Manual de Calidad - Gobernación de Cundinamarca

BENEFICENCIA DE
CUNDINAMARCA
MANUAL DE CALIDAD
NTCGP1000:2004
LOS PROTEGIDOS, NUESTRA RAZÓN DE SER
El SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL y su conjunto de normas, requisitos y
procedimientos; establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones
básicas indispensables para la entrada y permanencia en el sistema, y dar seguridad a los
protegidos frente a los potenciales riesgos asociados.
USUARIOS PROGRAMA DE DISCAPACIDAD MENTAL
CENTRO MASCULINO ESPECIAL `LA COLONIA` - SIBATÉ
A un Kilómetro de Sibaté Vía Soacha
Sede Administrativa – Calle 26 51-53 Torre de Beneficencia Piso 6 Bogotá, D.C.
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1
Fecha Aprobación:

LOS PROTEGIDOS, NUESTRA RAZÓN DE SER
CENTROS DE PROTECCIÓN MUNICIPIO DIRECCIÓN TELÉFONO
Instituto Campestre Sibate Kilómetro 7 Vía Bogotá Vereda Delicias 5296910
Instituto Promoción Social Fusagasuga Kilómetro 59 Vía Bogota -Girardot 8670780
Escuela Santiago Samper Brush Boquerón Kilómetro 85 Vía Bogota-Girardot 8720251/52
Instituto Técnico San José de
Chipaque
Chipaque Carrera 6 N.4-48 8484127/28
Colonia Alberto Nieto Cano Pacho Carra. 7 N.6-24 8540050
Centro Bienestar Anciano San Pedro
Bogota Avda Caracas N.1-16 Sur 2462045/0159
Claver
Centro Bienestar Anciano San José Facatativa Carrera. 6 N.6-29 8422315
Centro Bienestar Anciano Arbelaez Arbelaez Calle 7 N.11-95 8686049
Centro Bienestar Anciano Bel mira Fusagasuga Kilómetro 59 Vía Melgar 8670777
Centro Bienestar Anciano Villeta Villeta Kilómetro 2 Vía Tobía 8444358/4643
Centro Masculino Especial La
Colonia
Sibate Kilómetro 1 Antes de Sibate 7250989
Centro de Rehabilitación Julio
Sibate Avda. julio Manrique N.2-20 san José 7250420/21
Manrique
Centro Femenino E. José Joaquín
Vargas
Sibate Kilómetro 25 Vía Sibate 7250910/12
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TABLA DE CONTENIDO
Página
Capitulo I Información de la Entidad 4
1.1 Objetivo Institucional 4
1.2 Reseña Histórica 5
1.3 Organigrama 6
1.4 La Beneficencia de Cundinamarca Entidad de Protección 6
1.5. Visión 7
1.6 Misión 7
1.7 Grupo de Interés y clientes 7
Capitulo II El Sistema de Gestión de la Calidad 7
2.1 Alcance 8
2.2 Exclusiones en el sistema de Gestión de Calidad 8
2.3. Planificación del Sistema Gestión de Calidad 8
2.3.1 Planificación estratégica de Calidad 8
2.3.1.1. Objetivos de la Calidad 8
2.3.1.2 Mapa de los Objetivos 9
2.3.1.3. Política de La Calidad 9
2.4. Planificación del Modelo por Proceso 10
2.4.1 Mapa de procesos 10
2.4.2 Procesos Estratégicos 11
2.4.11Procesos Misionales 11
2.4.1.2. Procesos de Apoyo 11
2.4.1.3. Procesos de Control 11
2.4.1 Procesos Caracterizados 11
3. CAPÍTULO III Procedimientos 15
3.1.2. Planificación del Servicio 15
3.12.2. Comunicación Organizacional 15
3.1.2.3 Comunicación con el Protegido 16
3.1.2. Procedimientos Exigidos por la NTCGP-1000 16
3.2 Procedimientos exigidos por la Norma 16
3.2.1 Acciones Correctivas 17
2.2.3 Control de Documentos 24
3.2.4 Control de Registros 34
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INTRODUCCIÓN
La BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA propende por la mejora de sus servicios
optimizando sus recursos disponibles, para lo cual ha decidido implementar el Sistema de
Gestión de Calidad, su control y evaluación, con el ánimo de dirigir sus recursos hacia la
consecución del objetivo misional de satisfacción de necesidades de nuestros protegidos
(niños, niñas, adolescentes, jóvenes, adultos mayores y discapacitados con derechos
fundamentales vulnerados que reciben atención integral en nuestros Centros de Protección
en el Departamento de Cundinamarca y Bogotá D.C.), y el mejoramiento continuo,
asegurando la calidad con un conjunto de acciones sistemáticas, planificadas y coherentes,
preventivas, precisas, flexibles y económicas que generan confianza en el producto final de
restablecimiento de derechos. Con el presente Manual de Calidad basado en la Norma
(NTCGP-1000), brindamos una visión general de como opera la entidad a través de sus
procesos y lo que representan sus objetivos, e informa sobre los servicios de protección que
ofrece. Nuestro compromiso con la calidad implica el cumplimiento de los requisitos
Como herramienta principal para el Control y la Evaluación se realizan AUDITORIAS
INTERNAS generando proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se
cumplen los criterios definidos en la auditoria. Las evidencias consisten en registros,
declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de
auditoria, y que sean verificables. Con el seguimiento y las auditorías medimos 1º) La
EFICACIA: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados. La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003
como medición de resultados. (NTCGP1000:2004). 2º) La EFICIENCIA: relación entre el
resultado alcanzado y los recursos utilizados. (NTCGP1000:2004), y 3º) la EFECTIVIDAD:
medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el
manejo de los recursos utilizados y disponibles. La medición de la efectividad se denomina
en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto. (NTCGP1000:2004).
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CAPITULO I
1 INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
1.1 OBJETIVO INSTITUCIONAL: Decreto 0265 del 15 de Octubre de 2008 del
Departamento de Cundinamarca “ Coadyuvar de manera coordinada con las políticas de la
Administración Departamental en la ejecución, control y seguimiento de la política social en
lo pertinente a los legados y donaciones a cargo y para el exclusivo propósito para los cuales
fueron destinados, tendientes a desminuir las expresiones de pobreza, facilitando los canales
de organización, participación, desarrollo y proyección y fortalecimiento de las comunidades
con derechos vulnerados, mediante programas de protección social integral en lo que
corresponde a sus programas desarrollados en el Departamento de Cundinamarca”.
1.2. RESEÑA HISTORICA
En 1564 se inicia la protección, amparo y asistencia social a los indios enfermos
y fundadores del Nuevo Reino de Granada por parte del Arzobispo Fray Juan de
los Barrios y Toledo.
En 1733 el virreinato le sede el impuesto por la venta de las casas.
En 1828 el Estado interviene y asume la responsabilidad, crea una entidad sin
ánimo de lucro, llamada casa refugio y determina su administración y asistencia
médica a las personas abandonadas, y heridos en batalla.
Finalmente en el mes de Agosto de 1869 el Estado Soberano de Cundinamarca
por Ley 15, decreta la creación de la actual Beneficencia de Cundinamarca, la
cual ha tenido por objeto prestar asistencia pública a la población vulnerable. El
artículo primero de la Ley de creación determinó: “Los establecimientos de
beneficencia y caridad del estado quedan desde el día de la sanción de la ley
bajo la inspección y dirección de una Junta General de Beneficencia.
A través de los tiempos la Asamblea Departamental ha expedido varias ordenanzas con
relación a los establecimientos a cargo de la Beneficencia de Cundinamarca así:
Ordenanza 14 de 1911
Ordenanza 37 de 1912
Ordenanza 51 de 1912
Ordenanza 65 de 1919
Ordenanza 37 de 1937
Ordenanza 47 de 1958
La Ley 3 de noviembre de 1870 de la Asamblea Legislativa del Estado Soberano de
Cundinamarca dio facultad a la Junta General para recibir legados, asignaciones o
donaciones, facultándose para hacer enajenaciones sobre los bienes de beneficencia y
caridad cuando se estime conveniente. orden Departamental, sin ánimo de lucro que presta
sus servicios de protección social a la población con discapacidad mental, adultos mayores,
niños, niñas, jóvenes y adolescentes. El Decreto
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Departamental 065 de Octubre 15 de 2008 modificó la estructura orgánica de la Beneficencia
de Cundinamarca. La Resolución 00474 de 21 de octubre de 2005, por la cual se establecen
los principios, fines, articulaciones con el sistema de bienestar social, el perfil de las
personas a las cuales la Beneficencia de Cundinamarca les protege sus derechos
constitucionales, el proceso de ingreso como beneficiarios de los servicios y la
corresponsabilidad en los servicios de protección social dirigidos a la niñez y juventud, las
personas mayores y las personas con discapacidad mental.
El Decreto 2202 de 1998 la constituyó como una Entidad Pública Descentralizada del
Departamento de Cundinamarca.
1.3 ORGANIGRAMA
1.4. LA BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA ENTIDAD DE PROTECCION
El Decreto 0265 del 15 de Octubre de 2008 define las siguientes funciones básicas de la
BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA.
a) Promover, garantizar y restablecer los derechos en niños, niñas, adolescentes, personas
mayores, personas en situación de discapacidad mental en extrema pobreza e indigencia y
en situación de riesgo a través de programas de protección social integral en sus centros
b) Administrar en los términos previstos en la Constitución Política, la Ley y los reglamentos,
los bienes que a título oneroso o gratuito posea, tales como donaciones o legados, o
aquellos que llegue a poseer.
