Agrément BCC Ref : Gouv./D.14/n°000893. Siege Social : 4765 ...
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<strong>Agrément</strong> <strong>BCC</strong> <strong>Ref</strong> : <strong>Gouv</strong>./<strong>D.14</strong>/<strong>n°000893.</strong> <strong>Siege</strong> <strong>Social</strong> : <strong>4765</strong> Avenue Colonel<br />
Id. Nat : 01-610-N55831Q Ebeya, Com. de la Gombe<br />
NRC : N° KG/2985/M www.mecreco.cd e-mail : info@mecreco.cd, mecrecocoocec@yahoo.fr
Annexe 1<br />
TERMES DE REFERENCE POUR L’ACQUISITION D’UN LOGICIEL<br />
DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.<br />
I. Contexte.<br />
Dans le cadre des activités de Professionnalisation et d’encadrement des COOPEC affiliées en<br />
Gestion des Credits et Epargne, la MECRECO/COOCEC souhaite développer à l’aide d’un<br />
fournisseur un logiciel de gestion des ressources humaines (RH) comprenant un module de<br />
gestion des carrières et un module de paie.<br />
II. Objectif.<br />
L’objectif est la recherche d’une maison spécialisée en développement pouvant fournir et<br />
installer en réseau étendu et en monoposte, un logiciel de gestion des ressources humaines<br />
(module de gestion des carrières et module de paie) sur toute l’étendue du territoire du<br />
Burundi, ainsi que dispenser la formation des utilisateurs.<br />
Le logiciel sera installé dans un premier temps en réseau local à la Direction Générale puis en<br />
réseau dans toutes les Coordination et les agences de MECRECO (4 Coordinations plus<br />
42 Agences).<br />
III. Etat des lieux.<br />
La MECRECO/COCEC ne dispose pas aujourd’hui d’une Base de Données du recensement de son<br />
personnel couplé d’un système de biométrie pour la capture des empreintes digitales et d’un<br />
module de gestion de la paie qui tourne.<br />
IV. Description du logiciel.<br />
Dans le but de pallier cette situation, la MECRECO/COOCEC voudrait mettre en place un logiciel<br />
intégré de gestion des RH permettant de gérer la carrière de son personnel et de réaliser la paie<br />
en fonction des données du personnel. Ce logiciel, devra tourner en réseau étendu<br />
(l’interconnexion à distance devra être fonctionnel,..) et devra répondre aux critères techniques<br />
généraux suivants :<br />
1. Etre conçu dans un langage de programmation orienté objet ;<br />
2. Etre indépendant du moteur de base de données, c'est‐à‐dire pouvant offrir la possibilité<br />
d’utiliser différents types de bases de données (MS SQL Server, Oracle, MySQL…) ;<br />
3. Offrir une option de reporting intégrée permettant à l’utilisateur de créer et de<br />
paramétrer les états de sortie (statistiques et historiques) sans devoir faire appel au<br />
fournisseur ;<br />
4. Etre Multi‐Utilisateurs c’est‐à‐dire qu’il sera capable de gérer plusieurs utilisateurs à la<br />
fois, chacun n’ayant accès qu’aux menus et aux données auxquels il a droit grâce à un<br />
Login et un mot de passe ;<br />
5. Etre capable de fonctionner en réseau et se connecter à un serveur distant ;<br />
6. Garantir la sécurité physique des données c’est‐à‐dire qu’il doit avoir des<br />
fonctions de gestion et de réplication des données sur un réseau à plusieurs<br />
serveurs ;<br />
7. Fonctionner en temps réel et offrir la possibilité de mise à jour instantanée et en<br />
ligne des informations ;<br />
8. Etre évolutif ;<br />
9. Utiliser la technologie Web ;<br />
10. Offrir une sécurité totale au niveau de la gestion des accès et des données ;<br />
11. Offrir une interface utilisateur graphique ;<br />
12. Disposer d’une fonction qui fait que les données saisies par les utilisateurs doivent être<br />
approuvées par le superviseur avant d’être enregistrées dans la base de données (les<br />
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données sont en stand by dans la base avant d’être réellement enregistrées après<br />
approbation du superviseur)<br />
13. Permettre de prendre en charge la gestion de la carte sécuritaire d’identification des<br />
Salariés (voir le recensement général des Agents).<br />
14. Etre de conception souple et modulaire c’est à dire que les modules du système sont<br />
conçus comme des modules séparés tout en étant fortement intégrés ;<br />
15. Permettre la souplesse d’ajout progressif ultérieur de modules au système et ce en<br />
