cahier des charges meetings elite et nationaux 2012 - Fédération ...

CAHIER DES CHARGES
MEETINGS ELITE ET NATIONAUX 2012
PRÉAMBULE
La FFA coordonne la mise en place pour la saison 2012 du Circuit National des Meetings, composé de deux divisions :
Meetings Elite et Meetings Nationaux.
Ces Meetings organisés sur le territoire national bénéficient d'un label fédéral quel que soit le nombre d’épreuves
nationales figurant à leur programme.
La FFA coordonne l’ensemble du dispositif et garantit le respect du présent règlement.
Ces meetings s’engagent à respecter les règlementations de la Fédération Française d’Athlétisme et de l’Association
Européenne d’Athlétisme.
Les installations sportives devront être en conformité avec les règlements de la FFA.
TITRE DES MEETINGS
Le terme « Meeting International » ne peut être utilisé que par les meetings sous l'égide des Fédérations
Internationales (IAAF – EA – NACAC). Son utilisation abusive peut entraîner des poursuites.
Les labels « Meeting Elite » et « Meeting National » ne peuvent être utilisés que par les meetings labellisés en
tant que tel par la FFA et figurant dans le Circuit National des Meetings.
ARTICLE 1 - IDENTITÉ DU CANDIDAT-ORGANISATEUR
L'organisation d'un meeting doit être placée obligatoirement sous l'autorité ou en collaboration avec un Club ou une
structure fédérale (Comité Départemental ou Ligue Régionale).
Toute candidature d’un meeting ne répondant pas à cette obligation sera invalidée par la FFA, et ses résultats ne
pourront pas être enregistrés ni validés.
ARTICLE 2 - IMPLICATION DE LA LIGUE RÉGIONALE
Au moment du dépôt de la candidature, la Ligue Régionale sera appelée à formuler son avis sur l’organisation du
Meeting. Elle doit également approuver la nomination du juge-arbitre et de l’ensemble des membres du jury.
Toute candidature d’un meeting n’ayant pas l’avis favorable de sa Ligue sera invalidée par la FFA, et ses résultats ne
pourront pas être enregistrés ni validés.
ARTICLE 3 - DÉPÔT DE LA CANDIDATURE
La candidature doit impérativement parvenir à la FFA dans les délais fixés et indiqués en amont aux organisateurs.
ARTICLE 4 - DOSSIER DE CANDIDATURE
Le dossier devra comporter les pièces suivantes :
• Identification de l'organisateur : nom du Club ou de la structure fédérale et coordonnées de la personne physique
responsable (adresse, téléphone, télécopie, adresse du courrier électronique).
• Présentation du budget de la manifestation.
• 3 propositions de date par ordre de priorité (validation de la FFA en fonction du calendrier).
• Proposition du type de Meeting.
• Proposition du programme des épreuves.
• Accord de la Ligue Régionale.
ARTICLE 5 - DÉCISION DE LA FFA
La décision finale quant à l’attribution des labels nationaux et la répartition des meetings dans chaque division revient à
la FFA.
La FFA informera chaque candidat organisateur de la suite réservée à sa demande.
Les meetings non retenus au titre du label national seront recensés dans le calendrier de leur Ligue respective. En aucun
cas ils ne pourront faire figurer le terme NATIONAL dans leur communication.