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c) Desarrollar programas de cooperación con municipios Cundinamarca para la protección
de la población vulnerable.
d) Gestionar La consecución de recursos públicos y privados de cooperación nacional e
internacional para inversión en protección social integral de la población vulnerable.
e) Crear y administrar los Centros de Protección que fueren necesarios para el cumplimiento
de su objeto, de conformidad con las disposiciones que sobre la materia apruebe su consejo
directivo..
f) Crear y administrar los centros asistenciales y de formación integral que fueren necesarios
para el cumplimiento de su objeto, de conformidad con las disposiciones que sobre la
materia apruebe su Consejo Directivo.
g) Administrar sus bienes inmuebles, ejerciendo los actos de disposición con el fin de
salvaguardar su patrimonio, hacerlos más rentables y asegurar el cumplimiento de su objeto
y de las obligaciones legales a su cargo.
h) Articular sus actividades, programas y proyectos intersectoriales con personas naturales y
jurídicas de derecho `público o privado, nacionales o internacionales con el objeto de
fortalecer el tejido social en el Departamento de Cundinamarca.
j) Las demás que le sean asignadas por autoridad competente.
1.5. VISIÓN: En el año 2012 la Beneficencia de Cundinamarca sigue siendo líder en
la prestación de servicios de protección social y en la contribución a la ejecución de
la política social en el Departamento de Cundinamarca; reconocida nacional e
internacionalmente por su modelo de operación basado en la transparencia,
eficiencia, eficacia, equidad y control social, mediante la cooperación de entidades
de carácter nacional e internacional.
1.6. MISIÓN La Beneficencia de Cundinamarca tiene por misión prestar servicios
sociales de acuerdo a los lineamientos legales, en relación con las destinaciones
propias de sus legados y donaciones, a la población infantil, juvenil, tercera edad y
discapacitada mas pobre y vulnerable del Departamento de Cundinamarca y Bogota
D.C. mediante programas orientados a la protección, prevención, formación integral,
asistencia social, tratamiento, rehabilitación y otorgamiento de aportes y subsidio
alimentario en caso de indigencia, de conformidad con las normas constitucionales,
garantizando el principio de la solidaridad mediante una eficiente y eficaz
administración de los bienes, legados, donaciones, rentas y demás recursos
financieros que permitan dar sostenibilidad a los programas sociales.
1.7. GRUPOS DE INTERES YCLIENTES: Los principales grupos de interés internos
de la Beneficencia de Cundinamarca son sus protegidos y sus funcionarios, y la
Gobernación de Cundinamarca como Ente relacionado; y los externos la ciudadanía
en general, entes de Control y demás entidades involucradas en la protección social.
Los clientes internos son nuestros protegidos y los externos los contratistas, y la
Alcaldía de Bogotá.
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CAPITULO II
2. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD: El Gerente, designó al Jefe de Oficina
Asesora de Planeación como Responsable de la Dirección, para la información,
implementación y puesta en marcha del Sistema de gestión de la calidad.
2.1. ALCANCE: En LA BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA, el sistema de gestión
de calidad cubre todos los procesos de la Entidad, estratégico, misional, de apoyo y
de control.
2.2. EXCLUSIONES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
2.2.1EXCLUSIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO: LA BENEFICENCIA no diseña
productos ó servicios, por cuanto las especificaciones para los servicios de
protección, están definidos y especificados en la normatividad y la entidad no parte
de una `idea de necesidad` que deba cubrir a través de un producto o servicio nuevo,
no establece especificaciones, condiciones técnicas, condiciones de uso, requisitos
de materiales y controles entre otros elementos, bajo una programación de proyecto.
2.3. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Para su
planificación de los procesos, se ha adoptado una metodología para realizar la
planeación estratégica, donde se destacan elementos filosóficos (misión, visión,
principios, valores, y objetivos institucionales) y técnicos (mapa estratégico, plan
indicativo anual, plan de acción y plan de seguimiento). De igual manera se utiliza
como herramienta para la planificación de la calidad los DIAGRAMAS DE FLUJO,
que usa símbolos gráficos para describir una actividad o proceso. Estos diagramas
se aplican en:
El diseño y rediseño de procesos y actividades,
La documentación de los procesos y actividades de forma didáctica (manuales de
procesos, y los de procedimientos recomendados por la norma)
En el entrenamiento al personal responsable del proceso.
La planificación del sistema de gestión de la calidad se ha agrupado en tres niveles:
Planificación estratégica de la calidad (política y objetivos de calidad),
Planificación del modelo de operación por procesos (mapa y caracterización de
procesos)
Planificación del servicio (caracterización del servicio)
2.3.1Planificación Estratégica de la Calidad: Define hacia dónde quiere ir la
organización en materia de calidad. En este nivel interviene la alta dirección, que
establece directrices de calidad, mediante la definición de la política y objetivos de
calidad. La planificación se realiza con la planeación estratégica, que no solo ofrece
la definición de la filosofía organizacional a través de la Misión, Visión y Valores,
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sino de toda la plataforma estratégica que abarca los objetivos estratégicos,
programas y proyectos junto con sus indicadores. Anualmente se revisa la
plataforma estratégica con el ánimo de evaluar en retrospectiva su alineación y
determinar la necesidad de cambios o la reafirmación de los propósitos, objetivos y
políticas para un nuevo ejercicio de planeación.
2.3.1.1 Objetivos de Calidad: Planteados para un periodo de dos años (2008-2010):
1. Incrementar el grado de satisfacción de los protegidos, contando con mecanismos
de medición y evaluación de su satisfacción. 2. Fortalecer las competencias del
talento humano responsable de la ejecución de los procesos estratégicos,
misionales, de apoyo y de control. 3. Mejorar los sistemas de información que sirven
de apoyo para la ejecución de los procesos. 4. Alcanzar el equilibrio financiero a
través del manejo adecuado de los legados y sus beneficios. 5. Mejorar el
desempeño de los procesos, fortaleciendo la cultura del autocontrol.
2.3.1.2 MAPA OBEJETIVO DE CALIDAD
1. SERVICIO AL USUARIO
OBJETIVO Ejecutar
programas para la
satisfacción del
usuario y del núcleo
familiar al cual
pertenece.
INDICADOR INDICE META PERIODO RESPONSABLE
Satisfacción del
cliente
Satisfacción del
Núcleo Familiar
Promedio de
Encuestas
Promedio de
Encuestas
2. CALIDAD Y CUMPLIMIENTO EN EL SERVICIO
OBJETIVO
Cumplir los requisitos
del usuario en
términos de atención,
servicios y
restablecimiento de
sus derechos
fundamentales
Mayor o igual al
90%
Semestral
Mínimo del 90% Semestral
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Subgerencia de Protección
Social
Subgerencia de Protección
Social
INDICADOR INDICE META PERIODO RESPONSABLE
Reclamos del
usuario
Atender reclamos del
usuario
N° de Servicios no
100% Mensual
Subgerencia de Protección
Social
Producto No
conforme
conformes
N° de servicios prestados
Máximo 5 % Mensual
Subgerencia de Protección
Social
Cumplimiento de
programas
Cronograma Ejecutado
Cronograma Programado
Mínimo 90%
Mensual
Trimestral
Subgerencia de Protección
Social
Subgerencia de Protección
Social
Tiempo respuesta
para la inclusión
de un usuario a
los programas
Tiempo ejecutado
Tiempo Establecido
≤ 100% Mensual
Subgerencia de Protección
Social
Tiempo ejecución
de derechos
Tiempo Ejecutado
Tiempo Programado
≤ 100% Mensual
Subgerencia de Protección
Social
Control
Presupuestal
Presupuesto Ejecutado
Presupuesto Programado
100% Mensual
Subgerencia de Protección
Social

Lograr y
Mantener
certificado el SGC
Resultados de la
auditoria
Mantener
Certificado
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Anual Oficina de Planeación
2.3.1.3 Política de Calidad: La Alta Dirección , determinó la política de calidad “Con
el fin de mejorar la calidad de vida de la niñez, adolescencia, mujer, adulto mayor y
personas con discapacidad mental en exclusión social o derechos fundamentales
vulnerados, la Beneficencia de Cundinamarca planea y ejecuta programas
orientados a la formación integral, atención y prestación de servicios bajo los
parámetros de eficiencia, eficacia y efectividad con personal profesional y
competente de manera que nos permita cumplir los requisitos del cliente,
particularmente en función al restablecimiento de sus derechos, mediante el
compromiso del mejoramiento continuo de todos los procesos institucionales”.
2. 4 Planificación del Modelo de Operación por Procesos: La `Planificación
organiza y asigna los recursos necesarios de los procesos Misionales, Estratégicos,
de Control y de Apoyo, que interrelacionados permiten lograr los objetivos de calidad
ya establecidos, así como el cumplimiento de los requisitos de calidad y la
satisfacción del cliente.
2.4.1 MAPA DE PROCESOS La interacción de los procesos del sistema en LA
BENEFICENCIA, se describe mediante el Mapa de Procesos y su Caracterización
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Atención Social en
Instituciones
Planeación Estratégica
Cooperación Para la Atención
Social Municipal
Gestión Jurídica Gestión Financiera
Gestión Talento
Humano
Gestión de Bienes y
Servicios Gestio
Gestión Documental
Manejo de Inventarios
Servicio de Información y
Atención al Usuario SIAU
Gestión de Bienes e
Inmuebles
Gestión Informática
Control Disciplinario Control Interno
S
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Procesos Directivos
Mejoramiento Continuo
Procesos
Misionales
Las interacciones se identifican en la caracterización, con la asignación de letras a cada una
de las `actividades` descritas en el esquema, y con la numeración de los proveedores,
entradas, salidas y clientes.
Al identificar los procesos y sus interacciones se establece un Modelo de Calidad, con el cual
se busca orientar a la entidad hacia una organización con enfoque basado en los procesos.
El mapa de procesos está organizado en Procesos y Subprocesos, de acuerdo con los tipos
de procesos, así:
2.4.2. PROCESOS ESTRATÉGICOS: Definen hacía donde se dirige la organización, cual es
su norte, como se llega a él y los controles que se requieren para el logro de los objetivos
institucionales.
2.4.1.1 PROCESOS MISIONALES: Llevan al desarrollo de protección establecido en su
objeto social y se dimensiona a través de iniciativas de beneficio social.
