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Donde puede ayudar LogicalDOC

El mayor problema experimentado por las organizaciones de todos los sectores es la distribución de la información. Muchos de los documentos que se generan cada día, se co-crean y intercambiadan entre varias personas. Para ilustrar cómo podemos ayudar, este documento muestra los aspectos más importantes en los que podrían mejorar su eficiencia.

El mayor problema experimentado por las organizaciones de todos los sectores es la distribución de la información. Muchos de los documentos que se generan cada día, se co-crean y intercambiadan entre varias personas.
Para ilustrar cómo podemos ayudar, este documento muestra los aspectos más importantes en los que podrían mejorar su eficiencia.

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<strong>Donde</strong> <strong>puede</strong><br />

AYUDAR<br />

<strong>LogicalDOC</strong><br />

El mayor problema que enfrentan las organizaciones en todos los sectores es la distribución<br />

de la información. Muchos documentos se generan cada día, y son colaboradores y<br />

recíprocos entre personas de diferentes equipos de trabajo. Es por eso que las soluciones de<br />

gestión de documentos han surgido como una forma de abordar los retos de la organización<br />

del trabajo y eliminar el caos que muchos trabajadores experimentan cuando seleccionan a<br />

través de miles de archivos, la información correcta.<br />

Rápido acceso a información<br />

Dado que los discos son tan usados, su<br />

organización probablemente tiene muchos<br />

dispositivos de almacenamiento lleno de<br />

archivos. Cada usuario también tiene el suyo, o<br />

sus propias reglas y convenciones de nombres<br />

para guardar la información en carpetas y<br />

subcarpetas. Independientemente del tamaño<br />

de su empresa, esto se traduce en una gran<br />

cantidad de archivos,frecuentemente con varios<br />

duplicados, lo cual se hace imposible de<br />

controlar. La introducción de un sistema de<br />

gestión electrónica de documentos (EDMS) es la<br />

mejor manera de organizar sus documentos y<br />

de manera inmediata.<br />

✔ Acceso rápido a la información que<br />

necesita a través de la utilización de un<br />

motor de búsqueda<br />

✔ No hace falta recordar las ubicaciones<br />

físicas de los archivos<br />

This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NoDerivs 3.0 Unported License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0<br />

www.<strong>LogicalDOC</strong>.com


Entrada de datos automática<br />

Si usted necesita un sistema de gestión<br />

documental, es probable que tenga miles o<br />

incluso millones de documentos en su base de<br />

datos.<br />

La primera pregunta que los empresarios se<br />

hacen a la hora de elegir un sistema de gestión<br />

documental es: "¿Cuánto tiempo y dinero está<br />

involucrado en el movimiento de la cantidad<br />

increíblemente grande de datos históricos?".<br />

Con un sistema tradicional, usted <strong>puede</strong><br />

perder días en transferir manualmente todos<br />

los datos. Sin embargo, un DMS moderno<br />

como <strong>LogicalDOC</strong> le permite importar<br />

automáticamente los documentos a partir de<br />

varias fuentes, incluyendo carpetas, correo<br />

electrónico, WebDAV y archivos ZIP<br />

✔ Importación de las carpetas existentes y<br />

archivos de correos electrónicos<br />

✔ No hay necesidad de formación como los<br />

empleados puden continuar guardando<br />

los datos como siempre<br />

La sincronización se <strong>puede</strong> configurar para<br />

inspeccionar periódicamente las carpetas<br />

compartidas sin interrumpir el trabajo de<br />

sus empleados.<br />

<strong>LogicalDOC</strong> <strong>puede</strong> descagar inmediatamente<br />

todas sus correspondencias electrónicas<br />

directamente al sistema de gestión<br />

documental empresarial. No mas filtrado de<br />

correo electrónico a través del historial.<br />

Control y Trazabilidad<br />

Evita la desorganización de la empresa.<br />

Alcanzá un control total sobre los documentos<br />

confidenciales y la información. ¿Estas seguro<br />

de que sus archivos están a salvo del acceso<br />

de las personas equivocadas? ¿Puede un<br />

control completo sobre la seguridad? ¿ Siente<br />

la necesidad de tener copias duplicadas en su<br />

base de datos?<br />

✔ Mantenga un historial de todas las<br />

revisiones de cada documento<br />

✔ Reciba notificaciones acerca de eventos<br />

en el archivo de documentos relevantes<br />

<strong>LogicalDOC</strong> <strong>puede</strong> <strong>ayudar</strong> al asegurar toda su<br />