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ARTICLE 6 – COORDINATION DES MEETINGS ELITE ET NATIONAUX A LA FFA
Le suivi et la coordination des Meetings Elite et Nationaux seront assurés par les interlocuteurs suivants :
Aspects événementiels (marketing, contacts organisateurs) :
Mickaël PAULOBY – 01 53 80 70 17 – mickael.pauloby@athle.org
Aspects techniques (Candidatures, calendrier, cahier des charges, Evaluation des meetings) :
Sylvaine BON – 01 53 80 70 62 – sylvaine.bon@athle.org
Aspects communication :
Louise LEFEL – 01 53 80 74 97 – louise.lefel@athle.org
Coordination sportive (Calendrier, Epreuves, Coordination athlètes & managers) :
Cécile VEYRIER – 01 53 80 70 42 – cecile.veyrier@athle.org
Pour toute correspondance, merci d’adresser vos courriels à meetings@athle.org
ARTICLE 7 - REPARTITION DES MEETINGS DU CIRCUIT NATIONAL :
Les Meetings du Circuit National sont classés en deux catégories :
• Meetings Elite: meetings dont le budget dédié aux primes athlètes (hors frais de vie) excède 30.000€
• Meetings Nationaux : meetings dont le budget dédié aux primes athlètes (hors frais de vie) ne dépasse pas 30.000€,
ou 5000€ sur une seule épreuve
ARTICLE 8 – REGLEMENTATION SUR LES DATES, EPREUVES ET PRIMES
8.1 PROTECTION DES DATES ET EPREUVES
Les Meetings Elite doivent respecter une protection des dates à J-1/J+1 par rapport aux meetings inscrits
dans les circuits européens Premium et Classic Leagues.
Les Meetings Nationaux doivent respecter une protection des dates à J-1/J+1 vis-à-vis des Meetings Elite et
Premiums.
8.2 POUR LES MEETINGS ELITE
Une fois que les épreuves des meetings inscrits en Premium et Classic Leagues seront fixées, les dates et les
épreuves proposées par les Meetings Elite seront validées en tenant compte des critères suivants :
• Respecter une protection des dates à J-1/J+1 par rapport aux meetings Premium et Classic
• Proposer au moins 14 épreuves nationales différentes, avec un minimum de 4 concours
• Respecter un budget pour les primes athlètes (hors frais de vie) supérieur à 30.000€
• Proposer des primes de podium par épreuve au moins égales à 500€ - 350€ - 200€
• Proposer aux athlètes un calendrier cohérent en vue de leur préparation pour les Jeux Olympiques de Londres, en
accord avec les préconisations de la DTN
• Inviter les athlètes dans l’ordre des listes établies par la DTN
• Respecter intégralement le présent règlement
8.3 POUR LES MEETINGS NATIONAUX
Une fois que le calendrier des meetings Elite sera fixé, les dates proposées par les Meetings Nationaux seront
validées en tenant compte des critères suivants :
• Respecter une protection des dates à J-1/J+1 par rapport aux Meetings Elite
• Respecter un budget pour les primes athlètes (hors frais de vie) inférieur à 15.000€, et à 5000€ sur une seule
épreuve
• Proposer aux athlètes un calendrier cohérent en vue de leur préparation pour les Jeux Olympiques de Londres, en
accord avec les préconisations de la DTN
• Inviter les athlètes dans l’ordre des listes établies par la DTN
• Respecter intégralement le présent règlement
ARTICLE 9 - ÉPREUVES D'ENCADREMENT
Des épreuves d'encadrement peuvent être admises en complément des épreuves nationales. Elles doivent
raisonnablement représenter moins d’un quart du programme du meeting.
Ces épreuves doivent être réservées à des athlètes dont les performances n’excèdent pas le niveau N2.
Les modalités de remboursement ou de prime de podium seront au libre choix de l'organisateur.
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ARTICLE 10 - CLASSEMENT DES MEETINGS
Le classement des meetings établi en fin d’année reprendra celui du site All-Athletics, site de référence en matière de
classements en partenariat avec l’IAAF et l’AEA.
