico Asesor. (ver 

Secretaria 

procedimiento Entregar Correspondencia) 

10. Revisa el documento: 

Si se ajusta a Derecho: 

Consejo Jurídico 11. Visa el Documento y regresa a la Dirección de Fomento 

Asesor 

en la Unidad de Bienes y Rentas. 

Si no se ajusta a Derecho: 

12. Devuelve a la unidad de Bienes y Rentas a su corrección. 

13. Prepara el Informe Técnico justificado de la Adquisición 

Unidad de Bienes y del Inmueble. 

Rentas 

14. Entrega al Director el Informe Técnico Justificado de la 

Adquisición del Inmueble. 

15. Revisa el Informe Técnico Justificado y opina en la 

relación al Informe. 

Si no esta conforme: 

16. Devuelve a la Unidad de Bienes y Rentas y solicita 

Director de Fomento 

revisión del Informe de Adquisición del Inmueble. 

Si esta conforme: 

17. Entrega al Administrador para revisar Disponibilidad 

Presupuestaria. 

Unidad de Apoyo 18. Revisa Informe del Inmueble y revisa Disponibilidad 


Presupuestaria.




Página: 39 

Materia: 



Unidad de Bienes y 

Rentas 


Consejo de Fomento 

Secretaria 


Rentas 

Si no existe Disponibilidad Presupuestaria: 

19. Estudia modificación presupuestaria (ver procedimiento 

Modificación Presupuestaria) 

20. Realiza modificación presupuestaria y registra en el 

SUAS el compromiso presupuestario por el monto del 

Inmueble y emite certificación de Disponibilidad 


Si existe Disponibilidad Presupuestaria: 

21. Registra en el SUAS el compromiso por el monto del 

Inmueble y emite Certificación de Disponibilidad 


22. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas el Informe de 

Adquisición del Inmueble y certificación de disponibilidad 

presupuestaria. 

23. Verifica Informe del Inmueble y certificación de 

Disponibilidad Presupuestaria. 

24. Prepara Informe y Expediente de Adquisición del 

Inmueble para el Consejo de Fomento. 

25. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble al Director 

de Fomento. 

26. Recibe, revisa y opina con relación al Informe de 

Adquisición del Inmueble: 


27. Solicita a la Unidad de Bienes y Rentas revisar el informe 

y hace correcciones. 


28. Presenta Informe de Adquisición del Inmueble al Consejo 

de Fomento 

29. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja 

constancia de la decisión en Acta del Consejo. 

30. Entrega Informe de Adquisición del Consejo de Fomento 

y Acta del Consejo a la Secretaria del Director de 

Fomento. 

31. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia 

del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas 

32. Revisa decisión del Consejo de Fomento en Acta del 

consejo de Fomento. 

Si no fue aprobada: 

33. Informa al Oferente la decisión del Consejo de Fomento 

mediante oficio debidamente firmado por el Director y 

entrega expediente de Adquisición del Inmueble al 

Archivo.




Página: 40 

Materia: 




Secretaria 

Consejo Universitario 


Rentas 

Si fue aprobada: 

34. Prepara Informe Justificado de Adquisición del Inmueble 

para el Consejo Universitario y archiva temporalmente el 

expediente. 

35. Entrega al Director el Informe de Adquisición del 

Inmueble acompañado de certificación de Disponibilidad 


36. Firma el Informe de Adquisición del Inmueble. 

37. Entrega a la Secretaria Informe de Adquisición del 

Inmueble acompañado de la certificación de 

Disponibilidad Presupuestaria. 

38. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble y 

certificación de Disponibilidad Presupuestaria al Consejo 

Universitario. (ver procedimiento Entregar 

Correspondencia) 

39. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja 

constancia de la decisión en Acta del Consejo 

Universitario. 

40. Entrega copia de Acta de la decisión del Consejo 

Universitario acompañado del Informe de Adquisición del 

inmueble y certificación de disponibilidad presupuestaria 

a la Unidad de Bienes y Rentas 

41. Recibe copia de Resolución del Consejo Universitario y 

revisa: 


42. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario 

por medio de oficio firmado debidamente por el Director 

de Fomento y entrega al Archivo copia de la Resolución 

del Consejo Universitario. 


43. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario 

mediante oficio firmado por el Director de Fomento 

indicando los requerimientos para el proceso de 

Adquisición del Inmueble. (ver procedimiento Entregar 


44. Registra en el Sistema de Control de Gestión estatus de 

la negociación. 

45. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaboración del 

Documento de Compra-Venta entrega Resolución del 

Consejo Universitario, Documento de Propiedad del 

Inmueble y Fotocopia del Informe del Avalúo.




Página: 41 

Materia: 




Legal 


Rentas 

Archivo 

46. Revisa Documento de Propiedad del Inmueble, 

Resolución del Consejo Universitario y el Informe del 

Avalúo del Inmueble. 

47. Elabora Documento de compra Venta del Inmueble. 

48. Entrega Documento de Compra Venta a la Unidad de 


49. Revisa el Documento de Compra Venta del Inmueble y 

entrega a la secretaria para ser enviado al Consejo 

Jurídico Asesor. (Ir al paso N° 9) 

50. Tramita la presentación del Documento de Compra Venta 

del Inmueble ante el Registro Principal correspondiente. 

51. Recibe el Inmueble. 

52. Entrega el Inmueble al usuario o dependencia de la 

Universidad. 

53. Registra en el Sistema de control de Gestión fecha de 

entrega del Inmueble y en el Sistema Inmobiliario Rental 

ubicación, dimensiones y uso del Inmueble. 

54. Entrega al Archivo Original del Documento de compra 

Venta del Inmueble. 

55. Incluye en la carpeta de archivo en la Sección de 

Inmuebles, destinadas a las ofertas de terceros 

aprobadas: Original de Documento de Compra Venta 

Informe sobre el estudio de la oferta, y Resolución del 

Consejo Universitario y Consejo de Fomento.




Materia: 

Proceso Fundamental 1: Administración 

Página: 42 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles 

por Donación




Materia: 

Proceso Fundamental 1. Administración 

Página: 43 

Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por 

Donación 


1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Propuesta y 

Director de Fomento Resolución de Donación del Consejo Universitario.(ver 


2. Registra Resolución de Donación del Consejo 

Universitario en el Sistema de control de Gestión de la 

Unidad. 

3. Solicita al Donante Documento de Propiedad del 

Inmueble, objeto de Donación, Documentos como 

persona natural o jurídica que lo acrediten para la 

Unidad de Bienes y Donación, mediante comunicación firmada por el 

Rentas 

Director. 


Legal 

4. Analiza documentos y elabora Informe sobre la Donación 

del Inmueble. 

5. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Informe sobre la 

Donación del Inmueble acompañado de la Resolución del 

Consejo Universitario y Documentos de Propiedad del 

Inmueble. 

6. Revisa Informe sobre la Donación y Documentos de 

propiedad del Inmueble y emite criterio legal sobre la 

adquisición del Inmueble por Donación. 

7. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Estudio Legal de 

la Donación y Documentos de Adquisición del Inmueble. 


Rentas 

8. Revisa los aspectos legales y entrega al Director Informe 

sobre Donación del Inmueble conjuntamente con los 

aspectos legales. 

9. Revisa el Informe de Donación del Inmueble y decide: 


10. Solicita a las Unidades involucradas revisión y corrección 

Director de Fomento del Informe de Donación. 

Si esta Conforme: 

11. Firma el Informe de Donación del Inmueble y presenta al 

Consejo de Fomento. 

12. Estudia en sesión del Consejo de Fomento Informe de 

Donación del Inmueble, y deja constancia de decisión en 

Consejo de Fomento el Acta de Consejo 

13. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Acta de 

decisión del Consejo de Fomento a la Secretaria. 

Secretaria 

14. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia 

del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas 

Unidad de Bienes y 15. Revisa decisión del Consejo de Fomento. 

Rentas 

16. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Resolución




Materia: 



Legal 


Rentas 

Secretaria 

Consejo Jurídico 

Asesor 


Rentas 


Legal 


Rentas 


Secretaria 


Rentas 

Director de fomento 


Rentas 

Página: 44 


Donación 

del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría Legal. 

17. Elabora Documento de Donación y entrega a la Unidad 

de Bienes Y Rentas. 

18. Revisa Documento de Donación y elabora oficio para el 

Consejo Jurídico Asesor para visar Documento. 

19. Entrega a la Secretaria el documento de Donación y el 

oficio para enviar al Consejo Jurídico Asesor. 

20. Envía el oficio acompañado del Documento de Donación. 

(ver procedimiento Entregar Correspondencia) 

21. Revisa el Documento de Donación. 

22. Visa el Documento de Donación si se ajusta a derecho. 

23. Devuelve el Documento de Donación a la Unidad de 

Bienes y Rentas si no se ajusta a derecho a su 

corrección. 

24. Revisa el Documento y entrega a la Unidad de Asesoría 

Legal para corregir observaciones. 

25. Corrige el Documento de Donación del Inmueble 

ajustándose a las observaciones del Consejo Jurídico 

Asesor y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 

26. Tramita nuevamente el Visado del Documento de 

Donación del Inmueble. (Ir al Paso Nº 18). 

27. Entregar Documento Visado de Donación del Inmueble al 

Director de Fomento. 

28. Revisa Informe de Donación del Inmueble, Documento 

Visado y Resolución del Consejo de Fomento y entrega a 

la Secretaria. 

29. Elabora oficio de remisión al Consejo Universitario de la 

decisión del Consejo de Fomento acompañado de 

Informe de Donación del Inmueble. (ver procedimiento 


30. Entrega copia fotostática de la decisión del Consejo de 

fomento a las Unidades de Bienes y Rentas y Asesoría 

Legal. 

31. Espera de 2 a 3 días la decisión del Consejo 


32. Recibe Resolución del Consejo Universitario (ver 

procedimiento Recibir Correspondencia). 

33. Entrega a la unidad de Bienes y Rentas copia de 

Resolución del Consejo Universitario. 

34. Registra en el Sistema de Control de la Unidad la 

decisión y fecha de la Resolución del Consejo 

Universitario.




Materia: 



Legal 


Rentas 

Secretaria 

Archivo 

Página: 45 


Donación 

35. Solicita a la unidad de Asesoría Legal incluir en el 

Documento de Donación del Inmueble N° de Resolución 

del Consejo Universitario y le entrega copia de la 

decisión del Consejo Universitario. 

36. Incluir en el Documento de Donación N° de Resolución 

del Consejo Universitario y entrega a la Unidad de Bienes 

y Rentas. 

37. Elabora oficio al Consejo Jurídico Asesor para Visar 

Documento de Donación. (ir al paso N° 18). 

38. Tramita la presentación del Documento en el Registro 

Principal. 

39. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y 

número del Documento de Donación del Inmueble, y en 

el Sistema Inmobiliario Rental registra la ubicación, 

dimensiones y uso del Inmueble. 

40. Reproduce dos copias del Documento de Donación del 

Inmueble. 

41. Elabora oficios de remisión de Donación del Inmueble a 

la oficina de PLANDES. 

42. Entrega a la Secretaria oficios con copia del Documento 

de Donación del Inmueble para su respectivo envío a la 

Oficina de PLANDES. 

43. Entrega al Archivo Resolución del Consejo Universitario, 

Informe de Donación y Documento Original de Donación 

del Inmueble. 

44. Entrega oficios a la Oficina de PLANDES (ver 


45. Archiva en la carpeta correspondiente a Donaciones 

Informe de Donación y Documento del Inmueble, 

Resolución del Consejo Universitario y Consejo de 

Fomento.




Materia: 


Página: 46 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.3 Incorporar Bienes Inmuebles 

por Permuta




Materia: 


Página: 47 

Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por 

Permuta 


1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas propuesta de 

Director de Fomento permuta para su evaluación e informe. (ver 


Rentas 


2. Solicita a las partes interesadas condiciones de la 

permuta, autorización para efectuarla, y documentos 

de propiedad del inmueble. 

3. Verifica en el Sistema Inmobiliario Rental registro del o 

los inmuebles por cambiar. 

4. Estudia el uso de los inmuebles, ubicación, área en 

negociación, y condiciones del área. 

5. Prepara Informe de Permuta del Inmueble y entrega a 

la Unidad de Asesoría Legal 

6. Analiza aspectos legales de la permuta: 

Si no procede: 

7. Prepara informe razonado y lo entrega con el Informe 


de Permuta del Inmueble a la Unidad de Bienes y 

Legal 

Rentas. 

Si procede: 

8. Redacta documento de Permuta y entrega a la Unidad 

de Bienes y Rentas. 

Unidad de Bienes y 9. Elabora Informe para el Consejo de Fomento y entrega 

Rentas 

al Director. 

10. Revisa el Informe de Permuta de inmuebles y opina: 

Si está inconforme: 

11. Solicita a las Unidades emisoras de informes revisión y 

Director de Fomento corrección del estudio de Permuta del inmueble. 

Si está conforme: 

12. Presenta el Informe de Permuta del Inmueble al 

Consejo de Fomento para su consideración. 

13. Estudia el Informe de permuta del Inmueble en sesión 

del Consejo de Fomento y deja constancia en Acta del 

Consejo de Fomento Consejo. 

14. Entrega Acta del Consejo de Fomento a la secretaria 

acompañada del Informe de permuta del inmueble. 

15. Reproduce acta del Consejo de Fomento y entrega 

Secretaria 

copia a la Unidad de Bienes y Rentas acompañado del 

Informe de permuta del inmueble. 


Rentas 

16. Revisa decisión en el Acta de Consejo de Fomento 

No aprobada: 

17. Informa al oferente mediante oficio firmado por el




Materia: 





Rentas 


Legal 

Secretaria 


Legal 


Rentas 

Página: 48 

Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por 

Permuta 

Director (ver Procedimiento Entregar Correspondencia) 

18. Entrega Informe de Estudio de Permuta del Inmueble y 

Resolución del Consejo de Fomento al Archivo. 

Aprobada: 

19. Busca firma del Director de Fomento en el Informe de 

Permuta del Inmueble y envía al Consejo Universitario 

acompañado de Resolución del Consejo de Fomento. 

20. Revisa el Informe de Permuta del Inmueble, decide y 

remite Resolución del Consejo Universitario a la 

Dirección de Fomento. 

21. Revisa la decisión del Consejo Universitario y entrega 

a la Unidad de Bienes y Rentas. 


número de la Resolución del Consejo Universitario. 

23. Entrega copia de Resolución del Consejo Universitario 

a la Unidad de Asesoría Legal. 

24. Revisa Resolución del Consejo Universitario y elabora 

Contrato de Permuta. 

25. Entrega a la Secretaria Contrato de Permuta. 

26. Envía al Consejo Jurídico Asesor Contrato de permuta 

para Visar Documento. (ver procedimiento Entregar 


27. Tramita ante el Registro la firma del Rector y las partes 

interesadas en el Contrato de Permuta. 

28. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas original del 

Contrato de Permuta. 

29. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de 

entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario 

Rental la ubicación y uso del inmueble. 

30. Entrega al Archivo original del Contrato de Permuta, 

Resolución del Consejo de Fomento y del Consejo 

Universitario.




Materia: 


Página: 49 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.4 Recaudación de Ingresos 

Propios por Operaciones Inmobiliarias




Materia: 




Rentas 

Página: 50 

Asunto: Procedimiento 1.4 Recaudación de Ingresos Propios por 

Operaciones Inmobiliarias 

1. Verifica de acuerdo al Plan de pagos de Alquiler la fecha 

de vencimiento de cancelación de alquileres. 

2. Espera cancelación del arrendamiento, mediante 

Depósitos Bancarios por parte del arrendatario. 

3. Revisa fecha de depósito y fecha de consignación del 

depósito. 

4. Calcula Intereses de mora si se amerita. 

5. Informa al Arrendatario sobre su puntualidad en el pago. 

6. Calcula intereses de mora si no fue oportuno el pago e 

informa al arrendatario que debe depositarlo con el mes 

siguiente. 

7. Registra el arrendamiento en el sistema. 

8. Registra los Ingresos en el Sistema. 

9. Imprime el reporte de pagos del arrendatario. 

10. Elabora el reporte de los Ingresos. 

11. Registra Anticipos. 

12. Entera Ingresos. 

13. Entrega reporte de Ingresos a la Dirección de Finanzas.




Materia: 


Página: 51 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.5 Adjudicación de Bienes 

Inmuebles a Dependencias de la ULA




Materia: 


Página: 52 

Asunto: Procedimiento 1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a 

Dependencias de la ULA 


1. Entrega solicitud de asignación de bienes inmuebles a 


la Unidad de Bienes y Rentas. (ver procedimiento 


2. Revisa y estudia la solicitud de asignación de Bienes 

Inmuebles por parte del Rector y Dependencias. 

3. Evalúa la solicitud de asignación y verifica 


disponibilidad de uso del inmueble en Dependencias 

de la ULA. 

Si no existe disponibilidad de uso: 

4. Remite oficio firmado por el Director de Fomento 

indicando la situación de no existir disponibilidad del 

Rentas 

uso del Inmueble al Solicitante. 

Si existe disponibilidad de uso: 

5. Revisa el inmueble para conocer en que condiciones 

se encuentra. 

6. Elabora Informe de Situación y Condiciones de 

asignación del Inmueble. 

7. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaborar Acta de 

Entrega del Inmueble. 

8. Revisa Informe de Situación y Condiciones de 

asignación del Inmueble. 

Unidad de Asesoría 9. Elabora Acta de Entrega del Inmueble. 

Legal 

10. Envía el Acta de Entrega del Inmueble y el Informe de 

situación y condiciones de asignación del Inmueble a 

la Unidad de Bienes y Rentas. 


Rentas 

11. Revisa el Acta de entrega y envía al Director de 

Fomento acompañado del Informe de situación y 

condiciones de asignación del Inmueble. 

12. Revisa el Informe de Asignación del Inmueble y el Acta 

de Entrega del Inmueble. 

Si no está Conforme: 


13. Devuelve a 

corrección. 

las Unidades encargadas para su 


Rentas 

Si está Conforme: 

14. Firma el Informe y entrega a la Unidad de Bienes y 

Rentas. 

15. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de 

entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario 

ubicación, dimensiones y uso del Inmueble. 

16. Entrega el Inmueble a la Dependencia de la ULA 

solicitante.




Materia: 


Página: 53 

Asunto: Procedimiento 1.6 Servicios Complementarios




Materia: 


Página: 54 

Asunto: Procedimiento 1.6 Servicios Complementarios 



Rentas 


1. Supervisa periódicamente los requerimientos para el buen 

funcionamiento de los servicios: cumplimiento de la oferta de 

licitación, higiene y seguridad y normativas internas de los 

Servicios Complementarios. 


2. Informa al Director de Fomento del buen funcionamiento del 

servicio complementario 

Si no está conforme: 

3. Espera la consignación del oficio de reclamo del servicio por 

parte de los involucrados(ver procedimiento Recibir 


4. Revisa la situación planteada. 

5. Visita nuevamente el ente solicitante del servicio 

complementario. 

6. Entrevista a las personas involucradas en la denuncia y/o 

reclamo del Servicio Complementario. 

7. Evalúa la situación planteada. 

8. Elabora Informe de solución de la denuncia del servicio 


9. Entrega al Director de Fomento el Informe de solución de la 

Denuncia. 

10. Revisa y evalúa la situación planteada. 


11. Devuelve Informe a la Unidad de Bienes y Rentas con sus 

respectivas observaciones. 


12. Envía el Informe a Bienes y Rentas para su respectiva 

ejecución.




Materia: 


Página: 55 

Asunto: Procedimiento 1.6 Servicios Complementarios 



Rentas 


13. Supervisa periódicamente los requerimientos para el buen 

funcionamiento de los servicios: cumplimiento de la oferta de 

licitación, higiene y seguridad y normativas internas de los 

Servicios Complementarios. 


14. Informa al Director de Fomento del buen funcionamiento del 

servicio complementario 


15. Espera la consignación del oficio de reclamo del servicio por 

parte de los involucrados(ver procedimiento Recibir 


16. Revisa la situación planteada. 

17. Visita nuevamente el ente solicitante del servicio 


18. Entrevista a las personas involucradas en la denuncia y/o 

reclamo del Servicio Complementario. 

19. Evalúa la situación planteada. 

20. Elabora Informe de solución de la denuncia del servicio 


21. Entrega al Director de Fomento el Informe de solución de la 

Denuncia. 

22. Revisa y evalúa la situación planteada. 


23. Devuelve Informe a la Unidad de Bienes y Rentas con sus 

respectivas observaciones. 


24. Envía el Informe a Bienes y Rentas para su respectiva 

ejecución.




Materia: 


Página: 56 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.7 Arrendamiento de Bienes 

Inmuebles




Materia: 

Proceso Fundamental 1 Administración de Bienes y Rentas 

Página: 57 

Asunto: Procedimiento 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles 


1. Revisa la solicitud de alquiler de inmueble y envía a la 

Director de Fomento Unidad de Bienes y Rentas. (ver procedimiento Entregar 


2. Verifica en el SIR requisitos a cumplir por parte del 

solicitante 

prioridades. 

del alquiler del Inmueble, vacantes y 

Unidad de Bienes y 3. Determina canon y condiciones de arrendamiento. 

Rentas 

4. Realiza proceso de licitación o adjudicación directa. 

5. Llena el formato de contrato de servicio y envía a la 

Unidad de Asesoría Legal acompañado del Informe de 

licitación o adjudicación directa. 

6. Revisa proceso de licitación o adjudicación directa y el 

Unidad de Asesoría formato de contrato de solicitud de alquiler de inmueble. 

Legal 

7. Elabora documento compromiso de alquiler de inmueble y 

entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 

8. Elabora solicitud de autorización de alquiler de inmueble 


Rentas 

para el Consejo Universitario 

9. Entrega solicitud de autorización de alquiler y el 

documento compromiso de alquiler al Director para la 

firma. 

10. Revisa y firma la solicitud de autorización de alquiler del 

Director de Fomento inmueble y entrega a la secretaria junto con el documento 

compromiso. 

11. Envía la solicitud de compromiso de alquiler y el 

Secretaria 

Documento Compromiso al Consejo Universitario(ver 


12. Revisa la Solicitud de Autorización de Alquiler y el 

Documento Compromiso. 

Consejo Universitario 13. Autoriza el Alquiler del Inmueble. 

14. Entrega Resolución del Consejo Universitario y 


Documento Compromiso a la Unidad de Bienes y Rentas. 


número de la Resolución del Consejo Universitario. 

Rentas 

16. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Resolución del 

Consejo Universitario y el Documento Compromiso. 

17. Registra en el Documento Compromiso número de 

Resolución del Consejo Universitario. 

Unidad de Asesoría 18. Solicita aval del Consejo Jurídico Asesor. 

Legal 

19. Entrega Resolución del Consejo Universitario, Documento 

Compromiso y soportes de adjudicación al Consejo 

Jurídico Asesor.




Materia: 

Proceso Fundamental 1 Administración de Bienes y Rentas 


Asesor 


Asesor 


Legal 


Rentas 

Página: 58 

Asunto: Procedimiento 1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles 

20. Verifica cumplimiento de Normas Institucionales y 

Aspectos Legales en el Documento Compromiso 

Si no se ajusta a derecho: 

21. Devuelve a la Unidad de Apoyo Legal para su corrección. 

Si se ajusta a derecho: 

22. Estampa media firma en el Contrato de Alquiler del 

Inmueble en conformidad 

23. Entrega Resolución del Consejo Universitario Contrato de 

Alquiler Avalado y soportes de adjudicación a la Unidad de 

Asesoría Legal. 

24. Entrega Resolución del Consejo Universitario, Contrato de 

Alquiler Avalado y soportes de Adjudicación a la Unidad 

de Bienes y Rentas. 

25. Entrega Contrato de Alquiler al arrendatario para las 

firmas ante la Notaría Pública. 

26. Espera firma del Contrato de Alquiler de 2 a 3 días por 

parte del Rector y el arrendatario en la Notaría Pública. 

27. Retira el Contrato de Alquiler de Inmueble en la Notaría 

Pública. 

28. Actualiza en el SIR estatus de la solicitud de alquiler. 

29. Imprime el reporte de los pagos del alquiler del inmueble. 

30. Entrega al solicitante el Inmueble acompañado de 

Contrato de Alquiler y el reporte de los pagos del alquiler




Materia: 


Página: 59 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.8 Tramitación de Ventas de 

Bienes Inmuebles




Materia: 


Página: 60 

Asunto: Procedimiento 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes 

Inmuebles 


1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas solicitud por 

Director de Fomento parte de la dependencias Universitarias para la venta de 

un bien inmueble. 

2. Realiza el estudio de uso del Inmueble. 

Unidad de Bienes y 3. Formula el Proyecto de Venta del Inmueble 

Rentas 

conjuntamente 

Proyectos. 

con la Unidad de Planificación y 

4. Formula el Proyecto de Venta del Inmueble 

Unidad de 

conjuntamente con la Unidad de Bienes y Rentas en 

Planificación y 

base a Proyectos de Generación de Ingresos. 

Proyectos 

5. Entrega el Proyecto de venta del Inmueble y estudio de 

uso del Inmueble a la Unidad de Asesoría Legal. 

6. Revisa el Proyecto de Venta con el estudio de uso del 

Inmueble. 

Unidad de Asesoría 7. Emite criterio legal sobre la Venta del Inmueble. 

Legal 

8. Entrega Informe Legal, Proyecto de Venta del Inmueble 

y Estudio de Uso del Inmueble a la Unidad de Bienes y 

Rentas. 

9. Verifica el Informe legal sobre la Venta del Inmueble. 

Unidad de Bienes y 10. Entrega al Director Proyecto de Venta del Inmueble, 

Rentas 

Informe Legal, Estudio de Uso del Inmueble y el Informe 

de Venta del Inmueble. 

11. Revisa el Informe de Venta del Inmueble junto con sus 

anexos. 


12. Verifica que el Proyecto de Venta del Inmueble sea 

rentable. 

13. Presenta Informe de Venta del Inmueble junto con los 

anexos al Consejo de Fomento. 

14. Estudia Proyecto de Venta del Inmueble en sesión del 


No aprobado: 

15. Informa mediante oficio la decisión a las Unidades de 

Consejo de Fomento Bienes y Rentas y Planificación y Proyectos. 

Aprobado: 

16. Deja constancia de la decisión en Acta y envía a la 

Secretaria Acta del Consejo de Fomento, Informe de 

Venta del Inmueble y sus anexos. 


Rentas 

17. Reformular el Proyecto de Venta del Inmueble. 


Proyectos 

18. Reformular Proyectos de Generación de Ingresos.




Materia: 


Página: 61 

Asunto: Procedimiento 1.8 Tramitación de Ventas de Bienes 

Inmuebles 


19. Elabora oficio de remisión al Consejo Universitario de la 

decisión del Consejo de Fomento 

Secretaria 

20. Entrega oficio de la decisión, el Informe de Venta del 

Inmueble y los anexos al Consejo Universitario. (ver 


21. Estudia Proyecto de Venta del Inmueble. 

Consejo Universitario 22. Entrega al Director Resolución del Consejo Universitario, 

el Informe de Venta del Inmueble y los anexos. 

23. Recibe Resolución del Consejo Universitario donde 

autoriza la Venta del Inmueble. 

Director de Fomento 24. Entrega Resolución del Consejo Universitario el Informe 

de Venta del Inmueble y sus anexos a la Unidad de 


25. Registra en el SIR Venta del Inmueble. 


26. Informa mediante oficio a la Unidad de Planificación y 

Rentas 

Proyectos la Venta del Inmueble. 


27. Ejecuta Proyecto de Generación de Recursos 


Proyectos




Materia: 


Página: 62 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.9 Evaluación de Ofertas de 

Bienes Inmuebles y/o Diseño de Espacio Físicos




Materia: 


Página: 63 

Asunto: Procedimiento 1.9 Evaluación de Ofertas de Bienes 

Inmuebles 


1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas las 


propuestas de Ofertas de bienes Inmuebles o 

Diseño de Espacios Físicos. 

2. Analiza y verifica las propuestas de Ofertas de 

Bienes Inmuebles o Diseño de espacio Físico. 

3. Realiza inspección al Bien Inmueble en estudio, 

4. Realiza mediciones y levantamiento de información. 

5. Toma datos registros y fotografías del lugar. 

6. Evalúa funciones, usuarios, y el, uso propuesto del 

Bien Inmueble o diseño de espacio físico. 

Unidad de Bienes y Rentas 

7. Procesa diseño del nuevo espacio físico o rediseño 

si lo requiere. 

8. Consulta con la Dirección de Ingeniería y 


Mantenimiento y la Oficina de PLANDES la 

factibilidad del Proyecto. 

9. Elabora la memoria descriptiva del Bien Inmueble 

y/o Proyecto. 

10. Elabora Informe del Bien Inmueble y/o Proyecto de 

Diseño y entrega al Director de Fomento. 

11. Revisa el Informe del Bien Inmueble y/o Proyecto 

de Espacio Físico. 

12. Entrega el Informe al Consejo de Fomento. 

13. Estudia el Informe y deja constancia en el Acta de 


la decisión. 

14. Entrega el Acta y el Informe a la Secretaria. 

15. Reproduce el Acta del Consejo de Fomento. 

Secretaria 

16. Entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y 

Rentas. 

17. Revisa la Resolución del Consejo de Fomento: 


18. Envía copia a la Dirección de Ingeniería y 

Unidad de Bienes y Rentas Mantenimiento para su conocimiento y demás fines. 


19. Entrega oficio al solicitante firmado por el Director 

informando no aprobación del Proyecto.




Materia: 


Página: 64 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.10 Evaluación de Proyectos y 

Desarrollos Habitacionales propuestos en Terrenos Universitarios




Materia: 


Página: 65 

Asunto: Procedimiento 1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos 

Habitacionales propuestos en Terrenos Universitarios 


1. Entrega solicitud de revisión de Proyectos 


propuestos en Terrenos Universitarios a la 

Unidad de Bienes y Rentas. 

2. Realiza estudio de la propuesta. 

3. Elabora memoria descriptiva del proyecto. 

4. Tramita ante la Alcaldía del Municipio lo 

Unidad de Bienes y Rentas relacionado a la perisología. 

5. Redacta el Informe de Proyecto y Desarrollos 

Habitacionales. 

6. Entrega el Informe al Director 

7. Revisa el Informe del Bien Inmueble y/o 


Proyecto de Espacio Físico. 

8. Entrega el Informe al Consejo de Fomento. 

9. Estudia el Informe y deja constancia en el Acta 


de la decisión. 

10. Entrega el Acta y el Informe a la Secretaria. 

11. Reproduce el Acta del Consejo de Fomento. 

Secretaria 

12. Entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y 

Rentas. 

13. Revisa la Resolución del Consejo de Fomento: 


14. Envía copia a la Dirección de Ingeniería y 

Mantenimiento para su conocimiento y demás 


fines. 


15. Entrega oficio al solicitante firmado por el 

Director informando no aprobación del Proyecto.




Materia: 


Página: 66 

Asunto: Procedimiento 1.11 Recopilación de Información para 

Base de Datos Digital, Plano Teca y Fichaje de Terreno




Materia: 


Página: 67 

Asunto: Procedimiento 1.11 Recopilación de Información para 

Base de Datos Digital, Plano Teca y Fichaje de Terreno 


1. Entrega la solicitud de información para 


base de datos digital, plano teca y fichaje de 

terrenos a la Unidad de Bienes y Rentas. 

