Les nouveautés de moveon 3.0 - QS unisolution

Les nouveautés de moveon 3.0
1 – Nouveau Design
La nouvelle apparence graphique de moveon facilite la lisibilité, la
convivialité et l’utilisation intuitive du logiciel.
- La couleur de fond est maintenant blanc uni, les titres sont bleu.
- En mode modification, les champs de saisie sont bleu, les champs
obligatoires rouge.
- Les zones moveonnet sont reconnaissables à leur couleur violette.
- Les nouveaux boutons sont clairs et intuitifs.
- L’apparence des listes a été optimisée.
2 – Nouveau mode modification
La séparation claire entre les modes modification et visualisation
rend la saisie dans les formulaires plus efficace et plus sûre.
- Aucune modification des données ne peut être effectuée en mode
visualisation.
- Les modifications s’effectuent en mode modification, elles doivent
être ensuite validées pour être sauvegardées ou annulées.
- Lors de la sauvegarde, l’utilisateur, la date et l’heure sont enregistrées
afin de pouvoir toujours suivre qui a, par exemple, modifié en
dernier la fiche d’un étudiant.
- L’affichage de ces dernières informations peut être limité par
l’administrateur.
3 – Les universités et les entreprises sont
réunies sous le terme établissements
Les différentes institutions impliquées dans les activités de coopération
ou de mobilité sont gérées de façon commune sous le terme
« Etablissements ».
- Les établissements peuvent être distingués par leur type : Universités,
entreprises, instituts de recherche, réseaux et autres établissements.
- Tous les contacts externes sont désormais gérables quel que soit le
type d’institution étrangère.
- La gestion des coopérations est étendue à tous les types d’établissement
notamment les instituts de recherche.
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4 – Nouvelle gestion des accords bilatéraux
moveon permet désormais le suivi des accords bilatéraux.
- Les données de chaque accord bilatéral peuvent être saisies dans
moveon ainsi qu’un statut permettant le suivi de la signature de ces
accords.
- Les mobilités de formation du personnel apparaissent désormais
dans les accords.
- Chaque possibilité d’échange peut être raccrochée ou non à un
accord.
- L’intégration de la procédure e-agreements est prévue permettant
de gérer électroniquement le processus de négociation ou de
renouvellement.
5 – Nouveau concept : le type de mobilité
Parallèlement aux programmes d’échange, les types de mobilité
permettent d’identifier clairement la nature de la mobilité.
- Les types de mobilité peuvent être définis librement dans la configuration.
- Pour les étudiants, vous pouvez par exemple définir les types suivants
: séjour d’étude, stages, cours de langue, cotutelle de thèse,
etc.
- Pour les personnels, vous pouvez par exemple définir les types
suivants : enseignement, recherche, formation, colloque, etc.
- Le critère « type de mobilité » peut être utilisé pour les listes et
statistiques pour regrouper plusieurs programmes d’échange.
6 – Gestion de mobilités multiples
Plusieurs mobilités peuvent être désormais gérées pour un même
étudiant, sans saisie multiple de la fiche de l’étudiant.
- À une personne peuvent être attribuées autant de mobilités que
souhaité, éventuellement de natures différentes.
- En cas de mobilités multiples, les données de l’individu ne sont
saisies qu’une seule fois, lors de la première mobilité.
- Tous les types d’individu (étudiants, personnels, entrants, sortants)
sont gérés dans les mêmes formulaires.
- Le contenu des deux nouveaux formulaires (Individus, Mobilités)
s’adapte en fonction du type d’individu sélectionné.
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7 – Optimisation de la gestion des stages
La gestion des stages en entreprise est désormais aussi facile que
celle des séjours d’études.
- Les entreprises sont gérées comme des universités.
- Les programmes d’échange (par ex. Erasmus SMP) peuvent être
utilisés pour la gestion des stages.
- Les stages deviennent des mobilités à part entière, indépendants
des séjours d’études.
- Les statistiques, par ex. concernant les flux d’étudiants, s’appliquent
également aux stages.
8 – Optimisation de la gestion des logements
Le module existant de gestion des logements pour les entrants a été
revu et complété.
- L’occupation successive de plusieurs logements durant une même
mobilité est possible.
- Plusieurs chambres peuvent être définies par logement permettant
la gestion facile des collocations.
- Le suivi des demandes de logement est amélioré.
- Le nouveau formulaire de sélection « Occupations » permet de
générer très facilement des listes d’occupation des logements.
9 – Amélioration de la gestion des financements
La gestion financière à été fondamentalement revue avec l’introduction
du concept d’« écritures ».
- A chaque financement correspondent autant de recettes et dépenses
que nécessaires, identifiés individuellement par une écriture.
- Le nombre de versements par allocataire est illimité.
- Chaque écriture est datée et libellée librement.
- Des types de dépense permettent d’identifier librement la nature
des dépenses, par ex. : 1er versement, frais de déplacement etc.
- Le nouveau formulaire de sélection « Ecritures » permet d’effectuer
facilement des versements à une date donnée.
- Les statuts d’allocation sont étendus aux autres types d’individu.
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10 – Nouveau calcul des allocations
Le module de calcul des allocations a lui aussi été redéfini.
