Lic. Rodolfo Consuegra Reyes CP Nidia Bustos García D Mtro. Juan ...

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICOSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LAS SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVASPROCEDIMIENTO OPERATIVO DEL PROCESO DE PRESUPUESTOSOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE GASTOSNombreFunciónC O N T R O L D E E M I S I Ó NElaboró Revisó AutorizóLic. Rodolfo ConsuegraC.P. Nidia Bustos GarcíaD Mtro. Juan José PérezReyesREPRESENTANTE DELGRUPO DE TRABAJOREPRESENTANTE DE LASUBCOMISIÓN TÉCNICACastañedaP.REPRESENTANTE DE LACOMISIÓN TÉCNICAFirmaCLAVE DE DOCUMENTO: PPO 0106 REVISIÓN: 2 EMISIÓN: octubre-20081.0 OBJETIVOProporcionar los recursos presupuestales y de ingresos extraordinarios en forma anticipada a la adquisición de bienesy servicios.2.0 ALCANCEAplica a todas las Secretarías y Unidades Administrativas.3.0 LINEAMIENTOS3.1 Atender lo dispuesto en la Normatividad Institucional establecida en circulares y oficios, así como lo dispuestoen las “Políticas y Normas de Operación Presupuestal” vigente.3.2 Los Gastos a Reserva de Comprobar en sus modalidades de gastos generales, viáticos, profesores visitantes yprácticas escolares serán autorizados de acuerdo a la prioridad del proyecto al que pertenecen y a la suficienciapresupuestal existente.3.3 Únicamente se afectarán por concepto de Gastos Generales el grupo 200 “Servicios” y el grupo 400 “Artículos yMateriales de Consumo”, así como la partida 531 “Animales de Rancho y Granja”. En caso de partidascentralizadas, se deberá contar con la autorización de la Dependencia Centralizadora.3.4 Todo gasto general a reserva de comprobar deberá estar debidamente justificado y autorizado por el Titular dela Entidad o Dependencia. Dicha justificación deberá anexarse a la solicitud interna.3.5 Los Gastos a Reserva de Comprobar no se otorgarán al personal contratado por honorarios.3.6 Los Gastos a Reserva de Comprobar relativos a viáticos, profesores visitantes y prácticas escolares incluyen:hospedaje, alimentación, transporte local y cualquier gasto similar a los anteriores, relacionados al desempeñode la comisión.3.7 Las comisiones del personal administrativo serán autorizadas por el Titular de la Entidad o Dependencia.Tratándose de personal académico, éstas serán autorizadas por el Consejo Técnico o Consejo Internorespectivo y se otorgarán únicamente por los días necesarios para el desempeño de las actividades motivo delviaje, dichos documentos deberán anexarse a la solicitud interna.3.8 En el caso de viáticos, los recursos se asignarán de acuerdo a las tarifas establecidas tanto en las “Políticas yNormas de Operación Presupuestal” vigente como en el Contrato Colectivo de Trabajo Académico yAdministrativo y a la suficiencia presupuestal de la Entidad o Dependencia.3.9 El número de trabajadores en las comisiones será el estrictamente necesario para cumplir adecuadamente conlas actividades que le sean encomendadas.Página 1 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PPO 0106 SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE GASTOS Revisión 23.10 Los Gastos a Reserva de Comprobar se otorgarán exclusivamente por los días programados para eldesempeño de las actividades motivo de la comisión.3.11 Los recursos proporcionados por concepto de Gastos a Reserva de Comprobar para la realización de unacomisión oficial o la compra de bienes o servicios, no se destinarán a un fin distinto del autorizado, por lo quetodo recurso no utilizado se depositará en la Caja General de la Dirección General de Finanzas, quien entregaun Certificado de Entero como comprobante de dicho depósito, mismo que formará parte de los comprobantesde gastos.3.12 Los cheques emitidos por el Patronato Universitario que amparan viáticos, prácticas escolares o profesoresinvitados únicamente se elaboraran a nombre del comisionado.3.13 Para los casos de prácticas escolares o trabajos de campo se designará una persona que se responsabilice delos recursos otorgados en cuanto a su uso, resguardo y