fonction des besoins, de s'interfacer éventuellement aux autres applications inter<br />
administrative ;<br />
16. Le logiciel sera livré avec les codes sources<br />
17. Sécurité :<br />
Le volet sécurité revêt un caractère important dans le système envisagé. Les principaux aspects à<br />
prendre en compte sont les suivants :<br />
- Sécurité d’accès : L’accès au système doit être strictement contrôlé. Seuls les utilisateurs<br />
autorisés peuvent accéder au système en fournissant leur mot de passe. Chaque utilisateur<br />
doit pouvoir changer son mot de passe chaque fois qu’il le désire sans avoir recours à une<br />
tierce personne.<br />
Par ailleurs, le système envisagé doit disposer des mécanismes de sécurité permettant de<br />
détecter et d’empêcher à temps toute tentative d’accès ou de violation du système par des<br />
intrus et ce grâce à l’interfaçage ou l’intégration de solutions d’authentification forte du<br />
marché :<br />
o Base de données partagée et conçue avec un système de gestion de base de données<br />
relationnel (SGBDR) puissant, solide et avec une sécurité optimale,<br />
o Droits d'accès par option, par utilisateur avec niveau élevé de confidentialité, par<br />
mot de passe,<br />
o Droits d'accès sur les employés: confidentialité assurée sur toutes les données<br />
associées à chaque employé,<br />
o Mise en veille/verrouillage temporaire de l'application par l'utilisateur,<br />
o Traçabilité de l'information assurée : nom de l'utilisateur, date de modification,<br />
options utilisées, etc.<br />
o Profils d'utilisation selon le degré de responsabilité,<br />
o Archivage électronique des données et visualisation par mot de passe,<br />
- Habilitation : Un système d’habilitation hiérarchisé (avec gestion d’un profil utilisateur),<br />
administrable au niveau central, doit permettre d’accorder ou de soustraire, aux utilisateurs,<br />
l’accès aux différentes opérations de traitements et consultations.<br />
Ce système doit permettre une banalisation du poste de travail à travers tout le réseau.<br />
- Auditabilité : La traçabilité de toutes les opérations effectuées sur le système doit être<br />
prévue.<br />
- Confidentialité : Le système doit également assurer la confidentialité des données<br />
échangées sur le réseau.<br />
- Sauvegarde : En plus des procédures de sauvegarde que l’administrateur du système<br />
pourra entreprendre en fonction de ses besoins, le système doit disposer de procédures de<br />
sauvegarde enclenchées systématiquement en fonctions d’évènements préalablement<br />
paramétrés dans le système.<br />
Le logiciel recherché est composé de deux modules qui doivent fonctionner de façon<br />
intégrée. Il s’agit de :<br />
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18. Module de gestion des carrières<br />
Ce module doit offrir entre autres les possibilités suivantes :<br />
- la gestion des historiques de la carrière des Salariés en tenant compte des spécificités des<br />
différents statuts régissant le personnel de la MECRECO et des statuts particuliers ;<br />
o la gestion des avancements ;<br />
o la gestion des mutations ;<br />
o la gestion des signalements ;<br />
o la gestion des stages et des primes y afférents ;<br />
o le suivi des états disciplinaires de chaque membre du personnel MECRECO ;<br />
o la codification des formations par niveaux ;<br />
o les statistiques d’effectifs et de pyramide par catégorie et par grade ;<br />
o la production de tableaux de bord sur la gestion de la carrière (liste par grade, liste<br />
des Agent par catégorie, les effectifs par catégorie, le tableau récapitulatif d’une<br />
structure/Agence/MECRE par exemple, etc.….) et cela à l’aide d’un moteur de<br />
recherche intégré au logiciel ;<br />
- La gestion de la situation familiale ;<br />
- L’intégration des données du recensement des Salariés ;<br />
- La production automatisée de certains documents d’usage courant ;<br />
- la production des états destinés à la Mutuelle de Santé et aux organisations patronales (INSS,<br />
DGI, INPP,…Inspection du travail, ONEM).<br />
- Le contrôle des données par la réalisation des requêtes à critères variés.<br />
- Comme une fonction spéciale, le logiciel permettra au service du personnel d’enregistrer<br />
les éléments de la fiche d’identification individuelle et d’équipements/matériels mis à la<br />