2. Realiza procesamiento de la información y 

recopilación de datos. 

3. Realiza informe fotográfico del lugar en 

estudio. 

4. Actualiza planos del terreno y rectificación 


de linderos. 

5. Realiza informe detallado sobre la situación 

del terreno. 

6. Entrega informe del terreno a la Unidad de 

Asesoría Legal 

7. Emite criterio legal sobre la situación del 

terreno. 

Unidad de Asesoría Legal 

8. Entrega informe del terreno y estatus legal a 

la Unidad de Bienes y Rentas. 

9. Autentica los documentos legales con los 

del Archivo de la Dirección de Fomento y los 

Unidad de Bienes y Rentas del Registro Principal de la Ciudad. 

10. Diseña la Ficha Técnica del Terreno. 

11. Realiza la Digitalización de los Datos.

Materia: 

Proceso Fundamentales 




Página: 68 

Asunto: Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de 

los Inmueble 

PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.: ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL 

USO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA




Materia: 

Proceso Fundamental 2 : Asignación de Uso de los Inmuebles 


Asunto: Contenido 


PF-2: Asignación y Control del Uso de los Bienes Inmuebles de la ULA. 






Página: 69




Materia: 

Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control de Uso de los 



Página: 70




Materia: 

Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control de Uso de los 


Página: 71 

Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos




Materia: 

Proceso Fundamental 2 : Asignación y Control del Uso de los 

Inmuebles 

Página: 72 


DIGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS 

PF-2: ASIGNACIÓN Y CONTROL DEL USO DE LOS BIENES 

INMUEBLES DE LA ULA




Materia: 

Proceso Fundamental 2: Asignación y Control del Uso de los 

Inmuebles 

Página: 73 

Asunto: Diagrama de Actividades 2.1 Asignación del Uso de los 

Bienes Inmuebles de la Universidad de Los Andes




Materia: 


Inmuebles 

RESPONSABLE 

DIRECTOR (A) 

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN 

DE RECURSOS FÍCOS 

COORDINADOR OFICINA SECTORIAL 

DE PLANIFICACIÓN DE LA 

FACULTAD O NÚCLEOS/ DIRECTOR 

DEPENDENCIA CENTRAL 

Página: 74 

Asunto: Procedimiento 2.1 Asignación del Uso de los Bienes 

Inmuebles de la Universidad de Los Andes 

ACTIVIDAD 

1. Recibe de parte de las Autoridades 

Universitarias, Decanos de Facultad, 

Vicerrectores-Decanos de Núcleos y 

Directores de Dependencias Centrales la 

solicitud escrita motivada de la asignación 

o cambio de uso del inmueble de la 

Universidad de Los Andes, en caso de 

no estar contemplado en el Plan de 

Desarrollo y Plan Maestro de Planta 

Física de la Universidad de Los Andes. 

2. Revisa y analiza, si procede o no la 

solicitud de asignación o cambio de uso 

del inmueble. 

3. Si la situación lo amerita se verificará 

en sitio las condiciones físico espaciales 


4. Participa conjuntamente con el 

personal profesional de la Dirección de 

Planificación y desarrollo en la 

verificación de las condiciones del 

inmueble objeto de solicitud de 

asignación o cambio del uso.




Materia: 


Inmuebles 

RESPONSABLE 



DIRECTOR (A) 

SECRETARIA DE LA UNIVERSIDAD 

Página: 75 



ACTIVIDAD 

5. Elabora el informe de factibilidad 

técnica de asignación o cambio de 

uso del inmueble, en caso de no estar 

contemplado en los planes de planta 

física de la Universidad de Los Andes, 

aprobados por el Consejo 


6. Entrega al Director (a) el Informe de 

Factibilidad Técnica para conocimiento y 

visto bueno. 

7. Revisa y si está conforme envía a la 

Secretaria de la Universidad para su 

inclusión en la agenda del Consejo 

Universitario, mediante oficio. 

8. Recibe el Informe de Factibilidad 

Técnica y lo envía al Consejo 

Universitario para su consideración y 

aprobación.




Materia: 


Inmuebles 

RESPONSABLE 

CONSEJO UNIVERSITARIO 

SECRETARIA DE LA UNIVERISDAD 

DIRECTOR (A) 

Página: 76 



ACTIVIDAD 

9. Discute y aprueba o no el informe de 

factibilidad técnica que contiene la 

propuesta de asignación o cambio de 

uso debidamente justificada. 

10. Emite y envía a la Dirección de 

Planificación y Desarrollo comunicación 

o resolución, mediante la cual informa 

oficialmente la Resolución de aprobación 

o negación de la asignación o cambio de 

uso del inmueble a los efectos de 

actualizar el catastro de los bienes 

inmuebles y control. 

11. Recibe comunicación o resolución 

del Consejo Universitario y envía al 

Departamento de Recursos Físicos.




Materia: 


Inmuebles 

RESPONSABLE 



SECRETARÍA 

Página: 77 



ACTIVIDAD 

12. Actualiza el catastro de bienes 

inmuebles con las especificaciones 

pertinentes de uso, capacidad y 

administración del mismo. 

13. Realiza trimestralmente informe 

del seguimiento y control de los 

planes de recursos físicos de la 

Universidad de Los Andes. 

14. Elabora oficio de remisión de la 

resolución del Consejo Universitario y 

anexa copia de la resolución. 

15. Entrega a la Secretaria oficio y 

anexos. 

16. Envía oficio y resolución a las 

Unidades Académicas-Administrativas 

correspondientes




Materia: 


Inmuebles 

Página: 78 

Asunto: Diagrama 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los 

Inmuebles de la ULA




Materia: 


Inmuebles 

Página: 79 

Asunto: Procedimiento 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los 


RESPONSABLE ACCIÓN 

1. Al finalizar cada trimestre, envía por medio 

impreso y electrónico, el formulario “Seguimiento 

y Control del uso de bienes inmuebles con el 

COORDINADORES DE LAS correspondiente instructivo 

OFICINAS SECTORIALES DE 2. Obtiene información requerida en el formulario 

PLANIFICACIÓN DE LAS “Seguimiento y Control del uso de los bienes 

FACULTADES Y NÚCLEOS Y inmuebles” y lo completa manualmente. 

A LOS DIRECTORES DE 3. Entrega el formulario al Decano O Director de 

DEPENDENCIAS 

Dependencia para la revisión y firma. 

CENTRALES. 

4. Envía a PLANDES. 

DEPARTAMENTO DE 

PLANIFICACIÓN DE 

RECURSOS FÍSICOS 

5. Registra la información en la Aplicación para el 

seguimiento del uso de los bienes inmuebles de 

carácter académico, de apoyo docente, gestión 

administrativa, cultural, bienestar estudiantil, 

servicios generales y rental. 

6. Genera el Reporte del trimestre para cada 

conjunto universitario, discriminado por uso: 

académico, extensión, gestión administrativa, 

bienestar y esparcimiento, servicios generales y 

rentales.




Materia: 


Inmuebles 

RESPONSABLE ACTIVDAD 

DIRECTOR (A) 

Página: 80 

Asunto: Procedimiento 2.2 Seguimiento y Control del Uso de los 


7. Analiza y compara: 

- El uso actual con el inventario de bienes inmuebles y de existir 

modificaciones de uso del inmueble, verifica el aval de 

PLANDES o del Consejo Universitario y si procede actualiza el 

inventario. En caso contrario elabora informe sobre la situación 

irregular y las Recomendaciones pertinentes para conocimiento 

y toma de decisiones de las autoridades. Los planes formulados 

y el estado de ejecución y asigna el grado de avance de 

acuerdo a la escala de progresión. 

8. Verifica solicitudes de asignación o cambio de uso de 

recursos físicos y la disponibilidad existente. 

9. Visita el inmueble objeto de asignación o Cambio de uso en 

caso de ser necesario. 

10. Elabora informe técnico con las observaciones o 

recomendaciones. 

11. Entrega al Director para revisión y firma 

12. Revisa y firma 

13. Envía al solicitante

Materia: 

Proceso Fundamentales 




Página: 81 

Asunto: Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los 

Inmuebles 

PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS 

INMUEBLES DE LA ULA




Materia: 

Proceso Fundamental 3: Mantenimiento de los Inmuebles 




PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles de la ULA 




Página: 82 

PF-3.1 Procesamiento de solicitudes de obras de Mantenimiento de los 

inmuebles 

PF-3.1.1 Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería 







PF-3.1.8 Ejecución física de trabajos de mantenimiento 

PF-3.1.9 Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento




Materia: 



Página: 83




Materia: 


Página: 84 

Asunto: Diagrama de Jerarquía de Proceso




Materia: 


Página: 85 


DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS 

PF-3. MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE LA ULA




Materia: 

Proceso Fundamental PF-3.: MANTENIMIENTO DE LOS 

INMUEBLES DE LA ULA 

Secretaria de 

la DIM 

Jefe de Mantenimiento y Reparaciones 

Sección Albañilería 

Dependencia 

Solicitante 

Supervisor y 

Albañiles 

Administración Almacén 

 

Oficio o Formato de 

Solicitud de Servicio 

de Albañilería 

Verificar si Solicitud corresponde a 

Servicio de Albañilería 

Página: 86 

Asunto: Diagrama de Actividades 3.1.: Procesamiento de 

solicitud de Servicio de Albañilería 

PF-3.1. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ALBAÑILERÍA 

Devolver Solicitud 

No 

Si 

Numerar Solicitud por orden 

de llegada y Colocar Fecha 

Registrar Solicitud 

en Computador 

Visitar Sitio de Trabajo con Supervisor de Mantenimiento 

y Verificar la existencia de Necesidad de Trabajo 

No 

Notifica por escrito a la Dependencia 

Solicitante la No Ejecución del Trabajo 

Si 

 

Notificación de No 

Ejecución del Trabajo 

 

Orden de Solicitud de 

Materiales 

Asignar Prioridad al Trabajo 

con Director de la DIM 

Planifica la ejecución del 

trabajo de mantenimiento 

Determinar Recursos Materiales y de 

Personal requeridos para la Obra 

Elaborar Informe con Especificaciones 

de Obra y Presupuesto Referencial 

Determinar Modo de Ejecución de 

Trabajo con Director de la DIM 

Con Personal 

Interno 

Con Contratación 

Notificar a Supervisor y Albañiles 

el Plan de Ejecución de la Obra 

Elaborar Orden de Solicitud de 

Material para Almacén 

Solicitud de Material 

en Almacén 

 

Notificación de 

Ejecución de la Obra 

Elaborar Carpeta de 

Proyecto de Obra 

Enviar Carpeta de Proyecto 

de Obra a Administración 

Contratación de Obras 

 

Carpeta de 

Proyecto de Obra




Materia: 



Página: 87 

Asunto: Diagrama de Actividades 3.1: Procesamiento de 

solicitud de Servicio de Albañilería 


JEFE DE MANTENIMIENTO 

Y REPARACIONES 

SECCIÓN ALBAÑILERÍA 

(Unidad de Mantenimiento) 

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la 

Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y 

verifica si la solicitud corresponde a la Sección de 

Albañilería. 

En caso que no corresponda, 

1.1. Realiza la devolución inmediata a la 

Secretaria de la Dirección. 

En caso que si corresponda a la Sección de 

Albañilería realiza los siguientes pasos. 

1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y 

le coloca la fecha. 

1.3. Registra la Solicitud en su computador. 

1.4. Realiza visita al sitio con el Supervisor de 

Mantenimiento y verifica la existencia de 

necesidad de ejecución del trabajo 

solicitado. 

En caso que No ser precedente, 

1.4.1. Notifica por escrito a la 

Dependencia solicitante que no se 

ejecutará el trabajo solicitado. 

En caso que Sí se requiera la 

ejecución del trabajo, realiza lo 

siguiente. 

1.5. Asigna prioridad al trabajo reunido con el 

Director de la DIM. 

1.6. Planifica la ejecución del trabajo de 

mantenimiento, con el apoyo de técnicos 

en la elaboración de las mediciones. 

1.7. Determina los recursos Materiales y de 

Personal requeridos para la Obra. 

1.8. Elabora Informe con las Especificaciones 

de la Obra y el Presupuesto referencial.




Materia: 



Página: 88 

Asunto: Diagrama de Actividades 3.1: Procesamiento de solicitud de Servicio 

de Albañilería 

RESPONSABLE ACTIVIDAD 

1.9. Determina con el Director de la DIM el modo 

de ejecución del trabajo, bien sea con 

Personal Interno de Ingeniería y 

Mantenimiento, o con Contratación Externa 

de una Empresa. 

Si es con Personal Interno 

1.9.1. Notifica al Supervisor de 

Mantenimiento de la Sección y a 

los albañiles, el plan de ejecución 

de la obra. 

1.9.2. Elabora Orden de solicitud de 

Materiales en Almacén. (Se 

ejecuta el Procedimiento PF-3.7 

de Solicitud de Material en 

Almacén. 

Si requiere Contratación Externa de una 

Empresa, 

1.9.3. Elabora Carpeta de Proyecto de 

Obra y la envía a Administración. 

(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de 

Contratación de Obras).




Materia: 






Sección Carpintería 


Solicitante 

Jefe de Taller 

y Carpinteros 

Almacén 

Página 89 

Asunto: Diagrama de Actividades 3..2: Procesamiento de solicitud de Servicio 

de Carpintería




Materia: 



Página: 90 

Asunto: Procedimiento 3.2: Procesamiento de solicitud de Servicio de 

Carpintería 


1.7.1 Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que 

la Secretaria de la Dirección coloca en su 

casillero y verifica si la solicitud corresponde 

a la Sección de Carpintería. 

− En caso que no corresponda, 

.1. Realiza la devolución inmediata a la 


JEFE DE MANTENIMIENTO Y 

REPARACIONES SECCIÓN 

CARPINTERÍA 


− En caso que si corresponda a la Sección de 

Carpintería realiza los siguientes pasos. 

.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada 

y le coloca la fecha. 

.3. Registra la Solicitud en su computador. 

.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de 

trabajo a la cual debe asistir junto con el 

Supervisor 

Sección. 

de Mantenimiento de la 

.5. Realiza visita al sitio con el Supervisor de 

Mantenimiento y verifica la existencia de 

necesidad 

solicitado. 

de ejecución del trabajo 

− En caso que No se requiera trabajo, 

1.5.1 Notifica por escrito a la Dependencia 

solicitante que no se ejecutará el 

trabajo solicitado. 

− En caso que Sí se requiera la ejecución del 

trabajo, realiza lo siguiente. 

.6. Determina los recursos Materiales y de 

Personal requeridos para la Obra. 

Define con el Jefe de Taller si se ejecutará con 

contratación o por el taller.




Materia: 



RESPONSABLE 

Página: 91 


Carpintería 

ACTIVIDAD 

− Si es con Personal Interno de la DIM 

1.7.1 Coordina con el Jefe de Taller y 

designan la ejecución del trabajo. 

1.7.2 Elabora Orden de solicitud de Materiales 

en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento 

PF-3.7 de Solicitud de Material en 

Almacén. 

− Si requiere Contratación Externa de una 

Empresa, 

− Consigna para contratar. (Se ejecuta el 

Procedimiento 

Obras). 

PA-2.3. de Contratación de




Materia: 

Proceso Fundamental 3.1: PROCESAMIENTO DE 

SOLICITUDES DE OBRAS DE MANTENIMIENTO 



Jefe de Obras 

Sección Herrería 

Supervisor de Mantenimiento 

Página: 92 

Asunto 

Diagrama de Actividades 3.1.3.: Procesamiento de solicitud de Servicio de 

Herrería 

PF-3.3. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE HERRERÍA 

 



de Herrería 

 




Servicio de Herrería 

Si 

No 

Asignar Prioridad 

al Trabajo 



Registrar Solicitud en 

Computador 

Notificar sobre Solicitud a 


Programar con Supervisor inspección 

al Sitio de Trabajo si es necesario 


Cuantifica el 

Material a utilizar 

Verifica y justifica la 

ejecución del Trabajo 

Si es 

Necesario 

No es 

Necesario 

Entrega a 

Supervisor 

Verificar Necesidad de 


No 

Si 

Reporta al Jefe de 

Obras de la Sección 

Elabora Reporte de 

Actividades 

Cuantifica Material 

gastado en la Ejecución 

Compra de Materiales No 

Disponibles en Almacén 

Solicita compra 

de Material 

Determina Recursos Materiales 

No disponibles en Almacén 

Entrega Material 

al Personal 


en Almacén 

Solicita Material 

en Almacén 

Realiza visita al Sitio y 

verifica material requerido 

Ejecuta de Inmediato 

la Orden




Materia: 




JEFE DE OBRAS 

SECCIÓN HERRERÍA 

(Unidad de 

Mantenimiento) 

SUPERVISOR DE 

MANTENIMIENTO 



Página: 93 


Herrería 




Herrería. 

En caso que No corresponda, 

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria 

de la Dirección. 

En caso que Si corresponda a la Sección de 

Herrería realiza los siguientes pasos. 

1.2. Asigna prioridad al trabajo 

1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada 

identificando claramente las prioridades. 

1.4. Registra la Solicitud en el computador. 

1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de 

Mantenimiento. 

1.6. Programa con Supervisor inspección si es 

necesario al sitio de trabajo dependiendo del 

trabajo requerido. 

En caso que Sí sea necesaria la inspección, 

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del 

mismo. 

1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. 

En caso que No sea necesaria la inspección, 

1.6.3. Entrega al supervisor para la 

programación y ejecución de los 

trabajos. 

1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo 

En caso que Sí hay necesidad, 

1.7.1. Ejecuta de inmediato la Orden. 

En caso que No hay necesidad,




Materia: 



JEFE DE OBRAS 

SECCIÓN HERRERÍA 



Página: 94 


Herrería 

1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la 

sección. 

1.8. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el 

material requerido para la solicitud. 

1.9. Solicita el material requerido existente en el 

almacén para la ejecución de la solicitud. (Se 

ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud 

de Material en Almacén). 

1.10. Entrega el material al personal para la 

ejecución. 

1.11. Determina recursos materiales no 

disponibles en el almacén. 

1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el 

Procedimiento PA-2.1 de Compra de 

Materiales No Disponibles en Almacén). 

1.13. Cuantifica el material gastado en la 

ejecución. 

1.14. Elabora reporte de cada actividad.




Materia: 






Sección Pintura 


Solicitante 

Administración Pintores Almacén 

 



de Pintura 


Servicio de Pintura 

Página: 95 

Asunto: Diagrama de Actividades 3.4: Procesamiento de solicitud de Servicio 

de Pintura 

PF-3.4. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA 


No 

Si 

Numerar por orden de 

llegada y Colocar Fecha 

Registrar Solicitud 

en Computador 

Programar fecha y hora de 

visita al Sitio de Trabajo 

Visitar Sitio y Verificar la existencia 

de Necesidad de Trabajo 

No 

Avisar por Vía Telefónica a la Dependencia 

Solicitante la No Ejecución del Trabajo 

Si 

 



Asignar Prioridad al Trabajo 

con director de la DIM 

Elaborar Informe con Especificaciones de 

Obra y prepara Presupuesto Referencial 

 


Materiales 

Planifica la ejecución del 

trabajo de mantenimiento 

Determinar Recursos Materiales y de 

Personal requeridos para la Obra 

Efectúa mediciones con 

el personal auxiliar 

Determinar Modo de Ejecución de 

Trabajo con Director de la DIM 

Con Personal 

Interno 

Notificar a Pintores la 


Elaborar Orden de Solicitud de 

Material para Almacén 


en Almacén 

Con Contratación 

 



Elaborar Carpeta de 

Proyecto de Obra 

Enviar Carpeta de Proyecto 

de Obra a Administración 

Contratación de Obras 

 

Carpeta de 

Proyecto de Obra




Materia: 



Página: 96 

Asunto: Procedimiento 3.4: Procesamiento Solicitud de Servicio de Pintura 


JEFE DE MANTENIMIENTO 

Y REPARACIONES SECCIÓN 

PINTURA 


1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio 

que la Secretaria de la Dirección coloca 

en su casillero y verifica si la solicitud 

corresponde a la Sección de Pintura. 




En caso que si corresponda a la Sección 

de Pintura realiza los siguientes pasos. 

1.2. Numera la Solicitud por Orden de 

llegada y le coloca la fecha. 

1.3. Registra la Solicitud en su 

computador. 

1.4. Programa fecha y hora de visita al 

sitio de trabajo. 

1.5. Realiza visita al sitio y verifica la 

existencia de necesidad de 

ejecución del trabajo solicitado. 

En caso que No se requiera trabajo, 

1.5.1. Notifica por escrito a la 

Dependencia solicitante que no se 

ejecutará el trabajo solicitado. 

En caso que Sí se requiera la ejecución 

del trabajo, realiza lo siguiente. 

1.6. Planifica la ejecución del trabajo de 

mantenimiento. 

1.7. Asigna prioridad al trabajo reunido 

con el Director de la DIM. 

1.8. Determina los recursos Materiales y 

de Personal requeridos para la 

Obra.




Materia: 



Página: 97 

Asunto: Procedimiento 3.4: Procesamiento Solicitud de Servicio de Pintura 

1.9. Efectúa mediciones con el 

personal auxiliar. 

1.10. Elabora Informe con las 

Especificaciones de la Obra y 

prepara el Presupuesto 

Referencial. 

1.11. Determina con el Director de la 

DIM el modo de ejecución del 

trabajo, bien sea con Personal 

Interno de Ingeniería y 

Mantenimiento, o con Contratación 

Externa de una Empresa. 

Si es con Personal Interno 

1.11.1. Notifica al Supervisor de 

Mantenimiento de la 

Sección y a los pintores, el 

plan de ejecución de la 

obra. 


Materiales en Almacén. (Se 

ejecuta el Procedimiento PF- 

3.7 de Solicitud de Material en 

Almacén. 

Si requiere Contratación Externa de 

una Empresa, 

1.11.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra 

y la envía a Administración. 

(Se ejecuta el Procedimiento 

PA-2.3. de Contratación de 

Obras).




Materia: 



PF-3.5. PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PLOMERÍA 

 



de Plomería 

 




Servicio de Plomería 

Si 

No 

Asignar Prioridad 

al Trabajo 



Registrar Solicitud en 

Computador 

Notificar sobre Solicitud a 


Programar con Supervisor inspección 

al Sitio de Trabajo si es necesario 


Cuantifica el 

Material a utilizar 

Verifica y justifica la 

ejecución del Trabajo 

Si es 

Necesario 

Página: 98 

Asunto: Diagrama de Actividades 3.5: Procesamiento 

de solicitud de Servicio de Plomería 

No es 

Necesario 

Entrega a 

Supervisor 

Verificar Necesidad de 


No 

Si 

Reporta al Jefe de 

Obras de la Sección 

Elabora Reporte de 


Cuantifica Material 

gastado en la Ejecución 



Solicita compra 

de Material 

Determina Recursos Materiales 

No disponibles en Almacén 

Entrega Material 

al Personal 


en Almacén 

Solicita Material 

en Almacén 

Realiza visita al Sitio y 

verifica material requerido 

Ejecuta de Inmediato 

la Orden




Materia: 




JEFE DE OBRAS 

SECCIÓN PLOMERÍA 



SUPERVISOR DE 

MANTENIMIENTO 



Página: 99 

Asunto: Procedimiento 3..5: Procesamiento de solicitud de Servicio de 

Plomería 




Plomería. 


1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria 


En caso que si corresponda a la Sección de 

Plomería realiza los siguientes pasos. 

1.2. Asigna prioridad al trabajo 

1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada 

identificando claramente las prioridades. 

1.4. Registra la Solicitud en el computador. 



1.6. Programa con Supervisor inspección si es 

necesario al sitio de trabajo dependiendo del 


En caso que Sí sea necesaria la inspección, 

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del 

mismo. 

1.6.2. Cuantifica el material a utilizar. 

En caso que No sea necesaria la inspección, 

1.6.3. Entrega al supervisor para la 

programación y ejecución de los 

trabajos. 

1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo 

En caso que Sí hay necesidad, 

1.7.1. Ejecuta de inmediato la orden. 

En caso que No hay necesidad,




Materia: 



JEFE DE OBRAS 

SECCIÓN PLOMERÍA 



Página: 100 

Asunto: Procedimiento 3..5: Procesamiento de solicitud de Servicio de 

Plomería 

1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la 

sección. 

1.9. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el 

material requerido para la solicitud. 

1.9. Solicita el material requerido existente en el 

almacén para la ejecución de la solicitud. (Se 

ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud 

de Material en Almacén). 

1.10. Entrega el material al personal para la 

ejecución. 

1.11. Determina recursos materiales no 

disponibles en el almacén. 

1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el 

Procedimiento PA-2.1 de Compra de 


1.13. Cuantifica el material gastado en la 

ejecución. 

1.14. Elabora reporte de cada actividad.




Materia: 





Jefe de Obras 

Sección Zona Verde 



Solicitante 

Página: 101 

Asunto: Diagrama de Actividades 3..6 Procesamiento de Solicitud de 

Servicio de Zona Verde




Materia 




JEFE DE OBRAS 

SECCIÓN DE ZONA 

VERDE 



SUPERVISOR DE 

MANTENIMIENTO 



JEFE DE OBRAS 

SECCIÓN ZONA 

Página: 102 

Asunto: Procedimiento 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona 





Zona Verde. 




En caso que si corresponda a la Sección de Zona 

Verde realiza los siguientes pasos. 

1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le 

coloca la fecha. 

1.3. Registra la Solicitud en su computador. 



1.5. Programa con Supervisor de Mantenimiento 

fecha y hora de visita al sitio de trabajo. 

1.6. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica la 

existencia de necesidad de ejecución del 

trabajo solicitado 

En caso que No se requiera trabajo, 

1.6.1. Notifica por escrito a la Dependencia 

solicitante que no se ejecutará el 

trabajo solicitado. 

En caso que Sí se requiera la ejecución del 

trabajo, 

1.6.2. Informa a Jefe de Sección sobre 


1.7. Define tipo de ejecución del trabajo, 

Si es ejecución directa por la sección,




Materia 



VERDE 



Página: 103 

Asunto: Procedimiento 3..6 Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona 


1.7.1. Asigna prioridad al trabajo 

dependiendo de la gravedad o 

urgencia del daño. 

1.7.2. Determina recursos materiales y de 

personal requeridos para el trabajo. 

1.7.3. Elaborar Presupuesto Referencial del 

trabajo. 

1.7.4. Asignar a Jardinero(s) ejecución del 

trabajo. 

1.7.5. Elaborar Lista de Materiales 

requeridos. 


Material para Almacén. (Se ejecuta el 

Procedimiento PA-3.7 de Solicitud de 

Material en almacén). 

Si es por contratación, 

1.7.7. Consigna en Administración para 

contratar. (Se ejecuta el 

Procedimiento PA-2.3. de 

Contratación de Obras).




Materia: 



Jefe de 

Mantenimiento y 

Reparaciones de 

Sección 

Correspondiente 

Almacenista 

Supervisor de 

Mantenimiento 

 


Material 

Chequear en Inventario 

existencia del Material 

No 

Elaborar Solicitud 

de Materiales 

Si 



Página: 104 

Asunto: Diagrama de Actividades 3.7. Solicitud de Material en 

Almacén 

PF-3.7. SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN 

Imprimir Nota de Entrega 

de Material Numerada 

Registrar Entrega de Materiales en 

Sistema de Inventario y Control 

Preparar Material 

Notificar Existencia de Material a 


Entregar Material a 


Firmar Nota de 

Entrega de Material 

Firmar Nota de 

Entrega de Material 

Entregar copia de Nota de Entrega de 

Material a Supervisor de Mantenimiento 

Archivar Solicitud de Material y 

Nota de Entrega de Material 

Ejecución Física de Trabajos 

de Mantenimiento 

 

Copia de Nota de 

Entrega de Material




Materia: 




ALMACENISTA 

(Almacén) 

SUPERVISOR DE 

MANTENIMIENTO 

ALMACENISTA 

(Almacén) 

Página: 105 

Asunto: Procedimiento 3.7 Solicitud de Material en Almacén 

1. Recibe Orden de Solicitud de Material emitida por le 

Jefe de Mantenimiento y Reparaciones de la Sección 

correspondiente al trabajo solicitado. 

2. Chequea en Inventario la existencia del material 

especificado en la Orden de Solicitud de Material. 

En caso que no existan en su totalidad, 

Elabora Solicitud de Materiales. (Se ejecuta 

el Procedimiento PA-2.1. de Compra de 


En caso que si se encuentren en existencia los 

materiales solicitados realiza lo siguiente, 

2.2. Notifica la existencia del material al Supervisor 

de Mantenimiento. 

2.3. Prepara el Material solicitado en Almacén. 

2.4. Registra Entrega del Material en el Sistema 

Automatizado de Inventario y Control de 

Almacén. 

2.5. Numera e Imprime Nota de Entrega del 

Material. 

2.6. Entrega Material a Supervisor de 


2.7. Firma Nota de Entrega del Material. 

2.8. Firma Nota de Entrega del Material. 

2.9. Entrega copia de Nota de Entrega del Material 

al Supervisor de Mantenimiento. 

2.10. Archiva la Solicitud de Material y la Nota de 

Entrega. (Se ejecuta el Procedimiento P-3.5 

de Ejecución Física de Trabajos de Servicio 

de Mantenimiento).




Materia 



Página: 106 

Asunto: Diagrama de Actividades 3.8 Ejecución Física de 

Trabajos de Servicio de Mantenimiento 

PF-3.8. EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO 

 

Especificaciones de 

Trabajo y Autorización 

para ejecutarlo 

Ubicar material y herramientas de 

trabajo de acuerdo a la especificaciones 

Ir a Sitio de 

Trabajo 

Verificar daño 

a reparar 

No Hay 

Daño 

Si Hay 

Daño 

Tomar Herramientas y 

Materiales de trabajo 

Ejecutar Trabajo de 

Reparación o Mantenimiento 

 


necesidad de ejecución 

de trabajo 

Notificar a Dependencia Solicitante y 

Jefe de Reparaciones la No necesidad 

de ejecutar trabajo 

Inspección de Ejecución Trabajos 

de Servicio de Mantenimiento 

 


necesidad de ejecución 

de trabajo




Materia: 



Página: 107 

Asunto: Procedimiento 3.8 Ejecución Física de Trabajos de 

Servicio de Mantenimiento 


JEFE DE MANTENIMIENTO Y 

REPARACIONES DE ÁREA 

CORRESPONDIENTE 


OBRERO EJECUTOR DEL 

TRABAJO 


1. Entrega las especificaciones de trabajo al 

obrero encargado de ejecutarlo y autoriza su 

la ejecución del mismo. 

2. Ubica material y herramientas de trabajo de 

acuerdo a las especificaciones. 

3. Se dirige al sitio donde fue solicitado el 

trabajo. 

4. Verifica el daño por el cual se solicitó el 

servicio. 

Si no hay daño que reparar, 

Notifica a la Dependencia Solicitante y al Jefe 

de la Sección la No necesidad de ejecución del 

trabajo. 

En caso que si haya daño que reparar, 

4.2. Toma las herramientas y los 

materiales requeridos y ejecuta el 

trabajo respectivo. (Se ejecuta el 

Procedimiento PF-3.9 de 

Inspección de Ejecución de 

Trabajos de Servicio de 

Mantenimiento).




