procedimiento

Plan Agrupado
de Formación Continua
Comunidades de Práctica
PROPUESTA DEL PASO DE UN
PROCEDIMIENTO EN PAPEL A SEDE
ELECTRÓNICA: EL CERTIFICADO DE
EMPADRONAMIENTO
Ajuntament d’Ajuntaments

PROPUESTA DEL PASO DE UN PROCEDIMIENTO
EN PAPEL A SEDE ELECTRÓNICA:
EL CERTIFICADO DE EMPADRONAMIENTO

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sin el permiso de los autores.
Equipo de trabajo:
Víctor Almonacid Lamelas, secretario municipal del Ajuntament de Picanya.
M.ª Remedios Antequera Borredá, Archivo de la Conselleria de Agricultura, Pesca y Alimentación.
Santiago Barberá Donat, jefe de la Sección de Informática Tributaria y Municipal de la Diputación
de Valencia.
Mario Carrión Peinado, Área de Cultura de la Diputación de Valencia.
Joan Carles Faus Mascarell, Arxiu Administratiu de l’Ajuntament de Gandia.
Mónica Fayos Jover, Archivo General y Fotográ�ico de la Diputación de Valencia.
Marcos Marí Lozano, Arxiu Municipal de Silla.
Iván Parreño Ara, Servei d’Informàtica de l’Ajuntament de Gandia.
Juan Pablo Peñarrubia Carrión, jefe de Innovación de la Diputación de Valencia.
Joan Francesc Pi Aparici, Arxiu Municipal de Sueca.
Francisco José Sanchis Moreno, Archivo General y Fotográ�ico de la Diputación de Valencia.
M.ª Cruz Trujillo Panadero, Arxiu Municipal de Carcaixent.
Equipo revisor:
Servicio de formación

índice
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 5
1. MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................... 7
2. COMUNIDAD DE APRENDIZAJE.............................................................................................................10
3. ELECCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................................11
4. ANÁLISIS DE LOS CERTIFICADOS DEL PADRÓN DE HABITANTES.
PROCEDIMIENTO .........................................................................................................................................13
5. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS ...................................................................................................31
6. METADATOS ...................................................................................................................................................41
7. TRANSFERENCIAS A ARCHIVO DEFINITIVO ...................................................................................48
8. VALORACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................................54
9. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL PROCEDIMIENTO .................................76
10. BIBLIOGRAFÍA ..............................................................................................................................................81
comunidades de práctica
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comunidades de práctica
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1a: Fase de iniciación del proceso en papel del certi�icado
de empadronamiento ..............................................................................................................
Figura 1b: Fase de instrucción del proceso en papel del certi�icado
de empadronamiento ..............................................................................................................
Figura 2: Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento .............
Figura 3: Ejemplos de casos reales de o�icina virtual de varios ayuntamientos ...............
Figura 4: Esquema de componentes del proyecto de Administración Electrónica
para Entidades Locales de la Comunidad Valenciana en 2010 .............................
Figura 5: Transferencias de documentos desde el archivo de gestión
al archivo central .......................................................................................................................
Figura 6: Etapas archivísticas ..................................................................................................................
Figura 7: Proceso de valoración documental....................................................................................
Figura 8: Proceso de eliminación de documentos ..........................................................................

INTRODUCCIÓN
El trabajo que se presenta es el fruto de una actividad formativa desarrollada en la modalidad
de Comunidad de Práctica dentro del Plan Agrupado de Formación Continua 2010.
El equipo de redacción lo integra un grupo interdisciplinar con intereses comunes en la
temática que se aborda, aunque la idea parte de un grupo de archiveros municipales que
transmiten al Servicio de Formación su inquietud por la temática. Como último eslabón en la
cadena de cualquier procedimiento (el archivo de los documentos), los archiveros afrontan
la transición del soporte papel al soporte electrónico con las implicaciones que este cambio
puede tener para la concepción del archivo en los ayuntamientos y entidades locales.
Surge así la idea de constituir una Comunidad de Práctica para trabajar con un objetivo: una
propuesta de aplicación de los principios de la gestión documental a la conversión de un
procedimiento desde el soporte papel al electrónico. Se toman para ello, como caso práctico,
los certi�icados del padrón de habitantes.
La Comunidad de Práctica es una nueva modalidad formativa que consiste en que un grupo
de personas, unidas por un interés profesional común, aprenden juntas durante un tiempo
y producen para el resto de profesionales un protocolo que puede convertirse en referente
en determinados aspectos de la práctica profesional.
Es una modalidad formativa entre iguales, donde los alumnos establecen sus propios objetivos
de aprendizaje, aportan su experiencia y su conocimiento, y donde �inalmente el
contenido se construye entre todos. El fruto de este trabajo se hace público y se ofrece a la
comunidad profesional para seguir mejorando el aprendizaje del colectivo.
Ésta en concreto ha funcionado en la plataforma de gestión del conocimiento del Servicio
de Formación, la Comunidad de Aprendizaje, utilizando diversas herramientas de trabajo
colaborativo y de comunicación, como wikis, foros o chats; para ello, los participantes y el
dinamizador han recibido una formación previa en competencias digitales.
Por otra parte, los alumnos son profesionales de diferentes ámbitos: informático, jurídico o
archivístico, por lo que esta modalidad se convierte en un enriquecedor proceso de aprendizaje.
Es una experiencia interesante, muy próxima a la práctica profesional y que mejora de forma
notable la aplicabilidad de los conocimientos adquiridos; por ello, convencidos de su
utilidad, se ha impulsado la publicación de los resultados.
Con�iamos en que este trabajo sea útil para otros profesionales del ámbito local y contribuya
a la mejora del trabajo que desarrollan.
Servicio de Formación
comunidades de práctica
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1. MARCO JURÍDICO
Las administraciones públicas son un elemento clave en una sociedad de la información real
que afecta a la totalidad de la población. El conjunto de administraciones maneja masas ingentes
de información y documentación. El crecimiento lineal de estos volúmenes, así como
el deseo de una explotación y gestión más e�icaz y e�iciente, en de�initiva, las exigencias
sociales y ahora también legales, han llevado a que los responsables políticos y administrativos
apuesten de forma decidida por el salto desde la tramitación en papel a la tramitación
electrónica.
Esta apuesta nace con el impulso político que se traduce en una serie de normas que tienen
por objeto la mayor accesibilidad y, por tanto, proximidad a los ciudadanos por parte de los
servicios públicos, ganar en comodidad para los usuarios, disminuir costes, asegurar una
mejor explotación de la información al reducir redundancias, etc. El punto de partida fue,
sin duda alguna, la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común:
Las nuevas corrientes de la ciencia de la organización aportan un enfoque adicional en
cuanto mecanismo para garantizar la calidad y transparencia de la actuación administrativa,
que con�iguran diferencias sustanciales entre los escenarios de 1958 y 1992. La Ley de
Procedimiento Administrativo de 1958 pretendió modernizar las arcaicas maneras de la
Administración española, propugnando una racionalización de los trabajos burocráticos
y el empleo de máquinas adecuadas, con vista a implantar una progresiva mecanización y
automatismo en las o�icinas públicas, siempre que el volumen de trabajo haga económico
el empleo de estos procedimientos. Este planteamiento tan limitado ha di�icultado el que
la informatización, soporte y tejido nervioso de las relaciones sociales y económicas de
nuestra época, haya tenido hasta ahora incidencia sustantiva en el procedimiento administrativo,
por falta de reconocimiento formal de la validez de documentos y comunicaciones
emitidos por dicha vía. El extraordinario avance experimentado en nuestras administraciones
públicas en la tecni�icación de sus medios operativos, a través de su cada
vez mayor parque informático y telemático, se ha limitado al funcionamiento interno, sin
correspondencia relevante con la producción jurídica de su actividad relacionada con los
ciudadanos. Las técnicas burocráticas formalistas, supuestamente garantistas, han caducado,
por más que a algunos les parezcan inamovibles, y la Ley se abre decididamente a la
tecni�icación y modernización de la actuación administrativa en su vertiente de producción
jurídica y a la adaptación permanente al ritmo de las innovaciones tecnológicas. 1
Signi�icativo es que el art. 45 de esta ley, parágrafos 1 y 5, se encuentre aún hoy vigente con
su redacción de 1992:
1. Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios
electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio
de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen
la Constitución y las Leyes.
5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos
o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como
copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y e�icacia
de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y
1 Exposición de motivos de la LRJPAC.
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conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las
garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.
Por lo demás, las cuestiones concretas en relación con el procedimiento electrónico se encuentran
ya reguladas en la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los
Servicios Públicos, 2 que más que sustituir a la Ley 30/92, la “complementa” en este sentido.
Con todo, la Ley 30/92 se convirtió en una importante declaración de principios, si bien su
ejecución exigía un desarrollo que costó en arrancar, puesto que nuestras administraciones,
por diferentes motivos, estaban lejos de poder acometer esta ingente tarea.
El siguiente paso importante se corresponde con el Real Decreto 263/1996, que regulaba la
utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General
del Estado. El rumbo estaba ya marcado pero se había hecho evidente que la prioridad
era regular el elemento validador por excelencia del documento electrónico: la �irma electrónica.
3 Por otro lado, como la transacción documental requiere varios agentes, una cuestión
básica era la extensión de la práctica electrónica a todos los niveles sociales, lo cual se
consigue con la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio
Electrónico. A partir de entonces la legislación ha ido matizando y desarrollando cuestiones
que en términos generales se habían planteado en las normas anteriores. En este contexto
se aprueban el Real Decreto 209/2003, con el que se regulan los registros y noti�icaciones
telemáticas, y la Ley 59/2003, sobre �irma electrónica, que deroga el Real Decreto de 1999
en busca de una mayor con�ianza en el sistema de transacciones electrónicas que requieran
la validación e identi�icación del emisor y del receptor.
Del mismo año es la Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de Medidas para la Modernización
del Gobierno Local, que suele pasar desapercibida en esta materia pero que sin embargo es
capital, pues “adelanta” para la Administración local la obligación que años después establece
más claramente la Ley 11/2007, de la cual se puede considerar su antecedente:
... las Entidades Locales, y especialmente los municipios, deberán impulsar la utilización
interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación para facilitar la participación
y la comunicación con los vecinos, para la presentación de documentos y para la
realización de trámites administrativos, de encuestas y, en su caso, de consultas ciudadanas.
Las Diputaciones provinciales, Cabildos y Consejos insulares colaborarán con los municipios
que, por su insu�iciente capacidad económica y de gestión, no puedan desarrollar
en grado su�iciente el deber establecido en este apartado. 4
No obstante, el año 2007 es sin duda alguna el punto de in�lexión normativo en el desarrollo
de la e-Administración por el conjunto de normas que se aprobaron:
•
•
•
Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público.
Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y el desarrollo
de la Ley de Protección de Datos (Real Decreto 1720/2007).
Todas estas normas se engloban dentro de una tendencia general, no ya sólo en España sino
en Europa, del reconocimiento legal de la realidad social que supone el uso de las nuevas
tecnologías.
2 En adelante, LAECSP.
3 Real Decreto Ley 14/1999.
4 Art. 70.bis.3.º de la LBRL (en su redacción dada por la Ley 57/2003).

A nivel europeo debe citarse la Decisión 2004/387/CE del Parlamento Europeo y del Consejo
de 21 de abril de 2004, relativa a la prestación interoperable de servicios paneuropeos
de administración electrónica al sector público, las empresas y los ciudadanos (IDABC), así
como la Comunicación de la Comisión, de 1 de junio de 2005, al Consejo, Parlamento Europeo,
Comité Económico y Social Europeo y Comité de las Regiones, titulada «i2010 - Una
sociedad de la información europea para el crecimiento y el empleo», y más recientemente
el Libro Verde de la Comisión Europea sobre la generalización del recurso a la contratación
pública electrónica en la UE, de 18 de octubre de 2010.
Por su parte, la Ley 11/2007, denominada �inalmente “de Acceso Electrónico de los Ciudadanos
a los Servicios Públicos”, presentaba el problema inicial de su nomenclátor. A pesar de
extenderse, a priori, a los servicios públicos –concepto mucho más amplio que el de Administración
pública–, el art. 2 de la norma parece limitar los postulados de la Administración
electrónica precisamente a la Administración. Sin embargo, vemos complicado interpretar
que las administraciones públicas son las únicas vinculadas por la ley, ya que los servicios
públicos se pueden prestar de muchas formas y no se puede confundir al ciudadano (poseedor
del derecho a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos)
con detalles formales, como la diferencia entre Administración, ente público, sociedad privada
de capital público, poder adjudicador, concesionario del servicio, etc. Y hay más argumentos:
insistimos en que la propia ley, al margen de lo que diga su ámbito de aplicación, se
denomina “de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos”, mientras que
el Derecho europeo tampoco es amigo de estos formalismos, y de todos es sabido que aboga
por un criterio funcional en la aplicación del derecho público.
Por esta nueva interpretación que supera la rigidez del ámbito subjetivo de la Ley 11/2007
ya se han decantado la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, que incluye la inequívoca
expresión “sector público”, que hace pensar en un amplio ámbito de aplicación para la
“e-contratación”, y la Ley de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.
En efecto, a nivel autonómico, se aprueba la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de
Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana, de la cual referimos su art. 2 (ámbito
de aplicación), mucho más similar al art. 3 de la Ley 30/2007 que al 2 de la Ley 11/2007,
y cuyos dos primeros apartados disponen:
1. La presente Ley será aplicable a:
a. La administración de la Generalitat.
b. Las instituciones de la Generalitat reguladas en el capítulo VI del título III del Estatut
d’Autonomia de la Comunitat Valenciana.
c. Las entidades que integran la administración local de la Comunitat Valenciana, así
como las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de éstas, entendiéndose
incluidos los consorcios, con o sin participación de la administración de la Generalitat.
d. Las corporaciones de derecho público representativas de intereses económicos y
profesionales de la Comunitat Valenciana.
La Ley se aplica igualmente a las actividades y relaciones jurídicas que realicen o mantengan
entre sí o con la ciudadanía todas las entidades a que se re�ieren las letras a a d
del apartado anterior de este artículo, siempre que dichas actividades o relaciones no se
hallen sometidas al derecho privado.
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Descendiendo en la estructura territorial del Estado no podemos olvidarnos de la potestad
normativa de las propias entidades locales, y de hecho, como estamos viendo, ya se han
aprobado numerosos reglamentos y ordenanzas de la Administración electrónica, que no
hacen sino adaptar para el ámbito concreto de la estructura, organización y necesidades
de una Administración local lo ya dispuesto por las normas de rango legal dictadas por el
Estado y las CC. AA.
Por último, la ley 11/2007 planteaba la necesidad de desarrollar un Esquema Nacional de
Seguridad para crear las condiciones necesarias de con�ianza en el uso de los medios electrónicos,
que permita el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos
medios, de lo cual se ha ocupado el Real Decreto 3/2010. Por su parte, el Esquema Nacional
de Interoperabilidad persigue la creación de las condiciones necesarias para garantizar
el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y
aplicaciones empleados por las administraciones públicas, lo que redunda en bene�icio de
la e�icacia y la e�iciencia, habiéndose aprobado al respecto el Real Decreto 4/2010. Estos
recientes reales decretos anuncian nuevas normas técnicas que regularán ya aspectos más
concretos con los que se cerrará el círculo para hacer realidad aquella bonita declaración de
principios que planteó la Ley 30/1992.
2. COMUNIDAD DE APRENDIZAJE
El objetivo de trabajo de esta comunidad de aprendizaje que nos ocupa era realizar una
propuesta de protocolo práctico o guía sobre cómo abordar la aplicación de los principios
propios de la gestión documental aprovechando el período de cambio que se abre con la
e-Administración. Propuesta que para hacerla más asimilable debía ir acompañada de su
plasmación en un proceso de transformación del procedimiento administrativo en papel
a uno digital y, en la medida de lo posible, ofrecer un trabajo de evaluación de los requerimientos
necesarios de valoración documental.
Para lograr este objetivo, era necesaria la coordinación de unidades de trabajo interdisciplinares,
con la participación de los pilares básicos que intervienen en la gestión administrativa:
la parte jurídica, la de gestión de documentos y la de soporte técnico, es decir, secretarios
y técnicos de la administración, gestores de documentos o archiveros e informáticos.
Evidentemente, para poder gestionar los documentos electrónicos necesitamos una tecnología
capaz de asegurar los niveles de garantía que hoy ofrece el documento en papel y que
exista una interoperabilidad que permita que la información sea utilizada por cualquier
administración pública. Pero también necesitamos un estudio del procedimiento/proceso
para su normalización, evaluación y adaptación a la nueva “era de la información”, aportando
nuevos circuitos simpli�icados de tramitación administrativa.
Este estudio de los procedimientos debe ser aprovechado para garantizar, además, su conservación
mientras así lo requiera su vigencia o su valor informativo o histórico. Esta valoración
de los documentos nos llevará en unos casos al mejor aprovechamiento de los recursos
procediendo, según la normativa, a la destrucción de todos aquellos documentos que carezcan
de valor para la Administración y para la sociedad, y en otros casos, deberemos plantear
el archivo de�initivo de un documento electrónico, haciendo posible su conservación a medio
y largo plazo, lo que obliga a la plani�icación de una política de descripción y de garantía
de accesibilidad.

