Protocolo Eleganceco

E L E G A N C E C O

Índice
1. Introducción ........................................................................................................
2. Pautas del saber estar............................................................................................
3. Comunicación.......................................................................................................
a. Comunicación verbal......................................................................................
i. Recomendaciones para hablar por teléfono..............................................
b. Comunicación no verbal.................................................................................
c. Comunicación escrita......................................................................................
i. Documentos que debe preparar el asistente a la dirección para un acto
protocolario..............................................................................................
4. Saber vestir............................................................................................................
a. Indumentaria femenina ..................................................................................
b. Indumentaria masculina..................................................................................
5. Relaciones sociales.................................................................................................
a. El saludo y presentación..................................................................................
b. Los regalos.......................................................................................................
6. Vehículos................................................................................................................
a. Colocación de personalidades en vehículos......................................................
b. Seguridad con vehículos...................................................................................
7. Encuentros sociales................................................................................................
a. Anfitrión e invitado de honor...........................................................................
b. Tipos de actos protocolarios en la empresa......................................................
8. Mesas y su configuración........................................................................................
a. Sistema de agujas de reloj ................................................................................
b. Sistema cartesiano ...........................................................................................
c. Sistema Francés...............................................................................................
d. Sistema Inglés..................................................................................................
9. Los banquetes.........................................................................................................
a. Diferentes disposiciones de la mesas en un banquete.......................................
b. Elementos y decoración de la mesa..................................................................
c. Comportamiento en la mesa............................................................................
d. Tipos de comida con los que invitar en nuestra empresa..................................
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1.Introducción
Bienvenidos al Manual de Protocolo Empresarial que reafirma nuestro compromiso con
la elegancia, la etiqueta y el protocolo en el mundo de los negocios y las relaciones
sociales.
En "EleganceCo," nos enorgullece ser un faro de sofisticación y profesionalismo, y este
manual refleja nuestro firme compromiso con la excelencia en la comunicación y las
interacciones empresariales. En un mundo donde la primera impresión puede ser
determinante, el conocimiento y la aplicación de un protocolo adecuado son
fundamentales. El protocolo no solo es un conjunto de reglas, sino una forma de
comunicar respeto, cortesía y profesionalismo en cada encuentro.
Este manual es una guía completa y detallada que abarca un amplio espectro de temas,
desde cómo recibir a una visita hasta la correcta disposición de las mesas en un banquete,
pasando por el uso de tarjetas de presentación y la comunicación escrita en un entorno
empresarial. Creemos que la elegancia no es un lujo, sino una herramienta poderosa para
el éxito. Al comprender y aplicar apropiadamente el protocolo, no solo creamos un
ambiente de respeto y confianza, sino que también fortalecemos nuestras relaciones
profesionales y personales.
Este manual es una obra de dedicación y experiencia, diseñada para brindar una
referencia invaluable a nuestros colegas y socios. Está diseñado para acompañarlos en
cada paso de su viaje empresarial, proporcionando consejos prácticos, ejemplos reales y
directrices claras. Esperamos que encuentres en este manual no solo una guía confiable,
sino también una fuente de inspiración para elevar tus estándares de elegancia y etiqueta
en tus interacciones empresariales. Te invitamos a explorar sus páginas, aprender y
aplicar estas prácticas valiosas para alcanzar el éxito con estilo y distinción.
En "EleganceCo," creemos que la elegancia no es un destino, sino un camino que se
recorre con cada gesto, palabra y acción. le agradecemos por unirse a nosotros en este
viaje hacia la excelencia y el protocolo.
Atentamente,
Quispe Huapaya, Nicole
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2. Pautas del saber estar
En el apasionante mundo de la moda, nuestra empresa se ha destacado como una firma
emblemática que trasciende las tendencias efímeras, apostando por la elegancia
atemporal y la calidad inigualable. Más allá de la confección de prendas, Eleganceco ha
establecido un estándar de distinción y sofisticación que se refleja no solo en sus
productos, sino también en su cultura empresarial. Por el cual, el "saber estar" adquiere
un significado particularmente relevante.
El "saber estar" se refiere a un conjunto de valores, normas y comportamientos que
definen la forma en que la “Eleganceco” opera, se relaciona con sus clientes y
colaboradores. Estas pautas son esenciales para transmitir profesionalismo y respeto en
el entorno empresarial.
Puntualidad
Llegar a tiempo es
fundamental. Ser
puntual demuestra
respeto por los demás y
muestra
profesionalismo.
Vestimenta adecuada
Vista de acuerdo con la
ocasión y la cultura de
“Eleganceco”. La ropa
debe ser limpia, bien
planchada y adecuada
para el entorno.
Comunicación efectiva
Hablar de manera clara
y cortés es esencial.
Escuche activamente a
los demás y evita
interrumpir.
Respeto a la jerarquía
Reconozca y respete la
jerarquía en la empresa.
Usa títulos y
tratamientos adecuados.
Figura 1: Puntualidad
Etiqueta en la mesa
Comportarse
correctamente en la mesa
es importante. Use
cubiertos de afuera hacia
adentro, mantenga una
postura adecuada y no
hables con la boca llena.