2.4.1.2 PROCESOS DE APOYO: Nos permiten la provisión de los recursos necesarios para
el adecuado desarrollo de los procesos estratégicos, y misionales de la organización. En LA
BENEFICENCIA.
2.4.1.3 PROCESOS DE CONTROL: en la Beneficencia algunos subprocesos son
ejecutados a través de terceros, la Entidad define los requisitos y mantiene el control sobre
éstos y hacen parte integral del sistema de gestión. En la Beneficencia los contratistas
administran los centros de protección.
2.5. Caracterización de los procesos
La caracterización de procesos es un esquema que plasma la interacción entre los procesos
a través de la definición de proveedores, entradas, salidas, clientes. Además incluye la
definición de recursos asociados a los procesos y el seguimiento. La caracterización fue
elabora por el responsable de cada proceso con el concurso de todos los funcionarios de la
respectiva dependencia. Sus componentes son:
Nombre del Proceso, Tipología, Alcance, Indicadores de Gestión , Normatividad,
Principales Riesgos, Responsable (se relaciona el cargo o el rol del funcionario asignado
como responsable), Objetivo (se describe el qué y el para qué del proceso), Proveedores
(son los procesos internos y entidades externas), Entradas (insumo necesario para que
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Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación y
Control

las actividades se lleven a cabo, generalmente es información), Actividades (Acciones,
pasos que ejecuta el proceso para transformas las entradas en salidas/productos),
Salidas (son los productos resultado de la transformación de las entradas en las
actividades), Clientes (procesos internos y entidades externas), Procesos soporte –
Recursos (son los procesos de apoyo con el correspondiente recursos que aportan para
la ejecución del proceso caracteriza), Recursos Tecnológicos (son los aplicativossoftware
utilizados en las actividades para transformar las entradas en salidas)
Seguimiento (Acciones que realiza el responsable del proceso, para asegurarse que el
proceso cumple con su objetivo)
2.5.1PROCESOS CARACTERIZADOS En este aparte no incluiremos ni las normas ni los
riesgos, debido a que se encuentran definidos en el Manual de Operación se incluyen el
proceso, el subprocesos o actividades, el alcance y los indicadores.
2.5.1.1 PROCESO ASESOR: PLANEACIÓN.
SUBPROCESOS: 1º) Diagnóstico, 2º) Formulación y concertación de Proyectos, 3º)
Viabilidad, 4º) Ajustes, 5º) Aprobación e inscripción Banco Departamental de Programas.
ALCANCE: Desde la formulación hasta el seguimiento.
PRINCIPALES INDICADORES: De Eficacia No. de Planes, Programas y Proyectos con
evaluación actualizada/ No. Total de Planes, Programas y Proyectos a evaluar
2.5.1.2 PROCESO DE APOYO: GESTIÓN FINANCIERA.
SUBPROCESOS: 1º) Elaboración de certificados de disponibilidad presupuestal,
2º)Elaboración de presupuestos 3º)Tramite de la orden de pago, 4º)Registro contable
5º)Seguimiento del ingreso por proyectos fiduciarios, 6º) Recaudo de impuestos de fondo de
pobres 7º) Seguimiento a la administración de inmuebles 8º) Interventoría y 9º) supervisión
ALCANCE: Desde la solicitud de disponibilidad hasta la cancelación de la obligación.
PRINCIPALES INDICADORES: De Eficiencia: No. Disponibilidades emitidas / No. Total
disponibilidades. De eficiencia: No. Obligaciones canceladas/No. Cuentas radicadas.
2.5.1.3 PROCESO DE APOYO: GESTIÓN JURÍDICA.
SUBPROCESOS: 1º) Análisis y estudio de requerimientos, 2º) Elaboración del proyecto del
acto administrativo, 3º) Elaboración / Contestación de la demanda, 4º)Vigilancias y
actuaciones de etapas procésales, 5º) Defensa Judicial, 6º)Proceso de Contratación.
ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos tutelas, derechos de petición,
demandas y termina con la expedición de los conceptos jurídicos ò con el fallo del juez y
acatamiento del mismo.
PRINCIPALES INDICADORES: De eficacia: No. de Fallos Proferidos / No. Procesos
Adelantados
2.5.1.4 PROCESO DE APOYO: BIENES Y LEGADOS:
SUBPROCESOS: 1º) Incorporación inmuebles a la Entidad 2º)Mantenimiento y reparación
de Inmuebles 3º)Asignación de Inmuebles 4º) Administración de Contratos de
arrendamiento
ALCANCE: Desde la adquisición del inmueble hasta el ingreso por arriendo.
PRINCIPALES INDICADORES: De eficiencia: Valor Total. Ingresos por Arriendos/
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Presupuesto Total Ingresos Por arriendo Proyectado
2.5.1.5 PROCESO DE APOYO: ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA DE
INFORMÁTICA
SUBPROCESOS: 1º)Evaluación del Requerimiento del usuario final y/o herramientas
informáticas, 2º)Clasificación y/o tipificación del requerimiento 3º)Mantenimiento Preventivo
,4º) Mantenimiento Correctivo, 5º)Administración de Sistemas Operativos, 6º)Administración
del Motor de Base de Datos, 7º) Administración de Aplicaciones, 8º)Administración de
Usuarios, 9º)Licencias que acreditan el uso legal del software, 10) Generación de Copias De
Respaldo, 11) Adquisición actualización, 12) reemplazo o desarrollo de aplicaciones., 13)
Soporte a usuarios de Sistemas de Información
ALCANCE: Inicia con el requerimiento y finaliza con la solución
Principales INDICADORES: De eficacia: No. Solicitudes Atendidos/ Solicitudes que
demanda el servicio.
2.5.1.6 PROCESO MISIONAL: ATENCIÓN SOCIAL INTERISNTITUCIONAL.
SUBPROCESOS: 1º) Realizar diagnostico situacional de los programas que se desarrollan
en los centros de protección, 2º) Formalización de los programas sociales para la atención
institucional, 3º) Seguimiento a la ejecución de los programas
ALCANCE: Inicia con la radicación de la solicitud del cupo o del convenio y termina con la
asignación del cupo.
PRICNIPALES INDICADORES: 1º) De eficacia: No. Usuarios atendidos en cada uno de
trece centros/ Total población proyectada a atender por centro 2º) De eficacia: total
encuestas aplicadas / Total encuestas con percepción positiva a aplicar.
2.5.1.7 PROCESO MISIONAL: COOPERACIÓN PARA LA ATENCIÓN SOCIAL MUNICIPAL
SUBPROCESOS: 1º) Identificar las necesidades de atención en cada municipio, 2º)
Formalizar los programas de cooperación con los municipios para la atención de niños,
niñas, adolescentes y adultos mayores y personas en situación de discapacidad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del convenio con los municipios y termina con la firma del
convenio
PRINCIPALES INDICADORES: Usuarios atendidos en cada Municipio/ Total población
proyectada a atender por municipio
2.5.1.8 PROCESO DE APOYO: SERVICIO DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO.
SUBPROCESOS: 1º) Requerimiento, 2º)direccionamiento de la solicitud, 3º)análisis y
estudio del requerimiento, 4º) quejas y reclamos, 5º) subgerencias y recomendaciones, 6º)
revisión de la sugerencia y recomendaciones, 7º)respuesta final.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del usuario y termina con la respuesta
PRINCIPALES INDICADORES: De eficacia: No. Solicitudes y requerimientos resueltos/
Solicitudes y Requerimientos Recibidos.
2.5.1.9 PROCESO DE APOYO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:
SUBPROCESOS: 1º) Convocatorias, 2º) Evaluación de Alternativas, 3º) Verificación de
Cumplimiento de Requisitos, 4º) Incorporación, Nombramiento provisional, 5º) Concurso e
Incorporaciones.
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ALCANCE: Convocatoria hasta la Vinculación y/o Desvinculación.
PRINCIPALES INDICADORES: De eficacia: Número de cargos ocupados/ No. De
vacantes.
2.5.1.10 PROCESO DE APOYO: Adquisición de Bienes y Servicios.
SUBPROCESOS: 1º) Estudio de conveniencia y oportunidades (Estudio Técnico
Cotizaciones Cuadro Comparativo Precios SICE) 2º) Elaboración de Pliegos Publicación de
Observaciones Publicación Licitación Pagina WEB Inscripción Participantes Entrega
Términos de Referencia
ALCANCE: Elaboración Compra hasta la Entrada a Almacén.
PRINCIPALES INDICADORES: De eficacia: a)Total Solicitudes Atendidas/Total solicitudes
recibidas b) De eficiencia: Total Presupuesto ejecutado/ Total presupuesto asignado.
2.5.1.11 PROCESO DE APOYO: GESTIÓN DOCUMENTAL.
SUBPROCESOS: 1º) Registro y Organización de documentos aplicando los lineamientos de
Gestión 2º)Recepción de documentos teniendo en cuenta los lineamientos de la Ley 594/00
3º)Organización de los documentos en el espacio físico del archivo central y Documentos
en medio electrónico 4º)Registro y codificación en sistema, de documentos recibidos.
ALCANCE: Desde la Recepción del Documento hasta su Archivo
PRINCIPALES INDICADORES: De eficacia: Total documentos archivados. / Cantidad
Documentos Recibidos.
2.5.1.12 PROCESO DE APOYO: MANEJO DE INVENTARIOS.
SUBPROCESOS: 1º) impresión del inventario del área, oficina y centro a revisar, 2º)
verificación física de inventarios, 3º)elaboración comprobante, 4º) acta de entrega o salida,
5º) legalización con firmas del inventario.
ALCANCE: Elaboración de Inventarios Físicos - Sistema de Inventario - (Programa)
PRINCIPALES INDICADORES: Indicador de Eficacia: No. Total de solicitudes de
Inventarios recibidas por funcionario y/o por dependencias / No. Total de solicitudes de
Inventarios con paz salvo al funcionario y/o dependencias.
2.5.1.13 PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN: CONTROL INTERNO.
SUBPROCESOS: 1º) Realización Programación Auditorías, 2º)Evaluación Auditorias, 3º)
informes y recomendaciones, 4º) Remisión a Gerencia, y 5º) seguimiento.
