Guía para Proveedores - Walmart México
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<strong>Guía</strong> <strong>para</strong> <strong>Proveedores</strong><br />
Conversión a GLS<br />
Centro de Distribución<br />
Santa Ana – Costa Rica<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Tabla de Contenido<br />
1. PROCESO NEGOCIACIÓN Y CENTRALIZACIÓN ................................................................ 4<br />
1.1 NEGOCIACIÓN DE PORCENTAJE DE CENTRALIZACIÓN. ........................................................ 4<br />
2. ITEM FILE ................................................................................................................................... 5<br />
2.1 INCLUSIÓN DE UN ARTÍCULO................................................................................................. 5<br />
2.2 RECEPCIÓN COMERCIAL ..................................................................................................... 5<br />
2.3 PLANTILLA ELECTRÓNICA PARA LA CREACIÓN DE NUEVOS ARTÍCULOS ................................ 6<br />
2.4 ESPACIOS OBLIGATORIOS A COMPLETAR POR EL PROVEEDOR ............................................ 6<br />
2.5 DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS: ........................................................................................... 6<br />
2.6 REQUISITOS FISCALES ....................................................................................................... 12<br />
2.6.1 Artículos Exentos sobre las ventas ....................................................................... 12<br />
2.6.2 Ejemplo de Carta que se debe dirigir a <strong>Walmart</strong> Centroamérica ..................... 12<br />
2.6.3 ¿Cómo obtener los formularios? ........................................................................... 12<br />
3. RESURTIDO: ............................................................................................................................ 13<br />
3.1 TIPOS DE ARTÍCULOS RESURTIBLES:.................................................................................. 13<br />
5.2 TIPOS DE ORDEN DE COMPRA ............................................................................................ 13<br />
3.2 VIGENCIAS ......................................................................................................................... 14<br />
3.3 RETAIL LINK Y ENVÍO ELECTRÓNICO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA. ................................. 14<br />
3.3.1 EDI ............................................................................................................................... 14<br />
3.4. Orbit............................................................................................................................. 15<br />
4. LOGÍSTICA: ............................................................................................................................. 16<br />
4.1 ESPECIFICACIÓN DE PRODUCTO, EMBALAJE Y PALETIZADO.............................................. 16<br />
4.2 ÁREA DE VALIDACIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PRODUCTOS .......................................... 16<br />
4.3 CUMPLIMIENTO DE LAS CARACTERÍSTICAS PRESENTADAS PARA VALIDACIÓN DURANTE LAS<br />
ENTREGAS ....................................................................................................................................... 16<br />
4.4 PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCÍA EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN ........................ 16<br />
4.4.1 Requisitos <strong>para</strong> la Asignación de Citas ............................................................... 16<br />
4.4.2 Requisitos <strong>para</strong> la entrega: ..................................................................................... 17<br />
4.4.3 Ingreso a las Instalaciones ..................................................................................... 17<br />
4.4.4 Condiciones de Entrega de la Mercancía ............................................................. 18<br />
4.4.8 Recepción de Mercancía ......................................................................................... 22<br />
4.4.9 Generación de Comprobante de Entrega de Mercancía (POD) ........................ 24<br />
4.5 PROGRAMA DE LOGÍSTICA EN REVERSA (BACKHAUL).......................................... 25<br />
5 VENDOR MASTER .................................................................................................................. 26<br />
5.1 ASPECTOS ADMINISTRADOS Y CONTROLADOS EN VENDOR MASTER ........................................ 26<br />
5.1.2 COMPONENTES EN EL NUEVO NÚMERO DE PROVEEDOR ........................................................ 26<br />
5.1.3 USO DE “SECUENCIAS” EN EL NÚMERO DEL PROVEEDOR ................................................. 26<br />
5.2 CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................... 26<br />
5.2.1 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO ................................................................. 26<br />
5.2.2 CAMBIOS EN EL PROCESO POR CONVERSIÓN A SISTEMAS WM .......................................... 27<br />
5.2.3 REQUISITOS DE LAS FACTURAS ......................................................................................... 27<br />
5.2.4 CARGO POR ENTREGA CENTRALIZADA. .............................................................................. 28<br />
5.2.5 PROCESO DE PAGO ........................................................................................................... 28<br />
5.2.6 CÓDIGOS UTILIZADOS EN LOS DETALLES DE PAGO............................................................. 28<br />
ANEXO 1 ............................................................................................................................................ 34<br />
GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................. 34<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Presentación<br />
El siguiente documento contiene la información básica requerida, <strong>para</strong> facilitar la<br />
interacción de nuestros proveedores en Costa Rica con los Centros de Distribución y el<br />
área Logística.<br />
El documento está enfocado principalmente en aquellos aspectos que variarán con el<br />
cambio de sistemas, sin embargo incluímos también otros aspectos importantes <strong>para</strong> el<br />
manejo de productos centralizados en nuestros Centros de Distribución.<br />
Por lo tanto lo establecido en este documento no aplicará a ninguno de los demás<br />
países de la región centroamericana.<br />
Para todos los efectos legales y de facturación la<br />
razón social a utilizar en Costa Rica debe ser<br />
“Corporación Supermercados Unidos S.A.”<br />
Número Cédula Jurídica 3-101-00722305<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
1. Proceso Negociación y Centralización<br />
La Centralización es un concepto de operación que permite hacer más eficiente la<br />
cadena de abastecimiento desde el proveedor hasta las tiendas de Wal-Mart<br />
Centroamerica.<br />
Consiste en la concentración de las entregas de productos en el Centro de Distribución<br />
<strong>para</strong> que este los lleve a todas las tiendas.<br />
Principales beneficios de la centralización:<br />
Soporte <strong>para</strong> la expansión geográfica.<br />
Reducción del tiempo total de ciclo pedido-despacho<br />
Reducción del costo total de la cadena logística<br />
Reducción de los niveles de inventario<br />
Especialización de la administración de la tienda en atención al cliente<br />
Reducción de faltantes<br />
Resurtido (Logística) y Comercial son las áreas responsables de informar al Proveedor<br />
sobre el proceso de Centralización.<br />
Área Rol<br />
Comercial Define con el proveedor que productos le interesa sean<br />
centralizados.<br />
Resurtido Negocia porcentaje de descuento por centralización.<br />
Operaciones C.D. Determina la capacidad existente <strong>para</strong> el manejo centralizado<br />
del producto.<br />
1.1 Negociación de Porcentaje de Centralización.<br />
a. Si proveedor es parte de red de distribución contacta a Resurtido e indica su<br />
interés por comenzar la entrega de sus productos centralizadamente, si proveedor<br />
es nuevo Comercial le va a consultar si está interesado.<br />
b. El administrador de categorías o el Gerente de Resurtido de Logística le darán las<br />
indicaciones requeridas <strong>para</strong> continuar el proceso.<br />
Para información de Centralización en Costa Rica puede comunicarse de lunes a<br />
viernes de 8:30 a.m. – 5:30 p.m. con:<br />