- Un seul formulaire permet à la fois le calcul des allocations, les
versements et les redistributions.
- L’attribution des allocations peut maintenant s’effectuer automatiquement
à un groupe d’individus.
- Le fait d’indiquer un pourcentage dans le statut permet que seuls
par ex. 80% du montant maximum d’une allocation soient calculés
lors du 1er versement.
- Lors d’un versement, des écritures sont générées automatiquement
incluant, de manière paramétrable, le type d’écriture, la date et
la description.
11 – Rapports Erasmus
L’interface pour les rapports financiers Erasmus est améliorée.
- Le module présente en un coup d’œil le nombre d’allocataires et
les montants pour les différents types de financement.
- Un nouveau rapport d’erreurs permet d’identifier de manière précise
les données manquantes ou érronées.
- Il est possible d’exporter l’ensemble des données nécessaires au
rapport sous format MS-Excel.
- Le logiciel contient des interfaces spécifiques pour l’Allemagne, la
France et l’Italie réalisées en coopération avec les agences nationales
respectives permettant un transfert des données complètement
automatisé.
12 – Nouveaux formulaires de sélection
Les formulaires de sélection qui représentent un outil quotidien essentiel
ont été revus. L’utilisation en est plus efficace et plus rapide.
- Tous les champs de la base de données sont disponibles comme
critères de sélection et sont parfaitement identifiables.
- Une sélection commune de différents types d’individu (étudiants/
personnel, entrant/sortant) est désormais possible.
- Plusieurs formulaires de sélection ont été ajoutés : individus, écritures,
flux, occupations de logement etc.
- L’interface pour la correspondance ou les listes est simplifiée.
- Lors de l’envoi groupé de courriers électroniques l’affichage des
destinataires et des adresses manquantes ou erronées est améliorée.
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13 – Génération des listes avec MS-Excel
MS-Excel est utilisé désormais pour la génération des listes issues
des formulaires de sélection.
- Les anciennes listes MS-Access non modifiables sont remplacées
par des listes MS-Excel.
- Les listes MS-Excel sont automatiquement formatées avec titre,
logo de l’établissement, etc. et prêtes à être imprimées.
- Le contenu et le format des listes peuvent être modifiés à volonté
directement sous MS-Excel.
- Les listes peuvent finalement être sauvegardées aux formats MS-
Excel ou PDF.
- Les contenus trop longs sont représentés correctement, avec
retour à la ligne.
14 – moveonline incoming et outgoing
Les modules de candidature moveonline incoming et outgoing ont
été reprogrammés et proposent de nouvelles possibilités.
- L’apparence graphique peut être complètement adaptée, jusqu’à
l’intégration totale dans le site Internet de l’établissement.
- Le formulaire en ligne dispose de champs personnalisables, le
document PDF s’adapte automatiquement au contenu du formulaire.
- Un mode candidature électronique est désormais possible : l’envoi
du formulaire papier est supprimé, les documents joints peuvent
être chargés sur le site et une confirmation de candidature est
envoyée par courrier électronique.
- Une procédure de login permet la sauvegarde temporaire d’une
candidature et une complétion ultérieure.
15 – Gestion des utilisateurs améliorée
La gestion des utilisateurs est plus simple et plus efficace.
- Pour chaque domaine d’utilisation, les droits d’utilisateur sont présentés
sous trois colonnes : « voir », « modifier » et « ajouter ».
- Chaque utilisateur dispose désormais d’un nom d’utilisateur et d’un
mot de passe qu’il peut modifier lui-même.
- Dans chaque formulaire, le nom de l’utilisateur ayant effectué la
dernière modification est affiché en bas de la fenêtre.
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16 – Plus de champs modifiables
Les champs modifiables, si pratiques, ont été étendus et améliorés.
- Les champs modifiables sont désormais présents dans presque
chaque formulaire : établissements, coopérations, logement, etc.
- Les champs modifiables des étudiants sont répartis entre données
de l’individu et données de la mobilité.
- Dans chaque domaine, le nombre de champs modifiables est porté
à 12.
- Les champs modifiables des contacts sont désormais visibles sans
utiliser la barre de défilement.
17 – Configuration de moveon
L’ancien formulaire « Paramètres généraux » est remplacé par deux
nouveaux formulaires « Paramètres généraux » et « Tables de références
».
- Le formulaire « Paramètres généraux » contient les paramètres de
base propres à l’établissement.
- Les intitulés des semestres, l’organisation de l’année académique
(par ex. pour les pays de l’hémisphère sud) peuvent être définis
librement.
- Le formulaire « Tables de références » contient la structure de l’établissement,
les programmes, les types de financement, etc.
- La configuration des universités s’effectue maintenant directement
dans le formulaire « Etablissements »
18 – Nouveau manuel de l’utilisateur
Le manuel de l’utilisateur a été entièrement revu et optimisé pour
une utilisation quotidienne.
- Le format est plus pratique : classeur rigide au format A4 et
intercalaires pratiques permettant de trouver rapidement la section
recherchée.
- Les copies d’écran en couleur rendent le manuel plus agréable à
lire et plus compréhensible.
- Une documentation technique (par ex. la structure des tables
de la base de données moveon) ainsi que les fiches moveon sont
intégrées au manuel.
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