ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL ... - Alcaldía de Tame
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<strong>ASPECTOS</strong> <strong>GENERALES</strong> <strong>DEL</strong> <strong>CONTROL</strong> INTERNO<br />
<strong>CONTROL</strong> FISCAL A PARTIR DE LA CONSTITUCION DE 1991.<br />
Ante la creencia y convencimiento <strong>de</strong> que los sistemas <strong>de</strong> control ejercidos<br />
por los entes fiscalizadores <strong>de</strong>l estado (Contralorías), referidos al control<br />
previo, no habían ayudado a prevenir el <strong>de</strong>spilfarro y la corrupción <strong>de</strong> las<br />
administraciones, al contrario incitaban al clientelismo, el favoreciemiento y<br />
la falta <strong>de</strong> ética, que con llevaron a la corrupción <strong>de</strong> todo tipo, se creo en los<br />
constituyentes el anhelo <strong>de</strong> modificar los temas referentes a los controles<br />
que se ejercen en la administración pública, inclinándose mas al tema <strong>de</strong>l<br />
Control fiscal.<br />
Dentro <strong>de</strong> las modificaciones que presenta la Constitución <strong>de</strong> 1991, en lo<br />
que respecta al control sobre las actuaciones <strong>de</strong> la administración pública<br />
encontramos la forma <strong>de</strong> nombrar al Contralor, que antes <strong>de</strong> la constitución<br />
<strong>de</strong>l 91, este nombramiento lo realizaba una sola cámara, siendo el congreso<br />
en pleno quien aprueba el presupuesto.<br />
A partir <strong>de</strong>l la Constitución <strong>de</strong> 1991, el Contralor General <strong>de</strong>l la nación es<br />
elegido por el Congreso en pleno, para periodo <strong>de</strong>terminado y <strong>de</strong> terna<br />
presentada a razón <strong>de</strong> uno por la Corte Constitucional, Corte Suprema <strong>de</strong><br />
Justicia y Consejo <strong>de</strong> Estado.<br />
Otro cambio <strong>de</strong> trascen<strong>de</strong>ncia para los organismos <strong>de</strong> control <strong>de</strong> la nación
es el otorgamiento <strong>de</strong> Autonomía Administrativa, Financiera y técnica en la<br />
ejecución <strong>de</strong> su actividad propia, extendiéndose a los entes territoriales,<br />
Departamento, Municipio.<br />
En tercer lugar se adoptó el concepto <strong>de</strong> control como sistema don<strong>de</strong> se<br />
aplican los principios generales <strong>de</strong> la administración, consagrados en el<br />
articulo 209 <strong>de</strong> la Constitución Política en los términos siguientes.<br />
¨ La Función Administrativa está al servicio <strong>de</strong> los intereses generales y se<br />
<strong>de</strong>sarrolla con fundamento en los principios <strong>de</strong> igualdad, moralidad, eficacia,<br />
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la<br />
<strong>de</strong>scentralización, la <strong>de</strong>legación y la <strong>de</strong>sconcentración <strong>de</strong> funciones. Las<br />
autorida<strong>de</strong>s administrativas <strong>de</strong>ben coordinar sus actuaciones para el<br />
a<strong>de</strong>cuado cumplimiento <strong>de</strong> los fines <strong>de</strong>l estado. La administración publica en<br />
todos sus or<strong>de</strong>nes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos<br />
que señale la ley ¨.<br />
A<strong>de</strong>más <strong>de</strong> darle al control la función administrativa, la Constitución Nacional<br />
estableció dos momentos en el proceso <strong>de</strong> control: El control Interno ejercido<br />
por la entidad y el Control Posterior y Selectivo que ejercen los organismos<br />
<strong>de</strong> control <strong>de</strong>l estado <strong>de</strong>nominadas Contralorías.<br />
El Control Posterior y Selectivo se introduce con el animo <strong>de</strong> racionalizar el<br />
uso <strong>de</strong> los recursos y fortalecer la administración publica, mediante la
evaluación <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> las metas <strong>de</strong> la entidad y como muestra <strong>de</strong><br />
la autonomía <strong>de</strong>l ente fiscalizador en relación con la entidad que ejecuta.<br />
4.2 <strong>CONTROL</strong> INTERNO.<br />
Dentro <strong>de</strong> la mo<strong>de</strong>rnización <strong>de</strong>l<br />
Estado, este <strong>de</strong>fine su nuevo accionar,<br />
asignando acciones, funciones y <strong>de</strong>beres que obligan al aparato <strong>de</strong>l estado a<br />
hacer eficiente, concentrando su accionar en espacios específicos y<br />
fundamentales para su <strong>de</strong>sarrollo institucional.<br />
Como esta consagrado en la Constitución Nacional y reglamentado por la<br />
ley, el propósito <strong>de</strong>l estado es garantizar que los principios allí consagrados,<br />
se ejecuten en la practica, permitiendo la reformulación <strong>de</strong> funciones <strong>de</strong> los<br />
organismos encargados <strong>de</strong> la vigilancia y el control <strong>de</strong> los resultados <strong>de</strong> cada<br />
una <strong>de</strong> las acciones que ejecute el estado.<br />
Atrás quedó la época don<strong>de</strong> el control Fiscal era sinónimo <strong>de</strong> prácticas<br />
obsoletas, que en nada contribuían a llevar la responsabilidad y eficiencia <strong>de</strong><br />
la administración publica. El mo<strong>de</strong>rno control fiscal, pasa por la construcción<br />
<strong>de</strong> a<strong>de</strong>cuados sistemas <strong>de</strong> control interno, que comprometen a todos los<br />
funcionarios con el mejoramiento <strong>de</strong> la calidad <strong>de</strong> la administración.<br />
4.2.1 Marco Constitucional. A las entida<strong>de</strong>s Territoriales se les ha asignado<br />
la función <strong>de</strong> aplicar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> su administración, mecanismos que permitan
conocer la Calidad y la eficiencia <strong>de</strong> la administración, <strong>de</strong>terminado por la<br />
constitución Nacional en los siguientes artículos:<br />
Articulo 2: ¨ Son fines esenciales <strong>de</strong>l Estado: servir a<br />
la comunidad,<br />
promover la prosperidad general y garantizar la efectividad <strong>de</strong> los principios,<br />
<strong>de</strong>rechos y <strong>de</strong>beres consagrados en la constitución; facilitar la Participación<br />
<strong>de</strong> todos en las <strong>de</strong>cisiones que los afecta y en la vida económica, política,<br />
administrativa y cultural <strong>de</strong> la Nación; Defen<strong>de</strong>r la In<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia Nacional,<br />
mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacifica y la<br />
vigencia <strong>de</strong> un or<strong>de</strong>n justo¨.<br />
Articulo 209: ¨ La función Administrativa esta al servicio <strong>de</strong> los intereses<br />
generales y se <strong>de</strong>sarrolla con fundamento en los principios <strong>de</strong> igualdad,<br />
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,<br />
mediante la <strong>de</strong>scentralización, la <strong>de</strong>legación y la <strong>de</strong>sconcentración <strong>de</strong><br />
funciones.<br />
Las autorida<strong>de</strong>s administrativas <strong>de</strong>ben coordinar sus actuaciones para el<br />
a<strong>de</strong>cuado cumplimiento <strong>de</strong> los fines <strong>de</strong>l estado. La administración Publica,<br />
en todos sus or<strong>de</strong>nes, tendrá un control interno que se ejercerá en los<br />
términos que señale la ley.<br />
Articulo 267: ¨El control Fiscal es una Función Publica que ejercerá la<br />
Contraloría General <strong>de</strong> la República, la cual vigila la gestión fiscal <strong>de</strong> la
administración y <strong>de</strong> los particulares o entida<strong>de</strong>s que manejen fondos o<br />
bienes <strong>de</strong> la Nación.<br />
La vigilancia <strong>de</strong> la gestión <strong>de</strong>l estado incluye el ejercicio <strong>de</strong> un control<br />
financiero, <strong>de</strong> gestión y resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la<br />
equidad y la valoración <strong>de</strong> los costos ambientales. En los casos<br />
excepcionales, previstos por la ley, la contraloría podrá ejercer el control<br />
posterior sobre cuentas <strong>de</strong> cualquier entidad territorial.<br />
Articulo 268: ¨El Contralor General <strong>de</strong> la República tendrá las siguientes<br />
atribuciones.<br />
• Conceptuar sobre la calidad y eficiencia <strong>de</strong>l control fiscal interno <strong>de</strong> las<br />
entida<strong>de</strong>s y organismos <strong>de</strong>l estado.<br />
• Dictar normas generales para armonizar los sistemas <strong>de</strong> control fiscal <strong>de</strong><br />
todas las entida<strong>de</strong>s publicas <strong>de</strong>l or<strong>de</strong>n Nacional y Territorial¨.<br />
Articulo 269: ¨En las entida<strong>de</strong>s publicas, las autorida<strong>de</strong>s correspondientes<br />
están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza <strong>de</strong> sus funciones,<br />
métodos y procedimientos <strong>de</strong> control interno, <strong>de</strong> conformidad con lo que<br />
disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la<br />
contratación <strong>de</strong> dichos servicios con empresas privadas Colombianas¨.
4.2.2 Marco Legal. Por ser tema relativamente nuevo en la normatividad<br />
colombiana, existen dos disposiciones legales que regulan o rigen el aspecto<br />
<strong>de</strong>l control interno, las cuales enmarcan las pautas para su creación y su<br />
efectivo <strong>de</strong>sarrollo. A<strong>de</strong>más se ha proferido <strong>de</strong>creto y directiva presi<strong>de</strong>ncial,<br />
que amplían los vacíos <strong>de</strong>jados en la ley.<br />
4.2.2.1 Ley 42 <strong>de</strong> 1993. Es una norma legal que trata la Organización <strong>de</strong><br />
los sistemas <strong>de</strong> Control Fiscal Financiero y los organismos que lo ejercen.<br />
En su Articulo 9. <strong>de</strong>fine los tipos <strong>de</strong> controles que <strong>de</strong>ben ser ejercidos por<br />
las entida<strong>de</strong>s publicas para lograr una a<strong>de</strong>cuada marcha <strong>de</strong> la<br />
administración publica, igualmente señala aspectos que hacen efectiva la<br />
función fiscalizadora <strong>de</strong>l estado a través <strong>de</strong> la Contraloría general <strong>de</strong> la<br />
República, organismo que se fortalece al concedérsele mecanismos<br />
a<strong>de</strong>cuados para lograr su finalidad.<br />
El artículo 18 dice ¨la evaluación <strong>de</strong>l control interno es el análisis <strong>de</strong> los<br />
sistemas <strong>de</strong> control <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s sujetas a la vigilancia, con el fin <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>terminar la calidad <strong>de</strong> los mismos, el nivel <strong>de</strong> confianza que les pue<strong>de</strong><br />
otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento <strong>de</strong> sus objetivos.<br />
El contralor General <strong>de</strong> la República reglamentara los métodos y<br />
procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.
4.2.2.2 Ley 87 <strong>de</strong> 1993. Esta ley reglamenta el sistema <strong>de</strong> control interno<br />
en el sentido estricto como aparece en su preámbulo “ por la cual se<br />
establecen normas para el ejercicio <strong>de</strong>l control interno en las entida<strong>de</strong>s y<br />
organismos <strong>de</strong>l estado y se dictan otras disposiciones.<br />
Esta norma <strong>de</strong>termina aspectos fundamentales para el ejercicio <strong>de</strong>l control<br />
interno en las entida<strong>de</strong>s territoriales, <strong>de</strong>terminando los siguientes aspectos:<br />
Definición <strong>de</strong>l control Interno.<br />
Objetivos <strong>de</strong>l Control Interno.<br />
Características <strong>de</strong>l Control Interno.<br />
Elementos <strong>de</strong>l Sistema <strong>de</strong> control Interno<br />
Campo <strong>de</strong> aplicación <strong>de</strong> la ley<br />
Responsabilidad <strong>de</strong>l control interno<br />
Contratación <strong>de</strong>l servicio <strong>de</strong> control interno con empresas privadas<br />
Evaluación y control <strong>de</strong> gestión en las organizaciones<br />
Definición <strong>de</strong> la unidad u oficina <strong>de</strong> coordinación <strong>de</strong>l control interno<br />
Jefe <strong>de</strong> la unidad u oficina <strong>de</strong> coordinación <strong>de</strong>l control interno<br />
Función <strong>de</strong> los auditores internos<br />
Comité coordinador <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control interno<br />
Informe <strong>de</strong> los funcionarios <strong>de</strong>l control interno<br />
Términos <strong>de</strong> aplicación y vigencia <strong>de</strong> esta ley.<br />
4.2.2.3 Decreto 1826 <strong>de</strong> 1994. Reglamenta parcialmente la ley 87 <strong>de</strong>
1993,en sus artículos 9.13. referentes a la creación <strong>de</strong> unida<strong>de</strong>s u oficinas<br />
<strong>de</strong> control interno<br />
para los ministerios y Departamentos administrativos<br />
don<strong>de</strong> no existan oficinas, las cuales <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>rán <strong>de</strong>l <strong>de</strong>spacho <strong>de</strong>l<br />
respectivo Ministerio y/o Departamento administrativo.<br />
A<strong>de</strong>más <strong>de</strong>termina la creación <strong>de</strong> los Comités <strong>de</strong> Coordinación <strong>de</strong>l Sistema<br />
<strong>de</strong> control Interno Como órgano <strong>de</strong> Coordinación y Asesoría <strong>de</strong>l Ministro y/o<br />
Director correspondiente. Su conformación y funciones para cada comité.<br />
4.2.2.4 Directiva Presi<strong>de</strong>ncial No 07. Contiene el Programa <strong>de</strong>l gobierno<br />
para la Racionalización y simplificación <strong>de</strong> tramites, con el fin <strong>de</strong> los<br />
procesos administrativos, elevar su eficacia y pertinencia, y propiciar una<br />
mejor relación ente la administración Publica, los Ciudadanos y particulares.<br />
Plantea mecanismos para buscar la eficiencia <strong>de</strong>l estado a través <strong>de</strong>:<br />
Eliminación <strong>de</strong> Tramites<br />
Simplificación y Mejoramiento <strong>de</strong> los tramites<br />
Concentración <strong>de</strong> Tramites<br />
Criterios generales para la racionalización y simplificación <strong>de</strong> tramites.<br />
4.3 DEFINICIÓN.<br />
Por ser el control interno un sistema y tema reciente, no son numerosas las<br />
<strong>de</strong>finiciones existentes, pero no por esto la ley y la doctrina buscan una
<strong>de</strong>finición que se acerque a la mas clara y consistente<br />
4.3.1 Conceptos Tradicionales. Se Entien<strong>de</strong> control Interno como el Plan <strong>de</strong><br />
Organización y los métodos y procedimientos coordinados que hallan<br />
establecidos o establezcan los directores o Administradores <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s<br />
tendientes a verificar la legalidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad<br />
<strong>de</strong> las transacciones y operaciones efectuadas por la administración <strong>de</strong> tales<br />
entida<strong>de</strong>s. 1<br />
El Control Interno Administrativo abarca todo el sistema <strong>de</strong> organización<br />
Política, procedimientos<br />
y practicas empleadas para administrar las<br />
operaciones <strong>de</strong> una entidad y promover el cumplimiento <strong>de</strong> las<br />
responsabilida<strong>de</strong>s asignadas en forma efectiva para alcanzar los resultados<br />
<strong>de</strong>seados. 2<br />
El control Interno compren<strong>de</strong> el plan <strong>de</strong> Organización y el conjunto <strong>de</strong><br />
métodos y medidas adoptadas <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> una entidad, para salvaguardar sus<br />
recursos, verificar su exactitud y verificar la veracidad <strong>de</strong> la información<br />
financiera y administrativa; promover la eficiencia en las operaciones,<br />
estimular la importancia <strong>de</strong> la política prescrita y lograr la importancia <strong>de</strong> las<br />
metas y objetivos programados. 3<br />
1 Proyecto <strong>de</strong> ley <strong>de</strong> control interno presentado por Arthur An<strong>de</strong>rsson y Planeación Nacional<br />
2 Biblioteca <strong>de</strong> auditoria y finanzas en el sector publico<br />
3 Manual <strong>de</strong> procedimientos generales <strong>de</strong> auditoria financiera, contraloría general <strong>de</strong> la<br />
República.
