Manual de Ecert - FLO-CERT GmbH

PORTAL WEB DE CLIENTES
Válido desde: 18.03.2013
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Versión: 11/18.03.2013

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Versión Autor Fecha de
aprobación
1.0 Philipp J.
Roessler
Cambios
30.06.2010 Initial document
1.1 Josefina 20.4.2012 Complete revision of document; changed name to
Customer web portal manual; adapted chapter 8 and
9; updated screenshots.
1.2 Josefina 18.03.2013 Updated screenshots
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1 Sobre este manual ................................................................................................ 3
2 Glosario ............................................................................................................. 3
3 Soporte .............................................................................................................. 3
4 El Portal Web ...................................................................................................... 4
5 Registración ........................................................................................................ 4
6 Ingreso al Portal Web ............................................................................................ 6
6.1 Restablecercontraseña .................................................................................... 7
7 Uso del Portal Web ............................................................................................... 8
7.1 Menú ‘Portal’................................................................................................ 8
7.2 Menú “Mis Datos” .......................................................................................... 9
7.2.1 Datos maestros .......................................................................................... 10
7.2.2 Persona de contacto ................................................................................... 10
7.2.3 Certificado ............................................................................................... 10
7.2.4 Detalles de certificación .............................................................................. 11
7.2.5 Estado Auditoría ........................................................................................ 11
7.2.6 No Conformidades y Medidas Correctivas .......................................................... 13
7.2.7 Datos de contrato ....................................................................................... 13
8 Secuencia de trabajo de Medidas Correctivas ............................................................ 14
8.1 Ingresar medidas correctivas .......................................................................... 14
8.2 Marcar su MC como “Listo para enviar” ............................................................ 16
8.3 Enviar todas las medidas correctivas ................................................................ 16
9 Secuencia de trabajo de las Evidencias Objetivas ...................................................... 18
9.1 Cargar evidencias objetivas ............................................................................ 18
9.2 Borrar evidencia objetiva .............................................................................. 20
9.3 Comunicar el tipo de evidencia objetiva que se envía .......................................... 20
9.4 Enviar todas las evidencias objetivas ................................................................ 20
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1 SOBRE ESTE MANUAL
Ecert es un sistema de certificación implementado por FLO-CERT desde el año 2009 que facilita, a
través de su interfaz Web, la tarea de auditores, analistas de certificación y clientes durante el
proceso de certificación llevado a cabo por FLO-CERT.
Este manual explica cómo utilizar el Portal Web de Ecert y está destinado a aquellos clientes que han
completado el proceso de aplicación al sistema Fairtrade y requieran acceso al Portal Web para poder
finalizar el proceso de certificación y/o ver la información relacionada con su contrato de
certificación.
2 GLOSARIO
No conformidad (NC): Durante la auditoría, el auditor verificará el cumplimiento de los requisitos
exigidos por el estándar Fairtrade. Si no se cumple alguno de ellos, el auditor identificará una “no
conformidad”. El cliente tendrá la responsabilidad de probar una resolución a dicha no conformidad a
través del ingreso de medidas correctivas y evidencia objetiva.
Medida Correctiva (MC): Una medida correctiva es la acción a seguir en orden de prevenir la
recurrencia de la no conformidad. El cliente tiene la responsabilidad de sugerir medidas correctivas a
las no conformidades identificadas, sea durante la reunión de cierre de auditoría o luego de que ésta
haya sido finalizada. Se deberá probar además la implementación de las medidas correctivas por
medio de la entrega de evidencia objetiva relevante.
Evidencia Objetiva (EO): Se refiere a toda documentación que el cliente entrega durante el proceso
de evaluación de la certificación.
Analista de certificación: también mencionado simplemente como analista. Es la persona responsable
de evaluar el resultado de la auditoría.
3 SOPORTE
En caso de preguntas o problemas con la utilización del Portal Web podrá comunicarse directamente
con el servicio de soporte Ecert:
Email: ecert@flo-cert.net
Skype: ecert-support
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4 EL PORTAL WEB
El Portal Web es utilizado por FLO-CERT para facilitar el trabajo de auditores y clientes con respecto
a los servicios de certificación llevados a cabo por FLO-CERT.
