Manual de Transferencia Documental al Archivo Administrativo del ...

PresentaciónEl Archivo Administrativo del Poder Ejecutivo,dependiente de la Dirección General de Archivos de laSecretaría General de Gobierno, tiene entre susfunciones la concentración de la documentaciónMANUALPARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTALAL ARCHIVO ADMINISTRATIVO DELPODER EJECUTIVOgenerada por la Administración Pública Estatal.Cada año, las diversas dependencias remiten alArchivo Administrativo los documentos que no ocupancotidianamente, sobre todo aquellas que tienen másde tres años.Con la finalidad de mejorar el procedimiento derecepción documental, hemos elaborado este manualque guíe los pasos y que garantice la adecuadacustodia de los documentos y la efectivaretroalimentación a las dependencias estatales.Lic. Juan Manuel Muro MuñozDirector del Archivo Administrativo del Poder Ejecutivo

Ciclo vital de los documentosEtapa activa: son los documentos de uso constanteque se conservan en los archivos de trámite de ladependencia generadora.Etapa semiactiva: son los documentos con un usoesporádico por el área generadora y que se resguardanen el archivo de concentración.Etapa histórica: son documentos con un valorpermanente y de uso público que se concentran en elArchivo Histórico.Transferencia documentalEs la operación por la cual un documento ha superadouna o más de las etapas establecidas por la ley y pasao se transfiere al archivo siguiente.Lineamientos para la transferencia documental alArchivo Administrativo del Poder EjecutivoEl Archivo Administrativo del Poder Ejecutivo establececada año dos periodos para la recepción documentalde la Administración Pública Estatal; el primero va deenero a marzo y el segundo de julio a agosto.El Archivo calendariza estos dos periodos y notifica atodas las áreas la fecha en que les corresponde enviardocumentos y se invita a los responsables de losarchivos de cada dependencia a que asistan a unaasesoría previa al proceso de transferenciadocumental. Allí, personal del Archivo Administrativoorientan y aclaran dudas sobre como debe remitir susdocumentos a este archivo.Fase Activa (Administrativa)Archivo de trámite 5 añosFase semiactivaArchivo de Concentración 10 -15 añosFase inactivaArchivo Histórico depósito final

Para la recepción de documentos se deberáobservar los siguientes lineamientos:1. Las dependencias generadoras de documentosdeberán conservarlos en sus archivos de trámitehasta que concluya su vida útil, misma que serádeterminada por la propia dependencia, con unmínimo de tres años.años comprendidos de la documentación porentregarse.5. La documentación será entregada por ladependencia, en el Archivo Administrativo en lacalle Hacienda 104 de la Colonia San Luis, en unhorario de 8:30 a 15:00 horas.2. Es requisito indispensable para la recepción dedocumentos estar relacionada en los formatosexpedidos por el Archivo Administrativo delPoder Ejecutivo. Se pone a disposición de lasdependencias el formato impreso o en diskettepara su llenado.3. El Archivo Administrativo del Poder Ejecutivoinvitará a las dependencias generadoras a unaasesoría o capacitación para el correcto llenadode dichos formatos y las formas de envío.6. El formato será llenado de acuerdo a laclasificación y orden de acomodo de losdocumentos, en las cajas de transferencia(sistema de clasificación numérico, alfabético,cronológico, alfanumérico, etc.).7. A solicitud de las propias dependencias, personaldel Archivo Administrativo podrá ir a lasdependencias a valorar la documentación que seenviará al Archivo Administrativo del PoderEjecutivo.4. La documentación previamente relacionada,deberá estar acompañada de un oficio dirigido alDirector del Archivo Administrativo del PoderEjecutivo, especificando el número de cajas, los8. La recepción de la documentación se llevará acabo en forma calendarizada, previo aviso acada una de las dependencias, señalando losdías y lugar de entrega de sus archivos.

