SECRETARIA TECNICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación
Responsable
Política
Área Responsable Dirección Técnica y Producción Fotográfica
Área Responsable Secretaría Privada
Nombre
del Difusión de actividades del Presidente Municipal en
Procedimiento
Medios Electrónicos
Propósito
Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las
actividades del Presidente Municipal
Alcance
Desde Recepción de material audio visual hasta
publicación en medios electrónicos.
No. de
Actividad
1
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
Se recibe el material audio visual a difundir por parte de la
Dirección Técnica y Producción Fotográfica y/o Secretaría
Privada.
48 hrs
2 Se analiza y filtra el contenido. 2 hrs
3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 2 hrs
4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios 4hrs
electrónicos.
5 Se envía el mensaje por medios electrónicos Indefinido
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Difusión de actividades del Presidente Municipal
en Medios Electrónicos
Diagrama de Flujo
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Pág. 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación
Responsable
Política
Área Responsable Dirección de Desarrollo Informático
Área Responsable Dirección de Giras Logística y Eventos
Nombre
del Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de
Procedimiento
Tapachula
Propósito
Transparentar el proceso democrático de toma de
decisiones.
Alcance Desde confirmación de sesión ordinaria con
Secretaría General de Ayuntamiento hasta
desinstalación de equipo de cómputo.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
Se solicita la confirmación de sesión ordinaria del H. Cabildo
1 de Tapachula a la Secretaría General del Ayuntamiento.
Se solicita a Dir. Giras Logística y Eventos instalación del
2 equipo de sonido en Sala de Cabildo.
Se Solicita a la Dir. Desarrollo Informático la instalación del
4 equipo de cómputo en Sala de Cabildo.
5 Se realizan pruebas de sonido, software y trasmisión previa
a la sesión de cabildo.
6 Al comienzo de la sesión de cabildo se inicia y monitorea la
trasmisión vía you to be.
Al término de la sesión de cabildo se cierra la trasmisión y
7 se procede a desmontar equipo de cómputo y se resguarda.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
4 hrs
4 hrs
4 hrs
2 hrs
Indefinido
2 hrs
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de
Tapachula
Diagrama de Flujo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación
Responsable
Política
Área Responsable Secretaría Interesada de Difundir Información en
Medios Electrónicos.
Nombre
del Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios
Procedimiento
Electrónicos.
Propósito
Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las
actividades en los diferentes rubros de la
administración 2015-2018 de Tapachula.
Alcance Recepción de Información a difundir hasta
publicación en medios electrónicos.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se recibe vía correo electrónico la solicitud de a difundir por
3 días
parte de la secretaría interesada.
2 Se revisa si la solicitud cuenta con el formato STCP01 y los
3 días
requisitos para ser programada
3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 3 días
4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios
1 días
electrónicos.
5 Se envía el mensaje por medios electrónicos 7 días
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en
Medios Electrónicos.
Diagrama de Flujo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en
Medios Electrónicos.
Formato STCP01
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica
Responsable
Área Responsable Dirección de Imagen Institucional
Nombre
del Elaboración de diseño
Procedimiento
Propósito Elaboración de diseño con lineamientos
institucionales para difusión de diferentes formas
Alcance
Desde la recepción de oficio de solicitud de petición
de Diseño, hasta la entrega para el uso solicitado
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibe de la Secretaría Correspondiente, a través del
titular de la misma, copia de oficio de solicitud de
requerimiento de diseño a elaborar y si requiere impresión
propia de la dirección o es en formato digital.
2 Se lleva la realización del diseño conforme a lo
especificado en el requerimiento dependiendo de la
información proporcionada por el solicitante.
3 Envió de muestras para aceptación y verificación vía
correo electrónica
4 Se envían archivos en alta resolución al solicitante y/o al
proveedor que se ocupará del trabajo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
El tiempo varía dependiendo
de la cantidad de material
solicitado y los elementos
proporcionados por el
solicitante.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño
Diagrama de Flujo
INICIO
Recibo de la secretaria técnica, copia de
oficio de solicitud de requerimiento de
diseño a elaborar y si requiere impresión
propia de la dirección o es en formato
digital.
Se lleva la realización del
diseño
Envío de
muestras.
Se envían archivos en alta
resolución
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño
Formatos
NO APLICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaria Técnica
Responsable
Área Responsable Dirección de Apoyo Administrativo de Presidencia
Nombre
del Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal
Procedimiento
Propósito
Comprobar en tiempo y forma cada uno de los
trámites de comprobación
Alcance Desde la recepción de oficios, convocatoria,
peticiones, hasta la elaboración de documentación
comprobatoria.
No. de
Actividad
1
2
3
4
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
Recibe de la Secretaría correspondiente, a través del titular
de la dependencia, original de Oficio, convocatorio o
peticiones.
Identifica el trámite solicitado y elabora oficio de solicitud,
agradecimiento y recibo al área de Contraloría, recaba firma
del Titular y envía en cuatro copias:
Original de Solicitud, agradecimiento y recibo:
Titular Presidente Municipal
Copia en expediente.
Se turna documentación al área de Contraloría para su
Validación.
Contraloría turna al área de Tesorería para su comprobación
correspondiente
5 Se recibe Acuse por parte de Contraloría que avala la
comprobación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
La comprobación de
gastos puede ser por
concepto de viáticos,
reintegración de fondo
revolvente y apoyos
económicos
Contraloría revisa
minuciosamente y de
acuerdo a la
normatividad vigente la
integración correcta de la
documentación.
