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Direction du Protocole – P1.1
Annexes : 4
NOTE CIRCULAIRE
PROCEDURE ADMINISTRATIVE EN VUE DE L’ACCREDITATION DES MEMBRES
DU PERSONNEL DIPLOMATIQUE
ET DU PERSONNEL ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE
DES MISSIONS DIPLOMATIQUES EN BELGIQUE
AINSI QUE DES MEMBRES DE LEUR FAMILLE
(10 juin 2012)
Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au
Développement présente ses compliments aux Missions diplomatiques établies à Bruxelles et a
l'honneur de les informer de la procédure à suivre en vue de l’accréditation des membres du
personnel diplomatique et administratif et technique des missions diplomatiques et des
membres de leur famille.
Cette note circulaire informe des formalités générales applicables aux catégories
précitées de personnel de la mission en matière de nomination, annonce d’arrivée et prise de
fonction, départ et cessation de fonction, changement d’adresse, changement de fonction, ou
changement d’état civil.
Des notes circulaires complémentaires traiteront de manière plus spécifique des
formalités à suivre pour chaque catégorie de personnes, comme par ex. Chef de poste,
Attaché militaire, militaires, officiers de liaison de police, conjoint(e)s/partenaires légaux
(légales) et enfants.
Les conditions d’accréditation des membres du personnel domestique privé, du
personnel employé au service domestique de la mission, du personnel engagé localement et
des fonctionnaires et personnes chargées d’une mission officielle en Belgique seront décrites
dans des notes circulaires séparées.
Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au
Développement saisit cette occasion pour renouveler aux Missions diplomatiques établies à
Bruxelles, l’assurance de sa très haute considération.
Aux Missions diplomatiques
établies à Bruxelles.

PROCEDURE ADMINISTRATIVE EN VUE DE L’ACCREDITATION DES MEMBRES DU
PERSONNEL DIPLOMATIQUE
ET DU PERSONNEL ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE
DES MISSIONS DIPLOMATIQUES EN BELGIQUE
AINSI QUE DES MEMBRES DE LEUR FAMILLE
TABLE DES MATIÈRES
1 Principes généraux
1.1 Les membres du personnel diplomatique et administratif et technique de la mission
diplomatique
1.2 Note verbale de la mission diplomatique
1.3 Procédure d’agrément pour le Chef de mission
1.4 Procédure d’approbation pour les Attachés militaires et les Officiers de liaison de
police
1.5 Effectif du personnel de la mission diplomatique dans les limites raisonnables et
normales
1.6 Inscription au Protocole et statut similaire pour le membre du personnel titulaire et
membres de sa famille
1.7 Statut privilégié accordé par l’état accréditaire
1.8 Le personnel diplomatique a la nationalité du pays accréditant
1.9 Pas de statut privilégié pour les citoyens belges
1.10 Pas de statut privilégié complet pour les personnes déjà inscrites dans une
commune belge
1.11 La durée du séjour temporaire est sans effet sur le statut de la personne
1.12 Privilèges et immunités pour assurer le bon fonctionnement efficace de la mission
1.13 Membres de la famille habitant sous le même toit
1.14 Une carte d’identité spéciale est un permis de séjour temporaire
1.15 Une carte d’identité spéciale par personne.
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2 Procédure d’inscription au registre de la Direction du Protocole – P1.1
2.1 Note verbale et formulaire d’inscription
2.2 Passeport
2.3 Demande de visa
2.4 Date d’entrée en fonction
2.5 Adresse
2.6 Usage des noms
2.7 Types de cartes d’identité spéciales
2.8 Mentions sur les cartes d’identité spéciales
2.9 Validité des cartes d’identité spéciales
2.10 Renouvellement ou prorogation des cartes d’identité spéciales
2.11 Personnel diplomatique résidant à l’étranger
2.12 Liste diplomatique et liste de préséance protocolaire
3. Procédure de radiation du registre de la Direction du Protocole – P1.1
3.1 Notification de la cessation de fonction et restitution des documents et de la
plaque CD
3.2 Prolongation du séjour d’un membre du personnel de la Mission, de son conjoint /
partenaire légal(e) et/ou de ses enfants
3.3 Radiation suite à l’exercice d’une activité professionnelle ou commerciale
lucrative
Annexe 1
Annexe 2
Annexe 3
Annexe 4
: Arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour en Belgique
de certains étrangers (Moniteur belge du 17 décembre 1991, page 28669)
: Arrêté royal modifiant l’arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents
de séjour en Belgique de certains étrangers (Moniteur belge du 13 juin 2005,
page 15092)
: Spécimen de formulaire « Renseignements en vue d’obtention d’une carte
d’identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole «
: Spécimens de cartes d’identité spéciales
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1 Principes généraux
1.1 Les membres du personnel diplomatique et administratif et technique de
la mission diplomatique
Il est attendu des missions diplomatiques, lors de la notification et la demande
d’inscription auprès de la Direction du Protocole de leurs membres du personnel
(envoyés), qu’elles tiennent compte de l’existence des différentes catégories
comme prévu à l’Article 1 de la Convention de Vienne de 1961 sur les relations
diplomatiques pour que la Direction du Protocole – P1.1 puisse accorder le statut y
correspondant.
