Manual de Usuario control de activo fijo - SIE

Sistema de Información Educativa
Manual de Usuario
Módulo de Control de Inventarios de Bienes Muebles en
Planteles Educativos
Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 1

Contenido
Por qué se debe registrar el inventario en el sistema. 3
Qué hacer antes de registrar el inventario en el sistema. 3
Qué se debe de registrar. 4
Qué hacer si no encuentro un artículo. 5
En que tiempo debo de registrar el inventario. 5
Quién es el responsable de registrar el inventario en el plantel. 5
Quién es el responsable del mobiliario y equipo del plantel. 5
Cuál es el siguiente paso después de haber registrado el inventario. 5
Cómo accesar al módulo del registro de mobiliario y equipo. 6
Cómo iniciar el registro de mobiliario y equipo. 6
Cómo modificar las propiedades y características de los artículos
ya registrados. 12
Cómo borrar un artículo ya registrado en el inventario 13
Ejemplos 14
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¿Por qué se debe registrar el inventario en el sistema?
El objetivo del sistema es registrar, administrar y controlar los bienes muebles que
están bajo la responsabilidad de Director o Responsable del Plantel Educativo,
bajo un instrumento que unifique criterios para su uso y destino, obteniendo con
ello los siguientes beneficios:
• Modernización administrativa orientada a lograr un efectivo y óptimo
aprovechamiento de los bienes muebles de que se dispone.
• Transparentar y agilizar los movimientos de altas, bajas y transferencias
de los bienes muebles.
• Identificar la demanda de infraestructura educativa.
• Eliminar el llenado manual de la cédula censal.
• Facilitar el proceso de entrega-recepción cuando el director o responsable
deje de prestar sus servicios en el plantel.
• Cumplir con el proceso de entrega-recepción de la actual administración.
¿Qué hacer antes de registrar el inventario en el sistema?
Realizar un levantamiento físico de todo el activo fijo del plantel educativo,
concentrando y clasificando los bienes de acuerdo a las siguientes variables y al
Catálogo General de Artículos.
• Descripción del bien.
• Cantidad.
o Individual: Todo bien que tenga marca, modelo y número de serie.
o Lote: Los bienes que NO tengan marca, modelo o serie, y que tengan
las mismas características, las mismas condiciones físicas y el mismo
tipo de adquisición.
• Características:
o Material predominante.
o Tipo.
o Uso.
o Accesorios.
o Etc.
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• Condición física:
o Bueno: Se encuentra en condiciones adecuadas para su uso.
o Malo: Requiere reparación parcial o total, no está en condiciones
adecuadas y su uso es riesgoso.
o Regular: Tienen deterioros en alguna de sus partes, pero no afecta su
funcionamiento.
• Tipo de adquisición.
o Gobierno del Estado: Todos los bienes entregados por la Secretaría de
Educación y Cultura, o alguna otra Dependencia de Gobierno.
o SEECH: Todos los bienes entregados por los Servicios Educativos del
Estado de Chihuahua.
o Donaciones: Los bienes adquiridos por la Sociedad de Padres de
Familia, entregados por alguna Institución pública o privada, y por
particulares.
o Recursos propios: Compras directas por actividades propias de la
escuela.
• Número de inventario.
• Marca.
• Modelo.
• Serie.
• Fecha de adquisición
¿Qué se debe de registrar?
Todo el mobiliario y equipo que se encuentre en el plantel y que cumpla con las
siguientes condiciones:
a. Que haya sido entregado por alguna dependencia de Gobierno del
Estado.
b. Que haya sido adquirido por la sociedad de padres.
c. Que haya sido donado por alguna institución pública, particulares o por la
iniciativa privada.
d. Que no sea propiedad del personal de la escuela.
e. Que no sean bienes entregados por los programas de Enciclomedia y Red
Escolar.
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¿Qué hacer si no encuentro un artículo?
PARA ESCUELAS FEDERALES: Comunicarse al Área de Control de Inventarios, a los
siguientes teléfonos:
• 614 429 13 35, 614 429 33 00, 01 800 71 05 546 extensiones 15630,
15631, 15632, 15612 y 13010.
El catálogo de artículos que tiene el sistema, es administrado por el Departamento
de Bienes Patrimoniales, por lo cual agregar un artículo o modificar las opciones de
sus características requiere un mínimo de 48 horas.
¿En que tiempo debo de registrar el inventario?