Contacto Puesto Correo electrónico Teléfono<br />
Fernando Villalobos Encargado de Centralización fvillal@wal-mart.com 2582-8740<br />
2243-7100<br />
Rafael Herrera Gerente de Resurtido r1herre@wal-mart.com Ext. 37829<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
2. Item File<br />
IF: Área encargada de la administración y actualización del catálogo de artículos y sus<br />
atributos.<br />
2.1 Inclusión de un artículo<br />
Los motivos por los que se requerirá pasar por el proceso de Item File son los siguientes:<br />
Inclusión de artículo nuevo.<br />
Modificación de artículos existentes<br />
Promociones<br />
Cambios de precios<br />
2.2 Recepción Comercial<br />
Verificará que los formularios sean presentados por el proveedor con la información y<br />
documentación necesaria, actualizada y completa, estos requisitos son entre otros:<br />
Permisos del Ministerio de Salud<br />
Documentación en físico y electrónico<br />
Certificación de productos exentos<br />
Si la información no es presentada completa, no se<br />
tramitará y será devuelta <strong>para</strong> su corrección.<br />
El Comprador o Administrador de Categoría verificará la información entregada por el<br />
proveedor <strong>para</strong> ser registrada en los sistemas de la compañía, incluyendo las condiciones<br />
negociadas con el mismo.<br />
RECEPCIÓN<br />
COMERCIAL<br />
COMPRADOR/<br />
ADMINISTRADOR<br />
DE CATEGORÍA<br />
Si la documentación y las muestras se encuentran correctas, los Compradores enviarán la<br />
información correspondiente al área de Item File, que registrará los artículos en los<br />
sistemas.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
VENDOR<br />
MASTER
2.3 Plantilla electrónica <strong>para</strong> la creación de nuevos artículos<br />
Cada vez que a un proveedor se le apruebe el ingreso de un nuevo artículo, deberá<br />
presentar la plantilla electrónica debidamente completada, cumpliendo con los lineamientos<br />
siguientes:<br />
Debido a que la plantilla se utiliza <strong>para</strong> alimentar nuestros sistemas, es muy<br />
importante mantenerla sin modificaciones. Por esto les solicitamos no alterarla.<br />
o No Eliminar columnas o filas<br />
o No Agregar columnas o filas<br />
o No Incluir fórmulas<br />
o No modificar el formato o colores de los datos<br />
La plantilla contiene comentarios sobre la información de cada campo; se les<br />
solicita seguir las debidas indicaciones.<br />
Debe tener completos los espacios obligatorios<br />
Cuando tengan dudas acerca de la información que debe registrarse, deberá<br />
consultarlo al Administrador de Categoría o Comprador contacto, <strong>para</strong> que este le<br />
ayude.<br />
Los espacios que requieran información de un catálogo interno deberán ser<br />
solicitados al Administrador de Categoría. Ejemplo: Marca, Unidad de Medida.<br />
2.4 Espacios obligatorios a completar por el proveedor<br />
La plantilla muestra en fondo gris los campos obligatorios; otros códigos de color se<br />
utilizan <strong>para</strong> los campos necesarios dependiendo del tipo de artículo.<br />
2.5 Descripción de los campos:<br />
1- UPC/EAN<br />
Es el código de barras del artículo, mismo que es escaneado en la caja<br />
registradora<br />
2- Dígito Verificador UPC<br />
Dígito Verificador del Código de barras<br />
3- ID de Stock del Proveedor<br />
Es asignado por el proveedor <strong>para</strong> identificar su mercancía.<br />
o Máximo 15 caracteres<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
4- Descripción 1 del Artículo<br />
Descripción visible <strong>para</strong> el cliente en las etiquetas de precios del punto de venta.<br />
Debe indicar primero marca + nombre del producto + característica<br />
o Máximo 20 caracteres<br />
o No puede ser igual a la Descripción de señalización<br />
5- Estante 1 / Color/Sabor/Aroma<br />
Se detalla el color, sabor o aroma, cuando se considera un atributo importante <strong>para</strong><br />
la identificación del artículo. Este se imprime en la etiqueta de precio<br />
o Máximo 6 caracteres<br />
6- Estante 2 / Tamaño<br />
Información de tamaño o contenido del artículo, el cual se muestra en la etiqueta<br />
de precio.<br />
o Máximo 15 caracteres<br />
7- Unidad de medida/UOM Cantidad Neta<br />
Por cumplimiento de Legislación en Costa Rica solo debe usarse los que están<br />
aprobados por MEIC<br />
Códigos de Unidad de Medida:<br />
o FO: Fluid Ounce (Onza Liquida)<br />
o GA: Galón<br />
o GH-HALF: Medio Galón<br />
o LT: Litro<br />
o PT-PINTA: Igual a 1/8 Galón<br />
o PV-HALF PINT: Media Pinta<br />
o QT-QUART: Igual a 2 pintas<br />
o FT-FOOT: Pie<br />
o IN-INCH: Pulgada<br />
o YD: Yarda<br />
o EA-EACH: Pieza<br />
o GR: Gramos<br />
o LB-POUND: Libra<br />
o OZ-OUNCE: Onza<br />
o KG: Kilogramo<br />
o CF: Cubic Feet (Pie Cúbico)<br />
o CM: Centímetro<br />
o ML: Mililitro<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
8- Cantidad Neta/Cantidad a la Venta<br />
Le indica al consumidor el contenido del empaque que está comprando, determina<br />
el precio por unidad en la etiqueta de precios.<br />
9- Uso Unidad de Medida / UOM & Cantidad Neta / Cantidad a la Venta<br />
Ejemplo Descripción Forma de anotarlo<br />
1 REFRESCO HI-C TETRA BRID 1 LT PERA<br />
Unidad de medida: LT (Litro)<br />
Cantidad : 1<br />
1 LT<br />
2 MARGARINA NUMAR CAJA 500 GR 4 UNID<br />
Unidad de medida: EA (Pieza)<br />
Cantidad: 4<br />
4 EA<br />
3 PASTA TOMATE MAGGI 174 GR<br />
Unidad de medida: GR (Gramos)<br />
Cantidad: 174<br />
4 CAMISETA BEBE CARITAS NIÑA T:12<br />
Unidad de medida: EA (Pieza)<br />
Cantidad: 1<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
174 GR<br />
1 EA<br />
10- Descripción 2 del Artículo<br />
Indicar código de país donde se registra el articulo +marca + nombre del<br />
producto + característica.<br />
Iniciar esta descripción con una abreviación Indicando el país donde se registra<br />
el artículo seguido de la descripción del artículo.<br />
o Máximo 20 caracteres<br />
11- Descripción del Tiquete de Caja o Descripción del UPC<br />
Debe ser una descripción muy breve y clara del producto (nombre genérico)<br />
o Máximo 12 caracteres<br />
12- Descripción <strong>para</strong> Señalización<br />
Descripción detallada del artículo, que seria nombre del producto + marca<br />
+característica + tamaño<br />
o Máximo 40 caracteres.<br />
o No puede ser igual a la Descripción 1.
13- Marca<br />
o Código de Marca por el cual el producto es conocido.<br />
o Código de Marca <strong>para</strong> ligarlo con el artículo nuevo.<br />
o Esta información proviene de un catálogo interno.<br />
14- Descripción de Género de Moda<br />
La tienda describe varias clasificaciones de vestimenta, tales como ropa sport,<br />
vestimenta casual, etc. Este campo se usa exclusivamente <strong>para</strong> Ropa y Calzado.<br />
o Máximo : 20 caracteres<br />
o Esta información proviene de un catálogo interno.<br />
15- UPC/EAN (DUN14 ó GTIN-14) Empaque del proveedor<br />
El código de UPC del empaque o caja (Dun 14). Es decir el código de barras<br />
que contiene la caja que el proveedor entrega en el Centro de Distribución. Se<br />
usa también <strong>para</strong> EDI.<br />
16- Cantidad de empaque de proveedor<br />
Cantidad de unidades contenidas en el empaque del proveedor, que es entregado<br />
al Centro de Distribución o al punto de venta en caso de manejarse por Compra<br />
Directa. (Vendor Pack)<br />
17- Longitud del empaque de proveedor<br />
Usada <strong>para</strong> calcular el volumen <strong>para</strong> embarque (en centímetros)<br />
cm = centímetros<br />
18- Ancho del empaque de proveedor<br />
Usada <strong>para</strong> calcular el volumen <strong>para</strong> embarque (en centímetros)<br />
cm = centímetros<br />
19- Altura del empaque de proveedor<br />
Usado <strong>para</strong> calcular el volumen <strong>para</strong> embarque (en centímetros).<br />
cm = centímetros<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
20- Peso del empaque de proveedor<br />
Peso de la caja de empaque del proveedor (en kilos - K),<br />
Utilizado por el área de Tráfico <strong>para</strong> la consolidación de camiones del<br />
proveedor<br />
K = Kilo<br />
21- UPC/EAN del Artículo<br />
Código UPC del artículo de venta al consumidor final.<br />
22- Cantidad de empaque del Centro de Distribución<br />
Cantidad de piezas contenidas en el Empaque del CD que es despachado a la<br />
Tienda. (Warehouse Pack)<br />
23- Costo Unitario<br />
El precio que <strong>Walmart</strong> paga al proveedor por unidad.<br />
24- Costo de empaque de proveedor<br />