4.3.2 Conceptos Legales. ¨ Se entien<strong>de</strong> por control interno el sistema<br />
integrado por el esquema <strong>de</strong> organización y el conjunto <strong>de</strong> planes, métodos,<br />
principios, normas, procedimientos y mecanismos <strong>de</strong> verificación y<br />
evaluación adoptados por una entidad, con el fin <strong>de</strong> procurar que todas las<br />
activida<strong>de</strong>s, operaciones y actuaciones, así como la administración <strong>de</strong> la<br />
información y los recursos se realicen <strong>de</strong> acuerdo con las normas<br />
constitucionales y legales vigentes <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> las políticas trazadas por la<br />
dirección y en atención a las metas u objetivos propuestos 4<br />
• El análisis <strong>de</strong> control <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s sujetas a la vigilancia, con el fin <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>terminar la calidad <strong>de</strong> los mismos, el nivel <strong>de</strong> confianza que se les<br />
pueda integrar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento <strong>de</strong> sus<br />
objetivos¨5<br />
4.3.3 Conceptos doctrinarios. EL conjunto <strong>de</strong> planes, sistemas, métodos y<br />
procedimientos necesarios para garantizar que todas las activida<strong>de</strong>s,<br />
operaciones y actuaciones <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s y organismos que realicen <strong>de</strong><br />
conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes; que los<br />
bienes y recursos bajo su custodia sean administrados eficientemente y<br />
<strong>de</strong>bidamente protegidos contra el frau<strong>de</strong>, malgaste y abuso; y que las<br />
transacciones financieras sean registradas a<strong>de</strong>cuada y oportunamente,<br />
4 Ley 87 <strong>de</strong> 1993, Artículo primero<br />
5 Ley 42 <strong>de</strong> 1993, Artículo 18
todos estos con los principios <strong>de</strong> la función Administrativa.<br />
Métodos y medidas adoptadas para lograr la máxima eficiencia <strong>de</strong> las formas<br />
<strong>de</strong> operar una entidad, permitiendo el cumplimiento <strong>de</strong> sus objetivos.<br />
Conjunto <strong>de</strong> métodos, planes y programas <strong>de</strong>sarrollados por una entidad con<br />
el fin <strong>de</strong> evaluara los procedimientos y técnicas <strong>de</strong> las operaciones<br />
realizadas en cumplimiento <strong>de</strong> los parámetros trazados por la propia<br />
administración.<br />
Sistema integrado que permite medir el grado <strong>de</strong> eficiencia y eficacia <strong>de</strong> una<br />
organización, y los resultados alcanzados, con aplicación <strong>de</strong>l principio <strong>de</strong><br />
economía, celeridad, imparcialidad, eficacia, moralidad y publicidad.<br />
Mecanismo Utilizado para la evaluación <strong>de</strong> los resultados <strong>de</strong> una entidad en<br />
relación con los objetivos propuestos, haciendo las correcciones necesarias<br />
y oportunas, evitando caer en costos innecesarios y en <strong>de</strong>sviaciones <strong>de</strong> las<br />
metas inicialmente planteadas.<br />
Es el Plan <strong>de</strong> Organización y métodos adoptados <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> la entidad, con el<br />
fin <strong>de</strong> proteger y salvaguardar los activos, dificultando la comisión <strong>de</strong> frau<strong>de</strong>s<br />
o errores no intencionales que se traduzcan en perdida; a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> asegurar<br />
el grado <strong>de</strong> confianza <strong>de</strong> la información contable financiera y <strong>de</strong>más áreas<br />
administrativas, promover la eficiencia operativa y garantizar la adhesión a
las políticas establecidas por la entidad.<br />
4.4 PRINCIPIOS <strong>DEL</strong> <strong>CONTROL</strong> INTERNO.<br />
Para el diseño y el ejercicio <strong>de</strong>l control interno <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> una entidad<br />
territorial se <strong>de</strong>be contar con los principios <strong>de</strong>terminados por la ley, en busca<br />
<strong>de</strong> la mo<strong>de</strong>rnización <strong>de</strong>l estado, en consecuencia se <strong>de</strong>be concebirse y<br />
organizarse <strong>de</strong> tal manera que su ejercicio sea intrínseco<br />
al <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong><br />
las funciones <strong>de</strong> todos los cargos existentes en la entidad, y en particular <strong>de</strong><br />
las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad y mando.<br />
Dentro <strong>de</strong> los principios consagrados por la, ley 87 <strong>de</strong> 1993 en su articulo<br />
Primero encontramos:<br />
4.4.1 Igualdad. Las actuaciones y/o activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>ben ser orientadas<br />
afectivamente hacia el interés general, sin privilegios a grupos especiales.<br />
4.4.2 Moralidad. Que las Operaciones realizadas sean acatando no solo las<br />
normas constitucionales y legales, si no los principio éticos y morales que<br />
rigen la sociedad.<br />
4.4.3 Economía. Que en igual <strong>de</strong> condiciones <strong>de</strong> calidad y oportunidad la<br />
provisión <strong>de</strong> bienes y servicios se haga al mínimo costo.<br />
4.4.4 Eficacia. Que los resultados se logren <strong>de</strong> manera oportuna y guar<strong>de</strong>n
elación con los objetivos y metas propuestas por la organización.<br />
4.4.5 Eficiencia. Que la asignación <strong>de</strong> los recursos sea las mas a<strong>de</strong>cuada<br />
en función <strong>de</strong> los objetivos y metas institucionales para maximizar los<br />
resultados.<br />
4.4.6 Imparcialidad. I<strong>de</strong>ntificar los receptores <strong>de</strong> la acción económica y<br />
analizar la distribución <strong>de</strong> costos y beneficios entre sectores económicos,<br />
sociales y entes territoriales, sin favorecer a ninguna <strong>de</strong> las partes.<br />
4.4.7 Celeridad. Es la Capacidad <strong>de</strong> respuesta oportuna <strong>de</strong> la entidad a las<br />
necesida<strong>de</strong>s sociales, que están <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> ámbito <strong>de</strong> competencia.<br />
4.4.8 Publicidad. Obtener la mayor transparencia posible en las<br />
actuaciones, mostrando la gestión <strong>de</strong> tal manera que nadie pueda ser<br />
ten<strong>de</strong>nciosamente afectado en sus intereses.<br />
4.4.9 Valoración <strong>de</strong> los costos Ambientales. Cuantificación <strong>de</strong>l impacto por<br />
el uso o <strong>de</strong>terioro <strong>de</strong> los recursos naturales y el medio ambiente, y evaluara<br />
la gestión <strong>de</strong> protección, conservación, uso y explotación <strong>de</strong> los mismos; es<br />
<strong>de</strong>cir lograr los mayores resultados con el menor efecto sobre el medio<br />
ambiente.<br />
4.5 OBJETIVOS <strong>DEL</strong> <strong>CONTROL</strong> INTERNO.
Todo Sistema <strong>de</strong> control Interno que adopte una entidad <strong>de</strong> la<br />
Administración Publica <strong>de</strong>be incluir en el diseño y <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l control<br />
Interno las nuevas ten<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong>l estado colombiano, las cuales se basan<br />
en la mo<strong>de</strong>rnización <strong>de</strong>l estado y la búsqueda <strong>de</strong> la eficiencia.<br />
Respecto a la mo<strong>de</strong>rnización <strong>de</strong>l estado se <strong>de</strong>be tener en cuenta las nuevas<br />
normativida<strong>de</strong>s existentes como la eliminación <strong>de</strong> los tramites y <strong>de</strong>smedido<br />
intervencionismo <strong>de</strong>l estado; con miras a garantizar un servicio a<strong>de</strong>cuado.<br />
Acerca <strong>de</strong> la eficiencia se <strong>de</strong>be tener en cuenta el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> las diversa<br />
actuaciones públicas, con alto grado <strong>de</strong> responsabilidad y pertenencia en el<br />
cumplimiento <strong>de</strong> dichas metas.<br />
La implementación <strong>de</strong> un sistema <strong>de</strong> control interno, se <strong>de</strong>be orientar a la<br />
optimización <strong>de</strong> los procesos <strong>de</strong>sarrollados por la entidad en busca <strong>de</strong> los<br />
siguientes objetivos generales:<br />
a) Garantizar el acatamiento <strong>de</strong> la normatividad legal y administrativa,<br />
atinente a la entidad.<br />
b) Garantizar la producción <strong>de</strong> información financiera, administrativa y <strong>de</strong><br />
gestión veraz, así como su entrega oportuna a los niveles a<strong>de</strong>cuados.
c) Garantizar la salvaguarda <strong>de</strong> los activos <strong>de</strong> la entidad así como los<br />
puestos bajo su custodia.<br />
d) Fomentar la Eficiencia y eficacia Operacional<br />
e) Asegurar el Cumplimiento <strong>de</strong> la misión, objetivos, metas, políticas <strong>de</strong> la<br />
Institución.<br />
f) Obligar y responsabilizar a los niveles directivos y ejecutivos a ejercer una<br />
mayor y mejor supervisión ( Control)<br />
en las operaciones <strong>de</strong> sus<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias ( autocontrol).<br />
Atendiendo los Principios Constitucionales que <strong>de</strong>be Caracterizar<br />
la<br />
Administración Publica, el Diseño y el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control<br />
interno se orientará al logro <strong>de</strong> los siguientes objetivos fundamentales o<br />
específicos:<br />
1. Proteger los recursos <strong>de</strong> la organización, buscando su a<strong>de</strong>cuada<br />
administración ante posibles riesgos que los afecten.<br />
2. Garantizar la Eficacia, Eficiencia y Economía en todas las operaciones,<br />
promoviendo y facilitando la correcta ejecución <strong>de</strong> las funciones y activida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong>finidas para el logro <strong>de</strong> la Misión Institucional.<br />
3. Velar porque todas las activida<strong>de</strong>s y recursos <strong>de</strong> la organización estén
dirigidos al cumplimiento <strong>de</strong> los objetivos <strong>de</strong> la entidad.<br />
4. Garantizar la Correcta evaluación y seguimiento <strong>de</strong> la gestión<br />
organizacional.<br />
5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad <strong>de</strong> la información y sus registros.<br />
6. Definir y Aplicar Medidas para prevenir los riesgos, <strong>de</strong>tectar y corregir las<br />
<strong>de</strong>sviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el<br />
logro <strong>de</strong> sus objetivos.<br />
7. Garantizar que el sistema <strong>de</strong> control Interno disponga <strong>de</strong> sus propios<br />
mecanismos <strong>de</strong> evaluación y verificación.<br />
8. Velar por que la entidad disponga <strong>de</strong> procesos <strong>de</strong> planeación y<br />
mecanismos a<strong>de</strong>cuados para el diseño y <strong>de</strong>sarrollo organizacional, <strong>de</strong><br />
acuerdo con su naturaleza y características.<br />
4.6 ELEMENTOS <strong>DEL</strong> <strong>CONTROL</strong> INTERNO<br />
Para la creación <strong>de</strong> Manuales y <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> los sistemas <strong>de</strong> Control interno<br />
<strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> una entidad territorial, se <strong>de</strong>be tener en cuenta los elementos que<br />
faciliten el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> sus activida<strong>de</strong>s, o procesos para agilizar las<br />
transacciones. políticas y planes que incrementen sus recursos.
De igual manera se <strong>de</strong>be tener un conocimiento claro <strong>de</strong>l manejo <strong>de</strong>l<br />
personal y <strong>de</strong> cada una <strong>de</strong> las funciones que <strong>de</strong>sarrolla todo servidor publico.<br />
A través <strong>de</strong> la historia se han creado diferentes parámetros que permiten el<br />
<strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> cada una <strong>de</strong> estas<br />
activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l control; En el Proceso<br />
Colombiano <strong>de</strong> Control interno, por ser este nuevo en la Administración<br />
Municipal, la ley ha <strong>de</strong>terminado los siguientes elementos a tener en cuenta<br />
para la orientación en el diseño y aplicación <strong>de</strong>l control interno, los cuales los<br />
estipula en el articulo 4 <strong>de</strong> la ley 87 <strong>de</strong> 1993 así: ¨Elementos para el sistema<br />
<strong>de</strong> control interno:<br />
Toda entidad bajo la responsabilidad <strong>de</strong> sus directivos <strong>de</strong>be por lo menos<br />
implementar los siguientes aspectos, que <strong>de</strong>ben orientar la aplicación <strong>de</strong>l<br />
Control Interno.<br />
a - Establecimiento <strong>de</strong> objetivos y metas, tanto generales como especificas,<br />
así como la formulación <strong>de</strong> los planes operativos que sean necesarios.<br />
b- Definición <strong>de</strong> políticas como guías <strong>de</strong> acción y procedimientos para la<br />
ejecución <strong>de</strong> los procesos<br />
c- Adopción <strong>de</strong> un sistema <strong>de</strong> organización a<strong>de</strong>cuado para ejecutar los<br />
planes
d- Delimitación precisa <strong>de</strong> la autoridad y los niveles <strong>de</strong> responsabilidad.<br />
e- Adopción <strong>de</strong> normas para la protección y utilización racional <strong>de</strong> los<br />
recursos.<br />
f- Dirección y administración <strong>de</strong>l personal conforme a un sistema <strong>de</strong> méritos<br />
y sanciones.<br />
g- Aplicación <strong>de</strong> las recomendaciones resultantes <strong>de</strong> las evaluaciones <strong>de</strong>l<br />
control interno.<br />
h. Establecimiento <strong>de</strong> mecanismos que faciliten el control ciudadano a la<br />
gestión <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s.<br />
i. Establecimiento <strong>de</strong> sistemas mo<strong>de</strong>rnos <strong>de</strong> información que faciliten la<br />
gestión y el control.<br />
j. Organización <strong>de</strong> métodos confiable para la evaluación <strong>de</strong> la gestión.<br />
k. Establecimiento <strong>de</strong> programas <strong>de</strong> inducción, capacitación y actualización<br />
<strong>de</strong> directivas y <strong>de</strong>más personal <strong>de</strong> la entidad.<br />
l. Simplificación y actualización <strong>de</strong> normas y procedimientos. ¨
4.7 ESTRUCTURA <strong>DEL</strong> <strong>CONTROL</strong> INTERNO<br />
La estructura <strong>de</strong>l Sistema <strong>de</strong> control interno esta conformada por los<br />
controles financieros, administrativos, <strong>de</strong> gestión y <strong>de</strong> legalidad.<br />
4.7.1 Control <strong>de</strong> legalidad. Es la comprobación <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> las<br />
normas y procedimientos <strong>de</strong>terminados en la realización <strong>de</strong> las operaciones<br />
Económicas, Financieras, Administrativas o <strong>de</strong> carácter que se a<strong>de</strong>lanten en<br />
las instituciones.<br />
4.7.2 Control Financiero. Es el examen que se realiza con base en las<br />
normas <strong>de</strong> auditoria, <strong>de</strong> aceptación general, para establecer si los estados<br />
financiero <strong>de</strong> una entidad reflejan razonablemente el resultado <strong>de</strong> sus<br />
operaciones y los cambios que en su situación financiera, comprobando que<br />
en la elaboración <strong>de</strong> los mismos y en las transacciones y operaciones que<br />
los originara, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las<br />
autorida<strong>de</strong>s competentes y los principios <strong>de</strong> contabilidad universalmente<br />
aceptado o prescritos por el Contador General.<br />
4.7.3 Control Administrativo. Compren<strong>de</strong> el plan <strong>de</strong> organización sobre los<br />
procedimientos y registros, relacionados con la adopción <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisiones por<br />
las que se rigen el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones<br />
<strong>de</strong> manera que fomente la eficiencia <strong>de</strong> las operaciones, las observancias <strong>de</strong><br />
normas y políticas prescritas y el logro <strong>de</strong> las metas y objetivos programados.