ALCANCE: El proceso comienza con el requerimiento y termina con el informe y
recomendaciones.
PRINCIPALES INDICADORES: De eficacia: No. divisiones y convenios evaluados/ Número
divisiones y convenios que hacen parte de la Beneficencia 2º) De eficacia: Auditorias
ejecutadas/Auditorias programadas.
2.5.1.14 PROCESO DE CONTROL: Control Disciplinario.
SUBPROCESOS: Proceso disciplinario ordinario: 1º) indagación preliminar, 2º) investigación
disciplinaria, 3º) auto de cargos, 4º) descargos, 5º) fallo, Proceso Disciplinario Verbal: 1º)
indagación preliminar, 2º) auto de cargos, 3º) descargos,4º) fallo.
ALCANCE: Comprender la totalidad de los actos que integran la primera instancia, indagar y
fallar.
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PRINCIPALES INDICADORES: De eficacia: ITAC= No. de Autos de Cierre por Periodo t /
Total de Procesos por Periodo.
CAPITULO III
3. PROCEDIMIENTOS
3.1. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL SISTEMA Los procedimientos
exigidos por la NTCGP1000, se encuentran en el presente Manual que describe su requisito,
nombre del procedimiento y su objetivo y el proceso responsable de cada uno de los
procedimientos documentados requeridos por dicha norma.
3.1.2 Planificación del servicio.
3.1.2.1Caracterización del Servicios Misional Esta herramienta establece,
mediante una metodología definida, el control para el cumplimiento de los requisitos
establecidos para los servicios de protección
3.1.2.2 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Mediante el proceso de apoyo
COMUNICACIÓN, se establecen las actividades necesarias y adecuadas para la
eficacia del sistema de gestión de la calidad, contando con múltiples mecanismos de
comunicación interna. Dentro de ellos están:
Correo electrónico interno: es la red institucional de correo, a través de la cual se
comunica la información relevante de la organización, incluyendo la del Sistema de Gestión
de Calidad.
Carpetas públicas: son espacios reservados para cada área funcional de la organización,
donde reposan al alcance de todos, los documentos técnicos que soportan el Sistema de
Gestión de Calidad y demás procesos del aseguramiento.
Boletines Internos: Son comunicaciones escritas y a través del correo interno, realizadas
por la oficina de comunicaciones de la organización, a través de los cuales se mantiene
informado al cliente interno acerca de programas o planes específicos liderados por la alta
gerencia, o a cerca de la situación de la organización con respecto al mercado o a entes
reguladores o de control.
Comités de Calidad: Reglamentados mediante Resolución Interna, conformados por los
principales líderes de procesos. Se tiene claramente especificadas sus funciones.
Comunicados de la Dirección e Informes de Gestión: a través de ellos el Gerente pone
en conocimiento los resultados de la gestión realizada por el cuerpo directivo así como el
avance de los diferentes proyectos o programas específicos.
Comunicados del Sindicato de trabajadores: Juegan papel fundamental en el apoyo a la
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gestión estratégica.
Carteleras: Tanto en el nivel central como en las regionales se establecen estos espacios
específicos de comunicación con el cliente interno.
3.1.2.3 COMUNICACIÓN CON EL PROTEGIDO
Por entender al protegido como la razón de ser de la organización buscamos un profundo
conocimiento de sus necesidades y expectativas a través de:
Encuestas de Satisfacción: realiza de manera continua encuestas de satisfacción tanto a
nivel asistencial como del orden administrativo, cuya tabulación es de frecuencia trimestral.
Igualmente se hacen encuestas a los municipios sobre el número de personas a proteger en
sus derechos fundamentales vulnerados.
Proceso de Recepción y Trámite de Quejas, Peticiones o reclamos: El proceso misional
tiene su propio subproceso de recepción y trámite de quejas, peticiones o reclamos, que se
consolidan y controlan en la Subgerencia de Protección Social, buscando identificar y
responder de manera oportuna los diferentes tipos de requerimientos hechos por nuestros
protegidos, así como generar acciones específicas de mejoramiento a partir del
conocimiento obtenido.
Página Web: La Beneficencia ha dispuesto su página con el ánimo no solo de que sus
clientes obtengan la información de la organización sino de que conozcan el plan de
beneficios o los procesos en que ellos participan.
Correo electrónico: Es la principal herramienta de la organización tanto con los
proveedores como con los entes reguladores y de control.
3.2 PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS POR LA NORMA NTCGP 1000
REQUISITO
NTCGP 1000
4.2.3
4.2.4
PROCEDIMIENTO OBJETIVO
Control de
Documentos
Control de
Registros
Controlar la creación,
modificación, eliminación y
aprobación de documentos
utilizados en los procesos, y del
uso no intencional de
documentos obsoletos.
Controlar los registros:
identificación, almacenamiento,
protección, recuperación,
tiempo retención y disposición
final de los registros de calidad
PROCESO
RESPONSABLE
Planeación
Gerencial y
Calidad
Administración
de Recursos
Físicos /
Administración
de Documentos
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8.5.2 Acción Correctiva
8.5.3 Acción Preventiva
8.3
8.2.2
Control de
Producto o
servicio No
conforme
Control de
Auditoria Interna
de Calidad
3.2.1 ACCIONES CORRECTIVAS
Identificar, dimensionar,
analizar y eliminar las causas
de las No Conformidades y
emprender acciones correctivas
para prevenir su reincidencia.
Identificar, dimensionar,
analizar y eliminar las causas
de las No Conformidades
Potenciales y emprender
acciones preventivas.
Identificar, analizar, controlar y
las no conformidades que se
presenten en un producto o
servicio y definir su tratamiento
antes o después de entregarlo o
liberarlo al cliente en general.
Recolectar información útil para
analizar la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema de
Gestión de Calidad e identificar
y registrar los incumplimientos
con las disposiciones legales,
del cliente y la Norma.
Planeación
Gerencial y
Calidad
Planeación
Gerencial y
Calidad
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Centros de
Atención
Control de
Gestión
3.2.1.1 MISION Y ALCANCE: Este procedimiento define el conjunto de acciones o
actividades para identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades
detectadas en el sistema de gestión de calidad de LA BENEFICIENCIA DE
CUNDINAMARCA (en adelante LA BENEFICIENCIA), a fin de prevenir que estas
situaciones puedan de nuevo. Su alcance comprende las actividades de revisión de
las no conformidades, determinación de causas, evaluación de acciones para evitar
su ocurrencia, nuevamente, implantación, revisión y registro de acciones
adelantadas, así como la evaluación de las mismas. El proceso de identificación usa
como fuentes: reclamos de los usuarios, no conformidades detectadas durante el
seguimiento de los procesos, auditorias de calidad o cualquier otro medio.
3.2.1.2 NORMATIVAD Se encuentran descritas en el MECI - Normograma.
3.2.1.3 CONDICIONES GENERALES
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades
encontradas, el comité de calidad de LA BENEFICIENCIA garantizara en todo caso, la
17

efectividad de las medidas adelantadas.
Las acciones correctivas estarán enmarcadas en los planes de mejoramiento de LA
BENEFICIENCIA
3.2.1.4 RESPONSABLES
La oficina de Control Interno será responsable por el seguimiento y evaluación a la
apropiada implantación de las acciones preventivas, de ello emitirá un informe al
comité de calidad, con la periodicidad que se estime conveniente.
Los responsables de generar las AP son directivos asociados al servicio y / o proceso,
lideres de calidad, auditores internos y externos de LA BENEFICIENCIA.
Es responsabilidad de todos los servidores públicos vinculados a LA BENEFICIENCIA,
informar al servidor competente, en el momento mismo de la aparición de una no
conformidad, si esta es generada a partir de una auditoria interna de calidad, el
auditor debe radicar la no conformidad dentro de los quince (15) días calendario
siguientes contados a partir de la fecha de suscripción del informe final de auditoria.
El responsable de verificar la eficacia de las solicitudes de acción correctiva
originadas en auditorias internas es el jefe de control interno de LA BENEFICIENCIA,
el responsable de cada proceso donde se identifique no conformidad es el
responsable de verificar que las acciones planteadas y ejecutadas ha dado solución al
problema de calidad, dejando el respectivo registro en el formato de acción
correctiva.
El jefe de la oficina de control interno, tendrá la responsabilidad de controlar las
fechas de cumplimiento de las acciones preventivas y de notificar su incumplimiento,
enviando además, un informe mensual al comité de calidad.
3.2.1.5. DOCUMENTOS REFERENCIA
Tipo de
documento
Origen
Titulo del documento Código
Externa Intern
a
N.A. X
registros
X
conforme
Procedimiento Control de documentos y
Procedimiento Control del servicio no
Procedimiento Auditorias internas X
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Procedimiento Revisión por la dirección N.A. X
3.2.1.6 REGISTROS RELACIONADOS
Tipo de
documento
Titulo del documento Código
Origen
Impres Digita
o l
Mixt
o
Formato Solicitud de acciones
correctivas y preventivas
X
Formato Registro de acciones
correctivas o preventivas
3.2.1.7 RIESGOS Y CONTROLES
IDENTIFICACION DE RIESGOS Y CONTROLES
X
Riesgo identificado: Planes de acción mal formulados
Actividad de riesgo: No 2 – Evaluar la no conformidad
Causa critica: Débil descripción del problema e investigación de causas
Controles: Preventivo Detectivo Correctivo
Revisar instructivo Analizar y verificar Devolver el
Descripción corta: formato
el formato
formato
diligenciado
Conocer a el Analizar el diseño Devolver el
instructivo del del formato en formato en
formato en cuestión para cuestión,
cuestión, a fin de verificar
diligenciado, con
Detalle:
definir
inconsistencias que una respuesta
correctamente el generen errores debidamente
riesgo y formular
justificada
plan de acción
coherente
Cada vez que se Cada vez que se Cada vez que se
Cuando actúa: genere un SAC recibe una SAC recibe una SAC
Responsable de
implementación:
Jefe de Control Interno de la BENEFICIENCIA
Responsable de Responsables o Profesional de Jefe de Control
ejecución:
lideres de proceso Control Interno Interno
Responsable
monitoreo:
de
Jefe de Control Interno de la BENEFICIENCIA
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3.2.1.8 Control de cambios
Versión Descripción de cambios Fecha
3.2.2 CONTROL ACCIONES PREVENTIVAS
3.2.2.1 MISION Y ALCANCE
Este procedimiento define el conjunto de acciones o actividades para identificar,
analizar y eliminar las causas de las no conformidades potenciales en el sistema de
gestión de calidad de la Entidad, a fin prevenir que estas situaciones se presenten.
