Tors Asistente Administrativa Choco.pdf - PNUD Colombia

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
Asistente Administrativo y Financiero
Proyectos Seguridad Alimentaria y
Recuperación de Medios de Vida sostenibles en
comunidades afectadas por la Temporada Invernal
2010-2011 en el Departamento de Chocó
I. Información de la Posición
Titulo del cargo:
Contrato
Supervisor:
Sede:
Duración:
Idiomas:
ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Service Contract
Oficial de Programa Área de Pobreza y Desarrollo Sostenible
Bogotá
6 meses renovable
Inglés intermedio (deseable)
II. Contexto Organizacional
El PNUD está desarrollando dos proyectos en el Departamento de Chocó. Por un lado el
“Programa Conjunto de la Ventana Temática de Infancia, Seguridad Alimentaria y Nutrición –
MDG Fund en el Departamento del Chocó” y por otro lado “Recuperación de Medios de Vida
sostenibles en comunidades afectadas por la Temporada Invernal 2010-2011 en el
Departamento de Chocó”. Esta posición de Asistente Admnistrativo y Financiero es para cubrir
las necesidades de ambdos proyectos.
Por un lado, en diciembre de 2006, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD) y el Gobierno de España firmaron un acuerdo trascendental con el fin de establecer un
nuevo fondo que permitiera acelerar los esfuerzos tendientes al logro de los Objetivos de
Desarrollo del Milenio y de respaldar aquellas iniciativas que apuntan a la reforma de Naciones
Unidas a nivel de país. El Gobierno de España ha comprometido un monto de 528 millones de
Euros para el Fondo de Logro de los ODM (F -ODM) a ser programado entre los años 2007 y
2010.
El Fondo operará a través del sistema de desarrollo de la ONU y financiará actividades de
colaboración de la ONU que aprovechan su evidente valor agregado en el sector y en el país en
cuestión, particularmente cuando la fortaleza colectiva de Naciones Unidas es utilizada con el fin
de enfrentar desafíos de desarrollo multidimensionales. El Programa Conjunto de la Ventana
Temática de Infancia, Seguridad Alimentaria y Nutrición.
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El Programa Conjunto (PC) “Las comunidades indígenas y afro colombianas del Chocó
promueven su seguridad alimentaria y nutricional” se basa en el marco de los Derechos
Económicos, Sociales y Culturales y busca reducir brechas, aliviar y mejorar la seguridad
alimentaria y nutricional de los niños y niñas hasta de cinco años de edad, con énfasis en
menores de dos años, mujeres gestantes y madres en lactancia de comunidades indígenas y
afro colombianas ubicadas en nueve municipios del Chocó: Quibdó, Carmen de Atrato, Istmina,
Medio San Juan, Litoral de San Juan, Nóvita, Río Quito, Sipí y Tadó.
Por otro lado, La temporada invernal 2010/2011 ha generado un gran nivel de afectación en el
60% del territorio nacional. Uno de los Departamentos más golpeados es Chocó que presenta
unos altos niveles de afectación tanto en número de familias, como de viviendas y medios de
subsistencia y activos productivos. El número de afectados alcanzó las 252.000 personas, lo cual
equivale a 56.775 familias. Además el número de viviendas afectadas asciende a 15.023. En los
municipios de Alto, Medio y Bajo Baudó se vieron afectadas 44.291 familias que corresponden al
70,2% del total de la población de estos municipios. En estos municipios se registra una
afectación de 7,378 hectáreas. En el municipio de Litoral de San Juan el total de afectados
fueron 9.640, que corresponden al 69% de la población.
De allí que sea pertinente implementar acciones para la recuperación productiva de las
comunidades afectadas. El proyecto tiene el objetivo contribuir a la recuperación de medios de
vida sostenibles de las comunidades más vulnerables, afectadas por la Temporada Invernal
2010-2011 en los municipios de Baudó y Litoral de San Juan. En concreto se quiere recuperar
los medios de vida de las comunidades más vulnerables e incrementar la productividad de las
actividades económicas desarrolladas en el territorio con un enfoque de encadenamientos
productivos.