Ainsi l’article 1 de la Convention de Vienne établit une distinction claire entre « les
membres du personnel diplomatique » et les autres catégories de membres du
personnel de la mission. En règle générale, le statut diplomatique n’est accordé
qu’aux fonctionnaires remplissant une fonction diplomatique, et selon les grades et
titres attribués au personnel diplomatique conformément aux conventions, aux
usages internationaux et au droit belge. Afin d’éviter toute confusion entre le statut
diplomatique et le statut consulaire, il est aussi d’usage de réserver les titres
consulaires aux membres du personnel des missions consulaires et que les
membres du personnel des missions diplomatiques qui sont chargés de fonctions
consulaires portent les titres qui sont d’usage dans les ambassades. Il sera tenu
compte par la Direction du Protocole de cette règle pour la mention des titres et
grades diplomatiques sur les cartes d’identité spéciales.
Certaines fonctions, suivant les usages, font partie de la catégorie « personnel
administratif et technique » : dactylographes, secrétaires, collaborateurs
administratifs et adjoints, traducteurs, clercs, employés de bureau, techniciens
d’ICT, etc.
Les missions diplomatiques peuvent aussi engager localement des membres du
personnel. Ces membres du personnel sont soumis, quelle que soit leur nationalité,
aux dispositions du droit du travail et aux lois belges de sécurité sociale. La
Direction du Protocole – P1.1 ne délivre pas de carte d’identité spéciale à ces
membres du personnel, et ils ne bénéficient donc ni de privilèges ni d’immunités.
(Voir la note circulaire séparée).
Suivant les principes prévus aux articles 9 et 11 de la Convention de Vienne de
1961, l’Etat accréditaire peut refuser d’accepter comme membres du personnel de
la mission diplomatique, soit des fonctionnaires de certaines catégories, soit des
personnes individuelles. L’Etat accréditaire, et donc la Direction du Protocole – P1.1
a, en la matière, un pouvoir discrétionnaire.
Les missions diplomatiques sont dès lors invitées à être attentives au respect des
différentes catégories de personnel, comme prévues dans l’article 1 de la
Convention de Vienne de 1961, ainsi qu’aux fonctions correspondantes afin d’éviter
toute confusion entre les statuts existants, ce qui naturellement ne serait pas
favorable au bon fonctionnement des missions diplomatiques.
Les personnes qui n’exercent pas de fonction au sein de la mission diplomatique, et
qui donc n’entrent ni dans les catégories de personnel ni dans les fonctions prévues
par la Convention de Vienne de 1961 (cf. article 3), ne peuvent évidemment pas
être acceptées comme membres du personnel de la mission diplomatique.
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1.2 Note verbale de la mission diplomatique
Aux termes de l’Art. 10 de la Convention de Vienne de 1961, le Service public
fédéral Affaires étrangères doit être informé de la nomination, de l’arrivée, du
départ, de la cessation de fonction, et donc aussi des changements éventuels de
fonction, d’état civil et d’adresse des membres du personnel des Missions
diplomatiques.
En principe le Service public fédéral Affaires étrangères, Direction du Protocole
reçoit une notification officielle par note verbale de la mission diplomatique.
1.3 Procédure d’agrément pour le Chef de mission
On se réfère entre autre aux articles 4, 5, 6, 9, 13, 14, 15, 16, 18 et 19 de la
Convention de Vienne de 1961 et à la note circulaire sur les Chefs de mission.
1.4 Procédure d’approbation pour les attachés militaires et les officiers de
liaison de police
En application de l’article 7 de la Convention de Vienne, une demande préalable
d’approbation s’applique pour l’accréditation des attachés militaires, des attachés
de Défense ainsi que des officiers de liaison de police (voir les notes circulaires
spécifiques).
1.5 Effectif du personnel de la mission diplomatique dans les limites
raisonnables et normales
L’Etat accréditaire peut exiger de maintenir l’effectif de la mission diplomatique
dans les limites de ce qu’il considère comme raisonnable et normal, eu égard aux
circonstances et conditions qui règnent dans cet Etat et aux besoins de la mission
en cause. L’Etat accréditaire peut également, dans les mêmes limites et sans
discrimination, refuser d’admettre des fonctionnaires d’une certaine catégorie ou
des personnes individuelles comme membres du personnel de la mission
diplomatique. Dans ce contexte il est fait référence aux articles 9 et 11 de la
Convention de Vienne de 1961.
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1.6 Inscription auprès de la Direction du Protocole et octroi du même statut
au titulaire de la fonction et aux membres de sa famille
La Direction du Protocole – P1.1 octroie aux membres du personnel envoyé des
missions diplomatiques et aux membres de leur famille, le statut privilégié qui
correspond avec les catégories de personnel prévues dans la Convention de
Vienne de 1961, et ceci dans les limites des conditions décrites dans cette note
circulaire et dans les notes circulaires spécifiques, en tenant compte des lois, des
règlements, des usages et des circonstances en vigueur en Belgique.