Siendo consecuentes con este planteamiento y en una fase inicial, creamos en la comunidad
distintos grupos de trabajo según el grado de especialización, pudiendo una misma persona,
como de hecho fue lo usual, formar parte de más de un grupo de manera formal o colaborar
puntualmente en aspectos concretos en otros grupos. El resultado fue el siguiente:
•
•
•
•
•
•
Grupo de análisis de procedimiento/proceso.
Grupo de requerimientos tecnológicos.
Grupo de metadatos archivísticos.
Grupo de transferencias a archivo de�initivo.
Grupo de valoración documental.
Grupo de evaluación de procedimiento/proceso.
El análisis de la elección del proceso, cuestión en la que participó todo el conjunto de los
miembros de la comunidad, se trata exhaustivamente en el siguiente capítulo y pretendemos
que también sea útil para conocer los pasos que seguir en la trasformación de un proceso
en papel a uno electrónico, recordando siempre que se ofrece un punto de vista práctico
y asumible por distintas entidades locales y sin pretender o�icializar el protocolo de actuación,
pues para ello ya existen distintas normativas y otros canales.
También es necesario recordar que esta comunidad no se forma con el espíritu de crear un
método de trabajo de carácter universal ni se constituye como equipo de expertos con un
encargo de la propia Diputación de Valencia, simplemente recoge la experiencia de trabajo
que supuso reunir bajo el mismo epígrafe a tres sectores de distintos profesionales que intervienen
en la gestión administrativa, y el resultado ha sido éste. Si es útil o no, lo dirán los
lectores.
Este trabajo no parte de la nada, puesto que experiencias y propuestas ya se han planteado
en otros ámbitos y comunidades. Es más, conocíamos la realidad de la plataforma para la
tramitación electrónica surgida de la colaboración entre la Generalitat Valenciana y las diputaciones
de Valencia, Castellón y Alicante. Todas ellas de alguna manera constituyen el poso
sobre el que hemos pretendido hacer nuestra aportación, que más que innovadora en aspectos
concretos busca un planteamiento más global a la hora de abordar el proceso de transformación
al que nos somete la e-Administración, pues creemos que esta visión más “documental”
y menos tecnológica redundará en bene�icio del producto �inal y de sus costes.
3. ELECCIÓN DEL PROCEDIMIENTO/PROCESO
El paso previo era poder objetivar los criterios y elementos para seleccionar o priorizar el
proceso o procesos objeto de la iniciativa. Con esta �inalidad, hicimos una reelaboración de
la propuesta metodológica de base que maneja la Generalitat de Catalunya, 5 para acto seguido
consensuar los criterios de selección, así como el peso proporcional asignado a cada criterio.
Los criterios siguientes son los que hemos considerado para escoger el procedimiento
objeto de esta iniciativa:
5 Guia metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos. Versión 1.0. Generalitat de Catalunya, Departamento
de Gobernación y Administraciones Públicas, junio de 2010, p. 54.
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• Impacto en la ciudadanía.
Aquí consideramos tanto el volumen de ciudadanos a
los que afecta el procedimiento, es decir, los productos de mayor demanda, como
aquellos que por su componente estratégico afectan a colectivos o grupos de personas
de especial interés en las políticas de la organización.
• El carácter reiterativo de los procedimientos, o número de expedientes anuales,
ya que actuar sobre estos tiene una mayor incidencia directa en la marcha de la
entidad.
• Valor estratégico,
según su a�inidad con los objetivos estratégicos de cada entidad.
Si se mejora una tramitación lenta o complicada, que en algunos casos llega a
ser incluso problemática, conseguiremos que la visibilidad de los resultados pueda
resultar espectacular, lo que traerá aparejado además que la solución proyecte una
excelente imagen de la organización. 6
• Grado de transversalidad del procedimiento en las diferentes unidades administrativas
municipales.
• Mejora tecnológica,
atendiendo a la posibilidad de introducir elementos de innovación
tecnológica o el grado de legacy tecnológico que soporta (programas propietarios,
bases de datos obsoletas, etc.).
• Valor económico:
volumen de recursos económicos gestionados con el procedimiento.
La ponderación del peso relativo asignado en nuestra selección, re�lejada en el cuadro siguiente,
podrá variar dependiendo de otras interpretaciones o por las características de
cada organización. Por ejemplo, en época de crisis, la e�iciencia administrativa y el valor
económico de los procesos aumentan su importancia.
En nuestro foro de trabajo se manejaron distintas opciones, como se puede ver en el cuadro
de priorización. Detrás de cada proceso teníamos en mente series documentales concretas.
Así, en obtención de licencia pensábamos en la de ocupación de la vía pública para carga y
descarga; en la obtención de certi�icado, en el de empadronamiento, etc. El escogido según
nuestra tabla fue la obtención de certi�icado.
Obtención
de
certi�icado
Solicitud de
subvención
Obtención
de licencia
Impacto
ciudadanía
Reiteración
Criterios para la priorización
Valor
estratégico
Transversalidad
Mejora
tecnológica
Valor
30% 10% 15% 10% 15% 20%
económico
Valoración
�inal
25 10 5 5 5 15 65 1
20 5 5 5 5 15 55 2
15 10 5 5 5 15 55 2
6 J. R. Cruz Mundet. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid, 2006, p. 152.
Orden de prioridad

4. ANÁLISIS DE LOS CERTIFICADOS DEL PADRÓN DE HABITANTES.
PROCEDIMIENTO
4.1. Concepto de certi�icado y distinción del informe y �iguras a�ines
Antes de comenzar con el análisis del proceso en sí, debemos partir de un concepto claro de
certi�icación de empadronamiento. Nuestro enfoque va a estar orientado a la satisfacción de
la solicitud del ciudadano, conforme al principio antiformalista que impregna la legislación
administrativa. Por tanto, el resultado �inal que pretendemos obtener es dotar al ciudadano
de un documento que le sirva para acreditar sus datos padronales. Por ello, debemos empezar
distinguiendo entre dos necesidades diferentes que generan dos documentos distintos:
a) Si el ciudadano necesita un certi�icado de empadronamiento, este debe ir �irmado
por el secretario y el alcalde. Este certi�icado, que es un documento público, 7
suele ser exigido en los trámites ante una entidad pública. La principal razón para
exigir un certi�icado es que en cualquier juicio tienen mucho más valor que un
mero informe: los datos que contienen y que el secretario ha percibido directamente
se consideran ciertos, 8 salvo que la otra parte pruebe lo contrario.
Es lo que en lenguaje jurídico contienen los art. 318 y 319 de la Ley de Enjuiciamiento
Civil cuando �ijan el modo de producción de la prueba por documentos
públicos y que podemos ver fusionados a continuación para entenderlos mejor:
Los documentos públicos harán prueba plena del hecho, acto o estado de cosas
que documenten, de la fecha en que se produce esa documentación y de la
identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en
ella, si se aportaren al proceso en original o por copia o certi�icación fehaciente,
ya sean presentados éstos en soporte papel o mediante documento electrónico,
o si, habiendo sido aportado por copia simple, en soporte papel o imagen digitalizada,
conforme a lo previsto en el artículo 267 no se hubiere impugnado su
autenticidad.
b) Si el interesado sólo necesita un documento del Ayuntamiento en el que se
re�lejen sus datos de empadronamiento. En este caso bastará con la expedición
de un volante de empadronamiento, que tendrá la validez de un documento o�icial,
pero no tiene naturaleza de público. Éstos acreditan los datos del padrón, o jurídicamente
hablando hacen prueba, mientras alguien a quien perjudiquen no los
impugne, es decir, mientras alguien no niegue que los datos del informe di�ieren
de los que aparecen en el padrón. Si alguien niega esos datos, al solicitante del in-
7 El art. 317 de la Ley Enjuiciamiento Civil dispone en sus parágrafos 5 y 6 que, a efectos de prueba en el proceso,
se consideran documentos públicos:
5. Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se re�iere al ejercicio
de sus funciones.
6. Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las administraciones públicas o de
otras entidades de Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones
y actuaciones de aquellos órganos, administraciones o entidades.
8 Actúa como fedatario público por aplicación de la Disposición Adicional Segunda del Estatuto Básico del Empleado
Público y del art. 162 de la Ley 8/2010, de 23 de junio, de la Generalitat, de Régimen Local de la Comunitat
Valenciana, y es el que responde de haber visto la base de datos del padrón.
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forme de padrón incumbe probar que esos datos son correctos. El modo de acreditarlo
sería solicitar un certi�icado de empadronamiento y aportarlo. ¿Y qué sentido
tiene impugnar los datos del informe por un tercero? Pues la mayoría de las veces
alargar el procedimiento por quien no tiene interés de que avance, al ser la parte
perjudicada por éste. Por lo tanto, en función del uso, unas veces conviene solicitar
un certi�icado de empadronamiento, mientras que en otros casos es su�iciente con
un informe o volante de empadronamiento.
Siempre que un vecino necesite acreditar su empadronamiento ante tribunales de Justicia,
organismos extranjeros, etc., es necesario que se aporte la correspondiente certi�icación con
las �irmas manuscritas del secretario y del alcalde, o de sus delegados o sustitutos. Recordemos
que mediante certi�icación se acreditarán también otros hechos relativos al empadronamiento
y de los que el ayuntamiento tiene constancia o�icial: fecha inicial y �inal del
empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del
alta o de la baja en el padrón, etc.
Por el contrario, el volante de empadronamiento no acredita este hecho, sirviendo únicamente
para informar de este y de sus circunstancias. Pese a ello este volante es su�iciente
para múltiples �ines, ya sea para información del propio vecino, para su aportación en procesos
o ante organismos que no requieran una prueba rigurosa, etc. En concreto, cuando se
supeditan determinados bene�icios a la condición de vecino de un municipio, es el caso de
ayudas escolares y de servicios sociales relacionados con el aparcamiento de vehículos, de
tarifas de transportes, etc., debería ser su�iciente la aportación de un volante de empadronamiento.
Y siempre debería serlo cuando algún organismo realiza una convocatoria en la
que es previsible que presente su solicitud un gran número de peticionarios y la concesión
necesariamente vaya a realizarse sólo a unos pocos: en estos casos, a los solicitantes sólo
debe exigírseles el volante que, en su caso, podría ser posteriormente con�irmado con la
certi�icación por los adjudicatarios.
En conclusión, en la mayoría de las veces la solicitud de un certi�icado de empadronamiento
debería ser la de un informe o volante, mucho más inmediato, pero que produce efectos su�icientes
en la mayoría de los casos. Es más inmediato porque el volante de empadronamiento
no requiere la �irma de ningún funcionario o autoridad municipal, debiendo llevar siempre
el sello o�icial del ayuntamiento que lo expide, o bien estar extendido en papel dotado de
marca al agua o similar. Esta circunstancia permite que el volante pueda ser expedido por
medios mecánicos o informáticos mediante terminales de expedición sin necesidad del concurso
de un funcionario. 9
4.2. Régimen jurídico
La normativa reguladora del certi�icado de empadronamiento es la que se re�iere a continuación:
9 Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución de
4 de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación Territorial,
por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización del padrón municipal.

NORMA
Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del
Régimen Local. Arts. 15 y ss.
Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, Reglamento de
Población y Demarcación de las Entidades Locales. Arts.
53 y ss. y 61.
Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que
se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento
y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. Arts.
204 y 205.
Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría, por
la que se dispone publicación de Resolución, de 4 de julio,
de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, que
dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre
actualización de padrón.
Resolución de 26 de mayo de 2005, de la Subsecretaría,
por la que se dispone la publicación de la Resolución de
28 de abril de 2005, del Instituto Nacional de Estadística
y de la Dirección General de Cooperación Local, que
dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre el
procedimiento para acordar la caducidad de las inscripciones
padronales de los extranjeros no comunitarios sin
autorización de residencia permanente que no sean renovados
cada dos años.
Resolución de 17 de noviembre de 2005, de la Subsecretaría,
por la que se dispone la publicación de la Resolución
del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección
General para la Administración Local, por la que se
dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre
la revisión anual del padrón municipal y sobre el procedimiento
de obtención de la propuesta de cifras o�iciales
de población.
Resolución de 26 de mayo de 2005, de la Subsecretaría,
por la que se dispone la publicación de la Resolución de
28 de abril de 2005, del Instituto Nacional de Estadística
y de la Dirección General de Cooperación Local, por la
que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos
sobre el procedimiento para acordar la caducidad de las
inscripciones padronales de los extranjeros no comunitarios
sin autorización de residencia permanente que no
sean renovados cada dos años.
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal.
Ley 8/2010, de 23 de junio, de la Generalitat, de Régimen
Local de la Comunitat Valenciana. Art. 162.
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español.
DIARIO
OFICIAL
N.º FECHA
BOE 80 3/4/1985
BOE 194 14/8/1986
BOE 305 22/12/86
BOE 177 25/7/1997
BOE 128 30/5/2005
BOE 280 23/11/2005
BOE 128280 30/05/2005
BOE 298 14/12/1999
DOCV 6296 24/06/2010
BOE 155 29/06/85
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NORMA
Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que
se regula la conservación del patrimonio documental con
valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos
de la Administración General del Estado y sus
organismos públicos y la conservación de documentos
administrativos en soporte distinto al original.
Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat Valenciana,
del Patrimonio Cultural Valenciano.
Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat Valenciana,
de Archivos.
Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la
Generalitat Valenciana, por el que se regula la Junta Cali�icadora
de Documentos Administrativos y el procedimiento
de valoración, conservación y eliminación del patrimonio
documental de los archivos públicos.
DIARIO
OFICIAL
N.º FECHA
BOE 274 15/11/2002
DOCV 3267 18/06/1998
DOCV 5029 16/06/2005
DOCV 5150 07/12/2005
A todo ello debemos sumar la normativa sobre administración electrónica que se re�iere a
continuación:
NORMA
Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los
Ciudadanos a los Servicios Públicos.
Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat Valenciana,
de la administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que
se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio,
de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula
el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito
de la administración electrónica.
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula
el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración
Electrónica.
DIARIO
OFICIAL
N.º FECHA
BOE 150 23/6/2007
DOCV 6262 07/05/2010
BOE 278 18/11/2009
BOE 25 29/01/2010
BOE 25 29/01/2010
Dicha normativa exige una labor previa de repensado del procedimiento y que cada ayuntamiento
apruebe una ordenanza reguladora del registro electrónico que va a utilizar para
darle cauce. 10 Podemos encontrar un modelo de ordenanza muy útil para los ayuntamientos
en la Resolución de 30 de julio de 2010, del director general de Cohesión Territorial, por la
10 Arts. 34 y 24 LAECSP.

que se ordena publicar un texto de ordenanza municipal reguladora del uso de la administración
electrónica. 11
Debemos dar por sentado que, por mucho que intentáramos hacer una enumeración exhaustiva,
hoy en día es una tarea prácticamente inabarcable debido a la gran proliferación
de diferentes disposiciones que regulan cada materia. Podríamos completarlo con las disposiciones
que desarrollan la Ley de Protección de Datos, la normativa reguladora de las noti�icaciones,
de la �irma electrónica y de prestación de servicios de certi�icación, la relativa a la
impugnación ante los tribunales de los defectos en los certi�icados y un largo etcétera. Ello
demuestra que una labor en principio sencilla, la de de�inir un proceso para el certi�icado de
empadronamiento, requiere un gran esfuerzo de consulta normativa si se desea realizarla
con absoluta profundidad.
Por ello, la referencia normativa se incluye a efectos de consulta pormenorizada por parte
de especialistas que deseen profundizar en la materia, y como re�lejo de que un procedimiento
en principio sencillo, como es el de expedir un certi�icado de empadronamiento, está
envuelto por una gran normativa especí�ica y no especí�ica a la que se tiene que enfrentar
quien desea informatizarlo. Sin embargo, vamos a optar por hacer referencia a los preceptos
concretos de interés a medida que analizamos el procedimiento, evitando al lector la consulta
pormenorizada de toda la documentación anteriormente referenciada.
Por último, debemos subrayar que consideramos el procedimiento de expedición de certi�icado
de empadronamiento sin exigencia de tasa alguna por dicho concepto. En caso de
exigencia, deberíamos referenciar también la normativa tributaria relativa a ésta, así como
la correspondiente ordenanza �iscal municipal.
4.3. De�inición del procedimiento
En cuanto al método de trabajo, vamos a tratar de aprovechar al máximo el material accesible
en diferentes fuentes, sin necesidad de una reelaboración de lo que otras administraciones
y profesionales ya han hecho.
Por tanto, tomamos como punto de partida el esquema que aparece en el documento ministerial
llamado “Software de fuentes abiertas en la administración electrónica”. 12
La descripción del proceso pormenorizado podemos encontrarla en la �igura 1 del presente
capítulo. Conforme a éste, los trámites exigidos por una aplicación rigurosa de la normativa
son los siguientes:
1. Solicitud del interesado.
2. Registro de entrada de la solicitud.
3. Comprobación de los requisitos de la solicitud.
3a) Si existen de�iciencias, subsanación de éstas, es decir, noti�icación de requerimiento,
registro de salida, solicitud de subsanación, registro de entrada,
archivo del acuse de recibo de la noti�icación en el expediente.
11 DOCV n.º 6364, de 28 de septiembre de 2010.
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3b) Si no se subsanan las de�iciencias se genera una resolución de desistimiento,
o si no procede expedir el certi�icado, una resolución denegatoria. En ambos
casos habrá noti�icación, registro de salida y archivo del acuse de recibo de
la noti�icación en el expediente.
4. Consulta a la base de datos del padrón.
4a) Si es su�iciente un volante de empadronamiento, impresión de éste y entrega
al ciudadano, bien presencialmente bien por correo al domicilio que �igura
en el padrón. 13
4b) Si no es su�iciente un volante de empadronamiento, preparación del certi�icado.
5. Firma por el secretario y alcalde o personas en quienes deleguen, o �irma
automatizada.
6. Entrega al ciudadano: registro de salida, y archivo del acuse de recibo.
7. Archivo de�initivo: remisión al archivo central de la institución. 14
4.4. Diferentes opciones
Hemos visto que un proceso sencillo, como es el de un certi�icado de empadronamiento, parece
que se complica en gran medida a la hora de pasarlo a formato electrónico. La complejidad
deriva de que en formato papel cabe mayor margen de improvisación y, por tanto, no es
necesaria una de�inición tan exhaustiva, pues permite reaccionar mejor ante los supuestos
no previstos de antemano. Sin embargo, su paso a electrónico requiere prever las máximas
incidencias posibles, ya que la aplicación no podrá reaccionar por sí misma ante un imprevisto.
A ello debemos unir la adaptación por cada ayuntamiento a sus propias peculiaridades,
como expresión de su autonomía local. Para ello, la LAE exige una previa reingeniería
de procesos para eliminar aquello innecesario, siempre que se respeten las garantías del
ciudadano. Las posibilidades son múltiples, pero por ello también son muy diferentes los
presupuestos y la implicación técnica que exige cada una de las opciones.
En la �igura 2 podemos ver un resumen de las diferentes opciones por las que podría optar
una entidad local a la hora de convertir un procedimiento en electrónico.
1. Solicitud: Respecto de las posibilidades, son las siguientes:
a) Por ciudadano:
a.1. Presencial:
a.1.1. Mediante instancia: la posible documentación requerida es la exhibición
o aportación de DNI y del libro de familia, éste sólo en el caso de menores. Lo
primero que se intentará es que el resto de la tramitación sea electrónica, por lo
13 Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría por la que se dispone publicación de Resolución de 4 de
julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, que dicta instrucciones técnicas a los ayuntamientos
sobre actualización del padrón.
14 Durante las seis primeras fases la documentación deberá obrar en el archivo de gestión.