Gestión de conflictos
Aborde los desacuerdos
de manera profesional y
discreta. Evite
confrontaciones públicas.
Cortesía y gratitud
Muestre educación y
cortesía a colegas y socios.
El "por favor" y "gracias"
son palabras poderosas.
Manejo de dispositivos
electrónicos
Cuando acuda a reuniones
y eventos, ponga tu
teléfono en silencio y evita
distracciones.
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3. Comunicación
a. Comunicación verbal
La comunicación verbal es un componente esencial de cualquier interacción en el entorno
empresarial, por ello nuestra compañía busca asegurarse que la comunicación sea
efectiva mediante las siguientes reglas y técnicas:
Utilizar un vocabulario compresible para el receptor
Utilizar fórmulas convincentes que resulten atrayentes para que se identifiquen con
nuestro punto de vista.
Lograr que se produzca una retroalimentación del que ya hemos hablado con
anterioridad y que es sumamente necesario en la comunicación.
Complementar el mensaje con gestos que nos sirvan de apoyo.
Saber escuchar: para que la escucha sea eficaz, se debe ser paciente y mostrar interés.
Por tanto, la escucha será activa, analítica y crítica
En la comunicación verbal también hay que controlar otros aspectos, como los
componentes paralingüísticos, ya que estos pueden influir en la interpretación del
mensaje.
Tabla 1: Componentes paralingüísticos
Componentes
paralingüísticos
Significado
Volumen
Bajo: ignorancia e inseguridad.
Alto: seguridad y dominio.
Demasiado alto: agresividad.
Tono
Tono monótono: sensación de depresión en el emisor.
Tono gutural: sensación de madurez.
Fluidez y
perturbaciones
Silencios: se interpretan como algo negativo (según la situación).
Palabras de relleno para finalizar la conversación (su uso excesivo
aburre e impacta).
Nerviosismo: falta de dominio y seguridad.
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Énfasis
Dar énfasis a algunas palabras para darles más importancia es algo
positivo, pero no hay que exagerarlo
Velocidad,
pausas y
vibraciones
Hablar rápidamente dificulta la compresión del mensaje.
Hablar lentamente hace que impacientemos al emisor.
Vacilaciones
No se deben producir, ya que refleja duda, mentira y falta de decisión.
i. Recomendaciones para hablar por teléfono
La comunicación telefónica es importante en nuestra compañía. Por ello nuestra
compañía tiene unas pautas que hay que seguir.
Saludo Profesional
Buen día/tarde, mi nombre es [Tu Nombre] de EleganceCo. ¿En qué puedo
ayudarle hoy?
Escucha Activa
Escucharé atentamente sus necesidades y preguntas. Por favor, cuénteme más
sobre el motivo de tu llamada.
Volumen y Tono de Voz
Mantendré un tono de voz moderado para garantizar una conversación clara y
cómoda. ¿Puedes oírme bien?
Hablar de Manera Clara y Concisa
Para asegurarnos de que estamos en la misma página, permítame resumir sus
puntos claves: [Resumen breve de la conversación]. ¿Es correcto?
Evitar Distractores
Lugar tranquilo y libre de distracciones para brindarle toda su atención.
Identificación de Llamadas
En resumen, estamos hablando sobre [Motivo de la Llamada]. ¿Estás de
acuerdo? Por favor, indíqueme su nombre para que pueda dirigirme a Usted de
manera adecuada.
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Tiempo de Llamada Adecuado
Cierre de la Llamada
Gracias por contactarnos. Fue un placer hablar con Usted. Si tienes alguna otra
pregunta en el futuro, no dude en llamarnos. ¡Que tenga un buen día!
Seguimiento
Como seguimiento a nuestra conversación, enviaré un correo electrónico
resumiendo lo que discutimos y cualquier acción requerida. Por favor,
manténgase atento a tu bandeja de entrada. Si necesita algo más, no dude en
contactarme.
b. Comunicación no verbal
Figura 2: Conversación telefónica
La comunicación no verbal es inevitable y transmite mensajes de manera no consciente.
Nuestros gestos pueden reforzar una imagen de elegancia y dinamismo, o, por el
contrario de pasividad o vulgaridad.
La expresión no verbal parte de de la comunicación relacionada con los movimientos
corporales, voluntarios o inconscientes, que acompañan a la comunicación verbal. En
muchos casos es un reflejo del estado de ánimo. Se centra fundamentalmente en la
interpretación de:
Contacto visual: Mantenga un contacto visual adecuado durante las conversaciones.
Esto demuestra interés y confianza.
Apretón de manos: Un presionado de manos firme y seguro al saludar es importante.
Evite apretones de manos débiles o excesivamente fuertes. La mano debe estar
colocada en una posición de 90 grados.
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Postura: Mantenga una postura erguida y abierta. Evite cruzar los brazos, ya que
esto puede transmitir una actitud defensiva.
Gestos adecuados: Utilice gestos que sean apropiados y respalden su mensaje. Evite
gestos excesivos o nerviosos.
