préparation d'un rapport de présentation des résultats d'analyse de ...

Module 1 : Généralités – Session 02. Production, Gestion et Utilisation des données
Annexe 2 : PRÉPARATION D’UN RAPPORT DE PRÉSENTATION DES RÉSULTATS D’ANALYSE DE DONNÉES
OBJECTIF
(Macoumba Thiam, Conseiller Technique Principal du Recensement, UNFPA)
Le rapport écrit est l’une des formes les plus généralisées pour présenter les résultats d’une analyse de
données. Pour que soit atteint l’objectif pour lequel le rapport est produit, à savoir l’utilisation des résultats
qui y sont contenus, il importe d’accorder de l’importance à la forme à lui donner et à son contenu. Le
présent annexe propose quelques éléments à prendre en compte pour bien rédiger un rapport :
Comment structurer un rapport ?
Quel style de langage utiliser ?
Comment convertir un tableau en graphique, en particulier comment choisir le bon type de
graphique ?
Comment agencer les graphiques et les tableaux dans le rapport ?
Comment interpréter un tableau et un graphique ?
COMMENT STRUCTURER UN RAPPORT ?
Un rapport destiné à présenter des résultats d’analyse doit être structuré de manière logique autour d’un
chapitre principal intitulé souvent et à juste titre « Présentation des résultats ».
Les parties qui précèdent ce chapitre noyau sont généralement de deux types : les parties liminaires
(préface, avant-propos, résumé, sommaire, liste des tableaux, graphiques et cartes, liste des cigles et
abréviations, liste des auteurs du
rapport ou des agents ayant participé à
ENCADRÉ 1.
l’étude) et les chapitres introductives
qui aident à mieux comprendre le
EXEMPLE TYPE DE PLAN D’UN RAPPORT D’ANALYSE
chapitre « Présentation des résultats ». PRÉFACE (AVANT-PROPOS) ………………………………………….... i
Ces chapitres sont généralement RÉSUMÉ ……………………………………………………………….. ii
l’Introduction, la présentation du
contexte, et la description de la
méthodologie.
SOMMAIRE (TABLE DES MATIÈRES) ………………………………….… iii
LISTE DES CIGLES ET ABRÉVIATIONS ………………………………….. IV
LISTE DES TABLEAUX …………………………………………………... v
Les parties qui suivent le chapitre
« Présentation des résultats » sont
également de deux types : des
chapitres qui ont pour but de tirer les
enseignements des résultats
(Implications des résultats, Formulation
de recommandations, Conclusion) et
les annexes.
À titre illustratif, voici ci-contre un
exemple de plan type d’un rapport
présentant les résultats d’une analyse
de données.
LISTES DES GRAPHIQUES ET FIGURES …………………………………. vi
LISTE DES CARTES …………………………………………………….. vii
INTRODUCTION …………………………….………………………….. 01
I. CONTEXTE …………………………….………………………….. 02
II. MÉTHODOLOGIE ……………………………….………………….. 03
III. PRÉSENTATION DES RÉSULTATS ………………………………….. 04
IV. IMPLICATIONS DES RÉSULTATS ET RECOMMANDATIONS ………….. 10
CONCLUSION ………………………………………………………….. 14
ANNEXES ……………………………………………………................ viii
* Les numéros de page ne sont qu’à titre purement indicatif
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QUEL STYLE DE LANGAGE UTILISER ?
Les quatre critères fondamentaux à prendre en compte dans le choix du style de langage de rédaction d’un
rapport d’analyse sont la simplicité, la clarté, la précision et la concision. Le flot d’information à consommer
et à assimiler est de nos jours tel que nos lecteurs n’auront le temps ni de lire un rapport kilométrique, ni de
faire l’effort nécessaire pour décortiquer notre message, voire imaginer ce que nous voulions dire. Par
conséquent, nous devons utiliser un langage simple et compréhensible par les profanes, être précis (ne pas
nous perdre dans des conjectures et élucubrations) et aller droit au but en utilisant autant que possible le
style directe et en mettant une idée par phrase.
Ce style de langage n’est malheureusement pas celui auquel les francophones, que nous sommes, sommes
habitués. C’est un style beaucoup plus répandu en Amérique du Nord et dans le monde anglo-saxon de
manière générale. Pour maximiser nos chances d’être lus et compris, nous devons pourtant faire l’effort de
nous y habituer. Pour ce faire, voici trois règles d’or à observer :
commencer toujours un chapitre/paragraphe par l’idée essentielle qui y sera développée ;
rappeler dans la dernière phrase du chapitre/paragraphe ce que nous voudrions que le lecteur
retienne du chapitre/paragraphe (Key Point) ; et
réserver les généralités, détails et autres développements au corps du chapitre/paragraphe.
Schématiquement le chapitre/paragraphe devrait se présenter comme illustré dans l’encadré 2 ci-dessous.
Avec un tel style, il est facile pour notre lecteur de parcourir le rapport et de garder en mémoire l’essentiel
que nous voudrions qu’il retienne.
ENCADRÉ 2.
COMMENT AGENCER LES IDÉES DANS UN PARAGRAPHE
Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale.
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Point-à-retenir- Point-à-retenir-Point-à-retenir- Point-à-retenir-Point-à-retenir – Point-à-retenir – Point-à-retenir.
Ce style est radicalement différent du style à la française dans lequel le lecteur est perdu dans un flot de
généralités avant d’en arriver à l’essentiel (Encadré 3) ou, pire, l’essentiel est noyé dans les détails et
généralités, au point qu’il se perd dans un véritable labyrinthe (Encadré 4) et devra faire lui-même un travail
de synthèse pour extraire la substance du paragraphe/chapitre.