comprobación, así mismo deberá anexarse a la solicitudinterna la lista de participantes.3.14 En el caso de solicitud de gastos de intercambio (profesores visitantes) deberá anexarse carta invitación, asícomo la carta de aceptación del profesor visitante.3.15 La carta invitación establecerá la invitación formal por parte de la Entidad o Dependencia al profesor, el trabajo adesarrollar, lugar y duración del evento.3.16 La comprobación de Gastos a Reserva de Comprobar se efectuará mediante documentos expedidos porterceros, mismos que deberán reunir los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de laFederación vigente.3.17 En el caso de viáticos, trabajos de campo y prácticas escolares deberá comprobarse al 100%, a efecto deobservar cabalmente las disposiciones fiscales, el importe por el que no se cuente con la documentacióncomprobatoria se acumulará a las percepciones del trabajador académico o administrativo, efectuándose laretención de impuestos correspondientes. Quedan exceptuados de estas disposiciones los gastos menores dedifícil comprobación como pudieran ser taxis, pasaje urbanos y en algunos casos propinas, entre otros.3.18 No se autorizarán nuevos Gastos a Reserva de Comprobar cuando existan saldos pendientes de comprobarvencidos.3.19 La relación de la documentación comprobatoria contendrá en los casos de viajes al extranjero, el tipo de cambioa la fecha en que se realizó el gasto.3.20 El Titular de la Entidad o Dependencia y el Secretario o Jefe de Unidad Administrativa, serán las instanciasresponsables de certificar los días efectivos de la comisión, junto con la documentación.3.21 Los profesores visitantes podrán comprobar el 100% de los gastos con un recibo firmado por el interesado,fotocopia de boleto de avión o facturas de los gastos efectuados que certifiquen el lugar de la comisión.3.22 El Titular de la Entidad o Dependencia es el responsable del uso y manejo de los importes recibidos y de suoportuna comprobación. En caso de cambio, el Titular entrante recibirá por escrito del Titular saliente, los gastospendientes de comprobar, asumiendo el primero las responsabilidades correspondientes respecto de ellos.3.23 El plazo máximo de comprobación será de 30 días naturales a partir de la expedición del gasto a reserva o bien15 días después cuando la conclusión del viaje sea mayor de 30 días.3.24 El Secretario o Jefe de Unidad Administrativa será el responsable de vigilar que la comprobación de los gastospendientes de comprobar se realice dentro del plazo establecido.3.25 El Responsable de Presupuesto informará al Secretario o Jefe de Unidad Administrativa (mensualmente) elsaldo de gastos a reserva de comprobar, para que en caso de existir adeudos, les sean solicitados losdocumentos comprobatorios a los interesados.Página 2 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PPO 0106 SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE GASTOS Revisión 24.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESSECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA1. Recibe del Titular o persona designada por éste, solicitud interna con documentación correspondientedebidamente autorizada y turna al Responsable de Presupuesto.RESPONSABLE DE PRESUPUESTO2. Recibe del Secretario o Jefe de Unidad Administrativa la solicitud interna para el trámite del gasto a reserva decomprobar, verifica suficiencia de recursos financieros, y asigna folio interno.3. Se remite al Procedimiento PPO 0103 - Ejercicio y Control del Presupuesto, para continuar el trámite.3.1 Para proceder al pago o depósito remitirse a los procedimientos PPO 0107 - Pago a Proveedores yAcreedores y PPO 0109 - Creación, Implemento, Incremento, Manejo y Reembolso del Fondo Fijo.UNA VEZ QUE EL INTERESADO ENTREGA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO4. Recibe del usuario (personal académico, administrativo o proveedor) los comprobantes relativos a los gastosde viáticos, profesores visitantes, trabajos de campo, prácticas escolares y gastos generales, verificando quese compruebe el total