Quevedo Distribución Papelera, S.A. – Renovación de la ... - SAP.com

QUEVEDO DISTRIBUCIÓN PAPELERA, S.A.
RENOVACIÓN DE LA PLATAFORMA
TECNOLÓGICA PARA MEJORAR LA
COMPETITIVIDAD
“La implantación de SAP Business All-in-
One supone la integración, en una sola
herramienta, de todos los procesos de
negocio de la empresa y nos permite
disponer de la base tecnológica
adecuada para afrontar los retos del
futuro, lo que hemos conseguido con
la implicación y apoyo de toda la
organización y con la colaboración de
un excelente partner”.
H. M., Director de Sistemas de Información,
Quevedo
Historia de Éxito de Clientes SAP
SAP Business All-in-One
DE UN VISTAZO
Organización
• Nombre: Quevedo Distribución Papelera
S.A.
• Localización: Madrid
• Sector: Industrial
• Productos y Servicios: Comercialización y
Distribución de Papel.
• Partner de implementación: Citius Avanza
(Grupo Stratesys).
Retos y Oportunidades
• Renovar y modernizar el sistema de
gestión para abordar con plenas garantías
el proceso de crecimiento de la compañía
y mejorar la competitividad.
Objetivos
• Integrar todas las áreas de negocio de la
empresa en un solo sistema.
• Disponer de una plataforma tecnológica
escalable y capaz de dar respuesta a las
necesidades presentes y futuras de la
compañía.
• Mejorar la función logística mediante el
control por lotes de la mercancía y su
gestión por ubicaciones en almacén.
Soluciones y Servicios SAP
SAP Business All-in-One ERP 6.0, Baseline
Package con los siguientes módulos SAP:
• Finanzas (FI)
• Controlling (CO)
• Activos Fijos (AM)
• Compras y Gestión de Materiales (MM)
• Ventas y Distribución (SD)
Lo más destacado
• Las mejoras en el área Logística, en
especial la gestión por lotes de la
mercancía, la posibilidad de consultar el
stock en tiempo real y la integración con
el área de Contabilidad.
• La capacidad de explotación de la
información disponible en el sistema.
Por qué SAP
• SAP dispone de numerosas referencias
de éxito acreditadas en el sector.
• La solución SAP destacó como la más
adecuada para satisfacer las necesidades
presentes y futuras de la compañía, por
su conocimiento de los procesos de
negocio, su flexibilidad y escalabilidad.
Beneficios principales
• Racionalización de todos los procesos, al
adecuarlos al flujo de trabajo de la
solución SAP, con la consiguiente
simplificación, optimización y
automatización de las tareas, que ha
redundado en un incremento de la eficacia
y la productividad.
• Mayor capacidad de respuesta a las
necesidades de los clientes y proveedores
gracias a la integración de todos los
departamentos, el acceso a información
única y centralizada, y a la posibilidad de
consulta en tiempo real de stocks,
precios, plazos de entrega, etc.
• Mejora en la gestión y control de los
costes de la empresa.
Entorno existente
Sistema de gestión integrado.

QUEVEDO DISTRIBUCIÓN PAPELERA, S.A.
RENOVACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA
PARA MEJORAR LA COMPETITIVIDAD
La implantación de SAP en Quevedo Distribución Papelera permitió
integrar todos los departamentos, racionalizar y optimizar los
procesos de negocio, automatizar la gestión del almacén y disponer
de una plataforma tecnológica potente y escalable para afrontar el
crecimiento de la compañía a medio y largo plazo.
Quevedo Distribución Papelera se
dedica a la comercialización y
distribución de papel a nivel nacional
para los sectores de Artes Gráficas y
Editorial. Sus oficinas centrales están
ubicadas en Madrid, y cuenta con
almacenes en esta ciudad y en Valencia,
desde donde articula la distribución de
sus productos al resto de España.
La empresa ha experimentado un intenso
crecimiento en los últimos años y en la
actualidad está inmersa en un fuerte plan
de expansión para potenciar su
capacidad logística, con el fin de mejorar
el nivel de servicio ofrecido a los clientes
y cumplir los objetivos de negocio
previstos para los próximos años.
Situación anterior
Hasta la implantación de SAP, Quevedo
Distribución Papelera disponía de un
sistema integrado, que funcionaba
sobre plataforma Windows y base de
datos Microsoft Access. La
herramienta presentaba importantes
carencias, especialmente en el área
logística y en cuanto a posibilidades de
desarrollo.
Por ejemplo, no permitía la gestión por
lotes de la mercancía, ni el control del
stock disponible mediante ubicaciones
en el almacén. Además, la cantidad y
calidad de los datos ofrecidos no era
suficiente, pues Quevedo demandaba
información más exhaustiva y
especializada. Así mismo la
herramienta no estaba preparada para
crecer con la empresa, que en un
futuro próximo desea abordar la
implantación de soluciones avanzadas
de gestión, tipo CRM (Customer
Relationship Management) y BW
(Business Information Warehouse)
integradas con el resto del sistema, así
como la venta a través de internet.
Por ello, la Dirección optó por implantar
un nuevo ERP que ofreciera garantías
suficientes para satisfacer los retos
actuales y futuros y, muy
especialmente, diera respuesta a las
necesidades de automatización de la
gestión logística.
Se analizaron las distintas alternativas
existentes en el mercado y entre todas
destacó SAP ERP, no sólo por las
numerosas referencias de éxito
acreditadas en el sector, sino por
resultar la herramienta idónea para dar
soporte al plan de crecimiento previsto
por la compañía.
El Proyecto
El partner responsable de la
implantación fue Citius-Avanza,
perteneciente al Grupo Stratesys, con
la solución SAP Business All-in-One,
Baseline Package con los siguientes
módulos SAP:
• Finanzas (FI)
• Controlling (CO)
• Activos Fijos (AM)
• Compras y Gestión de Materiales
(MM)
• Ventas y Distribución (SD)
Los objetivos fundamentales del
proyecto fueron integrar todas las
áreas en un solo sistema, y dotar a la
empresa de las herramientas
tecnológicas necesarias para afrontar
con facilidad y solidez los retos que
pudieran plantear las tendencias del
mercado.
Pero la implantación de la solución SAP
en Quevedo Distribución Papelera no
sólo supuso la renovación de su
plataforma tecnológica, sino también la
racionalización de todos los procesos
internos. Con el objetivo de adecuarlos
en la medida de lo posible a la
funcionalidad estándar y evitar el coste
derivado de desarrollos específicos
que pudieran encarecer el
mantenimiento del sistema, cada tarea
fue optimizada en base a los flujos de
trabajo establecidos por SAP. Ello
redundó en una mejor organización del