Su alcance comprende las actividades de revisión de las no conformidades,
determinación de causas, evaluación de acciones para evitar su ocurrencia,
implantación, revisión y registro de acciones adelantadas, así como la evaluación de
las mismas. El proceso de identificación usa como fuentes: reclamos de los usuarios,
no conformidades detectadas durante el seguimiento de los procesos, auditorias de
calidad o cualquier otro medio.
3.2.2.2 NORMATIVIDAD. Se encuentran descritas en el MECI - Normograma.
3.2.2.3 METODOLOGIA
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3.2.2.4. CONDICIONES GENERALES
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades
encontradas, el comité de calidad de la Entidad garantizará en todo caso, la
efectividad de las medidas adelantadas.
Las acciones preventivas estarán enmarcadas en los planes de manejo del riesgo de
la Entidad.
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3.2.2.5 RESPONSABLES
La oficina de control interno apoyará y orientará metodológicamente el proceso de
administración del riesgo de acuerdo con los roles que le asigna la normatividad
vigente en la materia.
La oficina de control interno será responsable por el seguimiento y evaluación a la
apropiada implantación de las acciones preventivas, de ello emitirá un informe al
comité de calidad, con la periodicidad que este estime conveniente.
Los responsables de generar las SAP son directivos asociados al servicio y/o
proceso, lideres de calidad, Auditores internos y externos de la entidad.
Es responsabilidad de todos los servidores públicos vinculados a la Entidad
informar al servidor competente, en el momento mismo de la aparición de una no
conformidad; si esta es generada a partir de una auditoria interna de calidad, el
auditor debe radicar la no conformidad dentro de los quince (15) días calendario
siguientes contados a partir de la fecha de suscripción del informe final de
auditoria.
El responsable de verificar la eficacia de las solicitudes de acción preventiva
originadas en auditorias internas es el jefe de control interno de la Entidad; el
responsable de cada proceso donde se identifique no conformidad es el
responsable de verificar que las acciones planteadas y ejecutadas previenen la
ocurrencia el problema de calidad dejando el respectivo registro en el formato de
acción preventiva.
El jefe de la oficina de control interno, tendrá la responsabilidad de controlar las
fechas de cumplimiento de las acciones preventivas y de notificar su
incumplimiento, enviando además, un informe mensual al comité de calidad.
3.2.2.6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Tipo de
Titulo del documento Código Origen
documento
Externa Interna
Procedimiento Control de documentos y registros NA X
Procedimiento Control del servicio no conforme X
Procedimiento Auditorias internas X
Procedimiento Revisión por la dirección NA X
3.2.7. REGISTROS RELACIONADOS
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Tipo de
document
o
Titulo del documento Código Presentación
Impreso Digital Mixto
Formato Solicitud de Acciones Correctivas y
Preventivas
Formato Registro de acciones correctivas o
preventivas
3.2.2.7 GLOSARIO
ACCIONES PREVENTIVAS: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación indeseable.
Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
Nota 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la
acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.
MEJORA CONTINUA: acción permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito establecido en normas,
procedimientos, especificaciones técnicas, reglamentos u otros documentos
formativos.
REQUISITO: necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.
Nota 1. "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para
la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa
bajo consideración esté implícita.
Nota 2. La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter
legal.
Nota 3. Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito,
por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la
calidad, requisito del cliente.
Nota 4. Los requisitos para la realización de un producto o la prestación de un
servicio se refieren, pero necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad
debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una disposición legal.
Nota 5. Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un
documento.
Nota 6. Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.
REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación,
eficacia, eficiencia y Efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
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X
X
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objetivos establecidos.
Ejemplo revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los
requisitos del cliente y revisión de no conformidades.
SOLICITANTE: es la persona que identifica y solicita formalmente una acción
preventiva.
3.2.2.8 RIESGOS Y CONTROLES
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y CONTROLES
Riesgo identificado: Planes de acción mal formulados
Actividad de riesgo: No. 2 – Evaluar las fuentes potenciales de no conformidades
Causa critica: Débil análisis del riesgo e investigación de causas
Controles: Preventivo Detectivo Correctivo
Descripción corta: Revisar instructivo Analizar y verificar Devolver el formato
formato
Detalle: Conocer a el
instructivo del
formato, para
definir el riesgo y
formular plan de
acción coherente.
Cuando actúa: Cada vez que se
genera una SAC
Responsable de
Jefe control interno
el formato
Analizar el diseño
del formato, para
verificar
inconsistencias que
generen errores.
Cada vez que se
recibe una SAC
diligenciado
Devolver formato
diligenciado, con
una respuesta
debidamente
justificada.
Cada vez que se
recibe una SAC
implementación:
Responsable de Responsables o Profesional de Jefe de control
ejecución: lideres de proceso control interno interno
Responsable de
monitoreo:
Jefe control interno
3.2.2.9 CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción de cambios Fecha
Elaboro: Oficina Planeación Beneficencia de Cundinamarca Reviso: U.M.N.G. Aprobó: Gerencia
3.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
3.2.3.1. MISION Y ALCANCE
El objetivo del presente procedimiento es establecer los lineamientos y criterios
necesarios para:
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Solicitar un documento.
Elaborar, revisar y aprobar un documento.
Controlar los documentos internos y externos.
Controlar los documentos obsoletos.
Este procedimiento define el conjunto de acciones o actividades para solicitar,
elaborar, revisar, aprobar, liberar y controlar todos y cada uno de los documentos
incluidos dentro del sistema de gestión de calidad de LA BENEFICIENCIA DE
CUNDINAMARCA (en adelante LA BENEFICIENCIA), (entiéndase por documentos los
siguientes: manual de calidad, procedimientos, instructivos, planes de calidad,
protocolos, documentos auxiliares, formatos, entre otros).
Su alcance comprende las actividades de solicitud, elaboración, revisión, aprobación,
liberación y control de cambios, y aplica a todos los procesos de la BENEFICIENCIA,
donde se generen o requieran documentos aplicables al SGC del mismo.
3.2.3.2 NORMATIVIDAD Se encuentra incluida en el MECI Normograma.
3.2.3.3. DICCIONARIO CONCEPTUAL
TERMINO DEFINICIÓN
Conjunto de documentos que soportan el Sistema de Gestión de
Documentación
Calidad, por ejemplo: planes, manuales, instructivos, registros,
formatos.
Documento Información y su medio soporte
Información en un medio soporte, suministrado por terceros y que
Documento Externo
se requieren para llevar a cabo el proceso Y/O proyecto.
Información en un medio soporte correspondiente a las actividades
Documento Interno
que se desarrollan al interior de la organización.
Hace referencia aquel documento que ya no es usado ya sea
porque ha sido modificado en su contenido o estructura y se ha
Documento Obsoleto
originado una nueva versión del documento o porque se concluye
que no es necesario para desarrollo de alguna actividad específica.
Esquema predefinido con columnas y filas, para una actividad
Formato
determinada.
Identificación
Información
La identificación hace referencia al nombre y/o código que se da a
los diferentes documentos que soportan al Sistema de Gestión de
Calidad, tales como: formatos, procedimientos, procesos, manuales,
etc.
Datos que poseen significado
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Manual de Calidad
Plan de Calidad
Procedimiento
Registro
S.G.C.
Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la
BENEFICIENCIA, en este documento se determina la planeación
directiva (misión, visión, política de calidad, objetivos de calidad) y
la planeación del sistema (descripción y caracterización de cada uno
de los procesos que conforman la BENEFICIENCIA).
Documento que especifica que procedimientos y recursos deben aplicarse,
quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto.
Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso
específico.
Documento que presenta datos cualitativos o cuantitativos
obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desarrolladas.
Formato diligenciado.
Sistema de Gestión de la Calidad
3.2.3.4. METODOLOGÍA
DIAGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
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21
A
INICIO
Identificar la necesidad de
crear documento
Identifica el borrador del
documento
Borrador OK?
Revisa el borrador del
documento
Recolecta información
necesaria para elaborar el
borrador
Ajusta teniendo en cuenta
observaciones
NO
NO
SI
Personal de cada uno de los
procesos
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
Jefe del Proceso al que pertenece
el documento
Miembros del proceso
Jefe del Proceso al que pertenece
el documento
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
Jefe de cada uno de los procesos
Solicitante
Coordinador calidad
Jefe del Proceso al que pertenece
el documento
Jefe del Proceso al que pertenece
al documento
Jefe del Proceso al que pertenece
el documento
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
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Para las actividades que se desarrollan en la
Beneficencia se requiere de diferentes documentos.
Estos documentos soportan las actividades y en el
transcurso del tiempo se puede presentar la
necesidad de crear nuevos documentos
En caso de que sea necesario crear algún
documento que sirva como aporte y mejoramiento
para el desarrollo de una actividad determinada, se
debe empezar por recolectar la información
necesaria para elaborar el borrador
El documento debe ser identificado, es decir, se le
debe colocar un código, un nombre, versión. Ver
Instructivo Elaboración de Documentos
Revisa el borrador del documento, teniendo en
cuenta especificaciones del proceso al cual
pertenece el documento (formato, procedimiento,
manual)
Determina si el documento puede ser
complementado o mejorado en alguno de los
aspectos planteados en el borrador.
