Cartilla de Ordenación AGN 1

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documentos. Las respectivas unidades de conservación se controlan también consecutivamente, para nuestro ejemplo, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 será la No. 1 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante será la No. 2 del mismo contrato. Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran, es decir no debe hacerse ninguna diferenciación entre unos y otros. Sin embargo cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografías, impresos (periódicos, revistas), etc, éstos deberán foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de la unidad de conservación de donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar fondo, sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (planoteca, mapoteca, fototeca, hemeroteca, etc.). Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación de destino. La foliación es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la ordenación. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).
FUNCION Ejercer control de la Administración municipal Toma de decisiones de la Dirección Toma de decisiones del Consejo Directivo Manejo contractual Manejo de Personal Asistir judicial y extrajudicialment e a la Entidad ante las demandas y demás procesos en su contra. EJEMPLOS DE SERIES DOCUMENTALES SIMPLES Y COMPLEJAS SERIE DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENT AL SISTEMA DE ORDENACIÓN ORDENANZAS Ordenanza Simple Ordinal – cronológica 1 RESOLUCIONES Resolución Simple Ordinal – cronológica 1 ACUERDOS Acuerdo Simple Ordinal – cronológica 1 CONTRATOS HISTORIAS LABORALES PROCESOS JURÍDICOS *Requerimiento *Términos Referencia *Minuta Contrato *Certif. Disp. Pptal. *Póliza Cumplimiento *Public. Diario Oficial *Acta iniciación *Informes *Acta liquidación *Nombramiento o Contrato de trabajo *(....) *Doc. identificación *Hoja de Vida *Certificado de Estudio *Acta de posesión (.....) 2 *Denuncia *Citaciones *Indagatorias *Pruebas *Fallo *Sentencia Compleja Compleja Compleja Mixta Mixta (alfanumérica) o Alfabética Mixta 1 Los sistemas de ordenación numéricos (simples y cronológicos) son paralelos. Estos documentos dispositivos carecen de validez si no tienen fecha. En general se une el consecutivo numérico con la fecha de promulgación. Así por ejemplo: Ley 80/93; Acuerdo 80/99, etc. 2 Los tipos documentales de las Historias Laborales son los establecidos en la Circular No. 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación.
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