III. Funciones / Resultados Esperados
De conformidad con los lineamientos del Área de Pobreza y bajo la supervisión del Coordinador/a
Nacional del proyecto, el/la Asistente Admininstrativo y Financiero desempeñará las siguientes
funciones:
1. Asiste al equipo de coordinación en el desarrollo de las actividades administrativas
teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución
eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de
implementación.
2. Lleva registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en
el proyecto, en conformidad con las normas del PNUD. Elabora conciliaciones mensuales
del gasto, entre el estado de gastos oficial enviado por el PNUD, y el registro interno
de las oficinas.
3. Asegura el cumplimiento de las normas administrativas y financieras del PNUD mediante
la elaboración y control por medio informes contables y/o financieros, tanto de de los
socios implementadores, ejecutores o proveedores, para pagos y/o monitoreo previa al
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visto bueno del Coordinador/a Nacional. También se encarga de preparar la
documentación financiera pertinente para las auditorias.
4. Garantiza la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y
adelantos asignados para la oficina nacional y oficinas territoriales.
5. Organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo,
elaboración de documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido.
6. Acompaña y capacita a las organizaciones sociales e instituciones que suscriban
contratos y convenios sobre las normas y procedimientos técnicos y administrativos que
los rigen, orientados a mejorar: la gestión de los recursos y la presentación de informes
de ejecución técnica y financiera.
7. Elabora los planes de adquisiciones y maneja los procesos de compras y adquisiciones
realizados por el proyecto de acuerdo a las normas y procedimientos del PNUD.
8. Atiende la Recepción de forma cordial, eficiente y eficaz, las llamadas telefónicas del
proyecto, asi como los visitantes que lleguen a la oficina.
9. Mantiene al día y en orden el archivo de la Oficina Nacional y oficinas Territoriales
enviado al archivo central en Bogotá conforme a las normas y procedimientos del PNUD.
10. Mantiene actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la
oficina nacional como en las sedes territoriales. Elabora el inventario oficial semestral
para firmas del PNUD.
11. Lleva el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthy Leave
Monitor) para el equipo nacional y equipos territoriales.
12. Las demás funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y
resultados del proyecto/programa dando cumplimiento a las normas PNUD.
13. Las demás funciones que le sean asignadas y sean a fines con la naturaleza del cargo.
IV. Impacto de Resultados
Los principales resultados impactan en la implementación de la estrategia de los 2 proyectos, en
particular en la implementación, gestión y rendición de cuentas de la oficina nacional y las
oficinas territoriales.
V. Competencias y Factores de Exito
Competencias Corporativas:
Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas.
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Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial.
Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos
niveles de diferentes culturas.
Habilidad para trabajar en equipo,y colaboración en su área de responsabilidades.
Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD, en particual en
contextos de crisis y post-conflicto.
Competencias Funcionales:
Gestion del Conocimiento y Aprendizaje
Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y
mejores practicas identificadas dentro y fuera del PNUD.
Promueve la gestion del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la
oficina a traves de liderazgo y ejemplo personal.
Liderazgo y Auto Gestión
Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
Demuestra una actitud positiva y constructiva.
Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
Demostra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.
Fija metas y estandares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto.
Orientacion a Resultado y Eficacia Operacional
Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con
la gestión de los resultados.
Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
Habilidad para formular y manejar presupuestos
Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en
particular excel
VI. Cualificaciones para Reclutamiento
Educacion:
Experiencia:
Profesional acreditado en áreas afines a las ciencias administrativas, contables
y financieras.
Dos ( 2 ) años de experiencia en la gestión administrativa y financiera de
programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales.
Experiencia progresiva en temas relacionados con administración y manejo de
presupuestos.
Experiencia en Auditorias internas de Proyectos del Sistema de Naciones
Unidas.
Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de
oficina (MS Word, Excel, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base
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de datos, así como en el manejo de sistemas administrativos basados en
Internet.
Conocimiento
Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos
particularmente en relación con las dinámicas de conflicto
Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja
Se valorará el conocimiento de reglas y procedimientos administrativos del
PNUD y manejo de ATLAS.
Idiomas:
Manejo fluido de español e inglès intermedio (deseable).
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