Informe Pormenorizado de Control Interno. - terminalpopayan.com

ecomendaciones para prestarSemana Mayor.un mejor servicio , antes y durante laSe realizaron operativos en las vías del oriente y occidente a la salidahacia COCONUCO Y EL TAMBO respectivamente , para evidenciar laflagrancia en la norma EVASION TASA DE USO, consiguiendo buenosresultados y más que todo haciendo conciencia en los conductores dela obligación de adquirir o comprar la tasa de uso YA SEA DE ORIGENO EN TRASITO.Evaluación del Desempeño en la modalidad 360º al personal de laAdministraciónRe inducción al personal mediante una metodología lúdica participativaProcesos de Selección para cubrir vacantes de Auxiliar OperativoCapacitación en el diligenciamiento de ComparendosCapacitación en el control efectivo en ingresos a Plataformas deAbordaje.Campaña Anticorrupción a nivel GeneralCapacitación en tránsito y señale tica VialCapacitación en cumplimiento de turnos de acuerdo a programación frenteal Reglamento Interno de Trabajo.Socialización del Decreto 3415 del 2014 expedido por la Alcaldía dePopayán, sobre ubicación Puestos de Control y Funcionamiento.Capacitación en cuanto a la acertividad en la ComunicaciónCapacitación en la cultura del auto cuidadoSocialización Respuesta Oficio Personería Municipal a las usuarios ,arrendatarios, Empresas de Transporte.Socialización Plan de Semana Santa a todos los arrendatarios, empresasde Transporte y usuarios en General por parte de la Policía nacionaldpto. Cauca, jefe Operativo y Gerencia General. Del Terminal deTransportes S.A.Entrega de la Circular a todos los arrendatarios de la circularNº00024,del 26 de Marzo de 2015 de la Superintendencia de Puertos yTransportes ,con respecto al consumo y expendio de Licores dentro dela Terminal de Transportes S.A. Y demás recomendaciones sobrePrevención y seguridadPágina 2 de 9

ESTILO DE DIRECCIONLa dirección de la entidad orientada en sus acciones al cumplimiento desus objetivos institucionales, con conocimiento ,compromiso, competencia yclaridad en la asignación y uso transparente y racional de los recursospara el desarrollo y ejecución de los programas y proyectos de la entidad.La Terminal de Transportes continua desde el mismo proceso Gerencialla materialización de acciones en el marco del plan estratégicoInstitucional al año 2015, particularmente la ejecución y seguimiento a lagestión de los proyectos de inversión y el aprovechamiento de recursospara la ejecución de los mismos, que en el periodo Diciembre 2014 yenero a Marzo del 2015, generaron avances importantes con recursosinstitucionales.COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOMANTENIMIENTO:Se firmo el contrato de Mantenimiento preventivo y correctivo para lavigencia del 2015 en el mes de Febrero.Se instalaron Pantallas de 20” en el modulo de Tasa de Uso parafacilitar mejor su función y operatividad.COMPRAS:Se realizo el Levantamiento topográfico de la Terminal de TransportesPopayán S.A.Se realizo el proceso para la adecuación de la UTB.Se reparo la fibra óptica seis hilos e independizar el sistema CCTV de lared Lam.DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:Se está cumpliendo el plan estratégico de Gestión, visualizado para los años2012 a 2015, donde se debe lograr los siguientes objetivos:Mejorar la operación del servicio al viajero y al transportadorGenerar acciones que posicione a la terminal de transportes en el ámbitoregional en materia de transporte.Mejorar y mantener la accesibilidad, seguridad y comodidad.Página 3 de 9

También se cuenta con los sistemas gestión de calidad donde se caracterizaen todos los procesos la metodología del P.H.V.A. con sus planes demejoramiento.Se cuenta con un mapa de procesos donde se evidencia la interrelación yarticulación entre procesos estratégicos, misionales y de apoyo. .El Departamento Administrativo de la función Pública “DAFP” ,evaluó lavigencia 2014 del modelo estándar de control interno “MECÍ” a laimplementación y seguimiento calificándonos con el siguiente puntajeENTORNO DE CONTROLAVANZADOINFORMACION Y COMUNICACION………………………SATISFACTORIODIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOSATISFACTORIOADMINISTRACION DEL RIESGOINTERMEDIO4.93 NIVEL4.16 NIVEL4.52 NIVEL2.57 NIVELSEGUIMIENTO…………………………………………………………….4.37NIVEL SATISFACTORIOINDICADOR DE MADUREZ MECI……………………………SATISFACTORIO77.75% NIVELCon respecto a la calificación de la Administración del Riesgo,procederemos a realizar un plan de Mejora que nos conlleve afortalecernos dentro de los procesos y cumplir con el objetivo en laarticulación MECI - CALIDAD ,Iniciamos la planeación para que la terminal de Transportes de PopayánS.A. este certificada en la norma Técnica de Calidad de la gestiónpública NTC-GP1000:2009,la cual puede articularse con el Modeloestándar de Control Interno MECI.Se firmaron con vigencia 2015 los contratos por:Asesorías: (Tributaria, Jurídica)Vigilancia: Empresa de vigilancia NAPOLESAseguramiento de la Información: software Contable y Administrativo,Compromiso.Suministros.Página 4 de 9