El período en que debe de ser registrado el inventario inicia el lunes 26 de
octubre del 2009 y termina el lunes 30 de noviembre del mismo año.
¿Quién es el responsable de registrar el inventario en el plantel?
El director o responsable del plantel educativo.
¿Quién es el responsable (custodia o resguardo) del mobiliario y equipo
del plantel?
El director o responsable del plantel educativo.
¿Cuál es el siguiente paso después de haber registrado el inventario
inicial?
• Imprimir el acta de Inventario Físico del Activo Fijo: En desarrollo.
• El orden del desarrollo e implementación de las siguientes etapas del
módulo de control de inventarios de bienes muebles son:
1. Altas.
2. Transferencias.
3. Bajas.
4. Inventarios.
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¿Cómo accesar al Módulo del Registro de Mobiliario y Equipo?
Para iniciar el registro del Mobiliario y Equipo existente en el centro escolar es necesario
elegir la opción “Escuela” del menú principal de la aplicación:
A continuación se despliega un submenú que contiene la opción de “Mobiliario y Equipo”:
¿Cómo iniciar el Registro de Mobiliario y Equipo?
Una vez elegida la opción de “Mobiliario y Equipo”, se despliega una pantalla que muestra
el Mobiliario y Equipo registrado a la fecha.
Para iniciar el registro de un nuevo Artículo se selecciona el botón , existen dos
formas de registrar un artículo, con el número de inventario de la etiqueta o con la
descripción del artículo.
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Es importante mencionar que si el artículo esta inventariado, primero se debe buscar por
el número de etiqueta, en caso de que no se encuentre registrado en la base de datos de
bienes patrimoniales, se debe de agregar buscándolo por su descripción.
Por descripción del artículo:
Para ubicar el artículo sólo es necesario teclear su “Descripción” y elegir el botón
, como se muestra a continuación:
A continuación el sistema muestra los artículos que coinciden con la descripción
especificada, estos artículos aparecen agrupados según el catálogo de Cuentas
Contables de la Secretaría de Finanzas y Administración:
Los grupos que se deberán utilizar para el registro del mobiliario y equipo son:
• Mobiliario y Equipo de Oficina: Para todos los bienes que son utilizados por
el personal Directivo, administrativo y de apoyo del plantel escolar.
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• Mobiliario y Equipo Escolar: Para todos los bienes ubicados en las aulas,
laboratorios, talleres y anexos, utilizados por lo docentes y alumnos del
plantel escolar.
El siguiente paso es seleccionar el artículo buscado de la lista mostrada y el
sistema muestra una advertencia que pide la confirmación para agregarlo al
inventario de la escuela:
Si no se desea agregar el artículo seleccionado, sólo es necesario elegir el botón
y el sistema regresará a la pantalla anterior.
Si la elección fue
registrar las propiedades y características del artículo:
, se mostrara una pantalla, en la cual se deberán
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Los datos o campos obligatorios se muestran en negritas, sin embrago es
importante para este proceso, completar todos o la mayoría de los propiedades y
características solicitadas.
A continuación se describe cada uno de los datos solicitados:
Propiedades del Artículo:
• Num. Etiqueta: Este dato lo asigna el Departamento de bienes patrimoniales de
la SFA.
• Cantidad (obligatorio): Cantidad de artículos a registrar, existe la posibilidad de
registrar un lote de artículos siempre y cuando cumplan con los siguientes
criterios:
o Que el lote de artículos tenga las mismas propiedades y características,
sobre todo las condiciones físicas.
o Que no tenga marca, modelo y número de serie.
o Costo (obligatorio): Costo en pesos de adquisición del artículo, en caso de
haber capturado un lote de artículos el costo debe de ser unitario, si no
se cuenta con la factura es necesario estimar el costo o dejarlo con el
valor de 1 peso.
• Condiciones (obligatorio): Condición actual del estado físico del artículo.
o Bueno: Se encuentra en condiciones adecuadas para su uso.
o Malo: Requiere reparación parcial o total, no está en condiciones
adecuadas y su uso es riesgoso.
o Regular: Tienen deterioros en alguna de sus partes, pero no afecta su
funcionamiento.
• Tipo de adquisición (obligatorio): Forma por la cual fue adquirido el artículo.
• Descripción: Nombre general del artículo, este dato no se puede modificar.
• Marca: Marca del fabricante del artículo.
• Modelo: Modelo del Artículo.