Vestimenta: Su indumentaria y su estilo personal son una forma de comunicación no
verbal. Asegúrese de que se alineen con la imagen que deseas proyectar.
Volumen y tono de voz: Hable en un volumen adecuado y con un tono de voz
confiado y claro.
Expresión facial: Su expresión facial comunica sus emociones. Mantenga una
expresión apropiada para la situación, evitando muecas o gestos que puedan parecer
inapropiados.
Distancia intima: desde el contacto directo hasta 60cm. Cuando esta distancia se
sobrepasa provoca generalmente rechazo, inquietud y molestia. Si estamos tratando
con clientes nunca deben de sobrepasar esta distancia.
Distancia interpersonal: desde 60cm a 160cm. Permite cierto grado de confianza, pero
sin crear intimidad. Es la distancia que se debe aplicar en las reuniones.
Distancia social: s la distancia que utilizamos para hablar con los clientes. La
amplitud de la mesa del director es también un instrumento de protección.
Distancia pública: Aproximadamente de 4m. No existen las relaciones personales.
Gestos nerviosos: Evite tocar la cara o el cabello en exceso, ya que puede interpretarse
como ansiedad.
Figura 3: Contacto visual
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c. Comunicación escrita
La comunicación escrita es una de las estrategias con la que cuenta nuestra empresa y
otro elemento primordial para crear imagen. Escribir no es sólo redactar bien. Hay
muchas manera diferentes de decir las cosas, esto incluye a los correos electrónicos,
cartas, informes y otros documentos, todos los documentos deben de seguir la misma
estructura:
Claridad y concisión: Sea claro y directo en su comunicación. Evite la jerga
innecesaria o la ambigüedad.
Revisión y edición: Revise sus escritos antes de enviarlos. Corrija errores gramaticales
y ortográficos. Asegúrese de que el mensaje sea coherente.
Formato profesional: Utilice un formato profesional para cartas y documentos. Esto
incluye encabezados, pies de página y una fuente legible.
Saludo y despedida apropiados: Utilice un saludo y despedida adecuados según el
contexto y la relación con el destinatario.
Asunto claro: En correos electrónicos y cartas, el asunto debe ser descriptivo y
relevante para el contenido.
Respuesta oportuna: Responda a los mensajes de manera oportuna para mostrar
respeto y eficiencia.
Confidencialidad: Siempre respete la confidencialidad cuando corresponda. No
comparta información confidencial en escritos no autorizados.
Uso de copia (CC) y copia oculta (CCO) en los correos electrónicos: Sea selectivo al
utilizar CC y CCO en correos electrónicos. Evite sobrecargar a personas
innecesariamente.
Reglas de etiqueta digital: Siga las normas de etiqueta digital en comunicación por
correo electrónico, como evitar el uso excesivo de mayúsculas o responder a todos en
una conversación grupal.
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i. Documentos que debe preparar el asistente a la dirección para un
acto protocolario
El Asistente de Dirección es responsable de garantizar que todos los documentos
necesarios estén en orden antes del evento. Estos documentos son esenciales para el flujo
y la organización del acto protocolario:
Lista de Invitados: Un documento detallado que incluye los nombres de todos los
invitados, su posición y cualquier información relevante.
Orden del día: Una agenda que describe el flujo del evento, incluyendo horarios,
discursos, presentaciones y actividades programadas.
Etiqueta de Mesa: Una guía que especifica la ubicación de los invitados en la mesa
principal y otras mesas, siguiendo las normas de protocolo.
Discursos y Presentaciones: Los discursos de los oradores y presentaciones visuales deben
estar organizados y listos para su distribución.
Programa del Evento: Un folleto que se proporciona a los asistentes, que incluye detalles
sobre el evento, oradores, patrocinadores y otros aspectos importantes.
Información de Contacto de Emergencia: Un documento con los números de teléfono de
contacto de emergencia y detalles para situaciones imprevistas.
Planes de contingencia: Un plan detallado para abordar problemas potenciales y cambios
de última hora.
Etiquetas para los Invitados: Etiquetas de nombre o tarjetas de identificación para los
invitados que facilitan la interacción y la identificación.
Mapas y Planos del Lugar: Mapas detallados del lugar del evento, mostrando la
ubicación de salones, asientos y otras áreas relevantes.
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4. Saber vestir
Para nosotros, como empresa en el sector de la moda, la manera en que nuestros
trabajadores se visten es fundamental. Entendemos que nuestros empleados son los
embajadores de nuestra marca y que la forma en que se presentan al mundo exterior
refleja no solo su profesionalismo individual, sino también la imagen de nuestra empresa.
La vestimenta de nuestros empleados no solo es un aspecto estético, sino que también
está vinculada a la percepción que los clientes y colaboradores tienen de nuestra empresa.
Un equipo que viste de manera profesional y elegante transmite confianza, compromiso
y atención a los detalles, elementos que son fundamentales para el éxito de nuestra
empresa.
a. Indumentaria Femenina
La elección de la vestimenta adecuada es esencial para proyectar una imagen profesional
y acorde con el protocolo empresarial. Las mujeres deben considerar factores como la
cultura de nuestra empresa y el tipo de evento al seleccionar su indumentaria.