Es el costo que <strong>Walmart</strong> paga por un empaque de artículos del proveedor.<br />
26- Marcado con precio de fábrica<br />
Se usa cuando un producto tiene un precio marcado en el empaque.<br />
26- Tiempo de entrega del proveedor (lead time):<br />
El tiempo transcurrido entre la generación de la orden de compra y la entrega<br />
de la mercancía. (tiempo en días)<br />
27- País de Origen:<br />
Código de país donde se fabricó el producto. Debe ingresarse con dos letras<br />
representando la abreviación del nombre de país se<strong>para</strong>das por punto y coma.<br />
(Ej. AL; CY) en caso que el producto contenga componentes fabricados en<br />
países diferentes.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
28- ID del fabricante:<br />
Es el código interno del fabricante <strong>para</strong> identificar el artículo. (Alfanumérico)<br />
29- Longitud del Artículo<br />
Longitud del producto en Decímetros<br />
30- Ancho del Artículo<br />
ANCHO del producto en Decímetros<br />
31- Altura del Artículo<br />
ALTURA del producto en Decímetros<br />
32- Peso del Artículo<br />
PESO del producto en kilogramos<br />
33- Registro Sanitario:<br />
Número de Registro Sanitario emitido por el ministerio de salud.<br />
34- Fecha Vencimiento del Registro Sanitario.<br />
Fecha límite de la vigencia del registro sanitario en el país.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
2.6 Requisitos Fiscales<br />
2.6.1 Artículos Exentos sobre las ventas<br />
Para el registro de nuevos productos que tengan la clasificación de exentos, todo<br />
proveedor deberá aportar la nota que se adjunta junto con el formulario de registro<br />
del producto. Mediante dicha nota el proveedor indicará el sustento legal que<br />
justifica la clasificación de exento y deberá venir firmada por el responsable del<br />
área financiera o el representante legal de la empresa.<br />
Se recomienda al proveedor realizar consulta a la Dirección General de Tributación<br />
(DGT) sobre el fundamento legal que sustenta la condición de exento de los<br />
productos. En caso de contar con un documento oficial de la DGT que compruebe<br />
la condición de exento, se solicita la presentación de la misma a Wal Mart<br />
Centroamérica.<br />
2.6.2 Ejemplo de Carta que se debe dirigir a <strong>Walmart</strong> Centroamérica<br />
San José, XX de XX del 2009.<br />
Señores<br />
Departamento Comercial<br />
Corporación de Supermercados Unidos, S.A.<br />
S.O.<br />
Estimados señores:<br />
De acuerdo a la solicitud planteada, por este medio le informo que es el criterio de<br />
[nombre proveedor] conforme al artículo [indicar fundamento legal], los productos que se<br />
detallan abajo están exentos del pago del Impuesto General sobre las Ventas [o bien<br />
indicar si es gravado a nivel de fábrica o se encuentra inscrito en algún régimen especial<br />
de tributación]:<br />
Detallar artículo (s), código de artículo y/o código de barras<br />
Lo anterior constituye nuestra interpretación conforme al contenido de la ley vigente,<br />
razón por la cual, en caso que las autoridades fiscales en una eventual revisión externen<br />
un criterio distinto al indicado respecto de los productos descritos, mi representada asume<br />
frente a Corporación de Supermercados Unidos S.A., (“CSU”) la responsabilidad<br />
correspondiente por cualquier inconveniente de naturaleza fiscal que ello le pueda causar.<br />
Atentamente<br />
[Responsable del Área Financiera, Impuestos o Representante Legal]<br />
2.6.3 ¿Cómo obtener los formularios?<br />
Para obtener los formularios requeridos por Item file ingrese a:<br />
www.walmart-centroamerica.com/online_item_file.htm<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
3. Resurtido:<br />
Resurtido: área encargada de asegurar el abasto adecuado de mercancía a las tiendas y<br />
Centros de Distribución, mediante una administración eficiente de los inventarios, utilizando<br />
los sistemas <strong>Walmart</strong>.<br />
3.1 Tipos de artículos resurtibles:<br />
En los CDs de <strong>Walmart</strong> Centroamérica existen dos canales de distribución de productos,<br />
Staple stock, los artículos se almacenan en el Centro de Distribución<br />
Assembly, son artículos Cross dock, que no se almacenan en el CD.<br />
Para clasificar los artículos por su origen y por el canal usado <strong>para</strong> ser enviados a las<br />
Tiendas, éstos se identifican con un código llamado “Tipo de Artículo”<br />
Los artículos que se almacenan pueden ser locales o importados y a su vez pueden ser<br />
básicos o de temporada. (resurtibles 20,22,40,42)<br />
Los artículos assembly pueden ser de entrega directa a tiendas o de cross dock (resurtibles<br />
37, 33 no resurtibles, 07, 03, 43)<br />
Artículo <strong>Walmart</strong>:<br />
Es un número de 7 dígitos con el que se identifica la mercancía en <strong>Walmart</strong>; los<br />
primeros dos dígitos corresponden al número de departamento.<br />
El siguiente cuadro resume estos tipos de artículos:<br />
ARTÍCULO DESCRIPCIÓN ENTREGA<br />
Artículos de distribución concentrada (assembly)<br />
Tipo 33 La entrega de mercancía debe ser en el CeDis (Cruce de Andén). Cruce de Andén<br />
Tipo 37 La entrega de mercancía debe ser directamente en las Tiendas Tiendas<br />
Mercancía local, se entrega en el CeDis y se almacena <strong>para</strong> su envió posterior a tiendas (inventario<br />
permanente)<br />
Tipo 20 Mercancía nacional y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock. (En CD<br />
<strong>para</strong> almacenar)<br />
Tipo 22 Mercancía nacional (temporada) y la entrega es por medio del Staple Stock. (En CD<br />
CeDis.<br />
<strong>para</strong> almacenar)<br />
Mercancía no resurtible por el sistema<br />
Tipo 07 La entrega de mercancía debe ser directamente en las Unidades de Tiendas<br />
Negocio.<br />
Tipo 10 Mercancía de ropa (moda).<br />
Cruce de Andén o<br />
La entrega debe ser siempre vía CeDis o tienda.<br />
Tiendas<br />
Mercancía no permanece en el CeDis, es enviada a las tiendas en su totalidad<br />
Tipo 03 La entrega de mercancía debe ser en el CeDis (Cruce de Andén). Cruce de Andén<br />
Tipo 43 Mercancía de importación y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock o Cruce<br />
de Andén<br />
Mercancía de importación de inventario permanente<br />
Tipo 40 Mercancía de importación y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock. (En CD<br />
<strong>para</strong> almacenar)<br />
Tipo 42 Mercancía de importación de temporada, y la entrega es por medio Staple Stock. (En CD<br />
del CeDis.<br />
<strong>para</strong> almacenar)<br />
Si requiere más información sobre este tema, consulte con el Resurtidor de sus<br />
artículos.<br />
5.2 Tipos de Orden de compra<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Para distinguir el canal y los procesos por los cuales atraviesa la mercancía, se asigna a<br />
cada orden un tipo de Orden de Compra, o Tipo de Pedido.<br />
Estas establecen:<br />
El tipo de artículo<br />
El canal donde será procesada dicha orden<br />
3.2 Vigencias<br />
Cada Orden de Compra contiene 3 fechas:<br />
Fecha de Generación. Es la fecha en la cual se creó la orden de compra<br />
Fecha de Embarque. Es la fecha a partir de la cual la orden entra en vigencia y<br />
puede ser recepcionada.<br />
Fecha de Cancelación. Es la fecha de vencimiento de la orden de compra y<br />
después de esta fecha ya no puede ser recepcionada<br />
Cuando el Proveedor recibe una Orden de Compra debe llamar al Área de Asignación de<br />
Citas de Logística <strong>para</strong> que le asigne la fecha y hora de recepción de la mercancía. Dicha<br />
fecha debe estar comprendida entre Fecha de Embarque y la Fecha de Cancelación de la<br />
Orden.de Compra.<br />
3.3 Retail Link y envío electrónico de las Órdenes de Compra.<br />
Retail Link es un sitio web de <strong>Walmart</strong> donde se comparte información con los<br />
proveedores, este acceso requiere la firma de convenios entre ambas partes.<br />
Contrato de Retail Link<br />
Formulario de Retail Link Internet<br />
Verificación <strong>para</strong> el acceso de <strong>Walmart</strong> Retail Link<br />
Una vez que el Proveedor tiene acceso a Retail link, podrá visualizar las órdenes de<br />
compra por medio de alguno de los siguientes sistemas:<br />
EDI<br />
Orbit<br />
3.3.1 EDI<br />
Es un software que permite la conexión e intercambio de información entre diferentes<br />
sistemas y empresas; este es el sistema oficial de envío de órdenes de compra hacia los<br />
proveedores<br />
El estándar de <strong>Walmart</strong> <strong>para</strong> las transacciones electrónicas con sus <strong>Proveedores</strong>.<br />
