Guía y manual de operación - CSS Ingenieros y Asociados SAS

Guía y manual de operación
Versión 1.2.28
vi. Dirección de respuesta: Se carga este campo con el asociado al tercero, pero
puede ser re digitado de ser necesario.
vii. Dependencia: Se seleccionara de la lista dependencias, previamente definidas
en la opción administrar dependencias.
viii. Tipo de documentos: Se escogerá el tipo de documento de la lista que se
desplegara y que contiene aquellos documentos que hallan sido previamente
definidos en la opción administración / tipos de documentos, para la
dependencia seleccionada.
ix. Tiempo de respuesta: Se cargara automáticamente, mostrando el tiempo
máximo de repuesta al documento recepcionado; cabe anotar que este tiempo
se mostrara únicamente para aquellos documentos que requieran respuesta
obligatoria.
x. Asunto: En este espacio se debe explicar la naturaleza del documento,
generalmente corresponde a la referencia o asunto.
xi. Descripción: Se ingresara una breve descripción del contenido del documento.
xii. Precedente: este campo se utiliza cuando se encuentra un remitente frecuente
y el usuario le crea a este usuario un folder en donde reposaran todos los
documentos recibidos de este usuario.
Digitalizar el documento
El físico puede ser digitalizado, lo cual generara un archivo este archivo será
el que se debe seleccionar y adjuntar al sistema.
Para ello se realizan los siguientes pasos:
PROCESO 2. DISTRIBUICION DE RADICADOS opción 1 (empresas grandes).
El funcionario encargado del proceso de ventanilla única, realizará la distribución a
la dependencia correspondiente, para ello debe verificar el campo de
DESTINATARIO, y de ser necesario realizar su corrección, Grabando los cambios
en caso de encontrar errores al digitar los datos del físico al sistema. Una vez
realizado esta revisión, procederá a la DISTRIBUCION a través del sistema para
ello en la opción PROCESOS del menú, selecciona DISTRIBUCION, y se
desplegara la ventana que permite realizar el proceso así:
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