ENCADRÉ 3.
MAUVAISE MANIÈRE D’AGENCER LES IDÉES DANS UN PARAGRAPHE (EXEMPLE 1)
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale – Idée-Principale.
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
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ENCADRÉ 4.
MAUVAISE MANIÈRE D’AGENCER LES IDÉES DANS UN PARAGRAPHE (EXEMPLE 2)
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Idée-Principale – Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements –
Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Idée-Principale –
Détails-Généralités-Développements – Idée-Principale – Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements –
Idée-Principale – Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
Détails-Généralités-Développements – Idée-Principale – Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements –
Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements – Idée-Principale –
Détails-Généralités-Développements – Idée-Principale – Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements –
Idée-Principale – Idée-Principale – Détails-Généralités-Développements – Détails-Généralités-Développements –
COMMENT INTERPRÉTER UN TABLEAU OU UN GRAPHIQUE ?
Les résultats des analyses de nos données sont le plus souvent présentés sous forme de tableaux. Ces
tableaux contiennent généralement un grand nombre de chiffres dont nous voudrions tirer la substance et la
présenter au lecteur.
Le commentaire d’un tableau consiste à tirer ces enseignements et à les présenter sous forme littérale de
manière simple et synthétique au lecteur. La même démarche vaut aussi pour le commentaire d’un
graphique.
1. Démarche globale en quatre étapes
Tirer les enseignements qui se dégagent du tableau.
Illustrer lesdits enseignements par quelques chiffres significatifs.
Interpréter les résultats observés à la lumière notamment des réalités du contexte, des connaissances
sur le phénomène accumulées par les études antérieures, des connaissances théoriques sur le
phénomène.
Examiner de manière critique les résultats inattendus afin de procéder à une validation interne
(cohérence avec d’autres résultats du rapport) ou externe (cohérence avec des résultats d’autres
rapports) ou de les relier à la qualité (défectueuse) des données.
2. Choses à faire en commentant un tableau
Aller du global vers le spécifique (commenter d’abord les totaux avant les chiffres des autres cases).
Arrondir les chiffres : 17,3 % == 17% (on n’a pas besoin du même degré de précision dans le texte
que dans le tableau).
Préférer les expressions « la moitié », « le quart », « les deux cinquièmes », « un cas sur dix », aux
chiffres 50%, 25%, 40%, 10%.
De même les chiffres proches de 50 % (exemple 49,3 %) peuvent être convertis en « la moitié ». Il est
plus facile en effet de se souvenir d’une phrase du type « la moitié des enfants de la région est
scolarisée » que de la phrase « 49,3 des enfants de la région est scolarisé ».
Ne retenir que les chiffres significatifs pour illustrer un ou des enseignements.
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3. Choses à éviter en commentant un tableau
Reprendre tous les chiffres du tableau (sinon, à quoi bon mettre le tableau ?!).
Commencer un paragraphe par un tableau (de préférence mettre le tableau à la suite ou vis-à-vis du
commentaire correspondant).
Trop éloigner le tableau de son commentaire (cf. point précédent).
Illustrer le même enseignement par plusieurs chiffres (plus nous mettons des chiffres, moins notre
lecteur les retiendra).
TRANSFORMER UN TABLEAU EN GRAPHIQUE ?
Il est souvent plus facile de lire un graphique qu’un tableau. De plus beaucoup de gens sont rebutés par les
chiffres. Aussi, est-ce une bonne idée de présenter certains résultats (contenus dans des tableaux) sous
forme de graphiques. Ce chapitre donne des indications sur quelques considérations générales pour
convertir un tableau en graphique et pour choisir le type de graphique le plus adapté à nos données.
L’annexe 3 explique en détail comment construire concrètement un graphique à l’aide de Excel 2003.
1. Considérations générales pour convertir un tableau en graphique
Il existe différents types de graphiques. Le choix du meilleur type de graphique dépend de plusieurs
facteurs : nature des données (continues, catégorielles), de ce que nous voulons illustrer (une
tendance, une répartition, une ampleur, etc.), de la quantité de données dans la série à représenter
graphiquement.
En règle générale, utiliser les graphiques les plus simples à comprendre.
Eviter les mises en forme complexe (par exemple les diagrammes à trois dimensions, avec ombre,
combinant trop de couleurs).
Eviter de représenter plusieurs séries de données dans un même graphique, sauf si c’est
indispensable (pour des fins de comparaison par exemple).
Eviter de surcharger les graphiques (supprimer par exemple les grillages, enlever les trames de
fond, éviter les pas d’échelle trop petits).
Veiller à ce que le graphique soit « self-explaining », c’est-à-dire qu’il contient toutes les informations
nécessaires pour être compris (titre complet et explicite, libellés des données et des axes, source,
légende, etc.).
2. Comment choisir le meilleur type de graphique ?
Le choix du type de graphique correspondant à un type de données particulier dépend de plusieurs critères.
Nous listons ici seulement certains de ces éléments qui sont parmi les plus importants.
Si les données sont continues et servent à illustrer une tendance, utiliser de préférence une courbe.
Si le nombre de modalités n’est pas élevé ou si la variable est catégorielle, utiliser un diagramme à
bâton.
Si les données sont une répartition dont le total donne 100 % et si les modalités ne sont pas trop
nombreuses, utiliser un diagramme en camembert.
S’il s’agit d’un diagramme à bâton et si les libellés des catégories sont longs, disposer les bâtons en
horizontal plutôt qu’en vertical.
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