Materia: 



Página: 108 

Asunto: Procedimiento 3.8 Ejecución Física de Trabajos de 

Servicio de Mantenimiento




Materia: 



Página: 109 

Asunto: Procedimiento 3.9: Inspección de Trabajo de 

Mantenimiento 


SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO / JEFE DE 

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA 

CORRESPONDIENTE 


1. Se dirige al sitio donde se ejecuta el 

trabajo con las especificaciones del 

mismo. 

2. Verifica que el trabajo se esté 

ejecutando correctamente según las 

especificaciones. 

En caso que No se esté 

ejecutando el trabajo 

correctamente, 

Pide al obrero que realice 

la corrección del trabajo. 

En caso que se esté ejecutando 

el trabajo correctamente, 

Notifica verbalmente al 

obrero la correcta 

ejecución de mismo.

Manual de Procesos y Procedimientos 



Proceso: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo de 

los Inmuebles 

Página: 110 

Asunto: Procesos Fundamental 4: Prevención de Riesgo 


PROCESO FUNDAMENTAL PF-4.: PREVENCION DE RIESGO DE 

LOS INMUEBLES DE LA ULA





los Inmuebles 


PF4. Prevención de Riesgo 





PF -4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles 

PF- 4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles 



PF-4.2.3 Trámites Administrativos 

PF 4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería 



PF-4.3.3 Renovación de Tecnologías de Proyectos 

Página: 111 



PF 4.4 Audita a los Arrendatarios en el Cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud 

en el Trabajo. 

PF 4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a 

solicitud.





los Inmuebles 

Analistas de 

personal 

TRABAJDOR 

Entes 

Regulatorios 

 

.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela 

. Convenios Internacionales 

.Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de 

Trabajo, LOPCYMAT. 

.Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo. 

.Norma Venezolana CONVENIN 

. Programa de higiene y Seguridad Industrial. Aspectos Generales. 

Guía de los aspectos generales a ser considerados en la inspección de 

las condiciones de higiene y seguridad en el trabajo. .Guías Técnicas 

de Prevención Generada por el Instituto Nacional de Prevención, Salud 

y Seguridad Laborales, INPSASEL. GTP-01 

.Normas Internacionales 

.Convenios Colectivos de trabajo entre la Universidad de los Andes y 

las distintas asociaciones gremiales que hacen vida en la Institución. 

.Ley Orgánica del Trabajo, Titulo VIII 


central 

O facultades 

 

Solicitud en inducción y 

adiestramiento en materia de 

seguridad en el trabajo; 

inspecciones generales 

programadas, estudiar de manera 

objetiva objetiva los agentes de 

riesgos capaces de ocasionar 

enfermedades ocupacionales, 

adaptación tecnológica en materia 

de seguridad, higiene y ambiente 

acorde con los avances 

tecnológicos, legislaciones y 

necesidades de la Institución, 

supervisión y evaluación de diseño 

de planos de ingeniería y obras 

civiles, estructurar y asesorar el 

comité de seguridad, higiene y 

ambiente de la ULA 

 

.Oficio de solicitud de 

inspección e ingeniería de 

seguridad industrial 

.Planos del área a inspeccionar 

.Planillas de información del 

área 

 

. WEB´s: Dirección de 

Personal 

Manual de Procedimientos 

Del 01//12/2002 

requiere 

 

Ingenieros del Dpto. 

de Higiene y 

Seguridad laboral 


Ejecuta 

Página: 112 




Consulta 

 

Director 

De Personal 

Apoya 

 

.Sistema ULA -RH 

.Planos des área 

.Expediente del trabajador 

.Bibliografías referentes al 

caso 

.Convenios Colectivos 

.Internet 

. 

cumple 

 

Establecer y hacer cumplir políticas, objetivos, 

proyectos y estrategias generales en cuanto a higiene 

y seguridad laboral en la Institución. 

 

.Certificado de asistencia al curso 

. Certificado de aprobación del curso 

 

.Oficio de Notificación de riesgo 

.Oficio de análisis de riegos en 

los puestos de trabajo 

 

.Informe de inspección de seguridad laboral 

.Informe de medición de acuerdo al agente 

.Proyecto de acondicionamiento de 

medidas de control 

.Formato de notificación de accidentes de 

trabajo de 

Ente regulatorio respectivo. 

Informe de investigación de accidente 

.Acta de acuerdo a lo establecido en reunión 

ante obra de remodelación 

 

Apoyo Secretarial 

Apoyo administrativo 

Apoyo Informático 

Archivo 

Desarrollo de Personal 

Dpto. de Registro, 

Control y Archivo 

TRABAJDOR 

Analistas de 

personal 

Entes Regulatorios 


y/o facultad 

afectada





los Inmuebles 

Página: 113 


de los Inmuebles




Página: 114 

Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos 

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS 

PROCESO FUNDAMENTAL PF-4.: DIAGRAMA DE 

ACTIVIDADES




Proceso Fundamental 4: Prevención de los Inmuebles 

Página: 115 

Asunto: Diagrama de Actividades 4.1 INSPECCION DE 

SEGURIDAD DE LOS INMUEBLES




Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgo 

RESPONSABLE ACCION 

AUTORIDADES 

UNIVERSITARIAS, 

DEPENDENCIA, COMITÉ, 

TRABAJADORES, 

GREMIOS. 

RECEPCION DE LA 

DIRECCION DE 

PERSONAL. 

SECRETARIA EJECUTIVA 

DE LA DIRECCION DE 

PERSONAL. 

JEFE DEL DPTO. DE 

HIGIENE Y SEGURIDAD 

LABORAL. 

ANALISTA DE HIGIENE Y 

SEGURIDAD LABORAL/ 

INSPECTOR DE 

SEGURIDAD INDUSTRIAL 

E HIGIENE OCUPACIONAL 

DEL DPTO. DE 


LABORAL. 

Página: 116 

Asunto: Procedimiento 4.1: INSPECCION DE SEGURIDAD DE 

LOS INMUEBLES 

1. Solicita, mediante oficio, Inspección de Seguridad y Salud 

Laboral del inmueble, a la Dirección de Personal, Dpto. 

de Higiene y Seguridad Laboral. 

2. Recibe de las Autoridades Universitarias, Dependencia, 

Comité, Trabajadores, Gremios, solicitud de Inspección 

de Seguridad y Salud Laboral del inmueble. 

3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de 

Personal, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral 


4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, 

solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del 

inmueble. 

5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad 

Laboral, solicitud de Inspección de Seguridad Laboral del 

inmueble. 

6. Recibe y revisa, solicitud de Inspección de Seguridad 

Laboral del inmueble de la Secretaria Ejecutiva de la 

Dirección de Personal. 

7. Asigna la actividad, mediante correo electrónico, al 

Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de 

Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional. 

8. Recibe asignación de la actividad. 

9. Formula Programa de Inspección en función al área a 

inspeccionar. 

10. Verifica si existe formato dependiendo del área a 

Inspeccionar: 

10.1 Si existe formato, (va al paso 11). 

10.2 En caso contrario, realiza inspección ocular y 

elabora formato de acuerdo al área a 

inspeccionar. 

11. Realiza revisión bibliográfica de acuerdo a la inspección 

solicitada. 

12. Solicita planos del área a Inspeccionar a la Dirección de 

PLANDES. 

13. Entrevista a la Máxima Autoridad de la Dependencia a





AUTORIDADES 



TRABAJADOR Y/O 

GREMIOS. 



INSPECTOR DE 



DEL DPTO. DE 


LABORAL. 



LABORAL. 

Página: 117 


LOS INMUEBLES 

inspeccionar. 

14. Inspecciona el inmueble junto a Máxima Autoridad de la 

Dependencia o con quien éste haya asignado. 

15. Llena formato de inspección del inmueble con sus 

respectivas recomendaciones en campo y entrega a la 

Máxima Autoridad para su respectivo aval. 

16. Recibe del Analista de Higiene y Seguridad Laboral o del 

Inspector de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, 

del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, formato de 

inspección del inmueble lleno con sus respectivas 

recomendaciones en campo. 

17. Avala Inspección de Seguridad Laboral realizada. 

18. Firma y sella formato como aprobación de Inspección de 

Seguridad Laboral del inmueble realizada y entrega al 

Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector de 

Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional del Dpto. de 

Higiene y Seguridad Laboral. 

19. Recibe de las Autoridades Universitarias, Máxima 

Autoridad de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o 

Gremios, formato de Inspección de Seguridad Laboral 

firmado y sellado. 

20. Realiza el primer informe. 

21. Verifica si necesita mayor información: 

21.1 Si necesita, ubica experto en el área para 

nueva inspección, realiza segunda experticia, 

(regresa al paso 13). 

21.2 Realiza informe complemento del primer 

informe, para el informe final. 

22. Elabora oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, 

Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité, 

Trabajador y/o Gremios donde se llevó a cabo la 

Inspección de Seguridad Laboral del Inmueble. 

23. Presenta oficio de entrega a las Autoridades 

Universitarias, Máxima Autoridad de la Dependencia, 

Comité, Trabajador y/o Gremios el informe final de 

Inspección al Jefe del Departamento de Higiene y 

Seguridad Laboral. 

24. Recibe oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, 


Trabajador y/o Gremios del informe final. 

25. Revisa el contenido de ambos documentos. 

26. Firma en señal de conformidad el oficio de entrega a las





DIRECTOR DE LA 

DIRECCION DE 

PERSONAL. 

UNIDAD DE APOYO 

SECRETARIAL Y 

SERVICIOS DE LA 

DIRECCION DE 

PERSONAL. 



INSPECTOR DE 



DEL DPTO. DE 

Página: 118 


LOS INMUEBLES 

Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios. 

27. Remite al Director de Personal para la firma del oficio de 

entrega a las Autoridades Universitarias, Máxima 


Gremios con el informe de Inspección de Seguridad 

Laboral del inmueble anexo. 

28. Recibe del Jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral, oficio de entrega a las Autoridades Universitarias 


Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de 

Seguridad Laboral del inmueble anexo. 

29. Firma oficio de entrega a las Autoridades Universitarias, 


Trabajador y/o Gremios. 

30. Entrega a la Unidad de Apoyo Secretarial y a Servicios de 

la Dirección de Personal, oficio de entrega a las 

Autoridades Universitarias, Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el 

informe de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble 

anexo. 

31. Recibe del Director de la Dirección de Personal, oficio de 




Laboral del inmueble anexo. 

32. Saca copia del oficio de entrega a las Autoridades 


Comité, Trabajador y/o Gremios con el informe de 

Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo. 

33. Envía original y una copia al Departamento de Higiene y 


34. Recibe de la Unidad de Apoyo Secretarial y Servicios de 

la Dirección de Personal, original y copia del oficio de 




Laboral del inmueble anexo.






LABORAL. 

AUTORIDADES 


MAXIMA AUTORIDAD DE 

LA DEPENDENCIA, 

COMITÉ, TRABAJADOR 

Y/O GREMIOS. 

Página: 119 


LOS INMUEBLES 

35. Archiva copia del informe firmado de Inspección de 

Seguridad Laboral del inmueble. 

36. Entrega, mediante oficio de entrega a las Autoridades 


Comité, Trabajador y/o Gremios y expone el informe de 

Inspección Seguridad Laboral a los entes involucrados. 

37. Recibe, del Departamento de Higiene y Seguridad 

Laboral, oficio original de entrega con el informe original 

de Inspección de Seguridad Laboral del inmueble anexo.


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIATIVA 

ÁREA: INMUEBLES Y RENTAS 


Sub-proceso: 4.2: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE 

LOS INMUEBLES 

 

PF-4.1 

Inspección de Seguridad 


 

PF-4.2.1 

Coordinación de 

Proyectos de 

Señalización 

 

PF-4.2 

Señalización Internas y 

Externas de los 

Inmuebles 

 

PF-4.3 

Evaluación 

De Proyectos de 

Ingeniería 

 

PF-4.2.2 

Recolección de 

Información 

Página: 120 

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.1: COORDINACIÓN 

DE PROYECTOS DE SEÑALIZACIÓN 

 

PF-.4.4 

Audita los Arrendatarios 

en el cumplimiento del 

Programa de Seguridad 

y salud en el Trabajo 

Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith 

Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA





Página: 121 


LOS INMUEBLES 

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.1: COORDINACIÓN 

DE PROYECTOS DE SEÑALIZACIÓN






LOS INMUEBLES 




COMITÉ Y/O GREMIOS. 


DIRECCION DE 

PERSONAL. 


DE LA DIRECCION DE 

PERSONAL. 



LABORAL. 

ANALISTA/INSPECTOR 

DEL DPTO. DE HIGIENE Y 

SEGURIDAD LABORAL. 

Página: 122 

Asunto: PROCEDIMIENTO 4.2.1: COORDINACION DE 

PROYECTO DE SEÑALIZACION 

1. Solicita, mediante oficio solicitud de Señalización a la 

Dirección de Personal, Departamento de Higiene y 


2. Recibe de Máxima Autoridad de la Dependencia, Comité y/o 

Gremios solicitud de Señalización. 


Personal, solicitud de Señalización. 


solicitud de señalización 


Laboral, solicitud de señalización. 

6. Recibe y revisa de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de 

Personal, la solicitud de señalización 

7. Asigna a Analista/Inspector del Departamento de Higiene y 

Seguridad Laboral, mediante correo electrónico, la solicitud 

de señalización. 

8. Recibe, mediante correo electrónico, la solicitud de 

señalización. 

9. Realiza reunión con la Máxima Autoridad o persona 

asignada, explica el proyecto, sus etapas y describe tipo de 

información a recolectar. 

10. Establece criterios para tener el mismo orden cronológico. 

11. Solicita los planos de la Dependencia en estudio. 

12. Suministra formato a la Dependencia para levantar 

información. Se establece orden cronológico. 

13. Activa el procedimiento 4.2.2 “Recolección de Información”





Página: 123 


LOS INMUEBLES 

Asunto: PROCEDIMIENTO 4.2.1: 

PROYECTO DE SEÑALIZACION 

COORDINACION DE





Sub-proceso: 4..2.: SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNA DE 

LOS INMUEBLES 



DEL DPTO. DE HIGIENE Y 

SEGURIDAD LABORAL 

MAXIMA AUTORIDAD O 

PERSONA ASIGNADA DE 


COMITÉ Y/O GREMIOS. 

IMAGEN INSTITUCIONAL 

Página: 124 

Asunto: PROCEDIMIENT: 4.2.2 RECOLECCION DE 

INFORMACIÓN 

1. Realiza el procedimiento 4.2.1. “Coordinación del Proyecto 

de Señalización”. 

NOTA: Las actividades de este procedimiento se realizan en 

paralelo. 

2. Identifica las áreas dentro del plano teniendo correlación 

con el orden cronológico definido. 

3. Realiza recorrido recogiendo información relacionada a 


4. Asesora respecto a obstáculos que se le presenten a la 

Máxima Autoridad o Persona asignada de la Dependencia, 

Comité y/o Gremios. 

5. Remite a Imagen Institucional requerimiento de señales de 

Seguridad Laboral, (va al paso 10). 

6. Realiza recorrido recogiendo información mediante formato. 

7. Determina señales de estructura e información general en el 

plano, siguiendo el orden cronológico definido, mediante 

formato. 

8. Valida información con Coordinador de cada área o 

Administrador según el caso. 

9. Solicita a Imagen Institucional, formalmente la realización 

del diseño de las señales de estructura e información 

general. 

10. Recibe requerimiento de diseño de señales de Seguridad 

del Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral y solicitud de realización de diseño de señales de 

estructura e información general de la Máxima Autoridad o 

persona Asignada de la Dependencia, Comité y/o Gremios. 

11. Establece los diseños. 

12. Ejecuta Procedimiento 4.2.3 “Tramites Administrativos”.





Página: 125 


LOS INMUEBLES 

Asunto: DIAGRAMA 

ADMINISTRATIVOS 

DE ACTIVIDADES 4.2.3: TRÁMITES






LOS INMUEBLES 



DEL DPTO. DE HIGIENE 

Y SEGURIDAD LABORAL. 

IMAGEN INSTITUCIONAL. 

Página: 126 

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.3: TRÁMITES 


1. Realiza el procedimiento 4.2.2. “Recolección de 

Información”. 

2. Recibe diseño. 

3. Establece materiales a utilizar. 

4. Establece por oficio condiciones de Licitación a empresas 

licitantes. 

EMPRESA LICITANTE. 5. Acepta condiciones de licitación establecidas por Imagen 

Institucional. 

6. Recoge requisitos de licitación. 

7. Al pasar el tiempo establecido, consigna cotización y 

requisitos requeridos a la Unidad de Apoyo Administrativo 

de la Dependencia a señalizar. 

UNIDAD 

ADMINISTRATIVA 

DESCONCENTRADA DE 

LA DEPENDENCIA A 

SEÑALIZAR. 

EMPRESA GANADORA 

DE LICITACION. 

IMAGEN INSTITUCIONAL. 

8. Recibe y revisa la cotización y requisitos requeridos de 

licitación de empresas licitantes. 

9. Escoge empresa licitante ganadora. 

10. Notifica Empresa ganadora al Analista/Inspector del Dpto. 

de Higiene y Seguridad Laboral (va al paso 18). 

11. Notifica Empresa ganadora a Imagen Institucional, (va al 

paso15). 

12. Da la buena pro a Empresa ganadora y genera orden de 

servicio. 

13. Recibe de Unidad de Apoyo Administrativo de la 

Dependencia a señalizar la orden de servicio. 

14. Inicia Obra de Señalización. 

15. Recibe de Unidad de Apoyo Administrativo de la 

Dependencia a señalizar la notificación de nombre de 

empresa ganadora de Licitación. 

16. Realiza supervisión a empresa licitante ganadora. 

17. Intercambia opiniones a cerca de supervisión con el 

Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral, (va al paso 20).






LOS INMUEBLES 


DEL DPTO. DE HIGIENE 

Y SEGURIDAD LABORAL. 


ADMINISTRATIVO DE LA 

DEPENDENCIA A 

SEÑALIZAR. 

Página: 127 

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.2.3: TRÁMITES 


18. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo de la 

Dependencia a señalizar la notificación de nombre de 

empresa ganadora de Licitación. 

19. Realiza supervisión de obra a empresa licitante ganadora 

20. Intercambia opiniones acerca de supervisión con Imagen 


21. Genera documento de visto bueno de la obra concluida. 

22. Envía a Unidad de Apoyo Administrativo, documento de 

visto bueno de la obra concluida. 

23. Recibe del Analista/Inspector del Dpto. de Higiene y 

Seguridad Laboral documento de visto bueno de la obra 

concluida. 

24. Realiza la orden de pago a la Empresa que ejecutó la obra.




Proceso: 4.3: EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE 

INGENIERÍA 

Página: 128 

Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESOS





INGENIERÍA 

Máxima Autoridad y/ 

o trabajador y/o 

Gremios y/o vecinos 

Ing. Del Dpto. de Higiene y Seguridad laboral 

Máxima Autoridad de 

la Edificación 

Página: 129 

Asunto: Diagrama de Actividades 4.3.1: Remodelación de Obras





INGENIERÍA 


MAXIMA AUTORIDAD, 

TRABAJADOR, 

GREMIOS Y/O COMITÉ 

DE LA DEPENDENCIA 

EN REMODELACION. 


DIRECCION DE 

PERSONAL 

SECRETARIA 

EJECUTIVA DE LA 

DIRECCION DE 

PERSONAL 



LABORAL 


DEL DPTO. DE 


LABORAL 

Página: 130 

Asunto: Procedimiento: 4.3.1 Remodelación de Obras 

1. Solicitan por escrito, a la Dirección de Personal, la 

intervención del Departamento de Higiene y Seguridad 

Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les ocasiona 

la obra. 

2. Recibe de Máxima Autoridad, Trabajador, Gremios y/o Comité 

de la Dependencia en remodelación, solicitud de 

intervención del Departamento de Higiene y Seguridad 



3. Entrega a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, 

solicitud de intervención del Departamento de Higiene y 

Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó les 

ocasiona la obra. 

4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud 

de intervención del Departamento de Higiene y Seguridad 




Laboral, solicitud de intervención del Departamento de 

Higiene y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras 

que le ó les ocasiona la obra. 

6 Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, 

solicitud de intervención del Departamento de Higiene y 


ocasiona la obra. 

7 Asigna solicitud de intervención del Departamento de Higiene y 


ocasiona la obra, mediante correo electrónico, a 

Analista/Inspector del Departamento de Higiene y Seguridad 

Laboral. 

8. Recibe solicitud de intervención del Departamento de Higiene 

y Seguridad Laboral, por las condiciones inseguras que le ó 

les ocasiona la obra. 

9. Acuerda reunión con la Máxima Autoridad de la Dependencia, 

para recabar información (quien ejecuta la obra, quien es el 

ente responsable, cuantos trabajadores y Dependencias 

se ven afectadas, condiciones inseguras provocadas por





INGENIERÍA 

MAXIMA AUTORIDAD 

DE LA EDIFICACION 

EN REMODELACION 


DEL DPTO. DE 


LABORAL 

Página: 131 

Asunto: Procedimiento: 4.3.1 Remodelación de Obras 

la Obra, tipo de trabajo que realizan, entre otros). 

10. Elaborar formato Atención al Público, dejando constancia del 

inicio de la actividad. 

11. Inspecciona la Obra comparando los aspectos fundamentales 

de Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

12. Levanta y firma Acta emitiendo las Medidas para el control de 

la situación y remite a la Máxima Autoridad de la Edificación. 

13. Recibe del Analista/Inspector del Departamento de Higiene y 

Seguridad Laboral, acta de las Medidas emitidas para el 

control de la situación. 

14. Firma y sella Acta de las Medidas emitidas para el control de 

la situación. 

15. Verifica si puede controlar la situación. 

15.1 Si puede, ejecuta acciones para controlar la 

situación y envía notificación al Analista/Inspector 

del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral 

indicando medidas a tomar. 

15.2 En caso contrario, notifica al Analista/Inspector del 

Departamento de Higiene y Seguridad Laboral de 

no poseer las medidas para controlar la situación, 

(va al paso 16). 

16. Recibe notificación de la Máxima Autoridad de la Edificación, 

para ejecutar acciones de medidas de control de Seguridad y 

Salud en el trabajo. 

17. Realiza inspecciones periódicas para verificar el cumplimiento 

de acuerdo a las actas, (regresa al paso 10). 

18. Recibe notificación de la Máxima Autoridad de la Edificación, 

donde se le indica que no posee las medidas para controlar la 

situación. 

19. Convoca reunión con la Máxima Autoridad de la Edificación, 

Asesor Legal y Empresa ejecutora de la Obra, para solventar 

la situación. 

20. Redacta Acta de acuerdo a lo establecido para solventar la 

situación. 

21. Firma y sella Acta de acuerdo a lo establecido por cada uno 

de los presentes, (regresa al paso 15.1).





INGENIERÍA 

Página: 132 

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.3.2: ADECUACIÓN DE 

NUEVOS PROYECTOS





INGENIERÍA 


DIRECCIÓN DE 

PLANDES Y/O 

INGENIERIA Y 

MANTENIMIENTO 


DIRECCION DE 

PERSONAL 

SECRETARIA 


DIRECCION DE 

PERSONAL 



LABORAL 

ANALISTA DEL DPTO. 

DE HIGIENE Y 


DIRECCIÓN DE 

PLANDES Y/O 

INGENIERIA Y 

MANTENIMIENTO 

Página: 133 

Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS 

PROYECTOS 

1. Solicita a la Dirección de Personal la intervención del 

Departamento de Higiene y Seguridad Laboral para 

Evaluación del Proyecto Civil. 

2. Recibe de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y 

Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil. 


Personal, solicitud de PLANDES y/o Ingeniería y 



solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y 



Laboral, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería 

y Mantenimiento, oficio de Evaluación del Proyecto Civil. 

6. Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de 

Personal, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o 

Ingeniería y Mantenimiento, oficio de Evaluación del 

Proyecto Civil. 

7. Asigna solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería 

y Mantenimiento, Evaluación del Proyecto Civil, mediante 

correo electrónico, a Analista del Departamento de Higiene y 


8. Recibe del Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad 

Laboral, solicitud de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería 

y Mantenimiento, Evaluación del Proyecto Civil. 

9. Solicita Planos y Memoria Descriptiva del Proyecto a la 

Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y Mantenimiento. 

10. Recibe solicitud de Planos y Memoria Descriptiva del 

Proyecto del Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral. 

11. Facilita al Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, 

los planos y Memoria Descriptiva del Proyecto.





INGENIERÍA 



DE HIGIENE Y 


PROYECTISTA 


DE HIGIENE Y 


Página: 134 

Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.2: ADECUACIÓN DE NUEVOS 

PROYECTOS 

12. Recibe de la Dirección de PLANDES y/o Ingeniería y 

Mantenimiento, los planos y Memoria Descriptiva del 

Proyecto. 

13. Busca referencias, normativas y reglamentos que definan los 

parámetros de evaluación. 

14. Compara normativas y reglamentos con los plasmados en 

planos. 

14.1 De estar conforme con normativas y reglamentos, 

(va al paso 20.1). 

14.2 De lo contrario, genera un informe con los 

aspectos no contemplados en el Proyecto. 

15 Discute cada uno de los aspectos no reflejados en el 

Proyecto de acuerdo a la normativa y/o reglamentos 

vigentes con el Proyectista. 

16 Entrega informe al Proyectista de Observaciones reflejadas 

en el Proyecto, de acuerdo a la normativa y/o reglamentos 

vigentes. 

17 Recibe del Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral el Informe de Observaciones reflejadas en el 

Proyecto, de acuerdo a la normativa y/o reglamentos 

vigentes. 

18 Modifica el Proyecto de acuerdo a las observaciones 

emitidas por el Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral. 

19 Envía a Analista del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, 

el proyecto civil y/o de remodelación final. 

20. Recibe y revisa el proyecto civil y/o de remodelación final, 

enviado por el proyectista. 

20.1 De estar conforme, el proyecto final con normativas y 

reglamentos vigentes emite oficio de conformidad del 

proyecto. 

20.2 En caso contrario, (regresa al paso 15).

135 





INGENIERÍA 

Renovación de Tecnologías de Procesos PF 4.3.3 

Página: 135 

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 4.3.3: RENOVACIÓN DE 

TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS





INGENIERÍA 



DE LA EDIFICACION 

EN RENOVACION DE 

TECNOLOGIA DE 

PROCESOS 


DIRECCION DE 

PERSONAL 

SECRETARIA 


DIRECCION DE 

PERSONAL 


HIGIENE Y 



DE HIGIENE Y 


Página: 136 

Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.3: RENOVACIÓN DE 

TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS 

1. Solicita a la Dirección de Personal la intervención del Dpto. 

de Higiene y Seguridad Laboral para el Asesoramiento de 

Actualización de Nuevas Tecnologías. 

2. Recibe de Máxima Autoridad de la Edificación en 

Renovación de Tecnología de Procesos, solicitud de 

Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías. 


Personal, solicitud de Asesoramiento de Actualización de 

Nuevas Tecnologías. 

4. Recibe de la Recepción de la Dirección de Personal, solicitud 

de Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías. 

5. Entrega al Departamento de Higiene y Seguridad Laboral, 

solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas 

Tecnologías. 

6. Recibe de la Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Personal, 

solicitud de Asesoramiento de Actualización de Nuevas 

Tecnologías. 

7. Asigna, mediante correo electrónico, solicitud de 

Asesoramiento de Actualización de Nuevas Tecnologías a 

Analista del Departamento de Higiene y Seguridad Laboral. 

8. Recibe del Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad 

Laboral, solicitud de Asesoramiento de Actualización de 

Nuevas Tecnologías. 

9. Acuerda reunión con la Máxima Autoridad de la edificación 

en renovación de Tecnología de Procesos para recabar 

información respecto a las necesidades. 

10. Solicita y analiza planos, manuales, insumos para emitir 

recomendación. 

11. Recaba información especializada y normativas vigentes 

respecto al tema. 

12. Realiza informe por escrito de requerimientos de equipos de 

seguridad de acuerdo al análisis. 

13. Entrega informe y explica, mediante presentación, los 

requerimientos necesarios para la instalación de la Nueva





INGENIERÍA 

Tecnología. 

Página: 137 

Asunto: PROCEDIMIENTOS 4.3.3: RENOVACIÓN DE 

TECNOLOGÍAS DE PROYECTOS 

14. Efectúa, una vez realizados los cambios, estudios de Higiene 

Ocupacional, Seguridad y Salud en el Trabajo y/o Protección 

al Medio Ambiente. 

15. Verifica la incorporación de nuevas condiciones inseguras o 

agentes de riesgos. 

15.1 De incorporarse nuevas condiciones inseguras o 

agentes de riesgos, “Análisis de riesgo en los 

puestos de Trabajo” “Elaboración o modificación 

de la Notificación de las condiciones inseguras y 

riesgos inherentes o asociados al trabajo”. 

En caso contrario, finaliza el procedimiento.




Página: 138 

PROCESO 4.4: AUDITARIA DE LOS ARRENDAMIENTOS EN EL 

CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESOS 

EL TRABAJO 

 

PF-4.1 

Inspección de 

Seguridad de los 

Inmuebles 

 

PF-4.2 


Internas y Externas 


PF-4 PREVENCIÓN DE RIESGO 

 

PF-4.3 



Ingeniería 

 

PF-.4.4 

Audita los Arrendatarios en 

el cumplimiento del 

Programa de Seguridad 

y salud en el Trabajo 






Página: 139 

Proceso: 4.4: Auditaría de los arrendamientos en el 

cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo 

Asunto: Diagrama de Actividades 4..4: AUDITARIA DE LOS 

ARRENDATARIOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE 

SEGURIDAD LABORAL




Página: 140 



Asunto: Procedimiento 4.4: AUDITARIA DE LOS 

ARRENDATARIOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE 





LABORAL. 



LABORAL. 

SECRETARIA 

EJECUTIVA 

DIRECTOR 

SECRETARIA 

EJECUTIVA 



LABORAL. 

1. Audita, de acuerdo a la fecha programada anualmente, la 

aplicación del Programa de Seguridad y Salud en el 

Trabajo, por parte de los arrendatarios, en los espacios 

físicos sujetos a arrendamiento (cafetín, fotocopiadoras, 

entre otras). 

2. Notifica, a través de oficio al arrendatario la fecha para 

realizar la auditoria. 

3. Entrega oficio sellado y firmado por el jefe del Dpto. de 

Higiene y Seguridad Laboral a la Secretaria Ejecutiva de la 

Dirección de Personal para la firma respectiva del Director 

de Personal. 

4. Recibe y entrega oficio del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral al Director de Personal para su respectiva firma. 

5. Recibe, Firma oficio y entrega a la Secretaria Ejecutiva 

6. Recibe y Entrega oficio firmado al Dpto. de Higiene y 


7 Recibe de la Secretaria Ejecutiva oficio firmado por el 

Director de Personal. 

8. Entrega oficio al mensajero 

MENSAJERO 9. Recibe oficio del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral y 

hace entrega del mismo al arrendatario. 

ARRENDATARIO. 

10. Recibe oficio y firma acuse de recibo 

11. Realiza inspección de Seguridad y Salud del inmueble 

sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros).




