Informe auditoría interna 2010 - Dirección General de Servicios ...

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRAnVAS INFORME DE AUDITORíA INTERNA DE LA CALIDAD ()bjetiva.:Alcanée:Cñterios:!;nWiadÓDependencia:Evaluar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad de las Secretariasy Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM,considerando la aplicación de los cambios del Manual de Gestión de la CalidadMC-01 revisión 5.Todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de las Secretarias yUnidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM.Manual de Gestión de la Calidad, Manual de Planeación, ProcedimientosGenerales, Procedimientos Normativos, Guías, Procedimientos Operativos.Instrucciones de Trabajo, Registros de la Calidad y Documentos Externos alSGC.211.01, 211.03, 211.08, 211.09, 213.01, 214.01, 219.01, 221.01, 311.02,311.05,314.01,316.01,317.01,318.01,319.01, 322.01,324.01,325.01,329.01,412.01, 413.01, 414.01, 415.01, 416.01, 418.01, 419.01, 434.01, 435.01,436.01, 442.01, 443.01, 452.01, 452.03, 452.04, 452.07, 452.08, 452.09,472.02, 472.03, 472.06, 481.01, 513.01, 519.01, 522.01, 532.01, 553.01,564.01, 565.01, 612.01, 621.01, 625.01, 626.01, 641.01, 652.01, 653.01,723.01, 724.01, 731.01, 732.01, 752.01, 753.01, 754.01, 755.01,762.01, 763.01,764.01, *764.01, 771.01.*Proceso de Dirección y Gestión de la Calidad.Respon.sable de laAuditoria;Fecha:Representante de la Dirección, Secretarios y Jefes de Unidades Administrativasde la UNAM.24 de osto de 2010PROCJSSQSISERVICIQS AUDITADOSPersonal, Presupuesto, Bienes y Suministros, Servicios Generales, Gestión de la Calidad yDirección.Servicios Administrativos proporcionados por los procesos de Personal, Presupuesto,Bienes y Suministros y Servicios Generales que se declaran en cada uno de los catálogosde servicios.PERSONAl ENlREVISTAOO'.

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO SECRETARíAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS INFORME DE AUDITORíA INTERNA DE LA CALIDAD DURANTE LAAUDlTORfA SEREVtSÁRON L08StGUtENTES·OOCUMEf4T()$:Manual de Gestión de la Calidad, Manual de Planeación, Procedimientos Generales, ProcedimientosNormativos, Guías, Procedimientos Operativos, Instrucciones de Trabajo, Registros de la Calidad y DocumentosExternos al SGC.Se auditó una muestra del 52% que corresponde a 68 sitios de las 130 Secretañas y Unidades Administrativasde las Entidades y Dependencias de la LlNAM.Para la identificación de no conformidades Institucionales, se consideró aquellos requisitos que se identificaroncomo no conformes por sitio, que incumplen con el Manual de Gestión de la Candad MC-01 Revisión 5 y que alatenderlos se buscará la solución de los problemas más significativos a nivel Institucional.NO CONFORMIDADES:! (Oo$)1. El 14% de las No Conformidades se registraron para los procesos de Bienes y Suministros y ServiciosGenerales, debido a que no se realiza la evaluación de proveedores, incumpliendo con el Procedimientode Evaluación de Proveedores PG-02 Revisión 4 y requisito 7.4.1 del Manual de Gestión de la CalidadMC-01 Revisión 5.2. El 12% de las No Conformidades se registraron para los procesos básicos de las Secretarías y UnidadesAdministrativas evaluadas en la Auditoña Interna 2010, pues no se mostró evidencia de registrar elseguimiento del servicio en el formato ·Seguimiento del Servicio" F05 MC-01, incumpliendo con el requisito8.2.4 del Manual de Gestión de la . idad, MC-01 Revisión 5.2/4 F04 PN-ü3 Rev. 1

