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cidad, integridad y �iabilidad. Por ello, los metadatos se presentan como la solución para
que en estos documentos electrónicos queden patentes todos estos aspectos tanto de cara
a la recreación del documento y a la recuperación de la información, como para asegurar
su integridad, �iabilidad y autenticidad, e incluso la propia gestión de su ciclo de vida, su
consultabilidad, etc.
Además, las administraciones públicas están obligadas a adoptar las medidas organizativas
y técnicas necesarias con el �in de garantizar la interoperabilidad en relación con la
recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida,
entre las que se encuentra la asociación de los metadatos al documento electrónico. 51 Se
entiende como metadato, pues, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada
a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido,
destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con
la �inalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad
del propio documento. 52
La función de los metadatos será por tanto aportar, de una forma estructurada, todos los
datos necesarios sobre los datos conservados, para de esta forma cubrir las necesidades de
gestión y recuperación que puedan plantearse, permitiendo la utilización y comprensión, en
su sentido más amplio, del documento. Los metadatos describen cómo se ha registrado la
información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado, etc.
David Bearman 53 establece que los metadatos pueden estructurarse en seis niveles:
1.
2.
Registro: aquellos que nos informan sobre la captura del documento.
Términos y condiciones: nos señalan las cuestiones relativas al acceso y lectura.
3. Estructura: indican el software necesario para su representación y las posibilidades
de interoperabilidad con otros sistemas.
4.
5.
6.
Contexto: indican la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado.
Contenido: son los datos.
Historia del uso: informan no sólo del cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado,
clasi�icado, valorado y seleccionado, sino también de cuándo, cómo y por
quién ha sido utilizado.
Sin embargo la clasi�icación de metadatos más impuesta en la actualidad es la que distingue
entre: 54
• Metadatos descriptivos: generados en el mismo momento de la creación del
documento, junto con este, en la organización productora. Nos proporcionan información
contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los docu-
51 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ám-
bito de la Administración electrónica (art. 21).
52 Real Decreto 1671/2009, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico
de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
53 David Bearman y Ken Sochats. Metadata requirements for evidence. Pittsburgh, School of Information Science,
1996. Disponible en: .
54 Jordi Serra Serra. Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008, pp. 85-86.