Vestimenta conservadora
Elegancia y sencillez
Utilice ropa que sea
conservadora
profesional. Los trajes,
vestidos y conjuntos
deben ser adecuados
para el lugar y la
ocasión.
Longitud de las faldas y
vestidos
Las faldas y vestidos
deben ser a la altura de
la rodilla.
y
Figura 3: Indumentaria femenina adecuada
Escote y mangas
Los escotes deben ser
moderados, y las blusas
deben tener mangas o
utilice un blazer o
chaqueta.
La elegancia y la
sencillez son clave.
Evite la ropa
extravagante o
demasiado llamativa.
Calzado profesional
Utilice zapatos
cerrados y de tacón
moderado. Evite
calzado
extremadamente alto.
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Accesorios discretos
Los accesorios deben ser
discretos y no llamar la
atención en exceso.
Ajuste adecuado
La ropa debe ajustarse
correctamente y no ser
ni demasiado ajustada
ni demasiado holgada.
Maquillaje y peinado
El maquillaje y el peinado
deben ser apropiados para el
entorno empresarial. Evite
maquillaje excesivo o
peinados extravagantes.
Higiene personal
La higiene personal es
fundamental. Mantenga
un aspecto limpio y
ordenado.
b. Indumentaria masculina
La elección de la vestimenta adecuada es fundamental para proyectar una imagen
profesional y respetuosa en el entorno empresarial. Los hombres deben considerar
factores como la cultura de la empresa y el tipo de evento al seleccionar su
indumentaria.
Figura 3: Indumentaria Masculina adecuada
Traje y corbata
En entornos formales, como
conferencias o reuniones
importantes, el uso de un
traje es apropiado.
Acompañe el traje con una
corbata que complemente la
vestimenta.
Camisa y pantalones
En situaciones menos
formales, una camisa de
vestir con pantalones de
buena calidad es adecuada.
Asegúrese de que la camisa
esté planchada y en buen
estado.
Zapatos
Utilice zapatos de
vestir de cuero en buen
estado. Evite calzado
deportivo en entornos
empresariales
formales.
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Cinturón
Combine el color del
cinturón con el de tus
zapatos. Un cinturón de
cuero clásico es una
elección segura.
Accesorios
Utilice accesorios con
moderación. Un reloj de
pulsera de calidad y, en
algunos casos, gemelos,
pueden agregar un
toque de elegancia.
Afeitado y cuidado
personal
Mantenga
una
apariencia afeitada y
bien cuidada. La barba
y el bigote deben estar
arreglados de manera
prolija.
Higiene personal
Ajuste adecuado
Colores y patrones
La higiene personal es
fundamental. Asegurese
de que su cabello esté
limpio y bien peinado.
La ropa debe ajustarse
correctamente. Evite
prendas que estén
demasiado ajustadas o
demasiado holgadas.
Opte por colores y
patrones clásicos y
discretos en situaciones
formales. Los colores
más oscuros, como el
negro, el azul marino y
el gris, son seguros.
Video 1: Indumentaria Masculina
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5. Relaciones Sociales
a. El saludo y presentación
El saludo es un elemento crucial en el protocolo
empresarial, y debe ser cordial y respetuoso.
Se debe dar un apretón de manos firme y mantener el
contacto visual al saludar.
Al presentar a dos personas, se menciona primero el
nombre de la persona de mayor rango o el invitado de
honor. Además, es importante recordar los nombres
de las personas y utilizar títulos apropiados, como
"Sr." o "Sra."
b. Regalos de empresa
Figura 4: Saludo y presentación
Los regalos de nuestra empresa son una forma de mostrar aprecio y fortalecer las
relaciones comerciales. Ofreceremos en diversas ocasiones, como para celebrar acuerdos,
reconocer logros o mostrar gratitud. Es importante tener ciertas características.
Ocasión adecuada
Elija la ocasión con
cuidado. Los regalos
pueden ser para
celebrar un acuerdo,
un aniversario, un
cumpleaños o para
mostrar gratitud por
una relación comercial.
Seguimiento
Se realizara un
seguimiento después
de dar el regalo para
para mantener la
relación y mostrar
interés continuo.
Cumplimiento legal
Los regalos deben
cumplir con las
regulaciones legales y de
ética de nuestra
empresa.
Etiqueta
Investigaremos las
pautas de etiqueta de la
empresa o industria sus
restricciones sobre el
valor o el tipo de regalos
que se pueden recibir.
Calidad
Los regalos serán de
alta calidad.
Relevancia
Averiguaremos sus
gustos y necesidades
para elegir regalos que
sean relevantes para el
destinatario.
Entrega adecuada
La entrega se realizara
por correo o en un
enveto especial.
Personalización
Agregaremos un toque
personal, como una
nota escrita a mano o la
marca de la empresa en
el regalo.
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6. Vehículos
a. Colocación de personalidades
Cuando en un evento, contamos con la llegada de invitados en vehículos, se lleva a cabo
un protocolo tanto para saber como deben colocarse los pasajeros como para saber el
orden que deben seguir para bajarse.
