anexo. procesos para manejar el costo de lo - Aspel

ANEXO. PROCESOS PARA MANEJAR EL COSTO DE LO VENDIDO EN
ASPEL-SAE
El presente documento tiene como finalidad detallar los procesos propuestos para el manejo del costo
de lo vendido, los cuales fueron descritos en el documento llamado Reforma fiscal 2005 y el manejo del
Costo de lo vendido, la manera en la que puede ubicar los procesos de dicho documento con éste, es
mediante el número e inciso de cada proceso.
I. ¿Qué hacer cuando se opta por no acumular el inventario? (Punto número 4)
Está opción se debe utilizar cuando en la empresa se haya tomado la decisión de NO Acumular el
Inventario al 31 de Diciembre del 2004. En caso de haber optado por ello, puede realizar el siguiente
procedimiento:
1. Crear almacenes. Crear en Aspel-SAE un almacén con todos los productos, servicios y/o kits de
Inventarios y Servicios. En caso de manejar Multialmacenes, se deberá crear un “almacén
auxiliar” por cada almacén que se haya venido manejando.
Ejemplo:
• Si una empresa manejaba 2 almacenes: el Almacén 1 y el Almacén 2, el usuario deberá crear
dos almacenes auxiliares (el 3 y el 4), para ello, vaya al Módulo de Inventarios y Servicios, en
el menú Archivos Multialmacenes, y acceda al menú Herramientas / Generación de almacenes,
y cree los “almacenes auxiliares”: 3 y 4.
Manejo del Costo de lo vendido
Figura 1. Generación de almacenes auxiliares.
2. Traspasar existencias. Ingrese a Movimientos al inventario y mediante la opción Movimientos al
Inventario / Traspaso entre almacenes, traspase todas las existencias correspondientes a las
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adquisiciones realizadas antes del 31 de Diciembre del 2004 de los almacenes que ya existían a
los almacenes auxiliares creados en el Paso 1. Esto con el objetivo de diferenciar las existencias
que se tenían por las compras realizadas hasta el 31 de Diciembre del 2004 de las existencias
adquiridas a partir del 2005.
De esta manera y siguiendo con el ejemplo, cuando se capturen Compras éstas se deberán
registrar en los almacenes 1 y 2 y cuando se capturen Facturas o ventas, éstas deberán
registrarse para los almacenes 3 ó 4, y cuando se agoten éstas ya podrá facturarse de los
almacenes 1 y 2.
Manejo del Costo de lo vendido
Figura 2. Traspaso de existencias a los almacenes auxiliares.
3. Emitir reportes por cada almacén para diferenciar las existencias por las compras
realizadas hasta el 31 de Diciembre del 2004, de las compras realizadas a partir del 2005.
Dado que el kárdex que proporciona Aspel-SAE se puede filtrar por almacén, en todo momento
se podrá emitir el reporte que nos muestre el “costo de lo vendido” de los productos que se
tenían hasta el 31 de Diciembre del 2004 con el objetivo de valuar dicho inventario, de acuerdo
al ejemplo, este dato se obtendría al filtrar por los almacenes 3 y 4. En cambio si se desea
obtener el costo de lo vendido por las compras del 2005, la consulta de Kárdex se deberá filtrar
por los almacenes 1 y 2.
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II. ¿Cómo obtener un reporte con los costos de los productos del inventario valuados en PEPS a
una fecha determinada (inventario base) ? (Punto número 5, inciso a, subinciso i )
En caso de que el usuario no haya utilizado el método PEPS como método de valuación de su inventario,
es evidente que costear con otro método, es similar a volver a registrar todos los movimientos que
dieron origen a ese inventario, lo cual es prácticamente imposible.
Si la rotación de los productos es alta, es muy probable que las existencias que se tienen actualmente
estén sustentadas en las últimas compras de cada producto. Por ejemplo, se tiene un producto con 25
existencias, y anteriormente se manejaba como método de valuación Costo promedio, dado que la
disposición es evaluar con PEPS, se deben ubicar las últimas entradas o compras al inventario las cuales
sumen las 25 unidades, y los movimientos de entrada correspondientes a esas unidades se capturan en
una base donde se haya inicializado el archivo de Movimientos al inventario. El proceso de verificación
debe realizarse para cada uno de los productos, y la verificación de las últimas compras implica la
dedicación de tiempo y recursos de la empresa. De esta manera, el reporte de Existencias y costos
indicará el costo del inventario valuado en PEPS.