que sería fundamental que esta documentación en papel se convierta en documento
en electrónico.
a.1.2. Mediante máquina municipal en “autoservicio”.
a.1.3. Presencial desde otra administración, cuando hay convenio.
a.2. On-line:
a.2.1. Sin certi�icado: utilizando información compartida.
a.2.2. Con certi�icado digital: DNIe obligatoriamente, ACCV, FNMT requiere convenio
y pago por su uso. Otros: SMS, teléfono, TDT en el futuro, etc.
b) Por otra administración u organismo público:
b.1. Interoperatividad.
b.2. Diversos formatos para los usos más típicos.
A partir de aquí cada ayuntamiento debe elegir una opción. Quizá la opción más sencilla con
su�icientes garantías sería la de aportación de información compartida por el interesado, es
decir, obligar a que el interesado facilite su nombre, apellidos, DNI y dirección. Con ello respetaríamos
la prohibición de la Ley de Protección de Datos de facilitar búsquedas inversas,
es decir, buscar por dirección y que se faciliten datos personales.
2. Instrucción.
Respecto a la consulta a la base de datos, las posibilidades son las siguientes:
a) Mediante �irmas electrónicas: del secretario y del alcalde/presidente. Es importante
que sean alternativas, es decir, que pueda �irmar cualquiera de ellos primero, sin
esperar al otro, pero que el documento sólo se considere �inalizado cuando reúna
las dos �irmas.
b) Mediante sistema automatizado: sello de órgano.
El documento deberá contener código o referencia impresa que garantice la autenticidad.
3. Terminación.
a) Noti�icación:
a.1. Por correo.
a.1.1. Con acuse de recibo.
a.1.2. Mediante carta ordinaria remitida a la dirección del empadronado.
a.2. Presencial: en el mismo momento de solicitar el certi�icado.
a.3. Noti�icación telemática:
a.3.1. Por servicio de noti�icaciones telemáticas puesto a disposición de la noti-
�icación durante diez días (con o sin dirección electrónica única (DEA)).
a.3.2. Por acceso al expediente.
a.3.3. Por correo electrónico.
b) Comunicación alternativa por SMS u otros medios.
Aquí es donde caben más opciones adecuadas, según el tamaño y las circunstancias de cada
ayuntamiento. La LAECSP permite cambiar del procedimiento papel al electrónico, pero la
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mejor opción dependerá de los diferentes tipos de ciudadanos con los que tratemos. Una
atención presencial debe �inalizarse en el momento, si es posible. Por ello, la mejor opción,
junto al sello electrónico, es la noti�icación presencial personal instantánea, pero si se ha
pedido telemáticamente sin certi�icado, la mejor opción puede que sea remitirlo al domicilio
por carta ordinaria. Por otro lado, la noti�icación por comparecencia electrónica requiere
certi�icado electrónico, con lo que no es muy habitual que se inicie un trámite presencial
para noti�icarlo electrónicamente, puesto que si dispones de certi�icado lo más cómodo es
evitar el desplazamiento a la ventanilla.
4.5. Criterios para la elección del procedimiento
Siguiendo con las re�lexiones sobre el tema, debemos tener en cuenta lo siguiente:
1.º El procedimiento no es unívoco: existen diferentes modos de de�inir el mismo procedimiento,
debiendo ser cada administración la que lo aplique y lo adapte a sus
circunstancias y organización. Esto es precisamente la denominada autonomía administrativa,
de la que gozan todas las administraciones.
2.º Por tanto, corresponde a cada entidad local de�inirlo en su manual de procedimientos,
dentro del margen señalado por las leyes. En el caso que nos ocupa, debemos
tener en cuenta que la Ley de Protección de Datos impide las búsquedas inversas
por terceros, es decir, que un tercero vaya al ayuntamiento a preguntar quién está
empadronado en una determinada dirección, salvo autorización por ley.
3.º Convertir un procedimiento en papel en uno electrónico requiere repensar este
(art. 34 LAECSP Ley 11/2007), teniendo en cuenta la perspectiva de las irregularidades
del acto administrativo, como veremos. La transformación automática o
mimética utilizando las instituciones electrónicas equivalentes es la que mayores
garantías ofrece desde el punto de vista jurídico, pero implica una complejidad que
en ocasiones lo convierte en inviable para las administraciones locales.
Por ejemplo, para que un secretario �irme nuestro certi�icado siguiendo una línea
idéntica a la descrita para el papel necesitaremos un registro electrónico con su
correspondiente ordenanza reguladora, un sistema de solicitud telemática, otro
de comprobación del certi�icado electrónico reconocido del ciudadano, un sistema
de archivo de documentos adjuntos que se presenten junto a la solicitud, un sistema
conectado con la base de datos del padrón de habitantes que nos devuelva el
modelo de certi�icado redactado, haber provisto de �irma electrónica de empleado
público al secretario y al alcalde, y poseer un sistema que les permita usar y por
tanto �irmar ese certi�icado. En papel bastaría con que un funcionario, a la vista
de la solicitud y documentos anexos, consultara el padrón y rellenara un modelo
preimpreso y que el secretario y el alcalde los �irmaran con su bolígrafo.
4.º Además, debemos tomar en consideración las expectativas de los ciudadanos, tal y
como marca la New Public Management. En materia de certi�icados de empadronamiento
lo ideal para el ciudadano sería aportar unos datos y obtener instantáneamente
el certi�icado. 15
15 Aquí prescindimos conscientemente de la posibilidad de coordinación entre administraciones para que ni
siquiera tenga que pedir dicho certi�icado, porque su complejidad excede del objetivo de este trabajo.

5.º Por tanto, cada ayuntamiento debe ponderar el interés público y el de los particulares
al de�inir el procedimiento que va a seguir, en orden a obtener un procedimiento
seguro pero sencillo, y decidir hasta dónde puede ser �lexible en la aplicación
de los requisitos formales sin hacer perder al procedimiento su razón de ser,
es decir, la acreditación y garantía de que los datos obrantes en el padrón son los
que el certi�icado arroja, tomando en consideración el coste, tiempo y complejidad
de implantación del sistema.
6.º Deben aprovecharse al máximo los recursos existentes, fundamentalmente los
existentes en Internet y en otras administraciones, como por ejemplo la plataforma
Diputación de Valencia-Generalitat, 16 la cual incluye de�iniciones de componentes
comunes y especí�icos, y componentes habilitantes, o como las aplicaciones que
facilita la Junta de Andalucía. 17
7.º Una vez terminado el expediente, debe permitirse el acceso a todos los ciudadanos,
una vez eliminados los datos relativos a la intimidad. Esto conecta con la expresión
“archivo”, incluida habitualmente en los �lujogramas como sinónimo de la �inalización
del procedimiento. La �inalización del procedimiento no implica la pérdida
de valor administrativo o legal por el que puede requerirse su consulta; por ello la
expresión archivo debe emplearse en el sentido de señalar el paso del archivo de
gestión, propio de la fase de tramitación al archivo central, en terminología del art.
18 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos. Por tanto, supone
el �in de la tramitación, no el �in del valor del expediente, pues desde su inicio
forma parte de un archivo, primero el de gestión y posteriormente otras fases de
archivo. Por tanto, el proceso de archivo es transversal y acompaña al expediente
desde que nace hasta que se aplican las decisiones sobre conservación propias
de las diferentes fases de archivo, que traerán como consecuencia la conservación
de�initiva o la destrucción de los documentos obrantes en el expediente en un momento
determinado.
8.º No todos los vicios o irregularidades del procedimiento lo hacen atacable: sólo
los que le hagan perder su �inalidad, es decir, la formación de la voluntad de la
Administración y garantía de los derechos de los ciudadanos fundamentalmente.
Dicho con otras palabras, el procedimiento puede �lexibilizarse sin que sea atacable
mientras garantice los derechos de los ciudadanos y la garantía de corrección,
validez y e�icacia del certi�icado expedido, y la de�inición del procedimiento en la
que se basa su tramitación electrónica debe tenerlo en cuenta.
9.º Queda pues hacer la elección de procedimiento y motivarla, como vía para la aplicación
práctica del procedimiento propuesto. Nosotros vamos a optar por el procedimiento
simpli�icado, pues es el más accesible para los ayuntamientos con menor
capacidad tecnológica, o simplemente un buen principio por el que comenzar la
implementación de un sistema completo de administración electrónica.
16 .
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4.6. Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento
A) Solicitud
Como hemos visto, utilizar miméticamente el procedimiento descrito para el procedimiento
en papel supone tener a disposición de la entidad local un importante dispositivo tecnológico,
y no siempre es fácil trasladar sin adaptaciones el procedimiento. Por ejemplo, el equivalente
a la �irma manuscrita es la �irma electrónica reconocida, y si exigiéramos un equivalente a la
�irma manuscrita, deberíamos partir de la base de que sólo la �irma electrónica reconocida
goza de tal carácter, y que en la actualidad podemos decir que sólo es reconocida la �irma
incorporada a una tarjeta (como el DNIe o los expedidos por la ACCV en soporte tarjeta). Por
esta razón, la ley obliga a admitir ambas �irmas, tanto el DNIe como los expedidos por la ACCV
en soporte tarjeta. Esta postura supondría rechazar la expedida por la ACCV, FNMT u otros
prestadores en formato �ichero 18 cuando no suelen ponerse en entredicho la su�iciencia y las
garantías de dichas �irmas.
Pero, además, la normativa tampoco lo exige. La propia LAECSP no menciona en ninguno
de sus artículos la �irma electrónica reconocida, considerando su�iciente la avanzada. En la
misma línea, la normativa 19 y la propia Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de
Madrid 20 prevé que se soliciten tanto certi�icados como volantes de empadronamiento por
medio de la aportación de datos, entre los que cita expresamente los de nombre y dos apellidos,
DNI, domicilio completo, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad y, para el caso de
menores de edad, el nombre, dos apellidos y fecha de nacimiento.
En conclusión, queda dentro del ámbito de autonomía, y por tanto de decisión del ente local,
el exigir una �irma electrónica o permitir la solicitud mediante aportación de datos. En el
primer caso su fundamentación jurídica deriva directamente de la ley, como hemos visto.
En el segundo, deberá razonarse que mediante la introducción de dichos datos el solicitante
no está accediendo a datos personales cuyo acceso tiene vedado. Pero contamos con el camino
allanado de la resolución y recomendación anteriormente citadas, que lo motivan con
su�iciencia.
B) Registro
Siguiendo con nuestro razonamiento, si siguiéramos la opción de trasladar miméticamente
el procedimiento papel al electrónico, procedería a continuación el registro de entrada de la
petición del certi�icado, al tratarse de una de las solicitudes, escritos y comunicaciones a que
se re�iere el art. 38 Ley 30/1992. 21
18 La �irma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor
que la �irma manuscrita en relación con los consignados en papel. Se considera �irma electrónica reconocida la
�irma electrónica avanzada basada en un certi�icado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de
creación de �irma (arts. 3.3 y 4 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica).
19 Resolución de 21 de julio de 1997 de la Subsecretaría, por la que se dispone publicación de Resolución de 4
de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística, por la que se dictan instrucciones técnicas a los
ayuntamientos sobre actualización del padrón.
20 Recomendación de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, de 14 de abril de 2004 (BO
Comunidad de Madrid de 3/05/2004), que aunque no tiene valor vinculante sí el de una institución de prestigio
que efectúa recomendaciones.
21 A estos efectos véase M.ª J. Ortolá. Manual de Registro e Información Administrativa de la Generalitat Valenciana.
Conselleria de Economía, Hacienda y Ocupación, accesible en:

De hecho, incluso por aplicación rigurosa de la normativa deben registrarse aquellas solicitudes
electrónicas en las que no se haya utilizado un sistema de �irma electrónica, sino
cualquier otro previsto por la normativa, y en el que incluimos la aportación de datos. 22
Aun partiendo de ello y de que la corrección formal exige su registro, debemos tener
siempre en cuenta que las funciones del registro son la de garantía de los derechos de los
ciudadanos, 23 la de localización y recuperación de documentación, y la de instrumento de
gestión.
Esto nos permite preguntarnos en qué se afectaría a los derechos de los ciudadanos y al
funcionamiento de los servicios públicos si en vez de someterlos al sistema de registro del
art. 24 LAECSP se optara por cualquier otro sistema que permitiera alcanzar las mismas
�inalidades.
Aplicando este razonamiento al supuesto que estamos analizando, el certi�icado de empadronamiento,
podemos llegar a la conclusión de que si optamos por un sistema que nos va a
facilitar la impresión del documento instantáneamente o lo vamos a recibir a los pocos días
en casa, en nada afecta a los derechos de los ciudadanos que su solicitud esté o no registrada.
Es más, si tiene que reclamar por la tardanza en la remisión del certi�icado o volante, en
nada afecta tampoco a la validez del certi�icado, y en ese momento se le puede expedir sin
mayor di�icultad. 24
Por ello, se considera jurídicamente inatacable el no registro de la solicitud, siempre que
el sistema garantice que la solicitud del ciudadano se va a atender en el plazo más breve
posible y que la autenticidad de los datos contenidos en el documento y su comprobación
quedan garantizadas.
Desde el punto de vista del ciudadano, si se ha satisfecho su pretensión, aunque no se haya
registrado su solicitud, nada podría alegar por carecer de legitimación al respecto, al no
verse afectados sus derechos por dicha omisión y por tanto al carecer de interés para impugnar.
Estaríamos ante un supuesto de irregularidad no invalidante, es decir, incorrecciones que no
afectan a la validez del certi�icado pero que sí podrían generar responsabilidad disciplinaria
de quien incurre en ellas. Ahora bien, desde el punto de vista de la Administración local y
de decisiones adoptadas por ésta para mejorar la gestión, la responsabilidad disciplinaria
carecería de sentido si procede de una instrucción de quien tiene competencia para ello,
generalmente el alcalde como jefe superior del personal, fruto de decisiones de gestión.
Y respecto de la conservación de la documentación y posibles responsabilidades anejas, estamos
ante una documentación cuya vigencia administrativa, aunque depende del destinatario
y la �inalidad, ronda los tres meses, por lo que lo e�ímero de ésta y el hecho de que todo
su contenido ya se contenga en la base de datos del padrón hacen que la responsabilidad sea
mínima. A ello debemos añadir el régimen de protección de datos personales, que se tratará
en epígrafe posterior.
hacienda/images/otros/ManualRgtro.pdf>, y que contiene la siguiente de�inición de escrito a los efectos de su
registro: “Cualquier petición o alegación formulada por persona interesada, con la �inalidad de iniciar un procedimiento,
probar hechos e invocar derechos, subsanar defectos (de una solicitud o expediente), o de aportar
documentación requerida por la Administración dentro de un procedimiento ya iniciado (…)”.
22 Art. 24 en relación con el art. 14 y ss. LAECSP.
23 Por ejemplo, la de resolver en plazo y sentido del silencio.
24 En de�initiva, estamos ante las llamadas irregularidades no invalidantes de los arts. 63.2 y 63.3 Ley 30/1992.
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24
El hecho de no utilizar el registro tiene como inconveniente la pérdida de información que
permitiría la mejora de la gestión, como por ejemplo los �ines más usuales para los que se
solicita, el número de volantes y certi�icados emitidos, etc., aunque como hemos señalado
puede compensarse por otros sistemas de control.
C) Subsanación
En formato papel, se acude a la subsanación cuando, para poder expedir el certi�icado, la
solicitud no contiene todos los datos necesarios o cuando no se aportan los documentos adjuntos
requeridos. En el caso del certi�icado de empadronamiento electrónico, no es necesario
aportar documentación adjunta siempre que los datos ya obren en el padrón. 25 Por tanto,
el problema de no poder tramitar el certi�icado por falta de datos se re�iere a los datos que
deben cumplimentarse en el formulario de solicitud, no a la aportación de documentación,
siempre que dichos datos, como hemos mencionado, obren en el padrón.
En este contexto, el art. 35 de la LAECSP regula los modelos puestos a disposición de los
ciudadanos para que realicen la solicitud electrónicamente. En ésta se podrán de�inir los
datos requeridos para poder tramitarla. Si no se cumplimentaran, la postura más purista
sería admitir la solicitud pero requerir al interesado para que en el plazo de diez días aporte
los datos restantes. Sin embargo, suele predominar un criterio práctico consistente en evitar
la presentación, si no se cumplimentan los datos necesarios. Esta postura no afecta a los
derechos de los ciudadanos, pues el certi�icado no podrá expedirse ni avanzarse en el procedimiento
hasta que no se disponga de los datos necesarios. 26 Esto impediría que solicitudes
inviables forzaran a la maquinaria administrativa a desarrollar toda la actividad de dictar
resolución y noti�icarla, con los gastos y cargas administrativas que ello conlleva y el nulo
provecho que de ello obtienen tanto el ciudadano como la administración en cuestión.
Respecto a los datos que hay que aportar, estos ya han quedado referenciados en el epígrafe
anterior. Baste señalar al respecto que para determinados casos, y siguiendo una línea de
simpli�icación, debemos remitirnos al procedimiento en papel. Destacamos los casos en que
la solicitud se realice por:
•
•
•
25 Art. 4.g LAECSP.
Mandamiento judicial, ya que su aportación no sería veri�icable en términos de
autenticidad e integridad por la entidad local dado el estado de desarrollo actual
de la Administración de justicia telemática.
La solicitud realizada por un tercero con autorización del titular de los datos, aunque
el sistema es lo bastante �lexible para que no se vea en la necesidad de aportar
la autorización en cuestión.
Supuestos en los que las personas sobre las que se ostenta la patria potestad y la
guardia y custodia, es decir, hijos o tutela, no se hallen empadronados en el domicilio
del solicitante, supuestos en los que deban aportarse resoluciones o sentencias
judiciales, 27 etc.
26 Ver al respecto el art. 23.4 Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la
Comunitat Valenciana, que regula los formularios de solicitud normalizados, los datos que deben incorporar y
la obligatoriedad de su uso.
27 Estos casos se dan por separaciones, acogimientos, divorcios, etc.

