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Procedimiento para el retiro del personal Código: GH P – 04 Revisión: 02 Vigencia: Septiembre de 2011 Ítem Descripción Registro 3. El Jefe Inmediato, debe responder por correo electrónico que personas con contrato a término fijo se les terminará el contrato y continúa con la actividad No 6 o si se prorrogará finaliza el procedimiento. En caso de que el contrato a terminar sea personal administrativo debe continuar con la siguiente actividad. Correo electrónico. Carpetas autorizaciones de prórroga. 4. El Jefe Inmediato diligencia el GH F -13 “Retiro del personal”. Si la terminación del contrato es por renuncia voluntaria el Jefe Inmediato anexa carta presentada por el empleado y lo entrega a la Jefatura de Gestión Humana. GH F -13 “Retiro del personal”. y/o Carta de Renuncia 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Si la persona que se va a retirar de la empresa ocupa uno de los siguientes cargos; Auxiliar, Encargado, Ingenieros, Coordinador, Jefe, Director o Subgerente, debe hacer la entrega del puesto de trabajo al Jefe Inmediato o su delegado dejando registro en el formato GH F-14 “Entrega del Puesto de Trabajo”. El Auxiliar de Gestión Humana realiza la(s) carta(s) de aceptación o de terminación de contrato y la constancia laboral, de acuerdo a las directrices del documento “GI G - 01 Guía para la elaboración de cartas”. Retira del Centro de Administración Documental, la hoja de vida del empleado que va a ser liquidado y le entrega a la Coordinación de Nomina y Seguridad Social para que continúe con el procedimiento. La Jefatura de Gestión Humana, cita a las personas que se van a retirar de la organización y les notifica la fecha en que esto ocurrirá y entrega la orden de exámenes de retiro y les informa el día y la hora de la entrega de la liquidación. La Coordinación de Nomina y Seguridad Social, realiza el retiro de la ARP y la Caja de Compensación Familiar el mismo día de la terminación de contrato, los retiros de la EPS y Fondo de Pensiones, se realizarán en el pago de la siguiente autoliquidación. La Coordinación de Nómina y Seguridad Social, verifica las obligaciones y beneficios que el empleado tiene con la empresa (Préstamo de vivienda, Plan de telefonía celular, seguros de vehículo, póliza de vida contributivo y no contributivo) financieras (Fondo de empleados –FONAGREPAL- y entidades financieras que tenga convenios con la organización) e informa por correo electrónico a las partes interesadas. La Coordinación de Nómina y Seguridad Social realiza la liquidación del empleado teniendo en cuenta los descuentos a realizar de las obligaciones que tiene el empleado y las respuestas recibidas por las diferentes entidades. La Jefatura de Gestión Humana verifica la liquidación, los reportes de retiro de la seguridad social de la persona y la Subgerencia Administrativa la aprueba. GH F-14 “Entrega del Puesto de Trabajo”. Carta de terminación de contrato. Constancia Laboral. Carta firmada. Orden de exámenes de retiro. Firmada. Retiro de la ARP y Caja de Compensación Familiar. Correo electrónico (Fondo de empleados – FONAGREPAL- y entidades financieras que tenga convenios con la organización). Liquidación. Reportes de retiro del empleado. Liquidación firmada por la Jefatura de Gestión Humana y Subgerencia Administrativa. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA Página 2 de 4
Procedimiento para el retiro del personal Código: GH P – 04 Revisión: 02 Vigencia: Septiembre de 2011 Ítem Descripción Registro 10. La Jefatura de Gestión Humana contacta a la persona para la firma de liquidación. En caso en que no se presente en la fecha y el día señalado se procede a seguir de acuerdo a las normas del código laboral Colombiano. Liquidación firmada por la persona. 6. Control de Registros: Nombre del Registro Responsable Almacenamiento Tiempo de Retención Disposición GH F – 13 Retiro del personal. Correo electrónico (Fondo de empleados – FONAGREPAL- y entidades financieras que tenga convenios con la organización). Carta de terminación de contrato. VoBo Subgerente Administrativo y Secretaria General y firma del empleado. Orden de exámenes de retiro. Auxiliar de Gestión Humana Coordinador de Nómina y Seguridad Social. Auxiliar de Gestión Humana Auxiliar de Gestión Humana Nombre de la Carpeta: Consecutivo del empleado. Archivo: Centro de Administración Documental Personal inactivo. Nombre de la Carpeta: Consecutivo del empleado. Archivo: Centro de Administración Documental Personal inactivo. Nombre de la Carpeta: Consecutivo del empleado. Archivo: Centro de Administración Documental Personal inactivo. Nombre de la Carpeta: Consecutivo del empleado. Archivo: Centro de Administración Documental Personal inactivo. Permanente. Permanente. Permanente. Permanente. Permanente. Permanente. Permanente. Permanente. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA Página 3 de 4
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