Si el documento puede ser mejorado o
complementado, el Jefe o miembros del Proceso al
que pertenece el documento realizan las
observaciones que halla a lugar para que el
solicitante ajuste el borrador del documento en
donde corresponda
Si el documento esta completo y cumple con los
requisitos, el Jefe del proceso respectivo aprueba el
Borrador del documento
Una vez aprobado el borrador del documento, éste
debe ser editado por el solicitante e incluido en el
Listado Maestro de Documentos Internos .
El documento debe ser distribuido y usado por
aquellas personas que lo requieran para el
desarrollo de sus actividades
El documento debe ser identificado en caso de
establecerse que es obsoleto, es decir que se le han
hecho mejoras o que el documento no es útil para el
desarrollo de las actividades del proceso.
Si el documento es obsoleto se determina si es
necesario conservarlo, (cuando el documento está
en forma física se le escribe la palabra obsoleto,
cuando está en forma magnética se guarda en la
carpeta de documentos obsoletos)
Si es necesario conservar el documento, éste debe
ser identificado con la palabra obsoleto y debe ser
archivado.
Si no es necesario conservar el documento, éste
puede ser destruido.

SI
2
NO
Documento se identifica y
se archiva
Documento se destruye
DIAGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1
A
Documento requiere
cambios?
Documento se utiliza en la
actividad correspondiente
Reaprueba el documento?
Se identifica si el
documento es de origen
externo
Identifica los cambios
necesarios
FIN
No se aprueban los
cambios sugeridos
NO
Registro y Correspondencia
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
Solicitante (Personal de cada uno
de los procesos)
Jefe del Proceso al que pertenece
el documento
Jefe del Procso al que pertenece
el documento
Personal de cada uno de los
procesos
3.2.3.5 CONDICIONES GENERALES
SI
Planeación de la Gestión documental del SGC:
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Si el documento no requiere cambio y modificación,
se utiliza en el desarrollo normal de la actividad para
la cual fue diseñado.
En el transcurso de su utilización el documento
puede ser mejorado o modificado, según las
necesidades que surgen día a día, estas
modificaciones deben ser reportadas en el formato:
Solicitud de Cambio de Documentos.
Si el documento requiere cambios, éstos deben ser
identificados y presentados al Jefe y a los miembros
del proceso al cual pertenece el documento.
Determina si los cambios sugeridos son viables, si
los cambios son viables, el solicitante debe
recolectar información y elaborar el borrador del
documento
Si los cambios no son viables no se aprueba la
modificación del documento.
Se debe identificar si el documento es de origen
externo, para identificarlo y controlar su distribución.
Se Debe llevar un formato por cada uno de los
procesos: Listado Maestro de Documentos
Externos
Esta actividad implica responder a una serie de preguntas que permiten estructurar y
ejecutar lo que piensa hacer LA BENEFICIENCIA para llevar a cabo el proceso de
Gestión documental al interior. Por lo tanto, respóndase preguntas como:
¿Qué documentos se deben elaborar? La principal necesidad de
documentación que surge para LA BENEFICIENCIA, al implementar su SGC, es dar

cumplimiento a los requerimientos que la NTC GP 1000:2004 establece, tal como
son:
Política y objetivos de la calidad documentados
Manual de la calidad
Procedimientos documentados
Documentos requeridos por el
Registros requeridos por la Norma
¿Quién tendrá el control de la gestión documental del SGC y quien
documentara? Se sugiere centralizar la responsabilidad del control documental en
una sola dependencia, sin embargo podrá conformarse un grupo que tendrá la
responsabilidad de desarrollar e implementar el gran proceso de gestión documental
para el SGC, en el cual se delegaran responsables de diferentes dependencias.
¿Como hacer gestión documental del SGC? Dentro de la planeación de la
gestión documental es importante definir que el control de los documentos y
registros se debe realizar bajo unos lineamientos internos y propios de LA
BENEFICIENCIA, para lo cual se deberá definir un procedimiento de elaboración y
control de documentos y registros del SGC para llevar a la practica la identificación,
codificación, distribución, almacenamiento y conservación de los documentos y
registros, el control de cambios y documentos obsoletos.
¿Para que documentar y hacer gestión documental del SGC? Esto conlleva a
analizar que toda la información que es generada en el desarrollo de una función
debe ser registrada, es decir, debe quedar escrita en un soporte de papel o medio
electrónico porque sirve como información y evidencia institucional. Las necesidades
de documentar se pueden dar para direccionar, capacitar y estandarizar los procesos
que se llevan a cabo en LA BENEFICIENCIA
Lineamientos básicos para la elaboración de los documentos del SGC de LA
BENEFICIENCIA:
Dentro de las políticas de LA BENEFICIENCIA para hacer un adecuado control de los
documentos cabe resaltar que:
Un documento de calidad debe ser legible, estético, claro y pulcro, de modo
que facilite la revisión, aprobación y lectura del mismo para todos los servidores
independientemente de su nivel profesional
La información utilizada debe ser confiable con respecto a los procesos y
procedimientos que se realizan día a día.
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La información utilizada debe ser lo mas completa posible, teniendo en cuenta
que su exactitud y precisión sea para todos los servidores (as) indicados y
competentes.
Los documentos deben ser breves pero sin omitir detalles o información
importante
3.2.3.6. PROCEDIMIENTO GENERAL
Solicitud y análisis
La solicitud de documentos es diligenciada por cualquiera de los Jefes de Proceso,
mediante el uso del formato “Solicitud de Documentos”, donde se expone las razones
por las cuales se considera necesario crear un nuevo documento. Una vez realizada
la solicitud, está es analizada por parte del Control Interno con el apoyo del Comité
de calidad (cuando se requiera), quienes estudian la viabilidad o no de dicha
solicitud.
Elaboración
Una vez aprobada la solicitud, el Control Interno le indica al Jefe de Proceso, el
correspondiente código para el documento que se genera, es importante que para las
actividades de elaboración el responsable de esta actividad reciba todo el apoyo de la
(s) persona (s) que realizan el trabajo. Una vez finalizado el documento, este se
entrega al Control Interno para su posterior revisión y aprobación.
Para la elaboración de los documentos ver el instructivo para la “Elaboración de
documentos”.
Revisión
Si el documento es elaborado por el Control Interno, la responsabilidad de la revisión
en este caso recae en el comité de calidad, en otro caso, si el documento es
elaborado por cualquier otro jefe de proceso, la revisión del documento recae en el
Control Interno.
El responsable de la revisión verifica que este se ajuste a lo relacionado en el
instructivo para la “Elaboración de documentos”, a la norma NTC GP 1000:2004., y
las demás normas aplicables y/o complementarias, al desarrollo de los temas
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involucrados dentro del documento.
Para la revisión concerniente a la parte técnica, el jefe de proceso correspondiente
debe suministrar al encargado de la revisión, toda la información disponible para
resolver las inquietudes que se presenten.
Si el documento requiere correcciones, se remite a la persona que lo elaboró para
que haga los ajustes correspondientes, de lo contrario el documento pasa a la etapa
de aprobación.
Nota: Todos los documentos serán presentados al comité de calidad, con miras a
obtener un concepto complementario, objetivo e imparcial acerca de la
adaptabilidad, oportunidad y pertinencia del documento.
Aprobación: En cualquier caso de los expuestos en el numeral el documento pasa a
la oficina del Gerente de LA BENEFICIENCIA (o a quien este designe para tal efecto),
con miras a realizar la aprobación final.
Con la aprobación, se ratifica la distribución y ejecución del documento, es
importante tener en cuenta que la persona que elabora el documento, ni lo revisa, ni
lo aprueba.
Una vez aprobado el documento, el Control Interno actualiza el formato de “Listado
Maestro de Documentos”, de la misma forma todos los Jefes de Proceso actualizan
una versión resumida de este formato para controlar la documentación usada por
ellos.
Distribución: Una vez aprobado el documento, el Control Interno junto con el Jefe
de Proceso respectivo determina el número de copias que circulan dentro de LA
BENEFICIENCIA (copias controladas) y fuera de ella (copias no controladas, previa
autorización de la Dirección general). Para la distribución de las copias, estas se
identifican con un sello de “Documento Controlado”, en la primera página o portada.
Al momento de la entrega del documento, el Jefe de Proceso que recibe copia
controlada del documento correspondiente, firma el formato de “Listado de
Distribución”, a través del cual LA BENEFICIENCIA asegura que el documento se
encuentra donde se requiere.
El Control Interno, es el encargado del control de todos los documentos originales,
generados dentro del SGC., así mismo de la distribución de las copias autorizadas por
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la Dirección general de LA BENEFICIENCIA.
La divulgación del documento a los demás integrantes o colaboradores del proceso,
es responsabilidad del correspondiente Jefe del mismo, de igual forma esta persona
es responsable por el control de los documentos que han sido entregados fuera de
LA BENEFICIENCIA.
Para las copias no controladas que se emitan, no es obligatorio diligenciar el registro
de distribución, solo se identifica con el sello de documento no controlado. La
distribución se puede realizar en medio magnético a través de CD los cuales son
identificados con el sello.
Modificación, cambio o anulación: La necesidad de modificar, cambiar o anular
un documento surge a través de el desarrollo anormal de las actividades, la inclusión
de nueva (s) tecnología (s), cambios organizacionales, y como resultado de acciones
correctivas, preventivas o auditorias internas.
El Jefe de Proceso que identifique una modificación o cambio sobre cualquier
documento que afecte la integridad del SGC., solicita al Control Interno, mediante el
formato para “Solicitud de Documentos”, la autorización para el cambio, modificación
o anulación del mismo, en este formato se expone ampliamente las razones por las
cuales se considera necesario tomar la acción solicitada. Una vez diligenciada la
solicitud, esta pasa a evaluación por parte del Asesor de Planeación, quien estudia la
viabilidad o no de dicha solicitud.
Todas las modificaciones y/o cambios en los documentos del SGC., son revisados y
aprobadas por las mismas personas que intervinieron en la elaboración del
documento original, excepto cuando la Dirección general autorice o dicte una
disposición especial que surta efectos sobre este particular.
