Volume 8 numéro 1 - Centre de santé et de services sociaux du Lac ...

Un exemple de démarche Lean : le projet
d’optimisation du délai de numérisation des
dossiers de départ des patients hospitalisés
Par Manon Chouinard, chef des Archives et de la centrale de rendez-vous
Avant de vous parler du projet Lean du Service des archives, rappelons les
étapes que comporte la numérisation du dossier…
La numérisation du dossier comprend quatre étapes :
ÉTAPES DE NUMÉRISATION DU DOSSIER
Transport du dossier vers
les archives et
balancement
Préparation du dossier: identification
des feuilles, ordre, code à barres
1‐2‐3‐4 ÉTAPES
Numérisation des
dossiers
6
• Mieux l’étape de la préparation est réalisée, moins grand est le nombre de
reprises au contrôle.
• L’analyse a aussi permis de constater qu’un dossier moyen
d’hospitalisation comprend 141 feuilles.
• Nous avons constaté que, lors de la préparation du dossier, 20 % des
feuilles sont jetées, car déjà interfacées au dossier (ex. : labo, radiologie).
Il est clairement ressorti de cette analyse que l’étape charnière qui pouvait
avoir le plus d’impact sur les délais du processus était la préparation du
dossier. C’est donc pour cette raison que le Kaizen a porté sur cette étape
charnière spécifique (voir schéma 2.1).
Contrôle de l’image
Chargement des images dans
le DPE (Chartmaxx)
Dossier disponible à l’écran
(moyenne 30 min/dossiers)
Dans le cadre de ce projet, toute l’équipe des agentes administratives des
archives de l’Hôpital a contribué à la validation de la cartographie du
processus et à la prise de mesures. Nous avons pris des mesures à partir de
l’observation du travail des agentes administratives aux différentes étapes du
Quelques données intéressantes
processus. Isabelle Pitre et France Rémy sont mêmes venues
m’accompagner pour chronométrer les différentes étapes que nous voulions
Le nombre de départs a un impact direct sur le travail de numérisation des
améliorer. Le Lean c’est un travail d’équipe!
archives, car chaque départ signifie un dossier à numériser.
Notre activité Kaizen
Dans ce tableau, on peut constater l’augmentation du délai moyen de
numérisation des dossiers entre 2009 et 2012 :
Notre kaizen sur l’optimisation du processus de numérisation a eu lieu les 11
et 12 octobre dernier. France Sévigny et Nancy Chabot, deux chefs d’unité,
En 2009-2010 13 591 départs Délai moyen : 10 jours
Jocelyne Beaudoin et Nicole Lamothe, deux agentes administratives des
En 2010-2011 14 187 départs Délai moyen : 13 jours
unités, Stéphanie Gagnon et Marie-Paule Ménard, deux agentes
En 2011-2012 15 927 départs
Pour la période 1, en 2011-2012
Délai moyen : 25 jours
975 départs
administratives aux archives, Brigitte Martel, archiviste, et Louise Tétrault,
assistant-chef des archives ainsi que moi-même, avons participé au Kaizen.
Je profite d’ailleurs de l’occasion pour les remercier chaleureusement.
Pour la période 1, en 2012-2013 1769 départs
Lors de notre Kaizen, nous avons identifié plusieurs irritants/gaspillages ainsi
Au cours de l’année 2012-2013, nos délais ont grimpé à 35 jours. que des solutions. En voici quelques-uns :
Actuellement, ils sont redescendus à 23 jours.
• Plusieurs doublons/copies de formulaires pourraient être jetés par les
Quelques constats
unités de soins avant le départ de l’usager. Si une pré-épuration était faite,
• L’élaboration de la cartographie du processus a confirmé que les processus
de travail des agentes administratives des archives n’étaient pas
standardisés.
nous pourrions alléger la consultation du dossier par les cliniciens et
diminuer les manipulations de préparation par les agentes administratives
des archives.
• Nous avons constaté que chaque dossier à numériser en priorité
• Plusieurs formulaires sont à jeter (donc imprimés inutilement), car déjà
ralentissait la chaîne de production, affectant la cadence de celle-ci.
interfacés (ex.: labo/radiologie ou formulaires vierges identifiés inutilement
à l’avance).
• La prise de mesures et l’observation a permis de constater que plusieurs
pertes de temps étaient situées en amont (état dans lequel reviennent les • Plusieurs formulaires sont mal identifiés ou ne le sont pas du tout (nom,
dossiers des unités de soins).
prénom, numéro de dossier) par le personnel avant le départ de l’usager (il
y a donc risque d’erreur et perte de temps).
• Nous avons observé que lorsque nous avons une priorité, il est plus facile
d’y répondre quand l’étape de la préparation du dossier est terminée, car
• L’imprimante est mal située.
les étapes suivantes sont plus rapides. En moyenne, sur 27 priorités par • Les dossiers de départs ne sont pas classés par date de départ.
jour, 57 % d’entre elles sont prévisibles. Nous avons donc mis en place un
mécanisme de classement des priorités qui nous permet de préparer à
l’avance les 57 % prévisibles.
suite à la page 7
Quoi de 9 BULLETIN D’INFORMATION DU CSSS DU LAC-DES-DEUX-MONTAGNES FÉVRIER 2013