Por tanto, no se requerirá documentación, sino únicamente datos cuando se solicite un certi�icado
o volante del titular de los datos, o de un menor empadronado en el mismo domicilio
del solicitante, con lo que se reducen, si no se eliminan, los supuestos de subsanación.
D) Consulta a la base de datos del padrón y preparación del documento:
volante o certi�icado
Con los datos aportados por el ciudadano se consulta la base de datos del padrón y se prepara
el volante o certi�icado. En el caso del volante, al no requerir �irmas puede imprimirse
directamente y entregarse al ciudadano si estamos ante una atención presencial, o bien
puede remitirse por correo ordinario al domicilio que �igura en el padrón (y no a cualquier
otro). 28
Por su parte el certi�icado de empadronamiento requiere �irma. Existen básicamente dos
posibilidades: o bien es �irmado por el alcalde y el secretario o personas en quienes deleguen,
o bien se �irma automáticamente. Por tanto, en el caso del certi�icado, la �irma es un
trámite ineludible. Una vez �irmado se entregará al ciudadano. En puridad debería remitirse
mediante acuse de recibo y con registro de salida, y archivarse posteriormente el acuse.
Sin embargo, si el ciudadano ha realizado su solicitud con �irma electrónica y la �irma del
certi�icado es automatizada, es mucho más conveniente permitir al ciudadano su impresión
directamente. Con ello su percepción será la de haber realizado una solicitud y obtener de
inmediato el certi�icado pretendido.
E) Entrega
Al tratar de la entrega del volante o informe al ciudadano debemos analizar diversas posibilidades,
atendiendo al medio utilizado para solicitarlo, y al sistema de �irma del certi�icado
empleado por el ayuntamiento. Así pues, distinguimos:
1.º Solicitud presencial: Si se expide un volante de empadronamiento se imprimirá
el documento en papel con marca de agua o similar, o con cuño del ayuntamiento.
Del mismo modo se procede si se pide un certi�icado y existe un sistema de �irma
automatizada del certi�icado. Es, sin duda, el procedimiento más sencillo.
Si no existe y el ciudadano tiene que esperar a que el certi�icado se �irme por quienes
corresponde, se enviará a su domicilio por correo, a menos que voluntariamente
pre�iera retirarlo en las o�icinas municipales. 29
2.º Solicitud on-line: El sistema equiparado al de impresión presencial es el empleado
cuando el ciudadano realiza la solicitud on-line y utiliza �irma electrónica. En este
caso, una vez �irmado el certi�icado, se pondrá a su disposición telemáticamente
para que acceda y pueda obtenerlo e imprimirlo.
28 La Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución
de 4 de julio de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación Territorial,
por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización del padrón, señala que
“el volante de empadronamiento no requiere la �irma de ningún funcionario o autoridad municipal, debiendo
llevar siempre el sello o�icial del Ayuntamiento que lo expide, o bien estar extendido en papel dotado de marca al
agua, o similar. Esta circunstancia permite que el volante pueda ser expedido por medios mecánicos o informáticos,
sin necesidad del concurso de un funcionario”.
29 El art. 40 Ley 30/1992 impide obligarles a acudir a la o�icina municipal a retirarlo.
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26
Sin embargo, si el volante o certi�icado se ha solicitado mediante la aportación de
datos u otro sistema sin �irma electrónica, el documento se enviará por correo a su
domicilio.
Respecto si los envíos mencionados deben hacerse por correo ordinario o es necesario
acuse de recibo, en el caso del volante parece claro: basta el correo ordinario.
En el del certi�icado, en puridad debería utilizarse el acuse de recibo para tener
constancia de la recepción. Lo que ocurre es que para ganar e�icacia y evitar molestias
a los ciudadanos, dado que muchas personas están ausentes de sus domicilios
por las mañanas, el correo ordinario permite que se reciba antes y sin desplazarse
a la o�icina de correos. Lo importante es que reciba el certi�icado, con lo que no
sería atacable jurídicamente el envío sin acuse de recibo, claro está, si el ciudadano
lo recibe en efecto. Pero es que, aun cuando se haya optado por enviarlo con acuse
de recibo, si no lo ha recibido, el ayuntamiento debe facilitárselo sin dilación, sin
esperar a posibles reclamaciones de correo, con lo que, además de ser más caro y
con mayor carga documental, el sistema pierde efectividad.
F) Archivo
Para �inalizar, queda la cuestión del archivo. En principio, el certi�icado de empadronamiento
es un documento que demuestra un hecho, la inscripción padronal, en la fecha en la que
se emite. Como esta inscripción puede variar las administraciones suelen limitar su vigencia.
Así pues, el criterio más común es el de tres meses, pues coincide con el exigido por
los principales trámites; por ejemplo, a efectos de la expedición del DNI. Pero, insistimos,
el hecho de �ijar este plazo de vigencia limitada, caducidad en términos jurídicos, va a depender
de la voluntad de la entidad ante la que se tiene que presentar el certi�icado y del
ayuntamiento que lo expide.
Ello obliga a que el ayuntamiento prevea un sistema de comprobación de la validez y autenticidad
del certi�icado expedido durante dicho plazo. Para ello, lo más común será permitir
un acceso telemático a dicho sistema: código seguro de veri�icación, sistema de comprobación
de �irma electrónica del documento, etc. 30
Cuestión distinta es la de la protección de los datos personales. Cuando se solicita un certi�icado
de empadronamiento o un volante, se está accediendo a datos de carácter personal, lo
que implica que la LOPD nos obliga a mantener un registro de los accesos realizados durante
un plazo de tres años, plazo en el que prescriben las sanciones muy graves. 31 Además, una
vez utilizados los datos para confeccionar el certi�icado o volante, deben cancelarse. Ello signi�ica
que las solicitudes deben archivarse, de modo que ninguna persona del ayuntamiento
o de fuera pueda acceder a los datos personales contenidos en ellos. Se exceptúan los archiveros
y demás empleados cuando el acceso a dichos datos sea necesario para el desarrollo
de sus funciones.
Estas imposiciones parecen relativamente fáciles de cumplir cuando estamos ante documentos
electrónicos, pues bastará con limitar el acceso a los datos obrantes en estos. Mayores
di�icultades presentan a la hora de aplicarlas a los expedientes en papel, a los que la
LOPD es de aplicación. En este caso se plantean dos alternativas:
30 Art. 30.5 LAECSP.
31 Art. 47 LOPD y 93 y ss. RD 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo
de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

a) Conservar la solicitud y expediente íntegro durante el plazo de 3 años que
marca la LOPD, archivándolos por un número no identi�icativo de la persona
y limitando el acceso a su contenido, postura más conservadora y garantista
pero que presenta la di�icultad de las limitaciones de espacio de que disponen
las entidades locales y del hecho de tener por objeto documentación sin
valor histórico.
b) Acudir a algún sistema que permita dejar constancia del acceso a la consulta
del padrón y del motivo por el que se accedió, generalmente a petición
del ciudadano. A ello podría ayudar tener de�inido y aprobado el proceso de
atención al ciudadano ante peticiones de volantes o certi�icados de empadronamiento,
en el que se establezcan las comprobaciones que el personal o
el sistema deben realizar para permitir el acceso a los datos padronales.
Como conclusión, hemos visto cómo disminuyen los requerimientos técnicos a medida que
se opta jurídicamente por posiciones más débiles desde el punto de vista argumental, pero
que garantizan de igual modo los derechos de los ciudadanos y cumplen perfectamente la
función de los instrumentos utilizados, tales como registros, noti�icaciones, etc.
Éste debe ser el camino que recorrer si pretendemos que los ayuntamientos con menor capacidad
técnica y económica se incorporen a la Administración electrónica. 32
Tarea
Tabla de símbolos empleados en el diagrama de �lujo
Documento
Elemento o
aplicación
informática
Alternativas
32 De hecho, algunos ayuntamientos, ante la limitación de medios, han comenzado a recorrer este camino incluso
en formato papel. Y no es di�ícil encontrar ayuntamientos en los que las solicitudes de volantes se realizan verbalmente
y se imprimen con sello o papel con marca de agua o similar del ayuntamiento, posibilidad permitida
por la citada resolución de 1997. Lo expuesto se entiende su�iciente como para fundamentar dicho sistema,
aunque también para señalar sus de�iciencias.
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Figura 1a. Fase de iniciación del proceso en papel del certi�icado de empadronamiento

Figura 1b. Fase de instrucción del proceso en papel del certi�icado de empadronamiento
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Figura 2. Proceso telemático simpli�icado de certi�icado de empadronamiento

5. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS
Los requisitos tecnológicos necesarios para la e-Administración pueden agruparse en dos
bloques:
A. Componentes: Módulos o grupos funcionales tanto de carácter común para cualquier
sistema de administración como especí�icos del caso de aplicación elegido.
B. Características: Requerimientos puntuales del sistema que son necesarios o que
hay que tener en consideración para su funcionamiento.
A. Componentes
A.1. Componentes habilitantes y comunes
Son los elementos que materializan funciones sin las que no pueden ponerse en práctica
servicios de administración electrónica al máximo nivel (habilitantes) o que es recomendable
que sean de uso común por parte de los ayuntamientos. 33
• Registro electrónico E/S: realiza el registro de toda la documentación que entra o
sale de la Administración. 34 En el caso de servicios digitales o telemáticos, mediante
registro electrónico.
• Firma electrónica: permite la identi�icación del ciudadano o la ciudadana de forma
electrónica. 35 Es el instrumento que otorga validez legal a los acuerdos y documentos
aportados, mediante el uso de certi�icados electrónicos acreditados por
entidades certi�icadoras.
• Sellado de tiempo: se encarga de certi�icar la fecha y hora para el registro electrónico,
los procesos de �irma y el sistema de noti�icaciones, entre otros.
• Sistema de comunicaciones: se encarga de la gestión de avisos, alertas y noti�icación
de resoluciones. Abarca tanto las noti�icaciones fehacientes como los avisos
no fehacientes, siendo necesario en ambos casos identi�icar los canales que se emplearán.
36
• Directorio de la organización: implementa la estructura orgánica de la organización
y la ubicación de cada empleado. Es esencial para determinar las responsabilidades
de aprobaciones y �irmas, y la gestión de las sustituciones y los desempeños
accidentales y en funciones. Permite la autenticación de los empleados públicos
en el resto de componentes del proyecto. Este directorio puede ser independiente
33 La mayoría de estos componentes pueden ser independientes para cada ayuntamiento, pero una implantación
común incorpora importantes bene�icios especialmente para el ciudadano. Este es el caso del sistema de comunicación,
porta�irmas, código seguro de veri�icación, etc.
34 Puede ser independiente para cada ayuntamiento, pero su implantación común incorpora importantes bene-
�icios.
35 Las exigencias y posibilidades en la materia, y en particular respecto al uso del DNI electrónico y los certi�icados
electrónicos de la Autoridad de Certi�icación de la Comunidad Valenciana, están de�inidas en la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y la Ley 3/2010, de 5 de mayo,
de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunidad Valenciana.
36 SMS, correo electrónico, etc. La Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de
la Comunidad Valenciana explicita una relación de estos canales.
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para cada ayuntamiento, pero en este caso ha de cumplir unos estándares comunes
que aseguren los requerimientos operacionales de un sistema de administración
electrónica.
• Pasarela de pagos: es el componente encargado de la interacción y el pago de
servicios de forma electrónica. Los pagos electrónicos podrán tratarse de forma
puntual, como en el caso de las licencias de obra, o de forma periódica, como sucede
con los recibos del IBI.
• Código Seguro de Veri�icación: es el componente encargado de la generación,
incorporación a los documentos y gestión de validación de códigos de veri�icación
que permitan la e�icacia documental de copias impresas de documentos electrónicos.
37
• Gestión de la representación: se encarga de gestionar las representaciones de
unos/as ciudadanos/as por otros/as. Es de aplicación tanto a terceras personas
�ísicas o jurídicas como en el caso de funcionarios.
• Porta�irmas: posibilita el �irmado masivo de documentos, lo que facilita las labores
del empleado público.
• Compulsa electrónica: permite la obtención de copias autenticadas digitalmente.
• Valija electrónica: componente encargado del envío telemático de la documentación
entre administraciones, lo que supone un gran paso hacia una administración
sin papeles.
A.2. Componentes especí�icos
Re�lejan funciones importantes para la materialización de servicios de administración electrónica,
que pueden ser comunes a varias entidades locales o especí�icos de cada ayuntamiento,
dependiendo de las circunstancias tecnológicas y de los recursos de cada caso concreto.
En el caso de los ayuntamientos pequeños y medianos la mayor parte de estos componentes
deben ser considerados como elementos comunes para tener en cuenta la viabilidad
y sostenibilidad del sistema de administración electrónica.
•
Sede electrónica:
– O�icina virtual 39 (�igura 3):
38
· Catálogo de servicios
· Carpeta ciudadana
· Inscripciones y reservas
37 En el caso valenciano fue desarrollado en el marco del proyecto de centro de referencia para el desarrollo de
servicios avanzados para la construcción de la administración electrónica en los ayuntamientos de Valencia.
Desarrollado por la Diputación de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en
el marco del Plan Avanza, Centros de Conocimiento y Contenidos 2007.
38 Se desarrolla fundamentalmente en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a
los Servicios Públicos y sobretodo en la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica
de la Comunidad Valenciana, que incluye un apartado especí�ico con un alto nivel de concreción.
39 En el caso valenciano desarrollado inicialmente en el marco del proyecto ALSOA y del proyecto Carpeta Ciudadana
LocalWeb Provincia de Valencia de la Diputación de Valencia, que contó con la co�inanciación del Ministerio
de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza, Servicios Públicos Digitales 2008. Véase además
n. 40.

•
· Autoliquidaciones
· Cita previa
· Etc.
– Tablón de anuncios
– Per�il del contratante
– Factura electrónica
– Etc.
Figura 3. Ejemplos de casos reales de o�icina virtual de varios ayuntamientos
40 Bus de integración SOA (Plataforma de integración ALSOA): el Bus de Integración
es un componente interno de todo el sistema, que se encarga de coordinar
las comunicaciones entre todos los componentes, actuando como garante de la interoperabilidad.
Esto posibilita integrar cualquier sistema de información dentro
del proyecto simplemente conectándolo al bus de integración, como es el caso de
las herramientas de backof�ice en uso actualmente en las entidades locales.
40 ALSOA es el acrónimo del proyecto Administración Local SOA: Sistema de Explotación e Integración de Servicios
Electrónicos de la Administración Local. Proyecto pionero de tecnología orientada a servicios (SOA) y
basada en código abierto, diseñado en 2007 por la Diputación de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de
Administraciones Públicas en el marco del Programa Modernización Administrativa Local eModel de 2008.
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• Gestor de servicios electrónico (escritorio tramitador): principal herramienta
de los/las empleados/as públicos/as con la que podrán desempeñar su labor y
disponer de una completa trazabilidad del estado de los diferentes trámites a su
cargo. Es de especial importancia fomentar la confección de un catálogo de procedimientos
debidamente documentados de modo normalizado. De este modo se facilita
la implementación, y sobre todo se hace viable su evolución futura, así como
su reutilización en otras entidades locales. 41
• Repositorio documental: la tramitación electrónica continúa teniendo una fuerte
dependencia documental, pero en este caso más allá de la frontera del papel y del
archivo �ísico, sustituyéndolos por los documentos electrónicos y el repositorio documental
centralizado. 42
• Sistema de datos del ciudadano (SDC) (�igura 4): los diferentes servicios electrónicos
se sustentan sobre las herramientas de backof�ice de las entidades locales,
que serían por lo tanto el “eslabón más débil de la cadena” para garantizar un servicio
con disponibilidad durante las 24 horas los 7 días de la semana. Para ofrecer
un servicio �iable es necesario implementar un componente que aporte “persistencia”
a los datos y trámites asociados a un ciudadano. Básicamente consiste en un
repositorio con un resumen de la información de interés del ciudadano o ciudadana
(datos personales básicos, histórico de trámites, situación de los trámites en
curso, etc.). De este modo se asegura la disponibilidad de esta información a través
de la Carpeta Ciudadana, por lo que estos ciudadanos no se ven afectados por las
posibles paradas de servicio de las herramientas de backof�ice de las entidades
locales, debidas a labores de mantenimiento, copias de datos, incidencias, etc. Lo
cual es de especial relevancia para municipios pequeños y medianos
Adicionalmente el SDC permite al ciudadano gestionar de modo global y uniforme trámites
y datos correspondientes a diferentes entidades locales (municipio de empadronamiento,
municipio de segunda residencia, municipio donde se tienen propiedades, etc.).
41 Por ejemplo, el catálogo de procedimientos del Plan Provincial de Servicios Informáticos de la Diputación
de Valencia (Boletín O�icial de la Provincia, de 30 de octubre de 2009), que plantea no ya la reutilización de los
procedimientos implementados informáticamente, sino la posibilidad de usar el catálogo con independencia de
las herramientas informáticas utilizadas. Y como principales objetivos, la gestión del conocimiento de la organización
y el fomento de la cultura de la mejora continua.
42 En éste se procede al almacenamiento, recuperación, archivo, custodia, re�irmado, etc. En el caso valenciano,
desarrollado en el marco del proyecto de centro de referencia para el desarrollo de servicios avanzados para la
construcción de la administración electronica en los ayuntamientos de Valencia. Desarrollado por la Diputación
de Valencia y co�inanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza, Centros
de Conocimiento y Contenidos 2007.