El control administrativo sienta las bases que permiten el examen y<br />
evaluación <strong>de</strong> los procesos <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisión en cuanto al grado <strong>de</strong> eficiencia,<br />
efectividad y economía. El control interno Administrativo pue<strong>de</strong> abarcar<br />
análisis estadístico, estudios <strong>de</strong> tiempos y movimientos, informes <strong>de</strong><br />
rendimientos, programa <strong>de</strong> capacitación <strong>de</strong> empleados y controles <strong>de</strong><br />
calidad.<br />
4.7.4 Control <strong>de</strong> Gestión. Es el examen <strong>de</strong> eficiencia y eficacia <strong>de</strong> las<br />
entida<strong>de</strong>s en la administración <strong>de</strong> los recursos públicos, <strong>de</strong>terminada<br />
mediante la evaluación <strong>de</strong> sus procesos administrativos, la utilización <strong>de</strong><br />
indicares <strong>de</strong> rentabilidad publica y <strong>de</strong>sempeño y la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> la<br />
distribución <strong>de</strong>l exce<strong>de</strong>nte que estos producen, así como los beneficiarios <strong>de</strong><br />
su actividad.<br />
4.8 NORMAS <strong>GENERALES</strong> DE <strong>CONTROL</strong> INTERNO<br />
Las medidas y los reglamentos a los que se <strong>de</strong>be respon<strong>de</strong>r un sistema <strong>de</strong><br />
control interno constituyen el mismo. El establecimiento <strong>de</strong> normas <strong>de</strong> control<br />
interno resulta particularmente necesario en el sector publico, dada su<br />
magnitud, volumen <strong>de</strong> transacciones y multiplicidad <strong>de</strong> documentos. Así<br />
mismo esta necesidad es evi<strong>de</strong>nte por el hecho <strong>de</strong> que las disposiciones<br />
legales que rigen la gestión y el control <strong>de</strong> los recursos públicos, exigen una<br />
rendición <strong>de</strong> cuentas <strong>de</strong> todos los funcionarios encargados <strong>de</strong> recibir,
<strong>de</strong>sembolsar o utilizar los fondos públicos.<br />
Las normas <strong>de</strong> control interno se clasifican en:<br />
• Principios generales y<br />
• Norma especificas.<br />
Estos Principios y técnicas <strong>de</strong> control interno son aplicables a todas las<br />
operaciones y funciones administrativas y no <strong>de</strong>ben limitarse a las<br />
operaciones financieras. Igualmente son aplicables a todos los sistemas bien<br />
sean automatizados o manuales.<br />
4.8.1 Principios Generales. Los principios generales que se exponen a<br />
continuación son validos para los aspectos <strong>de</strong>l control interno; ofrecen una<br />
base para la elaboración <strong>de</strong> métodos específicos, y contribuyen a crear un<br />
ambiente apropiado para el control <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> la organización.<br />
4.8.1.1 Garantías Razonables. Los sistemas <strong>de</strong> control interno <strong>de</strong>ben<br />
propiciar una garantía razonable <strong>de</strong> los cumplimientos <strong>de</strong>l objetivo <strong>de</strong>l<br />
sistema.<br />
Una garantía razonable implica que el costo <strong>de</strong>l control interno no <strong>de</strong>be<br />
exce<strong>de</strong>r el beneficio obtenido. La garantía razonable es equiparable a un<br />
nivel satisfactorio <strong>de</strong> confianza, consi<strong>de</strong>rando el costo, la utilidad y los
iesgos. Ello requiere el buen juicio <strong>de</strong> los directivos.<br />
Al ejercer este juicio los órganos <strong>de</strong>ben:<br />
• I<strong>de</strong>ntificar los riesgos que implican sus operaciones y el margen <strong>de</strong> riesgo<br />
aceptable en diversas circunstancias.<br />
• Evaluar los riesgos <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el punto <strong>de</strong> vista cuantitativo y cualitativo.<br />
El costo se refiere al volumen, en términos financieros <strong>de</strong> los recursos<br />
utilizados para lograr el objetivo especifico. Refleja también una oportunidad<br />
<strong>de</strong>saprovechada, por ejemplo una <strong>de</strong>mora en las operaciones, un <strong>de</strong>scenso<br />
en la productividad o <strong>de</strong> la calidad <strong>de</strong>l servicio. La utilidad se mi<strong>de</strong> por el<br />
grado en que se reduce el riesgo <strong>de</strong> no lograr un objetivo previsto.<br />
4.8.1.2 Respaldo. Los directivos y empleados <strong>de</strong>ben mostrar y mantener en<br />
todo momento, una actitud positiva y <strong>de</strong> apoyo en lo que atañe a los<br />
controles internos.<br />
Todos los niveles <strong>de</strong> la organización <strong>de</strong>ben mostrar una voluntad abierta, en<br />
la adopción <strong>de</strong> medidas que fomente la eficacia <strong>de</strong> los controles. La actitud<br />
<strong>de</strong>l individuo afecta al nivel <strong>de</strong>l rendimiento y en consecuencia a la calidad<br />
<strong>de</strong> los controles internos. Los directivos podrán suscitar y favorecer esa<br />
actitud positiva y <strong>de</strong> apoyo si insisten en conce<strong>de</strong>r prioridad al control interno.
Una actitud positiva es fomentada por la alta dirección <strong>de</strong> una entidad, a<br />
través <strong>de</strong>l compromiso por conseguir un control riguroso, gracias a la<br />
realización <strong>de</strong> medidas en materia <strong>de</strong> organización <strong>de</strong> la entidad, políticas <strong>de</strong><br />
personal, comunicación, protección y empleo <strong>de</strong> los recursos.<br />
El nivel directivo podrá <strong>de</strong>mostrar su apoyo al establecimiento <strong>de</strong> controles<br />
internos eficaces, <strong>de</strong>stacando su utilidad en la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> sectores<br />
susceptibles <strong>de</strong> mejorar su rendimiento y reaccionando ante la información<br />
que proporcione dichos controles.<br />
En todo caso, un ámbito propicio para el control esta supeditado a una<br />
a<strong>de</strong>cuada supervisión, capacitación y motivación <strong>de</strong>l personal.<br />
4.8.1.3 Integridad y Competencia. Los directivos y empleados <strong>de</strong>ben<br />
caracterizarse por su integridad personal y profesional, mantener un nivel <strong>de</strong><br />
competencia que les permita realizar los <strong>de</strong>beres asignados y compren<strong>de</strong>r la<br />
importancia que tiene la elaboración y aplicación <strong>de</strong> los controles internos<br />
eficaces.<br />
Es necesario recordar periódicamente al personal <strong>de</strong> sus obligaciones, por<br />
medio <strong>de</strong> un código <strong>de</strong> conducta empresarial. Igualmente es importante<br />
asesorar y evaluar el rendimiento. La evaluación global <strong>de</strong>l rendimiento <strong>de</strong>be<br />
basarse en general en la apreciación <strong>de</strong> diversos factores, incluyendo la
ealización y el mantenimiento <strong>de</strong> controles internos eficaces.<br />
4.8.1.4 Objetivos <strong>de</strong>l Control. Los objetivos son los resultados o metas <strong>de</strong>l<br />
control interno que <strong>de</strong>ben alcanzarse. Son los efectos positivos que la<br />
dirección intenta conseguir o las condiciones adversas o efectos negativos<br />
que la dirección trata <strong>de</strong> evitar. Los objetivos <strong>de</strong>ben ajustarse a las<br />
activida<strong>de</strong>s especificas <strong>de</strong> cada organismo y a la vez, ser congruentes con<br />
los objetivos generales <strong>de</strong>l control interno establecidos por la ley.<br />
Los objetivos <strong>de</strong>l control interno <strong>de</strong>ben i<strong>de</strong>ntificarse o elaborarse para cada<br />
actividad que <strong>de</strong>sarrolle la entidad, y <strong>de</strong>ben ser lógicos, pertinentes y en la<br />
medida posible completos.<br />
Generalmente es posible agrupar activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> una entidad en una o mas<br />
categorías <strong>de</strong>nominadas ciclos o áreas que incluyen todas las activida<strong>de</strong>s<br />
especificas, tales como i<strong>de</strong>ntificación, calificación, registro e informes,<br />
requerimientos para procesar la transacción o un hecho en particular. Los<br />
ciclos <strong>de</strong>ben ser compatibles con el organigrama <strong>de</strong> la entidad y asignación<br />
<strong>de</strong> responsabilida<strong>de</strong>s.<br />
4.8.1.5 Vigilancia <strong>de</strong> los Controles. Los directivos <strong>de</strong>ben vigilar<br />
continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas<br />
oportunas ante cualquier evi<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> irregularidad o <strong>de</strong> actuación contraria<br />
a los principios <strong>de</strong> economía, eficiencia o eficacia.
La vigilancia <strong>de</strong> las operaciones asegura que los controles internos<br />
contribuyan a la consecución <strong>de</strong> los resultados pretendidos. Esta tarea <strong>de</strong>be<br />
incluirse <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los métodos y procedimientos seleccionados por la<br />
dirección para controlar las operaciones y garantizar que las activida<strong>de</strong>s<br />
cumplan con los objetivos <strong>de</strong> la organización. La vigilancia implica el<br />
tratamiento <strong>de</strong> las evi<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> la auditoria y <strong>de</strong> las propuestas formuladas<br />
por los auditores internos y externo, con el propósito <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminar las<br />
medidas correctivas necesarias.<br />
4.8.2 Normas Especificas. Las normas especificas son los mecanismos o<br />
procedimientos que permiten alcanzar los objetivos <strong>de</strong>l control. Estas<br />
técnicas compren<strong>de</strong>n, activida<strong>de</strong>s especificas, procedimientos, planes <strong>de</strong><br />
organización ( incluida la división <strong>de</strong> tareas y <strong>de</strong>beres) y los dispositivos<br />
físicos.<br />
Las Técnicas <strong>de</strong> control Interno <strong>de</strong>be ofrecer continuamente un alto grado <strong>de</strong><br />
garantía que se estén logrando los objetivos <strong>de</strong>l control interno. Para ello<br />
<strong>de</strong>ben estar diseñados <strong>de</strong> tal forma que operen en conjunto y no<br />
individualmente.<br />
Las técnicas <strong>de</strong> control interno son necesarias para ofrecer una garantía<br />
máxima <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> los objetivos <strong>de</strong>l control interno. Dichas técnicas<br />
se exponen a continuación.
4.8.2.1 Documentación. Los sistemas <strong>de</strong> control interno y todas las<br />
transacciones y otras operaciones significativas habrán <strong>de</strong> documentarse<br />
claramente y <strong>de</strong>ben estar disponibles para su verificación.<br />
Todo organismo <strong>de</strong>be tener pruebas escritas, tanto <strong>de</strong> sus técnicas y<br />
objetivos <strong>de</strong> control interno y <strong>de</strong> sus sistemas <strong>de</strong> rendición <strong>de</strong> cuentas, así<br />
como <strong>de</strong> todos los aspectos pertinentes a las transacciones y operaciones<br />
significativas. Así mismo la documentación <strong>de</strong>be estar disponible y ser<br />
fácilmente accesible para su comprobación.<br />
La documentación <strong>de</strong> los sistemas <strong>de</strong> control interno <strong>de</strong>be incluir la<br />
i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> los ámbitos <strong>de</strong> actuación <strong>de</strong>l organismo, <strong>de</strong> los objetivos y<br />
<strong>de</strong> las técnicas correspondientes, figurando en documentos tales como las<br />
directrices <strong>de</strong> gestión, la política administrativa y los manuales <strong>de</strong><br />
contabilidad, procedimientos, funciones y control.<br />
La documentación <strong>de</strong>be ser por lo generalmente completa exacta y <strong>de</strong>be<br />
permitir fácilmente el seguimiento <strong>de</strong> la transacción u operación en cuestión (<br />
Incluyendo la Información concerniente), antes, durante y <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> su<br />
realización.<br />
A<strong>de</strong>más la documentación <strong>de</strong> los sistemas <strong>de</strong> control Interno, <strong>de</strong> las<br />
transacciones y otras operaciones importantes <strong>de</strong>be ser <strong>de</strong>terminada y útil<br />
para los directivos en el control <strong>de</strong> sus activida<strong>de</strong>s y para los fiscalizadores u
otras personas en el análisis <strong>de</strong> la misma.<br />
4.8.2.2 Registro Oportuno y A<strong>de</strong>cuado <strong>de</strong> las transacciones y hechos. Las<br />
transacciones y hechos importantes <strong>de</strong>ben registrarse oportunamente y<br />
clasificarse <strong>de</strong>bidamente.<br />
Estas <strong>de</strong>ben registrarse sin dilación a fin <strong>de</strong> que la información pertinente<br />
tenga importancia y valor para los directivos en el control <strong>de</strong> las activida<strong>de</strong>s y<br />
en la adopción <strong>de</strong> las <strong>de</strong>cisiones. Ellos es valido para todo el proceso o ciclo<br />
vital <strong>de</strong> una transacción u operación, e incluye su inicio y autorización, los<br />
aspectos <strong>de</strong> la transacción, mientras se realizan y su clasificación final en<br />
sus registros sumarios.<br />
Esta norma requiere así mismo, la clasificación pertinente <strong>de</strong> las<br />
transacciones y otras operaciones. La clasificación pertinente consiste en la<br />
organización y el procesamiento <strong>de</strong> la información en los registros sumarios<br />
que sirven <strong>de</strong> base a la preparación <strong>de</strong> informes y estados.<br />
4.8.2.3 Autorización y ejecución <strong>de</strong> las transacciones y hechos. Las<br />
transacciones y hechos relevantes solo podrán ser autorizadas y ejecutadas<br />
por aquellas personas que actúen <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los limites <strong>de</strong> sus faculta<strong>de</strong>s. La<br />
dirección es quien <strong>de</strong>ci<strong>de</strong> el canje, transferencia, utilización o la asignación<br />
<strong>de</strong> recursos para fines específicos en condiciones igualmente específicos.<br />
La autorización es el medio principal para asegurar que solo se realizasen
transacciones y otros actos validos; <strong>de</strong>be comunicarse explícitamente a los<br />
directivos y a los empleados y tendrán que incluir los términos y condiciones<br />
específicos con forme a los cuales se otorgara una autorización. La<br />
observancia <strong>de</strong> los términos <strong>de</strong> su autorización significa que los empleados<br />
<strong>de</strong>sempeñan la labor que les ha sido asignada en concordancia con las<br />
directrices y <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los limites establecidos por la dirección.<br />
4.8.2.4 Dirección <strong>de</strong> Tareas. Las tareas y responsabilida<strong>de</strong>s esenciales <strong>de</strong><br />
autorizar, elaborar, registrar y revisar las transacciones, <strong>de</strong>ben repartirse<br />
entre varias personas con el fin <strong>de</strong> reducir el riesgo <strong>de</strong> errores, <strong>de</strong>spilfarros o<br />
actos ilícitos o para mermar la posibilidad <strong>de</strong> no <strong>de</strong>tectar este tipo <strong>de</strong><br />
problema.<br />
Es preciso evitar que todos los aspectos <strong>de</strong> una transacción u operación se<br />
concentren en manos <strong>de</strong> una persona. Las funciones y responsabilida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong>ben asignarse sistemáticamente a<br />
varias personas para asegurar un<br />
procedimiento efectivo <strong>de</strong> controles y equilibrio. Entre las funciones claves<br />
figura la autorización y el registro <strong>de</strong> las transacciones, la emisión y recibo <strong>de</strong><br />
los activos, el pago y la revisión <strong>de</strong> las transacciones. Sin embargo la<br />
locución pue<strong>de</strong> reducir o eliminar la eficacia <strong>de</strong> esta norma <strong>de</strong> control<br />
interno, razón por la cual <strong>de</strong>be proveerse dicha eventualidad.<br />
4.8.2.5 Supervisión. Debe existir una supervisión permanente y competente<br />
para garantizar el logro <strong>de</strong> los objetivos <strong>de</strong>l control interno.
Los jefes <strong>de</strong> las <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong>ben examinar y aprobar continuamente el<br />
trabajo encomendado a sus subordinados. Así mismo <strong>de</strong>ben proporcionar al<br />
personal las directrices y la capacitación necesaria para reducir el mínimo <strong>de</strong><br />
los errores, los <strong>de</strong>spilfarros y los actos ilícitos en concordancia con las<br />
directrices especificas <strong>de</strong> la alta dirección.<br />
La asignación, revisión y aprobación <strong>de</strong>l trabajo <strong>de</strong>l personal, requiere lo<br />
siguiente:<br />
• Indicar claramente las funciones y responsabilida<strong>de</strong>s atribuidas a cada<br />
empleado<br />
• Examinar sistemáticamente el trabajo <strong>de</strong> cada empleado, en la medida<br />
que sea necesaria.<br />
• Aprobar el trabajo en puntos críticos <strong>de</strong>l <strong>de</strong>sarrollo para asegurarse <strong>de</strong><br />
que avance según lo previsto.<br />
4.8.2.6 Acceso a los recursos y registros y responsabilidad ante los mismos.<br />
El acceso a los recursos y registro <strong>de</strong>be limitarse a las personas autorizadas<br />
para ello, a las cuales <strong>de</strong>be conferirse y mantenerse la responsabilidad sobre<br />
las custodia y utilización <strong>de</strong> los recursos. Periódicamente se <strong>de</strong>be cotejar los<br />
recursos con los registros contables para verificar si coinci<strong>de</strong>n. La frecuencia<br />
<strong>de</strong> estas comparaciones <strong>de</strong>pen<strong>de</strong> <strong>de</strong> la vulnerabilidad <strong>de</strong> los activos.