Página: 141 



Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS 

 

PF-4.1 

Inspección de 

Seguridad de los 

Inmuebles 

 

PF-4.2 


Internas y Externas 


PF-4 PREVENCIÓN DE RIESGO 

 

PF-4.3 



Ingeniería 

 

PF-.4.4 

Audita los Arrendatarios en el 

cumplimiento del Programa 

de Seguridad y salud en el 

Trabajo 






Página: 142 


Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES. 4.5. Inspección de 

Inmuebles sujetos a Uso por parte de terceros, bajo 

cumplimiento del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo Programación o a Solicitud




Proceso Fundamental 4: Prevención de Riesgos 




COMITÉ, 

TRABAJADORES, 

GREMIOS. 


DIRECCION DE 

PERSONAL. 




LABORAL. 

Página: 143 

Asunto: Procedimiento 4.5: Inspeccionar los inmuebles sujetos 

a arrendamientos 

1. Solicita, mediante oficio, Inspección de Seguridad del 

inmueble sujeto arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, 

entre otros), a la Dirección de Personal, Dpto. de 


2. Recibe de la Máxima Autoridad de la Dependencia, 

Comité, Trabajadores y/o Gremios, solicitud de 

Inspección de Seguridad del inmueble sujeto a 

arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros). 


Personal, solicitud de Inspección de Seguridad del 

inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, 

fotocopiadora, entre otros). 


solicitud de Inspección de Seguridad del inmueble 

sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre 

otros). 

5. Entrega al Jefe del Departamento de Higiene y 

Seguridad Laboral, solicitud de Inspección de Seguridad 

del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, 

fotocopiadora, entre otros). 

6. Recibe y revisa, solicitud de Inspección de Seguridad 

del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, 

fotocopiadora, entre otros) de la Secretaria Ejecutiva de 

la Dirección de Personal. 

7. Asigna la actividad, mediante correo electrónico, al 

Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector 

de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional.





RESPONSABLE 



INSPECTOR DE 



DEL DPTO. DE 


LABORAL. 



COMITÉ, TRABAJADOR 

Y/O GREMIOS. 

Página: 144 



ACCIÓN 

8. Recibe asignación de la actividad. 

9. Formula Programa de Inspección en Función al área a 

inspeccionar. 

10. Verifica si existe formato dependiendo del área a 

Inspeccionar: 

10.1 Si existe formato, (va al paso 11). 

10.2 En caso contrario, realiza Inspección ocular 

y elabora formato de acuerdo al área a 

inspeccionar. 

11. Realiza revisión bibliográfica de acuerdo a la Inspección 

solicitada. 

12. Solicita planos del área a Inspeccionar. 

13. Entrevista a la Máxima Autoridad de la Dependencia a 

inspeccionar. 

14. Inspecciona el inmueble sujeto a arrendamiento junto a 

Máxima Autoridad de la Dependencia o con quien éste 

haya designado. 

15. Llena formato de Inspección del inmueble sujeto a 

arrendamiento con sus respectivas recomendaciones en 

campo y entrega a la Máxima Autoridad para su 

respectivo aval. 

16. Recibe del Analista de Higiene y Seguridad Laboral o 

del Inspector de Seguridad Industrial e Higiene 

Ocupacional, del Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral, 

formato de Inspección del inmueble sujeto a 

arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre otros) lleno 

con sus respectivas recomendaciones en campo. 

17. Avala Inspección de Seguridad realizada. 

18. Firma formato como aprobación de Inspección de 

Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento (cafetín, 

fotocopiadora, entre otros) realizada y entrega al 

Analista de Higiene y Seguridad Laboral o al Inspector 

de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional del 

Dpto. de Higiene y Seguridad Laboral.








INSPECTOR DE 



DEL DPTO. DE 


LABORAL. 



LABORAL. 

Página: 145 



19. Recibe de la Máxima Autoridad de la Dependencia, 

Comité, Trabajador y/o Gremios, formato de Inspección 

firmado. 

20. Realiza el primer informe. 

21. Verifica si necesita mayor información: 

21.3 Si necesita, ubica experto en el área para 

nueva inspección, realiza segunda 

experticia, (regresa al paso 13). 

21.4 Realiza informe complemento del primer 

informe, para el informe final. 

22. Elabora oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios donde se 

llevó a cabo la Inspección de Seguridad del Inmueble 

sujeto a arrendamiento (cafetín, fotocopiadora, entre 

otros). 

23. Presenta oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios el 

informe final de Inspección al Jefe del Departamento de 


24. Recibe oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios del 

informe final. 

25. Revisa el contenido de ambos documentos. 

26. Firma en señal de conformidad el oficio de entrega a la 


Trabajador y/o Gremios. 

27. Remite al Director de Personal para la firma del oficio de 

entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, 



arrendamiento anexo.






DIRECTOR 


SECRETARIAL Y 

SERVICIOS 

ANALISTA/ INSPECTOR 



TRABAJADOR / GREMIOS 

Página: 146 



28. Recibe del Jefe del Dpto. de Higiene y Seguridad 

Laboral, oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con el 

informe de Inspección de Seguridad del inmueble sujeto 

arrendamiento anexo. 

29. Firma oficio de entrega a la Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios. 

30. Entrega a la Unidad de Apoyo Secretarial y a Servicios 

de la Dirección de Personal, oficio de entrega a la 


Trabajador y/o Gremios con el informe de Inspección de 

Seguridad del inmueble sujeto arrendamiento anexo. 

31. Recibe del Director oficio de entrega a la Máxima 


Gremios con el informe de Inspección de Seguridad del 

inmueble sujeto a arrendamiento anexo. 

32. Saca copia del oficio de entrega a la Máxima Autoridad 

de la Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios con 

el informe de Inspección de Seguridad del inmueble 

sujeto a arrendamiento anexo. 

33. Envía original y una copia al Departamento 

34. Recibe de la Unidad de Apoyo Secretarial y Servicios de 

la Dirección de Personal, original y copia del oficio de 

entrega a la Máxima Autoridad de la Dependencia, 



arrendamiento en anexo. 

35. Archiva copia del informe firmado de Inspección de 

Seguridad del inmueble sujeto a arrendamiento. 

36. Entrega, mediante oficio a la Máxima Autoridad de la 

Dependencia, Comité, Trabajador y/o Gremios y expone 

el informe de inspección a los entes involucrados. 

37. Recibe del Departamento oficio de entrega con el 

informe original de Inspección de Seguridad del inmueble 

sujeto a arrendamiento, en anexo.





Página: 147 

Asunto: Proceso Fundamental 5: Resguardo 

PROCESO FUNDAMENTAL PF-5: RESGUARDO DE LOS 

INMUEBLES DE LA ULA

Materia: 






PF-5 Resguardo de los Inmuebles 






Página: 148 




ULA 










en los Bienes Inmuebles de la ULA

Materia: 






Página: 149




Materia: 

Proceso Fundamental 5: Resguardo de los Inmuebles 

Página: 150 


151 




Proceso Fundamental 5: Resguardo 

Página: 151 






Materia: 

Proceso Fundamental 5: Resguardo de los 

Inmuebles 

Sub-Proceso: 5.1 Operación de Actividades de 

Seguridad 

Página: 152 

Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.1: Prevención y 

Protección Para Nuevos Inmuebles de la ULA




Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 


AUTORIDADES 

UNIVERSITARIAS 

CENTRAL 

DE 

VIGILANCIA 

APOYO 

SECRETARIAL 

DIRECCIÓN 

DE 

VIGILANCIA 

UNIDAD 


DESCONCENTRADA 

DIRECCIÓN DE 

VIGILANCIA 

DIRECCIÓN DE 

PERSONAL 

DIRECCIÓN DE 

VIGILANCIA 

UNIDAD 



DEPARATMENTO DE 

OPERACIONES 

Página: 153 

Asunto: Procedimiento 5.1.1: Prevención y 

Protección al Patrimonio Inmobiliario de la ULA 

1. Solicita por escrito a la Dirección de Vigilancia Prevención y 

Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran 

Dependencias Universitarias de la ULA. 

2. Recibe de Autoridades oficio de solicitud de Prevención y 

Protección para nuevos Bienes Inmuebles donde funcionaran 

Dependencias Universitarias de la ULA y Entrega oficio al 

Apoyo Secretarial. 

3. Recibe de la Central de la Dirección de Vigilancia, Solicitud 

de Prevención y Protección para nuevos Bienes Inmuebles 

donde funcionaran Dependencias Universitarias de la ULA. Y 

Entrega a la Dirección de Vigilancia. 

4. Revisa y Remite a la Unidad Administrativa Desconcentrada, 

para que verifique el presupuesto, (para el personal 

Eventual). 

5. Recibe y verifica disponibilidad presupuestaria para el ingreso 

del personal eventual y remite a la Dirección. 

6. Recibe disponibilidad presupuestaria 

• Si es SI. Solicita a la Dirección de Personal 

reclutamiento y selección de personal 

• Si es NO. Espera disponibilidad presupuestaria 

7. Recibe de la Dirección de Personal solicitud de reclutamiento 

y selección de personal 

8. Realiza reclutamiento y selección de personal y remite a la 

Dirección de Vigilancia 

9. Recibe listado y personal seleccionado 

10. Remite listado de personal seleccionado a la Unidad 

Administrativa Desconcentrada. 

11. Remite listado y personal seleccionado al Departamento de 

Operaciones 

12. Recibe listado de personal seleccionado e incluye en la 

nómina 

13. Recibe listado y personal seleccionado 

14. Ordena cubrir con las solicitudes de prevención y protección 

de los nuevos Inmuebles. 

15. Supervisa las actividades asignadas al nuevo personal



AREA: IINMUEBLES Y RENTAS 

Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

Página: 154 

Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.2: Registro en 

los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de 

la ULA




Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

RESPONSABLE 


OPERACIONES 

UNIDAD 




OPERACIONES 

DIRECCIÓN DE 

VIGILANCIA 


OPERACIONES 

VIGILANTE 


OPERACIONES 

Página: 155 

Asunto: Procedimiento 5.1.2: Registro en los Libros 

de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA 

ACTIVIDAD 

1. Solicita a la Unidad Administrativa Desconcentrada el libro 

de novedades foliado y sellado, para el control en los 


2. Recibe solicitud y entrega Libro de Novedades foliado y 

sellado al Departamento de Operaciones 

3. Recibe Libro de Novedades foliado y sellado y entrega a la 

Dirección con Memorandum de Apertura para la Firma del 

Director (a) 

4. Recibe y firma Memorandum de Apertura de Libro de 

Novedades y remite al Departamento de Operaciones 

5. Recibe y distribuye Libro de Novedades en las 

Dependencias Universitarias. 

6. Recibe y registra en el libro de novedades los sucesos 

ocurridos en las Dependencias Universitarias 

7. Termina el libro de novedades y entrega al Departamento 

de Operaciones. 

8. Recibe y cierra Libro de Novedades 

9. Archiva Libro de Novedades




Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

Página: 156 

Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.3: Información 

de Eventualidades Sucedidas en los Bienes 

Inmuebles de la ULA




Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

RESPONSABLE 

VIGILANTE 

CENTRAL DE 

VIGILANCIA 

DIRECTOR 

DEPARTAMENTO 

APOYO 

SECRETARIAL 

MENSAJERO 

AUTORIDADES/ 

DEPENDENCIAS 


Página: 157 

Asunto: Procedimiento 5.1.3: Información de 

Eventualidades Sucedidas en los Bienes Inmuebles 


ACTIVIDAD 

1.- Recibe o detecta cualquier novedad ocurrida en 

Dependencias Universitarias. 

2.-Informa al director y al Departamento de la novedad ocurrida 

en la Dependencia Universitaria. 

3. Ordena investigación del siniestro al Departamento 

respectivo, de acuerdo a la novedad 

4. Selecciona personal para que se presente en el lugar del 

siniestro a objeto de realizar investigación 

5. Elabora Informe del siniestro ocurrido y entrega al Director 

6. Redacta oficios, anexa informe y entrega al mensajero. 

7. Entrega oficio a las Autoridades Universitarias y a las 

Dependencias correspondientes. 

8. Recibe y conoce del informe del siniestro ocurrido




Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

VIGILANTE DEPARTAMENTO DIRECTOR 

Página: 158 

Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.4: Resguardo 

Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA



AREA: FOMENTO DE RENTAS 

Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

RESPONSABLE 

DIRECTOR DE 

VIGILANCIA 

DEPARTAMENTO 

VIGILANTE 

DEPARTAMENTO 

DIRECTOR 

Página: 159 

Asunto: Procedimientos 5.1.4 Resguardo 

Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA 

ACTIVIDAD 

1. Ordena asignación del personal para resguardar las 

instalaciones universitarias. 

2. Coordina con los Supervisores de Vigilancia la distribución 

del personal en las dependencias universitarias. 

3. Coordina con los vigilantes las labores de resguardo de los 

inmuebles universitarios. 

4. Cumple con las labores diarias de resguardo e informan de 

cualquier eventualidad al Departamento Respectivo 

5. Recibe información de las eventualidades y remite al 

Director 

6. Recibe y conoce información de las eventualidades




Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

AUTORIDADES/ 

DEPENDENCIAS 


CENTRA 

DE 

VIGILANCIA 

DIRECTOR 

DEPARTAMENTP 

DE 

OPERACIONES 

VIGILANTE 

Página: 160 

Asunto: Diagrama de Actividades 5.1.5: Recepción de 

autorizaciones para el ingreso de personas a los 

Bienes Inmuebles de la ULA 

PF 5.1.5 RECEPCIÓN DE AUTORIZACIONES PARA EL INGRESO DE 

PERSONAS A LOS BIENES INMUEBLES DE LA ULA 

 

Emitir autorizaciones para 

ingreso de personas a las 

instalaciones universitarias, en 

horas y días no laborables 

Recibir de las Autoridades y Dependencias 

Universitarias copia de las Autorizaciones 

otorgadas y remite al Director y al 

Departamento de Operaciones 

Recibe y firma para el visto bueno de 

las autorizaciones 

Recibir las autorizaciones con Visto 

Bueno del Director y entrega a los 

vigilantes 

Controla acceso del personal a las 

instalaciones universitarias, previa 

verificación de la autorización 

otorgada




Materia: 


Inmuebles 


Seguridad 

RESPONSABLE 

AUTORIDADES 

Y 

DEPENDENCIAS 


CENTRAL DE 

VIGILANCIA 


OPERACIONES 

VIGILANTE 

Página: 161 

Asunto: Procedimientos 5.1.5: Recepción de 

autorizaciones para el ingreso de personas a los 

Bienes Inmuebles de la ULA 

ACTIVIDAD 

1.- Emite autorizaciones para el ingreso de personas a las 

instalaciones universitarias, en horas y días no laborables. 

2.-Recibe de las Autoridades y Dependencias Universitarias 

copias de las autorizaciones otorgadas. 

3.-Remite al Director y al Departamento de Operaciones las 

copias de las autorizaciones para el acceso a las instalaciones 

universitarias 

4.- Recibe las autorizaciones con Visto Bueno del Director y 

entrega a los Vigilantes, para controlar el acceso a las 

instalaciones universitarias. 

5.- Controla acceso de personal a las instalaciones 

universitarias, previa verificación de la autorización otorgada




Materia: 


Inmuebles 

Sub-Proceso: 5.2 Control y Procedimiento de 

Siniestros en la ULA 

Página: 162 





Materia: 


Inmuebles 

Sub-Proceso: 5.2 Control y Procedimientos de 

Siniestro en la ULA 

COMISIÓN 

MULTIDISCIPLINARÍA DIRECTOR 

DEPARTAMENTOS 

Página: 163 

Asunto: Diagrama de Actividades 5.2.1: Ejecución de 

planes de prevención y disminución de riesgos y 

siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la 

ULA 

PF 5.2.1 EJECUCIÓN DE PLANES DE PREVENCIÓN Y DISMINUCIÓN DE 

RIESGOS Y SINIESTROS QUE AFECTEN LOS BIENES INMUEBLES DE LA ULA 

 

Nombrar Comisión, mediante 

oficio, para estudios críticos, 

planes de prevención y 

disminución de siniestros en los 

recintos universitarios 

Realizar estudios de los sitios críticos, 

donde se necesita mayor resguardo. 

Desarrollar propuesta de Planes de 

Prevención y Disminución de Riesgo 

Remitir al Director propuesta de Planes de 

Prevención y Disminución de Riesgo 

Recibir y Ejecuta Planes de 

Prevención y Disminución de 

Riesgo 

Recibir y 

evalúa 

propuesta. 

Si 

No 

Remite a los 

Dptos. 

Devuelve a 

la Comisión



Materia: 

Proceso Fundamental 5: Resguardo de Los Inmuebles 

Sub-Proceso 5.2: Control y Procedimiento de Siniestro en la 

ULA 

RESPONSABLE 

DIRECTOR DE 

VIGILANCIA 

COMISIÓN 

DIRECTOR 

DEPARTAMENTO 

Página: 164 

Asunto: Procedimiento 5.2.1: Ejecución de 

Planes de Prevención y Disminución de Riesgos 

y Siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de 

la ULA. 

ACTIVIDAD 

1. Nombra Comisión mediante oficio, para realizar 

estudios de los sitios críticos, planes de prevención y 

disminución de siniestro en los recintos universitarios. 

2. Realiza estudios de los sitios críticos donde se necesita 

mayor resguardo. 

3. Desarrolla propuesta de planes de prevención y 

disminución de riesgo 

4. Remite al Director Propuesta de Planes de Prevención y 

Disminución de Riesgo 

5. Recibe y evalúa propuesta 

Si procede 

a. Remite a los Departamentos 

Si no procede 

b. Devuelve a la Comisión Multidisciplinaria, para 

nueva evaluación 

6. Recibe y Ejecuta Planes de Prevención y Disminución 

de Riesgo



Materia: 



ULA 

Página: 165 

Asunto: Diagrama de Actividades 5.2.2: 

Investigación y Seguimiento para determinar los 

siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de 

la ULA.



Materia: 



ULA 

RESPONSABLE 

CENTRAL 

DIRECTOR 

DEPARTAMENTO 

ENTE 

COMPETENTE 

DIRECTOR 

APOYO 

SECRETARIAL 

MENSAJERO 

AUTORIDADES/ 

DEPENDENCIAS 


Página: 166 

Asunto: Procedimiento 5.2.2: Investigación y 

Seguimiento para determinar los siniestros 

ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA. 

ACTIVIDAD 

1.- Recibe novedad de siniestro de la dependencia 

universitaria e informa al Director y al Departamento 

respectivo. 

2.-Recibe novedad y ordena investigación al Departamento 

respectivo 

3.- Recibe solicitud de investigación de novedad 

4.- Investiga y solicita al ente competente para que actúe de 

acuerdo a la novedad 

5. Actúa de acuerdo a la novedad y da respuesta sobre el 

procedimiento realizado, y remite al Departamento respectivo 

6. Recibe informe con los resultados del siniestro y remite 

Apoyo Secretarial, para elaborar oficio. 

7.- Recibe informe y elabora oficio para firma del Director y 

entrega al mensajero, para su distribución 

8.- Recibe y entrega correspondencia a las Dependencias 

correspondientes 

9.- Recibe y conoce del informe final del siniestro




Materia: 


PROCESOS DE APOYO 

PA-1 APOYO ADMINISTRATIVO 

PA-2 SERVICIOS SECRETARIALES Y DE MANTENIMIENTO 

PA-3 APOYO INFORMÁTICO 

PA-4 ARCHIVO 

PA-5 ASESORÍA LEGAL 

PA-6 DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES 

Página: 167 

Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio 

Fuente: Cadena de Valor. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel 

Besembel. ULA




Materia: 


S 

I 

S 

T 

E 

M 

A 

D 

E 

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O 

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UEBLES 

Y 

R 

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U 

L 

A 

Y 

Página: 168 

Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio 

ÁRBOL TENTATIVO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO 



PA-1 Apoyo 


1.1 Definir Planes y Evaluar la 



1.2 Coordinar y Formular el 

Proyecto Presupuestario de la 


1.3 Ejecutar la asignación 

Presupuestaria y Financiera de 

la Dirección de Fomento. 

1.4 Administrar y Gestionar 

Ingresos Propios. 

1.5 Administrar y Gestionar el 

Fondo para el Financiamiento 

1.6 Administrar y Gestionar Caja 

Chica 

1.7 Tramitar Viáticos y Pasajes 

1.8 Administrar y Gestionar Caja 

Bienes Muebles 

1.1.1 Planificación y Supervisión de 


1.21 Elaborar Plan Operativo Anual 

1.2.2 Elaborar Ante Proyecto de 

Presupuesto 

1.2.3 Registrar la Distribución 

Administrativa 

1.3.1 Ejecución Física trimestral de 

proyectos y acciones especificas . 

1.3.2 Registrar Cuentadantes 

1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias 

1.3.4 Registrar la Distribución 


1.4.1 Aperturar Ingresos Propios 

1.4.2 Reponer Ingresos Propios 

1.4.3 Rendir Ingresos Propios 

1.4.4 Cerrar Ingresos Propios 

1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios 

1.6.1 Crear Caja Chica 

1.6.2 Reponer Caja Chica 

1.6.3 Cerrar Caja Chica 

1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes 

Nacionales 

1.8.1 Ejecutar Compras 

1.8.2 Registrar activos en el 

Departamento de Control de Bienes 

1.8.3 Traslado de Bienes Muebles




Materia: 


Asunto: Procesos de Apoyo 

Página: 169 

PROCESOS DE APOYO




Materia: 

Procesos de Apoyo 



Índice de Contenido 

Proceso de Apoyo 1. Apoyo Administrativo 




Página: 170 

Sub Proceso 1.1 Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada 

o Diagrama de Actividades y Procedimientos 

1.1.1 Planificación y Supervisión de Actividades 

Sub Proceso 1.2 Coordinar y Formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección 



1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual 

1.2.2 Elaborar el Ante Proyecto de Presupuesto 

1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa 

Sub Proceso 1. 3 Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de la 

Dirección de fomento 


1.3.1 Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas 

1.3.2 Registrar Cuentadantes 

1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias 

1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias 

Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios 


1.4.1 Aperturar Ingresos Propios 

1.4.2 Reponer Ingresos Propios 

1.4.3 Rendir Ingresos Propios 

1.4.4 Cerrar Ingresos Propios 

Sub Proceso 1. 5 Administrar y Gestionar el Fondo para el 



1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios 

Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja Chica 

o Diagrama de Actividades y Procedimientos




Materia: 



1.6.1 Crear Caja Chica 

1.6.2 Reponer Caja Chica 

1.6.3 Cerrar Caja Chica 

Sub Proceso 1. 7 Tramitar Viáticos y pasajes 


1.7.1 Tramitar Viáticos y Pasajes Nacionales 

Sub Proceso 1.8 Administrar y Gestionar Bienes Muebles 


1.8.1 Ejecutar Compras 

1.8.2 Registrar Bienes Muebles 

1.8.3 Traslado de Bienes Muebles 

Página: 171 

Proceso de Apoyo 2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento 



2.1 Recibir Correspondencia 

2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas 

2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida 

2.4 Recoger y Embolsar la basura 

2.5 Mantenimiento de las Instalaciones 

Proceso de Apoyo 3 Apoyo Informático 



3.1 Instalación de Equipos 

Proceso de Apoyo 4. Archivo 



4.1 Préstamo de Documentación del Archivo 

4.2 Archivo de Documentos 

Proceso de Apoyo 5 Asesoría Legal 




5.1 Elaboración del Documento Compromiso 

5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento 

5.3 Visar Documentos 

5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas




Materia: 



Proceso de Apoyo 6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes 




6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes 

6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios 

6.3 Evaluación de la gestión. 

Página: 172




Página: 173 

Materia: 


Asunto: Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo 

PROCESO DE APOYO 1 

APOYO ADMINISTRATIVO




Materia: 

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo 

Asunto: Diagrama de Proceso 

 

- Constitución Nacional de la República de Venezuela. (1999) 

-Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema 

de Control Fiscal. 

-Ley contra la Corrupción 

-Ley de Presupuesto.2006 

-Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público. 

.Ley de Licitaciones.(13/11/2001) 

-Ley del Impuesto al Valor Agregado. 

-Ley del Impuesto sobre la Renta. 

- Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. 

-Reglamento del Consejo de Fomento. 

-Reglamento de Traslados Presupuestarios. 

-Reglamento de Compras y Contratación de Servicios. 

-Reglamentos de Viáticos y Gastos de Viaje. 

-Reglamento del Sistema de Inventario. 

-Convenio Colectivo ACULA y SIPRULA 

. Resoluciones de Consejos: Universitario, Facultad, Escuela y 

Departamento. 

. Normas internas de la Dirección. 

Director de 

Fomento y 

Departamento 

s 

DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS 

 

Solicitudes: 

- Ejecución y Control del Fondo para el 

Financiamiento del Consejo de Fomento. 

- Elaboración y Ejecución del presupuesto Anual. 

- Elaboración de la Ejecución Física Trimestral. 

-Control y Trámites de Bienes y Servicios. 

-Coordinar y Supervisar las Rendiciones de 

Cuentas pago del I.S.L.R e I.V.A. 

requiere 

 

-Información de Ingresos enviada 

por la Dirección de Finanzas. 

-Requerimientos para la Elaboración 

y Ejecución del Presupuesto. 

-Plan Estratégico de las diferentes Ejecuta 

Unidades. 

-Reporte de la Ejecución Financiera 

presupuestaria. 

 

- Personal Administrativo y 

Técnico de la Unidad de 

Apoyo Administrativo y de 

Servicios. 


 

Administrador Jefe 

Consulta 


 

PA-1 

Apoyo 


 

WEB’s: RedULA 


Página: 174 

 

Administrar los recursos económicofinancieros 

de la Dirección de 

Fomento mediante el registro y 

control de las operaciones 

presupuestario-financieras, bienes 

muebles e inmuebles, equipos y 

material fungible; y la tramitación 

de los movimientos del personal 

adscrito a la Dirección. 

Apoya 

 

Personal Técnico y 

Obrero de la Unidad 

de Apoyo 

Administrativo y de 

Servicios 

 

Administración del Fondo de 

Financiamiento. 

 

Ante Proyecto del Presupuesto 

de la Dirección de Fomento. 

 

Plan Operativo Anual- (POA) 

 

Ejecución Física de la Dirección 


 

Inventario de Bienes Muebles, 

Equipos y Materiales de oficina. 

 

Rendiciones de Cuentas. 


Fomento




Materia: 



Página: 175




Materia: 



 

PA-1.1 

Definir Planes y 

Evaluar la 


Apoyo 


 

PA-1 

Apoyo 


 

PA-1.5.1 

Ejecutar 


Fomento de Generación de Ingresos 

 

PA-2 

Servicios 

Secretariales 

y de Mantenimiento 

 

PA-1.2 

Coordinar y 

Formular el 

Proyecto de 

Presupuesto 

PA-1 Administrativo 

 

PA-1.3 

Ejecutar la 

asignación 

Presupuestari 

a y Financiera 

 

PA-1.6.1 

Crear Caja 

Chica 

 

PA-1.6.3 

Cerrar Caja 

Chica 

 

 

PA-3 

Apoyo 

Informático 

 

PA-1.4 

Administrar y 

Gestionar 

Ingresos 

Propios 

 

PA-1.6.2 

Repones Caja 

Chica 

 

PA-4 

Archivo 

 

PA-1.5 

Administrar y 

Gestionar el 

Fondo para el 


 

PA-5 


 

PA-1.6 

Administrar y 

Gestionar Caja 

Chica 

 

PA-1.7.1 

Tramitar Viáticos 

y Pasajes 

Nacionales 

 

PA- 6 

Desarrollo y 



 

PA-1.7 

Tramitar 

Viáticos y 

Pasajes 

 

PA-1.8.1 

Ejecutar 

Compras 

 

PA-1.8.3 

Traslado de 


Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. 

Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA 

Página: 176 

 

PA-1.8 

Administrar y 

Gestionar 


 

PA-1.8.2 

Registrar 

Activos en el 

Dpto de Control 

de Bienes




Página: 177 

Materia: 



DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS




Materia: 

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.1 

Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada 

Página: 178 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.1.1 Planificación y 

Supervisión de Actividades




Materia: 


Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Desconcentrada 

Página: 179 

Asunto: Procedimiento 1.1.1 Planificación y Supervisión de 



1. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto 

políticas y planes en materia administrativa definidas por las 

Autoridades Rectorales. 


2. Define los objetivos de acuerdo a la política administrativa 

definida. 

3. Envía oficio a la Unidad de Apoyo Desconcentrada (UAD) 

informando sobres los objetivos definidos. 

4. Evalúa y supervisa los objetivos definidos en materia 


administrativa en función de las necesidades de la Dirección 


de Fomento y de la misión de la Universidad de Los Andes.




Materia: 


Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección 


Página: 180 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.2.1 Elaborar el Plan 

Operativo Anual 

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual 


Inicio 

Recibe de la Oficina de PLANDES 

formularios, instructivos y disco magnético, 

que contiene la información para descargar 

en el Sistema Universitario Administrativo 

Sectorial (SUAS) 

Elabora oficio para responsabilizar a la UAD 

de la elaboración del plan operativo.. 

Envía oficio de responsabilidad, copia del 

oficio enviado por PLANDES, formularios, 

instructivos y disco magnético a la UAD. 

Realiza verificación y aprobación del Plan 

Operativo Anual. 

Firma el Plan Operativo Anual y entrega a la 

unidad de Apoyo desconcentrada. 

Unidad de Apoyo Desconcentrada 

Recibe los documentos y disco magnético. 

Descarga la información y estadísticas enviadas por 

PLANDES. 

Solicita a cada una de las unidades las actividades 

programadas 

Organiza la información recibida por cada unidad 

Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante 

objetivos y metas para cada una de las actividades 

que se desarrollan. 

Consolida el plan operativo. 

Registra los datos en los formularios del Plan 

Operativo Anual de acuerdo al instructivo enviado por 

PLANDES 

Envía al Director de Fomento 

Guarda en Disco magnético y en carpeta física el Plan 

Operativo Anual y lo remite a PLANDES. 

Archiva en la UAD la información enviada a PLANDES 

Fin




Página: 181 

Materia: 


Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección Asunto: Procedimiento 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual 



1. Recibe de la Oficina de PLANDES formularios, instructivos y disco 

magnético, que contiene la información para descargar en el 

Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) 


2. Elabora oficio para responsabilizar a la UAD de la elaboración del 

plan operativo. 

3. Envía a la Unidad de Apoyo Desconcentrada oficio de 

responsabilidad, copia del oficio enviado por PLANDES, 


formularios, instructivos y disco magnético. 

4. Recibe los documentos y disco magnético. 

5. Descarga la información y estadísticas enviadas por PLANDES. 

6. Solicita a cada una de las unidades las actividades programadas. 

7. Organiza la información recibida por cada unidad. 

8. Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y metas 


para cada una de las actividades que se desarrollan. 

9. Consolida el plan operativo. 

10. Registra los datos en los formularios del Plan Operativo Anual de 

acuerdo al instructivo enviado por PLANDES 

11. Envía al Director de Fomento. 

12. Realiza verificación y aprobación del Plan Operativo Anual. 

Director de Fomento 13. Firma el Plan Operativo Anual y entrega a la unidad de Apoyo 

Desconcentrada. 



14. Guarda en Disco magnético y en carpeta física el Plan Operativo 

Anual y lo remite a PLANDES. 