La Direction du Protocole se base, lors de l’application des dispositions de la
Convention de Vienne de 1961, sur le principe d’égalité comme décrit à l’article
47 de la Convention et sur l’obligation des personnes bénéficiant des immunités
et privilèges de respecter les lois et les règlements de l’Etat accréditaire et de ne
pas s’immiscer dans les affaires intérieures de ce pays, comme prévu à l’article
41 de la Convention.
Il est fait référence aux notes circulaires spécifiques qui sont consacrées à
l’inscription auprès de la Direction du Protocole des Chefs de mission, des
attachés militaires, des militaires, des officiers de liaison de police, des conjoints
et partenaires légaux/légales, des enfants, des membres du personnel de service
employés au service domestique de la mission, du personnel domestique privé et
des fonctionnaires et personnes en mission officielle.
1.7 Le statut privilégié est accordé par l’Etat accréditaire
Le statut privilégié est accordé par l’Etat accréditaire sur base des informations
données par les Missions diplomatiques sur les membres de leur personnel, et
notamment sur la fonction exercée au sein de la mission, conformément aux
catégories prévues dans la Convention de Vienne (1961), et comme expliqué
dans cette note circulaire. Le type de passeport (délivré par l’Etat accréditant),
qui devrait en principe correspondre à la fonction exercée et devrait donc
normalement mentionner celle-ci, est un important élément indicatif pour
l’attribution du statut par l’Etat accréditaire.
Si la Direction du Protocole constate qu’une carte d’identité spéciale (D, P, C, S
ou E) a été délivrée sur base d’informations erronées, elle se réserve le droit
d’annuler ladite carte et de demander à la mission concernée sa restitution
immédiate. Cette règle est également d’application pour des éventuelles erreurs
commises par la Direction du Protocole lors de la délivrance des cartes d’identité
spéciales, et dès lors une rectification s’impose afin de respecter le principe
d’égalité, tel qu’il a été établi par l’article 47 de la Convention de Vienne sur les
relations diplomatiques (1961).
1.8 Le personnel diplomatique a la nationalité du pays accréditant
L’Article 8, §1 de la Convention de Vienne de 1961 prévoit que les membres du
personnel diplomatique ont en principe la nationalité du pays accréditant. Cette
règle est appliquée strictement par la Direction du Protocole.
Si les membres du personnel diplomatique ont la double nationalité (autre que la
nationalité belge), il ne sera tenu compte que de la nationalité du pays d’envoi.
Pour les membres de la famille qui ont une autre nationalité que celle du pays
d’envoi, il est recommandé, en vue des formalités à remplir, de consulter les
notes circulaires sur les conjoints / partenaires légaux et sur les enfants.
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1.9 Pas de statut privilégié pour les citoyens belges
Sur base de l’article 8, §2, ainsi que des articles 37 et 38 de la Convention de
Vienne de 1961, la pratique protocolaire en Belgique prévoit que les personnes
qui ont la nationalité du pays accréditaire, c.à.d. la nationalité belge, ne peuvent
pas bénéficier d’un statut privilégié.
La Direction du Protocole ne fera aucune exception, même pour les personnes qui
ont la double nationalité, dont la nationalité belge.
Cette règle s’applique aussi bien aux titulaires d’une fonction auprès d’une
mission diplomatique qu’aux membres de leur famille, habitant sous le même
toit.
1.10 Pas de statut privilégié pour les personnes inscrites dans une commune
belge
Le ressortissant étranger qui est inscrit dans les registres de la population d’une
commune belge ne peut, sur base des articles 37 et 38 de la Convention de
Vienne sur les relations diplomatiques (1961), en principe, pas prétendre à des
immunités ou privilèges.
Si le pays d’envoi souhaite néanmoins l’accréditer comme diplomate en Belgique,
la personne concernée devra prendre l’initiative elle-même de se faire radier des
registres précités afin de pouvoir bénéficier d’un statut privilégié. Son statut
personnel pendant la période qui précède l’inscription dans les registres du
Protocole relève entièrement du droit commun. Pour tout litige relatif à cette
période, il s’abstiendra de faire valoir les immunités afférentes à son statut
privilégié. Une déclaration personnelle dans ce sens couverte par une note
verbale sera exigée lors de la délivrance de la carte d’identité spéciale.
Si une personne de nationalité étrangère, mentionnée (mais pas inscrite) au
registre national des personnes physiques et titulaire d’un titre de séjour spécial
(carte type P ou S) délivré par la Direction du Protocole, change de fonction (par
exemple suite à une mutation de poste en Belgique ou à un changement de
statut), le statut conforme à sa nouvelle fonction lui sera accordé selon les
dispositions de la Convention de Vienne de 1961.