La razón fundamental para restringir el acceso a los recursos es la <strong>de</strong> reducir<br />
el riesgo <strong>de</strong> una utilización no autorizada o <strong>de</strong> perdida al gobierno y<br />
asegurar, al mismo tiempo, el cumplimiento <strong>de</strong> las directrices <strong>de</strong> la dirección.<br />
Sin embargo, el agrado <strong>de</strong> limitación <strong>de</strong>pen<strong>de</strong> <strong>de</strong>l supuesto riesgo a que<br />
estén expuestos los activos: este grado <strong>de</strong> limitación <strong>de</strong>be revisarse<br />
periódicamente.<br />
Otros aspectos que afectan el acceso son el costo, la facilidad <strong>de</strong> transporte,<br />
la canje habilidad y el supuesto <strong>de</strong> riesgo <strong>de</strong> perdida, o utilización in<strong>de</strong>bida<br />
<strong>de</strong> recursos.<br />
A<strong>de</strong>más, la asignación y el mantenimiento <strong>de</strong> la responsabilidad sobre los<br />
recursos implica transferir y asignar a personas especificas la<br />
responsabilidad<br />
sobre la custodia y utilización <strong>de</strong> los recursos en<br />
concordancia con las directrices especificas <strong>de</strong> la alta gerencia.<br />
4.9 TIPOS DE <strong>CONTROL</strong>.<br />
Los controles internos según su funcionamiento se divi<strong>de</strong>n en generales,<br />
específicos, preventivos, <strong>de</strong>tectivos y correctivos.<br />
Es importante enten<strong>de</strong>r que cualquiera que sea la categoría a la que<br />
pertenezca un control, todos ellos se complementan y no <strong>de</strong>ben
consi<strong>de</strong>rarse como alternativas. Cualquier forma <strong>de</strong> control tiene ventajas e<br />
inconvenientes; por esto para que un sistema <strong>de</strong> control interno sea eficaz,<br />
<strong>de</strong>be emplear una combinación <strong>de</strong> diferentes controles que permita<br />
compensar las <strong>de</strong>sventajas particulares <strong>de</strong> cada uno.<br />
4.9.1 Controles generales. Dan la seguridad <strong>de</strong> que se estén cumpliendo<br />
los controles específicos. Compren<strong>de</strong>n los presupuestos, los informes<br />
operativos, los análisis <strong>de</strong> varianza, etc.<br />
4.9.2 Controles Específicos. Este tipo <strong>de</strong> control se caracteriza por tener<br />
una finalidad precisa, en relación con el acceso, la protección, la disposición<br />
y la rendición <strong>de</strong> cuentas e informes.<br />
4.9.3 Controles Preventivos. Sirven para prevenir errores y pue<strong>de</strong>n ser<br />
organizativos o <strong>de</strong> procedimiento.<br />
Los controles organizativos rigen la<br />
división <strong>de</strong> los <strong>de</strong>beres, tal como la separación entre las funciones <strong>de</strong><br />
autorización y las <strong>de</strong> ejecución. Los controles <strong>de</strong> procedimiento conciernen al<br />
procesamiento <strong>de</strong> los datos y <strong>de</strong>ben asegurar un manejo integro, exacto y<br />
a<strong>de</strong>cuado <strong>de</strong> los mismos; entre los controles <strong>de</strong> procedimiento figura el<br />
control <strong>de</strong> los números <strong>de</strong> or<strong>de</strong>n, los requisitos para la autorización y el<br />
empleo <strong>de</strong> cuentas <strong>de</strong> control. Tanto los controles organizativos como los <strong>de</strong><br />
procedimientos correspon<strong>de</strong>n mas al nivel operativo que al <strong>de</strong> gestión.<br />
4.9.4 Control <strong>de</strong> Detención. El control <strong>de</strong> <strong>de</strong>tención es el diseñado para
<strong>de</strong>tectar cualquier error y sirven generalmente para supervisar el resultado<br />
<strong>de</strong>l sistema. En el plano operativos, estos controles se usan habitualmente<br />
para verificar la eficiencia <strong>de</strong> los controles preventivos.<br />
4.9.5 Controles Correctivos. Son los controles <strong>de</strong> medidas correctivas<br />
tomados a consecuencia <strong>de</strong> problemas revelados por los controles<br />
anteriormente mencionados.<br />
4.10. FORMAS <strong>DEL</strong> <strong>CONTROL</strong> INTERNO.<br />
Las formas que pue<strong>de</strong>n tomar los controles antes mencionados, como<br />
mecanismos <strong>de</strong> control interno, y <strong>de</strong> gran utilidad para los que tienen el<br />
manejo y la responsabilidad <strong>de</strong> ejercer un autocontrol <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> sus<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias, estos controles toman las siguientes formas:<br />
4.10.1 Controles <strong>de</strong> Validación. Dentro <strong>de</strong> esta forma que toman los<br />
controles, se representan por:<br />
4.10.1.1 Autorizaciones. El punto inicial <strong>de</strong>l control sobre cada transacción<br />
lo <strong>de</strong>termina el acto <strong>de</strong> autorizarla. El control <strong>de</strong> autorización consiste en la<br />
comparación <strong>de</strong> la transacción propuesta con los planes, condiciones,<br />
restricciones, disposiciones vigentes y la <strong>de</strong>cisión respecto a su vali<strong>de</strong>z o no.<br />
El acto <strong>de</strong> autorización constituye la medida principal para asegurarse <strong>de</strong><br />
que<br />
únicamente aquellas transaciones legitimas y apropiadas son
procesadas y que cualquiera otra propuesta es rechazada. Pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>legarse<br />
a través <strong>de</strong> su firma en el documento fuente. En los asistentes mo<strong>de</strong>rnos<br />
frecuentemente la autorización se automatiza mediante la <strong>de</strong>lineación<br />
anticipada <strong>de</strong> las condiciones bajo las cuales e autoriza automáticamente un<br />
tipo <strong>de</strong> transacción.<br />
Para que exista el control, alguna forma <strong>de</strong> autorización tiene que ser<br />
efectuada antes, durante o <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> la iniciación y ejecución <strong>de</strong> la<br />
transacción. La autorización <strong>de</strong>bida requiere que la persona <strong>de</strong>signada para<br />
autorizar posea la <strong>de</strong>legación por escrito <strong>de</strong> la autoridad correspondiente.<br />
4.10.1.2 Comparación. Varias operaciones <strong>de</strong> control se basan en la<br />
comparación <strong>de</strong> un dato con otro obtenido <strong>de</strong> manera in<strong>de</strong>pendiente. Todas<br />
las formas <strong>de</strong> conciliaciones se basan en la comparación, pero muchas<br />
comparaciones no requieren la conciliación, como es el caso <strong>de</strong> comparar<br />
los gastos a la fecha con las estimaciones propuestas.<br />
4.10.1.3 Verificación <strong>de</strong> vali<strong>de</strong>z. Las transacciones propuestas pue<strong>de</strong>n<br />
verificarse <strong>de</strong> varias maneras para asegurar el cumplimiento con las<br />
disposiciones y reglas <strong>de</strong>l sistema, validando <strong>de</strong> esta manera su propiedad.<br />
La forma básica <strong>de</strong> esta operación <strong>de</strong> control consiste en el examen <strong>de</strong> una<br />
transacción por alguien que entien<strong>de</strong> el sistema, para averiguar si se ha<br />
llevado a cabo <strong>de</strong> acuerdo a los procedimientos prescritos.
En los sistemas avanzados las verificaciones <strong>de</strong> vali<strong>de</strong>s se incorporan <strong>de</strong>ntro<br />
<strong>de</strong>l sistema para probar cada transacción contra lo programado o esperado.<br />
La ubicación <strong>de</strong> verificaciones <strong>de</strong> vali<strong>de</strong>z en varios puntos <strong>de</strong>l trámite <strong>de</strong>l<br />
sistema facilita la <strong>de</strong>terminación más oportuna <strong>de</strong> los errores. La verificación<br />
<strong>de</strong>l precio unitario <strong>de</strong> un artículo utilizandio una lista <strong>de</strong> precios fijos<br />
establecidos es un ejemplo <strong>de</strong> esta forma <strong>de</strong> control.<br />
4.10.2 Controles <strong>de</strong> Perfección. Se hace efectivo con la revisión <strong>de</strong>:<br />
4.10.2.1 Numeración Secuencial. La mejor manera <strong>de</strong> asegurarse contra la<br />
pérdida o <strong>de</strong>sviación <strong>de</strong> transacciones a través <strong>de</strong> sus procedimientos es<br />
numerarlas en secuencia antes o en el momento <strong>de</strong> su inicio, permitiendo la<br />
integridad <strong>de</strong> la secuencia numérica <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> su procedimiento.<br />
1.10.2.2 Totales <strong>de</strong> Control. La totalidad <strong>de</strong> las cifras críticas o más<br />
significativas, antes o <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> su procesamiento, es una manera <strong>de</strong><br />
asegurar que todas las transacciones han sido procesadas.<br />
El sistema <strong>de</strong> partida doble en realidad ilustra esta forma <strong>de</strong> control, por<br />
medio <strong>de</strong> la igualdad <strong>de</strong> los débitos y créditos, tanto en cada asiento como<br />
en el conjunto <strong>de</strong>l sistema contable.<br />
1.10.2.3 Archivos pendientes. La elaboración <strong>de</strong> una lista <strong>de</strong> transacciones<br />
o la retención <strong>de</strong> un archivo <strong>de</strong> copias <strong>de</strong> documentos fuente, eliminando
aquellas transacciones ya procesadas, <strong>de</strong>ja abierta o pendientes las<br />
operaciones no procesadas, <strong>de</strong> tal manera que puedan ser controladas. Una<br />
copia <strong>de</strong> un documento fuente pue<strong>de</strong> ser archivada como pendiente hasta la<br />
recepción <strong>de</strong> la evi<strong>de</strong>ncia que <strong>de</strong>termine el término <strong>de</strong> su procesamiento.<br />
1.10.2.3 Listas <strong>de</strong> recordatorio. Listas <strong>de</strong> verificación <strong>de</strong> requisitos legales o<br />
contractuales y <strong>de</strong> fechas en las cuales vencen los plazos <strong>de</strong> cumplimiento,<br />
constituyen esta forma <strong>de</strong> control. Esta forma <strong>de</strong> control ayuda a evitar el<br />
olvido <strong>de</strong>l procesamiento oportuno <strong>de</strong> las transacciones.<br />
4.10.3 Controles <strong>de</strong> Reejecución. Hacen parte <strong>de</strong> esta forma <strong>de</strong> control los<br />
siguientes:<br />
4.10.3.1 Doble Verificación. La doble verificación <strong>de</strong> toda operación<br />
constituye el mas obvio y elemental mecanismo para <strong>de</strong>tectar errores, pero<br />
también es uno <strong>de</strong> los más costosos. Consiste en la repetición o reejecución<br />
en <strong>de</strong>talle <strong>de</strong> la actividad sujeta a control; no <strong>de</strong>be ser efectuado por la<br />
misma persona que <strong>de</strong>sarrolla la actividad.<br />
Cualquier actividad rutinaria y física pue<strong>de</strong> ser verificada dos veces. La<br />
reverificaión <strong>de</strong> cálculos en contabilidad por ejemplo.<br />
Debido al alto costo es preferible evitar hasta el máximo posible la doble<br />
verificación, mediante la aplicación otras formas <strong>de</strong> control, se pue<strong>de</strong> utilizar
cuando se utilice la doble verificación selectiva.<br />
4.10.3.2 Control Previo. El examén <strong>de</strong>tallado <strong>de</strong> las transacciones antes <strong>de</strong><br />
terminar su procesamiento asegurando autorización, legalidad, propiedad,<br />
proceso completo y ausencia <strong>de</strong> errores en el mismo, constituye la manera<br />
más comprensiva <strong>de</strong> controlarlas.<br />
Sin embargo el control previo al igual que el <strong>de</strong> doble verificación sale muy<br />
costoso.<br />
El control previo difiere <strong>de</strong> la doble verificación por que el primero involucra<br />
su evaluación y juicio <strong>de</strong> las transacciones, mientras que el segundo<br />
solamente involucra la reejecución rutinaria, sencilla y <strong>de</strong>tallada.<br />
4.10.4 Controles Disciplinarios.<br />
4.10.4.1 Segregación <strong>de</strong> <strong>de</strong>beres. Esta forma <strong>de</strong> control es llamada<br />
disciplinario, porque funciona disciplinado las activida<strong>de</strong>s y las personas. La<br />
segregación <strong>de</strong> <strong>de</strong>beres utiliza la labor <strong>de</strong> una persona para disciplinar la<br />
labor <strong>de</strong> otra, a través <strong>de</strong> la división <strong>de</strong> una transacción entre dos o más<br />
persona, <strong>de</strong> tal forma que cada una sirve para verificar la labor <strong>de</strong> la otra.<br />
4.10.4.2 Acceso Restringido. Normalmente se asocia el acceso restringido<br />
con la salvaguardia <strong>de</strong> valores y bienes como; efectivo, valores negociables,
inventarios y otros <strong>de</strong> fácil convertibilidad al efectivo o uso particular. En su<br />
concepto mo<strong>de</strong>rno también es aplicable al acceso a registros, documentos y<br />
formularios todavía no utilizados, así como a cualquier componente <strong>de</strong>l<br />
proceso contable.<br />
4.10.4.3 Supervisión. Una función básica <strong>de</strong>l control es la supervisión. Los<br />
supervisores periódicamente se aseguran que cada persona cumpla con las<br />
funciones y <strong>de</strong>beres asignados.<br />
Cuando los supervisores se encargan directamente <strong>de</strong> los <strong>de</strong>talles <strong>de</strong> las<br />
operaciones diarias, el aspecto <strong>de</strong>l control por medio <strong>de</strong> la supervisión<br />
<strong>de</strong>smejora. Bajo presión <strong>de</strong>l trabajo <strong>de</strong> los sistemas y la disciplina pue<strong>de</strong><br />
olvidarse.<br />
Una efectiva supervisión facilita los mecanismos para corregir<br />
otras <strong>de</strong>bilida<strong>de</strong>s.<br />
En el sector público la falta <strong>de</strong> supervisión a<strong>de</strong>cuada y competente, así como<br />
los constantes cambios <strong>de</strong> personal en el ámbito superior constituyen uno <strong>de</strong><br />
los más gran<strong>de</strong>s vacíos típicos en el control interno.<br />
4.10.4.4 Auditoria Interna. Es el proceso objetivo, sistemático y profesional<br />
<strong>de</strong> revisión <strong>de</strong> las operaciones financieras y administrativas, para<br />
proporcionar a los niveles directivos <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s, información acerca <strong>de</strong><br />
la ejecución <strong>de</strong> sus activida<strong>de</strong>s y el grado <strong>de</strong> economía y eficiencia <strong>de</strong> las<br />
mismas.
