Manual de politicas

Introducción.
(Anexo Virtus, código de ética San Diego)
“No podemos ser medio honrados; no podemos ser medio éticos; no podemos ser medio buenos
trabajadores. O somos éticos o no somos éticos. O somos honestos o no somos honestos. No
podemos ser mediocres. Debemos ser buenos hijos, buenos padres, buenos esposos y buenos
trabajadores”
Fraterno Vila Girón.
Con el objeto de brindar lineamientos claros para el cumplimiento del Virtus, Código de ética San
Diego y con esto establecer los criterios para la toma de decisiones oportunas del Comité de ética
de San Diego, se presenta a continuación un compendio de políticas:
1. Política sobre uso de logotipo, uniformes y vehículos de la empresa fuera de las
instalaciones
2. Política de respeto a la propiedad intelectual, marcas, patentes y licencias
3. Política de confidencialidad y veracidad en registros e información
4. Política de prevención de conflicto de intereses
5. Política de contrataciones, promociones y despidos
6. Política de salud y seguridad ocupacional
7. Política contra el acoso y el abuso sexual
8. Política sobre uso de redes sociales personales
9. Política sobre relaciones amorosas o sentimentales entre colaboradores
10. Política de viáticos
11. Política sobre el consumo de alcohol y sustancias prohibidas
12. Política contra el hurto
13. Política y proceso para jubilación
Es importante resaltar que estas políticas son un conjunto de normas generales que buscan el
cumplimiento del Virtus, Código de ética San Diego, sin estas ser excluyentes de otras conductas
que se consideren una falta al mismo o a su vez acciones que las superen y deban ser reconocidas.
Es obligación de todo colaborador:
• Conocer el contenido de estas políticas, cumplirlas y generar todas las condiciones para
que las cumplan quienes están a su cargo.
• Reportar actos meritorios que vayan acordes con el Virtus, código de ética San Diego y
las políticas contenidas en el Manual de políticas y procedimientos, código DIR-EST-
002, así como actos que vayan en contra de estos documentos.
Procedimiento.

El compromiso de cada colaborador es informar a la empresa sobre cualquier situación en la cual
pudiera existir el incumplimiento de alguna de las presentes políticas y enumerar las evidencias,
procediendo de la siguiente forma:
1. Informar al jefe inmediato de la situación, si éste estuviera involucrado, avisar al jefe
superior inmediatamente. Si el jefe superior no brinda una respuesta al denunciante,
en un plazo de quince días, puede solicitar audiencia en Gerencia General o bien
escribir al correo del comité de ética.
2. Comunicar al comité de ética de San Diego, al correo comitedeetica@sandiego.com.gt
situaciones específicas que se observen en el área de trabajo. El comité de ética deberá
mantener la confidencialidad del colaborador que otorga la información.
3. El comité de ética se compromete a responder en un plazo de quince días, para dar
margen a la investigación y verificación de la información.
1. Política sobre uso de logotipo, uniformes y vehículos de la empresa dentro y fuera de las
instalaciones.
El logotipo, uniforme y vehículos propiedad de San Diego, son para uso exclusivo de la empresa,
queda prohibido el uso de los mismos en lugares y situaciones que afecten la imagen de San
Diego y que vayan en contra de la moral, tanto en horario de trabajo como en horas inhábiles.
1.1. Uso de logotipo:
El logotipo es la firma de la empresa, es su marca, por lo tanto se deben cumplir las normas y
estándares que se establecen en el “Manual de logotipo San Diego” para documentos, uniformes,
rótulos o cualquier publicación que la empresa realice.
• Este deberá estar presente en toda la papelería comercial, ya sea en hojas membretes,
sobres, facturas, tarjetas personales, publicidades, etc. Su empleo se puede extender
a uniformes, embalajes, etiquetado de productos y anuncios de prensa.
1.2. Uso de uniformes:
• Los únicos colores aprobados para los uniformes son celeste y blanco.
• Las telas aprobadas para los uniformes son Dacron y Twill Liviano laminado.
• Los diseños aprobados son:
Para personal no operativo:
- Camisa Columbia, manga larga o corta con tapadera en la bolsa, de tela dacron.
- Blusa Columbia, manga larga o corta, de tela dacron.
Para personal operativo:
- Camisa normal manga larga Twill liviano laminado.
- Playera gris manga larga para el patio