El usuario encontrará aquí la información relacionada con los resultados de la auditoría, podrá también
sugerir medidas correctivas y evidencias objetivas, ver el estado actual de la certificación y pedir la
actualización de la información de contacto.
Con la utilización del Portal Web, FLO-CERT confía que el trabajo de evaluación de certificación entre
clientes, auditores y analistas se hará de forma eficiente y transparente.
El Portal Web funciona en los navegadores Internet Explorer, Chrome y
Mozilla Firefox. Por favor utilice versiones actualizadas.
5 REGISTRACIÓN
Para registrarse recibirá primero un email enviado por Ecert. Si aún no lo ha recibido, puede
solicitarlo directamente a: ecert@flo-cert.net
Siga las instrucciones indicadas en el email para crear su cuenta de acceso al Portal Web:
1. Copie el link de registración que se indica en el email:
Imagen 1: Link de registración
2. Complete el formulario con un nuevo nombre de usuario y una nueva contraseña. Repita la
contraseña y luego “Validar”.
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Recomendamos
utilizar al menos 8
caracteres para su
contraseña,
incluyendo números y
caracteres especiales
para garantizar
máxima seguridad.
Imagen 2: Complete el formulario con un nombre de usuario y una nueva contraseña
En el caso de que el nombre de usuario elegido se encuentre registrado previamente el sistema le
avisará por medio de un mensaje. Para continuar, modifique el nombre de usuario y luego “Validar”.
Imagen 3: Mensaje que indica que el nombre de usuario ya existe
1. Usted recibirá un mensaje de confirmación como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 4: Confirmación
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6 INGRESO AL PORTAL WEB
Una vez que haya creado su cuenta de acceso, podrá acceder al Portal Web directamente desde la
página Web de FLO-CERT: “Login Area”ECERT
Imagen 5: Login al Portal Web desde la página Web de FLO-CERT
Guarde su nombre de usuario y contraseña en un lugar seguro para el futuro acceso al Portal
Web. Recomendamos mantener esta información confidencial. No comparta sus datos de
acceso con terceros y trate de modificar su contraseña regularmente para su propia
seguridad.
FLO-CERT no asume responsabilidad sobre información incorrecta ingresada por personas no
autorizadas.
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6.1 Restablecer contraseña
Si ha olvidado su contraseña podrá recuperarla desde el link “Password forgotten” que aparece en la
página Web de FLO-CERT. Lo puede encontrar desde “Login Area”ECERT
A continuación se pedirá que ingrese al menos un dato en el formulario. Por ejemplo, FLO-ID 1234
completará únicamente su FLO-ID, y luego “OK”.
Imagen 6: link "Password forgotten"
Una vez completado este paso, se enviará un mail automático a la dirección indicada por defecto en
Ecert. El email describe los pasos a seguir para generar la nueva contraseña y el proceso es igual al de
registración. Para más información lea el capítulo Registración.
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7 USO DEL PORTAL WEB
Imagen 7: Página de inicio del Portal Web
Utilice el menú PORTAL, MIS DATOS y CERRAR SESIÓN, para navegar el Portal Web.
7.1 Menú ‘Portal’
A la derecha de la página de inicio están listadas todas las medidas correctivas (MC) y evidencias
objetivas (EO) resultantes de la evaluación de la auditoría, como así también los servicios registrados
con FLO-CERT.
Imagen 8: Clic sobre cada fila para ver detalles
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Haciendo un clic sobre una de ellas se abrirá una ventana donde se puede ver más detalles y actualizar
información.
Imagen 9: ventana de detalle de MC y EO
7.2 Menú “Mis Datos”
En este menú encontrará toda la información relacionada con su organización y el proceso de
certificación.
Imagen 10: menú "Mis datos"
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7.2.1 Datos maestros
En del menú “Datos Maestros” encontrará su información de contacto, nombre de organización y FLO-
ID.