Figura 4. Esquema de componentes del proyecto de Administración Electrónica
para Entidades Locales de la Comunidad Valenciana en 2010
Cada uno de estos componentes, aunque necesarios, requiere una evaluación en cuanto a
su forma de aplicación. Planteamos, a modo de ejemplo, una re�lexión sobre el sellado de
tiempo. Si partimos de la Ley 11/2007, que marca el contexto normativo sobre el uso del
sellado de tiempo en los documentos electrónicos, vemos que en su art. 29, al referirse al
documento electrónico, establece:
1. Las administraciones públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos los
documentos administrativos a los que se re�iere el art. 46 de la Ley 30/1992, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común,
siempre que incorporen una o varias �irmas electrónicas conforme a lo establecido en la
Sección 3.ª del Capítulo II de la presente ley.
2. Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a
través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
3. La Administración General del Estado, en su relación de prestadores de servicios de
certi�icación electrónica, especi�icará aquellos que con carácter general estén admitidos
para prestar servicios de sellado de tiempo.
Será por lo tanto preceptivo su uso en el registro de documentos. Pero fuera de esta actuación
habría que plantearse si en nuestro certi�icado de empadronamiento su �irma requiere
también sellado de tiempo. A favor de su uso está el hecho de que se trata de documentos
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que sirven para informar de la situación de empadronamiento en un momento dado, y por
tanto puede interpretarse que el uso del sellado de tiempo está indicado por este motivo.
En contra de su uso puede esgrimirse que no es estrictamente necesario, ya que lo trascendente
es la fecha de efecto del documento electrónico, sea o no realizada la �irma con sellado
de tiempo. No pretendemos en esta comunidad de aprendizaje plantear una solución a este
tipo de problemas, sino más bien mostrar la conveniencia de re�lexionar sobre determinados
temas antes de �ijar cómo debe realizarse la tramitación electrónica de cada uno de los
procedimientos que transformemos desde su soporte papel al nuevo entorno virtual.
Vinculado a todo este proceso de evaluación del proceso en su paso a soporte electrónico o
a tramitación electrónica se tiende a la implantación de un hito administrativo de de�inición
y formalización de la utilización de los procedimientos de administración electrónica. Es
decir, la exigencia de una especi�icación detallada de diferentes aspectos del procedimiento,
más o menos numerosos y de forma más o menos amplia. El ejemplo más claro son los
denominados “proyectos de incorporación”. Este tipo de exigencias tiene dos causas principales:
la di�icultad de comprensión de los mecanismos tecnológicos y la falta de con�ianza
en éstos, ya sea por desconocimiento o por la crónica falta de recursos real en la materia
en las entidades locales. Si a esto le unimos la necesidad de velar por la seguridad jurídica
de los actos administrativos se explica el planteamiento administrativo de los proyectos de
incorporación como herramienta de compromiso de recursos y acciones técnicas y organizativas,
y sobre todo de delimitación clara de responsabilidades, alcances y servicios y
contingencias.
De los proyectos de incorporación hay que destacar como positivo que obligan a las organizaciones
y los empleados públicos a documentar las procedimientos y a analizar sus
diferentes vertientes, aspectos ambos del todo necesarios para el buen funcionamiento de
la Administración (electrónica o no), pero a los que se dedica menos esfuerzo del deseado
debido a las urgencias de funcionamiento de las entidades. La sostenibilidad de la administración
electrónica exige que los procesos estén adecuadamente especi�icados y documentados.
Pero al mismo tiempo supone una nueva carga para la puesta en marcha de servicios
de esta administración, por lo que hay que ser cuidadosos en la aplicación de estos conceptos
en cada entidad. Especialmente en las de menor tamaño, en las que este esfuerzo
administrativo previo es inviable y con ello puede resultar también di�icultoso el arranque
de servicios electrónicos con drásticos bene�icios para los ciudadanos.
De nuevo, el sentido común, sobre todo en el aspecto de “proporcionalidad”, debe estar presente
a la hora de aplicar conceptos como el proyecto de incorporación en los ayuntamientos,
tanto para nuevos procedimientos administrativos, como en la apertura de canales electrónicos
en procedimientos existentes. Una cosa es la seguridad jurídica y otra bien distinta
es exigir a un procedimiento, por el mero hecho de ser totalmente electrónico, un sin�ín de
cuestiones, previsiones, informes y estudios previos que no se exigen en ningún caso en la
tramitación tradicional en papel.
En este sentido, el contenido de este trabajo puede ser de utilidad en la confección de informes
necesarios para la formalización de servicios de administración electrónica en la
normativa que sea de aplicación para cada caso y entidad local. El concepto de informes
de administración electrónica y proyectos de incorporación proviene del art. 41 de la Ley
3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana;
en concreto de su art. 41, donde se establece que:
1. La aprobación o modi�icación de toda norma reguladora de un procedimiento administrativo
o de un proceso de trabajo dentro de la Administración requerirá la realización

previa del análisis de administración electrónica por parte del órgano proponente, que
deberá incorporar necesariamente el examen de los extremos contenidos en la presente
ley de acuerdo con el detalle que se determine reglamentariamente.
2. El documento de análisis elaborado será elevado al órgano con competencias horizontales
en materia de administración electrónica dentro de la administración actuante a �in
de que emita informe de administración electrónica con carácter preceptivo, en los plazos
que se establezcan reglamentariamente por cada administración.
3. Con independencia de la publicación en los diarios, boletines o tablones de anuncios
o�iciales de las normas que regulen los procedimientos administrativos o los procesos
de trabajo según lo establecido en los apartados anteriores, la sede electrónica de la administración
titular incorporará un resumen su�icientemente explicativo y didáctico del
contenido esencial del procedimiento o proceso aprobado.
La introducción de la tramitación electrónica en un procedimiento administrativo existente
conllevaría, por tanto, la aplicación de este artículo, cuyo espíritu aparece recogido también
en los arts. 37.2 y 40.3 de esta ley. 43
Dado lo dispuesto en la Ley 3/2010, en el seno del proyecto de administración electrónica
para las entidades locales de la Comunidad Valenciana se introdujo una concreción en la
ordenanza tipo propuesta a los ayuntamientos: el proyecto de incorporación, con la especi-
�icación y contenido que se detalla en el art. 53 de la Resolución de 30 de julio de 2010, del
director general de Cohesión Territorial, por la que se ordena publicar un texto de ordenanza
municipal reguladora del uso de la administración electrónica. 44
Art. 53. Mecanismo de incorporación de trámites y procedimientos a la tramitación electrónica
1. La incorporación de procedimientos y trámites para su gestión electrónica por parte del
Ayuntamiento se llevará a cabo con pleno respeto de las garantías y procedimientos administrativos
establecidos en la normativa general de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y Procedimiento administrativo Común, teniendo en cuenta los objetivos
de simpli�icación administrativa.
2. La aplicación de medios electrónicos a la gestión de procedimientos, procesos y servicios
irá precedida siempre de un análisis de rediseño funcional y simpli�icación del procedimiento
de conformidad con los criterios establecidos en la normativa sobre acceso
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
3. Las características de los procedimientos y trámites que se incorporen a la Administración
electrónica se deberán de�inir sobre la base del correspondiente proyecto de incorporación,
de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes.
43 Art. 37.2. La utilización de las indicadas técnicas y, en general, de soportes, medios, canales y aplicaciones de
tal naturaleza, en los procedimientos administrativos, en la prestación de servicios, en los procesos de trabajo
o en la gestión de la atención o información a suministrar a la ciudadanía, deberá estar autorizada por los órganos
competentes de cada administración pública, previo el preceptivo informe de administración electrónica
elaborado por la conselleria, entidad u órgano que tenga atribuidas las competencias horizontales en materia de
administración electrónica dentro de la organización.
Art. 40.3 La implantación de las tecnologías de la información y la comunicación en la tramitación de procedimientos
se efectuará progresivamente y estará sujeta a la previa aprobación de aquellas en los términos señalados
en el art. 37.2 de esta ley, así como de los correspondientes procedimientos, según se indica en el artículo
siguiente.
44 DOCV de 28 septiembre de 2010.
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38
4. Las previsiones contenidas en este título también serán de aplicación a los siguientes
supuestos:
– Al procedimiento de modi�icación de los procedimientos y trámites que se hayan
incorporado a la tramitación por vía electrónica.
– Al régimen de funcionamiento de los instrumentos y servicios especí�icos de la administración
electrónica.
– A la �irma de convenios de colaboración y cooperación con otras administraciones y
entidades en materia de administración electrónica.
– A los procedimientos de comunicación y de relación con otras administraciones públicas.
Art. 54. Proyecto de incorporación
Para la inclusión de un trámite o procedimiento para su gestión por vía electrónica será
requisito imprescindible la aprobación de un proyecto de incorporación, que deberá contener:
– Identi�icación de los trámites y procedimientos que se incorporan.
– Memoria justi�icativa de la incorporación.
– Identi�icación de los canales electrónicos habilitados para la realización del trámite.
– Sistemas de identi�icación y acreditación electrónica de la voluntad de la ciudadanía
para cada uno de los trámites que se incorporen.
– Programas y aplicaciones electrónicos que se utilizarán para cada uno de los trámites
y procedimientos que se incorporen.
– Medidas de protección de datos de carácter personal y de valoración de los riesgos.
– Informe sobre la gestión de la información y el ciclo de vida de la documentación que
incluya las garantías y necesidades de conservación y su disponibilidad.
Art. 55. Tramitación del proyecto de incorporación
1. Corresponderá a los servicios técnicos municipales, a propuesta del alcalde, la redacción
de los proyectos de incorporación del procedimiento que se pretende realizar por
medios electrónicos. Para la elaboración del proyecto podrán suscribirse convenios de
colaboración con otras administraciones públicas al objeto de recabar el apoyo técnico
de éstas.
2. Una vez redactado el proyecto, éste deberá ser remitido a los servicios jurídicos, con el
�in de que emita el informe de administración electrónica, en el que se analice la adecuación
del procedimiento administrativo electrónico que se pretende implantar al ordenamiento
jurídico aplicable.
3. Emitido el precitado informe el expediente será remitido al pleno del Ayuntamiento
para su aprobación.
4. La aprobación será objeto de publicación en los diarios o tablones de anuncios o�iciales
de las normas que regulen los procedimientos administrativos.

5. Aprobada la incorporación de un trámite o de un procedimiento a su tramitación por
vía electrónica, se incluirá, a los efectos informativos, en el catálogo de trámites y procedimientos
electrónicos incluidos en la sede electrónica del Ayuntamiento, donde se incorporará
un resumen su�icientemente explicativo y didáctico del contenido esencial del
procedimiento o proceso aprobado.
B. Características
Todos estos componentes nos permitirán generar unos documentos electrónicos y un archivo
de los mismos que presenten las siguientes características funcionales básicas:
1. Consulta y recuperación de documentos.
2. Preservación y custodia a largo plazo, asegurando:
a. Integridad y consistencia.
b. Incorruptibilidad.
c. Seguridad.
d. Control sobre el ciclo de conservación.
e. Control sobre la disposición de la documentación.
f. Legibilidad y recuperación de los documentos independientemente del soporte
y/o formato de creación original o de conservación resultante.
3. Preservación y custodia de las evidencias electrónicas.
a. Auditoría de las operaciones efectuadas sobre los documentos almacenados, incluyendo
la lectura.
b. Protección de los documentos para asegurar la inalterabilidad documental, normalmente
mediante técnicas criptográ�icas.
c. Preservación y conservación de las �irmas electrónicas asociadas a los documentos
electrónicos.
d. Garantía de validez legal de las �irmas electrónicas asociadas a los documentos
electrónicos.
e. Descarga y recuperación de evidencias electrónicas.
f. Generación de informe de evolución de las evidencias electrónicas.
El enfoque central de los trabajos realizados en la comunidad de aprendizaje está orientado
a la tramitación electrónica realizada por ciudadanos y funcionarios. Es decir, tramitación
electrónica no automatizada.
No obstante, el procedimiento administrativo escogido como prueba de concepto, la certi�icación
de empadronamiento, es un buen candidato para la aplicación de la tramitación automatizada.
Por ello es conveniente señalar que en el caso de que una entidad local quisiera
implementar la tramitación automatizada en este procedimiento, sería igualmente válida la
utilización de los resultados alcanzados en esta comunidad, aunque habría de revisarlos en
varios sentidos:
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40
1. Incorporación de la tramitación automatizada en la ordenanza municipal reguladora,
según lo previsto en el art. 48 de la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat,
de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana. 45
2. Revisión del procedimiento electrónico en el sentido de incorporar la tramitación
automatizada en los trámites que la entidad local determine.
3. Implantación de los instrumentos tecnológicos que conlleve su materialización
(servidores, certi�icados electrónicos al efecto, etc.).
Para profundizar en la operatoria de tramitación automatizada puede verse el Procedimiento
de implantación de la actuación automatizada aprobado para la Comunidad Valenciana.
46
1. La implantación de los procedimientos administrativos electrónicos automatizados requerirá,
al margen de seguir el procedimiento previsto de forma general para la implantación
de los procedimientos administrativos electrónicos, que se cumplan los siguientes
requisitos:
a. La previsión de este tipo de actuación en la normativa que regule el procedimiento.
b. La identi�icación del órgano competente para el diseño, mantenimiento y gestión de
la aplicación informática que se utilice para la actuación automatizada, así como del
procedimiento de auditoría del sistema de información y de su código fuente.
c. La identi�icación del órgano competente a los efectos de responsabilidad e impugnación
de los actos emitidos de forma automatizada.
d. La aprobación por parte del órgano indicado en el apartado anterior de la aplicación
informática utilizada.
e. La publicación de las características y prescripciones técnicas de la aplicación informática.
2. Para la identi�icación y autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación
administrativa automatizada deberá utilizar los siguientes sistemas de �irma electrónica:
a. Sello electrónico de la Administración municipal.
b. Código seguro de veri�icación vinculado a la Administración municipal.
45 Art. 48.1. Las administraciones públicas podrán utilizar sistemas de información adecuadamente programados
que permitan dictar actos administrativos, ya sean éstos de trámite, resolutorios o de mera comunicación,
sin necesidad de intervención de una persona �ísica en cada caso singular.
Art. 48.2. En caso de resoluciones administrativas automatizadas, deberá establecerse previamente el órgano u
órganos competentes, según los casos, para la de�inición de las especi�icaciones, programación, mantenimiento,
supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo,
se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación y se garantizará el
cumplimiento de lo establecido en el art. 46.3 de esta ley.
Art. 48.3. Las resoluciones y, en general, todas las actuaciones administrativas automatizadas respetarán lo previsto
en el art. 13 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
46 Resolución de 30 de julio de 2010, del director general de Cohesión Territorial, por la que se ordena publicar
un texto de ordenanza municipal reguladora del uso de la administración electrónica (DOCV de 28 de septiem- septiembre
de 2010, art. 5).

6. METADATOS ARCHIVÍSTICOS
El Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos de�ine el documento
electrónico como:
Un documento es información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo
o �inalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto
y estructura su�iciente para proporcionar prueba de la actividad. 47
Por lo tanto, hay que entender que los integrantes de este documento electrónico son: 48
• Contenido: de lo que trata el documento.
• Estructura: el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identi�icar y etiquetar
partes del documento, y el uso de tipogra�ías especiales (cursiva, negrita)
para destacar la parte signi�icativa del contenido.
• Contexto: el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado
y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de
documentos).
Complementaria a su caracterización jurídica, 49 más clari�icadora para nuestro objetivo parece
la propuesta de Luciana Duranti respecto a los componentes característicos del documento
electrónico: 50
• El medio: el portador del mensaje.
• El contenido: el mensaje que se vaya a comunicar.
• La forma �ísica e intelectual: las reglas de representación tenidas en cuenta para
la comunicación del mensaje.
• La acción: el ejercicio de voluntad que da origen al documento.
• Las personas: autor, destinatario, redactor, creador.
• El vínculo archivístico: la relación que vincula cada documento con el anterior y
con el siguiente.
• El contexto: el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el
que es creado el documento.
El documento electrónico se caracteriza por el registro en un medio mediante unos símbolos
que no son accesibles directamente al ser humano, por la di�icultad en su identi�icación,
por la compleja plani�icación de su conservación, por una mayor disociación entre soporte
y contenido y entre estructura �ísica y lógica que di�iculta la tarea de asegurar la autenti-
47 Committee On Electronic Records. Guide for managing electronic records from an archival perspective. París,
International Council on Archives, 1997, p. 55.
48 Public Record Of�ice. Functional requirements for electronic records management systems. Londres, Public Re-
cord Of�ice, 1999, p. 58, art. 21.
49 La Ley 11/2007, de Acceso de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, de�ine un documento electrónico como
“información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato
determinado y susceptible de identi�icación y tratamiento diferenciado”, y haber sido �irmados mediante los
sistemas de �irma previstos en los arts. 18 y 19 de la propia LAE.
50 Luciana Duranti. “The impact of digital technology on archival science”. Archival Science 1, 1, pp. 39-55.
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cidad, integridad y �iabilidad. Por ello, los metadatos se presentan como la solución para
que en estos documentos electrónicos queden patentes todos estos aspectos tanto de cara
a la recreación del documento y a la recuperación de la información, como para asegurar
su integridad, �iabilidad y autenticidad, e incluso la propia gestión de su ciclo de vida, su
consultabilidad, etc.
Además, las administraciones públicas están obligadas a adoptar las medidas organizativas
y técnicas necesarias con el �in de garantizar la interoperabilidad en relación con la
recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida,
entre las que se encuentra la asociación de los metadatos al documento electrónico. 51 Se
entiende como metadato, pues, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada
a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido,
destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con
la �inalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad
del propio documento. 52
La función de los metadatos será por tanto aportar, de una forma estructurada, todos los
datos necesarios sobre los datos conservados, para de esta forma cubrir las necesidades de
gestión y recuperación que puedan plantearse, permitiendo la utilización y comprensión, en
su sentido más amplio, del documento. Los metadatos describen cómo se ha registrado la
información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado, etc.
David Bearman 53 establece que los metadatos pueden estructurarse en seis niveles:
1.
2.
Registro: aquellos que nos informan sobre la captura del documento.
Términos y condiciones: nos señalan las cuestiones relativas al acceso y lectura.
3. Estructura: indican el software necesario para su representación y las posibilidades
de interoperabilidad con otros sistemas.
4.
5.
6.
Contexto: indican la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado.
Contenido: son los datos.
Historia del uso: informan no sólo del cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado,
clasi�icado, valorado y seleccionado, sino también de cuándo, cómo y por
quién ha sido utilizado.
Sin embargo la clasi�icación de metadatos más impuesta en la actualidad es la que distingue
entre: 54
• Metadatos descriptivos: generados en el mismo momento de la creación del
documento, junto con este, en la organización productora. Nos proporcionan información
contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los docu-
51 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ám-
bito de la Administración electrónica (art. 21).
52 Real Decreto 1671/2009, que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico
de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
53 David Bearman y Ken Sochats. Metadata requirements for evidence. Pittsburgh, School of Information Science,
1996. Disponible en: .
54 Jordi Serra Serra. Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008, pp. 85-86.