Aspel de México, con el objetivo de ayudar a los usuarios a resolver esta problemática provee de una
aplicación (disponible para Usuarios con póliza) cuyo objetivo es: “Proporcionar un reporte con los
costos de los productos valuados mediante el método PEPS”. Al final de este tema se explicará cómo
obtener esta aplicación.
Si Ud. no cuenta con la aplicación arriba mencionada deberá realizar cuidadosamente los siguientes
pasos, considerando que este proceso puede implicar la dedicación de una cantidad importante de
recursos de tiempo, sin embargo, es el más recomendable y exacto, además de que sólo se deberá
realizar una vez:
1. Obtener dos respaldos de la base de datos.
2. Trabajando sobre uno de los respaldos, emitir un reporte de Existencias por producto dentro del
módulo de Inventarios y Servicios, desde el menú Reportes/ Inventarios y servicios/ Existencias y
costos, e imprimirlo.
3. Generar un movimiento de salida para cada uno de los productos por las existencias obtenidas
en el Reporte emitido en el Paso 2.
En caso de manejar Multialmacén, se debe generar un movimiento de salida por cada almacén
basándose en cada uno de los reportes impresos en el Paso 2.
4. Emitir nuevamente el reporte de Existencias y costos y verificar que ahora éstos aparezcan en
ceros.
5. Acceder al detalle de cada producto y cambiar el método de costeo a PEPS. Éste proceso se
puede hacer de forma manual, (producto por producto), en el Módulo de Inventarios y
Servicios (Figura 1).
Otra manera de poder cambiar el Método de costeo, si Ud. maneja una base de datos en formato
Paradox, y si se tienen conocimientos en el manejo de la base de datos abierta puede ejecutar
sobre la base de datos la siguiente sentencia SQL (query):
UPDATE INVE01
SET tp_costeo = E
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6. Basándose en el reporte (generado en el Paso 2) se debe acceder al Kárdex de cada producto e
identificar los movimientos de Compras o entrada que cubran dichas existencias, lo que se
requiere de cada entrada es la Cantidad y Costo de cada movimiento, es recomendable anotar o
imprimir estos movimientos. Una vez que se tengan los reportes de kárdex de cada producto se
podrá continuar con el paso siguiente.
Figura 1. Cambiar el método de costeo a PEPS.
7. Acceda a la opción Utilerías/Control de archivos, ubíquese en el archivo de Movimientos al
inventario y ejecute la opción de Creación de archivos, para crear el archivo de movimientos al
inventario.
8. Cuando el archivo de Movimientos al inventario se encuentre inicializado, se deberán capturar
para cada producto los movimientos de entrada identificados –empezando del más “viejo” por
su fecha, al más reciente-, en el movimiento es importante capturar la cantidad y el costo
involucrado, los movimientos se pueden hacer desde una Compra o desde el módulo de
Inventarios y Servicios en el menú: Archivo/ Movimientos al Inventario/ Agregar.
9. Una vez terminada la captura de movimientos, se puede corroborar accediendo al detalle de
cada producto que se ha generado el costo considerando únicamente las entradas capturadas.
Para obtener la información del valor del Inventario base, genere un reporte de Existencias y
costos desde el módulo de Inventarios y Servicios, menú Reportes/ Inventarios y servicios. La
columna de Costo total, proporcionará el costo del inventario valuado en PEPS (Figura 2.)
10. Para reanudar sus operaciones tendrá que regresar al directorio original, recuerde que estos
procesos se realizaron sobre un respaldo de la base de datos.
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Figura 2. Reporte de existencias y costos, en él se puede observar el Valor del
inventario.
¿Cómo puedo obtener la aplicación?
Si usted es usuario Aspel y cuenta con una póliza de Soporte Técnico, se le proporciona gratuitamente. Si
aún no tiene una póliza de servicio le invitamos a adquirirla. Para obtener mayor información visita la
página: http://www.aspel.com.mx/mx/stec.exe/polizas?idsa.
Si cuentan con una póliza de Soporte Técnico vigente y aún no tienen la aplicación, deberá comunicarse
a Soporte técnico al teléfono 53252350 donde le será proporcionada.
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III. ¿Cómo obtener un reporte con los costos de los productos del inventario valuados en PEPS
(inventario base) cuando en la base de datos se tienen todos los movimientos al inventario?