es EDI/AS2 Multi-Protocolario<br />
El Proveedor puede adquirir directamente la licencia del sofware <strong>para</strong> el uso de EDI/AS2 o<br />
acceder a las órdenes de compra mediante el pago del servicio a un Proveedor o Buró que<br />
realizan la decodificación de los mensajes EDI.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
<strong>Proveedores</strong> de Servicio de Decodificación de Mensajes EDI<br />
Orlando Ramírez I Presidente<br />
Sisnet Consultores<br />
aramirez@sisnet.co.cr<br />
T: 2224-4755<br />
José Jiménez<br />
NeoGrid Business Development<br />
Jose.jimenez@neogrid.com<br />
T: 55 11 2131-8506<br />
C: 55 11 9607-2611<br />
www.neogrid.com.com<br />
Dr. Ricardo S. Johnson | Senior Supply Chain Consultant<br />
Interdata Americas Operation<br />
Tel. (619) 248-1633<br />
rjohnson@interdatallc.com<br />
Gerardo Huertas Arrieta I Gerencia de operaciones<br />
Almamater de Centroamerica<br />
almamate@rasca.co.cr<br />
Tel (506) 2408684 (506) 8169 467<br />
Es necesario tener acceso a Retail Link <strong>para</strong> ver sus órdenes de compra (ver información<br />
en el apartado siguiente- Orbit)<br />
3.4. Orbit<br />
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer), es una aplicación Web desarrollada<br />
por <strong>Walmart</strong> que opera a través de Internet y permite a los <strong>Proveedores</strong> recibir vía<br />
electrónica sus Órdenes de Compra.<br />
Esta aplicación es <strong>para</strong> pequeños proveedores con un volumen de Ordenes de compra<br />
bajo. Por sus limitaciones no es <strong>para</strong> uso masivo de ordenes de compra.<br />
Su utilización no tiene ningún costo <strong>para</strong> el proveedor, pero requiere que los proveedores<br />
tengan: acceso a Internet, Usuario y Contraseña de Retail Link y de Orbit (autorizados por<br />
<strong>Walmart</strong>) <strong>para</strong> visualizar las ordenes de compra.<br />
Para obtener mayor información sobre esta herramienta por favor contáctenos.<br />
Recuerde que este solo puede ser utilizado por proveedores de muy bajo volumen<br />
Cuentas por cobrar Correo electrónico<br />
Yancy Alfaro Siles<br />
Enc. Comercio electrónico y Orbit<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
Yancy.Alfaro@wal-mart.com<br />
Tel: (506) 2243-7600<br />
Extension 37881
4. Logística:<br />
4.1 Especificación de Producto, Embalaje y Paletizado<br />
Todos los productos nuevos que ingresan a los Centros de Distribución deben<br />
cumplir con la Especificación de Producto, Embalaje y Paletizado.<br />
Este documento establece las características físicas y requisitos legales que deben<br />
cumplir los productos <strong>para</strong> ser manejados en los Centros de Distribución de Wal-<br />
Mart Costa Rica (Centralizados)<br />
Aplica <strong>para</strong> productos nuevos, modificados y productos que ya están<br />
centralizados,.<br />
Para obtener mayor detalle de los requisitos establecidos, por favor contactar al<br />
Centro de Atención a <strong>Proveedores</strong> de Logística.<br />
4.2 Área de Validación de Especificaciones de Productos<br />
Se encarga de la revisión a Productos nuevos o modificados, <strong>para</strong> verificar que<br />
cumplen con lo establecido en la Especificación de Producto, Embalajes y<br />
Paletizado<br />
Funciona a través de citas, que solicita el Comprador o el ADC.<br />
Si transcurren más de 10 minutos de la hora de cita asignada y el Proveedor no se ha<br />
presentado, la misma queda anulada y el Proveedor deberá tramitar nueva cita.<br />
4.3 Cumplimiento de las características presentadas <strong>para</strong> validación durante las<br />
entregas<br />
Todos los productos a entregarse en el CEDI deben cumplir con las características que<br />
fueron previamente registradas en el sistema y aprobadas durante el proceso de<br />
validación:<br />
Dimensiones de la Unidad de Compra (Largo, Ancho, Alto y Peso)<br />
Dimensiones de la Unidad de Despacho (Largo, Ancho, Alto y Peso)<br />
Cajas por Cama y Camas por Tarima (TixHi)<br />
Cantidad Mínima y Máxima de bultos (cajas) por tarima (Mín-Máx)<br />
Cualquier diferencia identificada entre lo registrado en el sistema y el producto<br />
físico a entregar, es motivo de rechazo de la mercancía.<br />
4.4 Proceso de Entrega de Mercancía en el Centro de Distribución<br />
4.4.1 Requisitos <strong>para</strong> la Asignación de Citas<br />
Se debe solicitar una Cita por cada Unidad de Transporte a despachar hacia el CEDI<br />
Las citas se deben solicitar según lo detallado en la siguiente tabla:<br />
CEDI Horario Teléfono<br />
Santa Ana Lunes a Viernes: de 08:00 a.m. a 05:00 p.m,<br />
Sábados: de 08:00 a.m. a 12:00 a.m<br />
San Rafael Lunes a Viernes: de 7:30 a.m. a 04:30 p.m,<br />
Sábados: de 07:30 a.m. a 12:00 m.d.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
2215-3272 ó<br />
2215-2982<br />
2217-5012
La información que se debe suministrar <strong>para</strong> solicitar un Cita es la siguiente:<br />
Código de proveedor<br />
Número de la Orden de Compra<br />
Nombre y teléfono de quien solicita la cita<br />
Modalidad de Entrega: Paletizado o a Piso<br />
Tipo de Entrega: Inmediata o Dejando el Contenedor<br />
Cantidad total de líneas a entregar por Po<br />
Cantidad total de cajas a entregar por PO<br />
La relación que debe existir entre las Facturas y las Unidades de Transporte es la siguiente:<br />
Entregas Parciales y Relación entre Facturas-Unidades de Transporte<br />
No se podrán hacer entregas parciales de una misma PO toda la mercancía de la<br />
orden debe ser entregada de una sola vez<br />
No se podrá entregar mercancía de una misma factura en 2 camiones a menos que<br />
ambos camiones lleguen juntos al CEDI y entreguen la mercancía uno tras otro.<br />
4.4.2 Requisitos <strong>para</strong> la entrega:<br />
Cumplir con horario de cita. Presentarse 15 minutos antes de la hora asignada.<br />
Después de la hora programada, perderá su cita y la recepción de la mercancía<br />
quedará sujeta a la disponibilidad en el Programa de Recepción del Día.<br />
En caso de no realizar la entrega el día de la cita, requiere solicitar una nueva cita.<br />
Solo se recibirán:<br />
o Las órdenes de compra reportadas en la cita<br />
o Los productos que cumplan los requisitos de calidad y condición óptima<br />
<strong>para</strong> la venta.<br />
4.4.3 Ingreso a las Instalaciones<br />
Reportarse en la caseta de seguridad<br />
Únicamente ingresarán a las instalaciones el chofer y sus ayudantes. Todos deben<br />
estar identificados por Gafete de la empresa a la que representan.<br />
Dentro del área del CD, debe seguir las indicaciones dadas por el Oficial de<br />
Seguridad<br />
Toda unidad de transporte debe estar cerrada al ingresar a las instalaciones del<br />
Centro de Distribución.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
El Oficial de Seguridad hará una revisión <strong>para</strong> asegurar que el chofer no traiga<br />
productos dentro de la cabina.<br />
Toda la mercancía que ingresa al Centro de Distribución debe estar totalmente<br />
justificada por medio de facturas, órdenes de compra, envíos o notas de devolución.<br />
Debe parquear la unidad de transporte en reversa en el área asignada.<br />
Dirigirse a la oficina de Freight Bill Entry y presentar las Facturas y las Órdenes de<br />
Compra. Nota: En este momento se considera como la hora oficial de llegada al<br />
Centro de Distribución, la cual se registrará en el sistema.<br />
Una vez validada la documentación presentada, el Proveedor debe esperar hasta<br />
ser llamado <strong>para</strong> entregar la mercancía.<br />
Ni el chofer ni sus ayudantes podrán bajar de la unidad de transporte a dejar los<br />
documentos antes de parquearse en el área asignada.<br />
En caso de cualquier incumplimiento a lo establecido por el Área de Seguridad el<br />
transportista recibirá una boleta de infracción, después de dos boletas de infracción,<br />
no se le permitirá más la entrada a las instalaciones.<br />
4.4.4 Condiciones de Entrega de la Mercancía<br />
Para las entregas de productos a Staple Stock , las tarimas deben cumplir con el Ti-<br />
Hi (Cajas x Cama y Camas x Tarimas) registrado en el sistema<br />
Para las entregas de Cross Dock las tarimas se deben conformar de acuerdo al<br />
mínimo y máximo de bultos (cajas) indicado por el Recepcionista.<br />
La conformación o "armado“ de las tarimas debe hacerse maximizando la utilización<br />
del espacio cúbico dentro de las dimensiones de la tarima y evitando inconsistencias<br />
como: desbordamientos (salientes), escoriamientos (inclinaciones) o cualquier otro<br />
