Cartilla de Ordenación AGN 1

Series con unidades documentales complejas
Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada
uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un
trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se
almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen
expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.
Pasos metodológicos para su ordenación:
Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o
proceso ya sea administrativo o técnico.
Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.
Aplicación del sistema de ordenación de la serie.
Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el
sistema de ordenación seleccionado.
Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.
Foliación de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.
Identificación de las diferentes unidades de conservación.
Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las ordenes de pago, las historias
laborales, las historias clínicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurídicos,
contravenciones, licencias de tránsito, etc.