15. Archiva en la UAD la información enviada a PLANDES.

* 




Página: 182 

Materia: 


Coordinar y formular el Proyecto Presupuestario de la Dirección Asunto: Procedimiento 1.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual 


* Diskette contentivo de: 

Gastos de funcionamiento 


Nuevos Proyectos 

Gastos Operativos




Materia: 




Página: 183 

Asunto: Procedimiento 1.2.2 Elaborar el Anteproyecto de 

Presupuesto. 


1. Recibe de Dirección de Programación y Presupuesto: 

• Oficio solicitando formulación del Anteproyecto de Presupuesto 

• Formato impreso de estimación de Ingresos Propios 

• Diskette contentivo de: 


 

 

Gastos de funcionamiento 


Nuevos Proyectos 

Gastos Operativos 


2. Envía copia del oficio y Diskette a la Unidad de Apoyo 


3. Recibe los documentos y disco magnético. 

4. Descarga la información enviada por la Dirección de Programación 

y Presupuesto 

5. Evalúa Créditos Presupuestarios para el año venidero partiendo 

del comportamiento del gasto presupuestario del corriente año. 

6. Distribuye de acuerdo al saldo inicial de caja, los montos indicados 

entre las partidas, proyectos y acciones centralizadas en los 

archivos de su competencia, según sus previsiones de ejecución 

para el próximo año. 

7. Incluye las estimaciones de gastos por nuevos proyectos con su 

debida justificación. 


8. Registra los Ingresos Propios en el formato diseñado para tal fin 

codificado de acuerdo a la tabla de cuentas contables enviadas a 

las Unidades ejecutoras por la Dirección de Finanzas. 

9. Distribuye en el archivo de Ingresos Propios los montos estimados 

entre las partidas de gastos, proyecciones y acciones 


centralizadas según sus previsiones de ejecución para el próximo 

ejercicio económico financiero. 

10. Consolida el Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección de 

Fomento. 

11. Envía al Director Anteproyecto de presupuesto junto con la planilla 

de estimación de Ingresos Propios. 

12. Revisa y verifica el anteproyecto de Presupuesto. 

13. Aprueba y Firma el Anteproyecto de Presupuesto y devuelve a la 

Unidad de Apoyo Desconcentrada. 

14. Guarda en disco magnético y en carpeta física el Anteproyecto de 

presupuesto. 

Unidad de Apoyo 15. Envía el Anteproyecto de Presupuesto a la Dirección de 


Programación de Presupuesto. 

16. Archiva en la UAD la información enviada a la Dirección de 

Programación de Presupuesto.




Materia: 




Página: 184 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.2.3 Registrar la 

Distribución Administrativa. 

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.2 Coordinar y formular el Proyecto de Presupuesto de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.2.3 Registrar la Distribución Administrativa 

* 


Inicio 

Recibe de la Dirección de Presupuesto 

convocatoria para retirar material de la 


Retira de la Coordinación de Formulación 

de la Dirección de Presupuesto el disco 

magnético*(ver nota al diagrama) y el 

material de soporte para la ejecución del 

presupuesto. 

Descarga en el SUAS la Distribución 

Administrativa del año a ejecutar que 

contiene el disco magnético. 

Carga el SUAS con los datos de la 


Organiza el material de apoyo para la 

ejecución. 

Organiza el material de apoyo para la 

ejecución. 

Archiva el material de apoyo para la 

ejecución. 

Fin 

• Circular Nº 001-08 material presupuesto. 

• Decreto de aprobación del presupuesto. 

• Política presupuestaria 

• Presupuesto aprobado 

• Aspectos generales de política presupuestaria de la ULA 

• Relación codificada de partidas centralizadas 

• Estructura organizativa 

• Estructura por proyectos 

• Tabla de sueldos y de cuantificación económica del personal de la Dirección de Fomento. 

• Relación de cargos del personal activo, pensionado y jubilado. 

• Versiones 00 (fondo en Anticipo) y 09 (Ingresos Propios) de la Distribución Administrativa. 

• Clasificador presupuestario de egresos.




Materia: 




Página: 185 

Asunto: Procedimiento 1.2.3 Registrar la Distribución 

Administrativa. 


Viene del Procedimiento 1.2.2: “Elaborar AnteProyecto de 

Presupuesto” 


1. Recibe de la Dirección de Presupuesto convocatoria para 

retirar material de la Distribución Administrativa. 

2. Retira de la Coordinación de Formulación de la Dirección de 

Presupuesto el disco magnético y el material de soporte para 

la ejecución del presupuesto: 

• Circular Nº 001-08 material presupuesto. 

• Decreto de aprobación del presupuesto. 

• Política presupuestaria 

• Presupuesto aprobado 

• Aspectos generales de política presupuestaria de 

la ULA 

• Relación codificada de partidas centralizadas 

• Estructura organizativa 

• Estructura por proyectos 

• Tabla de sueldos y de cuantificación económica 

del personal de la Dirección de Fomento. 

• Relación de cargos del personal activo, 

pensionado y jubilado. 

• Versiones 00 (fondo en Anticipo) y 09 (Ingresos 

Propios) de la Distribución Administrativa. 

• Clasificador presupuestario de egresos. 

3. Descarga en el SUAS la Distribución Administrativa del año a 

ejecutar que contiene el disco magnético. 

4. Carga en el SUAS los datos de la Distribución Administrativa 

5. Organiza el material de apoyo para la ejecución. 

6. Archiva el material de apoyo para la ejecución.




Materia: 


Ejecutar la asignación Presupuestaria y Financiera de la 


Página: 186 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.1 Ejecución Física 

trimestral a nivel de proyectos y acciones especificas. 

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.3.1 Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas 

Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada 

Inicio 

Recibe de la Dirección general de Planificación y 

Desarrollo oficio solicitando la ejecución física del Plan 

Operativo (forma 0708) una vez finalizado el trimestre, 

acompañado de los comentarios de la situación general 

de la UAD (forma 0701-A) 

Revisa el oficio y envía copia del mismo a la Unidad de 

Apoyo Ddesconcentrada de la Dirección 

Verifica la ejecución física trimestral 

Firma la ejecución física y entrega a la Unidad de Apoyo 


Recibe del Director de Fomento oficio y material 

proveniente de PLANDES. 

Revisa material de PLANDES 

Elabora oficio de solicitud de llenado de la forma 0708 y 

envía junto con la copia del oficio enviado por 

PLANDES a cada una de las unidades de la Dirección 


Solicita a todas las unidades resumen de las actividades 

realizadas en el trimestre. 

Recibe de cada una de las unidades de la Dirección de 

Fomento el resumen de las actividades. 

Organiza la información recibida de cada una de las 

unidades de la Dirección de Fomento. 

Consolida la información de las actividades ejecutadas 

por las unidades. 

Registra en la forma F0708 la información y acciones 

especificas que conforman cada proyecto. 

Envía al Director de Fomento 

Guarda en Disco magnético y en carpeta física la 

Ejecución física trimestral. 

Envía a PLANDES la ejecución física trismetral 

Archiva en la Unidad de apoyo Desconcentrado la 

información enviada a PLANDES 

Fin




Materia: 


Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la 


Página: 187 

Asunto: Procedimiento 1.3.1 Ejecución Física trimestral de 

proyectos y acciones especificas 


1. Recibe de la Dirección general de Planificación y Desarrollo oficio 

solicitando la ejecución física del Plan Operativo (forma 0708) una 

vez finalizado el trimestre, acompañado de los comentarios de la 


situación general de la UAD (forma 0701-A) 

2. Revisa el oficio y envía copia del mismo a la Unidad de Apoyo 

Desconcentrada de la Dirección 

3. Recibe del Director de Fomento oficio y material proveniente de 

PLANDES. 

4. Revisa material de PLANDES 

5. Elabora oficio de solicitud de llenado de la forma 0708 y envía 

junto con la copia del oficio enviado por PLANDES a cada una de 

las unidades de la Dirección de Fomento. 

6. Solicita a todas las unidades resumen de las actividades 

realizadas en el trimestre. 


7. Recibe de cada una de las unidades de la Dirección de Fomento 


el resumen de las actividades. 

8. Organiza la información recibida de cada una de las unidades de 

la Dirección de Fomento. 

9. Consolida la información de las actividades ejecutadas por las 

unidades. 

10. Registra en la forma F0708 la información y acciones especificas 

que conforman cada proyecto. 

11. Envía al Director de Fomento 

12. Verifica la ejecución física trimestral 

Director de Fomento 13. Firma la ejecución física y entrega a la Unidad de Apoyo 


14. Guarda en Disco magnético y en carpeta física la Ejecución física 

trimestral. 


15. Envía a PLANDES la ejecución física trismetral 


16. Archiva en la Unidad de apoyo Desconcentrado la información 

enviada a PLANDES




Materia: 




Página: 188 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.2 Registrar 

Cuentadantes 

Proceso de Apoyo 1: Apoyo Administrativo Sub-Proceso 1.3 Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades 1.3.2 Registrar cuentadantes 


Recibe del Rector decreto de 

nombramiento y remite a la UAD 

copia del decreto. 


Inicio Recibe copia del decreto de nombramiento 

Recauda fotocopia de la C.I del cuentadante y datos personales. (Nombre, Apellido, Dirección, 

Teléfono). 

Solicita a la Dirección de Finanzas Departamento de tesorería, sección caja la planilla de 

Registro de funcionarios sujeto a caución. 

Solicita por medio de oficio con las firmas autorizadas, ante la entidad bancaria las tarjetas para 

el Registro de las firmas. 

Solicita en la Unidad Auditora Interna la tarjeta de registro de firmas autorizadas. 

Recibe de la Dirección de Finanzas (original y tres copias) de Planilla de Registro de 

Funcionarios sujetos a caución 

Recibe de la Institución Bancaria (original y tres copias) de tarjeta de registro de firma de 

Institución Bancaria 

Recibe de Auditoria Interna tarjeta de firma Autorizada (original y tres copias) 

Llena los formularios con los Datos de decreto de nombramiento y Nº de cuenta Bancaria que 

contenga todos los dígitos. 

Verifica los datos del cuentadante en todos los formularios 

Si están correctos 

Si están incorrectos 

Se procede a la firma de los formularios. 

Se desechan los formularios y 

realiza la solicitud nuevamente del 

formulario desechado (Ir al paso Nº 

4, 5 o 6) 

Envía a la Dirección de Finanzas las planillas de Registro de funcionario sujeto a caución, tarjeta 

de registro de la Institución Bancaria y la tarjeta de registro de firma, acompañado de dos copias 

de C.I y Nombramiento por cada cuenta bancaria. 

Recibe de la Dirección de Finanzas y de Presupuesto formularios aprobados. 

Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante 

Distribuye formularios: (Original) a la Dirección de Fomento y al cuentadante (Copia). 

Archiva formulario en la UAD. 

Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del cuentadante con los anexos respectivos 

Fin




Página: 189 

Materia: 


Ejecutar la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Asunto: Procedimiento 1.3.2 Registrar Cuentadantes 




1. Recibe del Rector decreto de nombramiento y remite a la UAD 

copia del decreto. 

2. Recibe copia del decreto de nombramiento 

3. Recauda fotocopia de la C.I del cuentadante y datos 

personales. (Nombre, Apellido, Dirección, Teléfono). 

4. Solicita a la Dirección de Finanzas Departamento de tesorería, 

sección caja la planilla de Registro de funcionarios sujeto a 

caución. 

5. Solicita por medio de oficio con las firmas autorizadas, ante la 

entidad bancaria las tarjetas para el Registro de las firmas. 

6. Solicita en la Unidad Auditora Interna la tarjeta de registro de 

firmas autorizadas. 

7. Recibe de la Dirección de Finanzas (original y tres copias) de 

Planilla de Registro de Funcionarios sujetos a caución 

8. Recibe de la Institución Bancaria (original y tres copias) de 

tarjeta de registro de firma de Institución Bancaria 

9. Recibe de Auditoria Interna tarjeta de firma Autorizada (original 

y tres copias) 

10. Llena los formularios con los Datos de decreto de 


nombramiento y Nº de cuenta Bancaria que contenga todos los 

dígitos. 

11. Verifica los datos del cuentadante en todos los formularios: 

• Si están incorrectos: 

12. Se desechan los formularios y realiza la solicitud nuevamente 

del formulario desechado (Ir al paso Nº 4, 5 o 6) 

• Si están correctos: 

13. Se procede a la firma de los formularios. 

14. Envía a la Dirección de Finanzas las planillas de Registro de 

funcionario sujeto a caución, tarjeta de registro de la Institución 

Bancaria y la tarjeta de registro de firma, acompañado de dos 

copias de C.I y Nombramiento por cada cuenta bancaria. 

15. Recibe de la Dirección de Finanzas y de Presupuesto 

formularios aprobados. 

16. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante 

17. Distribuye formularios: (Original) a la Dirección de Fomento y al 

cuentadante (Copia). 

18. Archiva formulario en la UAD. 

19. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del 

cuentadante con los anexos respectivos.




Materia: 




Página: 190 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.3 Aperturar Cuentas 

Bancarias




Página: 191 

Materia: 



Asunto: Procedimiento 1.3.3 Aperturar Cuentas Bancarias 



Viene del Procedimiento 1.3.2 “Registrar Cuentadantes” 

1. Elabora comunicación de apertura de cuenta bancaria por 

ingresos propios y envía a la Dirección de Finanzas para 

autorización de la entidad bancaria de la apertura. 

Unidad de Apoyo Desconcentrada 2. Recibe de la Dirección de Finanzas oficio de aceptación de la 

apertura de la cuenta y tres (03) juegos de formato para 

registros de firmas. 

3. Llena formato de registro de firmas y remite al Cuentadante. 

4. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada de la 

Cuentadante 


5. Elaborar oficio de verificación, firma formatos y envía a la 


Dirección de Finanzas y a la Institución Bancaria.




Materia: 




Página: 192 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.3.4 Conciliar Cuentas 

Bancarias




Página: 193 

Materia: 



Asunto: Procedimiento 1.3.4 Conciliar Cuentas Bancarias 



1. Registra mensualmente Notas de debito que aparezca en el 

estado de cuenta. 

2. Registra Notas de créditos o depósito en el módulo de Banco 

en el SUAS. 

3. Prepara en el SUAS conciliación bancaria del mes a conciliar. 

4. Imprime reporte de la Conciliación manual “Punteo de 

Cuentas”. 

5. Coteja o Compara la información reflejada en el reporte con el 

Estado de Cuenta Bancario. 

• Si no es correcto 

Unidad de Apoyo Desconcentrada 6. Revisa la información transcrita en el SUAS y continua 

procedimiento normal 

• Si es correcto 

7. Transcribe el saldo final del estado de cuenta bancario. 

8. Imprime reporte de conciliación. 

• Si no está conciliado 

9. Vuelve nuevamente a cotejar la información (Ir a la actividad 

Nº 5) 

• Si está conciliado 

10. Ejecuta la conciliación 

11. Imprime movimiento bancario ya conciliado




Página: 194 

Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.1 Aperturar Ingresos 

1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios 

Propios 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios. Diagrama de Actividades 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios 


Inicio 

Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el 

cuentadante, una vez que este cargada la Distribución 

Administrativa (ver procedimiento 1.2.2). 

Elabora a través del modulo “Movimiento de Ingreso 

Propio” la apertura mediante planilla CP OP. 

Imprime original y 3 copias de CP-OP (orden de pago) 

movimiento tipo 5. 

Carga la información en el disco magnético. 

Entrega copia de la planilla CP-OP al Director de 

Fomento 

Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto 

Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto 

copia de planilla CP-OP firmada y sellada 

Archiva temporalmente copia de planilla CP-OP 

Solicita información a la Dirección de Finanzas sobre la 

fecha del depósito de la CP-OP en la entidad bancaria 

Recibe de la Dirección de Finanzas constancia de 

depósito de ingreso propio 

Compara el Nº de depósito, fecha y monto con el estado 

de cuenta de la Dirección de Fomento emitido por la 

entidad bancaria. 

Si coincide 

Si no 

coincide 

Registra en el SUAS, en movimiento bancario la fecha 

del depósito bancario y monto depositado. 

Archiva deposito bancario, documentos y soporte para 

la ejecución presupuestaria y financiera 

Fin 

Notifica mediante oficio a la Dirección 

de Finanzas y a la entidad bancaria 


Firma planillas y devuelve a 

la Unidad de Apoyo 

Desconcentrada




Página: 195 

Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 


Asunto: Procedimiento 1.4.1 Aperturar Ingresos Propios 


Viene de los Procedimientos: 1.2.2 Registrar la Distribución 


Administrativa y 1.3.2: “Aperturar Cuentas Bancarias” 

1. Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante, una vez 

que este cargada la Distribución Administrativa (ver procedimiento 

1.2.2). 

2. Elabora a través del modulo “Movimiento de Ingreso Propio” la 

apertura mediante planilla CP OP. 

3. Imprime original y 3 copias de CP-OP (orden de pago) 

movimiento tipo 5. 

4. Carga la información en el disco magnético. 

5. Entrega copia de la planilla CP-OP al Director de Fomento. 

Director de Fomento 6. Firma planillas y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada. 


7. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto 

8. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia de 

planilla CP-OP firmada y sellada. 

9. Archiva temporalmente copia de planilla CP-OP. 

10. Solicita información a la Dirección de Finanzas sobre la fecha del 

depósito de la CP-OP en la entidad bancaria. 

11. Recibe de la Dirección de Finanzas constancia de depósito de 

ingreso propio 

12. Compara el Nº de depósito, fecha y monto con el estado de 

cuenta de la Dirección de Fomento emitido por la entidad 

bancaria. 

• Si no coincide 

13. Notifica mediante oficio a la Dirección de Finanzas y a la entidad 

bancaria 

• Si coincide 

14. Registra en el SUAS, en movimiento bancario la fecha del 

depósito bancario y monto depositado. 

15. Archiva deposito bancario, documentos y soporte para la 

ejecución presupuestaria y financiera




Página: 196 

Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.2 Reponer Ingresos 


Propios. 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios Diagrama de Actividades 1.4.2 Reponer Ingresos Propios 


Inicio 

Procede a solicitar reposición de Anticipo. 

Elabora orden de pago en el Sistema 

automatizado SUAS, respetando la 

distribución presupuestaria asignado por 

proyectos y partidas. 

Imprime original y tres (03) copias de la CP- 

OP, firma, sella y remite al Director. 

Recibe órdenes de pago y anexa estado de 

ingresos propios. 

Guarda en diskette la información y envía a la 

Dirección de Programación y Presupuesto 

para el sello y firma. 

Recibe de la Dirección de Presupuesto copia 

de la orden de pago firmada y sellada. 

Archiva copia de la orden de pago. 

Llama a la Dirección de Finanzas para verificar 

si el depósito bancario fue realizado en la 

cuenta bancaria de la Dirección de Fomento 

Si el depósito fue efectuado 

Registra en Banco el depósito. 

Ejecuta los recursos 

financieros. 

Fin 

Si el depósito 

no fue efectuado 

Llama nuevamente a la 

Dirección de Finanzas 


Firma orden de pago CP-OP en 

original y 03 copias y devuelve a la 


Firma orden de pago CP-OP en 

original y 03 copias y devuelve a la 

Unidad de Apoyo Desconcentrada.




Página: 197 



Asunto: Procedimiento 1.4.2 Reponer Ingresos Propios. 


1. Procede a solicitar reposición de Anticipo. 

2. Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS, 

respetando la distribución presupuestaria asignado por 


proyectos y partidas. 

3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y 

remite al Director. 

4. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y 


devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada. 

5. Recibe órdenes de pago y anexa estado de ingresos propios. 

6. Guarda en diskette la información y envía a la Dirección de 

Programación y Presupuesto para el sello y firma. 

7. Recibe de la Dirección de Presupuesto copia de la orden de 

pago firmada y sellada. 

8. Archiva copia de la orden de pago. 

9. Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el depósito 


bancario fue realizado en la cuenta bancaria de la Dirección 


• Si el depósito no fue efectuado. 

10. (Ir a la actividad 9). 

• Si el deposito fue efectuado: 

11. Registra en Banco el depósito. 

12. Ejecuta los recursos financieros.

* 




Página: 198 



Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.3 Rendir Ingresos 

Propios 

* Paso Nº 8. Carpetas contentivas de gastos de rendición de gastos: 

• Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) 

• Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere traslado presupuestario. 

• Formulario de Consulta detallada. 

• Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida Específica. 

• Formulario del Estado de Ingreso Propio. 

• Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del gasto codificados.




Página: 199 



Asunto: Procedimiento 1.4.3 Rendir Ingresos Propios 


Una vez agotado al menos el 75% de los créditos 


presupuestarios asignados a la(s) partida(s) en el fondo de 

ingresos propios: (Art. Nº 73 del Reg. Nº 1 LOAFSP) 

1. Verifica disponibilidad presupuestaria en las partidas 

2. Organiza facturas y soportes por concepto del gasto según el 

Plan Único de Cuentas. 

3. Prepara rendición de cuentas CP-P02 y CP-P03 

4. Imprime consulta detallada de Rendición, detalle del gasto, 

estado de ingresos propios y resumen por cuenta. 

5. Firma la Administradora y entrega al Director de la Dirección de 

Fomento. 


6. Firma Rendición de gastos Cp-P02 y Cp-P03 y devuelve a la 

UAD. 

7. Recibe rendición de gastos firmada. 

8. Graba información en Disquete y entrega a la Unidad de 

Control Presupuestario de la Dirección de Presupuesto en 

carpetas contentiva de gastos de rendición de gastos: 

• Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición 

de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) 

• Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere 

traslado presupuestario. 

• Formulario de Consulta detallada. 

• Formulario 

Específica. 

de Resumen por Actividad y Subpartida 


• Formulario del Estado de Ingreso Propio. 

• Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del 

gasto codificados. 

9. Recibe de la Dirección de Presupuesto carpetas de Rendiciones 

de Gastos con los reportes aprobados por presupuesto. 

10. Verifica estado de la rendición: 

• Si fue rechazada 

11. Verifica los motivos del rechazo, regresa a la actividad Nº3. 

• Si fue aprobada 

12. Envía al Departamento de contabilidad carpeta contentiva de la 

documentación, 

aprobados. 

vaucher, facturas, soportes y reportes 

13. Recibe del departamento de Contabilidad carpeta de rendición 

firmada y sellada por el Departamento de Contabilidad. 

14. Archiva rendición aprobada, firmada y sellada por el 

Departamento de Contabilidad.

* 




Página: 200 


1.4 Administrar y Gestionar Ingreso Propio 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.4.4 Cerrar Ingreso Propio. 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.4 Administrar y Gestionar Ingresos Propios Diagrama de Actividades 1.4.3 Cerrar Ingresos Propios 

* 

Inicio 

Recibe de la Dirección de Programación y 

Presupuesto programación de cierre 

presupuestario. 

Prepara rendición de cierre presupuestario, 

tomando en cuenta las fechas establecidas 

por la Dirección de Presupuesto. 

Verifica en el sistema automatizado SUAS 

el Estado del Ingreso Propio y las 

Conciliaciones Bancarias de la Dirección 


Realiza el cierre del ejercicio en el SUAS. 

Realiza reintegro a la Tesorería de la 

Universidad de Los Andes los saldos para 

llevar el Anticipo a “Cero” y deposita en el 

Banco que indique el Vicerrectorado 

administrativo en el programa de cierre. 

Elabora rendición de reintegro con el 

depósito bancario y los recibos de ingreso 

y codifica según la Tabla de Concepto de 

Ingresos. 

2 


2 

Anexa rendición emitida por el sistema 

automatizado SUAS (rendición por 

reintegro). 

Envía a la Dirección de Finanzas y a la Dirección 

de Presupuesto Recibo de Ingreso en original y 

cinco (05) copias, depósito bancario, y justificación 

para que los recursos sean incorporados en el 

presupuesto del año siguiente. 

Recibe de la Dirección de Finanzas 

copias del Recibo de Ingreso y 

deposito bancario 

Elabora rendición de cierre sólo con el 

reintegro, y anexos *(ver nota al 

diagrama. 

Entrega diskette a la Dirección de 

Presupuesto Rendición. 

Recibe de la Dirección de 

Programación y Presupuesto copia 

de la rendición y reporte firmado y 

entrega al Asistente Administrativo. 

Archiva recaudos. 

• Recibo de Ingreso. 

• Justificación para solicitar incremento para el año siguiente, de ser necesario. 

• Copia del deposito bancario 

• Diskette con la información gravada de la rendición. 

Fin




Página: 201 


1.4 Administrar y Gestionar Ingresos propios 

Asunto: Procedimiento 1.4.4 Cerrar ingresos Propios 


1. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto 

programación de cierre presupuestario. 

2. Prepara rendición de cierre presupuestario, tomando en 

cuenta las fechas establecidas por la Dirección de 


Presupuesto. 

3. Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del 

Ingreso Propio y las Conciliaciones Bancarias de la Dirección 


4. Realiza el cierre del ejercicio en el SUAS. 

5. Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de Los 

Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero” y deposita 

en el Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el 

programa de cierre. 

6. Elabora rendición de reintegro con el depósito bancario y los 

recibos de ingreso y codifica según la Tabla de Concepto de 

Ingresos. 

7. Anexa rendición emitida por el sistema automatizado SUAS 

(rendición por reintegro). 

8. Envía a la Dirección de Finanzas y a la Dirección de 

Presupuesto Recibo de Ingreso en original y cinco (05) 

copias, depósito bancario, y justificación para que los 

recursos sean incorporados en el presupuesto del año 

siguiente. 

9. Recibe de la Dirección de Finanzas copias del Recibo de 

Ingreso y deposito bancario. 

10. Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro, anexando: 

• Recibo de Ingreso. 

• Justificación para solicitar incremento para el año 

siguiente, de ser necesario. 

• Copia del deposito bancario 

• Diskette con la información gravada de la rendición. 

11. Entrega diskette a la Dirección de Presupuesto Rendición. 

12. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto copia 

de la rendición y reporte firmado y entrega al Asistente 

Administrativo. 

13. Archiva recaudos.




Página: 202 

Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso Asunto: Diagrama de Actividades 1.5.1 Ejecutar Ingresos 

1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento Propios 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades 1.5.1 Ejecutas Ingresos Propios 

Inicio 


Verifica la información suministrada por la 

Dirección de Finanzas y coteja con el banco al 

momento de la apertura de los ingresos propios. 

Recibe facturas y/o solicitudes de gastos con sus 

respectivas autorizaciones firmadas por el 

Director. 

Verifica en los comprobantes presentados el 

cumplimiento de las normas establecidas. 

Entrega al asistente Administrativo información 

del monto para elaborar cheques. 

Verifica en el portal del Servicio Nacional de 

contratistas condición del proveedor 

Coteja factura presentada por el proveedor con el 

portal SENIAT identificando que cumpla con 

requisitos legales 

Si cumple con los requisitos 

Si no cumple 

con los requisitos 

Elabora cheque y registra en el sistema 

automatizado SUAS datos de las facturas, 

nombre del beneficiario y datos del cheque. 

Imprime cheque en el sistema automatizado 

SUAS y entrega al Administrador(a) para la firma. 

Verifica y firma el cheque y entrega al Director de 

Fomento 

Entrega cheque al Beneficiario generador de 

Ingresos Propios. 

Archiva voucher y recaudos. 

Fin 

Llama al proveedor o beneficiario 

para exigirle que cumpla con los 

requisitos ley y continúa el proceso. 


Firma y devuelve a la Unidad de 

Apoyo Desconcentrada




Página: 203 


1.5 Administrar y Gestionar el Fondo para el Financiamiento 

Asunto: Procedimiento 1.5.1 Ejecutar Ingresos Propios 


1. Verifica la información suministrada por la Dirección de 

Finanzas y coteja con el banco al momento de la apertura de 

los ingresos propios. 

2. Recibe facturas y/o solicitudes de gastos con sus respectivas 

autorizaciones firmadas por el Director. 

3. Verifica en los comprobantes presentados el cumplimiento de 

las normas establecidas. 

4. Entrega al asistente Administrativo información del monto 

para elaborar cheques. 

5. Verifica en el portal del Servicio Nacional de contratistas 

condición del proveedor. 

Unidad de Apoyo Desconcentrada 6. Coteja factura presentada por el proveedor con el portal 

SENIAT identificando que cumpla con requisitos legales. 

• Si no cumple con los requisitos 

7. Llama al proveedor o beneficiario para exigirle que cumpla 

con los requisitos ley y continúa el proceso. 

• Si cumple con los requisitos 

8. Elabora cheque y registra en el sistema automatizado SUAS 

datos de las facturas, nombre del beneficiario y datos del 

cheque. 

9. Imprime cheque en el sistema automatizado SUAS y entrega 

al Administrador(a) para la firma. 

10. Verifica y firma el cheque y entrega al Director de Fomento. 

Director de Fomento 11. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada 

12. Entrega cheque al Beneficiario generador de Ingresos 

Unidad de Apoyo Desconcentrada Propios. 

13. Archiva voucher y recaudos.




Página: 204 


1.6 Administrar y Gestionar Caja chica 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.1 Crear Caja Chica 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica. Diagrama de Actividades 1.6.1 Crear Caja Chica 


Inicio 

Recibe de la Dirección de 

Finanzas al inicio del año fiscal: 

Monto de las Unidades 

Tributarias. 

Fija monto de apertura de caja 

chica el Administrador 

conjuntamente con el director de 

Fomento. 

Accesa en el SUAS al Módulo de 

Caja Chica y registra los datos de 

Apertura. 

Elabora cheque de apertura y 

verifica número de Unidades 

tributarias. 

Llena solicitudes de apertura, 

anexa cheque y envía al Director 

Confirma como recibido el 

cheque. 

Realiza cuadres de Caja Chica. 

Entrega el efectivo a la Secretaria 

para su ejecución. 


Firma cheque y 

devuelve a la Unidad de 

Apoyo Desconcentrada. 

Secretaria 

Custodia el efectivo 

para posteriores pagos 

Fin





Asunto: Procedimiento 1.6.1 Crear Caja Chica 


Página: 205 


1. Recibe de la Dirección de Finanzas al inicio del año fiscal: 

• Monto de las Unidades Tributarias. 

2. Fija monto de apertura de caja chica el Administrador 


conjuntamente con el director de Fomento. 

3. Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y registra los datos 

de Apertura. 

4. Elabora cheque de apertura y verifica número de Unidades 

tributarias. 

5. Llena solicitudes de apertura, anexa cheque y envía al Director. 


6. Firma cheque y 


devuelve a la Unidad de Apoyo 


7. Confirma como recibido el cheque. 

8. Realiza cuadres de Caja Chica. 

9. Entrega el efectivo a la Secretaria para su ejecución. 

Secretaria 10. Custodia el efectivo para posteriores pagos.




Página: 206 



Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.2 Reponer Caja Chica 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.6 Administrar y Gestionar Caja chica. Diagrama de Actividades 1.6.2 Reponer Caja Chica 


Inicio 

Verifica al momento del pago facturas que 

cumplan con lo establecido en el Reglamento 

Interno del manejo de caja chica y las 

exigencias del SENIAT. 

Elabora la reposición de caja chica 

acompañada de todos los comprobantes o 

facturas objeto de reposición. 

Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, 

una vez ejecutado al menos sesenta por 

ciento (60 %) del Fondo en ejecución (creado 

o por reposición). 

Firma el Administrador y entrega al Director de 

Fomento. 