Les personnes recrutées sur place ne peuvent pas bénéficier d’un statut privilégié
(voir note circulaire sur le personnel engagé localement).
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1.11 La durée temporaire du séjour est sans effet sur le statut de la personne
La résidence en Belgique d’un membre du personnel envoyé de l’Etat accréditant
est toujours considérée comme une résidence temporaire, puisqu’on suppose qu’il
garde son domicile ou sa résidence légale dans le pays d’envoi.
La durée du séjour temporaire sur le territoire belge pendant l’exercice de la
fonction est sans effet sur le statut de la personne.
1.12 Privilèges et immunités pour assurer le bon fonctionnement de la mission
Comme prévu dans le préambule de la Convention de Vienne de 1961, le but des
privilèges et immunités « est non pas d’avantager les individus mais d’assurer
l’accomplissement efficace des fonctions des missions diplomatiques en tant que
représentant des Etats. »
1.13 Membres de la famille habitant sous le même toit
La Convention de Vienne (1961) prévoit que les membres de la famille du
membre du personnel de la mission diplomatique qui habitent sous le même toit
et qui ne sont pas des ressortissants de l’Etat accréditaire, ni inscrits au Registre
National, peuvent obtenir un statut privilégié, et par conséquent une carte
d’identité spéciale de la Direction du Protocole.
Selon la pratique courante en Belgique la Direction du Protocole considère comme
membres de la famille du titulaire : le conjoint, le partenaire légal non-marié
(sous les conditions décrites dans la note circulaire spécifique en la matière) et
les enfants qui sont entièrement à charge du membre du personnel-titulaire de la
fonction auprès d’une mission diplomatique et vivant sous le même toit. Pour ces
catégories de personnes, des notes circulaires spécifiques sont consultables.
Les membres de la famille qui n’habitent pas chez le membre du personnel
privilégié-titulaire, comme les enfants qui étudient à l’étranger ou qui restent
dans le pays d’envoi, ne peuvent pas obtenir de carte d’identité auprès de la
Direction du Protocole. Ces personnes peuvent demander auprès du poste
diplomatique ou consulaire belge compétent un visa de longue durée (à entrées
multiples – un an), qui leur permettra de rendre visite régulièrement à leurs
parents accrédités en Belgique. La mission concernée est priée de faire une
demande officielle motivée auprès du Service du Protocole – P1.1, avec une copie
du passeport des intéressés.
Les parents et les beaux-parents ne sont, en vue de l’obtention d’un titre de
séjour en Belgique, pas considérés comme des membres du ménage du membre
du personnel privilégié de la mission, et ne peuvent, en conséquence, pas obtenir
de carte d’identité spéciale auprès de la Direction du Protocole. Pour l’accès et le
séjour sur le territoire belge, ils tombent sous la compétence du Service Public
Fédéral – Intérieur, Service des Etrangers. Ils peuvent également solliciter la
délivrance d'un visa de long durée (à entrées multiples – un an) pour leur donner
la possibilité de rendre régulièrement visite à leurs enfants qui sont accrédités en
Belgique.
Les membres de la famille en ligne collatérale, à savoir, les frères, sœurs, beauxfrères,
belles-sœurs, oncles, tantes, cousin(e)s, neveux, nièces, etc. relèvent
également du droit commun pour l’accès et le séjour sur le territoire belge et
tombent donc sous la compétence du Service public fédéral Intérieur, Office des
Etrangers. Il leur appartient de solliciter la délivrance d'un visa auprès de
l'Ambassade ou du Consulat de Belgique dans leur pays d'origine. Le Service
public fédéral – Affaires étrangères, Direction du Protocole n’est pas compétent et
ne peut donc pas intervenir dans cette procédure.
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1.14 Une carte d’identité spéciale est un permis de séjour temporaire
Une carte d’identité spéciale, délivrée gratuitement par la Direction du Protocole
– P1.1 est un titre de séjour temporaire pour la Belgique. Les modalités relatives
à ces cartes d’identité spéciales sont réglées par l’Arrêté royal du 30 octobre 1991
relatif aux documents de séjour en Belgique de certains étrangers (Moniteur
belge du 17 décembre 1991, p 28669 et du 13 juin 2005, p.15092).
L’article 11 de l’Arrêté royal précité oblige les titulaires de ce document de le
porter toujours sur soi et de l’exhiber à la réquisition de tout agent de l’autorité.
Bien qu’une carte d’identité spéciale ne soit pas un document de voyage en soi,
elle peut servir comme visa pour la Belgique et pour les Etats de l’Espace
Schengen, si elle est présentée en même temps qu’un passeport en cours de
validité.
En cas de perte ou de vol d’une carte d’identité spéciale, et conformément à
l’article 14 de l’AR précité, un duplicata (c.-à-d dans la pratique une nouvelle
carte d’identité spéciale avec la même durée de validité) peut être délivré. La
demande pour l’obtention d’un duplicata doit être introduite par une note verbale,
accompagnée de la copie ou de la preuve de la déclaration à la police. La Direction
du Protocole se réserve le droit de délivrer le duplicata au prix coûtant (art.14 de
l’A.R. précité du 30 octobre 1991).
