Cartilla de Ordenación AGN 1
toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie. TOPONIMICOS O GEOGRAFICOS SIMPLES NUMERICOS MIXTOS ONOMASTICOS ALFABETICOS TEMATICOS CRONOLOGICOS ALFANUMERICOS Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronológicamente TODOS los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite original. Sistemas de ordenación numéricos Ordinal Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.
ENERGIA ACUEDUCTO Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825 Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826 Cronológico Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así: 2002, 02, 28 2002, 03, 01 2002, 03, 02 2002, 03, 03 Como se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el expediente (Véase El Expediente). Sistemas de ordenación alfabéticos Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser: Onomástico La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo: ACOSTA LOPEZ, Andrés CASCANTE PEREZ, José CHAPARRO MEJIA, María ECHEVERRI ARANGO, Pedro LOPEZ GOMEZ, Javier MARTINEZ, José
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toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el<br />
sistema <strong>de</strong> or<strong>de</strong>nación se subordina a las características <strong>de</strong> cada serie.<br />
TOPONIMICOS O<br />
GEOGRAFICOS<br />
SIMPLES<br />
NUMERICOS<br />
MIXTOS<br />
ONOMASTICOS<br />
ALFABETICOS<br />
TEMATICOS<br />
CRONOLOGICOS<br />
ALFANUMERICOS<br />
Si bien estos sistemas <strong>de</strong> or<strong>de</strong>nación son fáciles <strong>de</strong> compren<strong>de</strong>r, su aplicación no ha sido <strong>de</strong>l todo<br />
a<strong>de</strong>cuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales gran<strong>de</strong>s (<strong>de</strong><br />
fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema <strong>de</strong> or<strong>de</strong>nación<br />
a todas las series sin observar las características propias <strong>de</strong> cada una <strong>de</strong> ellas. Resulta, pues, incorrecto<br />
or<strong>de</strong>nar cronológicamente TODOS los documentos <strong>de</strong> un archivo o TODOS los documentos <strong>de</strong> una<br />
misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo <strong>de</strong> per<strong>de</strong>r no solo toda la clasificación sino, a<strong>de</strong>más,<br />
la secuencia <strong>de</strong>l trámite original.<br />
Sistemas <strong>de</strong> or<strong>de</strong>nación numéricos<br />
Ordinal<br />
Este sistema <strong>de</strong> or<strong>de</strong>nación -quizás el más fácil <strong>de</strong> realizar- consiste en disponer los documentos en forma<br />
consecutiva, progresivamente, obe<strong>de</strong>ciendo a la numeración que los i<strong>de</strong>ntifica. Por ejemplo las Cuentas<br />
Internas <strong>de</strong> los usuarios <strong>de</strong> servicios públicos.
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