Confirma como recibido el cheque firmado. 

Archiva vauchers con anexos: 

El original en la carpeta de rendición. 

Copia en la carpeta de archivo interno. 

Fin 


Firma cheque y devuelve a la Unidad de 

Apoyo Desconcentrada.




Página: 207 



Asunto: Procedimiento 1.6.2 Reponer Caja Chica 







1. Verifica al momento del pago facturas que cumplan con lo 

establecido en el Reglamento Interno del manejo de caja chica y 

las exigencias del SENIAT. 

2. Elabora la reposición de caja chica acompañada de todos los 

comprobantes o facturas objeto de reposición. 

3. Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una vez ejecutado al 

menos sesenta por ciento (60 %) del Fondo en ejecución (creado 

o por reposición). 

4. Firma el Administrador y entrega al Director de Fomento. 

5. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada. 

6. Confirma como recibido el cheque firmado. 

7. Archiva vauchers con anexos: 

• El original en la carpeta de rendición. 

• Copia en la carpeta de archivo interno.




Página: 208 



Asunto: Diagrama de Actividades 1.6.3 Cerrar Caja Chica




Página: 209 



Asunto: Procedimiento1.6.3 Cerrar Caja Chica 




1. Verifica facturas que cumplan con lo establecido en el 

Reglamento Interno del manejo de Caja Chica y las exigencias del 

SENIAT. 

2. Recibe de secretaria depósito de reintegro no utilizado. 

3. Realiza depósito bancario para reintegro de caja chica y anexa 

vauchers. 

4. Realiza en el SUAS cierre de caja chica con reintegro de depósito.




Página: 210 

Materia: Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y 

Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes 

Pasajes Nacionales 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes. Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales 

Personal de la Dirección de 

Fomento o Beneficiario 

Inicio 

Solicita a la secretaria planilla de 

solicitud de financiamiento de 

viáticos y pasajes, mediante oficio 

indicando motivo e invitación, según 

el caso. 

Secretaria Unidad de Apoyo Desconcentrada 

Accesa al sistema y en la aplicación 

REG Gastos Tablas y Planillas, 

imprime planilla de solicitud de 

financiamiento. 

Recibe planilla e Ingresa 

datos al SUAS. 

Firma planilla el 

Administrador(a). 

Entrega planilla al Director 


Notifica al solicitante 

negación de solicitud 

Fin 

Recibe planilla firmada y 

aprobada por el Director. 

Tramita boleto de 

transporte, reservando por 

vía telefónica. 

Accesa al SUAS y elabora 

orden de pedido 

Firma orden de pedido el 

Administrador(a). 

Envía orden de pedido al 

Director. 

Entrega el pedido al 

Proveedor 

2 


Verifica que la solicitud se 

corresponda con 

requerimientos de la 

Dirección. 

Si está conforme 

Si no está 

conforme 

Firma y devuelve planilla a 

la UAD. 

Firma y devuelve a la 



Explica el motivo y 

envía planilla a la 

UAD




Página: 211 


Asunto: Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y 


Pasajes Nacionales 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.7: Tramitar Viáticos y Pasajes. Diagrama de Actividades 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes Nacionales 

Personal de la Dirección de Fomento o 

Beneficiario 

Recibe cheque y pasajes 

Al retornar, solicita a la Unidad de 

Apoyo Desconcentrada la planilla 

de resumen de actividades. 

Llena la planilla de resumen de 

actividades. 

Entrega a la UAD planilla con 

copia de constancia del evento y 

comprobante del boleto de 

transporte. 

Secretaria 


2 

Recibe pasajes y factura del 

Proveedor 

Elabora cheque al proveedor por 

el monto de la factura 

Entrega cheque al proveedor 

Elabora cheque de viáticos 

Firma el Administrador(a) cheque 

y entrega al Beneficiario en 

conjunto con el pasaje. 

Archiva temporalmente 

comprobante del cheque de 

viáticos, factura de pedido y 

cheque de cancelación. 

Firma el formulario de resumen de 

actividades y la entrega al 

Director. 

Archiva todos los documentos 

para futuras rendiciones (Ir al 

procedimiento Rendir Fondos en 

Anticipos) 

Fin 

Director de Fomento




Página: 212 


Asunto: Procedimiento 1.7.1 Tramitar Viáticos y pasajes 


Nacionales 


Personal de la Dirección de Fomento 

o Beneficiario 

Secretaria 





1. Solicita a la secretaria planilla de solicitud de financiamiento 

de viáticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e 

invitación, según el caso. 

2. Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablas y 

Planillas, imprime planilla de solicitud de financiamiento. 

3. Entrega planilla a la Unidad de Apoyo Desconcentrada 

4. Recibe planilla e Ingresa datos al SUAS. 

5. Firma planilla el administrador(a). 

6. Entrega planilla al Director de Fomento. 

7. Verifica que la solicitud se corresponda con requerimientos de 

la Dirección. 

• Si no está conforme 

8. Explica el motivo y envía planilla a la UAD (continua paso Nº 

10) 

• Si está conforme 

9. Firma y devuelve planilla a la UAD (Ir al paso Nº 11) 

10. Notifica al solicitante negación de solicitud 

11. Recibe planilla firmada y aprobada por el Director. 

12. Tramita boleto de transporte, reservando por vía telefónica. 

13. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido 

14. Firma orden de pedido el Administrador(a). 

15. Envía orden de pedido al Director. 

Director de Fomento 16. Firma y devuelve a la Unidad de Apoyo Desconcentrada. 


Personal de la Dirección de Fomento 

o Beneficiario 


17. Entrega el pedido al Proveedor 

18. Recibe pasajes y factura del Proveedor 

19. Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura 

20. Entrega cheque al proveedor 

21. Elabora cheque de viáticos 

22. Firma el Administrador(a) cheque y entrega al Beneficiario en 

conjunto con el pasaje. 

23. Archiva temporalmente comprobante del cheque de viáticos, 

factura de pedido y cheque de cancelación. 

24. Recibe cheque y pasajes 

25. Al retornar, solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada la 

planilla de resumen de actividades. 

26. Llena la planilla de resumen de actividades. 

27. Entrega a la UAD planilla con copia de constancia del evento 

y comprobante del boleto de transporte. 

28. Firma el formulario de resumen de actividades y la entrega al 

Director. 

29. Archiva todos los documentos para futuras rendiciones (Ir al 

procedimiento Rendir Fondos en Anticipos).




Página: 213 


Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble 

Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras 

Director de Fomento Unidad de Apoyo Desconcentrada 

Inicio 

Solicita a la Unidad de Apoyo 

Desconcentrada a través de nota 

de pedido los requerimientos de 

materiales y equipos para la 

Dirección. 

La compra es competencia de 

la Comisión de Licitaciones 

Fin 

Mayor 1100 UT 

Analiza cumpliendo con la ley de 

licitaciones y contratación de 

servicios el monto de la compra 

requerida y la comisión encargada 

de ejecutarla. 

Entre 0 y 20 UT 

Modalidad compra directa por la 

comisión de Compras requiere al 

menos 3 cotizaciones y el pago 

se realiza contra orden de compra 

u orden de pedido 

Entre 20 y 1100 UT 

Consulta en el SUAS previo análisis de 

disponibilidad Presupuestaria y Financiera 

Selecciona en el registro de Proveedores 

de bienes y servicios al proveedor indicado 

Elabora la orden de compra o nota de 

pedido de los bienes y/o servicios al 

proveedor indicado 

Recibe mercancía bienes y/o servicios, 

acompañado de factura original y nota de 

entrega 

Confirma que los bienes hayan sido 

recibidos y/o los servicios hayan sido 

ejecutados 

Recibe y codifica factura de acuerdo al 

Plan Único de Cuentas. 

2 

Requiere de la justificación de la 

adquisición, análisis de 3 ó más 

cotizaciones, emisión de 

dictamen consiguiente, acta 

firmada por los miembros de la 

Comisión de Compras y emisión 

de orden de Compras.




Página: 214 



Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.1 Ejecutar Compras 


Firma cheque y devuelve a la Unidad 

de Apoyo Desconcentrada. 


2 

Verifica cálculos y datos de la factura, 

según lo establecido por el SENIAT a los 

contribuyentes, consulado en Página Web 

del SENIAT categoría del contribuyente 

Si es contribuyente 

formal 

Si es contribuyente ordinario 

La factura debe reflejar IVA y si no aparece 

reflejado debe exigirle al proveedor 

presentar documentación que justifique 

exoneración 

Verifica si el gasto está sujeto a retención del 

IVA o ISLR, según la tabal emitida por la 

Dirección de finanzas 

No sujeto a Retención 

Sujeto a 

Retención 

Verifica nota de entrega, firma y sella factura 

Procesa los datos de la factura en el SUAS. 

Controla la numeración de comprobantes 

para los dos tipos de retenciones, a fines de 

evitar duplicidad 

Llena formato de autorización de gastos 

Emite cheque por el monto total de la factura 

menos la retención 

Firma cheque el administrador(a) y entrega al 


Informa al Proveedor la entrega del cheque. 

Archiva recaudos de cancelación por 

concepto de compra para rendición de 

ingresos propios. 

Fin 

Verifica que la factura no 

refleje IVA 

Elabora planilla de retención que posee un 

número correlativo de acuerdo a instructivo y 

formato remitido por la Dirección de Finanzas




Página: 215 



Asunto: Procedimiento 1.8.1 Ejecutar Compras 


1. Solicita a la Unidad de Apoyo Desconcentrada a través de 


nota de pedido los requerimientos de materiales y equipos 

para la Dirección. 

2. Analiza cumpliendo con la ley de licitaciones y contratación 

de servicios el monto de la compra requerida y la comisión 

encargada de ejecutarla: 

• Mayor de 1100 UT 

3. La compra es competencia de la Comisión de Licitaciones, 

termina el procedimiento. 

• Entre 0 y 20 UT. 

4. Modalidad compra directa por la comisión de Compras 

requiere al menos 3 cotizaciones y el pago se realiza contra 

orden de compra u orden de pedido (Ir a la actividad Nº 6) 

• Entre 20 y 1100 UT 

5. Requiere de la justificación de la adquisición, análisis de 3 ó 

más cotizaciones, emisión de dictamen consiguiente, acta 

firmada por los miembros de la Comisión de Compras y 

emisión de orden de Compras. 

6. Consulta en el SUAS previo análisis de disponibilidad 

Presupuestaria y Financiera. 


7. Selecciona en el registro de Proveedores de bienes y 


servicios al proveedor indicado 

8. Elabora la orden de compra o nota de pedido de los bienes 

y/o servicios al proveedor indicado. 

9. Recibe mercancía bienes y/o servicios, acompañado de 

factura original y nota de entrega. 

10. Confirma que los bienes hayan sido recibidos y/o los servicios 

hayan sido ejecutados. 

11. Recibe y codifica factura de acuerdo al Plan Único de 

Cuentas. 

12. Verifica cálculos y datos de la factura, según lo establecido 

por el SENIAT a los contribuyentes, consulado en Página 

Web del SENIAT categoría del contribuyente: 

• Si es contribuyente formal:_ 

13. Verifica que la factura no refleje IVA (Ir a la actividad Nº15) 

• Si es contribuyente ordinario 

14. La factura debe reflejar IVA y si no aparece reflejado debe 

exigirle al proveedor presentar documentación que justifique 

exoneración. (Ir a la actividad Nº 15)




Página: 216 



Asunto: Procedimiento 1.8.1 Ejecutar Compras 






15. Verifica si el gasto está sujeto a retención del IVA o ISLR, 

según la tabal emitida por la Dirección de finanzas: 

• Sujeto a retención 

16. Elabora planilla de retención que posee un número correlativo 

de acuerdo a instructivo y formato remitido por la Dirección de 

Finanzas.(Ir a la actividad Nº 17) 

• No sujeto a retención 

17. Verifica nota de entrega, firma y sella factura. 

18. Procesa los datos de la factura en el SUAS. 

19. Controla la numeración de comprobantes para los dos tipos 

de retenciones, a fines de evitar duplicidad. 

20. Llena formato de autorización de gastos. 

21. Emite cheque por el monto total de la factura menos la 

retención 

22. Firma cheque el administrador(a) y entrega al Director de 

Fomento. 

23. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo 


24. Informa al Proveedor la entrega del cheque. 

25. Archiva recaudos de cancelación por concepto de compra 

para rendición de ingresos propios.




Página: 217 



Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.2 Registrar Activos 

Reales en el Departamento de Control de Bienes. 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.2 Registrar Activos en el Departamento de Control de Bienes 


Inicio 

Coloca en el reverso de la factura original los datos personales del 

trabajador responsable del bien mueble, ubicación, imputación 

presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia 

y firma del administrador(a). 

Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble y lo envía a 

control de Bienes en la Dirección de Finanzas. 

Recibe de la Dirección de Finanzas: oficio de relación de bienes y factura 

original. 

Anota los datos del Bien en el formato de Registro de Control de Bienes. 

Fin




Página: 218 


Asunto: Procedimiento 1.8.2 Registrar Activos en el 

Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble Departamento de control de Bienes. 



desconcentrada 

1. Coloca en el reverso de la factura original los datos 

personales del trabajador responsable del bien mueble, 

ubicación, imputación presupuestaria, montos desglosados 

por partidas, sello de la dependencia y firma del 

administrador(a). 

2. Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble 

y lo envía a control de Bienes en la Dirección de Finanzas. 

3. Recibe de la Dirección de Finanzas: oficio de relación de 

bienes y factura original. 

4. Anota los datos del Bien en el formato de Registro de Control 

de Bienes.




Página: 219 


Asunto: Diagrama de Actividades 1.8.3 Traslado de Bienes 

Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble Muebles 

Proceso de Apoyo 1 Apoyo Administrativo Sub Proceso 1.8: Administrar y Gestionar Bienes Mueble. Diagrama de Actividades 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles 

Secretaria Unidad de Apoyo Desconcentrada 


Inicio 

Llena formato de Control de Equipo y/o 

mobiliario: fecha, cantidad, descripción, 

Recibo por: traslado a: y observaciones. 

Elabora oficio y nota de entrega y entrega a la 


Archiva oficio, nota de entrega y 

formato de Control de Equipo y/ 

o mobiliario 

Fin 

Revisa oficio de traslado de 

equipo y entrega al Director. 

Firma oficio y nota de entrega y 

entrega el bien mueble al 

beneficiario. 

Entrega a la secretaria nota de 

entrega y formato de control de 

equipo.




Página: 220 



Asunto: Procedimiento 1.8.3 Traslado de Bienes Muebles 


1. Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, 

cantidad, descripción, Recibo por: traslado a: y 

Secretaria 

observaciones. 

2. Elabora oficio y nota de entrega y entrega a la Unidad de 

Apoyo Desconcentrada. 



Secretaria 

3. Revisa oficio de traslado de equipo y entrega al Director. 

4. Firma oficio y nota de entrega y entrega el bien mueble al 

beneficiario. 

5. Entrega a la secretaria nota de entrega y formato de control 

de equipo. 

6. Archiva oficio, nota de entrega y formato de Control de Equipo 

y/o mobiliario.

Materia: 





Página: 221 

Asunto: Proceso de Apoyo 2 Servicios Secretariales y de 

Mantenimiento 

PROCESO DE APOYO 2: SERVICIOS SECRETARIALES Y 

DE MANTENIMIENTO




Materia: 

Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos 

 

PA-1 

Apoyo 


Jerarquía de Procesos de Apoyo del Sistema de Fomento 


 

PA-2 

Servicios 

Secretariales 


 

 

PA-3 

Apoyo 

Informático 

 

PA-4 

Archivo 

 

PA-5 


 

PA- 6 

Desarrollo y 



 

PA.2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento 

 

PA-2.1 

Recibir 

Correspondencia 

 

PA-2.2 

Recepción de 

Comunicación de 


 

PA-2.3 

Preparación y 

Entrega de la 

Correspondenci 

a de Salida 

 

 

PA-2.4 

PA-2.5 

Recoger y 

Mantenimiento 

Embolsar la 

de las 

Basura 


Página: 222 


Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. 

Isabel Besembel. ULA




Página: 223 

Materia: 

Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento 






Materia: 


Página: 224 

Asunto: Diagrama de Actividades 2.1 Recibir 


Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.1 Recibir Correspondencia 

Recepcionista 

Inicio 

Recibe Correspondencia, Solicitudes, Documentos 

que se originan de Personas, Dependencias u 

Organizaciones internas o externas a la ULA. 

Verifica que el destinatario de la Correspondencia sea 

para la Dirección de Fomento 

Si es 

Si no es 

Verifica si la correspondencia contiene 

anexos si es el caso 

Si tiene 

Si no 

tiene 

Revisa sellos en el sobre. 

Firma el libro de correspondencia como recibida. 

Coloca el sello con fecha, hora, firma y numeración 

correlativa como éste haya sido recibida. 

Ingresa en el Sistema Actualizado de 

Correspondencia (SAC) y registra en el icono de 

agregar un nuevo registro Nº correlativo de 

correspondencia, fecha de recibida, Nº de 

correspondencia que trae, Dependencia o nombre del 

remitente. 

Realiza un pequeño resumen de lo escrito en la 

correspondencia y guarda en el sistema SAC en su 

campo correspondiente. 

Entrega a la Secretaria del Director. 

Devuelve 


Devuelve 


Fin 

Secretaria Director de Fomento 

Revisa toda la Correspondencia. 

Transcribe manualmente en el libro de 

Control de Correspondencia número y 

fecha de oficio, fecha de recibido en la 

Recepción, procedencia, asunto 

resumido y anexos si los tiene. 

Entrega toda la Correspondencia 

Recibida al Director de Fomento. 

Distribuye la Correspondencia de 

acuerdo a la clasificación realizada por 

el Director. 

Fin 

Revisa toda la Correspondencia. 

Analiza la Correspondencia. 

Clasifica la correspondencia de 

acuerdo al tipo de solicitud planteada. 

Entrega toda la Correspondencia a la 

Secretaria para que la distribuya a los 

Jefes de las diferentes Unidades




Página: 225 

Materia: 


Asunto: Procedimiento 2.1 Recibir Correspondencia 


1. Recibe Correspondencia, Solicitudes, Documentos que se originan 

de Personas, Dependencias u Organizaciones internas o externas a 

la ULA. 

2. Verifica que el destinatario de la Correspondencia sea para la 


• Si no es 

3. Devuelve Correspondencia. 

• Si es 

4. Verifica si la correspondencia contiene anexos si es el caso: 

• Si no tiene 

5. Devuelve la Correspondencia. 

Recepcionista 

• Si tiene 

Secretaria del Director de 

Fomento 

6. Revisa sellos en el sobre. 

7. Firma el libro de correspondencia como recibida. 

8. Coloca el sello con fecha, hora, firma y numeración correlativa como 

éste haya sido recibida. 

9. Ingresa en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) y 

registra en el icono de agregar un nuevo registro Nº correlativo de 

correspondencia, fecha de recibida, Nº de correspondencia que 

trae, Dependencia o nombre del remitente. 

10. Realiza un pequeño resumen de lo escrito en la correspondencia y 

guarda en el sistema SAC en su campo correspondiente. 

11. Entrega a la Secretaria del Director. 

12. Revisa toda la Correspondencia. 

13. Transcribe manualmente en el libro de Control de Correspondencia 

número y fecha de oficio, fecha de recibido en la Recepción, 

procedencia, asunto resumido y anexos si los tiene. 

14. Entrega toda la Correspondencia Recibida al Director de Fomento. 

15. Revisa toda la Correspondencia. 

16. Analiza la Correspondencia. 


17. Clasifica la correspondencia de acuerdo al tipo de solicitud 

planteada. 

18. Entrega toda la Correspondencia a la Secretaria para que la 

distribuya a los Jefes de las diferentes Unidades. 

Secretaria del Director de 19. Distribuye la Correspondencia de acuerdo a la clasificación 

Fomento 

realizada por el Director.




Materia: 


Página: 226 

Asunto: Diagrama de Actividad 2.2 Recepción de 

Comunicación de Llamadas




Materia: 


Página: 227 

Asunto: Procedimiento 2.2 Recepción de Comunicación de 



1. Atiende la Comunicación Telefónica. 

2. Pregunta con quien desea comunicarse. 

3. Verifica que por la persona que pregunta pertenece a la Dirección 


• Si no pertenece: 

4. Informa que esta equivocado y rechaza la llamada. 

• Si pertenece: 

5. Verifica si es para el Director de Fomento. 

• Si es: 

6. Comunica la llamada a la Secretaria del Director. (Ir a la actividad 

15) 

• Si no es: 

Recepción 

7. Comunica la llamada al personal de la Dirección de Fomento 

solicitado. 

8. Verifica que la persona solicitada no este ausente: 

• Si está ausente 

9. Toma nota del mensaje de la llamada recibida si la persona 

solicitada esta ausente. 

10. Transmite el mensaje de acuerdo a instrucciones previamente 

recibidas con la solicitud. 

• Si está presente: 

11. Realiza llamada al cubículo hasta obtener comunicación. 

12. Ubica a través de la llamada a la persona que están solicitando. 

13. Informa que tiene una llamada en línea. 

14. Comunica la llamada telefónica. 

15. Verifica que el Director este presente: 

• Si está ausente 

16. Toma nota del mensaje de la llamada recibida y lo transmite al 

Secretaria 

Director. 

• Si está presente 

17. Pasa la Llamada al Director




Materia: 


Página: 228 

Asunto: Diagrama de Actividades 2.3 Preparación y Entrega 

de la Correspondencia de Salida 

Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.3 Preparación y Entrega de la correspondencia de Salida 

Inicio 

Acudir a primera hora de la mañana y de la 

tarde a la Oficina del Director. 

Recepcionista 

Verifica si hay correspondencias firmadas 

por el Director de Fomento para darle salida, 

o correspondencia por procesar 

Clasifica la correspondencia de acuerdo a 

las instrucciones del Director de Fomento. 

Verifica si hay correspondencia para el 

personal de la Dirección de Fomento o fuera 


Fuera de la Dirección 

Dentro de la 

Dirección 

Elabora Correspondencia de Salida de 

acuerdo a las instrucciones del Director 

Coloca nº de correlativo de la 

Correspondencia de Salida. 

Busca la firma del Director de Fomento. 

Saca una (1) copia a la Correspondencia de 

Salida. 

Coloca en un sobre original de 

correspondencia de salida y escribe la 

Dirección del Destinatario. 

Entrega el sobre a la Recepcionista. 

Archiva la copia de correspondencia de 

salida. 

Elabora memorando para el personal 

de la Dirección de Fomento 

Distribuye la Correspondencia a 

través del memorando por las oficinas 

del Personal de Fomento, 

dependiendo de la información 

solicitada. 

Fin 

Secretaria 

Recibe el sobre de la Secretaria del Director. 

Verifica que el sobre esté numerado que 

contenga escrito el nombre, dirección del 

Destinatario y esté cerrado. 

Registra manualmente en el Libro Control de 

Correspondencia de Salida fecha de entrega, 

nº de correspondencia, destinatario, fecha de 

salida y firma de quien lo recibe. 

Llama al Correo de la ULA 

Entrega a través del mensajero del correo de 

la ULA el sobre y cuaderno de Control de 


Fin




Materia: 


Página: 229 

Asunto: Procedimiento 2.3 Preparación y Entrega de la 



1. Entrega Correspondencias, Solicitudes, Oficios y Documentación en 

Recepción 

General a la Secretaria del Director de Fomento. 

2. Acudir a primera hora de la mañana y de la tarde a la Oficina del 

Director. 

3. Verifica si hay correspondencias firmadas por el Director de 

Fomento para darle salida, o correspondencia por procesar. 

4. Clasifica la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del 

Director de Fomento. 

5. Verifica si hay correspondencia para el personal de la Dirección de 

Fomento o fuera de la Dirección. 

• Si es dentro de la Dirección: 

6. Elabora memorando para el personal de la Dirección de Fomento. 

7. Distribuye la Correspondencia a través del memorando por las 

Secretaria 

oficinas del Personal de Fomento, dependiendo de la información 

solicitada. 

• Si es fuera de la Dirección. 

8. Elabora Correspondencia de Salida de acuerdo a las instrucciones 

del Director 

9. Coloca nº de correlativo de la Correspondencia de Salida. 

10. Busca la firma del Director de Fomento. 

11. Saca una (1) copia a la Correspondencia de Salida. 

12. Coloca en un sobre original de correspondencia de salida y escribe 

la Dirección del Destinatario. 

13. Entrega el sobre a la Recepcionista. 

14. Archiva la copia de correspondencia de salida. 

15. Recibe el sobre de la Secretaria del Director. 

16. Verifica que el sobre esté numerado que contenga escrito el 

nombre, dirección del Destinatario y esté cerrado. 

17. Registra manualmente en el Libro Control de Correspondencia de 

Recepción 

Salida fecha de entrega, nº de correspondencia, destinatario, fecha 

de salida y firma de quien lo recibe. 

18. Llama al Correo de la ULA 

19. Entrega a través del mensajero del correo de la ULA el sobre y 

cuaderno de Control de Correspondencia de Salida




Materia: 


Página: 230 

Asunto: Diagrama de Actividades 2.4 Recoger y Embolsar 

Basura




Página: 231 

Materia: 


Asunto: Procedimiento 2.4 Recoger y Embolsar Basura 


1. Hace una lista de los implementos a utilizar. 

2. Busca los implementos necesarios en el cuarto de 

mantenimiento. 

3. Va a todas las oficinas de la Dirección de Fomento para 

cambiar cada recolector de basura. 

Aseador 

4. Coloca la basura recolectada en una bolsa grande negra. 

5. Lleva la basura recolectada al basurero. 

6. Recoge todo el material utilizado. 

7. Limpia o lava muy bien el material utilizado. 

8. Guarda el material utilizado en el cuarto de mantenimiento 

en orden y en su lugar.




Materia: 


Página: 232 

Asunto: Diagrama de Actividades 2.5 Mantenimiento de las 


Proceso de Apoyo 2: Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Actividades: 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones 

Aseador 

Inicio 

Busca en el cuarto de mantenimiento el material necesario para la 

limpieza diaria. 

Va al sitio donde se va a comenzar la limpieza. 

Sacude el polvo de escritorios, computadoras, puertas, ventanas, 

sillas. 

Barre las oficinas, baños, el espacio físico de la Dirección de 

Fomento. 

Lava los Baños. 

Limpia y desinfecta todo el espacio físico de la Dirección de 

Fomento. 

Verifica que las oficinas estén limpias. 

Limpia y organiza el área de la cocina. 

Limpia y lava el material utilizado para la limpieza. 

Traslada todo el material utilizado al cuarto de mantenimiento. 

Deja el material en orden y en su lugar. 

Fin




Materia: 


Página: 233 

Asunto: Procedimiento 2.5 Mantenimiento de las 



1. Busca en el cuarto de mantenimiento el material necesario para la 

limpieza diaria. 

2. Va al sitio donde se va a comenzar la limpieza. 

3. Sacude el polvo de escritorios, computadoras, puertas, ventanas, 

sillas. 

4. Barre las oficinas, baños, el espacio físico de la Dirección de 

Fomento. 

Aseador 

5. Lava los Baños. 

6. Limpia y desinfecta todo el espacio físico de la Dirección de 

Fomento. 

7. Verifica que las oficinas estén limpias. 

8. Limpia y organiza el área de la cocina. 

9. Limpia y lava el material utilizado para la limpieza. 

10. Traslada todo el material utilizado al cuarto de mantenimiento. 

11. Deja el material en orden y en su lugar.




Asunto: 

Materia: 

Proceso de Apoyo 3: Apoyo Informático 


Página: 234 

PROCESO DE APOYO 3: APOYO INFORMÁTICO




Materia: 



Jerarquía de de Procesos de de Apoyo del del Sistema de de Fomento 

 

PA-1 

Apoyo 


 

PA-2 

Servicios 

Secretariales 



 

 

PA-3 

Apoyo 

Informático 

 


 

PA-3.1 

Instalación de 

Equipos 

 

PA-4 

Archivo 

 

PA-5 


Página: 235 

 

PA- 6 

Desarrollo y 


Políticas y 

Planes 

Fuente: 

Fuente: 

Modelo 

Modelo 

Jerarquía 

Jerarquía 

de 


Procesos. 

Procesos. 

Curso 

Curso 

Modelado 

Modelado 



Negocios 

Negocios 

orientado 

orientado 

por 

por 

objetos 

objetos 

2005. 

2005. 

Prof. 

Prof. 

Judith 

Judith 

Barrios, 

Barrios, 

Prof. 

Prof. 

Isabel 

Isabel 

Besembel. 

Besembel. 

ULA 

ULA




Página: 236 

Materia: 


Asunto: Diagrama de Actividades y procedimientos 





Página: 237 

Materia: 


Asunto: Diagrama de Actividad 3.1 Instalación de Equipos




Página: 238 

Materia: 


Asunto: Procedimiento 3.1 Instalación de Equipos 


1. Instala nuevos equipos de computación en la dependencia. 

2. Realiza configuración de los equipos instalados en la dependencia 

relativos a Red-ULA 

3. Asigna puntos de red según solicitudes de los usuarios internos de la 


4. Realiza mantenimiento de los equipos de cada una de las unidades 

Apoyo Informático 

de la Dirección de Fomento. 

5. Asigna cuenta a los usuarios. 

6. Diseña base de datos según las necesidades de cada unidad de la 


7. Presta apoyo a la unidad de Apoyo desconcentrada.

Materia: 





Asunto: 

Proceso de Apoyo 4: Archivo 

PROCESO DE APOYO 4: ARCHIVO 

Página: 239

Materia: 

Proceso de Apoyo 4 : Archivo 




Asunto: 



 

PA-1 

Apoyo 



 

PA-2 

Servicios 

Secretariales 


 

PA-4 Archivo 

 

PA-4-1 

Préstamo de 

Documentación 

del Archivo 

 

 

PA-3 

Apoyo 

Informático 

 

PA-4 

Archivo 

 

PA-4.2 

Archivo de 

Documentos 

 

PA-5 


 

PA- 6 

Desarrollo y 




Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA 

Página: 240

Materia: 





Página: 241 

Asunto: 



Materia: 





Página: 242 

Asunto: 

Diagrama de Actividades 4.1 Préstamo de Documentación del 

Archivo 

Proceso de Apoyo 4: Archivo Diagrama de Actividades: 4.1 Préstamo de Documentos 

Archivista 

Inicio 

Recibe Solicitud de Documentación por parte de las 

Unidades de la Dirección de Fomento. 

Busca en el Sistema Actualizado de Correspondencia 

(SAC) por el código establecido para cada Unidad que 

conforma la Dirección de Fomento, el Documento 

requerido. 

Busca en el Archivo la carpeta que suministra el 

Sistema Actualizado de Correspondencia de acuerdo al 

número establecido. 

Ubica la carpeta en su respectivo archivador y obtiene 

la Documentación solicitada. 

Registra en el Sistema Actualizado de 

Correspondencia (SAC) la Documentación de Salida. 

Hace firmar el libro de Control de Préstamo del 

Documento por parte del solicitante. 

Entrega la Documentación solicitada 

Fin

Materia: 





Página: 243 

Asunto: 

Procedimiento 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo 


1. Recibe Solicitud de Documentación por parte de las Unidades de la 


2. Busca en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) por el 

código establecido para cada Unidad que conforma la Dirección de 

Fomento, el Documento requerido. 

