gerenciamento de cronogramas - Inpe

SeminárioCronogramasCSE-303: Engenharia de PlataformasOrbitais e Cargas ÚteisLeandro Toss Hoffmannhoffmann@dss.inpe.brProf. Dr. Petrônio N. de SouzaSão José dos Campos, 1º de setembro de 2009.

AgendaIntroduçãoGerenciamento de CronogramasFerramentas AutomatizadasGestão do Tempo

Projeto é ....“..um empreendimento temporário com o objetivode criar um produto ou serviço único.”(PMBOK)

Ciclo de vida de um projeto

Ciclo de vida de um projetoPre-FormulationFormulationEnable & Define ProjectEvaluationPre-Systems Acquisition Systems Acquisition Operations DecommissioningApprovalImplementation• FormulationAuthorizationDoc. (FAD)• Program CommitmentAgreement (PCA)• Program/Project Plan• Program/Project ScheduleManagement PlanLaunchPre-AConceptStudiesAConcept &TechnologyDevelopmentBPreliminaryDesign &TechnologyCompletionCFinalDesign &FabricationDSystemAssembly,Integration& TestELaunch,Operations&SustainmentFDecommissioning

Gerenciamento de ProjetosGerenciamento é um processo interativo (e iterativo).Fase de ProjetoFase de Implementaçãoanterioressubsequentes

Áreas de conhecimento

y Denise Rotondi AzevedoGerenciamento do tempo de projeto

CronogramasCronogramas são uma parte integral do gerenciamentode projetos e do processos de tomada de decisão.AcompanharprogressoPrevertrabalhofuturoCronogramaGerirrecursosAnalisaralternativasIdentificarriscosReportarstatus

GERENCIAMENTO DECRONOGRAMASIntroduçãoGerenciamento de CronogramasFerramentas AutomatizadasGestão do Tempo

Gerenciamento de cronogramasIntegrated Master ScheduleGerenciamentodesenvolvermantercontrolararquivarIMS contém um framework baseado em uma redelógica que provê o alicerce para coordenar e agendartodos os esforços do projeto.

NASA’s Exploration Systems Architecture Study, 2005Integrated Master Schedule

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidasPMBOKInicializaçãoDefinição das AtividadesSeq. das AtividadesEstimativa de recursosEstimativa de duraçãoDesenv. do cronogramaExecuçãoControle do cronogramaEncerramentoCtrl. Planejamento

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Desenvolvimentos Prévios• Designação do Project P/S• Definição do escopo• WBS• OBS• Financiamento• Documentação• Controle de configuração• Requisitos do cronograma

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Desenvolvimento do cronogramaDefinição das AtividadesWBSDecl. de escopoInfo. Hist.RestriçõesPremissasAtividades1. Reunir Dados2. Estudar possibilidades3. Preparar Relatório de Definição do problema4. Entrevistar usuário5. Estudar sistema existente6. Definir solicições dos usuários7. Preparar relatório de análise do sistema8. Entrada e saída9. Processamento e base de dados10. Avaliação11. Preparar relatório de concepção do sistema12. Desenvolvimento do software13. Desenvolvimento do hardware14. Desenvolvimento da rede15. Prep. Relatório de desenv. do sistema16. Teste do software17. Teste da hardware18. Teste da rede19. Prearar relatório de testes20. Treinamento21. Conversão do sistema22. Preparar relatório de implementaçãoTodos itens do WBS deve estar representado por pelo menosuma atividade.

Desenvolvimento do cronogramaSequenciamento das AtividadesAtividadesAntecessoresImediatos1. Reunir Dados -2. Estudar possibilidades -3. Preparar Relatório de Definição do problema 1, 24. Entrevistar usuário 35. Estudar sistema existente 36. Definir solicições dos usuários 47. Preparar relatório de análise do sistema 5,68. Entrada e saída 79. Processamento e base de dados 710. Avaliação 8,911. Preparar relatório de concepção do sistema 1012. Desenvolvimento do software 1113. Desenvolvimento do hardware 1114. Desenvolvimento da rede 1115. Prep. Relatório de desenv. do sistema 12, 13, 1416. Teste do software 1517. Teste da hardware 1518. Teste da rede 1519. Prearar relatório de testes 16, 17, 1820. Treinamento 1921. Conversão do sistema 1922. Preparar relatório de implementação 20, 21Relações entre atividadesFinish-to-startAABstart-to-startstart-to-finishBABfinish-to-finishAB

Desenvolvimento do cronogramaEstimativa de Duração das AtividadesPadrões estabelecidosDistribuição BetaExperiênciaDados históricosAnálise paramétricaBrainstormingExtrapolaçõesIdentificar restrições e riscos e estabelecer folgas.