• Serie: Número de serie asignado por el fabricante.
• Fecha de adquisición: Sólo si se cuenta con la fecha.
• Fecha de registro: Fecha de captura del artículo, este dato es generado
automáticamente por el sistema y no es posible modificarlo.
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• Usuario (obligatorio): Personal directivo, administrativo o docente que tiene la
responsabilidad de resguardar el artículo.
Características:
Las características son variables dependiendo del artículo que se esté registrando,
para este ejemplo se muestran las características de una silla del grupo Mobiliario
y Equipo Escolar:
• Material (obligatorio): Material predominante con el que fue construido el artículo.
• Tipo (obligatorio): Clasificación según el uso.
• Accesorios: Accesorios del artículo.
• Plazas: Número de plazas del artículo.
Una vez que ya se hayan definido las propiedades y características del artículo sólo
es necesario seleccionar el botón , a continuación aparecerá una alerta que
nos pregunta ¿Está seguro que desea guardar la información?, si la respuesta es
afirmativa sólo es necesario seleccionar el botón
para terminar el
registro del artículo, en caso contrario, si no se desea registrar el artículo debe
seleccionar el botón
y el sistema regresara a la pantalla de captura de
las propiedades y características.
Si se desea cancelar el registro del artículo, estando en la pantalla de captura de
las propiedades y características del artículo, se selecciona el botón
y el
sistema los regresa, sin registrar el artículo, a la pantalla que muestra el listado
del inventario registrado en el plantel escolar.
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Por número de etiqueta:
Para ubicar el artículo sólo es necesario teclear el “Número de Etiqueta”,
confirmarlo y elegir el botón .
Si el artículo se encuentra registrado en la base de datos de bienes patrimoniales,
el sistema mostrará la siguiente pantalla:
el siguiente paso es seleccionar el artículo al que corresponde ese número de
inventario, confirmar que sí se desea agregar el artículo al inventario y actualizarle
sus características en la siguiente pantalla:
Una vez actualizadas las características sólo resta elegir el botón
agregarlo al inventario del plantel educativo.
para
Nota: En caso que el artículo cuente con número de inventario y no se encuentre
registrado en la base de datos de bienes patrimoniales, se deberá de registrar
“por descripción del artículo”.
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¿Cómo modificar las propiedades y características de los artículos ya
registrados?
Para editar y modificar las propiedades de un artículo, se debe ubicar en la pantalla que
muestra los artículos registrados, seleccionando la opción “Mobiliario y Equipo” del menú
“Escuela”.
Una vez ubicado en esa pantalla sólo es necesario seleccionar el artículo que desea
modificar, a continuación el sistema mostrará la pantalla que contiene las propiedades y
características del artículo, sólo resta modificar la información, elegir el botón
y
confirmar el registro de las modificaciones del artículo seleccionando el botón .
Si se desea cancelar la edición o modificación del artículo, se debe de elegir el botón
alerta:
y confirmar la cancelación con el botón
en la siguiente pantalla de
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¿Cómo borrar un artículo ya registrado en el inventario?
Para borrar un artículo se debe ubicar en la pantalla que muestra los artículos
registrados, seleccionando la opción “Mobiliario y Equipo” del menú “Escuela”.
Una vez ubicado en esa pantalla sólo es necesario seleccionar el botón
en la parte inferior izquierda y confirmar la eliminación con el botón
siguiente pantalla:
, ubicado
en la
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Ejemplos
Ejemplo 1 : Como capturar un silla de mobiliario escolar
Las sillas del mobiliario escolar se podrán capturar por lotes ya que son artículos
que carecen de marca, modelo y serie.
• En la descripción del artículo se debe sólo capturar la palabra silla
• La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera:
o Material
• Madera.-Sólo si la silla es completamente de madera.
• Metal.- Sólo cuando la silla sea totalmente de metal
• Piel.- Cuando una silla no importando su estructura (metal o
madera) se encuentra cubierta de piel.
• Polipropileno.- Cuando una silla no importando su estructura
de metal cuente con una pieza de este material como base del
asiento.
• Tela.- Cuando una silla no importando su estructura de metal
cuente con una pieza de este material como base del asiento.
• Vinil.- Cuando una silla no importando su estructura de metal
cuente con una pieza de este material como base del asiento.
o Tipo
• Apilable, Batería, Con paleta, Ejecutiva, Fijo de visita, Giratorio,
Plegable, Secretarial, Secretarial neumática, Tubular.
