Procedimiento para el retiro del personal 1. Objetivo ... - Procopal

Procedimiento para el retiro del
personal
Código: GH P – 04
Revisión: 02
Vigencia: Septiembre de 2011
1. Objetivo:
Determinar la metodología para el retiro del personal por:
Terminación de contrato con justa causa y sin justa causa.
Renuncia voluntaria.
Mutuo acuerdo.
Jubilación.
Terminación de contrato a término fijo.
2. Alcance:
Inicio: Análisis de la decisión de retiro del empleado.
Fin: Firma de la liquidación.
3. Definiciones:
3.1 Paz y Salvo: Documento que debe tramitar el empleado, en el que se certifica el
estado de las obligaciones que tiene con las diferentes áreas de la organización (Fondo
de Empleados –Fonagrepal- , Préstamos, Seguros, Celulares, Sistemas, Equipos de
protección personal, Herramientas).
4. Condiciones generales:
4.1 Es responsabilidad del empleado que se va a retirar de la organización tramitar el
formato GH F-16 “Paz y Salvo del Personal y entregarlo al Área de Gestión Humana en el
momento de reclamar la liquidación.
4.2 Si el contrato a finalizar es contrato a término indefinido, debe seguir los lineamientos
de este procedimiento a partir de la actividad No 4.
4.3 Si la persona termina contrato los últimos cinco días de la quincena el pago de la
liquidación se realizará en el pago de la quincena siguiente.
4.4 La decisión de retiro del empleado se debe informar inmediatamente la
Coordinación de Nomina y Seguridad Social.
5. Descripción de las actividades:
Ítem Descripción Registro
1.
2.
El Auxiliar de Gestión Humana, envía correo electrónico con el nombre
completo, # de cedula de ciudadanía, # de prorrogas efectivas y # de
prorrogas posibles a los Jefes que tiene personal con contrato a termino fijo
próximo a vencerse.
El Jefe Inmediato y la Jefatura de Gestión Humana, analizan GH F – 15 Listado
de Vencimiento de Contratos a Término Fijo y definen a que personas se les
terminará el contrato de trabajo o se les prorroga.
Correo
electrónico.
GH F – 15 Listado
de Vencimiento
de Contratos a
Término Fijo.
Revisó: Jefe de Gestión Humana.
Firma: Clara Maria Betancur Gallego.
Aprobó: Subgerente Administrativo.
Firma: Juan Carlos Lopez de Mesa Gutierrez.
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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personal
Código: GH P – 04
Revisión: 02
Vigencia: Septiembre de 2011
Ítem Descripción Registro
3.
El Jefe Inmediato, debe responder por correo electrónico que personas con
contrato a término fijo se les terminará el contrato y continúa con la actividad
No 6 o si se prorrogará finaliza el procedimiento.
En caso de que el contrato a terminar sea personal administrativo debe
continuar con la siguiente actividad.
Correo
electrónico.
Carpetas
autorizaciones de
prórroga.
4.
El Jefe Inmediato diligencia el GH F -13 “Retiro del personal”. Si la terminación
del contrato es por renuncia voluntaria el Jefe Inmediato anexa carta
presentada por el empleado y lo entrega a la Jefatura de Gestión Humana.
GH F -13 “Retiro
del personal”.
y/o Carta de
Renuncia
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Si la persona que se va a retirar de la empresa ocupa uno de los siguientes
cargos; Auxiliar, Encargado, Ingenieros, Coordinador, Jefe, Director o
Subgerente, debe hacer la entrega del puesto de trabajo al Jefe Inmediato o
su delegado dejando registro en el formato GH F-14 “Entrega del Puesto de
Trabajo”.
El Auxiliar de Gestión Humana realiza la(s) carta(s) de aceptación o de
terminación de contrato y la constancia laboral, de acuerdo a las directrices
del documento “GI G - 01 Guía para la elaboración de cartas”. Retira del
Centro de Administración Documental, la hoja de vida del empleado que va a
ser liquidado y le entrega a la Coordinación de Nomina y Seguridad Social para
que continúe con el procedimiento.
La Jefatura de Gestión Humana, cita a las personas que se van a retirar de la
organización y les notifica la fecha en que esto ocurrirá y entrega la orden de
exámenes de retiro y les informa el día y la hora de la entrega de la liquidación.
La Coordinación de Nomina y Seguridad Social, realiza el retiro de la ARP y la
Caja de Compensación Familiar el mismo día de la terminación de contrato,
los retiros de la EPS y Fondo de Pensiones, se realizarán en el pago de la
siguiente autoliquidación.