En primer lugar, debe saber que siempre se cumplirá que el invitado de mayor
precedencia se colocará en el lado opuesto al del conductor.
¿Quién entra primero y quién entra último?
Primero le aclararemos que no es necesario que se haga en un orden determinado, al
menos no en cuanto a tiempos, solo en función de la precedencia de cada invitado. A
continuación, le mostramos cómo debe organizarse:
Entra primero la persona de mayor importancia, por el lado derecho, para situarse
en la posición opuesta al conductor.
Le sigue por la puerta trasera izquierda, la persona de segundo orden de importancia
estará la segunda persona en importancia.
En caso de ir tres personas en el vehículo se colocará en la parte delantera derecha.
En un coche oficial no van tres personas en la parte trasera nunca, salvo que sean
coches con asientos enfrentados.
2º orden de
importancia
4º orden de
importancia
o chófer
1º orden de
importancia
3º orden de
importancia
Figura 5: Colocación de ocupantes en vehículos
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6

¿Quién baja primero y quién baja último?
Orden es el inverso al de la subida, apenas hay una diferencia en el tiempo y se suele
hacer de forma simultánea.
Persona de mayor rango baja la última, antes baja el resto de personas que van en el
vehículo.
Cuando las personalidades llevan a una persona de seguridad o alguna persona del
servicio de protocolo, que va al lado derecho del conductor, sube en último lugar y
baja el primero, para cerrar y abrir la puerta, respectivamente.
Nunca se debe pasar por la parte delantera del coche.
Video 2: Seguridad con vehículos
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. Protocolo de seguridad
Planificación Previo al Evento
Coordine con las autoridades locales para obtener permisos y conocer las
regulaciones de tráfico específicas para el evento.
Coordinación de Transporte
Establezca puntos de encuentro claros para la recogida y entrega de invitados.
Protocolo de Comunicación
Establezca un sistema de comunicación claro entre los conductores, el coordinador
de transporte y el personal del evento.
Identificación de Vehículos
Identifique claramente los vehículos de eventos con distintivos visibles, como
calcomanías o letreros.
Proporcione identificación a los conductores y asegúrese de que estén uniformados si
es necesario.
Planificación de Rutas
Establezca rutas seguras y eficientes para minimizar el riesgo de congestión del
tráfico o retrasos.
Tenga planes de contingencia para posibles desvíos o problemas en las carreteras.
Seguridad de Pasajeros
Proporcione información a los pasajeros sobre la ubicación de salidas de emergencia
y procedimientos en caso de evacuación.
Respuesta a Emergencias
Desarrolle un plan de respuesta a emergencias con los servicios correspondientes.
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7. Encuentros Sociales
La clave para un evento exitoso comienza con una recepción cordial y organizada. Para
asegurarnos de que nuestros invitados se sientan bienvenidos y bien atendidos desde el
primer momento. Estaremos comprometidos para que su experiencia sea inolvidable
desde el momento en que cruce nuestras puertas. Seguiremos las siguientes pautas.
Anfitrión designado
Debe asignar a alguien
para recibir a los
invitados a su llegada.
Esta persona debe ser
amigable, conocedora
del evento y capaz de
responder preguntas.
Información clara
A través de un mapa o
un correo electrónico
detallado proporcione a
los
invitados
información sobre la
ubicación del evento, las
instrucciones de
estacionamiento y el
horario.
Figura 6: Encuentros sociales
Lugar de recepción
adecuado
El área será apropiada
y cómoda para dar la
bienvenida a los
invitados, deberá estar
bien señalizada.
Etiqueta y cortesía
Fomente un ambiente
acogedor y respetuoso.
Los invitados recibirán
un trato cordial y atento.
Bebidas y aperitivos
Ofrezca bebidas y
aperitivos apropiados en
la zona de recepción.
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a. El Anfitrión e Invitado de Honor
Anfitrión
El anfitrión es la persona que organiza un
evento o reunión empresarial. Debe ser una
figura de autoridad y liderazgo en el
contexto empresarial. Además, la
responsabilidad de dar la bienvenida a los
invitados y asegurarse de que se sientan
cómodos y respetados.
Figura 7: Bienvenida a los invitados
Antes de la Visita:
Envíe una invitación formal con la información relevante sobre la fecha, hora y lugar
del evento.
Proporcione a los invitados información relevante sobre el evento, como el
propósito, el código de vestimenta, y cualquier detalle importante.
Asegúrese de que el lugar esté limpio, bien iluminado y adecuadamente decorado
para la ocasión.
Si hay una agenda para el evento, compártala con los invitados con anticipación.
Durante la Visita:
Reciba a los invitados con una sonrisa y un saludo amigable. Introdúzcalos al
entorno y a otras personas presentes.
Preséntese a si mismo y a cualquier otra persona clave en el evento. Facilite las
presentaciones entre los invitados.
Asegúrese de que se sientan cómodos y bienvenidos.
Si es apropiado, facilite la interacción entre los invitados, especialmente si no se
conocen entre sí.
Asegúrese de que haya opciones de bebidas y aperitivos disponibles.
Considere las preferencias dietéticas de los invitados.