- Playera gris manga corta para el resto del personal operativo
• San Diego proporcionará, sin cobro al personal, y contralora la entrega del siguiente
uniforme:
- 2 camisas anuales por persona
- 5 playeras anuales por persona
• Si el colaborador desea adquirir camisas adicionales podrá adquirirlas en la Cooperativa
San Diego. La venta de uniformes es solamente para colaboradores activos de San
Diego.
1.3. Uso de vehículos:
• Los Gerentes de área pueden facilitar vehículos como herramientas de trabajo, según
amerite cada proceso y puesto, para poder lograr los objetivos y fines de los procesos
a cargo, verificando que los colaboradores a los que se les asigne el mismo, cuenten
con la licencia de conducir apropiada y que esté vigente.
• El colaborador que cuenta con esta herramienta, tiene la responsabilidad de cumplir
con la ley de tránsito, cuidar el vehículo, velar por sus mantenimientos según
corresponda, reportar cualquier daño. En el caso de incumplimiento el colaborador
asume los costos de reparación o deducibles que correspondan.
• El colaborador no podrá usar el vehículo en lugares inapropiados, que atenten contra el
código de ética y valores de la empresa. Ni podrá hacer uso del vehículo si ingiere
alcohol, pues es causa de despido sin responsabilidad por parte de la empresa.
• No podrá subir en la palangana a cualquier persona, ya sea colaborador o no de San
Diego, por el riesgo que implica de algún accidente. Sin embargo es posible subir a la
cabina a cualquier persona cuyo comportamiento sea del conocimiento del responsable
del vehículo, para asegurar al conductor y al activo de la empresa.
2. Política de respeto a la propiedad intelectual, marcas, patentes y licencias.
En San Diego pagamos los derechos de propiedad intelectual de toda marca, patente o licencia que
utilizamos y, a la vez, protegemos la propiedad intelectual de todo cuanto desarrollamos en nuestra
empresa. Queda terminante prohibido la divulgación de información perteneciente a San Diego sin
la expresa autorización de la Gerencia General.
3. Política de confidencialidad y veracidad en registros e información.
La información administrativa o técnica relacionada con la actividades actuales o futuras de la
empresa, que dada su importancia se considera confidencial, no puede ser compartida, cedida o

divulgada de forma verbal, escrita, digital ni por cualquier otro medio. Deberá archivarse
convenientemente previendo su deterioro o pérdida.
Los registros contables, financieros y operativos de la Corporación son objeto de auditorías
permanentes y reflejan la realidad de las operaciones. Alterar, falsificar u ocultar información de la
empresa se considera una falta absolutamente inadmisible.
Toda información corporativa sobre estos registros deberá comunicarse a través de las personas
autorizadas, quienes velarán porque ésta se transmita de forma veraz y oportuna a quien tenga
derecho a conocerla.
Los colaboradores de puestos clave o gerenciales que cesen labores deberán acatar el convenio de
confidencialidad firmado.
4. Política de prevención de conflicto de intereses.
Todo colaborador deberá tener presente que trabaja para San Diego, y como “trabajador de la
empresa”, deberá evitar el conflicto de interés, y siempre deberá cuidar los intereses y beneficios
para San Diego.
Un conflicto de interés ocurre cuando mis intereses personales compiten, o pudiera parecer que
compiten, con los intereses de la empresa; impidiéndome tomar una decisión objetiva y transparente
para buscar el beneficio de San Diego.
Los conflictos de interés se presentan cuando:
• Un familiar o pareja trabaja con un proveedor o competidor de la empresa.
• Tengo inversiones o intereses en un proveedor o competidor de la empresa.
• Tengo algún beneficio en favorecer a personas o empresas que prestarán un servicio.
• Cuando conozco de un acto de conflicto de interés pero prefiero cuidar mi trabajo y
“evitar problemas”.
4.1. Política de regalos o cortesías:
4.1.1. Si recibo algún regalo o cortesía:
Se considera regalo todo objeto, viaje u otro tipo de beneficio recibido de un proveedor o compañía
relacionada con actividades laborales a mi cargo.
• Si recibiera cualquier tipo regalo debo comunicarlo de inmediato a mi jefe inmediato.
• Si el regalo tiene un valor equivalente igual o menor a $50 o su equivalente en quetzales,
el Gerente General decide si el colaborador puede mantener el regalo o si debe
delegarlo a la Gerencia de Recursos Humanos o Cultura y Talento para que sea rifado.