Desenvolvimento do cronogramaPlanejamento dos RecursosIdentificação, atribuição e alocação dosrecursos para cada atividade.

Desenvolvimento do cronogramaTipos de cronogramasGráficos de Gantt eMarcosRedesCronogramas deProdução

Desenvolvimento do cronogramaPERT(Program Evaluation andReview Technique)CPM(Critical Path Method)Caminho crítico é a sequência de atividadesligadas pela rede lógica que tem a duração maislonga de todas possíveis sequências.

Desenvolvimento do cronogramaNivelamento do uso de recursos

Desenvolvimento do cronogramaNivelamento do uso de recursos

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Atualizações do status emanutenção do cronograma• Atualização do montante de trabalhoexecutado.• Manutenção do cronograma:– Revisão de tarefas existentes– Adição de novas tarefas– Modificação da lógica

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Avaliação e Análise do cronogramaAvaliação: determinar a validade e o realismodo cronograma em um dado momento.Análise: levantar dados sobre a magnitude,impacto e significância das variações atuais eprevistas de cronogramas (baseline x atual).Likelihood54321SimpleDesign andProcessesLow Asset ValueComplex Design andHigh Risk ProcessesHigh Asset Value andHigh Public VisibilityIncreasing Schedule penetration1 2 3 4 5Consequence of Failure

Avaliação e Análise do cronogramaAvaliando a credibilidade da lógica docronograma.NEW Overall RatingProject Name: Project XYZ 1.4 RContractor: ACME EngineeringFile Type: MS ProjectCurrentSchedule StatusCurrent Start (earliest activity Early Start date) 1/1/2005Current Finish (latest activity Early Finish date) 3/16/2008Approximate Remaining Work Days 722Is schedule externally linked to other schedules?NStatus Date 6/15/2005Task & Milestone Count (excl. Summary Tasks) Count % of TotalTotal Tasks & Milestones 192Completed Tasks & Milestones 13 7%To Go Tasks & Milestones 179 93%Logic (excl. Summary & Started/Completed Tasks)Tasks & Milestones Without Predecessors 75 42% RTasks & Milestones Without Successors 73 41% RConstraints (other than ASAP) and Deadlines 102 57% RSummaries with Logic Ties ** 1 1% GTasks & Milestones Needing Updates 21 12% RActuals after Status Date 2 1% YTasks marked as Milestones (have Duration > 0) 0 0% GAdditional Schedule InformationTasks with No Finish Ties 20 11%Recurring Tasks 0 0%Tasks & Milestones with Estimated Durations 15 8%Schedule traceable to WBS (Y/N)YesRealistic Critical Path(s) (Y/N)NoSchedule Baselined (Y/N)NoResource Loaded (Y/N)NoTasks & Milestones with 10 days or less TF 1 1%Tasks with Total Float > 25% of Rem Dur 148 83%To Go Tasks & Milestones 179 93%Logic (excl. Summary & Started/Completed Tasks)Tasks & Milestones Without Predecessors 75 42% RTasks & Milestones Without Successors 73 41% RConstraints (other than ASAP) and Deadlines 102 57% RSummaries with Logic Ties ** 1 1% GTasks & Milestones Needing Updates 21 12% RActuals after Status Date 2 1% YTasks marked as Milestones (have Duration > 0) 0 0% G

Avaliação e Análise do cronogramaAnálise do Caminho Crítico

Avaliação e Análise do cronogramaAnálise da tendência do desempenho do cronogramaAttachment 2Schedule Performance & Work-OffActualStarts2250Schedule Activities200017501500125010007505002500Mar-01Apr-01May-01Jun-01Jul-01Aug-01252Status DateHistorical Trend in TaskCompletion Rates Serves asan Indicator in Determining ifPlanned Rates are Credible39326014286 71 48 72 35Sep-01Oct-01Nov-01Dec-01Jan-02Feb-02Mar-02Apr-02May-02Jun-02ActualFinishesPlannedStartsPlannedFinishesCumStartsCumFinishes

Avaliação e Análise do cronogramaAnálise da tendência do desempenho do cronograma70"Early Finish" Date Schedule Performanceas of May 200660Quantity of Finishes5040302010Baseline PlanActualForecastLinear Projection0Oct '05 Nov '05 Dec '05 Jan '06 Feb '06 Mar '06 Apr '06 May '06 Jun '06 Jul '06 Aug '06 Sep '06Cum Baseline 1 2 3 6 11 22 32 45 53 59 62 65Cum Actual 1 3 7 7 8 9 12 16Cum Forecast 16 27 39 56 65

