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28 • Controlar bien el manejo del tiempo, evitar disgresiones y salidas por las ramas, ayudar a centrar la atención. Favorecer un clima de trabajo, de concentración en la tarea. • En los debates, velar porque todos los miembros del grupo tengan la oportunidad de participar, de expresar sus opiniones e ideas. • Tomar o velar porque se tome nota de las opiniones y de las conclusiones que vayan alcanzándose. • Lanzar, si fuera preciso, nuevas preguntas al grupo para impulsar la reflexión y el intercambio. • Favorecer que todo el grupo escuche atentamente las opiniones de los demás, evitar que se produzcan“corrillos”o conversaciones paralelas que distraigan la atención. • Facilitar que se respete el turno de palabra y que no se establezcan largos diálogos entre dos personas, dificultando la participación del resto. • Hacer buen uso del papelógrafo y otros apoyos (proyector de transparencias, diapositivas, pantalla de cristal líquido, etc.). • Ejercer su papel moderador, su “autoridad”, cuando sea necesario para garantizar el desarrollo adecuado de la reunión. Índice • Transmitir una imagen relajada y tranquila, que contribuirá a garantizar un tono distendido a la reunión. • Resolver o ayudar a resolver los conflictos que surgen, aclarando ideas, facilitando el acercamiento de posturas, la toma de decisiones... •] El conflicto en las reuniones Nos han enseñado a evitar el conflicto, a temerlo, a huir de él. Y, sin embargo, el conflicto forma parte de la naturaleza humana. En este sentido, hay que decir que gracias al conflicto se producen los cambios y avances en las personas, en las sociedades, en las organizaciones. Un conflicto es una discrepancia o enfrentamiento entre dos o más opiniones, ideas, necesidades, intereses, etc. Los conflictos pueden ser intrapersonales (cuando el conflicto se plantea dentro de uno mismo), interpersonales (entre personas), intragrupales (cuando se plantean dentro de un grupo) e intergrupales (cuando el conflicto enfrenta a diferentes grupos). En las reuniones es relativamente frecuente que se planteen conflictos, e incluso muchas reuniones se realizan con el objetivo de resolver conflictos.
Lejos de temer al conflicto, postura que no nos conduce a parte alguna, hemos de aprender a resolverlo para que nuestras reuniones sean verdaderamente eficaces y nos sirvan para avanzar. A menudo, en muchas reuniones, surgirán conflictos que son más bien malentendidos y distorsiones en la expresión y en la comunicación, por ejemplo: cuando dos personas dicen lo mismo, o algo muy parecido, con palabras diferentes. El moderador o coordinador debe detener el debate y llamar la atención sobre las coincidencias existentes y aclarar el significado de las expresiones, clarificando las posturas, facilitando el avance. A veces, aparece una discrepancia en torno a una cuestión determinada, incluso una cuestión banal, pero en realidad se esconde detrás un conflicto por razones interpersonales (rechazo o competencia mutua, disputa de la hegemonía en el grupo, etc.). El moderador o coordinador debe evitar, en la medida de lo posible, que cualquier conflicto interpersonal ajeno a la reunión se “cargue” ésta. Lo mejor es resolverlo antes de comenzar la reunión, pero si no puede ser y el conflicto emerge en ella, el moderador llamará la atención sobre el objetivo de la reunión y la responsabilidad de los participantes. Si el conflicto fuera muy grave y distorsionante de la dinámica organiza- Índice tiva, merecerá la pena tratarlo en otra próxima reunión al efecto. En ocasiones se plantean, a lo largo de las reuniones, pequeños conflictos fácilmente solucionables con un poco de buena disposición de los participantes, claridad y orden en las exposiciones y voluntad de acuerdo. Pero, en otros casos, el conflicto es más profundo. Y es preciso resolverlo antes de continuar la reunión, si es que no es posible tratarlo por separado en una ocasión más adecuada. Para intentar resolver un conflicto planteamos los siguientes pasos: 1] Identificar, delimitar el conflicto, formularlo de manera clara y precisa. Se trata de “objetivar” el problema, hacerlo consciente para todos en los mismos términos. Todos los implicados, ordenadamente, aportarán informaciones que ayuden a concretar qué ideas, intereses, necesidades, etc., se oponen o enfrentan. Con el acuerdo de todas las partes, se formulará el conflicto, en un rotafolio o papelógrafo, subrayando los puntos o cuestiones en las que existe discrepancia. uno 29
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