de maipú contenidas en el informe final n° 80 - Contraloría General ...

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División Auditoría Administrativa
Área Salud, Agricultura y Medio Ambiente.
Informe Seguimiento
Centro de Referencia de Salud
de Maipú.
Fecha: 24 de diciembre de 2009
Informe N°: 80/08

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE
DAA. N° 1406/2009 SOBRE SEGUIMIENTO DE LAS
OBSERVACIONES EN EL CENTRO DE
REFERENCIA DE SALUD (CRS) DE MAIPÚ
CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 80
DE 2008, DE LA CONTRALORÍA GENERAL.
SANTIAGO, 2 4 D1C O 9 * () 71 o 7
En cumplimiento del plan anual de fiscalización
aprobado por esta Contraloría General, se efectuó un seguimiento a las
observaciones señaladas en el Informe Final N° 80, de 2008, sobre examen de
cuentas al proceso de ingresos de operación, y a las medidas adoptadas al respecto
por el Centro de Referencia de Salud (CRS) de Maipú, conforme a lo señalado en el
oficio Ord. N° 335/08, que remitió el Director del Centro de Referencia antes
mencionado.
Del seguimiento efectuado se determinaron los
siguientes resultados, en relación a las observaciones que en cada caso se indican:
I.- CONTROL INTERNO.
1.- Cajas recaudadoras.
En relación a la utilización de boletas
manuales para registrar las prestaciones dentales y que a su vez, estos folios estarían
duplicados con los del sistema informático utilizado en admisión y recaudación; sobre
lo cual, en su respuesta, el Director manifestó que el desarrollo del módulo informático
para esta Unidad se encontraría implementado al segundo semestre de 2008; el
seguimiento permitió verificar que el referido módulo se encuentra debidamente
instalado y operativo, como se evidencia en el "Acta de Recepción Entregable" de 13
de julio de 2009, firmada por la Jefa del Servicio Dental dando su conformidad al
respecto.
AL SEÑOR
DIRECTOR
CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD DE MAIPÚ
PRESENTE
PDC/GFE

-24-111,1927
,-,CH LE3.7
11.
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En cuanto a que las planillas de rendiciones
de ventas de colaciones no incluían el detalle de los vales emitidos, lo recaudado,
como tampoco las copias de los comprobantes; y que las boletas y planillas de
recaudación a pacientes particulares, no indicaban el profesional que realizó la
atención, puntos en los cuales el Centro de Referencia informó que instruiría al
Departamento de Finanzas para que confeccione los procedimientos adecuados en
las materias tratadas; se verificó en el seguimiento, que éstos fueron elaborados
siendo comunicado su uso obligatorio mediante la "Providencia N° 48", de 12 de
agosto de 2008, que adjunta los formatos de rendición, de recaudación para
modalidad libre elección, vales de colación y boletas manuales, las cuales se
encuentran en uso.
Rendiciones y depósitos de las recaudaciones diarias.
En la auditoría efectuada se determinó que las
rendiciones eran realizadas mediante un cuaderno que adolecía de formalidad, con
enmendaduras, sin correlativo, y con montos que difieren del total de boletas rendidas.
Por otra parte, las recaudaciones asociadas no eran depositadas todos los días en la
respectiva cuenta corriente. En cuanto a los mecanismos de rendición, el Director
señaló en su respuesta, que instruiría al Departamento de Finanzas que confeccione
el diseño de un procedimiento para los depósitos y éstos se estarían efectuando de
manera diaria, teniendo un vehículo destinado para tal efecto. El seguimiento permitió
constatar que tal procedimiento, fue establecido mediante el memorándum N° 4, de 26
de marzo de 2008, del Subdirector Administrativo. Sin embargo realizada una prueba
a 8 depósitos del mes de octubre del año 2009 a distintas recaudaciones, se
determinó que 5 de ellos no cumplieron con el plazo estipulado.
Sistema de recaudación.
Sobre la falta de un módulo de reportes que
impedía que Finanzas y Auditoría Interna efectuaran una revisión, en que se
comprobaran los cobros sobre atenciones prestadas, y que a su vez, no contaba con
un sistema de facturación que permitiera almacenar en forma electrónica la
información que se desprende de este proceso; y sobre la cual el Director indicó que
se habría instruido a la Unidad de Informática para crear un módulo de auditoría que
genere estos reportes y, paralelamente, diseñe una aplicación destinada a apoyar la
gestión de facturación; durante el seguimiento, se verificó que el módulo de reportes
se encuentra en funcionamiento y fue entregado el 13 de noviembre de 2009, según
consta en el "Acta de Recepción Entregable", firmada por la Jefa de Finanzas. En
cuanto al sistema de facturación, éste fue recepcionado por el encargado respectivo,
el 4 de septiembre de 2009, encontrándose operativo a la fecha de esta visita, por el
cual también se emitió la correspondiente acta de entrega.
4.- Arqueos a cajas recaudadoras.
Sobre el particular, se verificó que la Unidad
de Finanzas no realizó arqueos a las distintas cajas de este Centro de Referencia. En
la respuesta el Director manifiesta que se habría instruido a la mencionada Unidad
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ACIA