Il est absolument nécessaire que les cartes d’identité spéciales soient restituées à
la Direction du Protocole – P1.1 si leur titulaire ne remplit plus les conditions pour
la détenir.
1.15 Une carte d’identité spéciale par personne
Chaque membre du personnel d’une mission diplomatique, enregistré auprès de
la Direction du Protocole – P1.1, ne peut obtenir qu’une seule carte d’identité
spéciale, même si cette personne a deux ou trois fonctions différentes dans la
même mission diplomatique ou une fonction additionnelle auprès d’une autre
mission diplomatique ou consulaire.
Un membre du personnel d’une organisation internationale ne peut pas obtenir
non plus une carte diplomatique d’une mission diplomatique.
Une personne en possession d’un titre de séjour délivré par une commune belge
ne peut pas obtenir en même temps une carte d’identité spéciale du Service du
Protocole – P1.1.
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2 Procédure d’inscription au registre de la Direction du Protocole
2.1 Note verbale et formulaire d’inscription
Le poste diplomatique concerné notifie officiellement au Service public fédéral
Affaires étrangères, Direction du Protocole – P1.1, par note verbale, l’arrivée de
la personne ainsi que la fonction que le nouveau membre du personnel exercera
au sein du poste. Mention peut être faite du nom de la personne qu’elle va
remplacer.
La Direction du Protocole – P1.1 règle le séjour temporaire sur le territoire belge
de toutes les personnes qui sont énumérées à l’Article 1 de la Convention de
Vienne de 1961 sur les Relations diplomatiques et ce, pour la durée de leurs
fonctions. Les différentes catégories de personnel sont recensées sous le point
1.1.
Cette note verbale est accompagnée :
– de deux documents nommés « Renseignements en vue d’obtention d’une
carte d’identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole » (disponibles
en trois langues sur le site du Protocole lien :
http://diplomatie.belgium.be/fr/binaries/8_tcm313-82455.pdf – voir
spécimen en annexe 3) dûment remplis, selon les instructions y contenues,
par l’ayant droit et les membres de sa famille l’accompagnant et signés par le
Chef de poste ou par un membre mandaté du personnel de la mission ;
– du volet III (en couleur bleue);
– d’une photocopie couleur et lisible des pages pertinentes du passeport en
cours de validité et de l’éventuel visa (type D) adéquat;
- d’autres documents peuvent être nécessaires ou être demandés en bonne et
due forme (copie conforme, traduction officielle, légalisée) par la Direction du
Protocole (voir notes circulaires concernant le/la conjoint(e), le/la partenaire
légale et les enfants).
La carte d’identité spéciale sera délivrée après la réception du dossier complet. Elle
sera disponible au guichet d’accueil de la Direction du Protocole, où elle pourra être
retirée par un membre du personnel mandaté par la mission et dont le nom a été
communiqué par note verbale par la Mission diplomatique à la Direction du
Protocole – P1.1. La durée d’attente pour la délivrance de la carte d’identité
spéciale est de deux à quatre semaines, à condition que le dossier ait été
correctement introduit.
Le non-respect des formalités prescrites, l’introduction de formulaires de
renseignements incomplets ou non-signés ou de copies non-lisibles de pièces
justificatives peuvent ralentir sensiblement la procédure d’inscription auprès de la
Direction du Protocole ainsi que la délivrance des cartes d’identité spéciales. Les
missions diplomatiques sont dès lors invitées à veiller à ce que les informations et
documents demandés soient remis en bonne et due forme.
2.2 Passeport
Pour pouvoir s’inscrire auprès de la Direction du Protocole le nouveau membre du
personnel expatrié de la mission diplomatique doit être en possession d’un
passeport valable, délivré par l’Etat d’envoi, et correspondant à la catégorie de
personnel à laquelle il appartient.
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Il est dès lors logique et d’usage que la fonction soit mentionnée dans le passeport
correspondant et ce pour toutes les catégories de personnel. Si pour des raisons de
réglementation ou de législation interne de l’Etat d’envoi, la fonction n’est pas
mentionnée, ou si le passeport adéquat n’est pas présenté, la mission diplomatique
est priée de confirmer ceci dans la note verbale par laquelle l’arrivée du membre du
personnel est notifiée.
Il est ainsi d’usage qu’un agent diplomatique soit en possession d’un passeport
diplomatique et que son grade diplomatique y soit mentionné.
Un membre du personnel administratif et technique est porteur d’un passeport de
service et sa fonction y est également mentionnée.
Les membres de la famille de l’agent envoyé sont normalement aussi porteurs du
même type de passeport que le titulaire, également délivré par l’Etat d’envoi et la
relation familiale exacte avec le titulaire doit aussi être mentionnée dans le
passeport.