tipo de conformación irregular.<br />
Si la mercancía sufriera daño durante la descarga, conformación o sujeción el<br />
producto no se recibirá y el proveedor asumirá la pérdida, Siempre y cuando dicha<br />
pérdida no se deba a negligencia o acción dolosa de personal de <strong>Walmart</strong>.<br />
La mercancía se asume como recibida hasta que el Proveedor haya firmado el<br />
Comprobante de Entrega de Mercancía (POD- Proof Of Delivery).<br />
Recomendaciones <strong>para</strong> agilizar las Entregas de Mercadería<br />
Entregas de Cross Dock Case Pack en el Centro de Distribución Santa Ana<br />
Los proveedores que cumplan con los requisitos y deseen pasarse a la modalidad de<br />
entrega de Cross Dock (Ordenes tipo 03 y 33) podrán hacerlo siempre y cuando la<br />
Unidad de Compra del producto sea igual a la Unidad de Despacho<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Entregas de Cross Dock Consolidado<br />
El sistema GLS también permite manejar Cross Dock tipo consolidado (Ordenes tipo<br />
73) consiste en entregar varios ítems dentro de una misma caja, la cual tendrá como<br />
destino una Tienda especifica, según distribución propuesta por el área Comercial.<br />
Restricciones <strong>para</strong> el manejo de Cross Dock Breack Pack en el Centro de<br />
Distribución Santa Ana<br />
No se podrá procesar mercadería por la modalidad de Cross Dock si la Unidad de<br />
Compra del producto es diferente a la Unidad de Despacho<br />
Relación entre Órdenes y Facturas<br />
La relación ideal entre la cantidad de Ordenes de Pedido y Facturas es 1 : 1 pues de<br />
esa forma el sistema Cuentas por Pagar procesa Automáticamente el pago de las<br />
facturas. Esto siempre y cuando no se haya presentado diferencias entre costos o<br />
cantidades facturadas y cantidades recepcionadas.<br />
En caso de generarse varias facturas <strong>para</strong> una misma Orden de Pedido, el proceso<br />
de pago pasará a ejecutarse Manualmente.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Código de Barras de los artículos en la Factura<br />
Se recomienda incluir el Código de Barras del Producto (UPC) <strong>para</strong> cada línea<br />
de la factura, esto agiliza el proceso de identificación y digitación de los<br />
artículos en el sistema GLS (Freight Fill Entry). Tener dicho dato reduce la<br />
probabilidad de errores de captura.<br />
4.4.5 Entregas Paletizadas<br />
Las entregas paletizadas deben realizarse con pallets (tarimas) de 4 entradas tipo<br />
Europea de 1.00 m x 1.20 m.<br />
Los pallets deben estar en perfectas condiciones (esto incluye tanto su estado, no<br />
estén húmedas y que estén libres de plagas).<br />
El sistema de paletizado utilizado en los CDs es el de pallet alquilado a operadores<br />
de renta autorizados, el cuál sustituye la compra y re<strong>para</strong>ción. (Ver sección 6.4.4.3)<br />
4.4.6 Entregas a Granel<br />
Las entregas a granel solo se permitirá en excepciones muy calificadas, el CEDI<br />
proporcionará los pallets, pero el proveedor asumirá el costo de los mismos.<br />
La descarga, la conformación de las tarimas y la sujeción con polivinil (strech film) es<br />
responsabilidad del proveedor.<br />
Debe ajustarse a lo establecido en el sistema de paletizado de <strong>Walmart</strong><br />
Centroamérica. (Ver sección 6.4.4.3)<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
4.4.7 Sistema de paletizado de <strong>Walmart</strong> <strong>México</strong> y Centroamérica<br />
El sistema de paletizado utilizado en los CDs es el de pallet alquilado a<br />
operadores de renta autorizados, el cuál sustituye la compra y re<strong>para</strong>ción.<br />
El pallet estándar a utilizar es del tipo europeo con dimensiones de 1.0 m x 1.2 m<br />
con entradas por los cuatro costados. Los operadores garantiza la disponibilidad al<br />
100% de pallets así como su reposición en caso de daño por uso normal.<br />
Los operadores de renta autorizados por <strong>Walmart</strong> son CHEP, RAP y RAP<br />
Worldwide. Los proveedores tienen la libertad de seleccionar el operador que mejor<br />
condición ofrezca en términos de costos y servicio. Operadores de renta nuevos<br />
que deseen ingresar al sistema de paletizado con <strong>Walmart</strong>, debe ser autorizados<br />
de previo por Logística <strong>Walmart</strong>.<br />
<strong>Walmart</strong> aceptará el esquema acordado entre el proveedor y el operador<br />
autorizado de renta. <strong>Walmart</strong> no retornará el pallet al proveedor en el momento de<br />
la recepción sino que se compromete a regresarlo directamente al operador de<br />
renta en el tiempo acordado con ellos. Los operadores por su parte son los<br />
responsables de alimentar de nuevo el “pool” de pallets del proveedor.<br />
Si un proveedor decide no entregar en forma paletizada o utiliza un pallet diferente<br />
al estándar, <strong>Walmart</strong> aportará el pallet rentado <strong>para</strong> paletizar en el andén y<br />
continuar con el ciclo logístico. En este caso se realizará un cargo adicional sobre<br />
el cobro de centralización <strong>para</strong> cubrir los costos por: renta del pallet, personal <strong>para</strong><br />
paletizar y polivinil <strong>para</strong> la tarima. El cargo adicional dependerá del costo de<br />
distribución<br />
El proveedor tendrá la opción de despachar “a piso” <strong>para</strong> maximizar el cubicaje de<br />
sus camiones, sin embargo debe enviar dentro del camión pallets suficientes <strong>para</strong><br />
paletizar en el andén, así como el personal y polivinil requerido <strong>para</strong> esta tarea.<br />
<strong>Walmart</strong> no proveerá estos recursos en la recepción. Lo anterior aplica también<br />
<strong>para</strong> cantidades de pedido iguales o menores a una cama.<br />
<strong>Walmart</strong> no participará en las negociaciones entre los proveedores y los<br />
operadores de renta.<br />
<strong>Walmart</strong> mantendrá un control interno del inventario de pallets según su tipo en sus<br />
instalaciones (CD y tiendas), <strong>para</strong> conciliaciones con cada operador. Así mismo se<br />
controlará la cantidad de pallets recibidos diariamente por proveedor. Esta<br />
información estará a disposición tanto de los proveedores como los operadores de<br />
renta.<br />
Los operadores de renta son responsables del control de inventarios de pallets con<br />
cada uno de los proveedores<br />
Los contactos locales <strong>para</strong> aclarar dudas y coordinar la implementación del sistema<br />
son las Gerencias de resurtido y las Gerencias de los Centros de distribución así<br />
como también el Gerente de Logística. A nivel regional, con la Gerencia regional de<br />
Centros de Distribución.<br />
Una vez seleccionado su operador de renta, deben informar en cada país al Centro<br />
de Atención a <strong>Proveedores</strong> de Logística (CAP), la fecha de inicio de entrega bajo el<br />
sistema paletizado.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Ciclo logístico de entrega paletizada<br />
El ciclo logístico de paletizado a utilizar por <strong>Walmart</strong> es el siguiente:<br />
1. Proveedor despacha mercancía a CD usando pallet estándar. CD recibe<br />
producto paletizado y lo almacena.<br />
2. La mercancía permanece almacenada hasta el momento del alisto y despacho<br />
a tiendas utilizando los pallet estándar recibidos de proveedores.<br />
3. Tiendas reciben mercancía de CD y regresan a CD pallets desocupados de<br />
entregas anteriores (CD no espera en trastiendas hasta que desocupe pallet).<br />
4. CD almacena temporalmente pallets desocupados, clasifica por operador de<br />
renta y regresa a los operadores respectivos.<br />
5. Operadores de renta regresan los pallets a los proveedores <strong>para</strong> cargar de<br />
nuevo su “pool” y reiniciar el ciclo.<br />
4.4.8 Recepción de Mercancía<br />
El recepcionista seleccionará una muestra de los bultos (el tamaño de la muestra<br />
depende de la cantidad de productos) y revisa lo indicado en la tabla de criterios de<br />
Recepción en CDs, en caso de incumplimiento de alguno de ellos se aplicarán las<br />
acciones correspondientes.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Tabla Criterios de Recepción en Centros de Distribución<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
4.4.9 Generación de Comprobante de Entrega de Mercancía (POD)<br />
Al finalizar la recepción, el transportista deberá pasar a la oficina de Freight Bill Entry,<br />
en donde se le entregará el Comprobante de Recepción de Mercancía (POD) <strong>para</strong> que<br />