Si hay un recorrido planificado, guíe a los invitados y explíqueles los aspectos
destacados.
Después de la Visita:
Exprese su agradecimiento por la asistencia de los invitados.
Si es apropiado, solicite retroalimentación sobre el evento para futuras mejoras.
Autoevaluación y aplique las mejoras.
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Invitado de honor
El invitado de honor es una figura distinguida que recibe un trato especial en el evento.
Este puede ser un cliente importante, un socio estratégico o una personalidad relevante
en el mundo empresarial.
Se le otorga un lugar destacado en el evento y se le muestra un alto grado de respeto.
Antes del Evento:
Envíe una invitación formal que detalle la fecha, hora, lugar, protocolo y propósito
del evento.
Solicite una confirmación de asistencia para poder planificar adecuadamente para su
presencia.
Durante el Evento:
Organice una recepción especial para los invitados de honor, donde puedan ser
recibidos personalmente por anfitriones clave.
Asigne a un guía o anfitrión para acompañar a los invitados de honor durante el
evento y responder a cualquier pregunta que puedan tener.
Designe un lugar de honor para que se sienten durante el evento, ya sea en la mesa
principal, en un palco especial o en un área VIP.
Incluya una breve ceremonia de bienvenida en la que se destaquen los logros o
contribuciones significativas de los invitados de honor.
Organice una sesión de fotografía oficial con los invitados de honor.
Después del Evento:
Envíe un agradecimiento formal después del evento, expresando gratitud por su
participación y contribución al éxito del evento.
Realizar un seguimiento para obtener comentarios y asegurarse de que hayan tenido
una experiencia positiva.
Figura 8: Evento empresarial
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. Tipos de actos protocolarios en la empresa
Los actos protocolarios son de gran relevancia, reflejan nuestra imagen y la seriedad de
la empresa. Cada tipo de acto demanda un enfoque y un protocolo específico. La
correcta planificación y ejecución de estos eventos serán esenciales para transmitir
profesionalismo y lograr los objetivos establecidos. La adaptabilidad y la comprensión
de los detalles son clave para nuestro éxito.
Inauguraciones
Estos eventos marcan la apertura de una nueva ubicación o la presentación de un
producto. El protocolo se enfoca en cortar cintas, discursos y recorridos.
Lugar de recepción adecuado
El área será apropiada y cómoda para dar la bienvenida a los invitados, deberá estar
bien señalizada.
Cenas de Gala
Eventos elegantes que pueden ser beneficios benéficos o celebraciones importantes.
Requieren un protocolo detallado que abarca desde la elección del lugar hasta la
etiqueta de vestimenta.
Ceremonias de Premiación
Estas ceremonias reconocen y premian a empleados o socios destacados. Es esencial
seguir un protocolo formal que incluya la entrega de premios y discursos.
Conferencias
Las conferencias empresariales a menudo involucran a expertos en un campo
específico. El protocolo se centra en la organización eficiente, la disposición de
asientos y la coordinación de oradores.
Reuniones de Sociedades
Reuniones formales de socios o accionistas de una empresa. Suelen seguir un orden
del día y tienen un protocolo específico para votaciones y discusiones.
Firmas de Acuerdos Comerciales
Estas ceremonias formalizan acuerdos importantes. El protocolo implica la firma
formal de documentos y discursos.
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8. Mesas y su configuración
La organización y colocación de los invitados es una tarea que inicia cuando se reciben
las confirmaciones de los invitados al evento. Es el momento de asignarles el lugar que
les corresponde y de elegir si la presidencia la vamos a tener nosotros o va a ser cedida.
Una vez decida la presidencia hay que elegir que sistema de presidencia se utilizara:
a. Sistema de Agujas de Reloj
En este sistema, imagina la mesa como un reloj con el anfitrión en el centro (a las 12
en punto).
Los invitados se colocan siguiendo las manecillas del reloj, con los invitados de
mayor importancia más cerca del anfitrión.
Este sistema resalta la jerarquía y la proximidad al anfitrión como indicativos de
estatus.
Figura 9: Sistema del reloj ingles de
dos presidencias
b. Sistema Cartesiano
Figura 10: Sistema del reloj francés de
dos presidencias
En este sistema, la mesa se divide en filas y columnas.
Los invitados se ubican siguiendo una cuadrícula, con el anfitrión en un punto de
referencia central.
Este sistema proporciona una disposición más equitativa y simétrica de los invitados.
Figura 11: Sistema cartesiano ingles
de dos presidencias
Figura 9: Sistema cartesiano francés
de dos presidencias
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c. Sistema Francés
En el sistema francés, el anfitrión se sienta en el centro de la mesa.
El invitado de honor se coloca a la derecha del anfitrión.
La jerarquía en la mesa se refleja en la proximidad al anfitrión, con los invitados
más importantes más cerca de él.
d. Sistema Inglés
En el sistema inglés, el anfitrión se sienta al extremo de la mesa.
El invitado de honor se ubica en el centro del lado opuesto al anfitrión.
Este sistema otorga una mayor igualdad de estatus a los invitados, ya que no se
basa en la proximidad al anfitrión.