“Todos los miembros de la
organización disponen en tiempo
real de la misma información, lo que
constituye un salto cualitativo que se
ha traducido en una respuesta más
rápida y eficiente tanto a clientes
como a proveedores”.
A.M, Director Financiero, Quevedo
negocio, una simplificación de los
procesos y un incremento de la
productividad.
El proyecto apenas duró tres meses,
desde octubre de 2007 hasta enero de
2008, cuando tuvo lugar la entrada en
productivo. Durante este tiempo se
estudiaron las necesidades de la
compañía, se buscó la convergencia
entre los escenarios SAP y los
requisitos de Quevedo, se realizó la
implantación, y para finalizar se llevó a
cabo la formación a los usuarios del
nuevo sistema.
La solución utiliza servidores IBM
XSeries 3400, con sistema operativo
Windows Server 2003 y base de datos
SQL Server 2003.
Beneficios
Tras la implantación, el sistema cubre
las actividades de negocio relacionadas
con la distribución de papel, dando
servicio a los departamentos de
Compras, Ventas, Logística,
Contabilidad y Administración. Todos
ellos comparten una misma visión del
negocio, acceden a información
centralizada y están en disposición de
ofrecer una respuesta más ágil, flexible
y eficiente a los agentes externos,
tanto clientes como proveedores.
La integración y racionalización de los
procesos, unidas a las múltiples
funcionalidades del nuevo sistema, han
redundando en una simplificación de
las tareas administrativas, la reducción
de tiempos y con ello el aumento de
eficacia de los departamentos. Por
ejemplo, se ha automatizado la
elaboración de ofertas comerciales y
se ha agilizado la introducción de
pedidos, tanto de compras como de
ventas. En esta última área se ha
producido un aumento del 50%,
pasando de la introducción diaria de
ciento veinte pedidos a ciento ochenta.
Así mismo, se ha mejorado el proceso
de facturación que ha pasado a
realizarse en una sola hora cuando
antes se tardaban tres horas, además
de la eliminación de los errores que se
venían produciendo en este proceso.
También se ha introducido el control de
mercancías por lotes. Además, es
posible acceder a información en
tiempo real sobre precios, plazos de
entrega y stocks disponibles, no sólo
en el momento actual sino también a
corto plazo (en base a la previsión de
“Nuestro plan de expansión para los próximos años hizo que nos planteásemos la
necesidad de incorporar un sistema de gestión que garantizase la cobertura
necesaria para asegurar el crecimiento de la compañía. Con SAP hemos
conseguido mejorar y racionalizar nuestros procesos de trabajo y la toma de
decisiones y, en suma, una notable mejora en la eficiencia de nuestra actividad,
que sin duda nos permitirá alcanzar los objetivos previstos a medio y largo plazo”.
P. M., Presidente, Quevedo
entradas y salidas de mercancía) lo que
ha redundado en la mejora de la
gestión de los almacenes de Madrid y
Valencia.
Los dos departamentos beneficiados
más directamente por el nuevo sistema
son Comercial y Logística. El primero
ha comprobado cómo el nuevo sistema
contribuye a incrementar el nivel de
servicio ofrecido a los clientes. El
segundo ha conseguido optimizar la
gestión del almacén gracias a la
identificación de los productos por sus
lotes correspondientes, la posibilidad

www.sap.com/spain/pymes
de consultar online los niveles de stock
y la integración con el área de
Contabilidad.
Otras mejoras notables identificadas
por Quevedo han sido la calidad y
coherencia de la información
suministrada por el sistema para
facilitar la toma de decisiones, así
como el control que permite sobre
parámetros determinantes de gestión
como tarifas y precios, costes, etc.
Planes de futuro
Quevedo Distribución Papelera apostó
por SAP como plataforma tecnológica
para soportar su estrategia de
crecimiento a medio y largo plazo,
consciente de que la flexibilidad y
escalabilidad de la herramienta
permitiría dar respuesta a todas las
necesidades futuras.
Con el objetivo de reducir los costes
operativos y mejorar la competitividad
de la compañía, está previsto a corto
plazo implantar el módulo de Gestión
de Ubicaciones (WM) en el nuevo
almacén central de la compañía, y más
adelante abordar el proyecto de
Comercio Electrónico, que permitirá la
venta de sus productos a través de
Internet, además de ofrecer a los
clientes la posibilidad de consultar
online toda la información relativa a sus
pedidos.
Por último, la organización se plantea
implementar en un futuro nuevos
componentes de la plataforma SAP.
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