disposition de l’Agent.<br />
- Le système devra intégrer la gestion électronique des documents manuels constituant le<br />
dossier administratif :<br />
- Scanning et stockage électronique des différents documents dans le dossier du concerné ;<br />
- Possibilité de lister et visualisation des documents scannés correspondant au dossier d’un<br />
membre du personnel de la MECRECO ;<br />
- Possibilités d’archivage électronique et sauvegarde des données sur un serveur de backup ou<br />
un support externe<br />
19. Module de gestion des traitements<br />
Le module de gestion des traitements doit permettre de :<br />
- Prendre automatiquement en charge les informations en provenance du module de la<br />
gestion de la carrière après leur validation par les services du personnel :<br />
o Le salaire de base ;<br />
o Les différentes primes et indemnités ;<br />
o Tout autre avantage financier lié à la situation administrative<br />
- Tenir à jour la table des barèmes par catégorie et par grade et permettre ainsi le calcul<br />
automatique des salaires;<br />
- Gérer le remboursement des crédits auprès des institutions bancaires ;<br />
- Saisir, vérifier et mettre à jour à tout instant les composantes de la paie dont notamment :<br />
o Le salaire de base ;<br />
o Les différentes primes et indemnités ;<br />
o Tout autre avantage financier lié à la situation administrative ;<br />
- Les différentes allocations légales (logement, allocations familiales) ;<br />
- Les différentes cotisations pour l’employé et pour l’employeur (INSS, DGI, INPP, ONEM,…)<br />
- Les autres retenues et les faire valider par les services du personnel;<br />
- Permettre la production des historiques des barèmes et les éléments de la paie;<br />
- produire la paie et ses différents états pour les bruts et les nets à payer à partir des éléments<br />
validés par les services du personnel ;<br />
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- Produire, s’il y a lieu, des listings multicritères à savoir entre autres :<br />
o Les listings détaillés nominatifs des salaires bruts et des salaires nets ;<br />
o Les listings nominatifs et récapitulatifs des autres retenues (autres que légales) selon<br />
plusieurs critères ;<br />
o Les listings nominatifs par lieux de paiement ;<br />
o Les accréditifs (bulletins de paie)…<br />
- Faire les différents regroupements à savoir entre autres :<br />
o Les regroupements par lieu de paiement et/ou par institution financière ;<br />
o Les regroupements des retenues selon plusieurs critères (type de retenue,<br />
bénéficiaire, adresse de paiement …)<br />
- Permettre de faire des simulations de la paie avec différents critères ;<br />
- Permettre la production de statistiques et de tableaux de bord sur la gestion des<br />
traitements ;<br />
- Formater les données aux formats d’échange qui auront été convenus avec les autres<br />
partenaires tels que la Mutuelle de Santé, l’INSS, DGI, les institutions financières etc. ;<br />
- Alerter les gestionnaires dans le cas où une rémunération se trouve en dehors des règles qui<br />
auront été fixées ;<br />
- Permettre de générer des rappels (salaires, cotisations…) sans que le bénéficiaire en soit<br />
pénalisé au niveau des impôts ;<br />
- Générer les états de paie<br />
V. Les prestations à assurer par le fournisseur.<br />
Le fournisseur devra assurer les prestations dans la mise en œuvre du logiciel demandé :<br />
- La livraison et l’installation d’un logiciel de gestion des ressources humaines devant<br />
comprendre un module de gestion des carrières, un module de gestion des traitements ;<br />
- La préparation de l’installation, installation et configuration du logiciel avec la totale<br />
collaboration des personnels de la MECRECO, dans l’optique d’un transfert de compétences ;<br />
- L’intervention dans le transfert des données du recensement ;<br />
- La migration des données du système existant vers le nouveau système;<br />
- La formation de 50 utilisateurs et de 5 administrateurs de la base de données;<br />
- L’assistance au démarrage ;<br />
- L’assistance, la maintenance et le service après vente ;<br />
- Un manuel technique pour usage des informaticiens ;<br />
- Un manuel des utilisateurs ;<br />
Le soumissionnaire doit fournir :<br />
- Une documentation technique complète et des prospectus (ou catalogue) relatifs à chaque<br />