Avaliação e Análise do cronogramaComparação e Análise do cronograma atual x baseline

Avaliação e Análise do cronogramaAvaliação das Reservas do Cronograma80Schedule Reserve (d)70605040306969A=65C=63B=53F=49D=64G=44E=56Projected Depletion RateH,I&J=43K=35Schedule Reserve RemainingJ: No ChangeK: Delayed start of Acoustic Testing due to LM personnel constraintsnecessitating the serialization of activities previously parallel (-8 days).L: Acoustic Testing delayed due to DEWAR vacuum shell repair (-25days).M: Acoustic Testing continues to be delayed due to preparations for thevacuum shell repair (-7 days)N: No ChangeO: No Change2010L=10M,N,O=30004/05/0205/03/0205/31/0206/28/0207/26/0208/23/0209/20/0210/18/0211/15/0212/13/0201/10/0302/07/0303/07/0304/04/03Report Period

Avaliação e Análise do cronogramaValidar a Correlação de Custo/CronogramaMax AvailabilityNormal AvailabilityElectronic Integration EnsuresConsistency between BudgetPlan & Schedule Plan

Avaliação e Análise do cronogramaValidar a Correlação de Custo/CronogramaDates ChangedBased on Avail.Slack to AllowLeveling ofResourcesMax AvailabilityNormal AvailabilityResource leveled

Avaliação e Análise do cronogramaValidar a Correlação de Custo/Cronograma160Cost / Schedule Phasing Correlation at Summary Level140Resource peaks typically occur justprior to CDR120100Resource peaks are too late inthe project$M8060PRRSRR/CoDRAwardProductionContractPDRCDRStart Vehicle 1Integration1 st FLT 2 nd FLT40Start GDE1TestingStart GDE2TestingFCEClearedStart FabVehicle 1Start Vehicle 1Validation200FY 02 FY03 FY04 FY05 FY06 FY07 FY08FTEs 40 68 80 80 80 80 79NOA 12 21,1 25,6 40,6 57,9 45,9 23,1

Avaliação e Análise do cronogramaAnálise do Cronograma por Valor AgregadoSchedule Performance Index (SPI) = Earned / PlannedCost Performance Index (CPI) = Earned / SpentTop 5 Project Schedule Variances perEVM AnalysisWBS Description SV CV VAC SPI CPI SV CV BAC EAC % SPENT1 3200 COMMUNICATIONS › fl « 0.777 0.844 -203.2 -130.8 2,043.0 2,130.0 41.032 3700 DATA DISPLAY › « « 0.585 1.000 -113.0 0.0 388.0 388.0 41.133 3300 AUX EQUIP fl fl fl 0.877 1.133 -93.2 78.2 2,418.2 2,409.8 24.334 3100 SENSORS › fl « 0.908 0.971 -36.6 -10.6 1,728.4 1,750.0 21.495 2100 PROJ MANAGEMENT › « « 0.959 0.942 -12.0 -17.4 618.4 621.6 48.51

Avaliação e Análise do cronogramaAnálise do Cronograma por Valor AgregadoSPI TF Scenario>1 >0 Ahead of schedule.

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Controle do CronogramaNecessidadesde mudançaBaselineV 1.1BaselineV 1.0BaselineV 2.0Requisição (CCR)Ctrl. de versãoPlanosdecontingência

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Relatórios do CronogramaSchedule Performance ReportingSchedulePerformanceReportingStatusReportingProgressReportingForecastingWhere theschedule nowstandsActual dataWhat hasbeenaccomplishedPlan vs.actualPrediction offuture status andprogressProjectionsIdentificar o nível de detalhe para cada item do WBS.

Grupos de processos doGerenciamento de cronogramaNASA HandbookDesenv. PréviosDesenvolvimentoAtualizações do status& ManutençãoAvaliação e AnáliseControleRelatóriosArquivo de dados& Lições aprendidas

Arquivo de dados & Lições aprendidasLições AprendidasO projeto atingiu o objetivo?O trabalho foi realizado no tempo, custo eespecificações previstas?Quais os pontos que podem sermelhorados em projetos futuros?Proj.AARCHProj.BOs stakeholders foram atendidos?Dados EstatísticosContato com envolvidos em outros projetos.“whish list”.Narrativa Históricarelatório com visão geralArquivo de Cronogramasbaseline x “as-built”

FERRAMENTASAUTOMATIZADASIntroduçãoGerenciamento de CronogramasFerramentas AutomatizadasGestão do Tempo