de los recursos otorgados y que los comprobantes cumplan los requisitos fiscales queestablece el articulo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente4.1 En caso de existir remanente o devolución total del apoyo otorgado, se deposita en la Caja General deFinanzas y obtiene el Certificado de entero correspondiente, que formará parte de la comprobación.5. Requisita el formato correspondiente de gastos a reserva de comprobar en el rubro de comprobación, anexalos comprobantes.5.1 Si estos son en moneda extranjera se realiza la conversión correspondiente y turna al Secretario o Jefe deUnidad Administrativa.SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA6. Recibe, firma y recaba la firma del Titular o de la persona que éste designe, en el rubro de comprobación, delos formatos de gastos a reserva de comprobar y devuelve al Responsable de Presupuesto.RESPONSABLE DE PRESUPUESTO7. Ingresa documentación en la UPA y recibe Contra–recibo como comprobante del trámite realizado.8. Consulta posteriormente en el SIAU el folio del Contra–recibo para ver si fue aceptado o rechazado.8.1 En caso de rechazo, corrige inconsistencias y reingresa el trámite (actividad 7).9. Registra y archivaPágina 3 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PPO 0106 SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE GASTOS Revisión 25.0 DIAGRAMA DE FLUJOSECRETARIO O JEFE DE UNIDADADMINISTRATIVARESPONSABLE DE PRESUPUESTOINICIORECIBE DEL TITULAR SOLICITUD INTERNACON DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTEAUTORIZADA.RECIBE LA SOLICITUD INTERNA, VERIFICASUFICIENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS YASIGNA FOLIO INTERNO.SE REMITE AL PROCEDIMIENTO PPO 0103PARA CONTINUAR EL TRÁMITE.¿SE TRATA DE PAGOA PROVEEDORES OACREEDORES?SE REMITE AL PROCEDIMIENTO PPO 0107 YPPO 0109RECIBE DEL USUARIO LOS COMPROBANTESDEL GASTO Y VERIFICA REQUISITOS FISCALES¿EXISTEREMANENTE ODEVOLUCIÓN TOTALDEL APOYOOTORGADO?DEPOSITA EN LA CAJA GENERAL DE FINANZASY OBTIENE CERTIFICADO DE ENTEROAREQUISITA EL FORMATO CORRESPONDIENTEDE GASTOS Y ANEXA LOS COMPROBANTESRECIBE, FIRMA Y RECABA LA FIRMA DELTITULAR O DE LA PERSONA QUE ÉSTEDESIGNE Y DEVUELVE¿LOSCOMPROBANTESSON EN MONEDAEXTRANJERA?SE REALIZA LA CONVERSIÓNCORRESPONDIENTE Y TURNAAINGRESA DOCUMENTACIÓN EN LA UPA YRECIBE CONTRA-RECIBO.CONSULTA POSTERIORMENTE EN EL SIAU ELFOLIO DEL CONTRA-RECIBO PARA VER SI FUEACEPTADO O RECHAZADO¿ES ACEPTADO?CORRIGE INCONSISTENCIAS Y REINGRESA ELTRÁMITEREGISTRA Y ARCHIVATÉRMINOPágina 4 de 5 F03 GU-01 Revisión 0

PPO 0106 SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE GASTOS Revisión 26.0 GLOSARIO− DGPO: Dirección General de Presupuesto.− SIAU: Sistema de Información de la Administración Universitaria− UPA: Unidad de Proceso Administrativo7.0 REFERENCIAS− Políticas y Normas de Operación Presupuestal vigente− Código Fiscal de la Federación vigente− 28/10/92 Circular s/n de la Secretaría Administrativa-Tesorería− 01/02/91 Circular N° 1 de la Secretaría Administrativa-Tesorería− 22/03/2004 Circular SA/CONT/04/2004 de la Secretaría administrativa y Contraloría− 12/03/97 Circular T/118/001/97 de Tesorería− 25/03/96 Circular C.I. 001/96 de Contraloría Interna UNAM− 11/03/02 Circular DGFI/006/2002 de la Dirección General de Finanzas− 19/10/01 Circular s/n de la Secretaría Administrativa – Tesorería− 06/03/00 Circular CG/001/2000 de Patronato Universitario - Contraloría− PPO 0103 Procedimiento Operativo de Ejercicio y Control del Presupuesto− PPO 0107 Procedimiento Operativo de Pago a Proveedores y Acreedores− PPO 0109 Procedimiento Operativo de Creación, Implemento, Incremento, Manejo y Reembolso del Fondo Fijo− Contrato colectivo de Trabajo Académico y Administrativo8.0 REGISTROS DE CALIDAD− Solicitud interna− Contra-recibo9.0 CONTROL DE CAMBIOSRevisión Fecha Motivo del Cambio0 mayo, 2005 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad1 marzo, 2006 Adecuación en función de la Operación del Área2 octubre, 2008 Actualización de documentos10.0 ANEXONo aplica.Página 5 de 5 F03 GU-01 Revisión 0