Circulaire de la direction - Cominar

Circulaire de sollicitation de procurations de la direction
OBLIGATION D’INFORMATION EN MATIÈRE DE
GOUVERNANCE D’ENTREPRISE
COMMENTAIRES
sont à l’ordre du jour et que tous les fiduciaires
participent pleinement à ses activités et reçoivent au
moment opportun la documentation qui leur est
nécessaire pour prendre une décision éclairée. Le
président du conseil doit veiller à ce que les fiduciaires
reçoivent en temps opportun des renseignements
adaptés à leurs besoins et ils doivent aussi s’assurer
qu’ils apportent une contribution efficace au FPI en tant
que membres du conseil. Le président du conseil a la
responsabilité de s’assurer que le conseil comprend les
limites entre les obligations du conseil et celles de la
direction.
(g) Divulguer le registre des présences de chaque
fiduciaire à toutes les réunions du conseil tenues
depuis le début du dernier exercice financier.
Le conseil a tenu 12 réunions régulières et spéciales au
cours de l’exercice 2008. Le comité des candidatures et
de gouvernance s’est réuni trois fois, le comité de
rémunération s’est réuni deux fois, le comité de
vérification s’est réuni quatre fois et le comité
d’investissement s’est réuni cinq fois au cours de la
même période.
Dans l’ensemble, les fiduciaires ont assisté à 99,6 %
des réunions à la fois du conseil et des comités. Un
registre des présences de chaque fiduciaire aux
réunions du conseil et de ses comités tenues durant
l’exercice terminé le 31 décembre 2008 est présenté à
rubrique 2.2.3. « Registre des présences des fiduciaires
et politique de présence ».
2. Divulguer le texte du mandat écrit du conseil. Le conseil s’est doté d’un mandat officiel reproduit à
l’annexe B. Ce mandat écrit prévoit que le conseil
assume la responsabilité de gérance du FPI, y compris
la création d’une culture d’intégrité, l’adoption d’une
démarche de planification stratégique qui tient compte,
notamment, des occasions, possibilités et enjeux de
l’entreprise, l’identification des principaux risques
associés à l’entreprise du FPI et la mise en œuvre de
systèmes appropriés permettant la gestion de ces
risques, la planification de la relève, l’adoption d’une
politique de divulgation ainsi que de systèmes de
contrôle interne et d’information de gestion, et la
démarche du FPI à l’égard de la gouvernance
d’entreprise.
3. (a) Divulguer si le conseil a mis au point ou pas des
descriptions écrites des fonctions pour le
président du conseil et les présidents de chacun
des comités du conseil.
Le mandat du président du conseil prévoit que le
président donne une orientation et un encadrement au
conseil et fait office de porte-parole auprès des porteurs
de parts à l’assemblée annuelle des porteurs de parts.
Le président du conseil établit également l’ordre du jour
de toutes les réunions du conseil, préside toutes les
réunions du conseil, veille à ce que l’information donnée
aux fiduciaires le soit en temps voulu, et qu’elle soit
exacte et claire, et veille à ce que le rendement du
conseil soit régulièrement évalué. En outre, le président
du conseil supervise les présidents des comités du
conseil. Le mandat du président de chacun des comités
du conseil prévoit sa participation à l’élaboration du
calendrier et de l’ordre du jour des réunions du comité.
Le président d’un comité préside à toutes les réunions
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