5. EVALUACIÓN <strong>DEL</strong> SISTEMA EXISTENTE <strong>DEL</strong> <strong>CONTROL</strong> INTERNO<br />
EN LA ALCALDÍA DE TAME<br />
5.1 RESEÑA HISTÓRICA.
La <strong>Alcaldía</strong> Municipal<br />
<strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, consciente <strong>de</strong> la necesidad <strong>de</strong> dar<br />
operatividad y estar acor<strong>de</strong> con las nuevas ten<strong>de</strong>ncias que <strong>de</strong>terminan las<br />
leyes, los nuevos retos que <strong>de</strong>be enfrentar los Municipios a partir <strong>de</strong> la<br />
constitución <strong>de</strong> 1991, se ha preocupado por dinamizar y adoptar <strong>de</strong> acuerdo<br />
a la ley los conceptos <strong>de</strong>l control interno, como respuesta a los entes<br />
fiscalizadores en cumplimiento <strong>de</strong> sus funciones constitucionales.<br />
5.1.1 El Control Existente en la <strong>Alcaldía</strong> Antes <strong>de</strong> la Constitución <strong>de</strong> 1991.<br />
Como lo estipulaba la ley, en la <strong>Alcaldía</strong> se <strong>de</strong>sarrollaba un control previo,<br />
ejecutado por la contraloría <strong>de</strong>partamental, por medio <strong>de</strong> sus <strong>de</strong>legado ò<br />
revisor en <strong>Tame</strong>, este control se ejercía sobre las cuentas que pagaba la<br />
alcaldía, no se ejercía un control sobre los resultados que obtenía la <strong>Alcaldía</strong><br />
en la ejecución <strong>de</strong> su misión, en el cumplimiento <strong>de</strong> su razón social <strong>de</strong>l<br />
estado, como estaba estipulado en las normas vigentes <strong>de</strong> la época.<br />
5.1.2 El Control Existente en la <strong>Alcaldía</strong> Después <strong>de</strong>l La Constitución <strong>de</strong><br />
1991. En la <strong>Alcaldía</strong> <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> entrar en vigencia la Nueva<br />
Constitución Nacional, se continuo con el control anterior o inmediato en la<br />
revisión <strong>de</strong> cuentas, el cual era ejercido por un funcionario nombrado por la<br />
administración, pasando la contraloría ha ejercer el control posterior y<br />
selectivo como lo estipula la constitución Nacional.<br />
Este control lo realizo la administración en el lapso <strong>de</strong> 1991 hasta 1993<br />
cuando es creada la ley 87 <strong>de</strong> 1993.
A mediados <strong>de</strong> 1994 y por sugerencia <strong>de</strong> la Contraloría Departamental y en<br />
cumplimiento <strong>de</strong>l plazo fijado por la ley, el ejecutivo presenta el proyecto <strong>de</strong><br />
acuerdo por la cual solicita al Concejo Municipal la creación <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong><br />
Control Interno <strong>de</strong>l Municipio <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>.<br />
Mediante acuerdo No 005 <strong>de</strong>l 26 <strong>de</strong> mayo <strong>de</strong> 1994, se autoriza al Ejecutivo<br />
la Creación <strong>de</strong> la Oficina <strong>de</strong> Control Interno para dar cumplimiento a la ley 87<br />
<strong>de</strong> 1993 y se <strong>de</strong>termina la composición <strong>de</strong>l personal que ejercerán dicha<br />
función; <strong>de</strong> la misma manera le dan la facultad al ejecutivo para que<br />
reglamente su funcionalidad.<br />
A la fecha no se ha cumplido con lo estipulado en el acuerdo 005 <strong>de</strong>l 26 <strong>de</strong><br />
mayo <strong>de</strong> 1994<br />
En enero <strong>de</strong> 1995 se nombro por medio <strong>de</strong> <strong>de</strong>creto el jefe <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong><br />
control interno y se le asignaron las funciones que realizaba anteriormente el<br />
revisor fiscal <strong>de</strong> la entidad<br />
posteriormente mediante disposición expedida por la función publica, el<br />
cargo <strong>de</strong> jefe <strong>de</strong> Control interno, <strong>de</strong> libre nombramiento y remoción paso a<br />
ser <strong>de</strong> carrera Administrativa, como actualmente viene funcionando.<br />
Contrario a lo que estipula la ley 42 <strong>de</strong> 1993,
5.2 OFICINA ENCARGADA DE EJERCER EL <strong>CONTROL</strong> INTERNO:<br />
La oficina que ejerce el control Interno en la alcaldía Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, no<br />
ha sido creada ni reglamentada, por lo cual no tiene funciones <strong>de</strong>finidas ni<br />
especificas.<br />
En el acuerdo No 005 <strong>de</strong>l 26 <strong>de</strong> mayo <strong>de</strong> 1994, a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> autorizar al<br />
ejecutivo la creación y reglamentación <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong> control Interno, en su<br />
artículo 2, parágrafo <strong>de</strong>termina: ¨Para <strong>de</strong>sempeñar el cargo <strong>de</strong> asesor,<br />
coordinador o auditor interno se <strong>de</strong>berá acreditar formación profesional o<br />
tecnológico en áreas relacionadas con las activida<strong>de</strong>s objeto <strong>de</strong>l control<br />
interno¨.<br />
Actualmente la Oficina <strong>de</strong> Control Interno <strong>de</strong>l Municipio <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, cuenta con<br />
la siguiente estructura:<br />
Un Jefe <strong>de</strong> Control Interno<br />
El control Interno ejercido en la <strong>Alcaldía</strong> Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, esta a cargo <strong>de</strong><br />
la Oficina <strong>de</strong> Control Interno, oficina adscrita al <strong>de</strong>spacho, encargada<br />
principalmente, en la revisión <strong>de</strong> cuentas y<br />
asesorar la gestión <strong>de</strong> la<br />
Administración.<br />
5.2.1 El Jefe <strong>de</strong> la Oficina <strong>de</strong> Control Interno. Es un empleo <strong>de</strong> libre<br />
nombramiento y remoción, que brinda la asesoría al alcal<strong>de</strong> en el <strong>de</strong>sarrollo
<strong>de</strong> las políticas <strong>de</strong> gobierno.<br />
IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN <strong>DEL</strong> EMPLEO<br />
DENOMINACIÓN: Jefe <strong>de</strong> Control Interno COD.<br />
CLASIFICACIÓN: Categoría<br />
UBICACIÓN: Oficina <strong>de</strong> Control Interno<br />
NATURALEZA: Es un empleo <strong>de</strong> asistencia político administrativo al alcal<strong>de</strong>,<br />
en ejercicio <strong>de</strong> sus atribuciones y <strong>de</strong> la dirección y Administración ejecutiva<br />
<strong>de</strong> la oficina.<br />
5.2.1.1 Funciones. En cumplimiento <strong>de</strong>l acuerdo No 012 <strong>de</strong> 1998 por el<br />
cual se adopta el manual <strong>de</strong> funciones <strong>de</strong> la alcaldía <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, el jefe <strong>de</strong><br />
Control Interno Desempeñará las siguientes funciones,<br />
• Realizar control financiero a nivel <strong>de</strong> control contable, como instrumento<br />
<strong>de</strong> gerencia para tomar <strong>de</strong>cisiones.<br />
• Realizar control <strong>de</strong> legalidad, verificando que se acaten la constitución<br />
Nacional, las leyes y normas.
• Realizar control <strong>de</strong> resultados, en la verificación <strong>de</strong>l logro <strong>de</strong> los objetivos,<br />
planes y proyectos <strong>de</strong> la administración<br />
• Realizar control físico, verificación perceptiva <strong>de</strong> bienes y corroboración<br />
con libros.<br />
• Realizar valoración <strong>de</strong> costos ambientales. Evaluando el impacto, y que se<br />
ha hecho para recuperar los daños.<br />
• Determinar el grado <strong>de</strong> cumplimiento <strong>de</strong> los controles anteriores a través<br />
<strong>de</strong> las normas <strong>de</strong> auditoria legalmente establecidos.<br />
• Garantizar que el sistema <strong>de</strong> control disponga <strong>de</strong> sus propios mecanismos<br />
<strong>de</strong> verificación y evaluación a nivel <strong>de</strong>:<br />
a. Evaluación <strong>de</strong> practicas, métodos y procedimientos utilizados en la<br />
administración en relación con su eficiencia y eficacia.<br />
b. I<strong>de</strong>ntificar la duplicación <strong>de</strong> los esfuerzos y la falta <strong>de</strong> coordinación.<br />
c. Evaluar el flujo <strong>de</strong> los recursos financieros y materiales par garantizar una<br />
operación a<strong>de</strong>cuada <strong>de</strong> la administración.<br />
• Cumplir con las funciones que le asignen en su cargo la ley, normas<br />
vigentes y el comité coordinador <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control interno.
5.2.1.2 Requisitos para ejercer el cargo <strong>de</strong> Jefe <strong>de</strong> Control Interno. Como lo<br />
estipula el acuerdo No 005 <strong>de</strong>l 26 <strong>de</strong> Mayo <strong>de</strong> 1994 y el manual <strong>de</strong> funciones<br />
y requisitos <strong>de</strong> los empleados <strong>de</strong> la <strong>Alcaldía</strong> <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, el jefe <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong><br />
control Interno <strong>de</strong>be cumplir los siguientes requisitos:<br />
• Ser Profesional o Tecnólogo en áreas relacionas con el control Interno.<br />
Según el manual <strong>de</strong> funciones los requisitos son:<br />
• Ser profesional en áreas económicas, administrativas, <strong>de</strong>recho o<br />
relacionadas con el cargo.<br />
5.3 COMITÉ COORDINADOR <strong>DEL</strong> SISTEMA DE <strong>CONTROL</strong> INTERNO EN<br />
LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE TAME.<br />
En la alcaldía Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, existe el comité <strong>de</strong> Coordinador <strong>de</strong>l<br />
sistema <strong>de</strong> control interno, el cual fue creado mediante Decreto No 13 <strong>de</strong>l 02<br />
<strong>de</strong> Marzo <strong>de</strong> 1995, acor<strong>de</strong> a lo que estipula la ley 87 <strong>de</strong> 1993 en su articulo<br />
13.<br />
Este comité esta conformado por el Alcal<strong>de</strong> quien lo presi<strong>de</strong> y los Secretarios<br />
<strong>de</strong>l <strong>de</strong>spacho y el jefe <strong>de</strong> control Interno quien se <strong>de</strong>sempeña como<br />
secretario técnico <strong>de</strong>l comité, con voz peros sin voto en las <strong>de</strong>cisiones que
se tomen.<br />
Este comité se reúne una vez por semestre ordinariamente y<br />
extraordinariamente cuando los cita el alcal<strong>de</strong>.<br />
Dentro <strong>de</strong> sus funciones están:<br />
• Señalara las directrices para el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> las funciones <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong><br />
control interno <strong>de</strong> acuerdo al acuerdo No 005 <strong>de</strong>l 26 <strong>de</strong> mayo <strong>de</strong> 1994 y<br />
las contenidas en el artículo 12 <strong>de</strong> la ley 87 <strong>de</strong> 1993.<br />
• Recomendar pautas para la <strong>de</strong>terminación, implantación, adaptación,<br />
complementación y mejoramiento permanente <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control<br />
interno, <strong>de</strong> conformidad con las normas vigentes y las características <strong>de</strong><br />
cada organismo o entidad.<br />
• Estudiar y revisar la evaluación <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> las metas y objetivos<br />
<strong>de</strong>l organismo o entidad, <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los planes y políticas sectoriales y<br />
recomendar los correctivos necesarios.<br />
• Asesorar al alcal<strong>de</strong> Municipal en la <strong>de</strong>finición <strong>de</strong> planes estratégicos y en<br />
la evaluación <strong>de</strong>l estado <strong>de</strong> cumplimiento <strong>de</strong> las metas y objetivos allí<br />
propuestos.
• Recomendar priorida<strong>de</strong>s para la adaptación, a<strong>de</strong>cuado funcionamiento y<br />
optimización <strong>de</strong> los sistemas <strong>de</strong> información gerencial, estadística,<br />
financiera, <strong>de</strong> planeación y <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong> procesos, así como la<br />
utilización <strong>de</strong> indicadores <strong>de</strong> gestión general y por áreas.<br />
• Estudiar y revisar la evaluación <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> los planes, sistemas<br />
<strong>de</strong> control y seguridad<br />
interna y los resultados obtenidos por la<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> la entidad.<br />
• Revisar el estado d ejecución <strong>de</strong> los objetivos, políticas, planes, metas y<br />
funciones que correspon<strong>de</strong>n a cada una<br />
<strong>de</strong> las <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong>l<br />
organismo o entidad.<br />
• Coordinar con las <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong>l organismo, el mejor cumplimiento <strong>de</strong><br />
sus funciones y activida<strong>de</strong>s.<br />
• Presentar a consi<strong>de</strong>ración <strong>de</strong>l Alcal<strong>de</strong> Municipal propuestas <strong>de</strong><br />
modificación a las normas sobre control interno vigentes.<br />
• Reglamentar el funcionamiento <strong>de</strong> los distintos subcomites <strong>de</strong><br />
coordinación <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control interno que se organicen.<br />
En la actualidad este comité coordinador <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control interno no
se encuentra funcionando, lo que no ha permitido a la entidad contar con<br />
sistemas prácticos <strong>de</strong> seguimiento y evaluación <strong>de</strong>l sistema.<br />
Revisado el archivo correspondiente a la oficina <strong>de</strong> Control interno, no<br />
cuentan con actas <strong>de</strong> las reuniones efectuadas, lo que indica que no ha<br />
funcionado.<br />
Se observa que en el <strong>de</strong>creto don<strong>de</strong> se crea el comité y se le asignan<br />
funciones; estas están asignadas a todos los organismos y entida<strong>de</strong>s<br />
existente en el Municipio, sin tener <strong>de</strong>finido un comité in<strong>de</strong>pendiente para<br />
cada entidad.<br />
Se pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>terminar que el comité Coordinador <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control<br />
interno en la alcaldía <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, ha quedado en letra muerta, solo se creo<br />
para dar cumplimiento a la ley, no para su efectiva función que es la <strong>de</strong><br />
evaluara el sistema <strong>de</strong> control interno <strong>de</strong> la alcaldía.<br />
5.4 TIPOS DE <strong>CONTROL</strong>ES QUE OPERAN EN LA ENTIDAD.<br />
La alcaldía Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, se han tratado <strong>de</strong> implementar diversos<br />
controles previstos en la ley, si embargo se han <strong>de</strong>sarrollado <strong>de</strong> acuerdo a su<br />
estructura los siguientes:<br />
5.4.1 Control <strong>de</strong> Legalidad. ¨El control <strong>de</strong> legalidad es la comprobación que
se hace <strong>de</strong> las operaciones financieras, administrativas, económicas y <strong>de</strong><br />
otra índole a una entidad para establecer que se haya realizado conforme a<br />
las normas que le son aplicables”. 6<br />
Con base en esta <strong>de</strong>finición la Administración Municipal, a través <strong>de</strong> la<br />
oficina <strong>de</strong> control interno, ha venido <strong>de</strong>sarrollando un conjunto <strong>de</strong><br />
mecanismos que persiguen el cumplimento <strong>de</strong> todos los actos, operaciones<br />
y actuaciones que se <strong>de</strong>sarrollen internamente estén soportados en las<br />
normas jurídicas correspondientes.<br />
A parte <strong>de</strong> estos mecanismos generales en el control <strong>de</strong> legalidad, se<br />
observa con mas énfasis la aplicación <strong>de</strong> controles en:<br />
• Como evaluación <strong>de</strong>l Sistema se aplica la verificación <strong>de</strong> mecanismos<br />
establecidos por la oficina en cumplimiento <strong>de</strong> la ley 87/93.<br />
• En la Contratación se verifican ocularmente los documentos que integran<br />
cada contrato y se comparan con los exigidos por las normas vigentes,<br />
(ley 80 y <strong>de</strong>cretos reglamentarios). y se constatan los formatos y<br />
procedimientos.<br />
• Se verifica que los informes que se presentan a la contraloría y contaduría<br />
6 Artículo 11 ley 42 <strong>de</strong> 1993
general <strong>de</strong> la nación, estén <strong>de</strong> acuerdo a los formatos estipulados y ha las<br />
fechas limites.<br />
• En la Sección <strong>de</strong> presupuesto se verifica que se elabore y ejecute el<br />
presupuesto <strong>de</strong> acuerdo al <strong>de</strong>creto 111 y 115 <strong>de</strong> 1996, por medio <strong>de</strong>l<br />
método <strong>de</strong> comparación.<br />
• Se verifica el cumplimento al control fiscal señaladas en Constitución<br />
Nacional, la ley 42 <strong>de</strong> 1993 y <strong>de</strong>más normas concordantes.<br />
5.4.2 Control Financiero. De acuerdo a su <strong>de</strong>finición, en la alcaldía<br />
Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, opera este control en la sección <strong>de</strong> Contabilidad, caja.<br />
Tesorería y presupuesto.<br />
En la operatividad <strong>de</strong> este control están inmersos controles como el <strong>de</strong><br />
verificación, el cual se aplica en las transacciones financieras que realiza la<br />
entidad, a los documentos, comprobantes y libros <strong>de</strong> contabilidad.<br />
5.4.3 Control Administrativo. Este tipo <strong>de</strong> control lo realiza la administración<br />
Municipal, a través <strong>de</strong> las <strong>de</strong>cisiones que se toman; estas se adoptan <strong>de</strong><br />
acuerdo al organigrama existente en la alcaldía.<br />
Existe control sobre las funciones que ejecuta cada servidor, se <strong>de</strong>termina<br />
por medio <strong>de</strong>l manual <strong>de</strong> funciones y requisitos para cada cargo.
