Règlement 5 - Université du Québec à Rimouski

UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI
postulé, l'étudiant peut faire appel au vice-recteur à
la formation et à la recherche par l'intermédiaire du
doyen des études de premier cycle. La décision du
vice-recteur à la formation et à la recherche est
communiquée à l'étudiant par le registraire. (mod. # 4,
rg. CA-468-5678)
L'Université est tenue de procéder à la certification
requise dans un délai raisonnable après que
l'étudiant a fait sa demande.
Le registraire transmet à la Direction recensement
étudiant et de la recherche institutionnelle de
l'Université du Québec, au plus tard, deux semaines
après que la Commission des études a statué sur la
certification à émettre : (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
1. le nom du requérant;
2. le dossier universitaire comportant :
- pour chacune des composantes : (mod. # 4, rg.
CA-468-5678)
• nom et date d'obtention;
• sigle, titre, nombre de crédits et résultats
des cours suivis ou obtenus par
équivalence;
• le nom de l'université;
• les formulaires d'équivalences, dans les
cas où les composantes proviennent de
différentes unités constituantes ou d'autres
universités;
- pour l'ensemble des composantes : (mod. # 4,
rg. CA-468-5678)
• la moyenne cumulative globale pondérée
en fonction du nombre relatif de crédits de
chaque composante;
• l'attestation du registraire selon laquelle le
requérant répond aux exigences de la
réglementation relative à l'obtention du
grade par cumul;
• la certification émise par la Commission
des études.
17 DOSSIER ÉTUDIANT
L'Université ouvre et tient à jour un dossier
contenant les documents relatifs au cheminement
universitaire de chaque étudiant depuis sa demande
d'admission. (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
Elle reconnaît que l'information contenue dans ce
dossier étudiant a un caractère confidentiel, que
l'accès en est limité et contrôlé et que les personnes
qui ont accès à cette information sont garantes de sa
confidentialité. (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
Les données contenues dans le dossier étudiant
sont celles relatives notamment :
1. à la demande d'admission;
2. à la décision du comité de sélection;
3. aux bulletins d'inscription;
4. à la demande d'exemption, de substitution, de
transfert et d'intégration;
5. au relevé de notes qui constitue le dossier
universitaire;
6. aux mesures spéciales d'encadrement et à la
suspension du droit à l'inscription, conformément
aux dispositions de l'article 14; (mod. # 4, rg.
CA-468-5678)
7. à la certification;
8. à l'émission du diplôme.
Tous les documents et tous les renseignements qui
constituent le dossier étudiant sont conservés et
administrés par le registraire; la conservation des
dossiers des étudiants inactifs ou diplômés demeure
sous la responsabilité du registraire conformément à
la politique en vigueur à l'Université adoptée par le
Comité exécutif. (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
Seul le registraire, conformément au présent
règlement, est autorisé à donner accès à un
renseignement ou à un document du dossier d'un ou
de plusieurs étudiants. (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
Les directeurs de module et le personnel affecté à
l'enseignement hors campus et à la formation
continue ont accès à certaines données du dossier
des étudiants nécessaires à l'exercice de leurs
fonctions et pour leur permettre de remplir leur rôle
auprès de l'étudiant. (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
Les personnes membre du personnel de l'Université
peuvent, dans l'exercice de leurs fonctions, consulter
le dossier d'un ou d'un ensemble d'étudiants, avec
l'approbation du registraire. (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
Les données à incidence financière sont mises à la
disposition du Service des finances et des
approvisionnements. (mod. # 4, rg. CA-468-5678)
Le sceau n'est apposé sur un relevé de notes ou
autre document que lorsque ce dernier est transmis
directement à un autre établissement. Le relevé de
notes ou autre document portant le sceau, exception
faite du diplôme, n'est jamais transmis directement à
l'étudiant.
L'étudiant qui désire consulter son dossier peut le
faire en se présentant en personne au Bureau du
registraire, ou à un bureau identifié par ce dernier, et
Règlement 5
06/2008 page 31