ARTICLE 11 - EVALUATION DES MEETINGS
A l’issue de la saison des Meetings, une évaluation sera réalisée dont les différents critères objectifs porteront en
particulier sur :
• Installations sportives : nombre de couloirs, aires de lancers et de saut
• Stade : capacité, accessibilité, habillage, éclairage
• VIP : espaces et prestations effectifs
• Presse : tribune de presse, dossier de presse, diffusion des informations, chasubles, connexion wifi
• Classement sportif : têtes d’affiche françaises et étrangères, niveau des performances
• Public : nombre de spectateurs, pourcentage de remplissage, nombre de places vendues
• Organisation : organisation technique, accueil, hébergement, déplacements, restauration, protocoles
• Animation : respect des horaires, rythme de la compétition, musique d’ambiance, animations spécifiques
• Budget : respect du budget dédié aux primes
• Communication et Promotion
ARTICLE 12 - DELEGATION FEDERALE
L'organisateur s’engage à accueillir (hébergement et restauration) et à accréditer les personnes suivantes :
• 8 personnes de la FFA (salariés FFA, référent DTN, membres de la DTN et des services fédéraux)
ARTICLE 13 - LISTE DES ATHLÈTES
Les Organisateurs devront procéder aux invitations des athlètes (y compris les moins de 23 ans) qu'ils souhaitent voir
participer à leur meeting, dans l'ordre de la liste des athlètes établie par la DTN. Ils ont la possibilité d'obtenir les
coordonnées des athlètes en adressant un email à la DTN (Cécile Veyrier – 01 53 80 70 42 – cecile.veyrier@athle.org).
ARTICLE 14 - INVITATION AUX ATHLÈTES
L'organisateur devra lancer ses invitations en précisant les conditions financières qui tiendront compte des consignes ciaprès.
Il adressera à meetings@athle.org, copie de la circulaire et des conditions financières proposées à chaque athlète ainsi
que la liste des athlètes invités.
• à J-30, l’organisateur et les Managers de spécialités feront un état de la situation.
• à J-20, l’organisateur est libre du choix des athlètes à inviter pour compléter le plateau.
ARTICLE 15 - AGENTS SPORTIFS
La liste des agents habilités à exercer en France est consultable sur le site internet de la FFA – www.athle.com
Chaque organisateur devra adresser à la Commission des Agents Sportifs de la FFA, dans le mois suivant la tenue de la
manifestation, le tableau synthétique relatif aux agents sportifs. Ce tableau est téléchargeable sur le site Internet de la
FFA dans la rubrique "agents sportifs". Le non renvoi de ces informations pourra entraîner le non renouvellement du
label.
ARTICLE 16 - FRAIS DE VOYAGE ET DE SEJOUR
L'invitation adressée aux athlètes, précisera la prise en charge des frais de voyage et de séjour.
• Tarif SNCF 2ème classe au minimum
• Cas particulier du transport des perches : une indemnité forfaitaire et supplémentaire de 35€ est à prévoir par
l'organisateur.
• En fonction de leur lieu d'origine, frais de route (nuitées aller et/ou retour, repas en cours de route) à moins que
l'organisateur ne prévoie un transport de groupe train ou avion.
• La prise en charge des frais de séjour sur place (repas et hôtel) pour une durée minimale et maximale à préciser dans
la circulaire d'invitation
• Les athlètes doivent être informés au préalable de la nature et de la qualité de l'hébergement (collectif, CREPS ou
similaire, individuel, hôtel, ...), à préciser dans la circulaire d’invitation.
En ce qui concerne les frais de déplacement, le remboursement est obligatoire pour les 8 meilleures performances de
chaque épreuve du Circuit National. Ils doivent être réglés par chèque si possible à l'issue du meeting mais dans tous les
cas dans les 45 jours qui suivent.
ARTICLE 17 – VERSEMENT DES PRIMES
L’organisateur s’engage à régler les primes par chèque après avoir eu connaissance des résultats des contrôles antidopage
(s'il y en a eu) dans un délai maximum de 45 jours.
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ARTICLE 18 – CHRONOMETRIE ET DIFFUSION DES RÉSULTATS
18.1 CHRONOMETRIE (MEETINGS ELITE)
Sur les Meetings Elite, la FFA prendra à sa charge la prestation de chronométrie avec le prestataire qu'elle aura
désigné, l'hébergement du ou des techniciens restant à la charge de l'organisateur.
18.2 DIFFUSION DES RÉSULTATS
Pour traiter les résultats, l’utilisation du logiciel fédéral « LOGICA », facile à utiliser et très performant, est
obligatoire (une formation peut être envisagée si besoin).
Les Meetings Elite et Nationaux seront enregistrés au calendrier du SI-FFA Perf par la FFA (et seront donc de ce
fait déclinés sur le site grand public).