También se encuentra estipulado el control sobre documentación que<br />
produce la administración, el cual se verifica a través <strong>de</strong>l manual <strong>de</strong> firmas<br />
autorizadas para cada tipo <strong>de</strong> documento.<br />
En los sistemas <strong>de</strong> flujograma solo opera el flujograma para la contratación.<br />
5.4.4 Control <strong>de</strong> Gestión. Este tipo <strong>de</strong> control conforme a lo estipulado en la<br />
ley 42/93, correspon<strong>de</strong> al examen <strong>de</strong> la eficiencia y eficacia <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s<br />
en la administración <strong>de</strong> los recursos <strong>de</strong>l estado. Determinados mediante la<br />
evaluación <strong>de</strong> los procesos administrativos, la utilización <strong>de</strong> indicadores <strong>de</strong><br />
rentabilidad pública y <strong>de</strong>sempeño y la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> distribución <strong>de</strong>l<br />
exce<strong>de</strong>nte que éstas producen, así como <strong>de</strong> los beneficiarios <strong>de</strong> su<br />
actividad.<br />
De acuerdo a lo estipulado en la anterior <strong>de</strong>finición la alcaldía Municipal, a<br />
través <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong> Control Interno aplica la verificación y comparación<br />
<strong>de</strong>l presupuesto en lo apropiado y lo ejecutado en un año.<br />
A <strong>de</strong>más realiza el seguimiento a las metas <strong>de</strong>l programa <strong>de</strong> gobierno.<br />
5.5 CORRECTIVOS Y RETROALIMENTACION <strong>DEL</strong> SISTEMA.<br />
En lo que respecta a los correctivos y retroalimentación <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong>
control interno, la <strong>Alcaldía</strong> Municipal, solo se dictan correctivos, esto a<br />
solicitud <strong>de</strong> la contraloría Departamental. El sistema utilizado para las<br />
recomendaciones es el escrito para la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia afectada.<br />
No existe en la Administración Municipal la<br />
evaluación <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong>l<br />
control Interno, lo que no permite una clara evaluación si lo que se ha<br />
implantado por parte <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia ha funcionado, o por el contrario se<br />
ha quedado obsoleto.<br />
6. IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO Y DISEÑO DE<br />
<strong>CONTROL</strong>ES POR AREAS<br />
Una <strong>de</strong> las características <strong>de</strong> los procedimientos mo<strong>de</strong>rnos para la<br />
aplicación, diseño, y evaluación <strong>de</strong> controles internos, consiste en el<br />
reconocimiento <strong>de</strong> los acontecimientos que afectan a la administración; estos<br />
pue<strong>de</strong>n ser divididos en numero limitado <strong>de</strong> grupos, los cuales nos<br />
<strong>de</strong>terminan las áreas o ciclos <strong>de</strong> trabajo.
Cada entidad pue<strong>de</strong> tener algunos o todas las áreas <strong>de</strong> sus activida<strong>de</strong>s,<br />
funciones<br />
administrativas relacionadas entres si, lo que permite que estas<br />
fluyan o se interrelacionen a través <strong>de</strong> las unida<strong>de</strong>s organizacionales.<br />
Observando las áreas o ciclos a través <strong>de</strong> las unida<strong>de</strong>s organizacionales,<br />
que se relacionan con los controles y las realida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> los sistemas<br />
integrados, nos permite enten<strong>de</strong>r mas fácilmente el concepto <strong>de</strong> área o ciclo,<br />
ya que estas pue<strong>de</strong>n servir para los controles individuales <strong>de</strong> las unida<strong>de</strong>s<br />
organizacionales.<br />
Las áreas o ciclos son amplios, lo que permite dividir en funciones, siendo<br />
una función una tarea <strong>de</strong> mayor procesamiento, o segmento <strong>de</strong> un sistema<br />
que procesa lógicamente activida<strong>de</strong>s interrelacionadas.<br />
Po<strong>de</strong>mos concluir que área o ciclo es la ruta por la cual un tipo <strong>de</strong> evento<br />
fluye <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el comienzo hasta el reporte final, y que un evento es un suceso<br />
factible creado por la entidad o por fuerzas externas.<br />
Con base en los anteriores conceptos <strong>de</strong> áreas o ciclos; los que afectan o<br />
están inmersos en la en la alcaldía Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong> los po<strong>de</strong>mos<br />
establecer <strong>de</strong> acuerdo a la siguiente clasificación en áreas <strong>de</strong> trabajo.<br />
6.1 CLASIFICACION DE LAS AREAS.
En la alcaldía Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong> con base en la naturaleza, y en los eventos<br />
que <strong>de</strong>sarrolla esta entidad po<strong>de</strong>mos establecer las siguientes áreas <strong>de</strong><br />
trabajo, las cuales son objeto <strong>de</strong> nuestro diseño <strong>de</strong> control.<br />
• Políticas y Planeación<br />
• Administrativo<br />
• Tesorería<br />
6.1.1 Políticas y Planeación. En esta área o ciclo compren<strong>de</strong> la Planeación<br />
que realiza entidad para ejecutar y controlar cada uno <strong>de</strong> los eventos en<br />
razón <strong>de</strong>l cumplimiento social <strong>de</strong> sus objetivos y metas; en esta se incluyen<br />
el manejo <strong>de</strong> la organización con respecto al factor humano y los recursos<br />
disponibles; se <strong>de</strong>fine claramente la autoridad y la responsabilidad.<br />
Esta área <strong>de</strong>fine los lineamientos o parámetros <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los cuales las<br />
<strong>de</strong>más áreas objeto <strong>de</strong> control <strong>de</strong>ben actuar para obtención <strong>de</strong> los objetivos<br />
<strong>de</strong> la entidad.<br />
El área o ciclo <strong>de</strong> Políticas y Planeación comunica a las <strong>de</strong>más áreas:<br />
• La misión <strong>de</strong> la entidad<br />
• Los objetivos <strong>de</strong> la entidad<br />
• Los Planes <strong>de</strong> la entidad a corto y largo plazo
• Los procesos y mecanismo para reportar información a la administración<br />
• La responsabilidad <strong>de</strong> salvaguardar los activos <strong>de</strong> la entidad<br />
• Los planes para recuperar o cambiar los activos, libros o registros<br />
perdidos, dañados o alterados<br />
• La autoridad y <strong>de</strong>más mecanismo para <strong>de</strong>terminar y modificar los<br />
procedimientos para procesar transacciones.<br />
Cada uno <strong>de</strong> estos parámetros <strong>de</strong>finidos y comunicados a las <strong>de</strong>más áreas<br />
<strong>de</strong> control; las áreas <strong>de</strong> políticas y planeación las realiza con base en el Plan<br />
<strong>de</strong> gobierno <strong>de</strong>l or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto, El plan <strong>de</strong> <strong>de</strong>sarrollo y el plan <strong>de</strong><br />
or<strong>de</strong>namiento territorial.<br />
6.1.2 Administrativo. Es el área o ciclo que soporta las labores <strong>de</strong> apoyo y<br />
ejecución <strong>de</strong> las operaciones y transacciones para el logro <strong>de</strong> los objetivos<br />
en cumplimiento <strong>de</strong> las funciones propias <strong>de</strong> la organización.<br />
Dentro <strong>de</strong> esta área se encuentran las activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> manejo <strong>de</strong> personal y<br />
la adquisición y pago <strong>de</strong> servicios.<br />
6.1.2.1 Personal. En las organizaciones a fin <strong>de</strong> po<strong>de</strong>r funcionar, necesitan<br />
satisfacer sus objetivos, dados por el medio y la propia organización. Para el<br />
logro <strong>de</strong> los mismos requiere <strong>de</strong> una serie <strong>de</strong> recursos, siendo el factor<br />
humano el más importante ya que a través <strong>de</strong> él se pue<strong>de</strong>n mejorar y
perfeccionar el empleo y diseño <strong>de</strong>l recurso material y técnico.<br />
Los conocimientos, la experiencia, las habilida<strong>de</strong>s son parte <strong>de</strong>l patrimonio<br />
personal, no son propiedad <strong>de</strong> las organizaciones; sin embargo a través <strong>de</strong><br />
las personas se <strong>de</strong>sarrollan una serie <strong>de</strong> activida<strong>de</strong>s y se logran los objetivos<br />
propuestos,<br />
Esta área comienza con la contratación <strong>de</strong> personal y termina con el retiro <strong>de</strong><br />
él. Las funciones típicas <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> personal compren<strong>de</strong>n:<br />
• Reclutamiento<br />
• Pruebas<br />
• Selección <strong>de</strong> empleados<br />
• Contratación<br />
• Asignación<br />
• Entrenamiento<br />
• Evaluación<br />
• Promoción<br />
• Terminación <strong>de</strong> contratos<br />
• Retiro<br />
• Mantenimiento <strong>de</strong> los registros <strong>de</strong> personal<br />
• Administración <strong>de</strong> sueldos y salarios.
6.1.2.2 Adquisición y Pago. Esta área se refiere al proceso que se realiza al<br />
adquirir recursos (bienes y servicios) <strong>de</strong> proveedores, contratistas y<br />
empleados a cambio <strong>de</strong> una obligación <strong>de</strong> pago.<br />
Una parte significativa <strong>de</strong> la parte <strong>de</strong> contabilidad se <strong>de</strong>dica usualmente a<br />
clasificar la adquisición <strong>de</strong> los recursos entre diversas cuentas <strong>de</strong>l activo y<br />
<strong>de</strong>l gasto. Debido a las diferencias en tiempo que existe entre el recibo <strong>de</strong><br />
los recursos y el <strong>de</strong>sembolso <strong>de</strong>l efectivo, las cuentas por pagar y diversos<br />
pasivos acumulados se afectan directamente por el ciclo <strong>de</strong> adquisición y<br />
pago.<br />
Esta área incluye las siguientes activida<strong>de</strong>s.<br />
• Adquisición <strong>de</strong> bienes, mercancías, servicios y mano <strong>de</strong> obra<br />
• Pago <strong>de</strong> las adquisiciones<br />
• Contratos<br />
• Pago <strong>de</strong> Cuentas por pagar<br />
• Servicios personales<br />
• Mercancías (Inventarios Almacén)<br />
• Propiedad planta y equipo<br />
6.1.3 Tesorería. El área <strong>de</strong> tesorería se refiere a las operaciones sobre<br />
custodia <strong>de</strong>l efectivo y valores, en esta área se reconocen las necesida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> efectivo disponible, la distribución <strong>de</strong>l mismo para las operaciones
corrientes <strong>de</strong> la entidad; los procedimientos que se utilizan para el manejo<br />
<strong>de</strong>l efectivo varían <strong>de</strong> una entidad a otra, lo que no permite la<br />
estandarización <strong>de</strong> procedimientos para procesarla.<br />
Hacen parte <strong>de</strong> esta área en la <strong>Alcaldía</strong> <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, la tesorería como sección,<br />
presupuesto, contabilidad y recaudo o ingreso.<br />
6.1.3.1 Tesorería como sección. Dentro <strong>de</strong> las funciones que están<br />
incluidas en el área <strong>de</strong> tesorería como sección, aparecen las generales que<br />
tratan <strong>de</strong> los fondos <strong>de</strong> capital; a<strong>de</strong>más las siguientes.<br />
• Relación con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria)<br />
• Relaciones con los entes cofinanciadores <strong>de</strong>l estado, para la<br />
administración <strong>de</strong> inversiones en el Municipio.<br />
• Administración <strong>de</strong>l efectivo y las inversiones<br />
• Acumulación y pago <strong>de</strong> interés cuando sean necesarios, o para<br />
reinvertirlos.<br />
• Custodia física <strong>de</strong>l efectivo, incluyendo la conciliación <strong>de</strong> los saldos.<br />
• Administración <strong>de</strong> los títulos valores<br />
• Administración <strong>de</strong> la <strong>de</strong>uda publica, incluso los pagos <strong>de</strong>l principal e<br />
intereses y vigilancia <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> las condiciones <strong>de</strong> los<br />
prestamos internos.<br />
• Administración y rendición <strong>de</strong> cuentas a los entes fiscalizadores <strong>de</strong>l<br />
estado y al or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto.
6.1.3.2 Presupuesto. Hace parte por ubicación y funcionamiento <strong>de</strong>l área <strong>de</strong><br />
tesorería, esta reflejado en los planes que integran las metas y los objetivos<br />
a mediano y corto plazo, expresando los propósitos que se persiguen y los<br />
resultados que se esperan <strong>de</strong> las activida<strong>de</strong>s que <strong>de</strong>sarrolla la alcaldía, se<br />
tiene en cuenta en esta área la disponibilidad <strong>de</strong> los recursos, para combinar<br />
en forma optima los medios disponibles y los objetivos para lograr el uso<br />
racional <strong>de</strong>l mismo.<br />
Se caracteriza generalmente por tener una correlación con las metas, los<br />
objetivos y los recursos; a<strong>de</strong>más mantiene informado sobre los ingresos y/o<br />
asignaciones para limitar el gasto que pueda realizarse con cargo a él.<br />
Por ser <strong>de</strong> tipo flexible se adapta a cambios imprevistos, conviertiéndose en<br />
una herramienta valiosa para la alta gerencia, permitiendo la regulación <strong>de</strong><br />
las acciones <strong>de</strong> la administración.<br />
Esta parte <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> tesorería se basa en la racionalización <strong>de</strong>l gasto para<br />
mejorar la eficiencia <strong>de</strong> las operaciones y ejecución <strong>de</strong> los programas, <strong>de</strong>ntro<br />
<strong>de</strong> la limitación <strong>de</strong> los recursos <strong>de</strong> la entidad.<br />
La sección <strong>de</strong> presupuesto <strong>de</strong>be cumplir una serie <strong>de</strong> requisitos y limitantes<br />
en su elaboración, ejecución y control; entre las cuales figuran la<br />
planificación, anualidad, universalidad, unidad <strong>de</strong> caja, superávit fiscal,<br />
programación integral, la especialización, el equilibrio, inembargabilidad y las<br />
utilida<strong>de</strong>s.
Dentro <strong>de</strong> sus funciones típicas están:<br />
• Planear y hacer un cronograma <strong>de</strong>l proceso presupuestal<br />
• Desarrollar los formatos para el presupuesto<br />
• Consolidar y resumir los datos presupuestales<br />
• Controlar los cambios al presupuesto<br />
• Revisar el presupuesto contra los datos reportados<br />
• Elaborar el programa <strong>de</strong> caja para presentar a los entes fiscalizadores<br />
• Elaborar el acuerdo <strong>de</strong> gastos, en concordancia con el programa <strong>de</strong> caja<br />
• Elaborar las reservas y apropiaciones.<br />
6.1.3.3 Contabilidad. Hace parte <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> tesorería y es la encargada <strong>de</strong><br />
llevar las finanzas <strong>de</strong> la organización, sé actividad se radica en la<br />
clasificación <strong>de</strong> las transacciones que realiza la entidad, este recibe las<br />
transacciones <strong>de</strong> las secciones <strong>de</strong> procesamiento y las radica en la base <strong>de</strong><br />
datos.<br />
Los registros son consolidados con la información recibida y se analizan<br />
cuando se presentan los informes ante los entes fiscalizadores.<br />
Dentro <strong>de</strong> las funciones que ejecuta esta sección esta:
• Registrar las transacciones por cada concepto que le corresponda a la<br />
entidad otorgar<br />
• Elaborar y presentar el balance <strong>de</strong> comprobación<br />
• Elaborar general y estados <strong>de</strong> ganancias y perdidas<br />
• Elaborar los estados <strong>de</strong> movimientos <strong>de</strong> efectivo y <strong>de</strong> origen y aplicación<br />
<strong>de</strong> fondos<br />
• Preparación <strong>de</strong> transacciones<br />
6.3.1.4 Recaudo o Ingresos. Esta sección la compren<strong>de</strong> la liquidación <strong>de</strong><br />
impuestos y la caja, incluye funciones para la liquidación y recaudo <strong>de</strong> cada<br />
uno <strong>de</strong> los valores por concepto <strong>de</strong> los servicios propios <strong>de</strong> la entidad, <strong>de</strong>ntro<br />
<strong>de</strong> sus funciones están:<br />
• Recaudar por diferentes conceptos<br />
• Liquidar el impuestos predial<br />
• Generar y mantener la numeración <strong>de</strong> los recibos oficiales <strong>de</strong> pago.,<br />
6.2 DISEÑO DE <strong>CONTROL</strong>ES<br />
Para el diseño <strong>de</strong> controles que se implantarán en la alcaldía <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, se<br />
parte <strong>de</strong> la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> las áreas, que conforman las activida<strong>de</strong>s que<br />
<strong>de</strong>sarrollo la alcaldía para cumplir con su razón social, como es la <strong>de</strong> ente<br />
territorial al servicio <strong>de</strong>l estado.