• Si el regalo tiene un valor equivalente mayor a $250, esta decisión debe ser tomada por
la Junta Directiva.
4.1.2. Si hago entrega de una cortesía:
Si por algún motivo será necesario entregar una cortesía de parte de San Diego a algún Cliente, el
monto de la cortesía debe ser aprobado por la Gerencia General o el comité de ética y ser
debidamente documentado.
4.2. Política de Compras:
Todo colaborador deberá tomar en cuenta y cumplir la política que establece la empresa para
adquirir, contratar o comprar un bien o servicio. Siempre deberá tener presente que el beneficio e
interés sea para San Diego.
• Toda compra deberá contar con tres cotizaciones al menos y se seleccionará al
proveedor que cumpla con los requisitos de tiempo, calidad y precio.
• Si la compra excede cien mil dólares, se deberá llevar a cabo una licitación pública para
invitar a proveedores calificados para prestar el producto o servicio, en donde un comité
técnico evalúa a los concursantes y valida que se cumplan los términos de referencia y
estándares de calidad requeridos.
5. Política de contrataciones, promociones y despidos.
5.1. Contrataciones
• Como primera opción, el Departamento de Recursos Humanos / Cultura y Desarrollo
de Talento deberá tomar en cuenta al personal activo interno; si como resultado del
proceso se determina que no se cuenta con candidatos que cumplan con el perfil, se
procederá la contratación externa.
• Se contratará personal que cumpla con el perfil que establece el puesto, siempre y
cuando se cuente con la aprobación escrita de la gerencia del departamento requirente.
En el caso de creación de un nuevo puesto deberá llevar la aprobación de Gerencia
General.
5.1.1. Para los puestos de jefatura y profesionales:
El Departamento de Cultura y Desarrollo de Talento es el responsable de la contratación de estas
posiciones. Se deberá observar que el candidato evaluado no tenga relación de parentesco dentro
del cuarto grado de consanguinidad (primos), tercer grado de consanguinidad (tíos y sobrinos), y
segundo de afinidad, (cónyuge y sus familiares directos) con algún trabajador activo de cualquiera
de las empresas de la Corporación San Diego. Si durante la relación laboral ocurriera un matrimonio,
unión de hecho (declarada legalmente o no), entre colaboradores de la Empresa, uno de ellos se
obliga a presentar renuncia a su cargo, pagándole las prestaciones de ley.
5.1.2. Recontrataciones de Personal:

Se podrá recontratar a una persona que haya trabajado para Corporación San Diego, siempre y
cuando cumpla con los siguientes requisitos:
• Que el motivo de salida de la empresa haya sido por renuncia, y no por despido
justificado, y que se haya cumplido el tiempo que establece el Código de Trabajo,
según el puesto que haya ocupado.
• Para todos los puestos se deberá revisar el calificativo de recontratable o no
recontratable. Considerando las normas y procedimientos internos establecidos.
5.2. Política de reconocimiento a la trayectoria.
San Diego a través de Recursos Humanos promoverá el reconocimiento anual a los colaboradores
que cumplan 5, 10, 15, 20 años en adelante, al final de cada año. El reconocimiento podrá ser
simbólico, con una actividad en donde participen el Gerente General y /o los Directores. De 25 años
en adelante, la empresa otorgará un reconocimiento que será previamente aprobado por la Gerencia
General.
5.3. Política de despidos.
Toda salida de personal de la organización en caso de despido, debe ser previamente del
conocimiento y autorizado por la gerencia del departamento correspondiente y la Gerencia de
Recursos Humanos sin excepción.
• En el caso de egresos de personas que ocupen puestos de jefatura, coordinación,
superintendencia y gerencia, además de Recursos Humanos, lo deberá conocer
previamente la Gerencia General y la Gerencia de Cultura y Desarrollo de Talento, ésta
última deberá realizar una entrevista de salida para conocer causas, y manejo de la
salida.
El despido de personal debe ser el último paso a tomar por parte del jefe, ya que deberá
documentar y demostrar que se cumplió con el proceso disciplinario de llamadas de atención
escritas, y una advertencia de finalización de labores previo al despido.
5.3.1. Despido inmediato:
• Cuando el colaborador incurre en falta grave o un acto de antivalor que falte a la ética,
justificando con un informe a la Gerencia General y al Comité de ética sobre la situación.
• Se accione según las causas justas de despido que indica el Código de Trabajo,
justificado con un informe escrito avalado por la Gerencia del Departamento y Gerencia
de Recursos Humanos
5.3.2. Personal con mayor tiempo laboral:
Para el caso de despido de personal con más de 15 años de laborar para la empresa se deberá
notificar a la Gerencia de R.H., Gerencia de Cultura y Desarrollo de Talento y a la vez notificar a
Gerencia General.

6. Política de salud y seguridad ocupacional.
Todos somos responsables de cumplir y hacer cumplir los reglamentos y procedimientos de
seguridad; de identificar y reportar condiciones y actos inseguros al personal de Sistemas de Gestión
con el objeto de reducir la posibilidad de la ocurrencia de un accidente o una fatalidad.
Los procedimientos e instructivos a seguir son:
• SIG-EST-010 Reglamento interno Seguridad Industrial
• SIG-EST-011 Reglamento interno Seguridad Industrial BPT
• SIG-EST-012 Política de Equipo de Protección
• SIG-PRO-005 Procedimiento de respuesta a emergencias SySO
• SIG-PRO-009 Procedimiento de Seguridad Industrial
7. Política contra el acoso y el abuso sexual.
Es responsabilidad de todo colaborador guardar el respeto a todos los colaboradores de la empresa,
clientes, proveedores. San Diego es una empresa que practica y promueve los valores morales,
por lo tanto, los colaboradores de San Diego, deben vivir y practicar de forma genuina los mismos
valores en sus hogares, comunidad, trabajo, etc. Siendo totalmente sancionados aquéllos que
atentan contra la dignidad de otros, sean hombres o mujeres, niños o niñas, adultos de la tercera
edad y a toda persona en general, no importando el rango o jerarquía que se ocupe dentro de la
empresa.
El comportamiento que se espera con compañeros de trabajo:
• Mantener una relación respetuosa con todos los compañeros de trabajo.
• Reportar cualquier abuso de autoridad o maltrato sobre otras personas, sea que la
realicen mis superiores o compañeros de trabajo.
• No tolerar el acoso, el cual entiendo como cualquier acción o conducta que realiza una
persona sobre otra de una manera humillante, intimidante u hostil.
• No discriminar a mis compañeros por su etnia, sexo, edad, nacionalidad, discapacidad,
orientación sexual o ideología política.