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para que los realice al menos una vez al mes. En este sentido, el seguimiento
determinó que estas labores se efectúan mensualmente y se encuentran incluidos en
el Programa de Trabajo de Arqueos 2009, confeccionado por la Jefa de Finanzas el
27 de mayo del presente año. Comprobándose la realización de arqueos, tales como
los efectuados al fondo fijo de la Unidad de Recaudación, respaldado en el informe
N° 20; al fondo fijo en custodia del estafeta, documentado en el informe N° 21, ambos
realizados en agosto del presente año, y el arqueo a la caja de recaudación de
urgencia, llevado a cabo durante septiembre de 2009 y documentado en el informe
N° 25.
Unidad de Auditoría Interna.
Respecto a que la mencionada Unidad no
había efectuado arqueos a las cajas recaudadoras, el Centro de Referencia señaló en
su respuesta, que ésta fue instruida para que incluyera en su plan anual estos
acápites, lo cual fue validado durante esta visita de seguimiento, verificando la
inclusión de esta materia en el Plan Anual de Auditoría Interna año 2009, aprobado
por resolución exenta N° 2264, de 29 de diciembre de 2008. Se agrega a ésto, la
comprobación de las actas de auditoría, efectuadas en julio y agosto del presente año,
donde se señala la revisión del fondo fijo del Jefe de Operaciones y un arqueo a la
caja recaudadora de especialidades.
Conciliaciones bancarias.
Sobre este punto, el CRS no habría hecho
oportunamente los ajustes correspondientes por abonos erróneos del BancoEstado en
una de sus cuentas corrientes. El Director manifestó en su respuesta, que se instruiría
a los encargados de dichas conciliaciones para que efectuaran las transferencias de
fondos entre las cuentas corrientes. Verificándose que esta medida fue implementada
satisfactoriamente e indicada en la providencia N° 44/2008 que emitió la Jefa de
Finanzas.
7.- Registros utilizados por el CRS.
Se determinó que los libros de pabellón y
fichas clínicas eran ilegibles, estaban incompletos y presentaban enmendaduras;
sobre lo cual el Director argumentó en su respuesta, que se instruiría al Comité de
Auditoría Médica que revisara estos registros, validándose durante el seguimiento que
esta instrucción fue cumplida, resultado emitido el 8 de junio de 2009 mediante el
"INFORME AUDITORIA" que realizó la Subdirección Médica.
Por otra parte, en el caso de los pagarés, no
existía un registro único y confiable del detalle de los documentos emitidos y
cobrados. En esta materia, el CRS manifestó que con la implementación del sistema
Caja Urgencia y Especialidades, apoyado por una aplicación computacional, ésto
quedaría solucionado. El seguimiento, permitió validar, que si bien existe un módulo
que entrega la información sobre los pagarés pagados y pendientes de cobro, solo
está disponible desde julio de 2007. En lo relacionado .con,los pagarés emitidos con
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AUDITORIA
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anterioridad, y según señaló la Jefa de Finanzas, no fue posible incluirlos en esta
aplicación, por lo que su registros se mantienen de manera manual.
II.- EXAMEN DE CUENTAS.
Incumplimiento del DFL N°31, de 2000, del Ministerio de Salud.
Respecto a que el CRS no habría depositado
los fondos de excedentes por prestaciones de salud a particulares, en el llamado
"Fondo de Reposición de Capital", y en el cual el Director manifestó que esta situación
se generó por que la autoridad correspondiente no habría dictado el reglamento, este
Organismo Contralor confirmó en el seguimiento, que mediante el oficio N° 473, de 22
de junio de 2009, el CRS solicitó al Ministerio de Salud la confección de dicha
normativa, requerimiento que a la fecha no ha tenido respuesta.
Convenios con profesionales médicos.
Se observó que el CRS no habría efectuado la
supervisión técnica y administrativa señalada en la cláusula séptima de los convenios
celebrados con profesionales odontólogos. El Director expresó en su respuesta, que
se habría instruido un sumario en este sentido para determinar eventuales
responsabilidades administrativas, el cual fue sobreseído, de acuerdo a la resolución
exenta N° 1878, de 15 de octubre de 2009, del CRS de Maipú lo que fue constatado
por Contraloría.
3.- Accidentes de tránsito.
3.1.- En relación al incumplimiento de la
empresa de cobranza Tudela y Cía. Ltda., de la cláusula cuarta del contrato
respectivo, que establecía la exigencia de un informe de gestión anual al CRS sobre el
resumen de la cobranza derivada de estos siniestros, y sobre lo cual el Director se
pronunció indicando que no se había pedido este informe a la citada empresa, y que a
su vez la Unidad de Finanzas analizaría una posible modificación del convenio para
lograr obtener la información actualizada; en el seguimiento se obtuvo el informe
correspondiente al año 2008, recibido por este Centro el 17 de junio de 2009, y que
entrega los detalles referidos. Cabe señalar, que esta empresa dejó de prestar
servicios al CRS, a contar del 16 de abril de 2009, asumiendo esta responsabilidad un
funcionario con contrato de prestación de servicios.
3.2.- Con respecto a que este
Establecimiento no efectuaba un cruce de información entre la cantidad de accidentes
de tránsito atendidos y aquellos efectivamente facturados y cobrados a las compañías
aseguradoras, sobre lo cual el Director informó en su respuesta, que se efectuaría un
sumario para determinar las eventuales responsabilidades administrativas; en el
seguimiento se determinó que el mencionado procedimiento administrativo fue
sobreseído mediante la resolución exenta N° 2002, de 17 de noviembre de 2009 por
no existir responsabilidad administrativa. No obstante,-:se .verificó que debido a la
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AUDITORIA
MINISTRA