Con base en esta i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> áreas los controles aplicar son los<br />
siguientes:<br />
6.2.1 Al área <strong>de</strong> Políticas y Planeación. En está área se aplicaran los<br />
controles, que induzcan a la<br />
administración en la cultura <strong>de</strong> la<br />
administración por resultados, que institucionalicen los procesos <strong>de</strong> fijación y<br />
seguimiento <strong>de</strong> objetivo y metas.<br />
Se aplicará el control administrativo correctivo y el <strong>de</strong> gestión, los cuales<br />
están orientados al nivel ejecutivo (jefes <strong>de</strong> <strong>de</strong>spacho) y nivel asesor. Este<br />
control <strong>de</strong>be respon<strong>de</strong>r a la <strong>de</strong>finición clara y precisa <strong>de</strong> los objetivos y<br />
metas; los sistemas <strong>de</strong> administración participativa; sistemas<br />
<strong>de</strong><br />
comunicación y motivación.<br />
Se tendrá en cuenta en este control los siguientes aspectos:<br />
• Generalida<strong>de</strong>s<br />
• Estructura organizacional formal<br />
• Formulación <strong>de</strong>l plan anual operativo<br />
• Definición <strong>de</strong> la Misión, objetivos, metas <strong>de</strong> la entidad<br />
• La armonización <strong>de</strong> los objetivos globales<br />
• I<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> procesos organizacionales que permitan la ejecución y<br />
coordinación <strong>de</strong> labores.<br />
• Delimitación <strong>de</strong> las líneas <strong>de</strong> autoridad<br />
• Aplicación <strong>de</strong> técnicas operativas para <strong>de</strong>tección <strong>de</strong> amenazas
• Los comités coordinadores<br />
• La ejecución <strong>de</strong> los planes <strong>de</strong> <strong>de</strong>sarrollo y plan <strong>de</strong> or<strong>de</strong>namiento territorial.<br />
A esta área se aplicaran los procesos <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong>l control cada seis<br />
meses, para po<strong>de</strong>r entrar a corregir. Se aplicará la evaluación por medio <strong>de</strong><br />
cuestionarios don<strong>de</strong> cada pregunta sea dirigida a informar sobre los<br />
aspectos antes mencionados.<br />
Con base en la información que se obtenga el jefe <strong>de</strong> control interno, pondrá<br />
en conocimiento al comité evaluador <strong>de</strong>l control interno, quiénes diseñaran<br />
los mecanismo para las correcciones y <strong>de</strong> forma alcanzar el grado <strong>de</strong><br />
eficiencia, efectividad y economía.<br />
6.2.2 Administrativo. Esta orientado a las políticas administrativas <strong>de</strong> las<br />
organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están<br />
relacionados con la administración.<br />
6.2.2.1 Personal. Para el manejo <strong>de</strong> personal se aplicará el control<br />
administrativo u operativos, los controles <strong>de</strong> <strong>de</strong>tección y correctivos.<br />
Se tendrá en cuenta en el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> los sistemas <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong>l<br />
control las actuaciones y procedimientos<br />
<strong>de</strong> la administración para el<br />
reclutamiento, pruebas, selección <strong>de</strong> empleados, contratación, asignación,<br />
entrenamiento, evaluación, promoción, terminación <strong>de</strong> contratos, retiro,
mantenimiento <strong>de</strong> los registros <strong>de</strong> personal, administración <strong>de</strong> sueldos y<br />
salarios.<br />
Cuando se <strong>de</strong>n cada<br />
uno <strong>de</strong> estos procesos, el jefe <strong>de</strong> control interno<br />
realizará la evaluación respectiva a través <strong>de</strong> encuestas, que <strong>de</strong>be incluir<br />
como mínimo:<br />
• Generalida<strong>de</strong>s: don<strong>de</strong> se pregunte sobre cada uno <strong>de</strong> los procesos que<br />
están contemplados en los manuales <strong>de</strong> personal.<br />
• Autorizaciones: por medio <strong>de</strong>l cual se constata que la persona que efectúo<br />
el proceso esta <strong>de</strong>bidamente autorizado por el or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto<br />
• Aprobaciones: don<strong>de</strong> se verifica si cumplió con la política que estipula la<br />
administración para cada proceso<br />
• Custodia: en este se verificara si quien maneja los registro es el<br />
responsable por su custodia y en que medios se va ha conservar la<br />
información.<br />
• Registros: don<strong>de</strong> se verifica el tiempo o plazo <strong>de</strong> las noveda<strong>de</strong>s<br />
presentadas y la forma <strong>de</strong> actualizar dichos registros.<br />
Estos procesos <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong> los procesos <strong>de</strong> personal, el jefe <strong>de</strong> control<br />
interno los archivara si no encuentra ninguna anormalidad, si se presenta<br />
anomalías este <strong>de</strong>be informar al comité evaluador <strong>de</strong>l control interno para su<br />
revisión y corrección respectiva.
Estos Procesos <strong>de</strong> control lo aplicara el jefe <strong>de</strong> la oficina como mínimo una<br />
vez por semestre y cuando se presenten en la administración cambios en el<br />
personal.<br />
6.2.2.2 Adquisición y Pago. El control que se llevara en esta sección <strong>de</strong>l<br />
área administrativa, se hará con repecto a la norma <strong>de</strong> contratación estatal.<br />
Dentro <strong>de</strong>l los controles que se aplicarán a esta área serán los <strong>de</strong> <strong>de</strong>tección,<br />
y específicos, don<strong>de</strong> se constatará la estructura <strong>de</strong> cada control, respecto a<br />
la legalidad, a la parte financiera, administrativa y <strong>de</strong> gestión.<br />
Por ser está área <strong>de</strong> la alcaldía <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, don<strong>de</strong> más se <strong>de</strong>sarrolla su<br />
cometido social para él cumplimento <strong>de</strong> las metas, estos<br />
controles se<br />
aplicarán a diario por parte <strong>de</strong> la oficina <strong>de</strong> control interno.<br />
Para la contratación se verificara a través <strong>de</strong> la observación y comparación,<br />
los concursos o licitaciones, la contratación directa, para compras y/o obra<br />
publica.<br />
• Que estén <strong>de</strong>bidamente soportados con los respectivos partidas<br />
presupuestales o disponibilidad presupuestal.<br />
• Que los cumpla con todos requisitos exigidos por la ley 80 <strong>de</strong> 1993,<br />
• Que tengan todos los soportes técnicos <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> selección
• Verificar que las cuantías cumplan con las aprobadas para la contratación<br />
directa<br />
• Verificar las pólizas que garantizan las diferentes modalida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> riesgo<br />
estipuladas en el contrato se ajuste a los plazos<br />
• verificar que lo contratado hace parte <strong>de</strong>l plan <strong>de</strong> compras y/o esta en el<br />
plan <strong>de</strong> <strong>de</strong>sarrollo<br />
• Verificar que las compras y/o contratos están <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l pac y hacen parte<br />
<strong>de</strong>l plan mensualizado <strong>de</strong> caja.<br />
Con respecto al manejo <strong>de</strong> los bienes o mercancías (almacén) se aplicaran<br />
los controles antes mencionados teniendo en cuenta los siguientes procesos.<br />
• Revisión <strong>de</strong> la clasificación <strong>de</strong> los inventarios, teniendo en cuenta los<br />
elementos <strong>de</strong> consumo, <strong>de</strong>volutivos, inservible, <strong>de</strong> aduana, provenientes<br />
<strong>de</strong> empréstitos externos.<br />
• Comprobar que el ingreso físico <strong>de</strong> los elementos tanto <strong>de</strong>volutivos como<br />
<strong>de</strong> consumo estén <strong>de</strong> acuerdo con las cantida<strong>de</strong>s, <strong>de</strong>scripción y<br />
características en la or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> compra y/o contrato<br />
• verificar que toda or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> movimiento <strong>de</strong> bienes <strong>de</strong>l almacén, ya sea <strong>de</strong><br />
entrada o <strong>de</strong> salida este <strong>de</strong> acuerdo con la or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> compra, contrato,<br />
comprobante <strong>de</strong> caja menor, formulario para la <strong>de</strong>volución <strong>de</strong> elementos.<br />
• Verificar la calidad y cantidad <strong>de</strong> los elementos adquiridos por medio <strong>de</strong><br />
or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> compra o contrato.
• Verificar que los bienes adquiridos estén registrados en los kar<strong>de</strong>s<br />
• verificar el consecutivo <strong>de</strong> los comprobantes <strong>de</strong> entrada y salida <strong>de</strong><br />
almacén<br />
• verificar que los elementos <strong>de</strong> consumo estén almacenados a parte <strong>de</strong> los<br />
inservible.<br />
• verificar que los egresos <strong>de</strong> almacén <strong>de</strong> elementos <strong>de</strong>volutivos o <strong>de</strong><br />
consumo se realicen con base a la programación <strong>de</strong> necesida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> las<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias.<br />
• Verificar la salida <strong>de</strong> bienes <strong>de</strong>l almacén se haya hecho <strong>de</strong> acuerdo al<br />
comprobante <strong>de</strong> salida y respaldado por un acto administrativo<br />
<strong>de</strong>bidamente firmado.<br />
• Para los bienes dados <strong>de</strong> baja se <strong>de</strong>be revisar que exista el acto<br />
administrativo por la cual se da <strong>de</strong> baja el bien, y verificar el <strong>de</strong>stino <strong>de</strong>l<br />
elemento; que exista certificación <strong>de</strong>l almacenista o funcionario que<br />
certifique la inservibilidad <strong>de</strong>l bien.<br />
• Verificar que cada comprobante <strong>de</strong> ingreso y egreso <strong>de</strong> consumo y<br />
<strong>de</strong>volutivo <strong>de</strong>scriba la imputación contable <strong>de</strong> acuerdo al PUC<br />
• Verificar que se efectúen los ajustes para las correcciones <strong>de</strong> los bienes<br />
• Verificar que las cuentas se presenten <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los términos y soportes<br />
completos.<br />
• Verificar que los saldos <strong>de</strong> almacén se encuentren consolidados<br />
mensualmente con contabilidad.
Estos controles se aplican por la oficina <strong>de</strong> control interno por lo menos una<br />
ves cada seis meses, con el objeto <strong>de</strong> mantener actualizada el almacén y<br />
permitir medir la gestión y los resultados por parte <strong>de</strong> la administración.<br />
6.2.3 Tesorería. En el área <strong>de</strong> tosería se aplicaran los controles generales,<br />
ya que permiten y dan la seguridad <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> los controles<br />
específicos, <strong>de</strong> igual manera se aplicaran los controles preventivos y<br />
<strong>de</strong>tección.<br />
De igual manera se aplicaran las formas <strong>de</strong> control interno como el control<br />
<strong>de</strong> validación, el control <strong>de</strong> perfección, Reejecución y disciplinarios.<br />
6.2.3.1 Tesorería como sección. Como esta sección <strong>de</strong>l área cumple con<br />
funciones administrativas, se aplicaran controles <strong>de</strong> tipo administrativo, en<br />
las formas <strong>de</strong> control <strong>de</strong> perfección y disciplinario y validación.<br />
En la evaluación <strong>de</strong> la aplicación <strong>de</strong> los controles mencionados, lo ejecutara<br />
el jefe <strong>de</strong> control interno <strong>de</strong> la alcaldía, por lo menos una vez al mes; esta<br />
evaluación <strong>de</strong> los procesos <strong>de</strong> control se verificara por medio <strong>de</strong> cuestionario<br />
y hojas <strong>de</strong> trabajo, teniendo encuenta la evaluación anterior, sin <strong>de</strong>terminar<br />
fecha. En la evaluación se tendrá encuenta los siguientes procesos.<br />
• Verificación si en el manejo <strong>de</strong>l efectivo existe la autorización por parte <strong>de</strong>l<br />
tesorero
• Cada cuanto se realizan las visitas a las entida<strong>de</strong>s financieras para<br />
conocer las nuevas ten<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> estas, que se transformen en<br />
rentabilidad para la alcaldía<br />
• Verificar si las funciones <strong>de</strong> recaudo y custodia las realizan<br />
in<strong>de</strong>pendientemente <strong>de</strong> la preparación <strong>de</strong> los comprobantes y manejo <strong>de</strong><br />
libros <strong>de</strong> contabilidad y cuentas por pagar, distintos a los libros <strong>de</strong> caja.<br />
• Verificar que existan evi<strong>de</strong>ncias escritas dirigidas a las entida<strong>de</strong>s<br />
financieras <strong>de</strong> las personas autorizadas para firmar y solicitar información<br />
financiera.<br />
• Verificar si están claramente las actuaciones <strong>de</strong> or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l gasto,<br />
or<strong>de</strong>nación <strong>de</strong>l pago, constancia <strong>de</strong> pago.<br />
• Verificar si los traslados <strong>de</strong> los fondos entre cuentas corrientes <strong>de</strong> la<br />
entidad son aprobados por funcionario competente.<br />
• Constatar si existe caja menor y correspon<strong>de</strong> a las políticas <strong>de</strong> la entidad y<br />
se ajusta a las normas legales vigentes.<br />
• Relación con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria)<br />
• Relaciones con los entes confinaciadores <strong>de</strong>l estado, para la<br />
administración <strong>de</strong> inversiones en el Municipio.<br />
• Administración <strong>de</strong>l efectivo y las inversiones<br />
• Acumulación y pago <strong>de</strong> interés cuando sean necesarios, o para<br />
reinvertirlos.<br />
• Custodia física <strong>de</strong>l efectivo, incluyendo la conciliación <strong>de</strong> los saldos.<br />
• Administración <strong>de</strong> los títulos valores
• Administración <strong>de</strong> la <strong>de</strong>uda publica, incluso los pagos <strong>de</strong>l principal e<br />
intereses y vigilancia <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> las condiciones <strong>de</strong> los<br />
prestamos internos.<br />
• Administración y rendición <strong>de</strong> cuentas a los entes fiscalizadores <strong>de</strong>l<br />
estado y al or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto.<br />
6.2.3.2 Presupuesto. Por ser el presupuesto una herramienta técnica en<br />
laque se apoya el control <strong>de</strong> gestión, en esta área sé aplican los controles<br />
generales, específicos; Para po<strong>de</strong>r obtener por medio <strong>de</strong> comparación el<br />
examen <strong>de</strong> eficiencia y eficacia <strong>de</strong> la entidad, evaluando <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el proceso <strong>de</strong><br />
planeación <strong>de</strong>l presupuesto hasta la elaboración <strong>de</strong> reservas <strong>de</strong>l año fiscal.<br />
Los controles generales y específicos, serán aplicados por el jefe <strong>de</strong> control<br />
interno periódicamente a la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia, a<strong>de</strong>más el tesorero podrá aplicar<br />
controles <strong>de</strong> validación y perfección al jefe <strong>de</strong> la sección.<br />
En la evaluación <strong>de</strong>l control se ejecutara por medio <strong>de</strong> cuestionario y hojas<br />
<strong>de</strong> trabajo, que permitan la apreciación directa <strong>de</strong>l proceso ejecutado, <strong>de</strong><br />
esta manera extraer la información necesaria para establecer los índices.<br />
En la aplicación <strong>de</strong> los controles se <strong>de</strong>be tener en cuenta los siguientes<br />
aspectos
• Verificar si la programación <strong>de</strong> los presupuestos se hacen <strong>de</strong> acuerdo al<br />
proceso legal que estipula el <strong>de</strong>creto 111 <strong>de</strong> 1996.<br />
• En la programación<br />
y la elaboración <strong>de</strong>l presupuesto se encuentra<br />
claramente <strong>de</strong>finido y asignadas las funciones.<br />
• La segregación <strong>de</strong>l presupuesto esta <strong>de</strong>bidamente autorizada por<br />
funcionario responsable y coinci<strong>de</strong>n con el manual <strong>de</strong> firmas aprobado<br />
por el or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto.<br />
• Las distribuciones presupuestales son <strong>de</strong>bidamente autorizadas,<br />
registradas y conciliadas contra las apropiaciones totales.<br />
• Que control aplica el jefe <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia sobre las reservas <strong>de</strong><br />
apropiación<br />
• Se compara el presupuesto <strong>de</strong> gastos con el presupuesto <strong>de</strong> inversión y el<br />
plan <strong>de</strong> <strong>de</strong>sarrollo, cada cuanto se concilia.<br />
• El jefe <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia vigila la ejecución <strong>de</strong>l presupuesto y elabora los<br />
estados presupuestales consolidados.<br />
• Se encuentra codificado y aprobado el presupuesto <strong>de</strong> acuerdo a las<br />
disposiciones legales.<br />
• Los acuerdos mensuales <strong>de</strong> gastos están aprobados por el or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l<br />
gasto y se encuentra actualizado el pac.<br />
• Las disponibilida<strong>de</strong>s y registros e imputaciones presupuestales son<br />
diligenciados y aprobados por el jefe <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncia.<br />
• Las diferentes modificaciones presupuestales son elaboradas y aprobadas<br />
<strong>de</strong> acuerdo con documentos legales soportes <strong>de</strong> esta actuación.