Circuito Cerrado de Televisión: CCTVServicios de Correos: RedetransServicio de Transporte de Valores:ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:En la actualidad este elemento de Control ya ha sido mejorado hacia laconfiguración integral y articulada de áreas, dependencias , grupos deTrabajo, cargos, funciones , competencias ,relaciones y los niveles deresponsabilidad y autoridad a fin de potenciar la dirección y ejecución delos procesos y actividades conforme a la misión y su funciónconstitucional y legal de la entidad.COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO:El modelo estándar de Control Interno “MECI”,en su conjunto deelementos de control al interrelacionarse activamente, permiten evaluaraquellos eventos negativos, tanto interno como externos que puedanafectar o impedir el logro de los objetivos misionales o los eventospositivos e identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de lamisión y visión institucional.La oficina de Control Interno tiene definidos unos procesos deseguimiento enfatizando la necesidad de la aplicación de los conceptosdel AUTOCONTROL, mirando con esto una forma de coadyuvar en laconsecución de los objetivos misionales .CONTEXTO ESTRATEGICO:Permite conocer las situaciones generadoras de riesgo, impidiendo conello que la Terminal actué en dirección contraria a sus propósitosmisionales, si se atiende el mapa de Riesgos definido y aprobado parala vigencia , serviría como orientador en cada área con accionesdefinidas para los jefes de proceso.Se ajustan todas las inconsistencias en el área de Tesorería ,Contabilidad y Presupuesto, después de realizar el requerimiento alcontratista SADMIN , El Contratista SADMIN, da respuestas inmediatas alos requerimientos de Tesorería. En lo contable y presupuesto es máslento su respuestaPágina 5 de 9

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL:Se elaboro y presento a la Gerencia General el informe de Austeridad enel Gasto Publico ,correspondiente a los meses de Enero a Marzo del2015, donde se recomiendan acciones de Mejoramiento.Se realizo una auditoria de cumplimiento a las instalaciones de los Bañoszona Sur encontrando deficiencias en su funcionamiento, y ademásrecomendando un plan de mejoramiento.Se realizaron recomendaciones sobre el uso de la moto KZI28 depropiedad de la Terminal de Transportes.Se recomendó a la Gerencia General solicitar apoyo de la Policía deTransito con asiento en la terminal de transportes , para lograr mejorArticulación en las funciones de los auxiliares Operativos, combatiendo lapiratería de Mototaxismo y carros particulares..Se realizaron arqueos en : Caja General ,Tasa de Uso , RecaudoParqueadero y Caja MenorEvaluando los reportes de Ingresos en las TASA DE USO, se requirió alpersonal comprometido a un proceso disciplinario para fijar laresponsabilidad de los Faltantes y Sobrantes en el cierre final del turno.Los faltantes los cancela de su propio peculio la responsable en formainmediata, y los sobrantes se lleva a la cuenta otros IngresosSe presento a la Contraloría Municipal de la Ciudad de Popayán, elprimer informe de Seguimiento por Control Interno al Plan deMejoramiento presentado y aprobado por el Gerente General de LaTerminal de Transportes S.A..acerca de las Observaciones encontradasen su auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad especialvigencia 2013.EJECUCION PRESUPESTAL:Se reviso la ejecución presupuestal a MARZO del año 2015 , la cualha sido muy bien ejecutada, lo observamos en el siguiente cuadro :INGRESOS PRESUPUESTODEFINITIVO$ 4.685.884.752GASTOS TOTALCOMPROMETIDO:$ 4.685.884.752TOTAL RECAUDOACUMULADO$ 1.047.435.984.20SALDO ACUMULADOCOMPRO$ 1.716.612.048.47% DEEJECUCION22.35 %36.63 %Página 6 de 9