lo valide y firme, esto junto con una copia de la factura.<br />
Nota: El POD muestra el detalle de los artículos que fueron recepcionados, así como<br />
los identificados con inconsistencias según los siguientes criterios:<br />
Sobrantes (O:Overage)<br />
Faltantes (S:Shortage)<br />
Dañados (D: Damage)<br />
Rechazo (R:Rejected)<br />
4.4.10 Comunicación y contactos<br />
Para facilitar la comunicación de y hacia los proveedores en Logística <strong>Walmart</strong><br />
Centroamérica contamos con el Centro de Atención a <strong>Proveedores</strong> (CAP), un área<br />
dedicada al servicio de nuestros proveedores, que sirve como punto de contacto,<br />
seguimiento y respuesta a todas las consultas, solicitudes y quejas que tengan<br />
nuestros proveedores, en todos los temas referentes a las entregas de productos<br />
centralizados y a los temas logísticos.<br />
Contacto Centro de Atención a <strong>Proveedores</strong>:<br />
Para comunicarse con el Centro de Atención a <strong>Proveedores</strong> (CAP) en el Centro de<br />
Distribución de Santa Ana comuníquese al:<br />
Línea directa 800 - 77683336<br />
Contactos locales:<br />
Contacto Puesto Teléfono Correo Electrónico<br />
Alexandra Trejos<br />
Encargada de Resolución a<br />
<strong>Proveedores</strong><br />
Encargada de Resolución a<br />
800-77683336 jtrejos@wal-mart.com<br />
Xiomara Sánchez <strong>Proveedores</strong> 800-77683336 xsanche@wal-mart.com<br />
Ivannia Calvo Coordinador CAP 2215-2992 icalvo@wal-mart.com<br />
Rocio Gambo Sub-Gerente de Tráfico<br />
Gerente de Aseguramiento de<br />
2215-2992 r1gambo@wal-mart.co<br />
Rosibel Herrera Calidad 2215-2992 r7herre@wal-mart.com<br />
Contactos Regionales:<br />
Sergio Ortiz Director Regional Centros de<br />
Distribución Centroamérica<br />
Andrea Ávila Sub-Gerente de Calidad<br />
Regional<br />
Rosa Orozco Coordinadora Regional de<br />
<strong>Proveedores</strong><br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
(506) 22191380<br />
(506) 88210125 sergio.ortiz@wal-mart.com<br />
(502) 22433750 Desiree.avila@wal-mart.com<br />
(502) 22437001<br />
rosa.orozco@wal-mart.com
4.5 Programa de logística en reversa (Backhaul)<br />
El Backhaul consiste en el traslado de la Mercancía de un proveedor con los vehículos<br />
propios o que le dan servicio a Wal-Mart Centroamérica, haciendo un uso eficiente de<br />
las rutas y espacios disponibles de estos vehículos.<br />
El objetivo es maximizar los recursos disponibles en transporte creando una relación de<br />
mutuo beneficio con nuestros proveedores a través de rutas de visita <strong>para</strong> el traslado<br />
de Mercancía desde su planta hasta las instalaciones de nuestro centro de distribución,<br />
reduciendo la cantidad de camiones en tránsito, el consumo de combustible, haciendo<br />
un uso más eficiente nuestra cadena de suministros.<br />
Entre los beneficios se pueden mencionar:<br />
Reducción de costos de transporte.<br />
Liberación de flota de transporte del proveedor.<br />
Prescindir de servicios tercerizados<br />
No devolución de vehículos por llegar tarde.<br />
Prioridad en devolución de tarimas al proveedor.<br />
Se cobra mes vencido.<br />
Horarios fijos de descarga y no requiere sacar citas <strong>para</strong> la entrega.<br />
Disponibilidad de flota.<br />
Misma tarifa <strong>para</strong> cualquier punto del área metropolitana.<br />
Uso de GPS en todos los transportes.<br />
Mercadería viaja am<strong>para</strong>da por Pólizas de <strong>Walmart</strong><br />
Reducción de consumo de combustibles y niveles de contaminación.<br />
Si desea conocer más acerca de este servicio puede comunicarse con:<br />
Contacto Puesto Correo Electrónico Teléfono<br />
Danilo Espinoza Gerente de Transportes ldespin@wal-mart.com (506) 2215-2992<br />
Edwin Prado Gerente Regional de<br />
Transportes<br />
eprado@wal-mart.com (502) 2243-7033<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
5 Vendor Master<br />
Vendor Master o “Maestro de <strong>Proveedores</strong>” se refiere al área de <strong>Walmart</strong> Centroamérica en<br />
donde se administrará y controlará la base de datos en la cual se almacena la información<br />
general de nuestros proveedores.<br />
5.1 Aspectos Administrados y Controlados en Vendor Master<br />
El área de Vendor Master, forma parte del área financiera y es responsable de:<br />
Formalización de las condiciones de:<br />
Plazo de pago<br />
Cargos por negociaciones comerciales y logística:<br />
o Acuerdo por No Devolución de Mercancía y/o Mercancía Defectuosa<br />
o Acuerdo por Entrega Centralizada<br />
Asignar un número de identificación de proveedor o Vendor Number a cada uno<br />
de nuestros proveedores habilitándolo así en los sistemas de <strong>Walmart</strong>.<br />
5.1.2 Componentes en el nuevo número de proveedor<br />
El Vendor Number es un número conformado por 9 dígitos:<br />
123456<br />
Es el número base que<br />
identifica al proveedor<br />
(6 dígitos)<br />
5.1.3 Uso de “Secuencias” en el número del Proveedor<br />
Las condiciones generales y acuerdos de negociación serán las mismas <strong>para</strong> todos los<br />
artículos que se registren a un mismo departamento.<br />
5.2 Cuentas por Pagar<br />
78<br />
Este define el<br />
departamento Wal-Mart<br />
(2 dígitos)<br />
El área de Cuentas por Pagar es el departamento a cargo del procesamiento y trámite de<br />
facturas de nuestros proveedores, anteriormente conocido como Pagaduría.<br />
5.2.1 Principales características del proceso<br />
Se emitirá una Orden de Pedido (PO) por cada Número de Proveedor de nueve<br />
dígitos<br />
El Proveedor confeccionará una factura de acuerdo a la Orden de Pedido.<br />
Al realizar la entrega en el Centro de distribución (CD) se confeccionará un<br />
Documento de Recepción de Mercancía (Proof of Delivery-POD), el cual debe ser<br />
revisado y firmado por el Transportista o representante del Proveedor.<br />
Si existen diferencias entre lo facturado y lo recibido, las mismas se registrará en la<br />
sección del OSDR del Documento de Recepción de Mercancía (POD).<br />
Al finalizar el proceso se entregará una copia sellada del Documento de Recepción<br />
de Mercancía al transportista o representante del proveedor<br />
Se ingresará factura del Proveedor al sistema.<br />
El Sistema realizará la com<strong>para</strong>ción de los datos automáticamente<br />
El sistema liberará la factura <strong>para</strong> pago.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
9<br />
Permite identificar<br />
diferentes condiciones en<br />
un mismo departamento<br />
(1 dígito)
5.2.2 Cambios en el proceso por conversión a sistemas WM<br />
Orden de pedido <strong>para</strong> entrega de mercancía.<br />
Número de Item de WM.<br />
Cambio del Vendor Number que deberá incluir Vendor ID-departamento-secuencia.<br />
Generación de una factura por cada uno de los Vendor numbers constituidos por el<br />
Vendor ID, departamento y secuencia, sea, por cada una de las órdenes de pedido<br />
Necesidad de la revisión constante de costos por parte del proveedor, <strong>para</strong><br />
garantizar que coinciden con los costos indicados en la orden de pedido (costos del<br />
Item File).<br />
Cantidades entregadas que coincidan con las cantidades de producto facturadas.<br />
Debe hacerse una factura por cada departamento <strong>Walmart</strong>.<br />
En la factura debe detallarse en cada línea de producto el Código de Barras del<br />
Artículo (UPC) o el Código del Artículo del Proveedor (Vendor Stock ID)<br />
Motivos de facturas que no logran hacer “Match” (No coinciden)<br />
Facturas con<br />
inconsistencia<br />
Motivo<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
Acción<br />
Correctiva<br />
Reclamo Diferencia de Costo Coordinar corrección con ADC<br />
Reclamo Diferencia en Cantidad Coordinar con CAP CD<br />
Reclamo 2 Recepciones de diferente<br />
departamento <strong>para</strong> 1 factura.<br />
Coordinar con CAP CD<br />
Reclamo 2 Facturas <strong>para</strong> 1 Recepción Coordinar con CAP CD<br />
Deterioro del Match Rate Cualquier<br />
reclamo<br />
concepto de Comunicar al Proveedor<br />
5.2.3 Requisitos de las Facturas<br />
El proveedor debe entregar la factura original en el momento de la entrega de la<br />
mercancía, la factura debe cumplir con los siguientes requisitos:<br />
Las facturas contendrán como mínimo los siguientes requisitos:<br />
1) Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del<br />
negocio (nombre de fantasía si existe).<br />
2) Número de inscripción (Cédula Jurídica)<br />
3) Numeración consecutiva.<br />
4) Fecha de emisión.<br />
5) Condiciones negociadas de la venta: al contado, crédito, etc.<br />