mentos, favoreciendo las opciones de recuperación. Por ejemplo: autor, fecha de
producción, título, descriptores.
• Metadatos de preservación: pretenden facilitar la gestión de los documentos y su
control intelectual y �ísico tras su creación. Por ejemplo: la última revisión, fecha de
transferencia al archivo, condiciones de acceso, valoración, etc.
• Metadatos técnicos: aportan datos sobre formatos, estructuras y vínculos de los
documentos conservados. Son necesarios para comprender y procesar los documentos.
Por ejemplo: formato de archivo, fecha de la última migración de formato,
software, etc.
En los últimos años se han desarrollado directrices o normativas enfocadas tanto a determinar
los metadatos para la gestión de documentos 55 como a regular la descripción archivística.
56 Estos dos tipos de normativas no coinciden en todos los aspectos, teniendo una de sus
principales diferencias en el enfoque y el campo de aplicación.
Las normas de descripción archivística buscan la descripción de aquellos documentos que
ingresan en el archivo y sólo de estos. Mientras que las normas de metadatos para la gestión
de documentos afectan a todos los documentos electrónicos y a su contextualización desde
el momento de su creación. Por ello el momento en el que se implementan y cumplimentan,
incluso quién es el responsable de hacerlo, es distinto, pues los no archivísticos necesariamente
deberían �ijarse en el momento en que se quiere implantar, modi�icar o desarrollar
una aplicación corporativa o un sistema de gestión de documentos electrónicos. Pasaría por
la elección del modelo de metadatos, la elección de un esquema de metadatos y el desarrollo
de un per�il de aplicación. En la semántica y sintaxis de estos debiera tenerse en cuenta las
convenciones de la descripción archivística, lo cual facilitaría la posterior recepción de estos
documentos electrónicos en las subsiguientes fases de archivo. Los elementos de descripción
archivística no capturados y que fuesen necesarios se podrían incluir, a posteriori, en el
ingreso de estos documentos en el repositorio de conservación permanente.
Atendiendo a las consideraciones expuestas, esta comunidad de aprendizaje considera que
deberían consignarse en un primer momento los siguientes metadatos. Hemos establecido
las diferencias que consideramos necesarias según el tipo de documento o �irma que describan
y en todos ellos hemos señalado si considerábamos su consignación obligatoria (OB) u
optativa (op). 57
Matriz de metadatos y objetos de aplicación
Código Nombre del elemento Expediente
Documento
simple en
documento
complejo
Documento
simple
01 Código de referencia OB OB OB
02 Código de clasi�icación OB OB
55 MoReq2, ISO 23081, etc.
56 ISAD y EAD, fundamentalmente.
Firma
57 Se tomó como punto de partida el trabajo realizado por el Grup d’Innovació Tecnològica del Departament de
Cultura de la Generalitat de Catalunya Vocabulari de metadates. Barcelona, 2008.
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03 Serie documental OB OB
04 Número de expediente OB op
05 Título OB OB OB
06 Fecha OB OB OB
07 Fecha última o de cierre OB
08 Nivel de descripción OB OB OB
09 Productor OB OB OB
10 Unidad administrativa OB OB OB
11 Carácter original OB OB
12 Alcance y contenido op op op
13 Descriptores op op op
14 Acceso OB OB OB
15 Documentación relacionada op
16 Tipo de documento op op
17 Soporte op op
18 Identi�icador de la �irma OB
19
Código del documento
�irmado
20 Fecha de la �irma op
21 Autor de la �irma OB
22 Organización OB
23 Potestad del �irmante op
24 Tipo de �irma OB
25 Formato de �irma OB
26
Fecha de validación de la
�irma
27 Evidencia de la validación op
01 Código de referencia: código que identi�ica unívocamente la unidad documental
dentro de un contexto determinado, por ejemplo un mismo archivo.
02 Código de clasi�icación: código que identi�ica la serie documental a la que pertenece
la unidad documental según el cuadro de clasi�icación correspondiente.
03 Serie documental: nombre de la serie de la que forma parte el documento descrito.
04 N.º de expediente: expresión numérica o nominal que identi�ica el expediente.
05 Título: concisa descripción del contenido del documento.
06 Fecha: data cronológica primera de la unidad documental, normalmente la fecha
de inicio del expediente o las fechas de creación (producción) de un documento
simple administrativo o de incorporación al sistema documental del productor
de la unidad documental.
07 Fecha de cierre: data cronológica en la que �inaliza un expediente o documento
complejo.
OB
op

08 Nivel de descripción: señalamiento del nivel al que corresponde la unidad descrita
según norma ISAD(G).
09 Productor: entidad que es responsable principal de la producción de la unidad
documental descrita, es decir, el organismo productor de ésta, normalmente asimilada
al nivel fondo al que pertenece el documento.
10 Unidad administrativa: identi�icación de la subdivisión 58 dentro del productor
que es responsable principal de la elaboración del contenido del documento descrito.
11 Carácter original: identi�icación de la originalidad o no del documento y del soporte
del original en su caso.
12 Alcance y contenido: descripción de elementos básicos de contenido complementario,
principalmente localización geográ�ica o emplazamiento del objeto del documento
y personas interesadas, es decir, aquellas a las que se alude en el documento
o expediente y que se considere interesante reseñar, sin ser propiamente el autor o
destinatario.
13 Descriptores: entradas dentro de un vocabulario controlado que se consideren de
interés para la recuperación del documento más allá de su identi�icación administrativa.
14 Acceso: indicación del tipo de acceso a los contenidos del documento. Existirán
cinco niveles de acceso: L = Acceso libre; R1= Nivel de protección bajo según la
LOPD; R2 = Nivel medio según LOPD; R3 = Nivel alto según LOPD, información cuya
difusión entrañe riesgos para la seguridad y defensa del Estado o que afecte a materias
clasi�icadas; R4 = documentos sujetos a propiedad intelectual (información
cientí�ica, técnica o artística, por ejemplo).
15 Documentación relacionada: mención de otros expedientes que pudieran presentar
algún tipo de conexión con el descrito.
16 Tipo de documento: designación de la tipología documental a la que pertenece.
17 Soporte: descripción del soporte en el que se encuentra el documento.
18 Identi�icador de la �irma: código que señala inequívocamente a la �irma electrónica.
19 Código del documento �irmado: señalamiento del código inequívoco que identi-
�ica al documento con el que se asocia la �irma electrónica descrita.
20 Fecha de la �irma: data cronológica en la que se generó la �irma descrita.
21 Autor de la �irma: indicación del autor o persona a la que corresponde la �irma
electrónica que autentica jurídicamente la unidad documental descrita.
22 Organización: nombre del organismo del que depende la persona �irmante.
23 Potestad del �irmante: identi�icación del cargo, rango o puesto que le autoriza a
realizar esta �irma.
24 Tipo de �irma: designación de la tipología a la que pertenece la �irma descrita.
58 Subfondo, sección o subsección.
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25 Formato de la �irma: identi�icación del formato en el que se ha creado la �irma
electrónica descrita.
26 Fecha de validación de la �irma: data cronológica en la que se procedió a validar
la �irma.
27 Evidencia de validación: dirección url en la que podemos comprobar la validación
de la �irma.
Una vez establecida la matriz de metadatos necesarios, el siguiente paso consiste en la redacción
de una �icha para dar de alta cada uno de estos metadatos señalando las características,
denominación, código, etc., que corresponden a cada uno de ellos.
Ficha de creación de un metadato
Identi�icador Número que asignamos al metadato
Denominación
Implementación
en XML
De�inición
Obligatoriedad
Aplicabilidad
Tipo de datos
Forma normalizada del nombre de dicho metadato
Ej.: Fecha de inicio, productor, etc.
Representación que va a tener el metadato
Ej.: Para nivel de protección:
‹doc:nivel_proteccion_datos›bajo‹/doc:nivel_proteccion_datos›
Descripción del metadato
Ej.: Para el código de clasi�icación:
Código que relaciona el objeto de la descripción, integrado en un procedimiento,
con una serie documental dentro de un fondo.
Señala si su cumplimentación es obligada u opcional
Podría resolverse con un simple: SÍ NO
Aquí señalaremos en qué niveles que hayamos aceptado debemos cumplimentar
este metadato.
En el caso de la Generalitat de Catalunya y de forma general creo que los usuales
van a ser cuatro:
1. Documento complejo
2. Documento simple
3. Documento simple integrado en un documento complejo
4. Firma electrónica
Lo usual sería �ijar una tabla donde se marcara la opción
Textual Numérico
Fecha Tabla controlada

Valores aceptados
Unicidad
Patrón de
aplicación
Se describen aquí las opciones que se admiten para cumplimentar otros
campos del metadato que están controlados, como son las opciones que ofrece
una tabla controlada.
Ej.: La respuesta al tipo de documento:
Solicitudes, informes, actas, etc.
Señala si el metadato puede aparecer una o más veces vinculado al mismo
documento.
Podría resolverse con un simple: SÍ NO
Aquí se especi�icaría el nombre o ubicación del patrón que se aplica.
Ej.: El vocabulario de descriptores que se acepta.
ISAD(G) Recoge el campo de la norma al que se corresponde el metadato.
Observaciones
Campo donde se puede incluir cualquier cuestión que se considere de interés y
no tenga aún campo propio.
Esta �icha se cumplimenta una única vez para crear cada uno de los metadatos que a continuación
van a emplearse de forma sistemática en nuestra descripción de los objetos electrónicos
o documentos.
A continuación, se re�leja la tabla de metadatos que debe acompañar a un hipotético certi-
�icado de empadronamiento, entendiéndolo como documento que forma parte de un expediente.
Código de
referencia
ES/AMSUECA/3.2_349_10/3
Lo que equivaldría a que es el documento n.º 3 del expediente 349/2010 de la
serie de Expedientes de solicitud de Certi�icados de empadronamiento, que es
la 3.2 del cuadro de clasi�icación del Archivo Municipal de Sueca.
Título Certi�icado de empadronamiento de Francisco Pérez Navarro.
Fecha 2010-11-14 11:40:25
Número de
expediente
Nivel de
descripción
349/2010
Documento complejo
Documento simple
X Documento simple integrado en documento complejo
Firma
Productor Ajuntament de Sueca.
Unidad
administrativa
Información y Atención Ciudadana.
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Carácter original
Alcance y
contenido
X Documento electrónico original
Copia electrónica auténtica de documento electrónico
Copia electrónica auténtica de documento en papel
Calle Deseo, del; número 8. 46701, Sueca
o
Calle Deseo, del; número 8.
Descriptores Pérez Navarro, Francisco.
Tipo de
documento
Certi�icado.
7. TRANSFERENCIAS A ARCHIVO DEFINITIVO
Tratar de establecer cómo y cuándo debiera producirse el paso al archivo de larga duración
de los certi�icados de empadronamiento expedidos por un ayuntamiento es quizá una de
las cuestiones más hipotéticas, o al menos teóricas, de �ijar en el actual nivel de la Administración
electrónica en nuestro país, puesto que en la mayoría de proyectos y realidades se
recoge la tramitación electrónica y su paso a una fase inicial de archivo en la que se custodia
tal y como se creó, no desarrollándose todavía las actuaciones concretas y plazos para la
conservación a largo plazo.
El proceso habitual para remitir la documentación en papel desde los productores hasta
el archivo, en el momento que ésta había dejado de ser de utilización constante por parte
de las o�icinas, o porque la necesidad de liberar espacio en éstas para la nueva documentación
generada así lo requería, ha sido tradicionalmente el de la transferencia. En ella
los documentos en papel debían ser adecuadamente identi�icados y validados mediante la
descripción por la unidad remitente y la �irma del acta o relación de entrega por parte del
responsable de dicha unidad administrativa. Esta acta de entrega con la que se remitía la
documentación recibía el cotejo y �irma por parte del responsable del centro receptor. Como
puede comprenderse este proceso no era inmediato y entre la remisión de la relación de entrega
y la aceptación de�initiva, por parte del centro de archivo, podía discurrir un período
de tiempo que en algunos casos podía ser signi�icativo, dadas las necesidades de personal
de los archivos. 59
59 Sobre los cambios de soporte que conllevan la destrucción de los originales, la Ley 3/2010 señala en su art.
27.3 que la destrucción de documentos administrativos originariamente en soporte papel sólo podrá llevarse a
cabo cuando se hayan realizado copias electrónicas de éstos, que garanticen su calidad, contenido, accesibilidad
y perdurabilidad conforme a los principios señalados en este artículo, en los términos y condiciones que se establezcan
reglamentariamente.
Los procesos de digitalización generalizada en el seno de un órgano, conselleria o entidad, que comporten la
destrucción del soporte original en papel, necesariamente habrán de incorporar un informe de administración
electrónica elaborado por la conselleria u órgano con competencias horizontales en materia de administración
electrónica dentro de cada entidad, que valore la necesidad, procedimiento e impacto de la medida.
Las �iguras 5, 7 y 8 de este trabajo proceden de M.ª Remedios Antequera y Francisco Sanchis. Manual de procedimiento
de gestión documental y archivo. Conselleria de Agricultura, Pesca y Alimentación. Versión 3.0 de enero
de 2009.

Figura 5. Proceso de transferencia desde el Archivo de Gestión al Archivo Central
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50
La transformación de los documentos en electrónicos no invalida el proceso tradicional,
aunque le imprime una serie de matizaciones propias de las características intrínsecas de
los nuevos documentos. 60
• Inicio: El objetivo es el ingreso de la información y documentación electrónica remitida
por el productor en un repositorio de conservación a más largo plazo. Para
iniciar este proceso el productor debe señalar lo que quiere remitir y el receptor
indicar el formato de conservación a largo plazo que el archivo puede gestionar, lo
cual puede suponer una conversión de los documentos tal y como los poseía el productor
de éstos. El productor debe aceptar esta posible actuación sobre los documentos
y responsabilizarse de todas las tareas previas necesarias, para que cuando
se produzca la entrega al archivo ésta pueda realizarse sin mayores problemas
o bien el archivo le proporciona las herramientas necesarias para que el receptor
realice por sí mismo la conversión a los formatos y estructura solicitados.
• Identi�icación: Al igual que en el formato papel se exigía una identi�icación adecuada,
tanto de la documentación como de su productor y/o remisor, y una �irma
del responsable que venía a garantizar la exactitud de los datos y la integridad,
ahora deberán �ijarse con claridad las condiciones de entrega. Esta acta o relación
de entrega supone que mediante metadatos se obtiene la identi�icación de los documentos
tanto a nivel archivístico, es decir tipo documental, productor, fecha, etc.,
como tecnológico, o sea, formato, �irmas, datos de anteriores migraciones o conversiones,
etc.
• Validación: Transferidos los documentos, el archivo validará que esta transferencia
se ha hecho de acuerdo con lo establecido61 y procederá, previa constatación
de la no existencia de virus o malware, a la conversión al formato de conservación
a largo plazo y a la inclusión en los documentos recibidos de los metadatos que se
requieren para la gestión de su conservación, como la asignación de un indicador
único, ciclo de vida, autenticación mediante �irma electrónica tras el proceso de
transferencia, etc. Si todo ello está previsto en los metadatos del propio documento,
se cumplimentarán, y de no ser así se procederá a encapsular el documento
previo con la nueva información sobre éste.
Todo lo señalado no implica que cada ayuntamiento, en el caso que nos ocupa como generador
del certi�icado de empadronamiento, vaya a poseer su propio archivo electrónico en
sus instalaciones, sino que sus documentos electrónicos estarán depositados en un archivo
o repositorio en el que cada ayuntamiento o institución que comparta dicho repositorio
será responsable de sus documentos. En nuestro caso, el ayuntamiento puede acceder a
sus documentos y gestionarlos, pero este repositorio electrónico puede estar ubicado en
cualquier sitio. De hecho, las nuevas tecnologías favorecen la concentración de archivos para
disminuir y hacer más e�icientes los recursos destinados a la conservación y explotación. Es
en este concepto en el que la plataforma creada por la Diputación de Valencia y la Generalitat
Valenciana juega un papel fundamental ofreciendo un repositorio para aquellos ayuntamientos
que se quieran sumar a la iniciativa, especialmente los más pequeños, como única
forma de que puedan acceder a esta conservación de la e-Administración.
60 Una clara síntesis del proceso puede encontrarse en Jordi Serra Serra. Los documentos electrónicos. Qué son y
cómo se tratan. Gijón, Trea, 2008, pp. 111-127.
61 Identi�icará y comprobará los formatos y la validez de los requisitos de sintaxis y semántica.