Como lidar com a complexidade?ContruirRevisarManterReportar

Ferramentas de softwarepara gerência de projetosContruirRevisarManterReportar

Características desejáveisFacilidadeno UsoRecursosdo SistemaGUIFunções de ajudaTutoriaisWizardsEntrada de dados intuitivaSW deGer. de Proj.Suporte a workgroupIntegração por email / webSuporte a multi-projetosSegurançaConectividadeInteroperabilidadeFunções deGerenciamentode Proj. e Cronograma

Características desejáveisFacilidadeno UsoCronogramaVários métodosDiferentes níveisAcompanhamentoCaminho críticoTempo de folgaEstimativa de tempoRelatóriosAutomáticosCustomizadosGráficosSW deGer. de Proj.Funções deGerenciamentode Proj. e CronogramaRecursosdo SistemaRecursosLevantamentoAlocaçãoNivelamentoCalendárioResponsabilidadesAnálisesCronogramaEVACustoRecursos

Exemplo de software aplicativoMicrosoft Project

Exemplo de software aplicativoMicrosoft Project

Exemplo de software aplicativoPrimavera

Exemplo de software aplicativoPrimavera

Exemplo de software aplicativoPrimavera

Qual software escolher?ABCD

http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_softwareComparando as características erecursos dos aplicativos

Mühlbauer et al., 2007.Comparando as características erecursos dos aplicativos

GESTÃO DO TEMPOIntroduçãoGerenciamento de CronogramasFerramentas AutomatizadasGestão do Tempo

Tempo é um recurso escassoEstabeleça reservas de10% no cronograma.Não deixe explícito.Controle essas reservas.

Tempo é um recurso escassoNão atrase a tomada dedecisão.Estabeleça planos decontingência.Prazos expandidos são umconvite ao cancelamento!

Tempo e custo estão diretamenterelacionados

Fuja dos ladrões de tempo e dasreuniões mal planejadasEstudo com 300 gerentes de projeto de 24indústrias, em 15 áreas diferentes (anos 80).Trabalho incompleto.Má comunicação.Excesso com papelada.Objetivos vagos.Troca de prioridades.Muita gente para pequenas decisões.Excesso de trabalho.Troca de pessoal.Reuniões em excesso ou mal planejadas.

Fuja dos ladrões de tempo e dasreuniões mal planejadasReuniões são indispensáveis, mas devem serbem planejadas.Entenda o propósito de uma reunião e os resultados esperados.Oriente a reunião aos objetivos.Minimize o número de pessoas.Crie e distribua uma agenda.Inicie e termine no horário.Sumarize os resultados e distribua minutas.

CONCLUSÕES

Intuitivamente todos fazemoscronogramas......contudo, na gerência deprojetos faz senecessário o estudo detécnicas e disciplinapara sua aplicação.

REFERÊNCIAS

ReferênciasCronogramas• NASA. “NASA Schedule Management Handbook”, 2006.• Defence Acquisition University. “Scheduling Guide for Program Managers”,Defense Systems Management College Press, 2001.Gerenciamento de Projetos• Project Management Institute. “Project Management Body of Knowledge”, 2004.• P. C. Dinsmore; A. Cavalieri. “Como se Tornar um Profissional emGerenciamento de Projetos”, 2005.• J. Gido; J. P. Clements. “Successful Project Management”, 2006.• M. Possi. “Gerenciamento de Projetos Guia do Profissional”, Ecthos, 2006.• ECSS-M-ST-60C. “Space Project Management”, 2008.• NASA. “NASA’s Exploration Systems Architecture Study”, NASA-TM-2005-214062, 2005.

ReferênciasSoftware Aplicativo• Open Project: http://openproj.org/openproj• Project Open: http://www.project-open.com/en/shop/index.html• Wikipedia. “Comparision of Project Management software”, on-line:http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software,acesado em Ago-2009.• Rudolf Mühlbauer; Thomas Klambauer; Walter Ruprechtsberger; Josef Schaitl.“Comparison of Projectmanagement-Software”, Johannes Kepler UniversitätLinz, 2007.• Executive Brief. “The Needle in the Haystack: Tips for Choosing the RightProject Management Tool”, on-line: http://www.executivebrief.com/article/theneedle-in-the-haystack-tips-for-choosing-project-management-tool/,acessadoem Ago-2009.• Vadim Cissa. “Online Project Management Tools”, In: Businessmen, on-line:http://www.lampdocs.com/businessmen/online-project-management-tools-part-1/, acessado em Ago-2009.

SeminárioCronogramasCSE-303: Engenharia de PlataformasOrbitais e Cargas ÚteisLeandro Toss Hoffmannhoffmann@dss.inpe.brProf. Dr. Petrônio N. de SouzaSão José dos Campos, 1º de setembro de 2009.