Los cambios que se generen en un documento, se identifican sobre el mismo,
colocando en letra cursiva y subrayada en todo el texto corregido y cambiando su
versión, cuando la modificación del procedimiento o documento se realiza a mas del
50% del mismo, no se identifican los cambios solo se especifican en el listado
maestro de documentos.
La nueva versión se elabora según lo especificado en el numeral elaboración del
presente procedimiento, y el control de la modificación lo realiza el Control Interno, a
través del formato de “Listado maestro de Documentos”, registrando la
nueva versión y el cambio elaborado.
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Control de documentos obsoletos: Todos aquellos documentos que son
sometidos a modificaciones o creaciones de nuevas versiones, se consideran
obsoletos y son almacenados y mantenidos hasta una versión posterior (ejemplo: la
versión 1 es almacenada hasta el momento en que sea creada y divulgada la versión
3 del mismo).
El Control Interno, teniendo en cuenta el formato de “Listado de Distribución”, recoge
las copias obsoletas y entrega la nueva versión del documento creando un nuevo
listado de distribución. Las copias obsoletas son destruidas y el documento obsoleto
original es archivado en la carpeta de documentos obsoletos responsabilidad del
control interno de quien los identifica con un sello de “Documento Obsoleto”.
Control de documentos internos y externos: LA BENEFICIENCIA establece, que
se controlen a través del formato de “Listado Maestro de Documentos”, todo
documento que ingrese al SGC., es reportado al Control Interno, por los respectivos
Jefes de Proceso, quienes le indican además de lo solicitado en el Listado maestro de
documentos, qué otros procesos y / o personas, tienen acceso a una copia
controlada del mismo, determinando así los puntos de uso mediante el formato de
“Listado de Distribución”.
El Listado Maestro de LA BENEFICIENCIA es actualizado por el Control Interno, de la
misma forma todos los Jefes de Proceso actualizan una versión resumida de este
formato para controlar la documentación interna y / o externa usada por ellos, estos
documentos conservan el código original si presenta, de lo contrario se registra el
titulo del documento y la otra información que requiera el listado.
Todos los Jefes de Proceso, que manejen documentos externos, son responsables
por mantener vigente el documento revisando continuamente la pertinencia de los
contenidos de los mismos y reportando los cambios o vencimientos al Asesor de
planeación mediante el formato para la “Solicitud de Documentos”, para realizar la
compra si se requiere o la anulación al mismo.
Legibilidad: Para asegurar la legibilidad de los documentos de origen interno o
externo, LA BENEFICIENCIA determina que sean impresos en tinta negra (documento
interno), protegidos en carpetas y almacenados adecuadamente (gabinetes,
bibliotecas o cualquier otro mecanismo que prevenga su deterioro), que no deben
presentar tachones, enmendaduras ni correcciones en su contenido, además de
establecer el uso de mecanismos de protección para documentos usados en planta,
asegurando que la información contenida en ellos permanezca limpia y visible.
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3.2.3.7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Tipo de
documento
Titulo del documento Código
Origen
Externa Interna
Instructivo Elaboración de documentos X
3.3.8. REGISTROS RELACIONADOS
Tipo de
documento
Titulo del documento Código
Origen
Impreso Digital Mixto
Formato Solicitud de documentos X
Formato Listado maestro de
X
Formato
documentos
Listado de distribución X
3.2.3.8. RIESGOS Y CONTROLES
IDENTIFICACION DE RIESGOS Y CONTROLES
Riesgo identificado: Documentos mal elaborados
Actividad de riesgo: No 2 – Evaluar la no conformidad
Causa critica: Débil descripción del problema e investigación de causas
Controles: Preventivo Detectivo Correctivo
Descripción corta:
Detalle:
Cuando actúa:
Responsable de
implementación:
Revisar instructivo
formato
Conocer a
profundidad el
instructivo del
formato en
cuestión, a fin de
definir
correctamente el
riesgo y formular
un plan de acción
coherente
Cada vez que se
genere un SAC
Analizar y verificar
el formato
Analizar el diseño
del formato en
cuestión para
verificar
inconsistencias que
generen errores
Cada vez que se
recibe una SAC
Jefe de Control Interno de LA BENEFICIENCIA
Devolver el
formato
diligenciado
Devolver el
formato en
cuestión,
diligenciado, con
una respuesta
debidamente
justificada
Cada vez que se
recibe una SAC
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Responsable de Responsables o Profesional de
ejecución:
lideres de proceso Control Interno
Responsable
monitoreo:
de
Jefe de Control Interno de la Beneficencia
3.2.3.9 CONTROL DE CAMBIOS
Jefe de Control
Interno
Versión Descripción de cambios Fecha
3.2.4 CONTROL DE REGISTROS
3.2.4.1. MISION Y ALCANCE
El objetivo del presente procedimiento es definir las políticas para establecer y
mantener controlados los registros de calidad dentro del S.G.C. de LA
BENEFICIENCIA DE CUNDINAMARCA (en adelante LA BENEFICIENCIA), incluyendo la
identificación, el almacenamiento, la protección y recuperación, el tiempo de
retención y la disposición final; de forma que proporcione evidencia a la conformidad
con los requisitos exigidos por la institución, por el estado, por los usuarios y/o
beneficiarios y por el Sistema de Calidad.
El presente procedimiento aplica a todas los procesos de LA BENEFICIENCIA, donde
se generen o se requieran registros internos y externos.
3.2.4.2. NORMATIVIDAD Está descrita en el MECI – Normograma.
3.2.4.3. DICCIONARIO CONCEPTUAL
Archivo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que lo produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.
Archivo Público Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestación de un servicio publico por entidades
privadas.
Documento de Archivo Registro de información producida o recibida por una entidad
publica o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
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archivistito, a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Soporte Documental Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados, además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de Retención Documental Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Documento Original Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad
Almacenamiento de un registro Hace referencia a la definición del lugar o ubicación
específica que va a tener cada uno de los registros que hacen parte del Sistema de
Gestión de Calidad
Disposición de un registro: Determinación que se debe tomar en el momento que el
registro ha cumplido su tiempo de conservación. Esta disposición hace referencia a la
Destrucción del Registro y/o Conservación en el archivo General o Muerto del
Registro
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo
Recuperación de un registro La recuperación de un registro hace referencia a la
facilidad con la que es encontrado un registro del almacenamiento en donde se
encuentra ubicado en caso de sea requerido.
Organización de los registros de forma tal, que se pueda acceder a ellos fácilmente.
Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o evidencia las
actividades desempeñadas. Los registros se utilizan para documentar la trazabilidad y
para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones correctivas y acciones
preventivas.
Registro Inidentificable Los registros que pertenecen al Sistema de Gestión de
Calidad deben tener un nombre y un código, para que puedan ser identificables.
Registro Legible Formato diligenciado sin tachones ni enmendaduras. Los formatos
no deben ser diligenciados con lápiz para evitar que sea adulterado. papel químico
fotocopias
Tiempo de Conservación Tiempo que se van a mantener los registros dentro de la
organización.
Protección de un registro Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los
registros, para evitar su deterioro
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Trazabilidad Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que esté bajo consideración. (Origen de los materiales, historia del
procesamiento, etc.).
3.2.4.4. PRINCIPIOS GENERALES
Los principios generales que rigen la función archivistita son los siguientes:
Fines de los archivos: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio la ciudadano y como fuente
de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado,
en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación
de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
términos previstos por la ley.
Importancia de los archivos: Los archivos son importantes para la administración y la
cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la
gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración
de justicia, son testimonio de los hechos y de las obras, documentan las personas,
los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional
contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del
Estado en el servicio al ciudadano.
Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables
ante las autoridades por el uso de los mismos.
Dirección y coordinación de la función archivística: El Archivo general de la Nación es
la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivistita para
coadyuvar la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección
es obligación del Estado, según lo dispone el titulo 1 de los principios fundamentales
de la Constitución política.
Administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración de los
archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley.
Racionalidad: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad
de la administración publica y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así
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mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquella.
Modernización: El Estado propugnara por el fortalecimiento de la infraestructura y la
organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos.
Función de los archivos: Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadota.
Manejo y aprovechamiento de los archivos: El manejo y aprovechamiento de los
recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración
pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
practica sustantiva.
3.2.4.5. METODOLOGÍA
DIAGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
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SI
SI INICIO
FIN
Almacenar los registros
Consultar con
frecuencia el periodo de
retención
Archivar los registros
Periodo de retención
vencido?
Los registros son
legibles?
Diligenciar los registros en
las actividades
determinadas
Recolectar los registros de
cada actividad
Establecer registros del
Sistema de Gestión de
Calidad
NO
I
NO
I
Establecer periodo de
conservación de cada uno
de los registros
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
procesos
Personal de cada uno de los
Procesos
Personal de cada uno de los
procesos
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Teniendo en cuenta las actividades que se llevan a cabo en
cada uno de los procesos de LA BENEFICIENCIA , se hace
necesario dejar la evidencia del desarrollo de las mismas,
registrando en los formatos correspondientes.
Para cada uno de los registros que se generan de cada uno de los
procesos de LA BENEFICIENCIA se debe definir el tiempo de
conservación o de retención de cada uno de ellos, teniendo en cuenta
disposiciones de la Contraloría, Leyes y/o requisitos internos, este
tiempo de conservación debe establecerse en el formato de Listado
Maestro de Registros
Los registros se deben diligenciar legiblemente para cada una
de las actividades determinadas, es decir, no deben tener
tachones ni enmendaduras.
A medida de que los formatos han sido diligenciados en las
actividades respectivas de cada uno de los procesos de LA
BENEFICIENCIA , deben ser recolectados teniendo en cuenta
el almacenamiento específico que esta determinado en el
formato Listado Maestro de Registros
Revisa legibilidad en los registros. Si no son legibles los
devuelve para que sean correctamente diligenciados, y los
recolecta nuevamente.