6) Nombre completo del comprador o razón social.(Corporación<br />
Supermercados Unidos S.A)<br />
7) Descuentos concedidos<br />
8) Subtotal de venta exenta y subtotal de venta gravada<br />
9) Monto del Impuesto de Ventas<br />
10) Valor total de la factura
Adicionalmente las facturas deben especificar los siguientes datos:<br />
Número de Orden de Compra<br />
Descripción del artículo<br />
Cantidad por artículo (preferiblemente en VNPK, o unidad por empaque de<br />
compra)<br />
Para facilitar el proceso de recepción se requiere que en cada línea de producto se<br />
detalle el Código de Barras del Artículo (UPC) o Código del Artículo del Proveedor<br />
(Vendor Stock ID)<br />
Costo Neto Unitario<br />
Costo Neto Total (Costo Neto=Costo Bruto – Descuentos Comerciales)<br />
Descuento por Servicio de Centralización<br />
5.2.4 Cargo por entrega centralizada.<br />
El proceso de cálculo y cobro del cargo por centralización, se realizará en forma<br />
automática por el sistema una vez estos descuentos se incluyan en el Vendor<br />
Master.<br />
A partir del 7 de junio, es necesario que todos los proveedores con entrega de<br />
mercadería en el CEDI San Rafael de Desam<strong>para</strong>dos y con negociación por cargo<br />
de centralización, incluyan este rubro en la factura comercial que le emiten a<br />
Corporación de Supermercados Unidos S.A. por concepto de compra de<br />
mercadería.<br />
No será necesario que en su factura incluya el % negociado sino solo el monto<br />
correspondiente haciendo referencia al concepto de “Descuento”.<br />
Para los proveedores con entrega en el CEDI Santa Ana, esta disposición debe ser<br />
considerada a partir del 23 de Agosto 2010, fecha en la cual se tiene prevista la<br />
conversión de este Centro de Distribución.<br />
Nuestro proveedor debe considerar que en la Orden de Compra se reflejará el<br />
costo bruto de sus artículos. Sin embargo, en la recepción de la mercadería le será<br />
aplicado en forma automática el porcentaje por cargo de centralización con la<br />
aplicación inmediata del cobro.<br />
La negociación del cargo por centralización debe contar con la firma de un<br />
documento formal aceptado por ambas partes.<br />
5.2.5 Proceso de Pago<br />
DETALLE PO<br />
Se continúa con el mismo proceso de pago existente a la fecha.<br />
5.2.6 Códigos utilizados en los detalles de pago<br />
* Nota de débito por diferencia en el costo o cantidad = D1<br />
* Nota de débito por devolución de mercancía = D06<br />
* Nota de débito por cuentas por cobrar = 90 / 15 / 16<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
RECEPCION<br />
COSTO BRUTO $ 100 $ 100<br />
Descuento $ 6<br />
TOTAL NETO $ 100 $ 94
Contactos de Cuentas por Pagar/Contraloría:<br />
Contacto Puesto Correo electrónico<br />
Eddie Espinoza Supervisor de Cuentas por Pagar Eddie.Espinoza@wal-mart.com<br />
Gineth Varela Coordinadora de Cuentas por Pagar Gineth.Varela@wal-mart.com<br />
Fernando Lara Gte. Cuentas por Pagar / Contraloría Fernando.Lara0@wal-mart.com<br />
5.2.7 Ejemplo de una Factura con códigos de barras de cada producto<br />
anotados dentro del texto de la factura<br />
Ejemplo de una Factura<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
5.2.8 Ejemplo de una Orden de Pedido (PO)<br />
Ejemplo de una orden de pedido (PO)<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
5.2.9 Ejemplo de Cálculo de Descuento<br />
Ejemplos <strong>para</strong> el cálculo del descuento por Servicio de<br />
Centralización<br />
Opción No 1. Descuento comercial + Descuento por Centralización<br />
Costo bruto del proveedor 100,00<br />
Descuento Comercial 5% 5,00<br />
Costo neto del proveedor ( Costo de la Orden de Pedido ) 95,00<br />
% WHA. Ejemplo: 3% 2,85<br />
Costo total 92,15<br />
IV 13% 11,98<br />
Total de la factura 104,13<br />
Opción No 2. Descuento por Centralización sobre costo neto.<br />
Costo del proveedor = Costo Orden de pedido 95,00<br />
% WHA. Ejemplo: 3% 2,85<br />
Costo total 92,15<br />
IV 13% 11,98<br />
Total de la factura 104,13<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
5.2.10 Ejemplo de documento POD<br />
F<br />
A<br />
C<br />
E<br />
K<br />
L<br />
Ejemplo de un POD (Proof Of Delivery)<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores<br />
B<br />
D<br />
G<br />
H<br />
I
5.2.11 Diagrama Proceso de Pago<br />
Proceso de Pago<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Glosario de Términos<br />
ANEXO 1<br />
A continuación presentamos algunos términos de uso común en Logística Wal-Mart<br />
Centroamérica.<br />
Altura del empaque de Proveedor: Medida utilizada <strong>para</strong> calcular el volumen <strong>para</strong> embarque<br />
(en centímetros)<br />
Ancho del empaque de Proveedor: Medida <strong>para</strong> calcular el volumen <strong>para</strong> embarque (en<br />
centímetros)<br />
Artículo In&out: Son artículos que se compran una vez y no son repuestos en el inventario, en<br />
muchos casos se usan <strong>para</strong> promociones, temporadas o eventos especiales, y generalmente<br />
se envían por repartición o distribución a las tiendas. Por estas razones no cuentan con<br />
historial y son activados en el sistema por un máximo tres meses.<br />
Artículo Normal: Se refiere a los artículos que se compran y reabastecen normalmente,<br />
Generalmente cuentan con una negociación por tres años.<br />
Artículo de Temporada: Artículos que son vendidos en temporadas específicas todos los años.<br />
Cuentan con un historial y una temporalidad definida año con año, son activados por un<br />
máximo de tres meses.<br />
Número de Artículo <strong>Walmart</strong>: Número de 7 dígitos con el que se identifica la mercancía en<br />
<strong>Walmart</strong>, los primeros dos digítos corresponden al número de departamento.<br />
Assembly: Artículos que no se almacenan en los Centros de Distribución, pueden ser de<br />
estrega directa a tienda o de Cross Dock,<br />
Caja Master: Caja que consolida varios subempaques de productos.<br />
Cantidad Neta/ Cantidad a la Venta: Le indica al consumidor el contenido del empaque que<br />
está comprando, determina el precio por unidad en la etiqueta de precios.<br />
CAP: Centro de Atención a <strong>Proveedores</strong>. |Es el área que sirve como contacto permanente<br />
entre el proveedor y Logística y viceversa. CAP atiende todos los temas de Logística, excepto<br />
lo correspondiente a resurtido.<br />
CAT Centro de Atención a Tiendas. Es el Área que sirve como canal de comunicación entre el<br />
Centro de Distribución y la distintas Tiendas.<br />
CD: Centro de Distribución<br />
CXC: Cuentas por Cobrar, anteriormente conocido como Pagaduría<br />
CXP: Cuentas por Pagar<br />
Contraseña: Documento que se entrega al proveedor indicando que su Mercancía ha sido<br />
recibida.<br />
Cross Dock (Cruce de Andén): Es una metodología logística en la cual la mercancía no es<br />
almacenada en el Centro de Distribución, sino que la totalidad de los productos ingresados son<br />
enviados de inmediato a las tiendas.<br />
Descripción 1 del Artículo: Descripción visible <strong>para</strong> el Cliente en las etiquetas de precios del<br />
punto de venta, máximo 20 caracteres, no puede ser igual a la descripción de señalización.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Descripción 2 del Artículo: Indicar país donde se registra el artículo seguido de la descripción<br />
del artículo, máximo 20 caracteres.<br />
Descripción del Tiquete de Caja o Descripción del UPC: Debe ser una descripción muy breve y<br />
clara del producto, máximo 12 caracteres.<br />
Descripción <strong>para</strong> Señalización: Descripción detallada del artículo, máximo 40 caracteres, no<br />
puede ser igual a la descripción.<br />
Descripción de Género de Moda: El área Comercial describe varias clasificaciones de<br />
vestimenta, tales como ropa sport, vestimenta casual, etc. El campo se utiliza exclusivamente<br />
<strong>para</strong> ropa y calzado, máximo 20 caracteres. Información proviene de un catalogo interno.<br />
Despacho: Se conoce así, tanto al proceso, como al área encargada de hacer la consolidación<br />
final de tarimas y cargarlas en los camiones <strong>para</strong> su envío a las tiendas.<br />
Departamento de Resurtido: Anteriormente conocido DPI: Departamento de Planificación de<br />
Inventarios, se encarga de realizar las recompras de productos <strong>para</strong> mantener el inventario del<br />
CD y abastecer las tiendas.<br />
Dígito Verificador UPC: Dígito verificador del código de barras.<br />
EDI: Software que permite la conexiíon e intercambio de información entre diferentes sistemasa<br />