información encriptada en un repositorio<br />

corporativo. Todos los accesos al sistema<br />

realizaran un seguimiento, y sabra quién hizo<br />

tal documento y cuándo lo hizo.<br />

Colaboración y Workflow<br />

Una solución de gestion de documentos<br />

automáticos traerá rapidez y<br />

eficiencia a los procesos de su<br />

empresa. <strong>LogicalDOC</strong><br />

satisfacerá plenamente<br />

todas sus necesidades de<br />

automatización en este<br />

sector. Nuestro<br />

modulo de flujo de<br />

trabajo está siendo<br />

ampliamente<br />

utilizado a través<br />

This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NoDerivs 3.0 Unported License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0<br />

www.<strong>LogicalDOC</strong>.com


de los departamentos de ventas, recursos<br />

humanos y tecnologías de la información. Una<br />

de las características más atractivas que ofrece<br />

<strong>LogicalDOC</strong> es la facilidad de usar, el diseñador<br />

de flujo de trabajo "Drag&Drop" está<br />

completamente integrado en el navegador del<br />

usuario.<br />

Esta característica permite a los usuarios<br />

finales de mapear los procesos de trabajo sin<br />

tener que escribir una sola línea de código,<br />

como lo requieren otras soluciones. Es fácil<br />

ver como las herramientas de colaboración y<br />

la utilización del motor de flujo de trabajo<br />

<strong>puede</strong>n simplificar los procesos complejos y el<br />

trabajo diario, de manera más fácil y rápida.<br />

✔ Diseñar visualmente sus procesos sin la<br />

necesidad de instalar editores de flujo de<br />

trabajo externos<br />

✔ Dote a su sistema la coordinación de<br />

todas las personas involucradas en cada<br />

flujo de trabajo<br />

A modo de ejemplo, el departamento de<br />

finanzas <strong>puede</strong> usar el workflow de<br />

<strong>LogicalDOC</strong> para gestionar y automatizar el<br />

proceso de aprobación de órdenes de compra<br />

y facturas. Otros usos comunes incluyen la<br />

automatización de las aprobaciones de<br />

presupuestos de ventas, informes de gastos,<br />

gestión de tareas repetitivas y más.<br />

Acerca de <strong>LogicalDOC</strong><br />

<strong>LogicalDOC</strong> es una herramienta intuitiva y<br />

facilmente adoptada, esta solución ofrece la<br />

potencia de un sistema de gestión de<br />

documentos empresariales a las pequeñas,<br />

medianas y grandes organizaciones a un<br />

precio accesible y fácil proceso de<br />

implementación. <strong>LogicalDOC</strong> permite a las<br />

compañías en todo el mundo ganar el control<br />

de sus procesos de gestión documental, con<br />

un fuerte enfoque en la recuperación de los<br />

datos rápida automatización de procesos<br />

empresariales. Nuestra solución le permitirá a<br />

su equipo crear, colaborar y coordinar<br />

cualquier cantidad de documentos de manera<br />

eficiente. Colaboración con <strong>LogicalDOC</strong> se<br />

incrementará la productividad, así como en<br />

una interfaz Web de próxima generación,<br />

perfecta integración con Microsoft Office y<br />

Outlook, con la importación automática de las<br />

carpetas compartidas.<br />

Paso Siguiente<br />

llame al número gratuito +1 (800) 654-2827<br />

para concertar una demostración de nuestro<br />

producto y conocer más detalles de<br />

<strong>LogicalDOC</strong>. También <strong>puede</strong> enviarnos un<br />

correo electrónico a sales@logicaldoc.com o<br />

visitar www.logicaldoc.com y firmar y usar<br />

nuestro sistema de demostración en línea o<br />

descargar la última instalación de <strong>LogicalDOC</strong>,<br />

una prueba gratuita de 30 días.<br />

14-25 Plaza Road Suite 3-N-5<br />

Fair Lawn, New Jersey, 07410 USA<br />

This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NoDerivs 3.0 Unported License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0<br />

www.<strong>LogicalDOC</strong>.com


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