9. Los banquetes
Los banquetes en "Eleganceco" representan una expresión de lujo, sofisticación y
exquisitez que va más allá de la moda y se convierte en una experiencia memorable. En el
mundo de la moda, donde la atención al detalle y la elegancia son imperativos, los
banquetes se convierten en ocasiones especiales que reflejan el compromiso de la marca
con la excelencia en todos los aspectos.
a. Diferentes Disposiciones de las Mesas
Mesa de Banquete Redonda
Figura 13: Mesa redonda
Las mesas redondas fomentan la
conversación entre los invitados, ya que
todos están cara a cara. Son perfectas para
cenas elegantes y eventos donde la
interacción y la conversación son esenciales.
En eventos corporativos, esta disposición
puede promover discusiones más íntimas y
colaborativas
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Mesa de Banquete Rectangular
Esta disposición es para eventos más
grandes o donde se desee fomentar la
interacción entre los invitados. Las mesas
rectangulares se disponen en filas largas, y
los invitados se sientan uno al lado del otro.
Esto es ideal para eventos de networking o
conferencias donde la interacción es
fundamental.
Figura 14: Mesa rectangular
Mesa de Banquete en Forma de U
Figura 15: Mesa en forma de U
Mesa de Banquete en Forma de T
La disposición en forma de U es para
eventos donde hay un orador o presentador
en el frente de la sala. Los invitados se
sientan en tres lados de las mesas en forma
de U, con una vista clara del frente. Es
común en seminarios, conferencias o
presentaciones.
Similar a la disposición en forma de U, esta
forma es útil cuando se necesita espacio
adicional en la parte frontal de la sala. Las
mesas se organizan en forma de T, lo que
permite una vista sin obstáculos hacia la
parte frontal de la sala. Es para
presentaciones y eventos con presentadores.
Figura 16: Mesa en forma de T
Mesa de Banquete en Cabecera
En una mesa de cabecera, los invitados
se sientan solo en un lado de la mesa,
que generalmente es más larga. Esto es
para eventos donde hay un invitado de
honor o presentador principal en la
cabecera de la mesa, como cenas de gala
o eventos de premiación.
Figura 17: Cena de gala
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. Elementos de la mesa
Una mesa bien vestida es una estupenda carta de presentación. Adornar una mesa con
estilo, presentar una buena mesa a nuestros invitados no solo tiene que ver con el menú
a servir. La presencia general de la mesa es una parte muy importante del encuentro de
los comensales en torno a ella.
Cuando tenemos que elegir una buena colección de elementos decorativos debemos
pensar primero en los invitados y en el motivo por el que se organiza ese encuentro en
torno a la mesa. Podemos organizar desde una cena de Navidad a una comida para
celebrar la llegada del verano. En estos y en otros casos la decoración puede ser bien
distinta porque la ocasión así lo requiere.
Crear una buena decoración para una mesa puede ser el complemento ideal para 'poner
la guinda' a la puesta en escena de una elegante mesa. Una mesa 'distinguida' no es una
mesa recargada, llena de objetos, de muchos adornos. Es una mesa puesta con estilo y
personalidad. Cantidad no significa ni elegancia ni buen gusto.
Los adornos no estorban a los comensales
No debemos olvidar que un adorno nunca puede ser un estorbo. La regla de oro para
decorar una mesa es sobre la no creación de barreras con la decoración. Hay que evitar
aislar a los invitados con elementos decorativos demasiado voluminosos. Una decoración
'excesiva' también perjudica el 'flujo' y movimientos de los distintos elementos de la mesa:
platos, fuentes, salseras, etcétera...
Se deben colocar pequeñas esculturas o
figuras de porcelana o de cualquier otro
material, detalles originales como un tronco
de árbol hueco y barnizado, pequeños
centros de pétalos de flores (por supuesto
sin perfumar), cuencos llenos de agua o con
canicas de colores, etcétera. Hay muchas
formas de ser originales pero siempre
manteniendo un cierto gusto y estilo. Y por
supuesto, no hay que olvidarse de los
elementos principales de una mesa con los
que combinar la decoración: mantelería,
vajilla, cristalería y cubertería.
Figura 18: Invitados incómodos
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Estos serían los elemento a utilizar:
Vajilla y Cubertería
La selección de platos, vasos, copas y
cubiertos debe ser apropiada para el tipo de
comida y bebida que se servirá. Asegúrese
de que estén limpios y sin manchas. La
colocación de la cubertería también sigue
una norma específica.
Figura 19: Vajilla y cubertería
Centros de Mesa
Figura 20: Centro de mesa
Los centros de mesa son elementos
decorativos que se ubican en el centro de
cada mesa. Pueden incluir flores, velas,
elementos temáticos o incluso la marca de la
empresa. Los centros de mesa deben ser
apropiados para el estilo del evento y no
obstruir la vista de los invitados.
Marcos de Sitio y Tarjetas de Nombre
Para eventos con asientos asignados, es
común utilizar marcos de sitio o tarjetas de
nombre que indican dónde se sienta cada
invitado. Estos elementos pueden ser simples
o diseñados de manera elegante y
personalizada.
