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Centre Hospitalier Universitaire de Liège
Domaine Universitaire du Sart Tilman – B35 – 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be
Département de Gestion des Ressources Humaines – Service Recrutement
Liège, le 19 août 2013
APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES
N° 2013/072
En vue de pourvoir à 4 postes d’
Agent administratif au secteur accueil / rendez-vous (H/F)
à temps partiel
DEFINITION DE FONCTION
1. Missions :
Accueil au guichet et au téléphone
Rendez-vous au guichet et au téléphone
2. Positionnement :
Département des services logistiques, sous la direction de Monsieur J.
CODOGNOTTO
Secteur Accueil – Rendez-vous (cadre PATO : 44,87 ETP), sous la
direction de Madame A-C. GEURTS et l’autorité directe de Monsieur A.
DIDDEREN
Interlocuteurs internes : tous les services médicaux
Interlocuteurs externes : les patients, médecins traitants, visiteurs,
fournisseurs
3. Tâches :
Equipe Accueil
1. Accueil au guichet
- Offrir un accueil de qualité professionnelle à la patientèle, aux visiteurs,
aux collaborateurs et aux fournisseurs du C.H.U., par des réponses
correctes aux demandes d’information et des consignes précises
d’orientation dans l’hôpital ;
- Etre la vitrine humaine d’un hôpital universitaire et un centre de
référence de l’orientation du site.
- Participer à la mise à jour des bases de données de travail en
collaboration avec la cellule de paramétrage.
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2. Accueil par téléphone
- Offrir un accueil de qualité professionnelle aux interlocuteurs du C.H.U
- Réceptionner les communications internes et externes ;
- Répondre correctement aux demandes d’information ;
- Rechercher les interlocuteurs et transférer les communications ;
- Participer au contrôle d’accès des locaux (NDB) et des parkings (NDB et
ST).
- Participer à la mise à jour des bases de données de travail en
collaboration avec la cellule de paramétrage.
Equipe Rendez-vous
1. Prise de rendez-vous au guichet
- Accueillir les patients en polyclinique,
- Superviser les salles d’attente ;
- Orienter et accompagner les patients circulant dans les polycliniques
- Fixer les rendez-vous au guichet ;
- Assurer l’approvisionnement des cabinets de consultation.
- Gérer les patients à reconvoquer ;
2. Prise de rendez-vous par téléphone
- Fixer les rendez-vous de consultation pour toutes les demandes des
patients et des services médicaux ;
- Gérer les patients à reconvoquer ;
- Gérer les modifications demandées soit par les patients, soit par les
médecins,
Cellule de paramétrage
- Assurer, de façon proactive, la mise à jour des bases de
données relatives :
à la planification des rendez-vous ;
aux décommandes de consultation
à la gestion des locaux de consultation
aux annuaires internes
aux écrans d’information
- Assurer la transmission des informations à tous les services concernés
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CONDITIONS D’ENGAGEMENT
Date de prise en fonction : le 20 septembre 2013
Type de contrat :
• POSTE 1 : durée indéterminée à 75% d’un temps plein
• POSTE 2 : durée indéterminée à mi-temps
• POSTE 3 : durée indéterminée à mi-temps dans le cadre du pacte des
générations (contrat se terminant lorsque le candidat atteint l’âge de 30
ans)
• POSTE 4 : durée indéterminée à mi-temps dans le cadre du pacte des
générations (contrat se terminant lorsque le candidat atteint l’âge de 30
ans)
Pour les quatre postes :
- une période d’essai contractuelle de six mois est prévue
- période probatoire interne d’un an est prévue
En cas de changement de grade, pendant la période probatoire, maintien
du grade actuel et obtention d’une indemnité pour fonction supérieure.
Site de prestation : selon les nécessités du service, ces prestations pourront
s'effectuer sur un des sites d'activité du CHU.
Horaire : les prestations sont à assurer du lundi au dimanche, entre 7 heures
et 21 heures, par roulement.
Grade : rédacteur
Traitement mensuel brut : 1792,69 €
Echelle 1.50, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d’ancienneté à l’index
1,6084 (janvier 2013) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence.
Possibilité de valorisation d’expérience professionnelle.
PROFIL REQUIS
1. Appel interne et externe
Modalité Grade requis Ancienneté
Par Diplôme
(Diplôme belge / diplôme
reconnu équivalent par la
Fédération Wallonie - Bruxelles)
Diplôme (*) de
l’enseignement secondaire
supérieur
Diplôme (*) de
l’enseignement secondaire
inférieur
/
6 ans d’expérience utile en
rapport avec la fonction
Par transfert à grade
équivalent
Rédacteur
Rédacteur comptable
/
Par promotion Commis 6 ans
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2. Priorité sera donnée aux candidats justifiant d’une expérience en rapport avec
la fonction
3. Qualités requises
Fonctions de téléphonie :
- Aisance verbale
- Elocution et diction
- Capacité de mémorisation
- Empathie
- Voix et expression chaleureuse
- Maîtrise de la puissance vocale
- Gestion du stress
- Rigueur
- Gestion de l’agressivité et de l’émotivité des interlocuteurs
- Sociabilité
- Patience
Fonctions guichet :
- Idem que pour les fonctions téléphoniques
- Présentation et maintien corrects
- Amabilité, sourire
- Contact proactif
- Bon sens de la gestion
- Sens des responsabilités
4. Etre de bonne conduite, vie et mœurs
5. Disposer des aptitudes physiques requises constatées par le médecin du
travail.
MODALITES DE SELECTION
- Examen des CV
- Entretien de (pré)sélection en présence d’un jury
- Tests psychotechniques auprès d’une société externe de sélection
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DEPOT DES CANDIDATURES
Les candidatures doivent parvenir, pour le 27 août 2013 au plus tard, au
Département de Gestion des Ressources Humaines – Service Recrutement – à
l’attention de Madame S.BILLET – CHU – Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,
par écrit,
par fax (n° 04/366.83.63)
ou par mail (e-mail : recrutement@chu.ulg.ac.be)
Elles doivent être accompagnées :
si vous êtes membre du personnel du CHU :
o d’une lettre de motivation
o d’un curriculum vitae détaillé
o d’une photo d’identité
- si vous n'êtes pas membre du personnel du CHU :
o d’une lettre de motivation
o d’un curriculum vitae détaillé
o d’une copie de votre carte d’identité (avec photo de bonne qualité)
o d’une copie du diplôme requis pour l’engagement (ou copie de la
reconnaissance de l’équivalence) et de ses annexes (formations théorique et
pratique)
Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie
chaque fois.
Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette
information interviendra après la date de clôture de l’appel et, au plus tard, 3
mois après cette échéance.
POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE
sur la nature exacte des tâches liées à l’emploi, les candidats peuvent se présenter ou
s’informer auprès de Monsieur A. DIDDEREN, tel: 04/366.81.52
Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à
pourvoir.
à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s’adresser au
Département de Gestion des Ressources Humaines - Service Recrutement –
Mademoiselle J. GRAMME, tél. 04/366.70.36
Référence de l’appel à rappeler dans toute correspondance :
2013/072 – 4 agents administratifs au secteur l’accueil /
rendez-vous
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