• Denunciar inmediatamente el acoso sexual e informando a la empresa sobre aquel
compañero/a de trabajo que lo realice tanto a mi persona como a otras/os.
El comportamiento que se espera de los Jefes hacia sus colaboradores:
• Mantener una relación de supervisión respetuosa.
• Propiciar un ambiente de trabajo respetuoso, sano y amigable en el que mis
colaboradores puedan disfrutar, desarrollarse y tener éxito.
• Responder todas las consultas que realicen mis colaboradores sobre la aplicación de
este código de ética, los valores, políticas, directrices y controles establecidos por la
empresa.
• Vigilar y aconsejar con respeto a mi colaborador sobre las actividades y desempeño
que éste realice de acuerdo con lo establecido en este código.
• Apoyar y asesorar a mi colaborador para que logre sus metas.
• Tratar con respeto y no tolerar el acoso en general ni el acoso sexual en particular.
El comportamiento que se espera hacia los Proveedores:
• No obtener información confidencial de mis competidores a través pagos a
colaboradores de estas compañías.
• No participar en actividades ni proporcionar recursos que dañen inapropiadamente o
ilegalmente la operación de San Diego u otras empresas del mismo gremio.
El comportamiento que se espera ante autoridades del Gobierno:
• Tratar a sus funcionarios con respeto.
• Respetar la legalidad de sus acciones que se encuentren en el contexto señalado por
la ley.
• Defender los intereses de la empresa de acuerdo con lo señalado por el ordenamiento
jurídico.
8. Política sobre uso de redes sociales personales.
Todo colaborador deberá separar los asuntos personales de los laborales, como la imagen personal
o las opiniones personales, de lo que es la imagen o la opinión de la empresa como tal. Se espera

de los colaboradores de San Diego una coherencia de vida y de ello se deriva un uso responsable,
ético y legal de sus respectivas redes sociales personales.
Serán sujetos de sanción por parte de la empresa los colaboradores que incurriesen en faltas a la
ética por medio de sus redes sociales, tales como (sin que la siguiente enumeración sea limitativa o
restrictiva):
• Publicar fotografías propias o de compañeros de trabajo, vistiendo uniforme de la
empresa o mostrando distintivos de la empresa, en establecimientos ilegales o
contrarios a la moral; en condiciones de embriaguez; en bares o discotecas;
• Publicar o compartir pornografía;
• Publicar calumnias contra la empresa o cualquiera de sus miembros;
• Publicar o compartir información confidencial de la empresa;
• Publicar calumnias o contenido ofensivo contra proveedores, clientes o competidores.
9. Política sobre relaciones amorosas o sentimentales entre colaboradores.
• En San Diego no es permitido que exista relación de noviazgo ni de matrimonio entre
colaboradores de la empresa a partir de la vigencia de esta política. En el caso de surgir
una relación de noviazgo entre dos colaboradores de la empresa, ambos están
obligados a reportarlo de inmediato a sus respectivos jefes inmediatos superiores. No
hacerlo será considerado una falta grave, sujeta a las sanciones respectivas. Los
respectivos inmediatos superiores, en coordinación con Recursos Humanos, serán los
encargados de reubicar a unos de los novios en un cargo en el cual no tengan relación
directa, en caso de no encontrarse una opción de reubicación o no queda satisfecho
con la misma, uno de los dos deberá retirarse de la empresa.
• Son totalmente prohibidas las relaciones sexuales dentro de las instalaciones de la
empresa, independientemente de la hora, el día o el lugar. Esto aplica tanto para
personas que tengan relación de noviazgo o matrimonio como para aquellas personas
que no hayan llegado a formalizar su relación sentimental.
• Se consideran faltas graves, sujeta a sanciones, cualquiera de las siguientes:
escándalos provocados por celos; malas relaciones interpersonales provocadas por
celos o rencillas entre novios o esposos; discusiones personales entre novios o esposos