Figura 21: Marcos de sitio
Servilletas
Figura 22: Servilletas
Las servilletas deben coincidir con la
mantelería y la vajilla. Pueden doblarse de
diferentes maneras, desde simples hasta
plegados más elaborados. A menudo,
incluyen el logotipo de la empresa para
eventos corporativos.
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Iluminación y Velas
La iluminación adecuada puede crear una
atmósfera acogedora. En eventos de noche,
se pueden utilizar velas para añadir calidez.
Asegúrate de que la iluminación sea
suficiente para que los invitados puedan ver
claramente.
Figura 23: Iluminación en un cena
Menús o Programas de Evento
Figura 24: Menús
En eventos formales, es común
proporcionar menús o programas de evento
a los invitados. Estos pueden ser impresos y
colocados en cada lugar o entregados al
comienzo del evento.
Decoración Temática
Para eventos temáticos, la decoración debe
seguir el tema elegido. Esto puede incluir
elementos decorativos relacionados con la
industria de tu empresa o cualquier tema
específico del evento.
Figura 25: Decoración de una cena
de negocios
Soportes para Tarjetas de Negocios
Si se espera que los invitados intercambien
tarjetas de negocios, proporciona soportes
para tarjetas en cada lugar para mantenerlas
organizadas.
Figura 26: Tarjeta corporativa
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c. Comportamiento en la Mesa
El comportamiento en la mesa es esencial en eventos formales y empresariales.
Los buenos modales en la mesa aprecian el grado de educación y buenas maneras de una
persona. Las comidas quizás parezcan una celebración, pero siguen siendo una reunión
empresarial, por ellos hay que seguir una serie de pautas
Manejo de cubiertos: Utilice los cubiertos de afuera hacia adentro para cada plato.
Por ejemplo, el tenedor más alejado se usa para la ensalada y el más cercano al plato
principal.
Postura adecuada: Mantenga una postura recta en la mesa. Los codos fuera de la
mesa y los brazos descansando a los lados son indicativos de una buena postura.
Conversaciones ligeras: Evite discusiones polémicas o temas controvertidos en la
mesa. Las conversaciones deben ser apropiadas y no ofensivas.
No hables con la boca llena: Mastique y trague antes de hablar. Evite hablar con
comida en la boca.
Uso discreto del móvil: Mantenga el teléfono en silencio y evite consultarlo
constantemente durante la comida.
Espera a que todos estén servidos: No comience a comer hasta que todos los demás
estén servidos y el anfitrión inicie la comida.
Agradecimiento: Exprese al final de la comida. Un "gracias por la comida" demuestre
cortesía.
Cuidado con los alérgenos: Si tiene alergias alimentarias, avise con anticipación para
evitar situaciones incómodas.
No sentarse antes que los anfitriones.
No poner los codos en la mesa, solo el antebrazo
Llevarse la comida a la boca, sin inclinación.
No hacer ruido al masticar los alimentos y no hablar con la boca llena.
No gesticular con los cubiertos en las manos.
Los cubiertos se apoyan formando un ángulo dentro del plato, nunca “ de remos”, y
cuando se termina, se dejaran juntos en el centro del plato
El pan se trocea con la mano y no se mojara en salsas ni sirve para ayudarse a poner
los alimentos en el tenedor o cuchara, ya que para eso esta el cuchillo.
La mesa no se abandonará hasta que lo hagan las personas que presiden.
Para beber vino: se coge la copa por la base nunca del pie con el pulgar, el índice y el
corazón, ya que su lo coges por la base puedes afectar a su sabor.
El café no se bebe con la cucharilla dentro.
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d. Tipos de comida con los que invitar en nuestra
empresa
Invitar a comer a clientes, socios o empleados es una práctica común en el mundo
empresarial.
El tipo de comida que elijas puede variar según el objetivo de la invitación y el estilo de tu
empresa.
Almuerzos de Negocios: Los almuerzos de negocios son una opción popular para
discutir asuntos comerciales de manera informal. Suelen celebrarse en restaurantes o
en la empresa. Son ideales para discusiones más relajadas y para crear relaciones más
cercanas.
Cenas de Negocios: Las cenas de negocios son eventos más formales que se realizan en
restaurantes elegantes o lugares exclusivos. Son adecuados para ocasiones
importantes, como cerrar tratos o celebrar logros significativos.
Desayunos de Trabajo: Los desayunos de trabajo son ideales para discusiones
matutinas. Se celebran en hoteles, restaurantes o incluso en la empresa. Son efectivos
para abordar asuntos comerciales antes de que comience el día.
Cócteles y Recepciones: Los cócteles o recepciones son eventos sociales donde se
sirven bebidas y aperitivos. Son ideales para crear conexiones informales y relajadas
con clientes, socios y empleados.
Eventos Temáticos o de Catering: Puede organizar eventos temáticos en su empresa o
en un lugar externo, como una fiesta de barbacoa, un picnic o una degustación de
vinos. Estos eventos pueden ser una excelente forma de impresionar a sus invitados y
fortalecer las relaciones.
Figura 24: Almuerzo de negocios
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