En el caso de haber más de una dirección utilice las flechas para desplazarse entre cada una de ellas.
Imagen 11: Datos de contacto
La información de contacto no podrá ser modificada directamente por usted. Sin embargo, podrá
solicitar una modificación de sus datos haciendo un clic sobre el ícono que aparecerá debajo de la
tabla de contacto.
Imagen 12: botón Feedback
Al hacer clic sobre el ícono, se abrirá un email en donde podrá ingresar toda la información que
necesita ser corregida. Este email será enviado directamente a FLO-CERT.
7.2.2 Persona de contacto
Todos los contactos de su organización que FLO-CERT almacena en su base de datos se mostrarán en
esta página. En el caso de que la información no sea correcta, por favor utilice el botón de feedback
(ver Imagen 12: botón Feedback) para reportar el error.
7.2.3 Certificado
En este menú podrá ver su certificado y guardarlo en formato PDF en el momento en que lo desee.
Imagen 13: Haga un clic en el ícono para descargar su certificado
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7.2.4 Detalles de certificación
Podrá ver los detalles del estado de su certificación y los diferentes servicios y productos certificados
en este menú. Utilice el filtro de búsqueda para revisar la certificación y los estados de los servicios
pasados.
Imagen 14: Utilice los filtros de búsqueda para ver la información de certificación por año
Al hacer un clic sobre “Leyenda Explicación del estado” verá más información como los estándares
aplicados a cada servicio.
Imagen 15: Explicación del estado de servicio
7.2.5 Estado Auditoría
En este menú visualizará el estado de sus auditorías. Las fechas en que la auditoría se llevó a cabo,
como así también el tipo de auditoría, el auditor y analista de certificación responsables también se
podrán ver aquí.
Una vez que la auditoría haya sido finalizada, se mostrará también aquí. Podrá utilizar el filtro de
búsqueda para mostrar auditorías que sucedieron en el pasado.
Los diferentes servicios que pertenecen a una misma auditoría serán listados de forma separada, pero
con el mismo número de auditoría.
Al hacer clic sobre una auditoría, se actualizará la tabla ubicada debajo con la información de los
documentos y resultados de auditoría (ver Imagen 16).
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Imagen 16: Tablas de documentos y Resultados de auditorías
Utilice el botón: para borrar los criterios de búsqueda.
7.2.5.1 Tabla de resultados de auditoría
Formatted: Normal
Formatted: Spanish (Chile)
La tabla de resultados contiene las no conformidades encontradas por el auditor (ver capítulo No
Conformidades y Medidas Correctivas, página 13, para más información).
Estado del flujo de
trabajo:
CC NO.:
Criterio de
cumplimiento:
No conformidad
(Auditoría):
No conformidad:
Razón para cambio (NC):
Estado NC:
Medida propuesta
(cliente):
Estado actual de la NC
Este es el punto de verificación, dentro del listado de verificación
utilizado por el auditor.
Este es el texto que describe el punto de verificación que fue
auditado
Este texto es ingresado por el auditor durante la auditoría para
describir la no conformidad.
Esta es la NC editada o modificada por el analista.
Comentario indicado por el analista de certificación que describe
la razón de cambio de una no conformidad.
Este ícono refleja el trabajo de analista de certificación sobre
cada NC, luego que la auditoría haya sido finalizada:
NC aceptada por el analista
NC editada o modificada por el analista
El analista ha agregado esta NC
Esta NC ha sido transferida a otro punto de verificación
La NC ha sido borrada pro el analista
Esta columna muestra la medida correctiva propuesta para una NC
específica. Nótese que esta columna difiere de la “Medida
correctiva (auditoría)” que ha sido propuesta durante la reunión
de cierre de auditoría.
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Evidencia objetiva:
Evidencia objetiva propuesta por el cliente
7.2.5.2 Tabla de documentos
Esta tabla muestra todos los documentos enviados como evidencia objetiva. Para más información
sobre cómo subir a Ecert la evidencia objetiva, refiérase al capítulo “Secuencia de trabajo de las
Evidencias Objetivas” (página 18).