Les résultats devront être mis en ligne sur SI-FFA Perf par l’organisateur (et donc déclinés sur le site grand public
www.athle.com) au plus tard une heure après la fin du meeting. Le secrétariat doit donc être muni d’une
connexion internet.
Pour cela, il est nécessaire qu'un "officiel logica" et un "classeur" soient désignés pour chaque meeting (au même
titre que tous les autres résultats de compétitions figurant dans la base SI-FFA Perf). Il convient de faire connaître
leurs noms au plus tard la veille de la compétition à admin.siffaperf@athle.org afin que le système puisse être
renseigné.
Attention : Toute compétition non renseignée des noms des responsables "officiel logica" et "classeur" ne pourra
être chargée. Pour tous renseignements complémentaires : admin.siffaperf@athle.org.
ARTICLE 19 - COUVERTURE SANITAIRE GÉNÉRALE
L'organisateur prévoira la présence de toute personne ou organisme qualifié pour assurer les soins adaptés aux
personnes présentes.
ARTICLE 20 - CONTROLE ANTI-DOPAGE
L'organisateur du Meeting devra s’organiser de façon à être en mesure d'assumer les obligations définies dans les
articles suivants concernant les éventuels contrôles anti-dopage.
20.1 PERSONNEL
Outre les personnels désignés par la DRJSCS, la FFA désignera un délégué fédéral et la Ligue, les escortes.
L'organisateur devra mettre à la disposition un local qui sera fléché par ses soins et qui comportera :
• une salle d'attente,
• deux salles de prélèvement (H et F) avec une table et quatre chaises,
• un ou deux W-C,
• des boissons en conditionnement individuel.
20.2 MATERIEL
Le préleveur, désigné par la DRJSCS, amènera le matériel requis pour le contrôle et sera responsable de son
acheminement au Laboratoire National (AFLD).
20.3 COUT
Tous les frais inhérents au contrôle antidopage sont à la charge de l'organisateur :
• Frais de voyage et de séjour du Délégué Fédéral (local)
• Vacation et frais de déplacement du préleveur (local)
• Frais d'analyse par le Laboratoire National (si nécessaire).
ARTICLE 21 – MARKETING ET PARTENARIAT SUR LES MEETINGS ELITE
Adidas, partenaire de la FFA, est l’équipementier sportif des Meetings Elite.
D’une façon générale, l’organisateur s’engage à respecter l’exclusivité des partenaires de la FFA, sauf accord préalable
entre la FFA et l’organisateur.
21.1 – TITRE DU CIRCUIT
Aucun partenaire n’est associé en 2012 au titre du Circuit. Il reste néanmoins la propriété de la FFA et pourrait
être commercialisé auprès de partenaires potentiels en 2013.
La FFA et les organisateurs s’engagent à utiliser systématiquement ce titre pour communiquer sur les Meetings
Elite si un partenaire devait y être associé.
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21.2 – DOSSARDS
La FFA prendra en charge la fabrication des dossards des Meetings Elite. La FFA réserve le haut des dossards, le
bas est à la disposition de la structure locale pour un partenaire local.
21.3 – VISIBILITE TERRAIN
L’organisateur réservera un maximum de :
- 12 banderoles ou panneaux (en fonction des faisabilités techniques) de 6m x 0,80m sur le tour de piste pour
la FFA et ses partenaires
- 6 emplacements pour les chevalets de la FFA et ses partenaires
Les banderoles, panneaux et chevalets seront fabriqués puis transportés ou envoyés par la FFA.
21.4 – PRESENCE D'UN STAND
L’organisateur réservera deux emplacements pour des stands de la FFA et ses partenaires qui s'engagent à
confirmer ce besoin au plus tard 30 jours avant le Meeting.
L’organisateur et la FFA proposeront un lieu d’implantation afin que le stand soit accessible au grand public, la
taille du stand restant à définir.
L’organisateur précisera à la FFA la date et le lieu d’arrivée où doit être livré le matériel.
Le stand et son matériel sont à la charge de la FFA ou du partenaire.
