Hojas de cálculo en Aspel-COI Si deseas exportar la información de ...

Hojas de cálculo en Aspel-COI
Si deseas exportar la información de tus estados financieros a Microsoft Excel®, para
manipularlos y/o imprimirlos, una opción para ti son las Hojas de cálculo que proporciona
Aspel-COI.
Desde el menú Reportes/Hojas de cálculo tienes la posibilidad de acceder a seis hojas
financieras: Balance general, Estado de resultados, Aplicación de los recursos, entre otras y
cuatro hojas fiscales, como las que te permite obtener la Declaración anual del ISR e IVA o el
cálculo del Impuesto al Activo, por mencionar algunas. Dichas hojas de cálculo ya vienen
prediseñadas en Microsoft Excel® y sólo necesitas saber cómo funcionan para que puedas
actualizarlas, utilizarlas y adaptarlas a tus necesidades. A continuación te damos una explicación
breve de cómo puedes modificar estas hojas de cálculo.
En el menú principal de tu Aspel-COI accede a Reportes/Hojas de cálculo/Balance general.
Recuerda que los archivos correspondientes a cada hoja de cálculo fueron creados en la carpeta
de Datos cuando realizaste la instalación de tu sistema. En caso de no encontrar el archivo,
deberás buscar el archivo bgral.xls en las diferentes carpetas de tu disco duro.
Una vez abierta la hoja de cálculo en Excel®, visualizarás una ventana como la mostrada en la
Figura 1, donde podrás identificar que existen diferentes rubros divididos en recuadros amarillos,
donde cada uno de ellos se conoce como una matriz.
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2 matrices para
las cuentas de
Activo
Figura 1. Hoja de cálculo de Balance General
3 matrices para
las cuentas de
Pasivo

Para modificar una matriz es necesario que selecciones toda la matriz mediante el cursor, y
oprimas F2 para modificar su valor (Recuerda que puede haber columnas ocultas en Microsoft
Excel® las cuales deberás desplegar para poder seleccionar toda la matriz). Antes de modificar
cualquier fórmula es importante que conozcas y estés familiarizado con la nomenclatura de las
fórmulas, para que puedas modificarlas y adaptarlas de acuerdo a lo que quieras obtener, por
ello te indicamos el significado de los comandos y simbología más utilizados en las hojas de
cálculo.
=COIWIN|MATRIZ!'@cta[1000..1199, U, N, F,#1]'
Al seleccionar la matriz y oprimir la tecla F2 se muestra una ventana donde podremos modificar
la fórmula como se muestra en la Figura 2.
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Figura 2. Ejemplo de la modificación a una fórmula de la hoja de Balance General

Lista de comandos
@cta Es un comando que sirve para especificar el rango de cuentas que serán consideradas
para una matriz.
U Para desplegar el número de cuenta.
N Para desplegar la descripción de la cuenta contable.
F Para desplegar el saldo final de la cuenta contable.
#1 Indica el nivel al que se obtendrán los saldos de las cuentas de tu catálogo, es
decir, 1 para las cuentas de nivel mayor, 2 para las cuentas a nivel Subcuenta, 3
para las cuentas a nivel auxiliar, etc, y están en función a los dígitos y niveles
especificados en los parámetros del sistema.
Adicionalmente, te mencionamos los siguientes comandos que te pueden ayudar a definir las
fórmulas de acuerdo a tus necesidades:
D Para desplegar el monto correspondiente al Debe de la cuenta.
H Para desplegar el monto correspondiente al Haber de la cuenta.
E Para desplegar el monto correspondiente a la diferencia entre el Debe y el Haber.
O Incluye sólo las cuentas con movimientos.
nn Para desplegar sólo los saldos de un número de departamento en específico.
{mmaa} Para indicar un período en específico en mes y año, lo cual sólo es necesario si
deseas desplegar los datos de un período diferente al actual.
Nota: En cualquier caso sólo te despliega los datos del período en el que hayas accedido al
sistema.
Por último, para ver reflejados los cambios en la fórmula deberás oprimir las teclas
Ctrl+Shift+Enter.
En caso de que quieras agregar una matriz nueva, esto lo puedes hacer de dos maneras:
Desde el sistema Aspel-COI acceder a la opción Edición/Copiado Especial y elegir los datos que
se deseen copiar a Microsoft Excel®, al aceptar ese diálogo el sistema deja en el portapapeles de
Windows® la información, luego se debe abrir la hoja de cálculo y ejecutar la instrucción
Edición/Pegado Especial/Elegir Pegar con vínculos, de esta manera el sistema crea la fórmula
correspondiente que tu podrás modificar para adaptar a tus necesidades.
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Tu puedes escribir la fórmula directamente con las variables, para la cual tú definirás el rango de
cuentas, recuerda que debes definir la fórmula que te permita obtener el dato que requieras
(con ayuda de los comandos especificados anteriormente), y pegarla en el número de celdas de
acuerdo a la cantidad de cuentas, niveles, y campos que hayas incluido en la fórmula.
Recuerda que una de las ventajas de utilizar Hojas de cálculo es que puedes mantener
actualizada la información de dichas hojas a partir de la información de Aspel-COI, sólo tendrás
que actualizar vínculos, opción que se encuentra en el menú de Edición de Microsoft Excel®,
mediante la opción Vínculos: Actualizar ahora, actualización manual y actualización
automática.
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