Aquí también encontrará el reporte final de auditoría ya la lista de verificación completada por el
auditor.
Utilice el botón: para seleccionar y descargar archivos.
7.2.6 No Conformidades y Medidas Correctivas
Este menú se utiliza para sugerir medidas correctivas a las no conformidades identificadas durante la
auditoría. También podrá subir documentación como evidencia objetiva. Este proceso será explicado
en los capítulos: Secuencia de trabajo de Medidas Correctivas (página 14) y Secuencia de trabajo de las
Evidencias Objetivas (página 18).
7.2.7 Datos de contrato
Esta tabla muestra la información individual de cada servicio.
Servicio principal: Este es el contrato principal entre su organización y FLO-CERT. Cada servicio se
vincula en Ecert al servicio principal.
Servicio: En este apartado se muestra el servicio que será asignado a su organización y para el que
estará certificado. Los servicios están generalmente organizados según los criterios de cumplimiento
subyacentes y la estructura organizativa de su organización.
Cliente desde: Esta fecha se refiere a la fecha del primero contrato emitido por FLO-CERT.
Número de años: Refleja el ciclo en el que se encuentra un servicio.
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8 SECUENCIA DE TRABAJO DE MEDIDAS CORRECTIVAS
Durante el proceso de evaluación, el analista de certificación verificará los resultados de la auditoría.
También verificará que las medidas correctivas (MC) propuestas durante la reunión de cierre de
auditoría sean aceptables. Si se requiere una nueva MC o no han sido completadas durante la
auditoría, el analista se comunicará con usted para solicitar esta información.
Complete las medidas correctivas desde “Mis datos” >“No conformidades y medidas correctivas”.
Aquí encontrará un listado de todas las no conformidades para las cuales deberá ingresar medidas
correctivas:
Imagen 17: Menú "No conformidades y medidas correctivas"
El proceso para ingresar medidas correctivas tiene tres pasos: ingresar una medida correctiva,
marcarla como “Lista para enviar” y por último, enviar todas las MC la al analista de certificacióna
FLO-CERT.
8.1 Ingresar medidas correctivas
Para ingresar una medida correctiva haga un clic sobre el ícono de editar:
Imagen 18: Haga un click sobre el ícono de edición
Esto abrirá una nueva ventana que detalla la no conformidad:
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Imagen 19: Ventana de detalle de no conformidad
Introduzca el texto de la medida correctiva dentro de "Medida correctiva", el único campo que podrá
ser modificado.
Podrá utilizar también las flechas azules en la parte superior izquierda para desplazarse de una no
conformidad a la siguiente. Esta es una manera fácil de trabajar en cada no conformidad sin cerrar y
reabrir la ventana de no conformidades.
El número del punto de verificación está indicado debajoal lado de las flechas azules.
En el campo "Impacto" se indica cuál es la consecuencia, por ejemplo, suspensión, en el caso de no
indicar la medida correctiva.
El campo "No conformidad" indica la naturaleza de la medida correctiva y si ésta ha sido modificada
por el analista.
El campo "Estado MC" indica el estado de la MC. Por ejemplo, si ha sido aceptada o no por el analista.
Introduzca el texto de la medida correctiva dentro de "Medida correctiva.
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8.2 Marcar su MC como “Listo para enviar”
Sólo cuando el texto ingresado en la medida correctiva sea marcado como “Listo para enviar”, podrá
enviarlo al analista para su revisión.
Haga un clic en "Listo para enviar " para marcar la MC como completada, o haga un clic sobre
“Guardar” en el caso de que quiera continuar completando la MC luego.
El botón "Cancelar" tiene la misma funcionalidad que cerrar la ventana. Cualquier texto ingresado
y no guardado (con el botón Guardar) se perderá al cerrar la ventana.
Luego de hacer un clic en “Listo para enviar” su texto será guardado y la ventana se cerrará.