La Coordinación de Nómina y Seguridad Social, verifica las obligaciones y
beneficios que el empleado tiene con la empresa (Préstamo de vivienda, Plan
de telefonía celular, seguros de vehículo, póliza de vida contributivo y no
contributivo) financieras (Fondo de empleados –FONAGREPAL- y entidades
financieras que tenga convenios con la organización) e informa por correo
electrónico a las partes interesadas.
La Coordinación de Nómina y Seguridad Social realiza la liquidación del
empleado teniendo en cuenta los descuentos a realizar de las obligaciones
que tiene el empleado y las respuestas recibidas por las diferentes entidades.
La Jefatura de Gestión Humana verifica la liquidación, los reportes de retiro de
la seguridad social de la persona y la Subgerencia Administrativa la aprueba.
GH F-14 “Entrega
del Puesto de
Trabajo”.
Carta de
terminación de
contrato.
Constancia
Laboral.
Carta firmada.
Orden de
exámenes de
retiro. Firmada.
Retiro de la ARP y
Caja de
Compensación
Familiar.
Correo
electrónico
(Fondo de
empleados –
FONAGREPAL- y
entidades
financieras que
tenga convenios
con la
organización).
Liquidación.
Reportes de retiro
del empleado.
Liquidación
firmada por la
Jefatura de
Gestión Humana
y Subgerencia
Administrativa.
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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10.
La Jefatura de Gestión Humana contacta a la persona para la firma de
liquidación. En caso en que no se presente en la fecha y el día señalado se
procede a seguir de acuerdo a las normas del código laboral Colombiano.
Liquidación
firmada por la
persona.
6. Control de Registros:
Nombre del
Registro
Responsable
Almacenamiento
Tiempo de
Retención
Disposición
GH F – 13
Retiro del personal.
Correo electrónico
(Fondo de
empleados –
FONAGREPAL- y
entidades
financieras que
tenga convenios
con la
organización).
Carta de
terminación de
contrato.
VoBo Subgerente
Administrativo y
Secretaria General
y firma del
empleado.
Orden de
exámenes de
retiro.
Auxiliar de Gestión
Humana
Coordinador de
Nómina y Seguridad
Social.
Auxiliar de Gestión
Humana
Auxiliar de Gestión
Humana
Nombre de la
Carpeta:
Consecutivo del
empleado.
Archivo:
Centro
de
Administración
Documental
Personal inactivo.
Nombre de la
Carpeta:
Consecutivo del
empleado.
Archivo:
Centro
de
Administración
Documental
Personal inactivo.
Nombre de la
Carpeta:
Consecutivo del
empleado.
Archivo:
Centro
de
Administración
Documental
Personal inactivo.
Nombre de la
Carpeta:
Consecutivo del
empleado.
Archivo:
Centro
de
Administración
Documental
Personal inactivo.
Permanente.
Permanente.
Permanente.
Permanente.
Permanente.
Permanente.
Permanente.
Permanente.
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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personal
Código: GH P – 04
Revisión: 02
Vigencia: Septiembre de 2011
Nombre del
Registro
Liquidación
firmada por la Jefe
de Gestión
Humana y
Subgerente
Administrativo y
firma del
empleado
Reportes de retiro
del empleado de
la seguridad social.
GH F – 15 Listado
de Vencimiento de
Contratos a
Término Fijo
VoBo del
Subgerente
Administrativo y
Jefe de Gestión
Humana. Firma de
recibido de;
Auxiliar de Gestión
Humana y al
Coordinador de
Nómina y
Seguridad Social.
GH F-16 “Paz y
Salvo del Personal”
Responsable Almacenamiento Tiempo de
Nombre de la Retención
Carpeta:
Consecutivo del
empleado.
Auxiliar de
Archivo:
Documentación.
Centro
de
Permanente.
Administración
Documental
Personal inactivo.
Nombre de la
Carpeta:
Auxiliar de Gestión
Humana.
Jefe de Gestión
Humana.
Auxiliar de
Documentación.
Consecutivo
empleado.
Archivo:
Centro
Administración
Documental
Personal inactivo.
del
de
Nombre de la
Carpeta:
Listado
de
Vencimiento de
Contratos.
Archivo:
Ubicado en la
oficina de la Jefe de
Gestión Humana.
Nombre de la
Carpeta:
Consecutivo del
empleado.
Archivo:
Centro
de
Administración
Documental
Personal inactivo.
Permanente.
Un año.
Permanente.
Disposición
Permanente.
Permanente.
CAD.
Permanente.
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