21.5 – RELATIONS PUBLIQUES
L’organisateur réservera 20 places VIP (incluant du réceptif) et 10 autres places sèches pour la FFA et ses
partenaires. Une confirmation de ces besoins sera adressée à l'organisateur au plus tard 8 jours avant.
21.6 – EQUIPEMENTS
En sa qualité de partenaire équipementier du circuit, une dotation adidas est prévue pour le jury sur chaque
Meeting Elite, sauf dérogation préalable éventuelle.
D’autre part, une dotation est aussi prévue pour habiller quatre hôtesses qui seront chargées de l’accueil sur le
Meeting. Chaque organisateur doit donc prévoir la présence de ces quatre hôtesses qui seront habillées par
adidas.
Pour la commande, il est impératif de retourner le bon de commande à la FFA, à l’attention de
mickael.pauloby@athle.org, avec le choix des tailles, l’adresse et le destinataire de livraison, au plus tard 40
jours avant la date du meeting.
ARTICLE 22 – COMMUNICATION
22.1 LOGO ET SUPPORTS DE COMMUNICATION POUR LES MEETINGS ELITE
Le nom et le logo du Circuit National des Meetings seront fournis par la FFA.
22.1.1 – AFFICHES
La FFA met à disposition son agence pour la création des visuels des Meetings Elite. Si l’organisateur
préfère travailler à ses frais avec sa propre agence, alors il devra associer la barrette du Circuit National
des Meetings, reprenant les logos du Circuit National des Meetings, de la FFA, d’adidas, et des autres
partenaires associés au circuit. Le logo du Circuit National des Meetings pourra être présenté comme un
Label.
22.1.2 – PROGRAMME OFFICIEL DE LA COMPETITION
Si l’organisateur édite un programme, il réservera une page pour la FFA et une page pour les autres
partenaires du circuit. Il intègrera en 1 ère de couverture la barrette du Circuit National des Meetings.
22.1.3 – DIVERS
Tous les supports de communication créés par l’organisateur devront reprendre le logo du Circuit
National des Meetings (et notamment affiche, programme, feuille de résultats…). Ils devront être soumis
à l’accord de la FFA avant toute impression, par mail à louise.lefel@athle.org. La FFA s’engage à valider
le support dans un délai de 5 jours ouvrés.
22.1.4 – ANNONCES AU MICRO LORS DES MEETINGS
L'organisateur diffusera 3 annonces micro durant la compétition :
• Pour expliquer au public le fonctionnement du Circuit National des Meetings et donner ses leaders et
partenaires.
• Pour promouvoir le DécaNation ou autres actions fédérales.
La FFA s’engage à fournir le texte de ces annonces à l’organisateur.
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22.2 COMMUNICATION FEDERALE
22.2.1 – REVUE FEDERALE
La FFA assurera la promotion du circuit à travers son magazine Athlé Mag avec des pages de publicité,
du rédactionnel et la diffusion des résultats.
22.2.2 – SITE INTERNET DE LA FFA
La FFA relayera l’actualité du circuit sur son site Internet www.athle.com. Une rubrique sera
spécifiquement dédiée au circuit.
22.2.3 – RELATIONS PRESSE
En amont, le service de presse de la FFA est à la disposition des Meetings Elite pour :
• Relayer leurs informations (invitation à une conférence de presse, envoi de formulaires d’accréditation,
communiqués de presse, résultats)
• Diffuser auprès de la base media complète de la FFA (plus de 600 journalistes)
• Diffuser sur les supports de communication de la FFA (www.athle.com notamment)
• Aider dans la constitution du dossier de presse (notamment sur tous les aspects sportifs, résultats des
circuits précédents, palmarès, records, bios…)
Le Jour J, les Meetings Elite doivent idéalement prévoir un interlocuteur presse et un espace dédié à la
presse (le plus proche possible de la ligne d’arrivée, avec une connexion wifi).
22.2.4 – PRODUCTION D'IMAGES
Pour les meetings Elite, la FFA prendra en charge la production et la réalisation d’images qui seront
ensuite fournies aux organisateurs.
Des discussions sont en cours afin de diffuser ces images sous forme de magazine sur une chaîne
thématique du câble ou du satellite.
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