produit objet du marché, comprenant notamment une description détaillée des<br />
caractéristiques techniques du produit.<br />
- Le soumissionnaire est invité à présenter une offre pour la maintenance et l’assistance au<br />
démarrage.<br />
VI. Assistance à la Mise en œuvre et Formation<br />
La MECRECO/COOCEC souhaite que le fournisseur l’accompagne tout au long de la mise en<br />
œuvre de la solution et qu’il s'engage sur le résultat. Pour ce faire, le soumissionnaire devra<br />
fournir un plan détaillé de mise en œuvre de la solution incluant les actions de formation et<br />
d’accompagnement prévues. Le soumissionnaire devra prendre toutes les mesures qu'il jugera<br />
nécessaires pour que la mise en œuvre soit assurée dans un délai n'excédant pas deux (2)<br />
mois à compter de la date de signature du contrat.<br />
Le soumissionnaire indiquera les conditions qu’il jugera nécessaires pour la réalisation du projet<br />
dans ce délai. Il indiquera notamment les préalables qu’il estime nécessaires et que la<br />
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MECRECO/COOCEC doit mettre à sa disposition pour lui permettre de respecter ce délai (moyens<br />
humains et matériels, logistique …).<br />
Le prestataire devra proposer dans son offre un plan de formation sur les modules suivants :<br />
- Formation de 50 utilisateurs sur les applicatifs mis en place ;<br />
- Formation de 5 informaticiens à l’exploitation des applicatifs, au fonctionnement logique<br />
du logiciel (structure des tables), à l’administration de la base de données utilisée comme<br />
support de données et à la maintenance du système (gestion des accès, sauvegardes, …)<br />
Le soumissionnaire du logiciel s’engage à assurer la maintenance du logiciel proposé au‐delà de<br />
la période de garantie pour une durée à convenir entre les deux parties sur la base d’un contrat<br />
de maintenance annuel renouvelable année par année par tacite reconduction et qui sera signé<br />
en même temps que le présent marché. Le soumissionnaire du logiciel doit proposer un projet<br />
de contrat de maintenance couvrant les trois aspects suivants :<br />
- La maintenance corrective ;<br />
- La maintenance adaptative ;<br />
- La maintenance évolutive.<br />
VII. Profil du soumissionnaire<br />
- Avoir une solide expérience dans la mise en place de projets d’envergure similaires<br />
(références vérifiables):<br />
- Bases de données professionnelles<br />
- Gestion électronique des documents<br />
- Biométrie<br />
- Disposer d’un personnel qualifié, compétent et expérimenté (ingénieurs informaticiens,<br />
concepteurs, formateurs et responsable de projet avec CVs vérifiables)<br />
VI. Présentation des offres<br />
L’offre financière se fait séparément de l’offre technique. Cette dernière ne doit contenir aucune<br />
indication financière et doit être soumise dans une enveloppe séparée.<br />
VII. Durée d’exécution (développement, installation, formation) : 2 mois<br />
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ANNEXE<br />
FORMULAIRE DE SOUMISSION DE L’OFFRE<br />
A l’attention de la MECRECO/COOCEC<br />
Monsieur/Madame,<br />
Après examen des Documents d’invitation à soumissionner, dont nous accusons dûment réception par la<br />
présente, nous, soussignés,……………proposons de fournir et de livrer (description des biens)<br />
conformément auxdits documents d’appel d’offre pour la somme totale de (montant total en lettres et en<br />
chiffres)<br />
En cas d’acceptation de notre offre, nous nous engageons à livrer les biens dans un délai de (nombre de<br />
jours) jours calendaires à compter de la réception du bon de commande.<br />
Nous convenons de nous conformer à cette offre pour une période de 120 jours à compter de la date fixée<br />
pour l’ouverture des offres dans l’invitation à la soumission, et cette proposition continuera de nous engager<br />
et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l’expiration de cette période.<br />
Il est entendu que vous n’avez aucune obligation d’accepter quelque offre que vous recevez. Fait le<br />
(jour/mois) de l’année<br />
……………………………….. …………………………………..<br />
Signature (En qualité de)<br />
Dûment autorisé (é) à signer l’offre pour et au nom de …………………………………….<br />
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