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entrega de los informes emitidos por la empresa Tudela y Cía. Ltda., encargada de la
gestión de cobranza ante las aseguradoras, el CRS mantiene esta información al día.
Deudores presupuestarios.
Se verificó que el CRS no agotó las instancias
de cobro para recuperar las partidas relacionadas con deudores presupuestarios, que
alcanzaban la suma de $ 1.371.236, provenientes del período 2002 al 2006. En lo
medular, el Director respondió que se agotarían todos los mecanismos para recuperar
estos valores; determinándose en el seguimiento que efectivamente el Centro de
Referencia efectuó diversas acciones en este sentido y sus reportes quedaron
reflejados en los informes N° 59, de 4 de agosto de 2009 y N° 76, de 20 de noviembre
de 2009, que emitió en su oportunidad la Jefa de Finanzas. Cabe hacer presente que
estas acciones de cobro han logrado recuperar a la fecha de este seguimiento
$ 85.314.
Aranceles.
En lo referente a que se detectaron cobros
con aranceles no actualizados y a la tardanza en la emisión del acto administrativo
relacionado con la valorización de las prestaciones a los particulares, y en el cual el
Director respondió que estos aranceles serían actualizados, y que la tardanza en la
actualización se debía al retraso de Fonasa en la publicación de los precios
referenciales; este Organismo Contralor validó la actualización de dichos aranceles, la
cual fue efectuada el 16 de abril de 2009, mediante resolución exenta N° 882 , del
Director de este Centro. A su vez, se comprobó que los códigos Instalación de
Fleboclisis (código 00.01.011) y colocación inyección intramuscular (código
00.01.003), se encuentran debidamente actualizados en los sistemas
correspondientes.
6.- Pagarés.
Se determinó por registros extraoficiales que
al 31 de diciembre de 2007, el CRS mantenía pagarés por cobrar ascendentes a
$ 660.995.598, de los cuales $ 576.718.829 provenían de los años 2002 al 2006. Del
mismo modo, a diciembre de 2007, de un total de $ 814.715.293 emitidos, se
recaudaron $ 130.884.343, esto es, un 16%. Además, el CRS no contaba con un
registro oficial de estos documentos, e incluso algunos de ellos no contenían la
información completa del beneficiario y no poseían un correlativo adecuado. En su
respuesta el Director expresó que el Departamento de Informática elaboraría un
procedimiento para otorgar la calidad de oficial a los informes y reportes que se
desprendan de los distintos sistemas informáticos que se implementaron con motivo
de las observaciones formuladas por este Organismo Contralor.
En el seguimiento se verificó que fue
L instalado un módulo informático con la información de los pagarés, y que los reportes
que emite tienen la calidad de oficial, según la resolución exenta N° 2016, de 19 de
noviembre de 2009. Sin embargo, este sistema solo proO'ilinformación desde julio de
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AD110191TRAP