En base a los criterios propios del usuario una silla podrá presentar
uno o más tipos a la vez por lo que se debe seleccionar el que más
defina el artículo.
o Uso
• Para docente.
• De Preescolar.
En el caso de una silla del mobiliario escolar el usuario podrá capturar:
Descripción del bien.- Silla
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Material.- Madera, o Metal, o Polipropileno
Tipo.- Con paleta o Apilable
Ejemplo 2: Como capturar un mesa de mobiliario escolar
Las mesas del mobiliario escolar se podrán capturar por lotes ya que son artículos
que carecen de marca, modelo y serie.
• En la descripción del artículo se debe sólo capturar la palabra Mesa
• La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera:
o Material
• Madera.-Sólo si la mesa es completamente de madera.
• Metal.- Sólo cuando la mesa sea totalmente de metal
• Polipropileno o Plástico.- Cuando una mesa no importando
su estructura de metal cuente con una pieza de este material
como base.
• Melamina.- Cuando una silla no importando su estructura de
metal cuente con una pieza de este material como base.
o Uso
• Comedor, Mesabanco, Para Biblioteca, Para computadora, Para
diseño, Para impresora, Para juntas, Para máquina de escribir,
Para sala, Para trabajo.
En base a los criterios propios del usuario una mesa podrá presentar
uno o más tipos a la vez por lo que se debe seleccionar el que más
defina el artículo.
En el caso de una mesa del mobiliario escolar el usuario podrá capturar:
Descripción del bien.- Mesa
Material.- Madera, o Metal, o Polipropileno
Uso.- Mesabanco o Trabajo (en este uso se establece la mesa para el
maestro).
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Ejemplo 3: Como capturar un equipo de computo que incluye C.P.U. , Teclado y Monitor.
Los equipos de cómputo se capturan de manera individualizada ya que son
artículos que contienen marca, modelo y serie, o al menos uno de estos. En el
caso de los equipos de cómputo genéricos pueden omitir algún dato de los
mencionados.
C.P.U.
• En la descripción del artículo se debe capturar: Computadora Personal.
• La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera:
o Marca, Modelo y Serie.-Estos datos se encuentran en la parte trasera
o posterior del equipo y se pueden localizar de una manera más
accesible.
o Existen además otras características técnicas que tiene la
Computadora Personal como son:
o Disco duro.- Este dato es en Gigabytes y depende del equipo. Si las
opciones que el Sistema le muestra no se apegan a la de su
Computadora Personal seleccione el que más se acerque.
Ejemplo: 10 Gigabytes, 80 Gigabytes, 40 Gigabytes.
o Memoria.- Este dato es en Megabytes o Gigabytes y depende del
equipo. Si las opciones que el Sistema le muestra no se apegan a la
de su Computadora Personal seleccione el que más se acerque.
Ejemplo: 64 Megabytes, 128 Megabytes 512 Megabytes o 1
Gigabyte
o Procesador.- Este dato depende del equipo. Si las opciones que el
Sistema le muestra no se apegan a la de su Computadora Personal
seleccione el que más se acerque.
Ejemplo: Pentium lll, Pentium IV, AMD, ATHLON
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o Velocidad.- Este dato es en Megahertz o Gigahertz y depende del
equipo. Si las opciones que el Sistema le muestra no se apegan a la
de su Computadora Personal seleccione el que más se acerque.
Ejemplo: 400 Megahertz, 750Megahertz, 1.2 Gigahertz, 1.7
Gigahertz
Monitor.
• La característica de este artículo es especificada de la siguiente
manera:
o Marca, Modelo y Serie.-Estos datos se encuentran en la parte
trasera o posterior del equipo y se pueden localizar de una
manera más accesible.
o Dimensiones.- Este dato es que determina el tamaño en
pulgadas de la pantalla del monitor.
Ejemplo: 14 pulgadas, 15 pulgadas, 17 pulgadas, 21
pulgadas.
o Tipo.- Este dato es en base a la tecnología con que se fabricó
el monitor.
Ejemplo: CRT (son los monitores grandes) LCD y Plasma
(son los monitores llamados planos).
Teclado.
• La característica de este artículo es especificada de la siguiente
manera:
o Marca, Modelo y Serie.-Estos datos se encuentran en la parte
trasera o posterior del equipo y se pueden localizar de una
manera más accesible.
o Tipo.- Para pc únicamente.
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