• Las modificaciones, adiciones y registro <strong>de</strong> ingresos, gastos y programa<br />
anual <strong>de</strong> caja se efectúan con base él los documentos legales y<br />
probatorios.<br />
• Revisar el presupuesto contra los datos reportados<br />
6.2.3.3 Contabilidad. Los controles que se realicen en esta sección <strong>de</strong>l área<br />
<strong>de</strong> tesorería, serán aplicados por la oficina <strong>de</strong> control interno, para el normal<br />
funcionamiento <strong>de</strong> la entidad, este compren<strong>de</strong> tanto las normas y procesos<br />
contables, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o<br />
están relacionados directamente con la protección <strong>de</strong> los bienes y fondos y<br />
la contabilidad <strong>de</strong> los registros contables.<br />
Para esta parte <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> tesorería se aplicaran como estructura <strong>de</strong> control<br />
los financieros, los controles específicos, preventivos como <strong>de</strong><br />
procedimiento, <strong>de</strong> acuerdo a su forma el control <strong>de</strong> validación, <strong>de</strong> perfección<br />
y <strong>de</strong> reejecución.<br />
En cada proceso establecido en la sección <strong>de</strong> contabilidad se tendrá en<br />
cuenta en la aplicación <strong>de</strong>l control los siguientes criterios.<br />
• Verificación <strong>de</strong> la imputación contable con la codificación <strong>de</strong>l PUC<br />
• Verificar el cruce <strong>de</strong> los reportes <strong>de</strong> bancos por ingresos, contra las<br />
relaciones y documentos soportes enviados por caja.<br />
• Verificar que existan copias <strong>de</strong> las notas bancarias para comparar con
presupuesto.<br />
• Verificar si se están entregando los informes a la contraloría<br />
Departamental, cumpliendo con las normas legales.<br />
• Verificar selectivamente los extractos <strong>de</strong>l banco y el boletín diario <strong>de</strong> caja,<br />
como sus anexos, <strong>de</strong> igual manera se verificara la sumatoria aritmética.<br />
• Examinar que sé este diligenciando a<strong>de</strong>cuadamente sin borrones,<br />
tachones, ni enmendadura y se mantengan actualizados los siguientes<br />
registros que <strong>de</strong>be llevar la sección <strong>de</strong> contabilidad como son: Libro <strong>de</strong><br />
caja general, libro <strong>de</strong> bancos, avances y anticipos, títulos valores, libro <strong>de</strong><br />
notas <strong>de</strong> contabilidad.<br />
• Verificación en los registros <strong>de</strong> la relación <strong>de</strong> reservas <strong>de</strong> caja la<br />
existencia <strong>de</strong> las obligaciones, confrontando los registros contra los<br />
documentos soportes y la relación <strong>de</strong> las cuentas por pagar.<br />
• Comprobar que los recursos provenientes <strong>de</strong> aportes o transferencias se<br />
mantengan en <strong>de</strong>pósitos en bancos oficiales, en cumplimiento a las<br />
normas legales.<br />
• En las revisiones <strong>de</strong> conciliación se <strong>de</strong>be terne encuenta las extensiones<br />
aritméticas, la anulación <strong>de</strong> cheques girados y no cobrados que han<br />
permanecido mas <strong>de</strong> 30 días.<br />
• Revisar los registros control <strong>de</strong>l banco <strong>de</strong> chequeras, que coincidan con la<br />
numeración <strong>de</strong>l comprobante emitido por el banco.<br />
• Se <strong>de</strong>be realizar arqueos sorpresivos para la constación <strong>de</strong> fondos y<br />
valores y su a<strong>de</strong>cuado manejo.
6.2.3.4 Recaudo e ingreso. En la sección <strong>de</strong>l área <strong>de</strong> recaudo e ingreso se<br />
aplicaran los controles <strong>de</strong> la estructura financiera que permiten la ejecución<br />
<strong>de</strong> los procesos con base en las normas <strong>de</strong> auditoria sobre el manejo <strong>de</strong>l<br />
efectivo. Los controles se que se aplicarán en esta sección son los controles<br />
específicos que toman formas <strong>de</strong> control <strong>de</strong> validación, perfección,<br />
reejecución y disciplinarios.<br />
La aplicación <strong>de</strong> estos controles, la ejecutaran diariamente los funcionarios<br />
que tiene a cargo la función <strong>de</strong>l manejo <strong>de</strong>l efectivo, con el fin <strong>de</strong> evitar<br />
riesgos en el manejo <strong>de</strong>l recaudo e ingreso <strong>de</strong>l efectivo.<br />
El control <strong>de</strong> validación se aplicará en comparación <strong>de</strong> las transacciones<br />
realizadas en el dia y las estipuladas por el jefe inmediato, como se presenta<br />
en las conciliaciones que <strong>de</strong>be realizar el cajero sobre lo consignando y lo<br />
recibido en efectivo por pagos <strong>de</strong> cualquier concepto.<br />
La oficina <strong>de</strong> control interno cada quince días realizará el control a la sección<br />
<strong>de</strong> recaudo e ingreso aplicando el sistema <strong>de</strong> evaluación por cuestionario, en<br />
lo que respecta a controles <strong>de</strong> validación y <strong>de</strong> reejecución; Esta evaluación<br />
<strong>de</strong> los procesos <strong>de</strong> control se aplicará directamente en cada sección <strong>de</strong>l<br />
área.<br />
Dentro <strong>de</strong> cada aplicación <strong>de</strong> los cuestionarios <strong>de</strong> evaluación se tendrá en<br />
cuenta los siguientes aspectos:
• Se están aplicando las tarifas que correspon<strong>de</strong>n en la liquidación <strong>de</strong>l<br />
impuesto predial <strong>de</strong> acuerdo a la política impartida por el or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l<br />
gasto.<br />
• Los <strong>de</strong>scuentos que se hacen en el oportuno pago están autorizados por<br />
personal competente<br />
• El recaudador y liquidador son in<strong>de</strong>pendientes <strong>de</strong> quien recibe el ingreso.<br />
• El cajero tiene bajo su control los ingresos <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el momento en que se<br />
reciben hasta el <strong>de</strong>stino al banco.<br />
• Comparar los recibos <strong>de</strong> liquidación con los comprobantes <strong>de</strong> pago.<br />
• Realizar resúmenes <strong>de</strong> los recibos y sus totales que pasan a la sección <strong>de</strong><br />
contabilidad<br />
• Verificar en los recibos <strong>de</strong> liquidación <strong>de</strong> impuestos que los <strong>de</strong>scuentos<br />
este ajustados a la política <strong>de</strong> recaudo <strong>de</strong> la entidad<br />
• Verificar que los reportes <strong>de</strong>l ingreso coincidan con las consignaciones y<br />
los recibos <strong>de</strong> caja.<br />
• Cuando se reciben cheques, letras, pagares su custodia tiene medida <strong>de</strong><br />
seguridad apropiada como cofres.<br />
• Se llevan diariamente los registros y control <strong>de</strong> recibo <strong>de</strong> sus ingresos.<br />
• Se registra la información <strong>de</strong>l cliente conforme lo expresa<br />
• El acceso a los cofres <strong>de</strong> seguridad tiene una sola persona la custodia.<br />
6.3 INDICADORES DE GESTION.
Para el analísis <strong>de</strong> la gestión que realiza la administración central, el Jefe <strong>de</strong><br />
Control interno tendran encuenta los siguiente elementos que permiten la<br />
evaluación <strong>de</strong> los resultados <strong>de</strong> los programas especificos emprendidos por<br />
la alcaldía.<br />
1. Visión <strong>de</strong>l programa.<br />
2. Los objetivos especificos <strong>de</strong>l programa<br />
3. los resultados <strong>de</strong>l programa que se i<strong>de</strong>ntifican en el momento <strong>de</strong> su<br />
formulación.<br />
4. las acciones <strong>de</strong>l rpograma que se diseñan en el momento <strong>de</strong> su<br />
formulación.<br />
A <strong>de</strong>mas <strong>de</strong>ber<br />
tener en cuenta las variables tales como: Gestión,<br />
Participación, Comunidad, Población, Institución, Servicios <strong>de</strong> Salud, Calidad<br />
<strong>de</strong> educación, Costos etc.<br />
Para la contraloría Nacional , en la medicción <strong>de</strong> la gestión <strong>de</strong> la empresas<br />
publicas, utliza la siguiente formula:<br />
Empresa Publica = Eficacia+Eficiencia+Economia+Equidad+Ecologia.<br />
La eficacia, la evaluan comparando los resultados obtenidos y los recursos<br />
utilizados, contra los resultados y recursos planeados.<br />
La Eficiencia la calculan <strong>de</strong> acuerdo a la sigueinte formula:
Eficiencia = % CO / % RG.<br />
Don<strong>de</strong>:<br />
%CO = Tasa <strong>de</strong> cumplimiento <strong>de</strong> los objetivos propuestos segun el plan <strong>de</strong><br />
acción <strong>de</strong>l año.<br />
% RG = Tasa <strong>de</strong> Recursos Gastados<br />
La economia se mi<strong>de</strong> en términos <strong>de</strong> establecer si la asignación global <strong>de</strong><br />
los recursos financieros <strong>de</strong>l estado entre sus diferentes objetivos, es la mas<br />
a<strong>de</strong>cuada para cumplir con su finalidad social. Se mi<strong>de</strong> por medio <strong>de</strong> la<br />
formula <strong>de</strong> Rentabilidad Publica expresada <strong>de</strong>l siguiente modo.<br />
Rentabilidad Publica = Exce<strong>de</strong>nte Público/ Activos Operativos Revaluados.<br />
Equidad. Es el estudio <strong>de</strong> las actuaciones <strong>de</strong> la administración tendiente a<br />
in<strong>de</strong>nttificar los receptores <strong>de</strong> su actuación económica.<br />
Se mi<strong>de</strong> por medio <strong>de</strong> la formula:<br />
Equidad = B/P<br />
Don<strong>de</strong>:<br />
B= Total <strong>de</strong> Beneficiarios<br />
P= Presupuesto.
7.CONCLUSIONES<br />
Los nuevos lineamientos trazados por la constitución política <strong>de</strong> 1991 y<br />
<strong>de</strong>sarrollados por la ley 87 <strong>de</strong> 1993, orientan la actividad <strong>de</strong> las entida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l<br />
estado, hacia la i<strong>de</strong>ntificación, formulación y ejecución <strong>de</strong> objetivos<br />
tendientes a lograr la eficacia, eficiencia en la prestación <strong>de</strong> los servicios que<br />
tiene<br />
a su cargo, constituyéndose el control Interno en el elemento<br />
fundamental para lograr cada una <strong>de</strong> las metas y fines trazados.<br />
El control interno se constituye en la principal etapa <strong>de</strong>l <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> un<br />
proceso administrativo, mediante la aplicación <strong>de</strong> los planes organizativos y<br />
métodos coordinados, los cuales son adoptados por la entidad con base en<br />
los pricipios legales <strong>de</strong>l control como igualdad, moralidad, eficiencia,<br />
celeridad, economía, imparcialidad, publicidad y valoración <strong>de</strong> los costo<br />
ambientales; para salvaguardar sus activos, previniendo frau<strong>de</strong>s,<br />
localizando errores, comprobando la veracidad <strong>de</strong> información y revisando<br />
los estados financieros obteniendo así un control efectivo sobre todos los<br />
aspectos <strong>de</strong> la administración.
El control Interno como mecanismo <strong>de</strong> vigilancia <strong>de</strong> la gestión en la<br />
administración, permite el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> procesos y accciones tendientes a<br />
optimizar los recursos; <strong>de</strong> esta forma orienta al or<strong>de</strong>nador <strong>de</strong>l gasto hacia<br />
que sector <strong>de</strong>be dirigir su invesión, para cumplir con los fines establecidos<br />
por la ley a los entes territoriales; <strong>de</strong> igual manera mejorár la prestación <strong>de</strong><br />
un servicio integro a la comunidad, logrando así su cometido social.<br />
Para la aplicación <strong>de</strong> un sistema <strong>de</strong> control interno en las entida<strong>de</strong>s<br />
estatales, que se traduzca en resultados positivos para la administración, se<br />
<strong>de</strong>be contar con la voluntad politica <strong>de</strong> la alta gerencia, que permita e<br />
induzca a las personas que participan en el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> cada uno <strong>de</strong> los<br />
procesos, a efectuarlos <strong>de</strong> manera conciente y efectiva, logrando así calidad<br />
en cada uno <strong>de</strong> los procesos, que se reflejarán en la optimización <strong>de</strong> los<br />
recursos y el crecimiento <strong>de</strong> la entida en terminos sociales.
8. RECOMENDACIONES<br />
Para lograr y <strong>de</strong>sarrollar cabalmente el ejercicio <strong>de</strong> control interno en la<br />
alcadía Municipal <strong>de</strong> <strong>Tame</strong>, se hace necesario tener en cuenta las siguientes<br />
recomendaciones:<br />
• Se <strong>de</strong>be Desarrollar la facultad dada por el concejo segun acuerdo No 005<br />
<strong>de</strong> mayo <strong>de</strong> 1994, respecto a la creación y asiganción <strong>de</strong> funciones para la<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>cia, el cual se sujiere en el anexo No M<br />
• Para el funcionamiento normal <strong>de</strong> la <strong>de</strong>pendicia <strong>de</strong> control interno, se<br />
<strong>de</strong>be crear el cargo <strong>de</strong> revisor <strong>de</strong> cuentas y auxiliar <strong>de</strong> control interno.<br />
• El comité evaluador <strong>de</strong>l sistema <strong>de</strong> control interno se <strong>de</strong>be reunir por lo<br />
menos una vez al año, para verificar si se esta aplicando el proceso <strong>de</strong><br />
control y revisar el cumplimiento <strong>de</strong> las politicas, metas, objetivos <strong>de</strong> la<br />
adminstarción.<br />
• Los funcionarios encargados <strong>de</strong> reportar los informes a las entida<strong>de</strong>s
fiscalizadoras <strong>de</strong>l estado, <strong>de</strong>ben hacerlo en las fechas solicitadas y en los<br />
formatos establecidos por estas, sin tener la oficina <strong>de</strong> control interno que<br />
asumir esta responsabilidad.<br />
• Revisadas las activida<strong>de</strong>s que <strong>de</strong>sarrolla la oficina <strong>de</strong> control interno y las<br />
<strong>de</strong>terminadas en el manual <strong>de</strong> funciones, se pue<strong>de</strong> establecer que este no<br />
esta cumpliendo a cabalidad dichas funciones, por cuanto se recomienda<br />
que se le permita a la oficina actuar como lo establece el organigrama <strong>de</strong> la<br />
entidad, instancia asesora y no administrativa y <strong>de</strong> revisor <strong>de</strong> cuentas como<br />
lo esta efectuando en el momento.<br />
• Realizar periodicamente visitas a las <strong>de</strong>pe<strong>de</strong>ncias, para indagar sobre el<br />
cumplimiento <strong>de</strong> cada uno <strong>de</strong> los procesos establecidos y conocer la<br />
i<strong>de</strong>ntidad <strong>de</strong> los funcionarios con la entidad.<br />
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