Si l’Etat d’envoi, suite à sa législation ou à sa réglementation interne, n’est pas
dans la possibilité de délivrer le type de passeport officiel qui normalement
correspond à la fonction ou au statut demandé (voir ci-dessus), à certaines
catégories de personnes (par ex. militaires, membres de la famille des diplomates,
non-nationaux), les missions diplomatiques sont priées de confirmer cela dans la
note verbale par laquelle l’inscription de la personne est demandée à la Direction
du Protocole – P1.1.
Malgré l’usage établi que les intéressés doivent présenter le passeport officiel
adéquat en vue de leur inscription au registre du Protocole, le passeport ou le type
de passeport n’implique toutefois pas un droit automatique à un statut privilégié.
Le passeport, qui reste en premier lieu un document de voyage, doit en effet
logiquement correspondre à la fonction réellement exercée par l’intéressée au sein
de la mission diplomatique.
2.3 Demande de visa
Les membres du personnel diplomatique ou administratif et technique arrivant en
Belgique pour prendre leurs fonctions dans les Missions diplomatiques établies en
Belgique doivent être obligatoirement en possession d'un visa adéquat délivré par
un poste diplomatique ou consulaire belge situé ou accrédité dans l'Etat
accréditant. Le but d'un tel visa doit être clairement mentionné lors de
l'introduction de la demande de visa. Les règles énoncées valent également pour
les membres de leur famille.
Si la Belgique dispose d’un poste diplomatique ou consulaire dans l’Etat
accréditant le membre expatrié du personnel de la mission doit adresser sa
demande de visa à ce poste.
Dans le cas où la Belgique ne dispose pas d'un poste diplomatique ou consulaire
situé dans l'Etat accréditant, une demande de visa peut être introduite auprès du
poste diplomatique ou consulaire belge compétent dans un autre pays par le biais
de l’Ambassade de l'Etat accréditant située dans ce pays.
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Un poste diplomatique d'un Etat de l'Espace Schengen, autre que la Belgique, ne
pourra lui-même délivrer un visa à une personne qui veut prendre une fonction
dans une mission diplomatique à Bruxelles, que dans des cas exceptionnels et
dûment justifiés, prenant en compte notamment l’étendue de la juridiction, les
grandes distances ou les problèmes de communication qui rendraient le poste
diplomatique ou consulaire belge compétent difficilement joignable. Dans ce cas,
la délivrance d’un visa ne pourra se faire qu'à la demande du SPF Affaires
étrangères ou avec son accord exprès. Il est recommandé que la Mission
concernée fasse parvenir à ce sujet auprès de la Direction du Protocole une note
verbale accompagnée d’une copie lisible et en couleur du passeport de
l’intéressé.
2.4 Date d’entrée en fonction
La date d’entrée en fonction ne correspond pas nécessairement à la date d’arrivée
en Belgique.
Pour les Ambassadeurs, c’est la date de la remise de leurs lettres de créance à sa
Majesté le Roi, qui est retenue comme date officielle d’entrée en fonction.
En ce qui concerne les autres diplomates, la date de la note verbale de la mission
annonçant leur arrivée est prise en compte.
Pour les autres catégories de personnel il est tenu compte de la date mentionnée
dans le bulletin de renseignements à la rubrique « date d’entrée en fonction ».
2.5 Adresse
L’adresse de la résidence temporaire du diplomate en Belgique n’est pas toujours
connue au moment de son inscription auprès de la Direction du Protocole – P1.1.
L’adresse est communiquée par la suite au moyen d’une note verbale.
Tout changement d’adresse pendant la durée du mandat de l’agent doit être
notifié (voir note circulaire à ce sujet) pour qu’il puisse à tout moment bénéficier
des privilèges et des immunités (par ex. : inviolabilité de sa résidence).
2.6 Usage des noms
Comme déterminé par le droit international, c’est la législation nationale dont la
personne intéressée dépend qui est d’application pour la mention du nom sur la
carte d’identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole.
Ainsi la Direction du Protocole utilisera pour la carte d’identité spéciale le nom
mentionné dans le passeport de l’intéressé, sans y mentionner toutefois le grade
militaire ou académique (par ex. : Colonel, Docteur, Ingénieur).
Concernant l’utilisation du nom de jeune fille, pour les femmes mariées, sur la
carte d’identité spéciale, la Direction du Protocole suivra les dispositions du Code
Civil étranger du pays du conjoint. Par facilité, la Direction du Protocole indiquera
le nom qui figure dans le passeport de l’intéressée.
12

2.7 Types de cartes d’identité spéciales
La délivrance d’une carte d’identité est réglée par l’Arrêté royal du 30 octobre
1991 relatif aux documents de séjour de certains étrangers en Belgique (Moniteur
belge du 17 décembre 1991, page 28669).