y empresas, sistema oficial <strong>para</strong> el envío de ordenes de compra hacia los proveedores.<br />
Embalaje o Empaque: Elemento que permite la correcta sujeción y protección de los productos<br />
o empaques, <strong>para</strong> su envío a las tiendas. Facilita la manipulación y permite un mejor<br />
aprovechamiento del cubicaje.<br />
UPC/EAN Embalaje del Proveedor: El código del UPC del empaque o caja (DUM 14). Es decir<br />
el código de barras que contiene la caja que el proveedor entrega en el Centro de Distribución.<br />
Se utiliza también <strong>para</strong> registrarlo en EDI.<br />
Envío: Es utilizado con diferentes significados, los más importantes son:<br />
- Camión o pedido enviado conteniendo la mercancía solicitada por la tienda.<br />
- Documento que detalla la mercancía que será despachada a la Tienda y describe el número<br />
de Contenedor en el que está cobrada la misma, el SKU, descripción, cantidad y costo del<br />
producto, así como el nombre y número de la Tienda a la que pertenece este documento.<br />
Envoltura: Material flexible, al cual, el empacador da una forma cualquiera, según la tecnología<br />
que se disponga o bien su conveniencia.<br />
Entregas Paletizadas: Uso de ballet estándar alquilado a lo largo de la cadena de<br />
abastecimiento, tipo europeo con dimensiones de 1.0 m x 1.2 m, con entradas por los cuatro<br />
costados.<br />
Estante 1 / Color / Sabor / Aroma: Se detalla el color, sabor o aroma, cuando se considera un<br />
atributo importante <strong>para</strong> la identificación del artículo. Este se imprime en la etiqueta de precio,<br />
máximo 6 caracteres.<br />
Estante 2 / Tamaño: Información de tamaño o contenido del artículo, el cual se muestra en la<br />
etiqueta de precio, máximo 15 caracteres.<br />
Estiba / Tarima/ Pallet/ Polín: Plataforma, generalmente fabricada de madera natural (hoy se<br />
fabrica también en madera compensada, cartón, plástico o metal) y se destina <strong>para</strong> el<br />
almacenamiento, la manipulación y el transporte de productos embalados.<br />
Granel: Producto ordenado uno sobre otro, sin ninguna base entre el piso y el producto.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
ID de Stock del Proveedor: Número asignado por el Proveedor <strong>para</strong> identificar su mercancía,<br />
máximo 15 caracteres.<br />
Innerpacks: Cuando el vendor pack contiene sub-empaques, a estos se les denomina<br />
innerpacks.<br />
Informe de Rechazo de Producto: Informe que llena el chequeador indicando los<br />
inconvenientes que haya encontrado al momento de efectuar la recepción así como<br />
observaciones o comentarios.<br />
Item: Código del artículo. Se utiliza como <strong>para</strong> referirse a un artículo.<br />
Item File: Área encargada de la administración y actualización del catálogo de artículos y sus<br />
atributos.<br />
IP: Inventario Perpetuo o Inventario Permanente.<br />
Licencia: Es una etiqueta que contiene un código de barras impreso que sirve como<br />
identificador único de la Mercancía. El producto debe ser identificado con un número de<br />
Licencia desde su recepción en la bodega y permanece con éste número <strong>para</strong> que pueda ser<br />
controlado durante el tiempo en que se encuentre en la bodega. Al escanear la Licencia, se<br />
puede determinar la cantidad que el Sistema reconoce en existencia de ese producto en una<br />
determinada ubicación.<br />
Longitud del empaque de proveedor: Medida <strong>para</strong> calcular el volumen <strong>para</strong> embarcar (en<br />
centímetros)<br />
Marca: Código de Marca por el cual el producto es conocido. Código de Marca <strong>para</strong> ligarlo con<br />
el artículo nuevo. Información proviene de un catálogo interno.<br />
Nota de Devolución: Documento que contiene la información de la mercancía que será<br />
devuelta al proveedor, y que sirve como comprobante de la entrega.<br />
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer): Aplicación Web, desarrollada en <strong>Walmart</strong>,<br />
por medio de Internet permite a los proveedores recibir vía electrónica sus órdenes de compra.<br />
Peso del empaque de Proveedor: Peso de la caja de empaque del proveedor (en kilos) dato<br />
utilizado por el área de Tráfico <strong>para</strong> la consolidación de camiones del proveedor.<br />
Picking: Proceso de alisto o pre<strong>para</strong>ción de los Pedidos, consiste en transportar los productos<br />
solicitados por la tienda desde su lugar de almacenaje en el Centro de Distribución a una<br />
rampa de despacho.<br />
PIN: Es el pago que realiza el proveedor a Wal-Mart <strong>para</strong> la activación del su producto en el<br />
sistema.<br />
POD: Comprobante de Recepción de Mercancía, muestra el detalle de los artículos que fueron<br />
recepcionados, así como los idenficados con inconsistencia, sobrantes, faltantes, dañados o<br />
rechazados.<br />
Plu/ SKU/ Código de identificación/ Item number: Es el número o código con que se identifica<br />
un producto en los sistemas de Wal-Mart Centroamérica.<br />
Producto Agotado: Producto que por alguna razón no tiene existencias, pero que se continúa<br />
vendiendo y el Proveedor aún lo distribuye.<br />
Producto Descontinuado Producto que no se comercializará más, debido a que el Proveedor<br />
ya no lo distribuye ó que se dejó de adquirir por cualquier razón.<br />
Referencia: Código de identificación asignado por el proveedor a la Mercancía.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores
Reporte de envío: Documento que se entrega a la tienda, en la cual aparecen las facturas y los<br />
bultos que se están entregando con la Mercancía respectiva.<br />
Resurtido: Área encargada de asegurar el abasto adecuado de mercancía en las tiendas y<br />
Centros de Distribución por medio de una administración eficiente de los inventarios utilizados<br />
en los sistemas <strong>Walmart</strong>.<br />
Retail Link: Sitio web de <strong>Walmart</strong>, donde comparte información con sus <strong>Proveedores</strong>, el acceso<br />
a dicho sitio requiere la firma de convenios entre las partes.<br />
Retención (“Holdear o bloquear la mercancía”): Es dejar la Mercancía en la ubicación origen,<br />
sin poder hacer Picking de la misma, cambio de ubicación ó reabastecimiento, etc.<br />
RIA: Retorno al Inventario de Abarrotes.<br />
RF: Radio Frecuencia.<br />
SME Sistema de Manejo de Envíos, se utiliza <strong>para</strong> el registro y cobro de la Mercancía.<br />
Staple Stock: Son los productos que se almacenan en el Centro de Distribución y tienen un<br />
inventario de seguridad.<br />
Ticket de Recepción: Reporte utilizado <strong>para</strong> verificar datos de la Mercancía que se va a<br />
recepcionar y detectar diferencias.<br />
Ti - Hi: Medición cajas x cama y camas x tarima.<br />
Unidad de Empaque: Dato que indica la cantidad de producto que viene en cada caja.<br />
Unidad de Empaque del Proveedor: Empaque con el cual es entregado los productos al Centro<br />
de Distribución o al punto de venta en caso de manejarse por Compra Directa.<br />
Unidad de Medida / UOM: Cantidad Neta<br />
UPC/EAN: Es el código de barras del artículo, mismo que es escaneado en la caja<br />
registradora.<br />
UxC : Unidad por caja. Unidad de empaque del producto.<br />
Vendor Master: Vender Master o “Maestro de proveedores” se refiere al área de <strong>Walmart</strong><br />
Centroamérica en donde se administrará y controlará la base de datos en la cual se almacena<br />
la información general de nuestros proveedores.<br />
Vendor Number: Número de identificación en el sistema <strong>Walmart</strong> con el cual se identifica a<br />
cada uno de nuestros <strong>Proveedores</strong>, el vendor number es un número conformado por 9 dígitos.<br />
Vendor Pack: (Empaque del Proveedor). Es el empaque con el cual el Proveedor entrega su<br />
mercancía al Centro de Distribución, es la unidad mínima que en el sistema permite comprarle<br />
a un Proveedor.<br />
Vendor Pack Quantity: Es le número de piezas que contiene el Empaque del Proveedor.<br />
Warehouse Pack: (Empaque del Centro de Distribución). Es el empaque con el cual el Centro<br />
de Distribución envía la mercancía a las tiendas.<br />
Warehouse Pack Quantity: Es el número de piezas que tiene el empaque del Centro de<br />
Distribución.<br />
WMS: Sistema de Administración de Bodega (Warehouse Managment System). Es el sistema<br />
de cómputo, utilizado <strong>para</strong> la administración de los Centros de Distribución.<br />
<strong>Guía</strong> de Logística <strong>para</strong> proveedores