(Punto número 5, inciso a, sub-inciso ii )
Para poder aplicar el procedimiento que a continuación se indica, se deben tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
a) En el archivo de Movimientos al inventario se deben tener registrados todos los movimientos
que amparan las existencias que actualmente se tienen.
b) Todas las entradas y salidas del inventario deben estar justificadas por movimientos al
inventario. Esto implica que, nunca se hayan realizado cambios de existencias manualmente en
el detalle de los productos.
El Procedimiento para obtener el inventario valuado en PEPS al 31 de diciembre del 2004 es el siguiente:
1. Respaldar. Hacer un respaldo de la Base de datos de Aspel-SAE desde el menú Utilerías /
Respaldo de archivos/ Creación del respaldo.
2. Crear un directorio con un respaldo de la Base de datos. Mediante el Explorador de Windows
creé un nuevo directorio y reinstale el respaldo de la base de datos de Aspel-SAE obtenido en el
Paso 1. De aquí en adelante todos los procesos se realizarán en este nuevo directorio.
3. Exportar los movimientos al inventario. Acceda al módulo de Inventarios y Servicios, en el
menú Herramientas/ Exporta movimientos al inventario, y sin aplicar filtro alguno genere el
archivo de Exportación de movimientos al inventario, debiendo guardar el archivo con extensión
*.A01.
Figura 1. Exportación de movimientos al inventario.
4. Dejar las existencias en ceros. Se deben dejar las existencias en cero, de acuerdo a lo siguiente:
Si NO maneja Multialmacén continúe con el inciso a. Si maneja Multialmacén continúe con el
inciso b.
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a. No maneja Multialmacén.
Active el parámetro Multialmacén. Acceder al menú Utilerías / Configuración / Inventarios, y
activar el parámetro de Manejo de multialmacén.
Figura 2. Activar el parámetro de multialmacén.
Crear archivos. Crear los archivos de Multialmacén y Movimientos al inventario desde
Utilerías/Control de archivos, indicando que Sí deseamos reinicializar los archivos.
Figura 3. Creación del archivo de multialmacén.
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Después de realizar la creación del archivo de Multialmacenes se deberá indicar
“Cancelar“ para no registrar los productos del Inventario en el almacén no. 1.
Figura 4. Creación del archivo de multialmacén.
Acceda al Módulo de inventarios y servicios, en el menú Herramientas/ Generación de
almacenes, y cree de esta manera el almacén 1, incluyendo todos los productos.
Para actualizar las existencias a cero, desde el Módulo de Inventarios y Servicios, vaya a
Edición / Actualización de existencias / Por grupo de productos.
Deshabilite el manejo de Multialmacén, desde Utilerías / Configuración / Inventarios.
b. Si maneja Multialmacén
Para inicializar las existencias realice el siguiente proceso:
Inventario Físico. Realice el proceso de Inventario Físico por cada almacén, dejando la
existencia física en ceros. Al realizar el proceso de “Ajuste automático” se pondrán las
existencias de dicho almacén en cero. Se debe realizar el proceso por cada uno de los
almacenes.
Actualizar existencias a cero. Una vez realizado el proceso de Inventario físico en todos los
almacenes, se deberán actualizar las existencias del almacén principal accediendo en el
menú Edición/Actualización de existencias/Por grupo de productos. De esta manera, las
existencias de los productos del almacén principal, como de los diferentes almacenes
quedarán en ceros.
Creé el archivo de Movimientos al inventario. Esto se realiza desde Utilerías/Control de
archivos.
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5. A continuación se deberá cambiar el método de costeo de los productos. Si la base de datos está
en formato Aspel tendrá que realizarlo manualmente por cada producto.
Figura 5. Cambiar el método de costeo a PEPS.
Si la base se encuentra en formato Paradox ®, puede optar por “ejecutar” la siguiente consulta
mediante un manejador de base de datos, como por ejemplo Microsoft Access ®:
UPDATE INVE01
SET TP_COSTEO = “E”
6. Una vez que se haya realizado el cambio de método de costeo de los productos, se debe
importar el archivo de movimientos al inventario que se generó en el Paso 3, accediendo al
Módulo de Inventarios y Servicios, en el menú Edición / Captura por archivo
Figura 6. Captura del archivo generado en el Paso 3.