Si los registros son legibles, se procede a archivarlos en la
carpeta correspondiente, teniendo en cuenta el
almacenamiento específico establecido en el Formato Listado
Maestro de Registros
Coloca los registros archivados en la correspondiente carpeta
en el estand, gabinete, gaveta o cajón determinado para su
almacenamiento. Listado Maestro de Registros , lo anterior
se hace con el fin de proteger los documentos de la humedad,
polvo, y condiciones ambientales que los puedan deteriorar con
el tiempo
Los registros pueden ser consultados de forma física o magnética según
el estado en que se encuentren, por el personal que tenga acceso a los
mismos según formato Listado maestro de registro, esto se hace con
el fin de proteger los registros.
De igual forma los funcionarios tienen una clave de acceso para ingresar
cada uno de los computadores con el fin de proteger la información que
se tiene en cada uno de ellos.
Con respecto, a los registros físicos, éstos son almacenados en AZ, en
celuguías, legajos, fólderes para que no se deterioren por la Humedad y
polvo.
Los registros inactivos se archivan en el archivo general de LA
BENEFICIENCIA, y estos registros pueden ser consultados con el
fin de buscar evidencia o dejar trazabilidad de alguna actividad
determinada. De igual forma se debe estar pendiente del tiempo de
conservación o retención de cada uno de los registros teniendo en
cuenta lo establecido en el formato Listado Maestro de Registros.
Si el periodo de retención no está vencido, la carpeta debe ser
consultada frecuentemente para no incurrir en un tiempo de
retención mayor al dispuesto.
Si el periodo de retención ha caducado, se dispone del registro
según lo establecido, es decir se puede destruir o identificar como
inactivo. En caso de que el registro sea identificado como inactivo,
éste debe ser almacenado en el Archivo de LA BENEFICIENCIA.

Disponer de los
registros que son
inactivos
3.2.4.6 CONDICIONES GENERALES DE LA METODOLOGIA
¿Qué debe contener un registro? El registro debe contener la información que indiquen los
formatos, los cuales han sido previamente elaborados para su diligenciamiento. Por ello se
dice, que un formato se convierte en un registro cuando es diligenciado, no puede ser
modificado, debe ser legible y claro.
¿Quién debe elaborar los registros? deben ser diligenciados por cada uno de los
responsables de cada uno de los procesos de LA BENEFICIENCIA. Todos los servidores
deben tener claro cuales son los registros que se generan en sus procesos.
Formación de archivos Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos o registros se clasifican en:
Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten, su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.
Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de LA BENEFICIENCIA, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta para dar respuesta o solución
a los asuntos iniciados.
Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
Tablas de retención documental Para todos los efectos correspondientes a este
tema, remítase al texto del acuerdo 39 de 2002, por el cual se regula el
procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental
en desarrollo del articulo 24 de la Ley 594 de 2000
Conservación de registros: Para todos los efectos correspondientes a este tema,
remítase al texto del acuerdo 49 de 2000, por el cual se desarrolla el articulo 61 del
capitulo 7 de conservación de documentos el reglamento general de archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”
Levantamiento de registros Cada Jefe de Proceso; determina que tipo de registros se
generan dentro de su proceso o son usados por ellos. Establece cual o cuales
personas son responsables del
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mantenimiento de esta información, y diligencia el formato para “Control de
Registros” para su proceso. En este formato se referencia: Código, titulo, tipo de
registro (interno / externo), Responsable, lugar del archivo, tiempo de retención en
archivo, y disposición final
Una vez determinados los registros se inician las actividades de recolección,
clasificación, almacenamiento y disposición.
Clasificación de registros Se realiza teniendo en cuenta la actividad que se esta
ejecutando, los registros más comunes son:
Registros del S.G.C (toma de acciones correctivas, preventivas, control de producto
no conforme, tratamiento de quejas, reportes de auditorias, entre otros).
Información de los Beneficiarios o usuarios,
Información de los Proveedores (contratos, evaluaciones, informes, memorandos,
reportes de producto no conforme)
Actividades de control durante los procesos de recepción de materias o insumos,
alistamiento de materiales, producción, empaque y despacho.
De acuerdo a la actividad desempeñada, las carpetas son identificadas de igual
manera, rotulándolas en el lomo con las información que se esta archivando.
Identificación de registros Se identifican usando alguno de los siguientes
mecanismos: a) Registros de origen interno: a través del código asignado para el
control de los mismos (si fuese necesario), teniendo en cuenta lo estipulado en el
procedimiento de “Control de Documentos” b)Registros de origen externo: mediante
el nombre del registro o especificación directa al mismo (Cliente, Norma Técnica,
Especificación, Ítem, entre otros).
Recolección de registros Se recolectan una vez se ha culminado la actividad que
se esta documentando, el levantamiento de la información se realiza teniendo en
cuenta lo establecido en el numeral 4.9 del presente procedimiento (legibilidad). La
frecuencia con que se realiza esta recolección depende de las actividades que se
estén ejecutando; este intervalo puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. Los
jefes de proceso verifican la actualización de las carpetas o aquellos mecanismos
establecidos para el almacenamiento de la información.
Protección de registros Se protegen (en carpetas u otros medios acordes), contra
todo tipo de agentes que puedan ser dañinos contra su estructura o presentación, el
objetivo de protegerlos es mantener toda la información consignada en ellos de
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manera que permanezcan legibles y claros durante todo el tiempo de vigencia del
registro dentro del S.G.C. o de las operaciones del mismo.
La forma como se asegura su protección es cuidándolos de los rayos solares y/o de
cualquier otro foco permanente de luz, así como del polvo, corrosión, agua y demás
agentes externos que puedan poner en peligro la existencia de dichos registros.
Almacenamiento de registros Los registros implementados dentro del S.G.C, son
controlados por las personas designadas en el formato para “Control de Registros”,
LA BENEFICIENCIA identifica como mecanismos de protección carpetas (celuguía,
pasta, AZ), las cuales están centralizadas y adecuadamente organizadas dentro del
lugar de trabajo, en: archivadores, Bibliotecas, Anaqueles, Estantes, entre otros.
Estos registros son almacenados de forma ordenada y limpia, garantizando el
perfecto estado de los mismos. En los archivos activos y en el inactivo.
Este sistema de almacenamiento, debe estar permanente en actualización con el
sistema de archivo tanto distrital y/o nacional, de acuerdo a lo estipulado en las
tablas de retención documental.
Recuperación de registros La persona designada para el mantenimiento de los
registros, es la encargada de garantizar, que la recuperación de estos sea ágil,
rápida, oportuna y de fácil ubicación, además se deben alimentar los niveles
siguientes de archivo de manera permanente, de acuerdo a lo establecido en las
tablas de retención documental, para asegurar lo anterior estos se disponen dentro
de la carpeta usando cualquiera de los siguientes mecanismos: alfabética,
cronológica o por número consecutivo,
Solamente tienen acceso a la recuperación o consulta de los registros de calidad, los
funcionarios autorizados por cada jefe de proceso. Ningún funcionario puede retirar
registros de su correspondiente lugar de archivo sin informar al respectivo jefe de
proceso o responsable del registro y recibir autorización.
Para asegurar una ágil recuperación y control de los registros usados en su proceso
cada Jefe elabora y actualiza una copia del formato para “Control de registros”.
El cliente tiene acceso a los registros o a cualquier tipo de información que no sea de
carácter confidencial para LA BENEFICIENCIA, siendo previamente autorizado por el
Director general.
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Tiempo de retención y disposición final: El tiempo de retención y la disposición
final para los registros es determinado por el texto de correspondiente a la ley 594 de
2000, por la cual se establece la ley general de archivos Sin embargo, el periodo de
retención varía de acuerdo a:
Retención en el archivo administrativo según valor primario: A los documentos y
registros del SGC se les debe establecer un tiempo de retención administrativa, la
cual depende de la función que cumplen dichos documentos en el proceso, sus
procedimientos y actividades, y de su eventual valor como soporte para acciones
legales o de control.
Disposición final según valor secundario: El valor secundario de los documentos
y registros producidos en el desarrollo del SGC, lo establece el Archivo Distrital
Transferencia, eliminación: Una vez cumplido con el tiempo de retención en los
archivos de gestión, los documentos deben ser transferidos al nivel de archivo
siguiente, denominado archivo central. En este nivel serán custodiados hasta que se
cumpla el tiempo total registrado en la tabla de retención documental, tiempo
establecido por la ley u otras disposiciones. Cuando estos cumplan el tiempo total de
retención administrativa y precautelativa, los documentos que tengan valor
secundario deben ser transferidos al Archivo Distrital, y los que no tengan ningún
valor, serán eliminados.
En todos los casos se debe seguir los cronogramas y protocolos correspondientes,
establecidos por la unidad encargada de la gestión documental en LA
BENEFICIENCIA,
Registros en medio magnéticos: Todo archivo o registro que es mantenido en
medio magnético, es controlado de igual forma a través del formato para “Control de
registros”, y se toman todas las disposiciones establecidas desde el numeral 3.1 al
3.7 Se realiza un backup periódicamente (semanal, quincenal o mensual dependiendo
del tipo de información y de las características de recolección), esta verificación o
mantenimiento es registrado en el formato para “Control de backups”.
Legibilidad: Para asegurar la legibilidad de los mismos LA BENEFICIENCIA
determina: preferiblemente se diligencien con tinta negra, cualquier corrección que
se requiera sobre un registro es realizada trazando una línea sobre el dato erróneo y
señalando el nuevo, una vez realizado lo anterior la persona responsable de la
corrección registra su firma, fecha y la razón por la cual hace la corrección, llenar
toda la información requerida por el mismo.
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3.2.4.7. Documentos de referencia:
Tipo de
documento
Titulo del documento Código
Origen
Externa Interna
Instructivo Elaboración de documentos X
3.4.8. Registros relacionados:
Tipo de
documento
Titulo del documento Código
Origen
Impreso Digital Mixto
Formato Control de registros X
Formato Control de Backups X
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