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2007 a la fecha. En cuanto a las gestiones de cobro, estas se encuentran reflejadas
en la "Minuta de Procedimientos Internos de Pagarés en CRS Maipú", en la parte
relacionada con "Instrucciones para ejecutiva de cobranzas", documento que fue
confeccionado el 25 de marzo de 2009 por la Jefa de Finanzas, y enviado a las
unidades involucradas. Cabe destacar, que según el ordinario N° 804 de 26 de
noviembre de 2009, entregado por la Jefa de Finanzas a esta Contraloría, durante la
visita de seguimiento, de un total de $ 803.220.399 de pagarés emitidos durante el
período 2002 al 2007, las gestiones de cobro han permitido recuperar a la fecha de
esta visita $ 156.338.002, quedando pendientes de recaudación $ 554.336.947,
debido a que $ 92.545.450 no estarían en condiciones de ser cobrados, ya que no
cuentan con el RUT de la persona que lo suscribe.
Convenios con el Servicio de Salud Metropolitano Central (SSMC).
Se observó que el CRS suscribió tres
convenios por prestaciones asistenciales con el SSMC entre los meses de abril y junio
de 2007, estipulando en la cláusula sexta, que este Centro de Referencia debía enviar
informes mensuales dentro de los primeros 10 días de cada mes, con la información
referida de dichas prestaciones, para efectuar la correspondiente facturación. En su
respuesta el Director del CRS indicó que los citados convenios y su confección,
estaban a cargo del SSMC, el cual recién en el mes de noviembre de 2007 envió al
CRS los ejemplares con la firma del representante legal, con lo que a partir de esa
fecha, tuvo la posibilidad de implementar las acciones asociadas a su cumplimiento,
entre ellas, la facturación y emisión del informe por los servicios prestados. La visita
de seguimiento permitió constatar que fueron enviados todos los reportes durante el
año 2008, verificándose la existencia de los oficios y documentos respectivos.
Otras materias.
8.1.- Con respecto a las revalidaciones
irregulares de cheques caducados y a la diferencia detectada en el saldo de la cuenta
contable de estos documentos, que ascendía a $ 1.463.072, por cheques que
permanecían caducados en las conciliaciones bancarias respectivas, y sobre lo cual el
Director expresó en su respuesta, que se habría ordenado a la Unidad de Finanzas
los ajustes necesarios en esta materia; este Organismo Contralor durante la visita de
seguimiento, constató de la revisión de las conciliaciones bancarias de octubre de
2009, que los ajustes se están efectuando de acuerdo a la normativa vigente.
8.2.- En cuanto a que el CRS provisionó
montos para el pago de honorarios que difieren de los que realmente fueron abonados
a los funcionarios involucrados, sobre lo cual, el Director argumentó que instruyó a la
Unidad de Finanzas y Recursos Humanos para que propusieran una solución integral
a este punto, la cual sería implementada a más tardar en el mes de octubre de 2008;
el seguimiento permitió comprobar que dicha situación ya no ocurre, debido a que las
fechas de pago fueron modificadas por medio del "Procedimiento de pago a
honorarios" , establecido en la circular N° 002, de 2 de abril de 2008, que implicó que
la emisión de estos desembolsos se hicieran dentro de cada mes calendario, no
generando así las referidas provisiones.
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DIVISION DE
AUDITORIA
MIN

CONCLUSIONES.
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En mérito de lo expuesto, cabe concluir que
las medidas implementadas por el Centro de Referencia de Salud de Maipú, han
permitido salvar parte de las observaciones contenidas en el Informe N° 80, de 2008,
de esta Contraloría General, por lo tanto, se deberán impartir instrucciones en orden a
solucionar aquellas que se mantienen, que dicen relación principalmente con:
Efectuar las acciones necesarias para que
los depósitos de recaudación sean efectuados diariamente.
Realizar lo controles correspondientes para
que el Programa de Trabajo de Arqueos se desarrolle cabalmente.
Adoptar las medidas necesarias para que
la información faltante en el modulo de pagares sea incorporada a la brevedad.
Gestionar los cobros de la totalidad de los
valores adeudados por pagarés y otros relacionados con deudores presupuestarios.
La efectividad de las medidas adoptadas se
verificará en la próxima auditoría que se realice a esa entidad.
SALUDA ATENTAMENTE A UD ,
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EN DEL CONTRALOR
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GENERAL
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EFE
DIVISIÓN DE TORíA INISTRATIVA

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