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Al realizar la captura por archivo de los movimientos al inventario, el sistema realizará el costeo
de los productos de acuerdo al método de costeo PEPS.
7. Después de realizar este proceso bastará con emitir el Reporte de Existencias y costos para
obtener el valor del Inventario valuado mediante el método PEPS.
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IV. ¿Cómo obtener un reporte con los costos de los productos del inventario valuados en PEPS sino
se tiene el histórico de los movimientos al inventario correctamente? (Punto número 5, inciso a,
subinciso iii )
El uso de esta alternativa, cobra importancia debido a la SÉPTIMA Resolución Miscelánea Fiscal para
2004, publicada el pasado 28 de Diciembre, en la que se indica:
SÉPTIMA Resolución Miscelánea Fiscal para 2004 – 3.4.21
“...en lugar de considerar el valor de los inventarios que tengan al 31 de diciembre de 2004
utilizando el método de primeras entradas primeras salidas, podrán determinarlo considerando
el costo de adquisición de la última compra correspondiente al ejercicio de 2004, por cada tipo
de mercancía, siempre que el número de unidades adquiridas por dicha compra representen
cuando menos el 50% del total de las existencias por cada tipo de mercancías al 31 de
diciembre de 2004 y que dichos inventarios se consideren como inventario inicial al 1 de enero
de 2005””.
El procedimiento a realizar para llevar a cabo la alternativa planteada consiste en:
1. Realizar un Inventario Físico. Antes de realizar el procedimiento es importante considerar el
total de las existencias reales por producto. Por lo que, debe obtenerse un reporte de Inventario
Físico al 31 de Diciembre del 2004.
2. Generar un respaldo de la base de datos. Generar un respaldo de la base de datos desde
Utilerías / Control de archivos.
3. Emitir un reporte de Existencias por producto. Desde el Módulo de inventarios y Servicios, en
el menú Reportes / Inventarios y Servicios / Existencias y costos. Este reporte servirá como
referencia para comparar las existencias al 31 de Diciembre del 2004 de los productos contra las
existencias que “ampara” la última compra.
Figura 1. Reporte de Existencias y costos al 31-Dic-04.
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4. Generar un movimiento de salida. Se deberá generar un movimiento de salida para todos los
productos por el total de las existencias al 31 de Diciembre del 2004. Es importante recordar que
la resolución miscelánea indica que esto será válido para aquellos productos donde por lo menos
el 50% de las existencias actuales estén amparadas con la última Compra.
NOTA: No es necesario cambiar el método de costeo a PEPS, de acuerdo a lo
establecido en el Art. 45-G de la LISR. Si desea realizar un cambio en el método de
costeo de sus productos deberá realizarlo en este momento, antes de continuar con el
Paso 5 considerando que lo deberá mantener por lo menos los siguientes 5 años.
Figura 2. Alta del Movimiento de ajuste.
5. Crear el archivo de Movimientos al inventario. Acceda a la opción Utilerías/Control de
archivos, ubíquese en el archivo de Movimientos al inventario y ejecute la opción de Creación de
archivos, para crear el archivo de movimientos al inventario.
6. Generar un movimiento de entrada. Se deberá generar un movimiento de entrada para cada
producto, por las Existencias amparadas en el reporte emitido en el paso 3 y por el Costo de la
última compra de cada producto. El dato de costo de la última compra se puede obtener del
reporte de Existencias y Costos, de la columna Último costo. Figura 3.
7. Emitir el reporte para conocer el valor de los Inventarios al 31 de Diciembre del 2004.
Posteriormente se debe emitir el Reporte de Existencias y Costos para obtener el valor de los
Inventarios al 31 de Diciembre del 2004.
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Figura 3. Captura del movimiento de entrada.
Como se pudo observar el tema del costo de lo vendido tiene dos perspectivas: la correspondiente al
aspecto administrativo y la referente al aspecto fiscal. Como se mencionó en los diferentes
procedimientos, lo correspondiente al manejo administrativo y sus implicaciones se cubre en su
totalidad con Aspel-SAE y Aspel-PROD. Es importante indicar que la opción a elegir es responsabilidad
únicamente de la empresa, ya que depende de la situación de la misma, y la parte fiscal corresponde a la
labor de los Contadores en la elaboración de las declaraciones fiscales, para lo cual los sistemas
administrativos Aspel ofrecen información oportuna y verdadera.
ATENTAMENTE
DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO
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