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO SECRETARíAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS INFORME DE AUDITORíA INTERNA DE LA CALIDAD 30.0100.025.080.020.060.015.0.040.05.020.00.0""=-ro- ....... (") -ro- -ro­~ N N N I.Ó N ro1'- ro uj ro r--.: r--.:N ""= (") -ro- (") N N -ro- -ro- -ro- (")~ N N N ro I.Ó ID ~ N ~ I.Ó~ ~ r--.: ro ro I.Ó ~ uj ~Requisitos0.0Respecto de los datos anteñores, los incumplimientos que se encontraron en un porcentaje igualo menor a 11 %e igualo mayor al 6% se atenderán como oportunidades de mejora, ya que los resultados presentados son partede una muestra del SGC y se considera que a nivel Institucional no se presenta como un problema sistemático.Sin embargo, los sitios que presentaron No Conformidades, tendrán que atender de manera local o específica losincumplimientos mediante acciones correctivas.OPORTUNIDADES~ MEJORA: 5{Cinco)1 El 11 % de los incumplimientos en las Secretarías y Unidades Administrativas evaluadas en la AuditoríaInterna 2010, se presentaron por no mostrar evidencia de cumplir con asuntos relacionados con lacompetencia, toma de conciencia y formación, por lo que se puede incumplir a nivel de sistema con elrequisito 6.2.2 del Manual de Gestión de la Calidad, MC-01 Revisión 5.2 El 10% de los incumplimientos en las Secretarías y Unidades Administrativas evaluadas en la AuditoríaInterna 2010, se presentaron por no mostrar evidencia de cumplir con el seguimiento y medición de losprocesos básicos, por lo que se puede incumplir a nivel de sistema con el requisito 8.2.3 del Manual deGestión de la Calidad, MC-01 Revisión 5.3 El 10% de los incumplimientos en las Secretarías y Unidades Administrativas evaluadas en la AuditoríaInterna 2010, se presentaron por no mostrar evidencia de otoeyar el servicio bajo condiciones controladas,puesto que no se mostraron todos los registros que demuestran el control del servicio, por lo que se puedeincumplir a nivel de sistema con el requisito 7.5.1 del Manual de Gestión de la Calidad, MC-01 Revisión 5.4 El 7% de los incumplimientos en las Secretarías y Unidades Administrativas evaluadas en la AuditoríaInterna 2010, se presentaron por no mostrar el catálogo de servicios concluido, por lo que se puede incumplira nivel de sistema con el requisito 7.2.1 del Manual de Gestión de la Calidad, MC-01 Revisión 5.3/4 F04 PN-03 Rev. 1

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS INFORME DE AUDITORíA INTERNA DE LA CALIDAD 5El 6% de los incumplimientos en las Secretarías y Unidades Administrativas evaluadas en la AuditoríaIntema 2010, se presentaron por no mostrar evidencia del análisis de datos relacionados con el servicio y losprocesos, así como de la Revisión por la Dirección Específica, por lo que se puede incumplir a nivel desistema con el requisito 8.4 del Manual de Gestión de la Calidad, MC-01 Revisión 5...1.- Los conceptos del control de los procesos extemos como son el tipo y grado de control recientemente se han implementado, por lo que los auditados todavía no dominan los conceptos y términos de las adecuaciones. 2.- Se mostró evidencia de las acciones realizadas respecto de las adecuaciones del SGC, sin embargo es necesario que se fortalezca la comprensión e interpretación de dichos cambios.3.- El personal de las SyUA's muestra compromiso con el mantenimiento del Sistema, sin embargo debido acambios en el personal, no se han podido revertir algunos incumplimientos como la evaluación de losproveedores.4.- Se mostró evidencia de mejoras a nivel sistema, que posibilitan mejorar la gestión administrativa.5.- En el ejercicio de auditoría se hicieron algunos cambios de fechas de auditoría y de auditores debido asituaciones ajenas al ejercicio y se reprogramaron las siguientes SyUA's: 211.04, 451.01, 218.01 las cualesse revisarán antes de concluir el presente ano.CONCLUSIONES DE AUorrORtAEl sistema no muestra evidencia de cumplir con la evaluación de proveedores y con el Renado del seguimientodel servicio, establecidos en los requisitos 7.4.1 y 8.2.4 del Manual de Gestión de la Calidad MC-01 Revisión S,que se encuentra basado en la norma ISO-9001 :2008; por lo que es necesario generar las acciones pertinentespara cumplir con los requerimientos.1. Durante la Auditoría se realiza un m eo representativo, sin embargo, no excluye de encontrar no conformidades ePi futuras auditorias.4/4 F04 PN-03 Rev. 1