Manual de Transferencia Documental al Archivo Administrativo del ...

9. Se recibirán sólo documentos oficiales, no seaceptaran libros, revistas, ni documentación queno forme parte del acervo institucional.10. Para la depuración preliminar en sus oficinas, esnecesario que sea bajo supervisión de unrepresentante del Archivo Administrativo. Másadelante encontrará algunas propuestas osugerencias para llevar a cabo esta depuración.11. Es necesario que para el envío de losdocumentos se haga en cajas de transferencia,según modelos AM-50EK (oficio) y KAC-50 oKAC-40 (tamaño oficio y carta respectivamente).Estas cajas, comercialmente se conocen comode “archivo muerto” y las surte Proveeduría deGobierno del Estado. No se recibirán cajas quesirvieron para otro fin (galletas, jabón, etc.), nitampoco aquéllas que se encuentren en malascondiciones (rotas, húmedas, etc.).12. Las cajas deberán ser rotuladas del ladoizquierdo con letra legible, anotando el númerode cajas, Secretaría, Dirección y/oDepartamento de adscripción.Los expedientes deberán estar acomodados deizquierda a derecha, por asunto y numerados.13. Cada área deberá considerar para envío alArchivo Administrativo del Poder Ejecutivo sólola documentación emitida como resultado de sugestión en el ejercicio de sus funciones, por loque deberá omitir toda aquélla generada porotras áreas y que no es, por lo tanto de suresponsabilidad la conservación.14. Cada área que utilice los servicios del ArchivoAdministrativo del Poder Ejecutivo pararesguardo de su documentación deberáconservar un registro completo y preciso de lastransferencias realizadas.15. Para efecto de evitar duplicidad, no deberánconservarse en las áreas de trabajo (archivos detrámite) ejemplar alguno de los expedientesenviados al archivo.