SEGUIMIENTO AL MEJORAMIENTO CONTINUO:Se hizo seguimiento a la gestión de calidad en cuanto a las respuestasoportunas de peticiones , quejas , reclamos y sugerencias , encontrando aMarzo /2015, la siguiente información las cuales están cerradas porcuanto se envió en el momento oportuno la queja a la respectivaempresa para la aplicación de la acción correctiva , siendo en total 49 ,discriminados así :1. PETICIONES: 8, las cuales corresponden a peticiones hechas a lagerencia General que están siendo analizadas en todos losaspectos para una oportuna tomas de decisiones.2. QUEJAS: 37, que corresponden a quejas discriminados, así:MAL SERVICIO AL CLIENTE: Empresas de TransportesCootranslaboyanaRápido TamboConvenio MoralesCoomotoristasTax BelalcazarVelotaxSuper Taxis del SurPuerto TejadaCootranarMAL ESTADO DE VEHICULOS: Empresas de TransportesTransipialesCoomotorMALA ATENCION BAÑOS ZONA SUREXTRAVIO DE PERTENENCIAS: Empresa de TransportesExpreso PalmiraNO CUMPLE HORARIOS DE SALIDA: Empresas de transportesCoomotoristas3. RECLAMOS: 1, por referir que el servicio de Baños es Costoso y nopermanece aseado adecuadamente4. SUGERENCIAS: 3, Utilizar duchas de los bañosCambiar MúsicaAcompañamiento FamiliaresPágina 7 de 9

COMPONENTE DE LA INFORMACION:La información inicial para alimentar el programa de las P.Q.R.S yfuncione con transparencia, se tienen instalados 7 buzones , ubicados entodo la terminal. El usuario deposita sus observaciones , solicitudes,peticiones y quejas, acerca del servicio que se ofrece por parte de losarrendatarios, usuarios , y empresa de transporte en general, hacia elcliente que nos visita diariamente.Posteriormente una vez leídas las observaciones , quejas ,peticiones ysugerencias , la gerencia da respuesta en el término de un ( 1 )día,enviando las respectivas quejas a las empresas para que esta apliquesu plan de mejoramiento.Al igual la gerencia realiza reuniones periódicas con los conductoresque han infringido las normas por el cual se le ha elaborado loscomparendos educativos en primer instancia. El tema especial esretroalimentar los conceptos en cuanto a la aplicación del reglamentointerno y el decreto 2762 del 2001.Igual sucede con el jefe operativo que también realiza reunionesperiódicas con el personal operativo, recomendando la buena aplicacióny las buenas costumbre en el momento de elaborar los comparendoscorrespondientes al infractor de las normas.COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN:Se están ajustando los procesos de acuerdo a los compromisosadquiridos por los jefe de proceso, realizando seguimientos y mejoras alos componentes de la información que tienen relación con la parte deDireccionamiento estratégico, misional y de apoyo.COMPONENTE EVALUACION INDEPENDIENTE:La oficina de control interno ha realizado permanentemente observacionesy recomendaciones acerca de la calidad en los procesos realizandosus funciones con independencia, objetividad, y transparencia , para queel producto final resulte eficaz de acuerdo a la Planeación de la vigenciaESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:Con la participación de la alta gerencia , el Sr. Gerente , los jefes deprocesos y los auxiliares operativos y de recaudo, han permitido quetodos los procesos sean cada día más eficientes, eficaces y oportunosPágina 8 de 9

en el cumplimiento de la misión de la terminal de transportes S.A.,logrando con esto mayor efectividad en la prestación misma del servicioy a la vez coadyuvar para que la gerencia tome mejores decisiones .AUDITORIA INTERNA:Elemento de control que permite realizar un examen sistemático ,objetivoe independiente de los procesos ,actividades ,operaciones y resultados deuna entidad pública . Así mismo permite emitir juicios basados enevidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, losresultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.Esta auditoría se constituye como una retroalimentación del sistema deControl Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control , asícomo el desvió de las metas y objetivos trazados.RECOMENDACIONES:El compromiso de todos los jefes de procesos de la terminal detransportes S.A.es que cada día mantengamos la gestión de calidadaplicando el autocontrol en todos los procesosIgualmente la capacitación en los temas de la NIIF (NORMASINTERNACIONALES CONTABLES), serán de aplicación obligatoria partirdel año 2015.Seguir con el proceso de capacitar a los conductores , auxiliaresoperativos y personal que tiene que ver con el servicio al cliente.Contar en el año 2015 con la implementación de la norma técnica decalidad en la gestión pública GP1000:2009,y así lograr la articulaciónMECI-CALIDAD GP1000, socializando con sus integrantes sus obligacionesy responsabilidades con el equipo, construyendo una agenda de Trabajo,Cronogramas de reuniones con los temas propuestos y lograr el avanceque se quiere. Promover la interiorización de principios y valores delcódigo de Ética entre la parte administrativa y operativa y además sedebe implementar el código de Buen Gobierno.Atentamente:JAIRO LUIS BOLAÑOS M.Jefe de Control InternoTerminal de Transportes Popayán S.A.Página 9 de 9