La Direction du Protocole délivre 5 types de cartes d’identité, en fonction du
statut du titulaire, qui correspond à la catégorie de personnel à laquelle le
membre du personnel appartient sur base de la fonction exercée au sein de la
mission diplomatique ou consulaire :
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
Une carte diplomatique (modèle I, carte-D) est délivrée aux fonctionnaires
diplomatiques, porteurs de passeports diplomatiques, qui exercent une
fonction diplomatique ;
Une carte d’identité pour personnel administratif et technique (modèle III,
carte-P) est délivrée aux membres du personnel administratif et technique de
la mission diplomatique, porteurs d’un passeport de service ; et aux employés
consulaires pour autant qu’ils ont un passeport de service ;
Une carte d’identité spéciale modèle IV, carte-S est délivrée aux membres du
personnel au service de la mission diplomatique ou consulaire, aux
domestiques privés des diplomates et des consuls généraux de carrière; et
aux « fonctionnaires et personnes en mission officielle » ;
Une carte d’identité consulaire (modèle II, carte-C) est délivrée aux agents
ayant un statut consulaire ; ils ont le statut de fonctionnaire consulaire de
carrière et sont généralement en possession d’un passeport diplomatique ;
Une carte « enfants » (modèle V, carte-E) est délivrée aux enfants qui ont
moins de 5 ans.
2.8 Mentions sur les cartes d’identité spéciales
Les cartes d’identité spéciales mentionnent uniquement les grades et titres
diplomatiques qui sont reconnus par les conventions et usages internationaux et
par le droit belge. Les titres et grades qui ne sont pas d’usage ne seront dès lors
pas mentionnés sur la carte d’identité spéciale.
Ainsi, le chef d’une mission diplomatique ne peut porter le titre de
« Représentant permanent » que si le pays qu’il représente est membre de
l’organisation internationale auprès de laquelle il est accrédité. Les chefs de
poste, accrédités auprès d’une organisation internationale, mais dont le pays
n’est pas membre, portent le titre de « Chef de mission ».
En Belgique le titre « Ambassadeur » n’est mentionné que pour le chef de poste
d’une ambassade bilatérale qui a présenté ses lettres de créance à S.M. le Roi.
En cas de nomination à un grade supérieur à celui mentionné sur la carte d’identité
spéciale, une nouvelle carte d’identité peut être délivrée.
L’adresse de la résidence temporaire en Belgique des agents diplomatiques et des
membres de leur famille n’est pas indiquée sur la carte d’identité spéciale. Elle
n’est pas communiquée aux administrations communales de résidence temporaire:
toutes les formalités administratives se déroulent dès lors par le biais de la
Direction du Protocole.
L’adresse temporaire en Belgique du personnel administratif et technique figure
toutefois sur la carte d’identité spéciale. Elle est également communiquée aux
administrations communales. La plus grande partie des formalités administratives
se déroulent aussi par le canal des communes.
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2.9 Validité des cartes d’identité spéciales
Les cartes d’identité diplomatiques « type D » pour les agents diplomatiques ou les
cartes d’identité spéciales « type P » pour le personnel administratif et technique
sont initialement émises pour une période de validité de 5 ans. Ensuite, la carte est
renouvelée pour 3 ans.
Pour les autres catégories de personnel de la mission, comme le personnel au
service de la mission, le personnel domestique privé, et en dehors de la mission les
fonctionnaires et personnes en mission officielle, il est fait référence pour la durée
de validité des cartes d’identité spéciales aux notes circulaires spécifiques. Pour la
situation des enfants il faut également consulter la note circulaire spécifique.
2.10 Renouvellement ou prorogation des cartes d’identité spéciales
La demande de renouvellement ou de prorogation des cartes d’identité spéciales se
fait par note verbale de la mission diplomatique. Cette demande ne doit pas être
accompagnée d’un nouveau bulletin de renseignements, à condition que les
informations mentionnées sur le bulletin précédent soient restées inchangées. Seul
le volet III du bulletin de renseignements, revêtu d’une photo et de la signature
doit être joint à la note verbale, le cas échéant avec en annexe la copie du
passeport en cours de validité (si la copie envoyée précédemment au Protocole
n’est plus valable).
Lorsqu’une carte d’identité spéciale est perdue ou volée, une nouvelle carte ne sera
confectionnée qu’après présentation de la copie ou de la preuve de la déclaration
de vol ou de perte à la police.
Si le Service du Protocole – P1.1 constate qu’une Mission ne restitue pas les cartes
d’identité après avoir reçu de nouvelles cartes d’identité pour un membre de son
personnel, de nouvelles cartes d’identité ne seront plus délivrées à cette Mission
jusqu’à la restitution de toutes les anciennes cartes d’identité.
2.11 Personnel diplomatique résidant à l’étranger
Il arrive qu’un membre du personnel diplomatique soit accrédité en Belgique avec
résidence officielle à l’étranger, et qu’il ne réside donc pas en Belgique. Dans ce
cas, le Service du Protocole – P1.1 ne peut lui attribuer une carte d’identité
spéciale que s’il/elle est nommé(e) comme Chef de poste, attaché militaire, attaché
de Défense ou comme officier de liaison de police.
