PORTAL WEB DE CLIENTES - FLO-CERT GmbH

PORTAL WEB DE CLIENTES
Válido desde: 20.4.2012
Distribución: externo
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Versión: 11/20.4.2012

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Versión Autor Fecha de
aprobación
1.0 Philipp J.
Roessler
Cambios
30.06.2010 Initial document
1.1 Josefina Rey 20.4.2012 Complete revision of document; changed name to
Customer web portal manual; adapted chapter 6 and
Error! Reference source not found.; updated
screenshots.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1 Sobre este manual ................................................................................................ 3
2 Glosario ............................................................................................................. 3
3 Soporte .............................................................................................................. 3
4 El Portal Web ...................................................................................................... 4
5 Registración ........................................................................................................ 4
6 Secuencia de trabajo de Medidas Correctivas .............................................................. 4
6.1 Ingresar medidas correctivas ............................................................................ 5
6.2 Marcar su MC como “Listo para enviar” .............................................................. 6
6.3 Enviar todas las medidas correctivas .................................................................. 7
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1 SOBRE ESTE MANUAL
Ecert es un sistema de certificación implementado por FLO-CERT desde el año 2009 que facilita, a
través de su interfaz Web, la tarea de auditores, analistas de certificación y clientes durante el
proceso de certificación llevado a cabo por FLO-CERT.
Este manual explica cómo utilizar el Portal Web de Ecert y está destinado a aquellos clientes que han
completado el proceso de aplicación al sistema Fairtrade y requieran acceso al Portal Web para poder
finalizar el proceso de certificación y/o ver la información relacionada con su contrato de
certificación.
2 GLOSARIO
No conformidad (NC): Durante la auditoría, el auditor verificará el cumplimiento de los requisitos
exigidos por el estándar Fairtrade. Si no se cumple alguno de ellos, el auditor identificará una “no
conformidad”. El cliente tendrá la responsabilidad de probar una resolución a dicha no conformidad a
través del ingreso de medidas correctivas y evidencia objetiva.
Medida Correctiva (MC): Una medida correctiva es la acción a seguir en orden de prevenir la
recurrencia de la no conformidad. El cliente tiene la responsabilidad de sugerir medidas correctivas a
las no conformidades identificadas, sea durante la reunión de cierre de auditoría o luego de que ésta
haya sido finalizada. Se deberá probar a demás la implementación de las medidas correctivas por
medio de la entrega de evidencia objetiva relevante.
Evidencia Objetiva (EO): Se refiere a toda documentación que el cliente entrega durante el proceso
de evaluación de la certificación.
Analista de certificación: también mencionado simplemente como analista. Es la persona responsable
de evaluar el resultado de la auditoría.
3 SOPORTE
En caso de preguntas o problemas con la utilización del Portal Web podrá comunicarse directamente
con el servicio de soporte Ecert:
Email: ecert@flo-cert.net
Skype: ecert-support
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4 EL PORTAL WEB
El Portal Web es utilizado por FLO-CERT para facilitar el trabajo de auditores y clientes con respecto
a los servicios de certificación llevados a cabo por FLO-CERT.
El usuario encontrará aquí la información relacionada con los resultados de la auditoría, podrá también
sugerir medidas correctivas y evidencias objetivas, ver el estado actual de la certificación y pedir la
actualización de la información de contacto.
Con la utilización del Portal Web, FLO-CERT confía que el trabajo de evaluación de certificación entre
clientes, auditores y analistas se hará de forma eficiente y transparente.
El Portal Web funciona en los navegadores Internet Explorer y
Mozilla Firefox. Por favor utilice versiones actualizadas.
5 REGISTRACIÓN
Para registrarse recibirá primero un email enviado por Ecert. Si aún no lo ha recibido, puede
solicitarlo directamente a: ecert@flo-cert.net
6 SECUENCIA DE TRABAJO DE MEDIDAS CORRECTIVAS
Durante el proceso de evaluación, el analista de certificación verificará los resultados de la auditoría.
También verificará que las medidas correctivas (MC) propuestas durante la reunión de cierre de
auditoría sean aceptables. Si se requiere una nueva MC o no han sido completadas durante la
auditoría, el analista se comunicará con usted para solicitar esta información.
Complete las medidas correctivas desde “Mis datos” >“No conformidades y medidas correctivas”.
Aquí encontrará un listado de todas las no conformidades para las cuales deberá ingresar medidas
correctivas:
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Imagen 1: Menú "No conformidades y medidas correctivas"
El proceso para ingresar medidas correctivas tiene tres pasos: ingresar una medida correctiva,
marcarla como “Lista para enviar” y por último, enviar todas las MC al analista de certificación.
6.1 Ingresar medidas correctivas
Para ingresar una medida correctiva haga un clic sobre el ícono de editar:
Imagen 2: Haga un click sobre el ícono de edición
Esto abrirá una nueva ventana que detalla la no conformidad:
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Imagen 3: Ventana de detalle de no conformidad
Introduzca el texto de la medida correctiva dentro de "Medida correctiva", el único campo que podrá
ser modificado.
Podrá utilizar también las flechas azules en la parte superior izquierda para desplazarse de una no
conformidad a la siguiente. Esta es una manera fácil de trabajar en cada no conformidad sin cerrar y
reabrir la ventana de no conformidades. El número del punto de verificación está indicado al lado de
las flechas azules.
En el campo "Impacto" se indica cuál es la consecuencia, por ejemplo, suspensión, en el caso de no
indicar la medida correctiva.
El campo "No conformidad" indica la naturaleza de la medida correctiva y si ésta ha sido modificada
por el analista.
El campo "Estado MC" indica el estado de la MC. Por ejemplo, si ha sido aceptada o no por el analista.
6.2 Marcar su MC como “Listo para enviar”
Sólo cuando el texto ingresado en la medida correctiva sea marcado como “Listo para enviar”, podrá
enviarlo al analista para su revisión.
Haga un clic en "Listo para enviar " para marcar la MC como completada, o haga un clic sobre
“Guardar” en el caso de que quiera continuar completando la MC luego.
El botón "Cancelar" tiene la misma funcionalidad que cerrar la ventana. Cualquier texto ingresado y no
guardado (con el botón Guardar) se perderá al cerrar la ventana.
Luego de hacer un clic en “Listo para enviar” su texto será guardado y la ventana se cerrará.
También, verá un nuevo ícono al lado de la NC indicando que ha sida completada y esta lista para
ser enviada al analista para su revisión.
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Imagen 4: NC completada
6.3 Enviar todas las medidas correctivas
Una vez marcada al menos una MC como completa, aparecerá un nuevo botón
que le
permitirá enviar las MC a FLO-CERT para su revisión. Las MC completas son las que están indicadas con
un .
Haciendo un clic sobre el botón “Envío” mostrará una ventana de confirmación. Clic “OK” para
continuar:
Se recomienda enviar todas las MC al mismo tiempo.
Luego de enviar la MC, no podrá volver a modificarla ya que ésta desaparecerá de la lista de MC
pendientes.
El analista continuará con el proceso de evaluación y aceptará o no la medida correctiva enviada. En
caso de que sea necesaria una clarificación de una MC, el analista le renviará la NC y le informará via
email que deberá corregir la MC.
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