Tampoco debe desprenderse de lo indicado, la obligatoriedad del paso de nuestro tipo documental,
expedientes de solicitud de certi�icado de empadronamiento, a una fase de archivo
de�initivo. La documentación electrónica, al igual que la de papel, debe verse sometida a su
valoración por parte de la Junta Cali�icadora de Documentos Administrativos de la Generalitat
Valenciana. 62
Desde este grupo se solicita su destrucción transcurrido un mínimo de tres años según la
LOPD por carecer de algún valor que justi�icara su conservación ni a medio ni a largo plazo.
No obstante, como corresponde a la citada junta determinar este extremo, tras el estudio
de la tabla documental correspondiente elaborada por la comisión autorizada para ello pasamos
a dibujar el escenario con el que nos encontraríamos en el caso de que dicha junta
acordara su conservación a perpetuidad, o al menos durante un plazo que en determinadas
entidades obligara a su ingreso en un archivo electrónico “central o histórico”.
Las tradicionales fases archivísticas son las de archivo de gestión, central, intermedio e histórico,
en las que se prescribe un período de cinco años previo al paso desde el de gestión a
la siguiente fase y un mínimo de 25 o 30 años para el paso al archivo histórico.
Figura 6. Etapas archivísticas
Pero también esto está cambiando en el mundo electrónico: los plazos se desean más cortos
y el número de transferencias se busca que se reduzca a una sola. La primera fase tiende a
conservar la documentación entre 10 y 20 años, para pasar luego a la fase de conservación
a largo plazo. 63 De hecho, la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración
Electrónica de la Comunitat Valenciana señala, en su art. 27.5:
62 Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, y Real Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del
Consell de la Generalitat.
63 Debra Logan, Ken Weilerstein y Alan Weintraub. “Important issues about digital data preservation”. Inside
Gartner, 2001, n. 8. Estos autores �ijan la conservación a largo plazo a partir de los diez años. Mientras que Martin
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52
En materia de archivo documental y de conservación de los documentos susceptibles de
formar parte del Patrimonio Documental Valenciano, se estará a lo dispuesto en la Ley
3/2005, de 15 de junio, de La Generalitat, de Archivos. En especial, deberá poderse establecer
la interconexión electrónica de los archivos del sistema archivístico valenciano, así
como la progresiva digitalización de los fondos documentales, a �in de poner a disposición
de la ciudadanía el Portal Documental de la Comunitat Valenciana.
Por lo tanto, habrá que realizar transferencias periódicas de un archivo a otro, entendidas
éstas como el procedimiento especial de “entrega, ordenado y relacionado por escrito, de
los documentos de un archivo a otro, y también el traspaso de las responsabilidades relativas
a la custodia y conservación de estos”. 64 Esta última a�irmación es fundamental, porque
no sólo se trata de un cambio de ubicación, �ísica o electrónica, sino también de responsabilidad
sobre los documentos y expedientes administrativos. En este sentido, el Esquema
Nacional de Interoperabilidad es taxativo: las administraciones públicas deben crear repositorios
electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos
convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos,
y entre las medidas que adoptar para la conservación de los documentos será necesario
realizar la transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios
electrónicos a los efectos de conservación, etc. 65 La inclusión del condicionante “en su caso”
sólo hace referencia a la conservación según las tablas de valoración y el ciclo de vida de
los documentos establecidos por la Junta Cali�icadora de Documentos Administrativos de la
Generalidad Valenciana o la equivalente en otras administraciones.
Pese a la propuesta de plazos, es frecuente que en determinados escenarios pueda ser conveniente
que toda aquella documentación ya sin vigencia administrativa y que todavía debe
conservarse durante un período de tiempo por requerimientos legales, sea extraída con anterioridad
de los espacios de memoria destinados a las distintas unidades administrativas
y transferida al correspondiente archivo central para su conservación allí hasta su destrucción.
Esta posibilidad es la que barajamos en nuestra tabla de valoración al plantear una posible
transferencia anual desde el archivo de la o�icina del Servicio de Atención e Información al
ciudadano, o similar, que tramita la expedición del certi�icado al archivo electrónico de la
institución. La conservación de dichos documentos durante tres años viene dada por la Ley
Orgánica de Protección de Datos, como ya se ha señalado, pero para la o�icina no tiene valor
su conservación por carecer de vigencia administrativa el documento transcurrido un máximo
de tres o seis meses. Puede ser por ello aconsejable que se realice la transferencia de
esta documentación al archivo electrónico, donde se conservará y ejecutará su eliminación
llegado el momento.
En el caso de que este conjunto de documentos electrónicos fuera declarado de no destrucción,
tradicionalmente hubiéramos establecido que su conservación era permanente. Pero
Waller y Robert Sharpe. Mind the gap: assessing digital preservation needs in the UK (disponible en: ) entienden la conservación a largo plazo a partir de
20 años. En materia de archivo documental electrónico y expedientes administrativos, la Ley de Administración
Electrónica de la Comunidad Valenciana (art. 27.5) remite a la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalidad
Valenciana, de Archivos, por lo que hace referencia a la estructura expuesta de archivo de gestión, central, intermedio
e histórico con sus correspondientes plazos, que no nos parece la estructura más operativa para este tipo
de documentos.
64 Art. 46.4 Ley de Archivos de la GV.
65 Art. 21.

esta denominación trae asociado un concepto de no actuación sobre dichos documentos
que no es el más adecuado para éstos. Por ello, debiéramos tender a emplear el concepto
de conservación continua, como re�lejo del proceso y plani�icación de actuaciones que van
a asegurar el �in perseguido, una de las cuales, a modo de ejemplo, puede ser el recopiado
en nuevos soportes. Este ingreso en el archivo irá acompañado de la cumplimentación de
metadatos archivísticos necesarios para la gestión de ese documento. 66
Cuando un archivo �irmado electrónicamente es custodiado a largo plazo, es necesario poder
comprobar la validez de la �irma durante todo el período de custodia. Dos aspectos fundamentales
deben ser salvados para conseguir este objetivo:
•
•
El archivo y su �irma pueden ser validados a corto plazo, pero es necesario prever
un mecanismo de validación seguro incluso cuando haya caducado el certi�icado
electrónico utilizado para realizar la �irma original. 67
Las capacidades tecnológicas evolucionan y ello incide en la robustez o debilidad
de las tecnologías de �irma electrónica, aceptadas como legalmente válidas en un
determinado momento. Es decir, que también los estándares y formatos de �irma
electrónica deben evolucionar tecnológicamente para mantener su seguridad.
Teniendo en cuenta estas dos problemáticas con el objetivo de realizar validaciones de documentos
a largo plazo, documentos longevos, se introduce el concepto de re�irmado de
archivos como un instrumento necesario para asegurar la validez a largo plazo de un documento
electrónico.
De este modo, si la �irma electrónica original fue realizada de la manera exigida por la ley
para que sea reconocida, y podemos garantizar en el tiempo su correcta validación, su custodia
en de�initiva, mantendremos sus “propiedades legales” 68 durante todo ese tiempo, o lo
que es lo mismo, tendremos documentos electrónicos longevos.
Existen tres grandes familias de estándares dependiendo de los formatos donde se aplican:
1. CADES:
Construido alrededor de la tecnología CMS (Cryptographic Message Syntax). Proporciona a
una plataforma CMS la capacidad de �irma digital para cualquier tipo de datos.
2. XADES:
Construido alrededor de la tecnología XML Digital Signature (XML-DSIG) para la representación
de �irmas electrónicas en formato XML. Proporciona la capacidad de �irma digital
para cualquier tipo de datos, pero expresada en formato XML.
3. PADES:
Construido alrededor de la tecnología PDF (Portable Document Format). Es un estándar
abierto de intercambio de documentos creado por Adobe Systems en 1993. Proporciona la
capacidad de �irma digital para archivos PDF/A.
PDF/A es un formato evolucionado de archivo PDF que soporta archivo longevo de documentos
electrónicos. Está de�inido en la norma ISO 19005-1:2005. Actualmente se está tra-
66 Ciclo de vida, fecha de migraciones, etc.
67 Otros escenarios que se deben tener en cuenta son que la persona que �irmó el documento ya no pertenezca a
la organización, haya fallecido, etc.
68 Integridad, autenticidad y no repudio.
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bajando en la especi�icación de la ISO 19005-2 y la ISO 19005-3 para soportar documentos
electrónicos que contengan contenidos dinámicos como sonido, vídeo, etc.
Recordemos que según la Ley 3/2010 de Archivos de la Generalitat, en sus art. 27.1 y 2, los
expedientes administrativos que se hayan tramitado íntegramente en soporte electrónico
se conservarán, a todos los efectos, en dicho soporte, sin perjuicio de su migración digital o
conversión a otros formatos y soportes que puedan surgir en el futuro como consecuencia
de la evolución tecnológica, con el �in de garantizar su conservación, perdurabilidad, autenticidad,
integridad, con�idencialidad y disponibilidad en condiciones de calidad, de acuerdo
con la normativa, en su caso, vigente en la materia. El cumplimiento de lo señalado exigirá la
utilización de sistemas de �irma longeva que garanticen la referencia temporal de los documentos
y expedientes administrativos para la veri�icación de las �irmas electrónicas a largo
plazo de los documentos �irmados electrónicamente en un momento determinado. A estos
efectos, la Agencia de Tecnología y Certi�icación Electrónica prestará servicios de custodia
documental electrónica avanzada, y pondrá a su disposición las infraestructuras para el archivado
de documentos electrónicos.
En este contexto la única interpretación que se debe determinar en cada caso es la “separación”
más o menos “fuerte” de las diferentes fases de archivos y sus correspondientes repositorios,
soportes informáticos a nivel �ísico y sistemas informáticos de gestión de archivos.
Es decir, que de nuevo parece adecuado aplicar una cierta proporcionalidad a las soluciones
técnicas implementadas en cada entidad para materializar sus archivos electrónicos. Parece
recomendable, como criterio de viabilidad y sostenibilidad de una adecuada gestión del
archivo municipal, que la separación de sistemas o repositorios para los diferentes archivos
por gestionar se establezca en función de:
a) La importancia y volumen de los archivos por gestionar.
b) La existencia de recursos técnicos, humanos y materiales que lo hagan sostenible.
Por esta razón, las diferentes fases de archivo pueden plasmarse en la práctica, al menos
en pequeñas organizaciones, en los requerimientos de acceso, en los programas de gestión
empleados, en las medidas de control y en las actuaciones que se realizan sobre los documentos,
más que en distintas ubicaciones �ísicas de los repositorios, lo cual no obsta para
que el usuario los perciba como archivos independientes. Aunque lo dicho no invalida que
esta opción de repositorios diferentes situados �ísicamente en distintos lugares pueda ser
la opción empleada en organizaciones que manejan mayores volúmenes de información y
más recursos.
8. VALORACIÓN DOCUMENTAL
8.1. Concepto y procedimiento de valoración documental
El objeto del proceso de valoración es el de conjugar los mandatos constitucionales de conservación
y enriquecimiento del patrimonio cultural con el de garantía del acceso de los
ciudadanos a los archivos y registros administrativos, a la vez que se atienden los problemas
derivados del espacio destinado a la conservación de documentos, contribuyendo así a la

mejora de la gestión documental sin menoscabo de la conservación de nuestra memoria
documental.
Para ello los documentos y las series documentales fruto de la actividad administrativa y
no administrativa son analizados con el propósito de determinar si en el caso de que se
haya extinguido su vigencia administrativa han de ser conservados permanentemente por
ser constitutivos del patrimonio histórico o, por el contrario, se señala el inicio del proceso
reglamentario que permita la destrucción, en el momento que se determine, de aquellos
carentes de interés para la información y la investigación que no deban ser objeto de conservación
obligada por su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de
los entes públicos.
El marco normativo especí�ico que rige este proceso es: arts. 84 y 85 de la Ley 4/1998 de Patrimonio
Cultural Valenciano; art. 11 de la Ley 3/2005 de Archivos de la Generalitat Valenciana,
y el Decreto 189/2005 del Consell de la Generalitat, que regula la Junta Cali�icadora
de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación
del patrimonio documental de los archivos públicos.
El proceso de valoración afecta exclusivamente a los documentos originales posteriores a
1940 producidos, conservados o reunidos por las administraciones públicas, independientemente
de su soporte.
Cada organismo público debe crear una Comisión de Valoración Documental, en adelante
CVD, que será la encargada de presentar las propuestas de valoración documental a la Junta
Cali�icadora de Documentos Administrativos (�igura 7. Diagrama de �lujos de valoración).
Toda propuesta de valoración documental debe ir acompañada de los informes requeridos
en el Decreto 189/2005 de la JCDA. Desde este grupo os hacemos la propuesta de los documentos/formularios
asociados a cada expediente de valoración a la vez que la responsabilidad
de �irma sobre ellos. 69
01 PROPUESTA Técnicos de archivo
02 REGISTRO DE AUTORIDADES Técnicos de archivo
03 INFORME DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA Jefe/a de Área Administrativa Competente
04 INFORME SOBRE SOPORTE INFORMÁTICO Jefe/a de Servicio Informática
05 INFORME DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN Servicios jurídicos
06 INFORME SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL Secretaría CVD
07 FICHA CONTROL Secretaría CVD
08 RELACIÓN DE NORMATIVA GENERAL Técnicos de archivo
09 RELACIÓN DE TABLAS DE OTRAS CC. AA. Técnicos de archivo
10 EJEMPLO DE EXPEDIENTE TIPO Técnicos de archivo
69 Se omiten los documentos número 2, 8, 9 y 10. En el caso de la normativa general, por incluirse en la propia
propuesta y en el apartado del régimen jurídico del procedimiento. No incorporamos el registro de autoridades
y el ejemplo tipo por no ser uniforme la denominación y dependencia de la o�icina tramitadora, ni los formularios
de los documentos que encontramos en los diferentes ayuntamientos. Tampoco nos ha parecido oportuno
presentar un estudio comparativo con lo �ijado por otras comunidades autónomas, puesto que no es el objeto
de esta propuesta.
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8.2. Expediente de valoración documental

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3. INFORME DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA
La serie administrativa Certi�icaciones del Padrón Municipal de Habitantes, gestionada por la o�icina
, determina como valores primarios de la documentación citada los siguientes:
VALOR ADMINISTRATIVO 70 O VIGENCIA ADMINISTRATIVA:
Años: DE TRES A SEIS MESES
Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia: La vigencia del valor administrativo
del certi�icado viene dada por el organismo receptor de éste, ya que los datos certi�icados lo
son en la fecha en que se expide aquél. En general, la vigencia administrativa que se da a estos
certi�icados oscila entre tres y seis meses.
VALOR FISCAL: 71 NO
Años:
Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia:
VALOR LEGAL O JURÍDICO: 7 :
Años: DE TRES A SEIS MESES
Legislación general o especí�ica que determine esta vigencia: No hay regulación respecto al plazo
de validez de la certi�icación entregada. El valor del certi�icado se reduce a la fecha en la que
se expide. Por eso suele asociarse a la vigencia administrativa que se reconoce al documento.
LOCALIDAD Y FECHA
FIRMA, NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA RESPONSABLE
70 Es el valor primario inherente a cualquier documento y está ligado a su vigencia administrativa. Esta vigencia
administrativa es la que suele �ijar un referente para la conservación de la documentación, que no puede eliminarse
hasta que no haya prescrito.
71 Se entiende como un carácter más del valor administrativo y se destaca independientemente para determinar
los plazos de la documentación de carácter económico que está sujeta a procesos de control establecidos por
alguna normativa.
72 Valor atribuible a la serie documental o a alguno de los documentos que la integran porque contienen pruebas
fundamentales que garantizan los derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos.
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5. INFORME SOBRE EL RÉGIMEN DE ACCESO Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN
RÉGIMEN DE ACCESO 73
A) ACCESO LIBRE
-
-
LEGISLACIÓN:
TOTAL
PARCIAL
OBSERVACIONES:
B) ACCESO RESTRINGIDO
-
-
LEGISLACIÓN:
•
•
•
TOTAL X
PARCIAL
SÍ
NO X
SÍ X
NO
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
(BOE 298, de 14/12/1999).
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común (BOE 285, de 27/11/1992).
Resolución de 21 de julio de 1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación
de la resolución de 1 de abril de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del
director general de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a
los ayuntamientos sobre la actualización del Padrón Municipal.
73 Se indicará el régimen de acceso a la documentación. Si el acceso es restringido, se determinará el plazo y la
legislación que regula la restricción. En el apartado de observaciones se puede indicar si la restricción se centra
en unos documentos en concreto.

OBSERVACIONES
El concepto de interesado legítimo, que distingue a los que pueden acceder a conocer la información
de un registro público, es siempre di�ícil de precisar. En materia padronal, la referencia
que hay que tener en cuenta viene establecida en el nuevo art. 16.3 de la Ley de Bases del Régimen
Local.
De acuerdo con ella sólo existen, en principio, tres tipo de interesados legítimos:
• El propio vecino a quien se re�ieran los datos padronales. El vecino puede acceder a su
información personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario.
• Las autoridades que estén al frente de alguna administración pública que necesite la información
padronal en el ejercicio de sus competencias legales y para asuntos en los que
la residencia o el domicilio sean datos relevantes. Entre estas autoridades se encuentran
los responsables de organismos públicos encargados de la elaboración de estadísticas o�iciales.
• Los jueces y los tribunales de Justicia: Todas las personas y entidades públicas y privadas
están obligadas a prestar, en la forma que la Ley establezca, la colaboración requerida por
los jueces y tribunales en el curso del proceso y en la ejecución de lo que se ha resuelto,
con las excepciones que establezcan la Constitución y las leyes (art. 17.1 de la Ley Orgánica
del Poder Judicial 6/1985, de 2 de julio).
El gestor municipal debe tener claro que este último supuesto legitima únicamente a quien
esté amparado por un mandamiento judicial. No basta que alguien diferente del empadronado
acredite que ha entablado o entablará un proceso judicial, es necesario que ante el ayuntamiento
aporte un mandamiento del correspondiente juez o tribunal que ordenó la expedición de la
certi�icación padronal.
Evidentemente, en este caso no es su�iciente el volante de empadronamiento, ya que el documento
que se expida formará parte de las pruebas del juicio (Resolución de 21 de julio de
1997, de la Subsecretaría, por la que se dispone la publicación de la Resolución de 4 de julio
de la presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del director general de Cooperación
Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre actualización
del Padrón Municipal).
LOCALIDAD Y FECHA
FIRMA, NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA RESPONSABLE
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70
6. INFORME SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL (CVD)
Reunida en Valencia el día _____________________________ la Comisión de Valoración Documental para
la Administración Local, creada por Resolución de __________________________ del Conseller de
________________ de la Generalitat Valenciana (DOGV núm. , de - -201 ) y vistos los informes preceptivos
establecidos por la JCDA de la Conselleria de Cultura y Deporte, determina y propone lo
siguiente:
SERIE DOCUMENTAL: Certi�icaciones del Padrón Municipal de Habitantes
VALOR INFORMATIVO: 74
Ninguno excepto un tipo de información solicitada por los ciudadanos a los ayuntamientos, pues
se trata simplemente de una certi�icación sobre los datos existentes en una base de datos municipal,
que constituye por sí misma otra serie documental.
VALOR HISTÓRICO: 75
Ninguno, porque el valor histórico corresponde al propio Padrón de Habitantes del que se extraen
los datos para el certi�icado, generalmente a petición del usuario.
PROPONE:
Conservación permanente: 76
Eliminación total: 77 sí
Eliminación parcial: 78
Tipo de eliminación parcial:
- Selección de documentos:
-
Propuesta de tipo de muestreo:
- Muestreo cronológico:
- Muestreo geográ�ico:
- Muestreo alfabético:
- Muestreo numérico o sistemático:
- Muestreo aleatorio simple:
74 Habrá que valorar si contiene información importante y si ésta es única, al no poder encontrarse en otros documentos.
Se indicará, además, a qué materias, personas �ísicas o jurídicas, lugares o fenómenos signi�icativos
afecta esta información.
75 Está ligado al anterior. Habrá que tener en cuenta si los documentos son indispensables para la recreación de
una institución, de una persona, de una actuación, etc.
76 Cuando se considere que el valor informativo y/o histórico justi�ica la conservación de la documentación ob-
jeto de la valoración.
77 Cuando se considere que el valor informativo de los documentos es muy bajo o nulo y, por lo tanto, se justi�ica
su eliminación total.
78 Cuando se considere que los documentos valorados pueden disponer de algún valor informativo que justi�ica
la conservación de una parte de ellos.