También, verá un nuevo ícono al lado de la cada NC no conformidad indicando que ha sido
completada y está lista para ser enviada al analista para su revisióna FLO-CERT.
Imagen 20: NC completada
8.3 Enviar todas las medidas correctivas
Al hacer un clic sobre el botón se enviarán todas las MC indicadas con un , a FLO-CERT
para su revisión.
Haciendo un clic sobre el botón “Envío” mostrará una ventana de confirmación. Clic “OK” para
continuar:
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Se recomienda enviar todas las MC al mismo tiempo.
Luego de enviar la MC, no podrá volver a modificarla ya que ésta desaparecerá de la lista de MC
pendientes.
El analista continuará con el proceso de evaluación y aceptará o no la medida correctiva enviada. En
caso de que sea necesaria una clarificación de una MC, el analista le renviará la NC y le informará
viavía email que deberá corregir la MC.
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9 SECUENCIA DE TRABAJO DE LAS EVIDENCIAS OBJETIVAS
Una vez enviadas que las medidas hayan sido enviadas y aceptadas, el analista le solicitará el envío de
Evidencias Objetivas (OE).
9.1 Cargar evidencias objetivas
Las evidencias objetivas pueden ingresarse desde “Mis datos” >“No conformidades y medidas
correctivas”.
Clic sobre el menú “OE requerida”:
Imagen 21: OE requerida
Haga un clic en el ícono, o en cualquier lugar de la fila para abrir la ventana de detalle de la OE:
Image 1: Click on the edit icon to edit your OE
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Una nueva ventana aparecerá:
Imagen 22: Detalle EO
El plazo y la fecha límite para el envío de las evidencias objetivas se muestra en la parte superior
derecha. FLO-CERT recomienda enviar todas las evidencias objetivas dentro del plazo indicado.
Podrá utilizar también las flechas azules en la parte superior izquierda para desplazarse de una no
conformidad a la siguiente. Esta es una manera fácil de trabajar en cada no conformidad sin cerrar y
reabrir la ventana de no conformidades.
El número del punto de verificación está indicado al ladodebajo de las flechas azules.
Los campos “No conformidad” y “Medida correctiva” muestran el texto de la no conformidad y la
medida correctiva respectivamente, y no pueden ser modificados.
"Estado CM" indica el estado de una medida correctiva. Por ejemplo, si ha sido aceptada o no por el
analista.
En el campo "Evidencia objetiva" se indica qué tipo de evidencia objetiva es requerida por el analista
para cumplir con la no conformidad. Esto tampoco puede ser modificado.
Debajo disponen de la función de carga con la que podrán subir sus evidencias objetivas conforme a lo
solicitado por el analista. Hagan clic en el botón de examinar y seleccionen el archivo que desean
subir. Una vez se haya abierto la ventana de carga, el documento será subido.
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9.2 Borrar evidencia objetiva
En caso de que desee borrar alguno de los archivos subidos como evidencia objetiva, haga un clic sobre
el botón que aparece al lado de cada archivo, y acepte el botón de confirmación.
9.3 Comunicar el tipo de evidencia objetiva que se envía
Debajo de la función para subir archivos, podrá ver un campo llamado “Comunicación”. Aquí podrá
ingresar un comentario al analista sobre la evidencia objetiva. Luego de ingresar el texto haga un clic
en “Agregar”.
Imagen 23: Comunicación con el analista
9.4 Enviar todas las evidencias objetivas
Una vez que haya subido los archivos es necesario completar el proceso de envío. Para ello, haga un
clic sobre el botón “Listo para enviar”. Esto mostrará un ícono
y el botón.
El botón
estará visible si se completa al menos una no conformidad.
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Imagen 24: OE completa y botón de Enviar
Haga un clic sobre el botón “Envío” y acepte el mensaje de confirmación de envío:
La OE será enviada automáticamente al analista para su revisión y desaparecerá de la lista. En el caso
de que la documentación enviada no fuese suficiente, el analista enviará nuevamente el pedido para
completar la OE con información adicional.
En ese caso, siga nuevamente los pasos para completar una OE.
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