en horas de trabajo dentro de las instalaciones; transmisión de pornografía por cualquier
medio o canal propio de la empresa.
• Se consideran faltas leves, sujeta a sanciones, cualquiera de las siguientes: pérdida de
tiempo por llamadas telefónicas, uso de chats o reuniones personales en horas de
trabajo, entre novios o esposos.
9.1. Contratación de novios o esposas.
• En todos los casos, no importando el nivel jerárquico, los colaboradores de San Diego
no debe sugerir ni promover ni autorizar la contratación de la persona con quien tiene
relación de noviazgo o matrimonio. Si se descubre posteriormente sería una falta grave
sujeta a las sanciones respectivas.
9.2. Apoyo al matrimonio y a la familia.
• En San Diego se respeta la ley del código de trabajo, por lo que se respeta el tiempo en
casos de matrimonio religioso o civil.
• Se concederán sin reservas los permisos que establece la ley por matrimonio, por
maternidad, por paternidad y por período de lactancia.
• San Diego respeta los permisos que se establecen en el código de trabajo, en caso de
fallecimiento de familiares directos, padres, cónyuge e hijo, asimismo el jefe inmediato
otorgar permisos al colaborador en casos de fallecimiento de hermanos u otros
parentescos.
10. Política de viáticos (propuesta, pendiente de revisión)
Se reconocerán viáticos locales dentro del país cuando, el colaborador deba salir de su zona de
jurisdicción y le incluirá gastos de traslado, alimentación y hotel siendo lo siguiente:
10.1. Gastos en la capital de Guatemala:
• Alimentación: Hasta Q.120.00 diarios
• Combustible: hasta 5 galones por viaje. Se excluyen los puestos de confianza que
tienen sus propias condiciones.
10.2. Gastos en Escuintla:
• Cuando por las responsabilidades del puesto ameriten, los colaboradores tendrán
viáticos que serán cargados al Centro de costo respectivo, previamente autorizado en
presupuesto. Los viáticos incluyen, alimentación en el comedor industrial tanto del
complejo industrial como en el Hotel de San Diego; Combustible hasta por 5 galones

por viaje, hospedaje dentro del Ingenio, si el puesto así lo amerita y que cuente con la
a probación del Gerente respectivo.
10.3. Gastos fuera del país:
En todos los casos, el colaborador deberá presentar una liquidación de gastos desués de un viaje
al exterior con facturas originales a nombre de San Diego, a excepción de gastos por traslados en
taxis, u otros justificables.
11. Política sobre el consumo de alcohol y sustancias prohibidas.
De acuerdo al código de trabajo de Guatemala y al reglamento interior de trabajo, en San Diego
queda prohibido el consumo de alcohol, dentro de las instalaciones de la empresa tanto en horario
hábil como inhábil; fuera de las instalaciones de la empresa en horario hábil; y fuera de las
instalaciones de la empresa en horario inhábil si los efectos de dicho consumo serán evidentes o
tendrán repercusiones en horario hábil.
Asimismo, es el tráfico y el consumo de sustancias prohibidas están prohibidos en todo momento,
bajo toda circunstancia, dentro o fuera de las instalaciones de la empresa. Las violaciones a esta
norma pueden ser consideradas muy graves o absolutamente inadmisibles, según el caso, y se
sancionarán según establece la legislación laboral de Guatemala en su Código de Trabajo como
causa justa sin responsabilidad patronal.
12. Política contra el hurto.
El hurto y actos criminales detallados en el código de trabajo, en las prohibiciones a trabajadores, no
se tolerarán y será causa justa de despido sin responsabilidad patronal.
13. Política y proceso para jubilación
Para que un empleado pueda jubilarse, deberá cumplir con los requerimientos establecidos por el
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS). La cual al obtenerse, se pueden presentar dos
situaciones:
• Culminar labores y proceder al pago de la prestaciones laborales correspondientes.
• Continuidad laboral, en base al desempeño y el interés del Jefe de Área, debiendo
comunicárselo a R.H. Considerando evaluación médica a fin de verificar que la persona
goza de buena salud y está en condiciones físicas para continuar laborando, hasta una

Sobre el cumplimiento:
edad máxima de 65 años, posterior a ello, es obligatorio el retiro del colaborador, salvo
que se estime conveniente su continuidad para la transferencia de conocimientos. .
Todos los colaboradores deben acatar las políticas acá descritas, es responsable de velar porque
el código de ética y sus políticas se guarde en cumplimiento. Si el colaborador conoce de casos que
puedan ir en contra de las mismas podrá notificar al correo: comitedeetica@sandiego.com.gt
El colaborador debe estar seguro antes de denunciar para evitar caer en difamación, lo cual es un
delito. Si el colaborador tiene una sospecha, de igual forma hacerlo ver, enfatizando que es una
sospecha al comitedeetica@sandiego.com.gt; para que decidan si requiere investigación formal o
no.
El incumplimiento de cualquier política puede ser causa para una sanción o despido según sea el
caso y lo considere el Comité de Ética.