Sähköposti tehokäyttöön

Sähköposti tehokäyttöönTarja ChydeniusAnna PerttiläSÄHKÖPOSTI TEHOKÄYTTÖÖN1 Sähköpostin etuja 12 Sähköposti ei ole aina paras valinta 13 Sähköpostin laatiminen 23.1 Vastaanottaja 23.2 Otsikkorivi 33.3 Aloituskappale 33.4 Sisältö ja muotoilu 33.5 Liitteet 53.6 Lopetus 64 Vastaanotto 6

SÄHKÖPOSTI TEHOKÄYTTÖÖN1 Sähköpostin etujaSähköposti on nopea tapa olla yhteydessä muihin ihmisiin. Sillävoidaan tavoittaa puhelinta paremmin. Verrattuna puheluihin sähköpostinavulla dokumentointi on helpompaa. Viestejä voi lähettääeteenpäin muille osapuolille, niin että hekin saavat tietoonsaasioiden taustat. Sähköpostia käytettäessä ei tarvitse huolehtia aikaeroista.Postit menevät perille reaaliajassa ja vastaanottaja saa neavattua silloin kuin hänelle itselleen sopii. Sähköposti kaiken kaikkiaanmonipuolisempi viestintäkanava kuin puhelin tai perinteinen paperiposti.Samalla lähetyskerralla voit lähettää kuvia, kaavioita ynnämuita liitteitä tukemaan asiaasi. Sähköposti säästää käyttäjäänsäpaperisodalta, koska sama viesti voidaan lähettää usealle henkilöllesamanaikaisesti.2 Sähköposti ei ole aina paras valintaSähköposti ei kuitenkaan aina ole paras viestintäväline. Sanatonviestintä, kuten äänen sävy, painotukset, ilmeet ja eleet jäävätsähköpostista puuttumaan. Älä siis käytä sähköpostia asioissa, joissapitää viestiä hienovaraisesti tai joissa on tunteet mukana. Kutenaiemmin jo mainittiin, sähköposti avataan silloin kun se vastaanottajallesopii. Tämän takia kiireelliset asiat tulee hoitaa vaikka puhelimella,jolloin vastauksen saa heti tietoonsa. Sähköposti liikkuuverkossa, jossa liikkuu myös hakkereita, jotka saattavat yrittää lukeapostisi. Tämän takia salaiset asiakirjat tulisi suojata. Sähköpostinavulla on helppo viedä viestiä eteenpäin, mutta otathan huomioon,etteivät kiertokirjeet kuulu yrityksen sähköpostiin.

3 Sähköpostin laatiminenSähköpostin laadinnassa, kuin myös muissa asiakirjoissa, tulee noudattaayleisiä kielioppisääntöjä. Versaalia eli isoja kirjaimia tuleevälttää, kuin myös kursiivia, lyhenteitä ja slangia tai puhekieltä.Muista asiallisuus, koska sähköpostiviestejä tulostetaan ja kopioidaanmyös toisille. Varmista, että kirjoittamaasi ei voida tulkitaväärin ja että voit pysyä sanojesi takana. Älä siis lähetä sähköpostiavihaisena tai muuten tilanteessa, jolloin et pysty suhtautumaanasiaan neutraalisti.Työnantajalta tulee pyytää ohjeet käsiteltäessä luottamuksellistamateriaalia.3.1 VastaanottajaSähköpostia voidaan lähettää erityyppisille vastaanottajille tilanteenmukaan. ”TO” eli varsinainen vastaanottaja. Posti lähetetään tässämuodossa kaikille, joilta odotetaan toimintaa”CC” eli kopio lähetetään harkiten niille, joita asia koskee. Kopionsaaneelta ei odoteta toimintaa tai vastausta”BCC” eli piilokopio, jota muut vastaanottajat eivät näe. Tätä tuleekäyttää harkiten. Käyttötapana esimerkiksi ulkopuolisille lähetetytviestit, jotka näin tuodaan tiedoksi yrityksen sisäisesti.3.2 OtsikkoriviOtsikon tulee olla huomiota herättävä. Pelkkä ”hei” tai ”tärkeää”ei riitä otsikkorivillä herättämään vastaanottajan mielenkiintoa.Tiivistä viestin sisältö otsikkoon. Mahdollisesti koko viesti voi olla jopelkästään otsikossa. Vastaanottajat priorisoivat viestien avaamisensekä lähettäjän että myös otsikon mukaan. Ilmaise otsikossa, mitäodotat vastaanottajalta kuten: ”Tiedoksi / for information” tai”Kommentoitavaksi/ Action needed for”. Ilmaise myös asian kiireellisyys.

3.3 AloituskappaleViestin sisältö tulee tiivistää aloituskappaleeseen. Sisällön perusteellalukija päättää, lukeeko koko viestin kokonaan vai ei. Vinkkinä:kysy itseltäsi, miksi kiireinen vastaanottaja lukisi koko viestin jakirjoita vastaus aloituskappaleeseen. Huomio ettei sähköpostiviestiävoi silmäillä kuten paperia, vaan luetaan ruutu kerrallaan.3.4 Sisältö ja muotoiluSähköpostin rakenteeseen kannattaa kiinnittää huomiota, jotta asiasitulee selkeästi esille. Tervehdys alkuun ottaen huomioon vastaanottajankielikulttuurin. Pyri lyhyisiin viesteihin. Näytöllä selattavuuson vaikeampaa kuin paperilta, joten hyvä, jos koko viesti mahtuuruudulle. Nyrkkisääntönä voisi pitää, yksi asia per viesti. Lyhyet lauseetja kappaleet pitävät rakenteen selkeänä. Muista totta kai normaalitoikeinkirjoitussäännöt.Toimittajan uutiskolmio sopii myös sähköpostin rakentamiseen:tärkein informaatioselitykset ja lisäinformaatiotaustatieto

3.6 LopetusSähköposti viestin loppuun on hyvä laittaa yksinkertainen tervehdyskuten:ystävällisin terveisin, Best regards, many thanks. Tarkasta teksti ainaennen lähetystä, lue ajatuksella ja kiinnitä kielioppiin huomiota.Liitä mukaan yhteystietosi tai käytä allekirjoitusta. Yhteystiedoistatulee käydä ilmi nimi, tehtävänimike / osasto, sähköpostiosoite,puhelin- ja faksinumerot, osoite. Muun muassa Laurean graafisessaohjeistuksessa neuvotaan oikeanlaisen allekirjoituksen laadintaa.Yrityksessä toimivien henkilöiden on hyvä pysyä yhtenäisessä linjassa,jolloin yrityksen ilme vaikuttaa yhtenäiseltä kokonaisuudelta.4 VastaanottoLopuksi katsotaan muutama perusohje sähköpostin vastaanottamisesta.Vastaa ripeästi ja mikäli asian toimitus ei ole mahdollistanopeasti, kuittaa ja kerro milloin voit palata asiaan. Lomilla japitkien poissaolojen aikana kannattaa käytää automaattista poissaoloilmoitusta.