3. Busca en el Archivo la carpeta que suministra el Sistema 

Actualizado de Correspondencia de acuerdo al número establecido. 

Archivista 

4. Ubica la carpeta en su respectivo archivador y obtiene la 

Documentación solicitada. 

5. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) la 

Documentación de Salida. 

6. Hace firmar el libro de Control de Préstamo del Documento por 

parte del solicitante. 

7. Entrega la Documentación solicitada.

Materia: 





Página: 244 

Asunto: 

Diagrama de Actividades 4.2 Archivo de Documentos 

Proceso de Apoyo 4: Archivo Diagrama de Actividades: 4.2 Archivo de Documentos 

Archivista 

Inicio 

Recibe las Correspondencias, Solicitudes, Oficios, Documentos en general 

con sus respectivos soportes. 

Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) el número de 

carpeta según dependencia que remite la documentación, fecha de ser 

archivada, y estado actual de la documentación. 

Clasifica el material para archivar y efectúa lectura del documento a archivar y 

soportes si los tiene. 

Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido por 

Unidades que integran la Dirección de Fomento. 

Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. 

Archiva las Correspondencias, Solicitudes, Documentos en general y sus 

respectivos soportes si los tiene. 

Realiza en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) un resumen del 

Documento por archivar. 

Guarda dentro del Archivo la carpeta contentiva de correspondencias, 

solicitudes, documentos en general con sus respectivos soportes si es el caso. 

Fin

Materia: 





Página: 245 

Asunto: 

Procedimiento 4.2 Archivo de Documentos 


1. Recibe las Correspondencias, Solicitudes, Oficios, Documentos en 

general con sus respectivos soportes. 

2. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) el 

número de carpeta según dependencia que remite la 

Archivista 

documentación, fecha de ser archivada, y estado actual de la 

documentación. 

3. Clasifica el material para archivar y efectúa lectura del documento a 

archivar y soportes si los tiene. 

4. Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido 

por Unidades que integran la Dirección de Fomento. 

5. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. 

6. Archiva las Correspondencias, Solicitudes, Documentos en general 

y sus respectivos soportes si los tiene. 

7. Realiza en el Sistema Actualizado de Correspondencia (SAC) un 

resumen del Documento por archivar. 

8. Guarda dentro del Archivo la carpeta contentiva de 

correspondencias, solicitudes, documentos en general con sus 

respectivos soportes si es el caso.

Materia: 





Asunto: 

Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal 

Página: 246 

PROCESO DE APOYO 5: ASESORÍA LEGAL

Materia: 





 

-Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999) 

. Ley Orgánica del Trabajo (1997) 

. Ley orgánica de Administración Pública (17/10/2001) 

-Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 

. Ley del Estatuto de la Función Pública (06/09/2002) 


. Ley de Licitaciones (13/11/2001) 

-Ley de Alquileres.(2000) 

-Ley de Régimen Laboral.(1998) 

-Ley de Propiedad Horizontal.(1998) 

-Código de Comercio.(1955) 

-Código Civil.(1986) 

. Resoluciones de Consejos: Universitario, Facultad, Escuela y 

Departamento. 

-Reglamento Interno del Consejo Jurídico Asesor.(1995) 

. Reglamento de Compras y contratación de servicios ULA (10/02/2003) 

. Reglamento de Contraloría Interna de la ULA (13/05/1998) 

Director de Servicios 

Generales 

 

-Solicitud de Contratos de 

Arrendamiento, Servicios y 

Trabajo. 

-Solicitud de Documentos 

Compromiso de Préstamo, - 

Refinanciamiento y Aporte 


-Solicitud de asesoría Legal a 

las Unidades y al Sector 

Productivo 

 

-Informe de Matriz de Comparación del Plan de 

Aporte Institucional. 

-Presupuestos aprobados. 

-Aprobación del Consejo de Fomento. 

-Informes de Planificación y Proyectos. 

-Cálculo de Servicio de la Deuda. 

requiere 


Ejecuta 

 

Personal de la Unidad de 


Asunto: 


Página: 247 

DIAGRAMA DEL PROCESO DE ASESORÍA LEGAL 

 

Jefe de la Unidad de 


controla cumple 

 

PA-5 

ASESORÍA LEGAL 

Consulta 

 

Sistema Automatizado de 

Recaudación (SAR) 

Sistema Universitario 

administración Sectorial(SUAS) 

Apoya 


 

 

Contratos de Trabajo, 

Honorarios Profesionales, 

Arrendamientos y de 

Servicio 

 

Documentos Compromiso 

de Préstamo, 

Refinanciamiento y Aporte 

Institucional 

 

Asesoría Legal y Jurídica 

 

Personal AO: Administrativo 

Técnico y Obrero, adscrito a la 



Dirección de 

Fomento y Jefe 

de Unidades

Materia: 





Asunto: 

Diagrama de jerarquía de Procesos 


 

PA-2 

PA-1 

Servicios 

Apoyo Secretariales 

Administrativo y de Mantenimiento 


 


 

PA-5.1 

Elaboración del 

Documento 

Compromiso 

 

PA-5.3 

Visar 

Documentos 

 

 

PA-3 

Apoyo 

Informático 

 

PA-4 

Archivo 

 

PA-5.2 

Definición del 

Marco Legal del 


Materia: 





Página: 249 

Asunto: 






Página: 250 

Materia: 

Asunto: 


Diagrama de Actividades 5.1 Elaboración del Documento 

Compromiso 

Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Diagrama de Actividades: 5.1 Elaboración del Documento Compromiso 

Unidad de Planificación y Proyectos 

Inicio 

Entregar Notificación del Financiamiento del 

Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría 

Legal 

Registra en el Sistema de Control de 

Proyectos: Fecha del Documento, 

Compromiso, Condiciones del 


Archiva Notificación del 

Financiamiento del Consejo de 

Fomento y copia del Documento 

Compromiso 

Fin 


Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a 

la Unidad Autónoma seleccionada para su administración. 

Establece condiciones de la Transacción del Documento 

Compromiso. 

Elabora el Documento Compromiso atendiendo al Informe de 

Evaluación del Solicitante. 

Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y 

Proyectos el Documento Compromiso. 

Obtiene firma aval del Consejo Jurídico Asesor en el 


Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar 

Proyectos Universitarios del Presidente del Consejo de 

Fomento, Director de Fomento, y Responsable de la Unidad 

Académica o Administrativa. 

Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar 

Empresas Universitarias del Rector, Presidente de 

CORFOULA, y Presidente de la Empresa. 

Obtiene firma en el Documento Compromiso para transferir la 

administración a CORFOULA del Presidente del Consejo de 

Fomento, de la Unidad Académica solicitante y del Presidente 

de la Corporación. 

Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control 

de Proyectos. 

Emite original y dos (2) copias del Documento Compromiso y 

original y copia de Notificación del Financiamiento del Consejo 

de Fomento y distribuye. 

Entrega un juego de copias de Notificación del 

Financiamiento del Consejo de Fomento y Documento 

Compromiso a la Unidad de Planificación y Proyectos y un 

juego de copias a la Unidad de Apoyo Desconcentrada 

Entrega copia del Documento Compromiso a Secretaria para 

enviar al Beneficiario del Financiamiento. 



Entrega Recursos Aprobados 

Fin 

Secretaria 

Entregar oficio al Beneficiario del 

Financiamiento con copia del 


Fin

Materia: 





Página: 251 

Asunto: 

Procedimiento 5.1 Elaboración del Documento Compromiso 


Unidad de Planificación y 1. Entregar Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento a la 

Proyectos 

Unidad de Asesoría Legal. 

2. Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la 

Unidad Autónoma seleccionada para su administración. 

3. Establece condiciones de la Transacción del Documento Compromiso. 

4. Elabora el Documento Compromiso atendiendo al Informe de 

Evaluación del Solicitante. 

5. Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el 


6. Obtiene firma aval del Consejo Jurídico Asesor en el Documento 

Compromiso. 

7. Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Proyectos 

Universitarios del Presidente del Consejo de Fomento, Director de 

Fomento, y Responsable de la Unidad Académica o Administrativa. 

8. Obtiene firma en el Documento Compromiso para financiar Empresas 

Universitarias del Rector, Presidente de CORFOULA, y Presidente de la 

Unidad de Asesoría Legal Empresa. 

9. Obtiene firma en el Documento Compromiso para transferir la 

administración a CORFOULA del Presidente del Consejo de Fomento, 

de la Unidad Académica solicitante y del Presidente de la Corporación. 

10. Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de 

Proyectos. 

11. Emite original y dos (2) copias del Documento Compromiso y original y 

copia de Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y 

distribuye. 

12. Entrega un juego de copias de Notificación del Financiamiento del 

Consejo de Fomento y Documento Compromiso a la Unidad de 

Planificación y Proyectos y un juego de copias a la Unidad de Apoyo 


13. Entrega copia del Documento Compromiso a Secretaria para enviar al 

Beneficiario del Financiamiento. (Ir a la actividad 17) 

14. Registra en el Sistema de Control de Proyectos: Fecha del Documento, 

Unidad de Planificación y Compromiso, Condiciones del Financiamiento. 

Proyectos 

15. Archiva Notificación del Financiamiento del Consejo de Fomento y copia 

del Documento Compromiso 

Unidad de Apoyo 16. Entrega Recursos Aprobados. (ver procedimiento Entregar Recursos 


Aprobados). 

17. Entregar oficio al Beneficiario del Financiamiento con copia del 

Secretaria 

Documento Compromiso.




Página: 252 

Materia: 

Asunto: 


Diagrama de Actividades 5.2 Definición del Marco Legal del 


Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Diagrama de Actividades: 5.2 Definición del Marco legal del Financiamiento 

Unidad de Planificación y Proyectos 

Inicio 

Entrega a la Unidad de Asesoría Legal 

Notificación de Aprobación del Financiamiento 

por el Consejo de Fomento, conjuntamente con 

el Informe de Evaluación del solicitante 

Registra en el Sistema de Control de 

Proyectos Fecha del Documento 

Compromiso y Condiciones del 


Archiva original de Notificación de 

Aprobación del Financiamiento del 

Consejo de Fomento y copia del 


Fin 

Para Financiamiento de 

Proyectos Universitarios: 

Del Presidente del 

Consejo de Fomento, 

Director de Fomento, y 

responsable de la Unidad 

Académica o 


Unidad de Planificación y 

Proyectos copia del 

Documento Compromiso 

y original de Notificación 

de Aprobación del 

Financiamiento del 



Revisa Notificación de Aprobación del 

Financiamiento por el Consejo de Fomento y el 

Informe de Evaluación. 

Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y 

de ser el caso a la Unidad autónoma del 

Consejo de Fomento seleccionada para su 

administración. 

Establece condiciones de la transacción del 


Elabora Documento Compromiso atendiendo al 

Informe de Evaluación del solicitante. 

Analiza conjuntamente con la Unidad de 

Planificación y Proyectos el Documento 

Compromiso. 

Obtiene visado del Documento Compromiso por 

parte del Consejo Jurídico Asesor 

Obtiene firma del Documento compromiso 

dependiendo del tipo de Financiamiento 

Distribuye 

Para Financiamiento 

de Empresas 

Universitarias: Del 

Rector, Presidente 

de CORFOULA, 

Presidente de la 

Empresa. 

Registra el Documento Compromiso en el Sistema de 

Control de Proyectos. 

Para transferir la 

Administración a 

CORFOULA: Del 

Presidente del Consejo 

de Fomento, de la 

Unidad Académica o 

Administrativa y del 

Presidente de la 

Corporación. 

Emite Original y dos copias del Documento Compromiso, 

original y copia de Notificación de Aprobación del 

Financiamiento del Consejo de Fomento y Distribuye a: 

Distribuye 

La Unidad de Apoyo 

Desconcentrada original 

del Documento 

Compromiso y copia de 

Notificación de Aprobación 

del Financiamiento del 


A Secretaria para 

enviar al Beneficiario 

del Financiamiento 

copia del Documento 

Compromiso. 



Verifica Documento 

Compromiso y copia de 

Notificación de Aprobación 

del Financiamiento del 


Fin 

Secretaria 

Elabora oficio de entrega 

del Documento 

Compromiso al 

Beneficiario 

Entrega al Beneficiario el 

oficio con copia del 

Documento Compromiso 

Fin




Página: 253 

Materia: 

Asunto: 


Procedimiento 





Proyectos 


1. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Notificación de Aprobación del 

Financiamiento por el Consejo de Fomento, conjuntamente con el 

Informe de Evaluación del solicitante. 

2. Revisa Notificación de Aprobación del Financiamiento por el Consejo de 

Fomento y el Informe de Evaluación. 

3. Entrevista al Beneficiario del Financiamiento y de ser el caso a la 

Unidad autónoma del Consejo de Fomento seleccionada para su 

administración. 

4. Establece condiciones de la transacción del Documento Compromiso. 

5. Elabora Documento Compromiso atendiendo al Informe de Evaluación 

del solicitante. 

6. Analiza conjuntamente con la Unidad de Planificación y Proyectos el 


7. Obtiene visado del Documento Compromiso por parte del Consejo 

Jurídico Asesor 

8. Obtiene firma del Documento Compromiso dependiendo del tipo de 

Financiamiento: 

• Para Financiamiento de Proyectos Universitarios: Del Presidente del 

Consejo de Fomento, Director de Fomento, y responsable de la Unidad 

Académica o Administrativa. 

• Para Financiamiento de Empresas Universitarias: Del Rector, 

Presidente de CORFOULA, Presidente de la Empresa. 

• Para transferir la Administración a CORFOULA: Del Presidente del 

Consejo de Fomento, de la Unidad Académica o Administrativa y del 

Presidente de la Corporación. 

9. Registra el Documento Compromiso en el Sistema de Control de 

Proyectos. 

10. Emite Original y dos copias del Documento Compromiso, original y 

copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo de 

Fomento y distribuye a: 

• La Unidad de Planificación y Proyectos copia del Documento 

Compromiso y original de Notificación de Aprobación del Financiamiento 

del Consejo de Fomento. 

• La Unidad de Apoyo Administrativo original del Documento Compromiso 

y copia de Notificación de Aprobación del Financiamiento del Consejo 


• A Secretaria para enviar al Beneficiario del Financiamiento copia del 

Documento Compromiso.




Página: 254 

Materia: 

Asunto: 


Procedimiento 





Proyectos 



Secretaria 

11. Registra en el Sistema de Control de Proyectos Fecha del Documento 

Compromiso y Condiciones del Financiamiento. 

12. Archiva original de Notificación de Aprobación del Financiamiento del 

Consejo de Fomento y copia del Documento Compromiso. 

13. Verifica Documento Compromiso y copia de Notificación de Aprobación 

del Financiamiento del Consejo de Fomento. 

14. Entrega Recursos Aprobados 

15. Elabora oficio de entrega del Documento Compromiso al Beneficiario 

16. Entrega al Beneficiario el oficio con copia del Documento Compromiso




Página: 255 

Materia: 

Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto: Diagrama de Actividades 5.3 Visar Documentos




Página: 256 

Materia: 

Proceso de Apoyo 5: Asesoría Legal Asunto: Procedimiento 5.3 Visar Documentos 


1. Analiza los aspectos legales de: Operaciones Inmobiliarias, Aspectos 

laborales de las Empresas o Unidades de Producción, Trámites 

Administrativos del Consejo de Fomento, u otra operación y opinión 

solicitada por el Director. 

2. Prepara Informe y/o Documento Legal o Contractual de lo solicitado. 


3. Registra en la aplicación del Control de Gestión el status del 

Documento. 

4. Elabora oficio de remisión al Consejo Jurídico Asesor. 

5. Entrega oficio de remisión a la Secretaria para su envío al Consejo 

Jurídico Asesor. 

6. Envía oficio al Consejo Jurídico Asesor. 

Secretaria 

7. Espera resolución del consejo Jurídico Asesor y entrega al Director de 

Fomento. 

8. Recibe del Consejo Jurídico Asesor Documento Visado y entrega a la 


Unidad de Asesoría Legal. 

9. Presenta en el Registro Principal el Documento Visado. 

10. Acuerda fecha y hora para la firma de la máxima Autoridad de la 


Universidad y la parte interesada. 

11. Retira el Documento Compromiso una vez firmado.




Página: 257 

Materia: 

Asunto: 


Diagrama de Actividades 5.4 Actualización de Documento de 

cobranzas de Cuentas




Página: 258 

Materia: 

Asunto: 


Procedimiento 5.4 Actualización de Documento de cobranzas 

de Cuentas 


Unidad de Planificación 1. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Documento de Compromiso 

y Proyectos 

Original y Oficio de Cobro. 


Legal 

Unidad de Planificación 

y Proyectos 



Secretaria 


y Proyectos 


Legal 


y Proyectos 

2. Verifica que los datos del deudor correspondan con los datos del 

Documento Original, el monto de la deuda y el porcentaje cancelado. 

3. Establece las condiciones de pago con el deudor: 

• Si es de inmediato 

4. Informa a la Unidad de Planificación y Proyectos. (Ir a la actividad 9) 

• Si no es de inmediato: 

5. Se acuerda refinanciamiento de la deuda y establece las condiciones de 

redacción del nuevo contrato. 

• Si el refinanciamiento es parcial 

6. No incluye intereses de mora establece el tiempo de refinanciamiento 

hasta dos años a la tasa vigente, mas intereses de mora a partir del tercer 

año, hasta un máximo de cinco años. Se incluye cláusula de fiel 

cumplimiento. 

• Si el refinanciamiento es por el total de la deuda. 

7. Incluye los intereses de mora establece el tiempo de refinanciamiento 

hasta tres años a la tasa del Consejo de Fomento. Se incluye cláusula de 

fiel cumplimiento. 

8. Entrega el nuevo contrato a la Unidad de Planificación y Proyectos.(Ir a la 

actividad 10) 

9. Recauda ingresos propios (ver procedimiento Recaudar Ingresos 

Propios). 

10. Estudia y analiza las condiciones acordadas de refinanciamiento en el 

nuevo contrato. 

11. Entrega al Director el nuevo contrato de refinanciamiento para su revisión. 

12. Revisa el nuevo contrato y lo somete a consideración del Consejo de 

Fomento. 

13. Estudia el nuevo contrato de refinanciamiento y deja constancia en Acta. 

14. Entrega Resolución del Consejo de Fomento a la Secretaria 

15. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia a la Unidad de 

Planificación y Proyectos. 

16. Registra en la aplicación de Control de Proyectos lo acordado en la sesión 

del Consejo de Fomento. 

17. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal el Contrato de Refinanciamiento. 

18. Obtiene en el documento la firma del Director de Fomento y del 

Beneficiario del préstamo por novación. 

19. Elabora dos originales del Contrato de Refinanciamiento. 

20. Entrega originales de Contrato de Refinanciamiento a la unidad de 

Planificación Proyectos. 

21. Reproduce copia fotostática del Contrato de Refinanciamiento y 

distribuye: original para el Director de Fomento, original a la Secretaria 

para el Beneficiario y copia a la Unidad de Apoyo Desconcentrada. 

Director de Fomento 22. Entrega a la Secretaria Contrato de Refinanciamiento.




Página: 259 

Materia: 

Asunto: 


Procedimiento 5.4 Actualización de Documento de cobranzas 

de Cuentas 


23. Entrega Contrato de Refinanciamiento al Beneficiario (ver procedimiento 

Secretaria 


24. Archiva el Contrato de Refinanciamiento que envió el Director de 

Fomento. 

Unidad de Apoyo 25. Espera cancelación de las cuotas por parte del Beneficiario. (ver 


procedimiento Recaudar Ingresos Propios)




Página: 260 

Materia: 

Asunto: 


Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de Políticas y 


PROCESO DE APOYO 6: DESARROLLO Y EVALUACIÓN 

DE POLÍTICAS Y PLANES




Materia: 

Procesos de Apoyo 6: Desarrollo Y Evaluación de Políticas y 


 

- Constitución Nacional de la República (1999) 

. Ley Orgánica del Trabajo (1997) 


. Resoluciones de Consejos: Universitario, 

Facultad, Escuela y Departamento 

. Políticas de la Dirección 

. Normas internas de la Dirección. 

Equipo Rectoral 


OCEPRE 

OCEPLAN 

Comunidad 

Universitaria 

 

- Solicitudes 

-Resoluciones del Consejo 

Universitario sobre lineamientos y 

políticas del Consejo de Fomento. 

- Resolución de informe de Gestión 

de la Dirección de Presupuesto y 

PLANDES. 

-Plan Estratégico Institucional. 

-Propuestas de Cambio 

 

-Circulares y Resoluciones del Consejo 


-Plan Estratégico Institucional. 

-Fijación de Metas. 

-Informe de Gestión aprobado. 

-Plan Operativo y Proyecto de Presupuesto 

 

Personal Administrativo 

Profesional y Técnico de la 



 

Director de la 

Dirección de 

Fomento 


Asunto: 


DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO DESARROLLO Y 

EVALUACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES 

requiere 

Ejecuta 

Consulta 

cumple 

 

PA-6 

DESARROLLO Y 

EVALUACIÓN DE 

POLÍTICAS Y 

PLANES 

 

. WEB´s: RedULA 

-Sistema Automatizado de 

Recaudación. (SAR) 

-Sistema Universitario 

Administración Sectorial.(SUAS) 


Diseñar y aplicar estrategias para el 

desarrollo de líneas de acción operativas y 

la distribución eficiente de los recursos, 

mediante la definición del plan de gestión y 

el establecimiento de metas e indicadores 

que permitan una eficiente toma de 

decisiones para el cumplimiento de los 

objetivos del Consejo de Fomento 

Apoya 

 

Personal Técnico y 

Obrero de la Dirección 


Página: 261 

 

Políticas y Planes del Consejo 


Equipo Rectoral 


OCEPRE 

OCEPLAN 

Comunidad 

Universitaria




Materia: 



Asunto: 


Página: 262




Materia: 



Página: 263 

Asunto: 

Diagrama de Actividades y Procedimientos. 





Materia: 



Página: 264 

Asunto: 

Diagrama de actividades 6.1 Definición de lineamientos, 

Políticas y Planes. 

Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de políticas y planes Diagrama de actividades 6.1 Definición de Lineamientos, Políticas y Planes 

Recepción Secretaria 


Inicio 

Recibe de PLANDES los 

lineamientos del Plan Estratégico 


Registra en el Sistema 

Actualizado de Correspondencia 

(SAC) los Lineamientos del Plan 

Estratégico Institucional y envía a 

la Secretaria del Director. 

Registra manualmente 

Lineamientos del Plan Estratégico 

Institucional y envía al Director 

Define los Objetivos Estratégicos en 

función de los resultados que espera 

obtener en el nuevo Ejercicio Fiscal. 

Determina Áreas, Procesos y Proyectos 

por activar, fortalecer o perfeccionar. 

Actualiza las Normas de Funcionamiento 


Determina recursos necesarios para 

mantener o activar Proyectos y Procesos. 

Define Lineamientos para el próximo 

Ejercicio Fiscal de acuerdo con el Plan 

Estratégico Institucional. 

Entrega el Plan Estratégico Institucional a 

la Unidad de Apoyo Desconcentrada. 

Revisa Análisis propuesto de las 

actividades de cada unidad 

Espera instrucciones de la Dirección de 

Programación y Presupuesto, y la oficina 

de PLANDES para la formulación del Plan 

Operativo Anual y Anteproyecto de 

Presupuesto. 

Recibe Instrucciones la Oficina de 

P.L.A.N.D.E.S y de la Dirección de 

Formulación y Presupuesto para la 

Formulación del Plan Operativo Anual y 

Anteproyecto de Presupuesto. 

Convoca a reunión a los jefes de las 

Unidades. 

Entrega en reunión, instructivos y 

Lineamientos para la Formulación del 

anteproyecto de presupuesto y el POA. 

Fin 


Revisa Lineamientos del Plan 

Estratégico Institucional. 

Convoca a reunión a todas las 

Unidades de la Dirección de Fomento 

Determina Proyectos, Acciones 

Centralizadas, los Productos, Medios 

de Verificación, Distribución de Metas 

de cada Unidad. 

Envía al Director Análisis de las 

Unidades.




Materia: 



Página: 265 

Asunto: 

Procedimiento 6.1 Definición de lineamientos, Políticas y 

Planes. 


1. Recibe de PLANDES los lineamientos del Plan Estratégico 


Recepción 

2. Registra en el Sistema Actualizado de Correspondencia 

(SAC) los Lineamientos del Plan Estratégico Institucional y 

envía a la Secretaria del Director. 

3. Registra manualmente Lineamientos del Plan Estratégico 

Secretaria 

Institucional 

Secretaria). 

y envía al Director. (ver procedimientos 


4. Define los Objetivos Estratégicos en función de los resultados 

que espera obtener en el nuevo Ejercicio Fiscal. 

5. Determina Áreas, Procesos y Proyectos por activar, fortalecer 

o perfeccionar. 

6. Actualiza las Normas de Funcionamiento de la Dirección. 

7. Determina recursos necesarios para mantener o activar 

Proyectos y Procesos. 

8. Define Lineamientos para el próximo Ejercicio Fiscal de 

acuerdo con el Plan Estratégico Institucional. 

9. Entrega el Plan Estratégico Institucional a la Unidad de Apoyo 


10. Revisa Lineamientos del Plan Estratégico Institucional. 

11. Convoca a reunión a todas las Unidades de la Dirección de 



Fomento 

12. Determina Proyectos, Acciones Centralizadas, los Productos, 

Medios de Verificación, Distribución de Metas de cada 

Unidad. 

13. Envía al Director Análisis de las Unidades. 

14. Revisa Análisis propuesto de las actividades de cada unidad 

15. Espera instrucciones de la Dirección de Programación y 

Presupuesto, y la oficina de PLANDES para la formulación del 

Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto. 


16. Recibe Instrucciones la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y de la 

Dirección de Formulación y Presupuesto para la Formulación 

del Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto. 

17. Convoca a reunión a los jefes de las Unidades. 

18. Entrega en reunión, instructivos y Lineamientos para la 

Formulación del anteproyecto de presupuesto y el POA.




Materia: 



Página: 266 

Asunto: 

Diagrama de actividades 6.2 Desarrollar el Plan Económico de 


Proceso de Apoyo 6: Desarrollo y Evaluación de políticas y planes Diagrama de actividades 6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios 

Unidad de Planificación y Proyectos Director de Fomento 

Inicio 

Recibe Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 

Analiza Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 

Establece los mecanismos para la aplicación de los 

Lineamientos. 

Evalúa el comportamiento del crecimiento de Ingresos 

Propios. 

Estudia necesidades económicas futuras de la 

Institución conjuntamente con la Oficina de 

P.L.A.N.D.E.S y la Dirección de Programación y 

Presupuesto. 

Estima y proyecta costos de las Inversiones requeridas. 

Elabora el Plan de Inversiones a Largo Plazo 

conjuntamente con la Unidad de Bienes y rentas y la 


Envía el Plan de Inversiones a Largo Plazo al Director. 

Elabora el Plan Económico: estudiando y analizando 

Fuentes de Ingresos, Inversiones, Previsión de Cobros 

y Pagos, de Beneficios o Pérdidas, Estado concreto de 

los Ingresos Propios y Aporte a la Sustentabilidad 

Financiera de la Institución. 

Entrega al Director el Plan Económico de Ingresos 

Propios. 

Evalúa el Plan de Inversiones y de ser el caso hace 

los ajustes pertinentes. 

Establece directrices. 

Analiza el Plan de Inversiones a Largo Plazo y si 

esta conforme lo discute con el Vicerrector 

Administrativo. 

Envía al Vicerrector Administrativo. 

Recibe del Vicerrector Administrativo el Plan de 

Inversiones a Largo Plazo con los Ajustes, 

Directrices y Proyectos. 

Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el 

Plan de Inversiones a Largo Plazo. 

Analiza el Plan Económico de Ingresos Propios 

Fin




Materia: 





Proyectos 



Proyectos 

Página: 267 

Asunto: 

Procedimiento 6.2 Desarrollar el Plan Económico de Ingresos 

Propios 

1. Recibe Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 

2. Analiza Lineamientos y Objetivos Estratégicos. 

3. Establece los mecanismos para la aplicación de los 

Lineamientos. 

4. Evalúa el comportamiento del crecimiento de Ingresos Propios. 

5. Estudia necesidades económicas futuras de la Institución 

conjuntamente con la Oficina de P.L.A.N.D.E.S y la Dirección de 

Programación y Presupuesto. 

6. Estima y proyecta costos de las Inversiones requeridas. 

7. Elabora el Plan de Inversiones a Largo Plazo conjuntamente 

con la Unidad de Bienes y rentas y la Unidad de Apoyo 


8. Envía el Plan de Inversiones a Largo Plazo al Director. 

9. Evalúa el Plan de Inversiones y de ser el caso hace los ajustes 

pertinentes. 

10. Establece directrices. 

11. Analiza el Plan de Inversiones a Largo Plazo y si esta conforme 

lo discute con el Vicerrector Administrativo. 

12. Envía al Vicerrector Administrativo. 

13. Recibe del Vicerrector Administrativo el Plan de Inversiones a 

Largo Plazo con los Ajustes, Directrices y Proyectos. 

14. Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Plan de 

Inversiones a Largo Plazo. 

15. Elabora el Plan Económico: estudiando y analizando Fuentes 

de Ingresos, Inversiones, Previsión de Cobros y Pagos, de 

Beneficios o Pérdidas, Estado concreto de los Ingresos Propios 

y Aporte a la Sustentabilidad Financiera de la Institución. 

16. Entrega al Director el Plan Económico de Ingresos Propios. 

Director de Fomento 17. Analiza el Plan Económico de Ingresos Propios




Materia: 



Página: 268 

Asunto: 

Diagrama de actividades 6.3 Evaluación de la Gestión




Página: 269 

Materia: 



Asunto: Procedimiento 6.3 Evaluación de la Gestión 


1. Envía el Libro de Control de Recepción de Correspondencia 

Secretaria 

semanalmente a la Unidad de Planificación y Proyectos (Ir al 

paso Nº4) 

2. Envía Evaluación y Ejecución de Proyectos y Actividades de 

Unidad de Bienes y Rentas Generación de Ingresos quincenalmente a la Unidad de 

Planificación y Proyectos. (Ir a la actividad Nº 5.) 


3. Envía Estado de Ejecución Presupuestaria quincenalmente a la 

Unidad de Planificación y Proyectos (Ir a la actividad Nº 6) 

4. Verifica información de evaluación de Proyectos y Actividades 

de Ingresos Propios del Libro de Correspondencia. 

5. Registra en el Sistema de Proyectos cambios en la Evaluación y 

Ejecución de Proyectos y Actividades de Generación de 

Ingresos quincenalmente. 

6. Analiza ejecución y modificaciones en el Estado de Ejecución 

Presupuestaria de la Unidad de Apoyo Desconcentrada 

quincenalmente. 

7. Transcribe electrónicamente la información en la aplicación para 

el Control de Gestión. 

Unidad de Planificación y 8. Emite Reporte de de Indicadores de Gestión por Unidad y por 

Proyectos 

área estratégica de evaluación. 

9. Valora el Grado de Avance Físico y Financiero, Desviaciones de 

las Metas Físicas y Financieras Programadas, Modificaciones 

Presupuestarias, Normas que han incidido en el Desempeño, 

Cambios en la Estructura Organizativa, Avances en la 

Implementación de las Políticas, Resultados de los Indicadores 

de Medición del Desempeño. 