Es el área de Tesorería
quien descarga en el
Sistema Hacendario la
comprobación para
saldar cuentas.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia
Municipal
Diagrama de Flujo
Inicio
A
Recibe oficio de
Solicitud, convocatoria
o petición de la
Secretaría
Contraloría
revisa
documentación Y realiza
validación
Elabora oficio de
comprobación, solicitud,
agradecimiento, recibo
Se recibe acuse de recibido,
se archiva documento
Fin
Se turna ante presidencia
para recabar firma del
presidente
Se sacan cuatro copias y se
turna a Contraloría Interna
A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia
Municipal
Lineamientos
NO APLICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia
Municipal
Formatos
NO APLICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaria Técnica
Responsable
Área Responsable Dirección de Producción Fotográfica
Nombre
del Toma de Fotografías Profesionales en eventos del
Procedimiento
Ciudadano Presidente
Propósito Realizar las tomas de fotografías con la
profesionalización que requiere cada evento para
compartirlo en medios de comunicaciones y redes
sociales
Alcance
Desde la recepción de toma de fotografías, la
selección y entrega a los encargados.
No. de
Actividad
2
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibir indicación por parte del Ciudadano Presidente para
estar presente en los eventos
Realizar las fotografías cumpliendo con los
estándares de calidad que requiere.
3
Lleva a cabo la selección y valoración conjuntamente con
el Ciudadano Presidente para su entrega al Director de
Comunicación Social y Dirección de Comunicación Política
FIN DEL PROCEDIMIENTO
La entrega de tomas
fotográficas se lleva a cabo al
momento para que se
plasmen de inmediato en los
medios
Contraloría
revisa
minuciosamente y de acuerdo
a la normatividad vigente la
integración correcta de la
documentación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del
Ciudadano Presidente
Diagrama de Flujo
Inicio
Indicación del C.
Presidente para
eventos
Toma de fotografías
con la calidad que se
requiere
Turnar a la Dirección de
comunicación social y
dirección
de
Comunicación Política
para su difusión
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del
Ciudadano Presidente
Lineamientos
NO APLICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del
Ciudadano Presidente
Formatos
NO APLICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaria técnica
Responsable
Área Responsable Dirección de giras y logística de eventos
Nombre
del Coordinación y análisis de la logística de los eventos
Procedimiento
Propósito
Coordinar y verificar la logística de los eventos que
asiste nuestro presidente Municipal y que estos se
Desarrollen oportunamente con los elementos
necesarios de acuerdo con la agenda establecida y/o
oficios que gire las secretarias o particulares q
soliciten el apoyo.
Alcance
No. de
Actividad
1
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
Recibe de la secretaria técnica, a través del titular copia
de oficios y solicitud de requerimiento para elaboración y
logística del evento.
Organizar y supervisar el acondicionamiento técnico y
2 escenográfico de los diferentes eventos que se lleven a
cabo en el Ayuntamiento Municipal
Supervisar y diseñar mamparas, templetes y
sonorización así como logotipo y leyendas de acuerdo a
3 los requerimientos que organicen cada secretaria o
Ayuntamiento Municipal.
Apoyar a las instituciones estatales o federales cuando
así lo requieran en los Eventos que lleven a cabo dentro
del Municipio. Y Coordinar el desarrollo de giras en base
4 a la agenda establecida así como Aquellas que se
derivan por circunstancias imprevistas.
Solicitar los apoyos necesarios mediante requerimientos
a la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de
5 Administración. Para los materiales que en su momento
haga falta para la realización de los eventos solicitados
Realizar visitas previas a los lugares en los que se realice
6 eventos o giras con el fin de conocer los requerimientos
necesarios para llevar a cabo dicho evento
Establecer y cumplir con el protocolo y logística de giras
y eventos realizados. A través de una ficha técnica para
saber la información de los temas que trataran el evento
7 y personalidades que estarán en el evento para su
información del maestro de ceremonia que llevara el
protocolo del evento
8 FIN DEL PROCEDIMIENTO
Se requiere de 5 días hábiles
para agendar el evento y
supervisar la logística del
lugar
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los
eventos
Diagrama de Flujo
INICIO
A
Recibo de la secretaria
técnica, copia de oficios y
solicitud de
requerimiento.
Solicitar apoyos
necesarios mediante
requerimientos a la
Dirección de
Adquisiciones.
Realizar visitas previas a los
lugares en los que se realice
eventos.
Organizar y supervisar el
acondicionamiento técnico
y escenográfico.
Establecer y cumplir el
protocolo y logística de
eventos realizados.
Supervisar y diseñar
mamparas, templetes y
sonorización.
FIN
Apoyar a las instituciones
estatales o federales.
A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los
eventos
Lineamientos
PARA LA REALIZACIÓN DE SUS EVENTOS Y ACTOS CÍVICOS DE LAS
SECRETARIAS DEL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL SE DEBERÁ DE TOMAR
EN CUENTA :
MANDAR LA SOLICITUD U OFICIO 5 DÍAS HÁBILES ANTES DE SU
EVENTO.
EL OFICIO DEBERÁ DE TENER HORA, FECHA, LUGAR, NÚMERO
TELEFÓNICO DEL ORGANIZADOR O ENCARGADO DEL EVENTO.
EL OFICIO DEBERÁ TENER EXPLICITO SI REQUIERE SONIDO,
MAMPARA, AUDIO, MAESTRO DE CEREMONIA, TEMPLETE Y
DEBERÁ CONTAR CON LA LEYENDA QUE REQUIERA EL EVENTO.
PROPORCIONAR FICHA TÉCNICA BIEN ELABORADA CON NOMBRES
DE INVITADOS Y PERSONALIDADES DE LA MESA DE PRESIDIO Y
TEMA DEL QUE SE TRATARA EL EVENTO.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los
eventos
Formatos
OFICIO TRADICIONAL QUE TENGA CADA SECRETARIA
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