Lorsqu’un membre du personnel diplomatique est ainsi accrédité en Belgique sans
y résider, la Mission diplomatique concernée est priée d’informer la Direction du
Protocole – P1.1 en Belgique de la nomination de cette personne, par note verbale.
La Mission est priée d’envoyer, en annexe, une copie lisible de son passeport
diplomatique. La nomination de la personne en Belgique, ne sera effective qu’après
réponse positive de la Direction du Protocole, par note verbale.
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2.12 Liste diplomatique et liste de préséance protocolaire
Dès que les agents diplomatiques sont enregistrés à la Direction du Protocole –
P1.1 ils sont mentionnés, avec leur conjoint/partenaire légal, sur la liste
diplomatique de leur mission diplomatique, dans l’ordre hiérarchique de leur grade
diplomatique et selon leur date d’entrée en fonction. Cette liste diplomatique est
publiée sur le site web de la Direction du Protocole.
Les ambassadeurs sont repris dans la liste de préséance protocolaire, qui est
également publiée sur le site web de la Direction du Protocole P1.1, selon la date à
laquelle ils ont présenté leurs lettres de créance à S.M. le Roi.
3 Procédure de radiation du registre de la Direction du Protocole
3.1 Notification du départ définitif ou de la cessation des fonctions dans la
mission et restitution des documents et des plaques CD
La Mission diplomatique est priée, en application de l’article 10 §1. a) de la
Convention de Vienne de 1961, d’informer par note verbale la Direction du
Protocole du départ définitif ou de la cessation des fonctions auprès de la mission
du membre du personnel inscrit dans les registres du Protocole. Le départ définitif
des membres de la famille doit également être notifié (voir art. 10 §1, b) de la
Convention de Vienne de 1961.
Elle joindra à cette note les documents qui ont été délivrés par le biais de la
Direction du Protocole, notamment :
– les cartes d’identité de l’agent et des membres de sa famille ;
– (le cas échéant) la plaque minéralogique CD des véhicules privés ;
– (le cas échéant) l’autorisation de détention et le permis de port d’arme ;
– (le cas échéant) le permis de chasse ;
– (le cas échéant) la carte d’accès à l’aéroport (à renvoyer à la Direction du
Protocole – Service Visites et Sécurité – P2).
La non restitution par la Mission diplomatique de l’Etat d’envoi de la carte d’identité
diplomatique ou des plaques CD des membres du personnel lors de leur départ
peut avoir des répercussions sur la délivrance de la carte d’identité diplomatique ou
des plaques CD des nouveaux membres du personnel.
Si le membre concerné du personnel de la mission prend immédiatement une
nouvelle fonction (avec un changement du statut) au sein de la même mission
diplomatique, ou auprès d’une autre mission diplomatique de l’Etat d’envoi à
Bruxelles, le membre concerné du personnel (ainsi que les membres de la famille
habitant sous le même toit) doit introduire un tout nouveau dossier avec formulaire
d’inscription auprès de la Direction du Protocole afin d’obtenir une nouvelle carte
d’identité spéciale, sans pour autant devoir prendre un nouveau visa dans son
passeport en cours de validité.
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3.2 Prolongation du séjour d’un membre du personnel de la mission, de son
conjoint/partenaire légal(e) ou de ses enfants
Lorsque la fonction officielle d’un membre du personnel d’une mission diplomatique
a pris fin et que cela a été confirmé officiellement par note verbale de la mission
diplomatique à la Direction du Protocole, celle-ci n’est plus compétente pour le
statut de ce membre du personnel, ni de celui des membres de sa famille, qui
étaient également inscrits dans les registres de la Direction du Protocole. Il va de
soi que la personne concernée ne peut plus, une fois que la fin de ses fonctions a
été notifiée, se présenter comme membre du personnel de la mission diplomatique.
Si par conséquent, le titulaire d’un titre de séjour spécial du Protocole, ou un des
membres de sa famille, souhaite, pour une raison personnelle, rester en Belgique
après la cessation de ses fonctions officielles, il /elle doit alors, pour pouvoir
régulariser son séjour en Belgique, obtenir un titre de séjour de droit commun
auprès de la commune de son lieu de résidence temporaire à ce moment. N’étant
plus sous l’application d’un statut privilégié comme membre d’une mission
diplomatique, il/elle tombera sous la compétence du Service public fédéral –
Intérieur, Office des étrangers. Voir à ce sujet la note circulaire concernant les
attestations de restitution de carte d’identité diplomatique.
3.3 Radiation suite à l’exercice d’une activité professionnelle ou commerciale
lucrative
Si un membre de la famille d’un agent diplomatique, enregistré à la Direction du
Protocole – P1.1, exerce une activité professionnelle ou commerciale lucrative en
Belgique sur base de ce qui a été prévu en la matière par la note circulaire de la
Direction du Protocole du 30 mai 2008, la personne concernée est priée de
restituer sa carte d’identité spéciale de membre de la famille privilégié à la
Direction du Protocole - P 1.1.
Si un accord bilatéral existe en la matière, les dispositions de cet accord doivent
être respectées.
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