10. Propone acciones para corregir desviaciones o modificar 

estrategias. 

11. Elabora Informe de Seguimiento de los Planes Estratégicos y 

Operativos y entrega al Director. 

12. Revisa Productividad-Rentabilidad de las Unidades 

Generadoras de Ingreso (UGI), Empresas, Proyectos, 

Comportamiento de los Indicadores Financieros, Incremento de 

Actividades, 

Personal. 

Proyectos, Indicadores de Desempeño del 


13. Ajusta de ser el caso las Acciones y corrige desviaciones y 

modifica estrategias. 

14. Registra su opinión en la Planilla de Informe de Gestión, por 

Área y por Empleado. 

15. Llama a Reunión al Personal de la Dirección. 

16. Hace saber al personal Resultados del Informe de Gestión. 

17. Envía al Unidad de Planificación y Proyectos el Informe de 

Gestión




Página: 270 

Materia: 



Asunto: Procedimiento 6.3 Evaluación de la Gestión 


Unidad de Panificación y 

Proyectos 


Unidad de Panificación y 

Proyectos 



18. Actualiza en el Sistema las Metas de acuerdo a las Acciones 

definidas por el Director. 

19. Imprime el Reporte de Modificación de Estrategias. 

20. Entrega el Reporte a la Unidad de Apoyo Desconcentrada. 

21. Analiza el Informe de Gestión 

22. Revisa las Metas y si tiene Incidencias Presupuestarias realiza 

la Modificación. (ir al proceso Modificar el Presupuesto) 

23. Consolida la Información Trimestralmente y con la Unidad de 

Planificación y Proyectos elabora el Informe Trimestral de 

Metas. 

24. Envía a la Unidad de Planificación y Proyectos el Informe. 

25. Consolida la Información de los cuatro trimestres y elabora el 

Informe de Gestión. 

26. Propone al Director Planes de Mejoramiento. 

27. Envía al Director Informe de Gestión. 

28. Evalúa y hace ajustes si es el caso. 

29. Envía Informe de Gestión para el Consejo de Fomento para su 

conocimiento y aprobación, y al Consejo Universitario para su 

Consideración. 

30. Recibe Informe de Gestión y Planes de Mejoramiento. 

31. Conoce y Aprueba.




Página: 271 

Materia: 



Asunto: Procedimiento 6.3 Evaluación de la Gestión

Materia: 

Modelo de Actores 




MODELO DE ACTORES 

Página: 272 

Asunto: 

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

Materia: 

Modelos de Actores 




Página: 273 

Asunto: 

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales 

DIRECCIÓN DE FOMENTO 

ACTOR ROLES ACTIVIDADES 

• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en 

consecuencia. 

• Materializar las políticas emanadas de los órganos de gobierno universitario. 

• Rendir cuenta de las actividades de la Dirección al Vicerrectorado Administrativo y demás 

integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias. 

DIRECTOR − 

− 

− 

Dirigir 

Supervisar 

Controlador 

• Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. 

• Decidir sobre la implantación de las recomendaciones emanadas del Consejo Asesor. 

• Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas 

del comité. 

− Coordinador • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades 

− Planificar • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. 

• Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la Dirección, sus participantes o 

realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, 


realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con los 

Jefes de las Unidades. 

• Establecer programas periódicos de evaluación al personal de la Dirección. 

• Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.

Materia: 






JEFE DE PLANES 

OPERATIVO Y 

ESTRATEGICOS 

Página: 274 

Asunto: 


• Coordina el proceso de seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos de la 

Universidad. 

• Planifica actividades de evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos 

proyectos. 

• Revisa y adecua a la Institución los instructivos e instrumentos metodológicos, que van a servir 

de guía para la elaboración, seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos 

institucionales. 

• Estudia y analiza la problemática actual de la Universidad, en las áreas de Docencia, 

Investigación, Extensión, Servicio y Administración, a fin de desarrollar proyectos acorde a las 

necesidades de la Institución. 

• Analiza cualitativamente como cuantitativamente, los indicadores arrojados por la evaluación 

institucional, con el objeto de verificar el cumplimiento de los planes institucionales. 

• Participa en la elaboración de las políticas, programas y metas de los planes operativos, en 

función de las necesidades de la Universidad. 

• Desarrolla conjuntamente con la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria, 

mecanismos que permitan articular los planes y presupuestos de la Universidad. 

• Mantiene contacto con la Oficina de Planificación del Sector Universitario, a fin de ejecutar los 

lineamientos emanados en el área de planificación y promoción. 

• Mantiene relaciones con Universidades Nacionales y Organismos de Planificación y Promoción 

del País, con el objeto de propiciar intercambios de conocimientos a nivel de planificación. 

• Brinda asesoría al personal encargado de la planificación en las diferentes dependencias de la 

Universidad, en la elaboración y ejecución de planes estratégicos y operativos y a cualquier 

ente universitario que requiera apoyo en materia de planificación. 

• Coordina la publicación de los planes estratégicos y operativos de la Universidad. 

• Coordina y planifica jornadas, talleres y otros eventos, a fin de propiciar y promover los planes 

estratégicos y operativos institucionales. 

• Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, el presupuesto de la dirección. 

• Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, las políticas, normas y reglamentos 

internos 

• Elabora informes técnicos, presentando conclusiones y recomendaciones.




Página: 275 

Materia: 

Asunto: 




JEFE DE 

PROYECTOS 

ARQUITECTONICOS 

Y DE INGENIERÍA 

• Planifica y coordina la elaboración de proyectos arquitectónicos y de ingeniería: 

estructura hidráulica, electricidad, aire acondicionado, etc. 

• Inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución. 

• Planifica los programas a desarrollar. 

• Coordina la ejecución de obras financiadas, a través de organismos nacionales, 

regionales o por convenios interinstitucionales. 

• Evalúa y hace seguimiento a los proyectos. 

• Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. 

• Controla los recursos asignados a la unidad. 

• Asesora técnicamente en materia de su competencia. 

• Revisa y verifica presupuestos presentados por los contratistas. 

• Implementa sistemas y procedimientos para la contratación, control y supervisión de 

obras. 

• Coordina, supervisa y dirige equipos interdisciplinarios para la ejecución de proyectos 

relativos al área. 

• Participa y representa a la Institución en reuniones y otros eventos del área. 

• Participa en comisiones del área. 

• Redacta y firma las comunicaciones generadas en la unidad. 

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos 

por la organización. 

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. 

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Materia: 




COORDINADOR 

ADMINISTRATIVO 



Página: 276 

Asunto: 


• Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete. 

• Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del 

presupuesto 

• Controla la ejecución del presupuesto. 

• Establece objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos/acciones necesarias P/ 

alcanzarlas. 

• Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia. 

• Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad. 

• Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia. 

• Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo. 

• Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su competencia. 

• Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo. 

• Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y 

decisiones de carácter administrativo. 

• Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo. 

• Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios. 

• Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias. 

• Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas. 

• Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. 

• Controla las compras, distribución de materiales, registro proveedores, facturas /órdenes de pago. 

• Asiste y participa en reuniones de comité de compras. 

• Controla el funcionamiento de caja. 

• Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la unidad. 

• Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectúa 

• Ordena y verifica trámites de viáticos. 

• Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia. 

• Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área. 

• Vela por la buena administración de los recursos de la unidad. 

• Elabora la memoria y cuenta de la unidad. 

Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.




Página: 277 

Materia: 

Asunto: 




ASISTENTE 

ADMINISTRATIVO 

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. 

• Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. 

• Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. 

• Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, 

pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes 

y otras asignaciones varias. 

• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. 

• Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a 

proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, 

avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de 

funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. 

• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. 

• Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos 

beneficios. 

• Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. 

• Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo 

fijo, avance a justificar, caja chica, etc. 

• Realiza registro contable.




Página: 278 

Materia: 

Asunto: 




• Atiende consultas, asiste y asesora a los usuarios en materia jurídica en las diferentes áreas 

del Derecho, según lo amerite el caso. 

• Instruye, analiza y sustancia los expedientes legales contentivos 

• Emite opinión acerca de cada caso y elabora informe respectivo. 

Redacta las demandas que se presenten y documentos legales en las diversas áreas del 

derecho, según lo requiera el caso. 

Elabora poderes especiales, previa autorización del solicitante, para la representación de los 

mismos en los tribunales. 

• Tramita los casos, conjuntamente con el solicitante, en materia jurídica, 

• Analiza denuncias interpuestas por particulares y prepara respuestas 

• Elabora dictámenes, contratos, resoluciones, fallos administrativos y legales, etc. 

• Recopila, selecciona y estudia informaciones jurídicas. 

• Elabora y presenta informes técnicos, así como también documentos 

• Tramita documentos y/o recaudos pertinentes a casos jurídicos y legales, ante organismos 

ABOGADO 

jurisdiccionales y autoridades administrativas como: Tribunales, Inspectoría, Notarías, 

Registros, etc. 

• Representa, judicial y extrajudicialmente, a personas naturales o jurídicas. 

• Elabora y/o analiza los estatutos, reglamentos, convenios, contratos y demás documentos 

legales, jurídicos y normativas vigentes en los que intervengan la institución. 

• Elabora actas de los acuerdos suscritos en reuniones con representantes gremiales. 

• Revisa expedientes y procesos judiciales de interés para la Institución. 

• Dicta cursos y charlas informativas al personal de la Institución, pertinentes a aspectos 

legales y normativas vigentes. 

• Participa como ponente en seminarios, foros, conferencias relacionadas con aspectos 

legales y jurídicos y otros aspectos de su competencia. 

• Realiza seguimiento a los casos interpuestos por él, ante los tribunales y/o en los que haya 

tenido intervención la dependencia o en lo que ésta tenga interés.




Página: 279 

Materia: 

Asunto: 




PROGRAMADOR 

DE SISTEMAS 

• Diseña programas de baja y mediana complejidad. 

• Mantiene programas de baja y mediana complejidad. 

• Implanta programas de baja y mediana complejidad. 

• Documenta los programas de computación de acuerdo con las normas establecidas. 

• Recolecta información del usuario sobre sus necesidades. 

• Asiste a usuarios finales en el uso de los programas. 

• Diseña pruebas de validación para los programas. 

• Ejecuta pruebas de validación para los programas. 

• Realiza respaldo de la información bajo su responsabilidad. 

• Documenta los trabajos realizados. 

• Participa en reuniones técnicas. 

• Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad para el 

desarrollo de programas de computación. 









Página: 280 

Materia: 

Asunto: 




• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos 

varios de poca complejidad. 

• Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, 

informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y 

carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y 

cuenta y otros documentos diversos. 

• Opera la máquina fotocopiadora y fax. 

• Realiza y recibe llamadas telefónicas. 

• Actualiza la agenda de su superior. 

• Toma mensajes y los transmite. 

• Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. 

SECRETARIA 

• 

• 

Convoca a reuniones de la unidad. 

Distribuye la correspondencia de la unidad. 

• Lleva control de caja chica. 

• Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. 

• Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior. 

• Elabora actas de notas. 

• Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. 





• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada




Página: 281 

Materia: 

Asunto: 




• Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas 

telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. 

• Atiende al público que solicita información dándole la orientación 

requerida. 

• Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por 

el personal y el tiempo empleado. 

RECEPCIONISTA 

• Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante 

registro de número de llamadas y tiempo empleado. 

• Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. 

• Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la 

unidad. 

• Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y 

secciones, así como también los mensajes recibidos. 

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad 

integral, establecidos por la organización. 

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier 

anomalía. 






Página: 282 

Materia: 

Asunto: 




• Asear las instalaciones de !a Organización, así corno distribuir material de 

aseo, utilizando los equipos y materiales correspondientes para mantener en 

condiciones óptimas de limpieza a las mismas. 

• Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas. 

• Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, 

escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y 

oficinas 

ASEADOR 

• Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, 

papel sanitario, desodorantes y otros. 

• Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos. 

• Moviliza material de oficina y mobiliario. 

• Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos 

de oficina, en horas previamente establecidas. 

• Llena reportes de las tareas asignadas. 

• Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. 

• Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos 


• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. 

• Es responsable con carácter constante por el uso de materiales, equipos 

y herramientas tales como: detergentes, mopas, paños, ceras material de 

cristalería, pinzas, cloro, pulidora, aspiradora, cepillo, pala, escardilla, 

escobillón, espátula, hornos de esterilización, entre oíros. 

• Es responsable del mantenimiento de los equipos y herramientas de 

manera Indirecta y con carácter periódico

Materia: 





Página: 283 

Asunto: 


DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO (PLANDES) 


• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en consecuencia. 





DIRECTOR 

− 

− 

− 

− 

− 

Dirigir 

Supervisar 


Coordinador 

Planificar 


• Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas del 

comité. 

• Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades 

• Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. 











Página: 284 

Materia: 

Asunto: 




• Recopila, clasifica y analiza la información para la elaboración y control de ejecución de planes y 

programas de la dependencia. 

• Realiza estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos 

proyectos. 

• Realiza estudios de planificación en una dependencia de la universidad, definiendo metas, 

objetivos y variables a estudiar. 

• Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecución de planes y 

programas, estima el personal requerido y tiempo para la investigación. 

• Evalúa proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos. 

• Realiza diagnósticos y pronósticos de mediana complejidad. 

• Coordina y ejecuta el desarrollo de proyectos y programas que se llevan a cabo en una 

dependencia 

• Diseña, aplica e interpreta encuestas y otros instrumentos. 

PLANIFICADOR 

• Planifica y coordina recursos humanos y materiales requeridos para el desarrollo de los planes y 

• Integra equipos de trabajo multidisciplinario. 

• Actualiza cuadros estadísticos e información relevante relacionada con los proyectos asignados. 

• Elabora métodos y procedimientos para la estructuración y presentación de datos estadísticos y 

la actualización de las mismas. 

• Asiste a reuniones, seminarios, conferencias y foros concernientes al área de planificación. 

• Presta asistencia técnica en materia de su competencia. 

• Supervisa la elaboración de cuestionarios, la realización de encuestas y el análisis de 

información 

• Discute con directivos de la dependencia, los objetivos y alcances de los programas y proyectos. 

• Participa en la implantación de políticas definidas para alcanzar las metas previstas en los 

planes. 

• Tramita solicitudes relacionadas con el área. 

• Lleva y registra los datos concernientes a los empresarios y otros beneficios de crédito. 

• Realiza gestiones del área ante organismos públicos y privados. 

• Participa en la elaboración de la memoria y cuenta y demás publicaciones.

Materia: 






PROGRAMADOR DE 

SISTEMAS 

Página: 285 

Asunto: 


• Analiza programas de baja y mediana complejidad. 

• Diseña programas de baja y mediana complejidad. 

• Elabora programas de baja y mediana complejidad. 

• Mantiene programas de baja y mediana complejidad. 

• Implanta programas de baja y mediana complejidad. 

• Documenta los programas de computación de acuerdo con las normas 

establecidas. 

• Recolecta información del usuario sobre sus necesidades. 

• Asiste a usuarios finales en el uso de los programas. 

• Diseña pruebas de validación para los programas. 

• Ejecuta pruebas de validación para los programas. 

• Realiza respaldo de la información bajo su responsabilidad. 

• Documenta los trabajos realizados. 

• Participa en reuniones técnicas. 

• Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad para 

el desarrollo de programas de computación. 

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, 

establecidos por la organización. 




Materia: 





Página: 286 

Asunto: 


DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO 


• Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y técnicos en 

consecuencia. 




− Dirigir • Presidir las los sesiones del Consejo Asesor en Planificación y Control de Proyectos. 

DIRECTOR 

− 

− 

Supervisar 



• Presidir del comité de adquisiciones, Materializar las decisiones o recomendaciones 

− Coordinador emanadas del comité. 

− Planificar • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades 





realizadores, sus responsables; y sus orígenes, continuidad o supresión, conjuntamente con 

los Jefes de las Unidades. 



Materia: 






JEFE DE 

SECCIÓN 

- Coordinador 

- Supervisor 

- Organizador 

- Controlador 

Página: 287 

Asunto: 


• Planifica y asigna las actividades del personal a su cargo. 

• Coordina y supervisa los trabajos bajo su responsabilidad 

• Ordena y Supervisa el mantenimiento de las instalaciones. 

• Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mant/ rep. 

• Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos. 

• Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas 

• Rinde información al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. 

• Efectúa inspecciones de las instalaciones. 

• Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo / correctivo de los inmuebles. 

• Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas. 

• Controla las horas de sobre tiempo de los trabajadores. 

• Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. 

• Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo. 

• Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones. 

• Estima el costo de las reparaciones necesarias. 

• Prepara órdenes de ejecución de trabajo. 

• Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar. 

• Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las 

• correspondientes órdenes para la solución de éstos problemas. 

• Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. 

• Transcribe y accesa información operando un microcomputador. 

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, 




Materia: 






ALMACENISTA 

- Distribuidor 

- Revisor 

- Recibidor 

- Registrador 

- Ordenar 

- Clasificar 

- Rotulador 

- Verificador 

- Despachador 

Página: 288 

Asunto: 


• Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al 

almacén. 

• Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al 

almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al 

proveedor. 

• Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o 

computarizado. 

• Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización. 

• Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. 

• Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada 

• Lleva el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual 

(kardex) y/o computarizado. 

• Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén. 

• Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior 

• Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. 

• Realiza trámites ante la Dirección de Transporte a fin de conseguir la asignación de vehículos 

para el traslado de la mercancía. 

• Transcribe y accesa información operando un microcomputador. 

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la 

organización. 




Materia: 






COMPRADOR 

OBREROS 

- Ejecutor 

- Analizador 

- Recibidor 

- Verificador 

- Distribuidor 

− Albañil 

− Carpintero 

− Herrero 

− Pintor 

− Plomero 

− Jardinero 

Página: 289 

Asunto: 


• Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por la Institución, 

estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos 

establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores condiciones de precios, calidad y 

oportunidad. 

• Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones. 

• Recibir y verificar requisiciones, órdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos. 

• Verificar la disponibilidad presupuestaria para la Realización de las compras. 

• Velar porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados. 

• Participar en los comités de compra de la Institución. 

• Efectuar y distribuir compras menores. 

• Chequear y verificar materiales y equipos adquiridos. 

• Solicita los materiales necesarios para la ejecución de las labores 

• Opera máquinas especializadas para el mantenimiento 

• Efectúa reparaciones 

• Efectúa mantenimiento de las máquinas y herramientas de trabajo para mantenerlas en 

condiciones optimas 

• Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidas por la organización 

• Mantiene en orden las solicitudes de servicios que le suministra el supervisor. 

• Traslada de un lugar a otro mobiliario y equipos 

• Arma y utiliza equipos de elevación, escaleras, andamios y grúa. 

• Recoge y desecha en los depósitos de basuras los desperdicios localizados en las áreas 

correspondientes al sitio de trabajo asignado. 

• Ayuda a la realización de inventario del área 

• Coordina operativo de trabajo según instrucciones de supervisor inmediato 

• Mantiene en buenas condiciones el lugar de trabajo 

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada

Materia: 





Página: 290 

Asunto: 


DIRECCIÓN DE PERSONAL –DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL 







DIRECTOR 

− Dirigir 

− Supervisar 

− Controlador 



comité. 

− Coordinador • Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades 

− Planificar • Establecer programas de capacitación y adiestramiento al personal de la Dirección. 







Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión enmendada a la Dirección.

Materia: 






JEFE 

DEPARTAMENTO 

− Coordinador 

− Supervisor 

− Organizador 

− Controlador 

Página: 291 

Asunto: 


• Diseña y participa en el desarrollo de ensayos y proyectos de investigación del área. 

• Elabora programas para el cálculo de sistemas e instalaciones requeridas así como de 

inducción, orientación y otros relacionados con el área. 

• Recaba, analiza y tabula datos estadísticos de riesgos ocupacionales. 

• Promueve y controla el cumplimiento de las normas de Higiene y Seguridad Industrial dentro 

de la Institución. 

• Supervisa y evalúa el diseño de planos de ingeniería y obras civiles a ser ejecutadas en la 

Institución. 

• Participa en el diseño, desarrollo y divulgación de información dirigida a la prevención de 

accidentes, seguridad y manejo de equipos. 

• Inspecciona las condiciones de las instalaciones. 

• Coordina, conjuntamente con otras Instituciones, el desarrollo de programas del área. 

• Asesora y evalúa consultas técnicas en el área de su competencia. 

• Participa en la elaboración de normas y procedimientos relacionados con el área. 

• Participa en comisiones y/o equipos interdisciplinarios relacionados con el área. 

• Diseña equipos del área requeridos por la Institución. 

• Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Unidad. 

• Participa en eventos relacionados con el área. 

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por 

la organización. 




Materia: 






ANALISTA E 

INSPECTOR 

− Asesora 

− Analiza 

− Supervisa 

− Recomienda 

− Evalúa 

− Investiga 

Página: 292 

Asunto: 


• Inspecciona condiciones de las áreas de trabajo para verificar si son adecuadas o no. 

• Elabora cronogramas de las inspecciones a realizar en las dependencias de la Universidad. 

• Recomienda modificaciones de estructuras en ambientes de trabajo con espacio pequeño. 

• Sugiere recomendaciones a las dependencias inspeccionadas sobre la dotación de materiales 

y/o equipos de protección y seguridad, desalojo de los pasillos, existencia de vías de escape, 

etc. 

• Verifica el cumplimiento de las medidas correctivas en los centros de trabajo donde se 

detectaron anomalías. 

• Evalúa los posibles daños que puedan ocasionar a los trabajadores, las infraestructuras de la 

Institución. 

• Realiza inspecciones en laboratorios y comedores y determina las fuentes de contaminación. 

• Elabora informes técnicos de los resultados de las investigaciones y recomendaciones 

planteadas. 

• Participa en el diseño y adecuación de planes y programas en materia de seguridad integral 

según normas COVENIN. 

• Prevé los programas de seguridad integral requeridos en el área de investigación. 




Materia: 





Página: 293 

Asunto: 


DIRECCIÓN DE VIGILANCIA 







DIRECTOR − 

− 

− 

− 

− 

Dirigir 

Supervisar 


Coordinador 

Planificar 



comité. 

• Nombrar y remover a los Jefes de las Unidades 









Materia: 






JEFE DE 

DEPARTAMENTO 

− Coordinador 

− Planificar 

− Ejecutar 

− Asesorar 

Página: 294 

Asunto: 


• Ejecutar planes o programas de prevención y reducción de riesgo que afecten a los 

miembros de la comunidad universitaria 

• Ejecutar planes y programas correspondientes a los servicios de supervisión, vigilancia, 

comunicaciones y transporte 

• Interactuar con los Grupos de Atención de Emergencia y Socorro de la Universidad de Los 

Andes y Los Organismos oficiales del Estado relacionados con el área de auxilio en 

situación de desastre. 

• Realizar labores de investigación y seguimiento que permitan determinar la generación de 

riesgo y siniestro 

• Coordinar con el Grupo de Bomberos de la Universidad de Los Andes las políticas, 

programas y proyectos de prevención, control de riesgo, daños y desastre que pudieren 

sucederse o que ocurran en el entorno universitario y sus áreas adyacentes. 

• Elaborar expedientes relacionados con la información de hechos punibles que tengan lugar 

dentro de los recintos, el campus y las zonas adyacentes a la Universidad. 

• Las demás funciones que le asigne la Dirección de acuerdo con la naturaleza del 

Departamento.

Materia: 




SUPERVISOR 

DE VIGILANCIA 

− Supervisa 

− Controla 

− Distribuye 

− Coordina 

− Programa 



Página: 295 

Asunto: 


• Supervisa, distribuye y controla el grupo de vigilantes a su cargo. 

• Recorre con vehículo automotor todas las vías de acceso de las áreas bajo su 

responsabilidad en las horas nocturnas. 

• Realiza recorrido a pie durante el día por las diferentes instalaciones de las áreas bajo su 

responsabilidad. 

• Coordina a los vigilantes a su cargo en los operativos de seguridad. 

• Coordina al personal a su cargo en colaboración con los cuerpos de seguridad 

especializados del estado, en investigaciones asignadas dentro de su ámbito de acción. 

• Coordina acciones a tomar por el personal de vigilantes en los operativos en caso de emergencias. 

• Utiliza claves para comunicarse con el personal de vigilancia a través de radio contactos. 

• Realiza detección y reconocimiento de artefactos explosivos, en caso de sospecharse su 

existencia. 

• Recibe información del personal a su cargo sobre cualquier irregularidad en el servicio. 

• Guarda las llaves de la dependencia bajo su responsabilidad. 

• Programa guardias del personal a su cargo. 

• Implementa operativos de seguridad. 

• Vela por el cumplimiento de las tareas del personal a su cargo. 

• Ayuda al personal a su cargo en sus funciones. 

• Atiende y orienta al público, en general, que solicita información sobre el personal, edificios, oficinas 

y demás instalaciones de la Organización. 

• Suministra material de trabajo al personal bajo su cargo. 

• Hace revisar periódicamente el vehículo automotor que utiliza. 

• Coordina el traslado de dinero de la organización. 

• Atiende y canaliza las soluciones de los incidentes y accidentes de tránsito que puedan 

ocurrir en el área Universitaria. 

• Lleva el control de asistencia del personal a su cargo, reportando ausencias y solicitando los 

suplentes respectivos. 

• Adiestra al personal bajo su cargo. 

• Elabora reportes periódicos sobre las tareas asignadas.

Materia: 






VIGILANTES 

− Verifica 

− Controla 

− Revisa 

− Reporta 

Página: 296 

Asunto: 


• Efectúa recorridos continuos por las instalaciones de la organización y sus adyacencias. 

• Controla la entrada y salida de vehículos, personas, materiales y equipos de la organización. 

• Verifica que los seriales de materiales, equipos, herramientas y mobiliario que salen de la 

organización coincidan con la orden de salida respectiva. 

• Revisa el estado físico de las unidades autobuseras, una vez que estas llegan a 

la organización después de haber sido utilizadas para algún recorrido extraordinario. 

• Traslada dinero al sitio indicado. 

• Reporta ante la Unidad de Transporte anormalidades detectadas en los autobuses. 

• Efectúa llamadas telefónicas a los Cuerpos de Seguridad en caso de ser necesario. 

• Facilita las llaves de los salones y departamentos a profesores y estudiantes que las 

requieren. 

• Utiliza radio contacto para comunicarse por claves con el personal de vigilancia. 

• Impide el estacionamiento de vehículos en zonas prohibidas. 

• Impide desórdenes o alteraciones del orden público. 

• Participa activamente (con vehículo de ser necesario) en los operativos de seguridad y 

vigilancia. 

• Realiza mantenimiento básico preventivo al vehículo utilizado. 

• Realiza detección y reconocimiento de explosivos en caso de sospecharse su 

existencia en alguna de las instalaciones de la organización. 

• Conduce vehículo automotor a solicitud del superior inmediato en caso de presentarse la 

necesidad o alguna emergencia.

Artículo I. Manual de Normas Procesos y 


SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA 


Materia: 

Asunto GLOSARIO DE TÉRMINOS 

GLOSARIO DE TÉRMINOS 

GLOSARIO DE TERMINOS 

Página: 297

Manual de Normas Procesos y Procedimientos 



Materia: 

Asunto GLOSARIO DE TÉRMINOS 

GLOSARIO DE TÉRMINOS 

ACTOR 

Miembro que tiene bajo su responsabilidad la ejecución de un rol. 

Página: 298 

ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 

Muestra la composición de la oficina desde el punto de vista de sistema, así como cada uno de los 

procedimientos fundamentales y de apoyo, desarrollado en la oficina. 

CADENA DE VALOR 

Representa la relación entre los procesos fundamentales y los procesos de apoyo. 

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO 

Expresan que acciones se requieren, qué hacen estas acciones, cuándo tienen lugar, por quienes son 

ejecutadas y la secuencia de las mismas. 

DIAGRAMA DE PROCESO 

Describe la oficina desde el punto de vista de los procesos que éste ejecuta, de sus actores y 

responsabilidades, de los recursos que están involucrados en cada uno de estos procesos. 

LENGUAJE UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO DE 

NEGOCIOS 

Lenguaje utilizado para realizar modelos empresariales o de negocios, sus aplicaciones y 

potencialidades, información necesaria para la apropiada toma de decisiones por parte de los miembros 

que dirigen una organización, empresa o departamento y, que deciden cuál es la mejor manera de 

adaptarse a los cambios exigidos por el ambiente sin perder de vista sus objetivos. 

MATRIZ ACTORES – PROCESOS 

Ilustra los diferentes actores que intervienen en el proceso, sub-procesos y procedimientos 

responsabilidad de cada actor.




Página: 299 

Materia: GLOSARIO DE TÉRMINOS Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS 

MODELADO 

Proceso en el cual un sujeto (modelador) representa, a través de un modelo, ciertas características o 

cualidades de un objeto (cosa, fenómeno, hecho ó sistema). 

MODELO ACTOR – ROL 

Ilustra los actores que participan en los procesos, así como las actividades que cada actor hace en los 

procesos. Define los tipos de actores y define los roles que éstos ejecutan según sus aptitudes, 

formación y ubicación en la estructura organizativa. 

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS 

Representa gráficamente, la interacción del sistema con su entorno, así como las relaciones entre el 

sistema de interés, sus sub-sistemas y suprasistema. 

MODELO DE NEGOCIOS 

Conceptualización de un negocio, empresa u organización, que contiene los elementos de la empresa y 

sus características, las relaciones entre elementos y el agrupamiento ó clasificación de los mismos. 

MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 

Representa la intención de la oficina (Misión – Visión – Objetivos), es decir, el estado actual o potencial 

de la oficina. 

MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 

Ilustra las reglas que controlan, restringen o condicionan la ejecución de los procesos de la oficina. 

MODELO ROL – ACTIVIDAD 

Muestra los diferentes roles ejecutados en la oficina así como el conjunto de actividades que comprende 

cada rol.




Página: 300 


MODELO 

Representación de un proceso, producto u otro elemento que interviene en el desarrollo de un sistema. 

ORGANIGRAMA FUNCIONAL 

Ilustra a la Oficina de Control de Bienes y el conjunto de unidades organizativas relacionadas entre sí 

que lo conforman, formando una jerarquía que establece: la División del Trabajo y la Distribución del 

Poder – Toma de Decisiones. Esto quiere decir, se representa gráficamente las responsabilidades de 

cada actor (exigencias que tienen los miembros de la oficina de dar cumplimiento a las actividades 

encomendadas y rendición de cuentas de su ejecución a la autoridad correspondiente) y la ubicación 

que los mismos tienen dentro de la estructura organizativa con lo cual se visualiza claramente las líneas 

de mando. 

PROCEDIMIENTO 

Descripción detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en el desarrollo de una actividad, 

además muestra los responsables de la ejecución de las mismas. 

PROCESO DE APOYO 

Procesos administrativos y técnicos básicos de la oficina, requeridos por los procesos fundamentales. 

PROCESO FUNDAMENTAL 

Razón de ser de la oficina, según su organización. 

PROCESO 

Es un conjunto de actividades inter-relacionadas que permiten alcanzar un objetivo de la oficina. 

ROL 

Conjunto de actividades que tienen un objetivo bien definido dentro de la oficina.





Página: 301 

SISTEMA 

Un conjunto de partes complementarias que interactúan y que poseen propiedades, capacidades y 

comportamientos que emergen de las partes y de sus interacciones. 

SUB-PROCESO 

Descomposición del proceso.

sistematizacion de la administracion universitaria - Universidad de ...

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