Plazos de eliminación y archivos donde se efectúa:
A los tres años de expedición del documento dentro del archivo central o histórico municipal.
El SECRETARIO/A DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
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7. FICHA DE CONTROL DE LA PROPUESTA DE VALORACIÓN
DENOMINACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL:
NÚMERO DE PROPUESTA:
PERSONA/S QUE HA/N REALIZADO EL TRABAJO DE CAMPO:
NOMBRE DE LAS PERSONAS QUE FORMAN LA COMISIÓN DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL:
FECHA DE LA PROPUESTA DE LA CVD:

8.3. Procedimiento de eliminación documental
La eliminación, en caso de aprobarse, implica la destrucción �ísica de los documentos por
los responsables de la fase de archivo donde se encuentren mediante cualquier método que
asegure la imposibilidad de reconstrucción de éstos y su posterior reutilización. La eliminación
ha de entenderse como un procedimiento que consta de:
• Memoria de la documentación que se debe eliminar: serie documental, unidades
de instalación que se pretenden eliminar y fechas que comprenden.
• Copia de la resolución de aprobación de la tabla de valoración documental que
autoriza dicha destrucción.
• Acta de obtención de copias auténticas: sólo en el caso de que la eliminación
responda a la conservación de la documentación en soporte diferente al original.
Este expediente se comunica a la JCDA, que lo revisará en su primera reunión y podrá formular
observaciones que se comunicarán en el plazo de diez días a los responsables de la custodia,
para que se proceda si no hay ningún inconveniente a la destrucción. El procedimiento
de eliminación (�igura 8) se cierra con el Acta de Eliminación que señalará lugar, fecha y
duración de los trabajos de eliminación, procedimiento utilizado, personas que intervienen,
funcionario fedatario de la operación y �irmas del responsable del órgano que custodia la
documentación y del archivero correspondiente.
En el plazo de diez días se remitirá un duplicado de esta acta a la JCDA para su inclusión en
el Registro de Actas de Eliminación Documental.
La conservación en soporte distinto al de la producción original del documento sólo podrá
plantearse cuando el soporte original carezca de valor histórico, artístico o de cualquier
otro carácter relevante que aconseje su conservación. El nuevo soporte propuesto ha de
garantizar la integridad, autenticidad, protección y conservación de la copia del documento
original mediante el uso de la �irma electrónica avanzada de la Autoridad Certi�icadora de la
Comunidad Valenciana. 707172737475767778
70
71
72
73
74
75
76
77
78
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Figura 7. Proceso de valoración documental

Figura 8. Proceso de conservación y eliminación de series documentales regulado
por el Decreto 189/2005
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9. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ELECTRÓNICA
DEL PROCEDIMIENTO
En términos generales, realizar una evaluación supone determinar el valor de algo (objeto,
situación o proceso) de acuerdo con una serie de criterios con los que emitimos dicho juicio.
79 Aplicada al presente trabajo, con la evaluación se pretende determinar el alcance de
determinados logros respecto a la situación de partida, que es la tramitación tradicional,
a la vez que plantear los elementos principales que permiten medir, controlar y valorar el
avance para proyectos futuros.
Estamos habituados a manejar una amplia oferta de indicadores en multitud de proyectos
públicos de e-Administración, como las estadísticas de servicios on-line, rankings de portales
web o la capacidad de aprovechamiento de las nuevas tecnologías o e-readiness. Con
todo, y además de medir la oferta de servicios públicos digitales, mediante este trabajo pretendemos
presentar un modelo de evaluación y una recopilación de indicadores para medir
el impacto, la e�iciencia y la rentabilidad social de la gestión electrónica de los procedimientos
administrativos.
Hay que concretar qué queremos medir y elegir los indicadores adecuados para conseguirlo.
Una iniciativa como la nuestra debe incorporar cierta voluntad de permanencia temporal,
y parece apropiado contemplar su medida continuada a través de un buen sistema de
seguimiento de indicadores y análisis periódicos para evaluar los resultados y efectos atribuibles
a la iniciativa. 80 Utilizando como referencia la Norma UNE 66175:2003 de AENOR, 81
los indicadores deberán proporcionarnos información relevante sobre los principales parámetros
del proceso de gestión electrónica implantados y apuntalar una mínima estrategia
de mejora continua.
9.1. Objetivos y elección del modelo de evaluación
Metodológicamente, la evaluación que proponemos deberá procurar la obtención de datos
empíricos e información sobre la incidencia del traspaso del procedimiento seleccionado al
sistema de tramitación electrónica, tanto en su dimensión externa como en lo que se re�iere
a sus efectos en el seno de la propia Administración. Como se trata de una evaluación de tipo
organizacional, que incide en las transformaciones internas como elemento para el cambio
y la innovación, su lógica analítica debe atender, además de al rigor estricto de los indicadores
de medida, a la con�luencia de valores intangibles, a la coparticipación de los actores de
la iniciativa, así como a la utilización efectiva de los resultados ya desde las fases iniciales del
proyecto. Pretendemos alcanzar los siguientes objetivos:
79 V. Cavaller Reyes. Sistema matricial d’indicadors per a l’anàlisi estratègica de la informació a les organitzacions:
aplicació en un cas pràctic. Tesis doctoral, Universitat de Barcelona, 2006, p. 148.
80 Dinámica que está relacionada con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 9001:2000, especialmente con el
capítulo 8, relativo a la medición, análisis y mejora necesaria para el seguimiento de la e�icacia del sistema de
gestión de la cualidad de las organizaciones.
81 La Norma UNE 66175: 2003 de AENOR tiene como objeto la identi�icación y el establecimiento de indicadores
relevantes y cuadros de mando en las organizaciones. Esta norma servirá de referencia, si bien no exclusivamente
de forma restrictiva.

1. Principalmente, medir de forma objetiva la rentabilidad intrínseca de la puesta en
producción de la gestión electrónica del procedimiento seleccionado. Obviaremos,
de momento, otros indicadores no cuantitativos para medir el impacto de la iniciativa,
como la garantía jurídica de los procedimientos implantados.
2. Disponer de información del nivel de implicación de los trabajadores municipales
en la gestión electrónica, ya que un desinterés mani�iesto por su parte abortaría en
gran medida el sentido del proyecto.
3. Medir la relación directa con los usuarios, tanto a nivel interno (productores o actores
interdepartamentales) como en la interacción ciudadana, sean o no usuarios
del canal Internet. Debemos proporcionar pautas para un seguimiento continuo
no sólo de su grado de satisfacción con el desarrollo del procedimiento gestionado
por la modalidad de tramitación electrónica, sino también de sus expectativas y
percepciones sobre posibles elementos que se puedan mejorar, modi�icar o añadir.
Para ello, podremos utilizar entrevistas abiertas a los responsables de tramitación, tanto
sobre la solución implantada como sobre la operatividad en la tramitación electrónica, y
encuestas periódicas a responsables de las unidades administrativas, personal técnico de
informática y técnicos archiveros sobre la gestión, formación y disposición de los expedientes
electrónicos. Por último, aunque no por ello de menor importancia, cuestionarios –puntuales
o sistemáticos– para recoger la aceptación por parte de los usuarios externos de la
tramitación electrónica del procedimiento.
9.2. Variables e indicadores seleccionados en la evaluación
Debemos priorizar aquella información esencial o que resulte imprescindible, y obtenerla
de una forma sencilla y e�icaz para que la evaluación sea no sólo posible, sino pertinente y
útil para la toma de decisiones. Los recursos de toda organización son limitados y hemos de
esforzarnos en incorporar aquellos que nos puedan ser “rentables”, es decir, aquellos donde
la información proporcionada justi�ica el esfuerzo necesario para su obtención. En sintonía
con los objetivos señalados, hemos determinado tres grupos o dimensiones de variables.
Sin embargo, en cada uno de estos grupos podemos incluir in�inidad de indicadores susceptibles
de analizar. Para establecer dicha prioridad de los indicadores críticos, proponemos
considerar, al menos, los siguientes elementos:
•
•
•
•
El bajo coste de la toma de los datos.
Que se puedan recoger de forma automatizada o que sean fácilmente obtenibles.
Que sean adecuados para comparar de forma fácil con indicadores de otros departamentos/administraciones.
Calidad de la información respecto al objetivo que perseguimos.
No es su�iciente con decidir el listado de los indicadores que se deben considerar, también
debemos explicar cómo podemos extraerlos. A continuación, presentamos la �inalidad de
las tres dimensiones o grupos de variables que hemos incorporado en nuestra propuesta de
evaluación, y el listado de indicadores seleccionados, especi�icando su fórmula y la frecuencia
de cálculo para cada uno:
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• Título:
nombre que identi�icará cada indicador de forma clara y sin ambigüedades.
Los indicadores ideales son los numéricos, ya que permiten ser cuanti�icados como
un valor objetivo.
• Fórmula de cálculo:
si procede, operaciones matemáticas, porcentajes, etc., para
obtener el valor asociado al indicador.
• Fuente de los datos:
dónde y cómo se procede a la recogida de los datos.
• Frecuencia de medida:
número de veces, en unidades temporales, en que se realizará
la toma de datos.
A. E�icacia y productividad de la gestión electrónica
Trata de medir el ahorro en costes y tiempo por la gestión electrónica de los procedimientos
seleccionados. Esta variable tiene que integrar indicadores económicos, de productividad
y de asimilación funcional de la iniciativa. Como no contamos con datos comparativos del
sistema tradicional de tramitación, la e�iciencia, es decir, el cociente entre e�icacia y cantidad
de recursos invertidos, no constituirá ahora una prioridad, y sí los niveles de e�icacia alcanzados
mediante la simpli�icación administrativa y su tramitación electrónica. Principalmente
deben barajarse aquí indicadores sobre e�iciencia en la tramitación, como la reducción
de plazos de respuesta y la supresión de desplazamientos o volumen de documentación
requerida (certi�icaciones, comprobantes, etc.).
De la misma forma, la percepción de bene�icios en la tramitación desde el ámbito interno
se convierte en un importante motor de motivación e impulso del proceso corporativo para
implantar la administración electrónica. Este aspecto es importante conseguirlo tanto en los
trabajadores municipales como en los cuadros de mando.
Los datos se extraen del análisis de la documentación que justi�ica cada iniciativa 82 y del
análisis de resultados de los procesos administrativos electrónicos resultantes, debiendo
captar datos automatizados de los sistemas informáticos. 83
Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia 83
Número de documentos totales
eliminados
% de simpli�icación para la
gestión electrónica
Número de documentos
eliminados a la ciudadanía (A)
Reducción de trámites eliminados
a la ciudadanía (acumulado)
Tiempo medio gestión (tg) en el
procedimiento electrónico
Tiempo medio de gestión
por fases de tramitación o
documentos
[docs. iniciales - docs.
tramitación electrónica]
[(docs. �inales / docs.
iniciales) -1 x 100]
[docs. ciudadanía iniciales -
docs. ciudadanía electrónicos]
[A * 0,5 horas x número
proceds. electrónicos]
[Σ (fecha noti�icación - fecha
de solicitud inicial)]
Extracción directa
82 Rediseño funcional y simpli�icación administrativa.
Rediseño 1
Rediseño 1
Rediseño 1
Registro
informático
Gestor
expedientes
Gestor
expedientes
83 Leyenda de la frecuencia: 1 = única; 7 = semanal; 15 = quincenal; M = mensual; T = trimestral; S = semestral;
A = anual.
S
M
M

B. Adaptación y compromiso organizacional en la gestión electrónica
Se trata de valorar la infraestructura humana y técnica necesaria, además de los su�icientes
recursos �inancieros, para dar cobertura a la gestión electrónica del procedimiento. La
simpli�icación documental y el rediseño de los procesos implican también un nuevo modelo
de cooperación entre unidades administrativas, que debería poder medirse. Valoraremos el
nivel de interacción de la unidad administrativa, centrándonos sobre todo en aspectos técnico-organizativos
y no en coordinación política, a través de indicadores como la transferencia
de información y la existencia de canales estables de comunicación interna y externa. 84
Recogerá datos automatizados de los sistemas informáticos sobre acceso a la información y
trá�ico de las comunicaciones internas. Complementariamente, se podrán realizar cuestionarios
a los jefes de las unidades, responsables de informática y gestores directos del procedimiento
para medir el grado de implicación de los cuadros de mando y de los responsables
de la tramitación en el desarrollo y consolidación de la iniciativa.
Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia
% procedimientos de gestión
electrónica de la unidad
administrativa
Número de normas adaptadas
en la unidad administrativa
para la gestión electrónica
% solicitudes electrónicas al
procedimiento
Número de accesos a los
recursos de la intranet
municipal de la unidad
administrativa
Número de convenios para
transferencia de datos
con otras AA. PP. (toda la
corporación)
C. Satisfacción de los usuarios
[número de procedimientos
de gestión electrónica x 100
/ total de procedimientos
departamento]
Of. virtual /
catálogo
--- Secretaría A
[sol. electrónicas x 100 / sol.
presencial]
---
Registro
general
Registro
informático
--- Secretaría A
Mide el grado de satisfacción de los usuarios como resultado de la puesta en práctica de la
gestión electrónica del procedimiento. Primero, la satisfacción de los tramitadores respecto
del rediseño funcional del procedimiento, en dos vertientes: la transparencia del servicio,
determinada por el hecho de abrir y dar a conocer el recorrido administrativo que siguen
los trámites y que hace más visible el interior de la Administración, y la mejora de la trazabilidad
de las acciones administrativas. Asimismo, valorar la posibilidad de incorporar la
interacción ciudadana en el funcionamiento de los procesos electrónicos aplicados (buzón
de quejas, sugerencias, etc.).
84 E. Aibar y F. Urgell. Govern electrònic i serveis públics: un estudi sobre el portal CAT365. Informe de investigación
del PIC (Proyecto Internet Catalunya), UOC-IN3. Publicación, marzo de 2004.
S
S
S
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80
Los valores se extraen del estudio de las encuestas y entrevistas a responsables de tramitación
y por el análisis del cuestionario dirigido a la ciudadanía. Las respuestas de valoración
se estiman en escala de 10 puntos.
Título Fórmula de cálculo Fuente Frecuencia
Opinión de los tramitadores
respecto del rediseño funcional
del procedimiento
Opinión de los tramitadores
por el software y la gestión
electrónica del procedimiento
Opinión de la ciudadanía por
el procedimiento en gestión
electrónica
Reclamaciones/quejas de los
ciudadanos al procedimiento
de tramitación electrónica
Escala 1-10 Encuesta 1
Escala 1-10 Encuesta T
Escala 1-10 Encuesta T
---
Registro
general
Podemos resumir que la propuesta de evaluación contempla dos elementos importantes:
contabilizar los bene�icios respecto a la tramitación tradicional e incorporar indicadores
de mejora continua en la tramitación electrónica. Para poder ejempli�icar dicha evaluación
en nuestro estudio es necesario partir de una situación real que comprobamos diferente en
varios ayuntamientos. Sin contar con una fotogra�ía inicial sobre la cual realizar las mediciones
del impacto de la gestión electrónica 85 y sin poder incluir los resultados de continuidad
temporal o de participación de los usuarios por razones obvias en este estudio, estamos
obligados a presentar aquí una propuesta de carácter conceptual, aunque de aplicación directa
a cada organización.
9.3. Seguimiento y control del sistema de evaluación
El seguimiento de la estabilidad del sistema de evaluación requiere un mínimo modelo de
seguimiento y control para garantizar su continuidad, revisar los valores de los principales
indicadores, detectar desviaciones y de�inir acciones correctoras. Igualmente es muy importante
la motivación del personal involucrado en la puesta en producción de los procedimientos,
así como en el funcionamiento del sistema de indicadores. Se convierte en una tarea
ineludible la comunicación de los resultados a los responsables y personas autorizadas
y/o la ciudadanía. La comunicación periódica a las personas del resultado de su trabajo no
tiene por objeto sancionar actuaciones, sino más bien mejorar los resultados de la actividad
evaluada.
85 Incluso tomando como referencia el diagrama teórico de �lujo de la tramitación en soporte papel, no hemos
eliminado documentos en un ejemplo tan breve como el tratado, y su porcentaje de simpli�icación por el rediseño
sería nulo, aunque la mejora de agilidad y simplicidad del procedimiento electrónico es evidente, hecho
que se re�lejaría mediante las encuestas de satisfacción y los indicadores de tiempo de tramitación y respuesta,
indicadores que no podemos realizar tampoco aquí.
T

No profundizaremos más en este apartado, y sólo apuntaremos que cada administración
debe de�inir su modelo organizativo de seguimiento y control, en el que se determine, cuando
menos:
a) Las personas que participan y su responsabilidad.
b) La periodicidad de las reuniones de seguimiento y control.
c) La forma de generar, diseminar y/o difundir los informes de resultados.
10. BIBLIOGRAFÍA
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