9. Se recibirán sólo documentos oficiales, no seaceptaran libros, revistas, ni documentación queno forme parte del acervo institucional.10. Para la depuración preliminar en sus oficinas, esnecesario que sea bajo supervisión de unrepresentante del Archivo Administrativo. Másadelante encontrará algunas propuestas osugerencias para llevar a cabo esta depuración.11. Es necesario que para el envío de losdocumentos se haga en cajas de transferencia,según modelos AM-50EK (oficio) y KAC-50 oKAC-40 (tamaño oficio y carta respectivamente).Estas cajas, comercialmente se conocen comode “archivo muerto” y las surte Proveeduría deGobierno del Estado. No se recibirán cajas quesirvieron para otro fin (galletas, jabón, etc.), nitampoco aquéllas que se encuentren en malascondiciones (rotas, húmedas, etc.).12. Las cajas deberán ser rotuladas del ladoizquierdo con letra legible, anotando el númerode cajas, Secretaría, Dirección y/oDepartamento de adscripción.Los expedientes deberán estar acomodados deizquierda a derecha, por asunto y numerados.13. Cada área deberá considerar para envío alArchivo Administrativo del Poder Ejecutivo sólola documentación emitida como resultado de sugestión en el ejercicio de sus funciones, por loque deberá omitir toda aquélla generada porotras áreas y que no es, por lo tanto de suresponsabilidad la conservación.14. Cada área que utilice los servicios del ArchivoAdministrativo del Poder Ejecutivo pararesguardo de su documentación deberáconservar un registro completo y preciso de lastransferencias realizadas.15. Para efecto de evitar duplicidad, no deberánconservarse en las áreas de trabajo (archivos detrámite) ejemplar alguno de los expedientesenviados al archivo.

16. El Archivo Administrativo se reserva el derechode rechazar la documentación que no cumplacon las características aquí señaladas.17. Fuera del periodo de recepción y de las fechasseñaladas para cada dependencia, no se recibirádocumentación alguna.Propuestas para la depuración preliminarSe entiende como depuración preeliminar laeliminación física de los documentos en el archivo detrámite y que no son de utilidad para la dependenciageneradora.No es necesario remitir al archivo de concentración, eneste caso al Archivo Administrativo del Poder Ejecutivotodos los borradores de escritos sin importar supresentación.Se eliminan de los expedientes los documentos quecarecen de algún valor administrativo, contable,jurídico, legal, económico e histórico como tarjetasinformativas de recordatorio, recados, agendas, entreotras.Se debe eliminar las que únicamente tienen elpropósito de informar un acontecimiento luctuoso,festivo o cívico, esquelas, tarjetas navideñas, escritos,telegramas de felicitación e invitaciones, entre otras.

En el caso específico de los proyectos, estudios,Se depuran también los documentos copias al carbón,fotostáticas o de cualquier índole que obren en losexpedientes.manuales, programas, investigaciones, informes,presupuestos, planes, estadísticas, se conservan sinimportar si son originales y copias.Cuando existan dos o más copias de un documentoque deba conservarse, sólo se queda una de ellas, lamás completa y/o la que tenga las mejorescondiciones.Sólo en el caso de que hayan sido publicados podránser eliminados los originales y copias.Para mayor información estamos a sus órdenes en:Se eliminan aquellos documentos que tienen unautilidad temporal, tales como solicitudes de audiencia,recados telefónicos, registros de llamadas, tarjetas depresentación y cartas de recomendación.De igual forma, se pueden depurar las hojas, tarjetas,formatos y formas valoradas que no contenganinscripción alguna, es decir que estén en blanco.Se conservan siempre los documentos originales quese encuentren en los expedientes, sin importar el tipodocumental de que se trate.‣ Dirección General de Archivos‣ Dirección del Archivo Administrativo del Poder EjecutivoCalle Presillas 104-15, Col. La Huerta.‣ Área de Recepción Documental.‣ Área de Atención al Público y Certificados de ServicioCalle Hacienda 104 y 111Col. San LuisTel. y fax: 9-15-92-299-17-91-669-17-91-679-10-20-15 ext. 6695Correo electrónico: jmurom@aguascalientes.gob.mx