Fiches de processus du rapport d'activités 2012 - Actualités ...

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus DirectionCommuniquer 3Temps forts 2012Création d’extranets pour le Conseil d’Administration, les Comités Techniques Régionaux,les Journées de la Branche Retraite.Réalisation d’un portail à destination des entreprises « EVE ».Finalisation et ouverture du portail interne Tempo2.Organisation des Journées Nationales d’Études de la Branche Retraite et des Journéesde la Branche Retraite à La Rochelle.Organisation du séminaire annuel des CTR.Organisation du colloque « La reconnaissance aux aidants face au cancer d’un proche ».Organisation de trois « Matinales employeurs ».Etude sur la visibilité des Agences Retraite.Participation au groupe de travail national « Refonte des sites internet régionaux ».MissionsInformer le personnel et mobiliser les équipes autour des objectifs régionaux et nationaux.Impulser une image d’entreprise conforme aux objectifs de la Direction et faire connaîtrel’offre de services.Concevoir et mettre à jour les sites internet, extranet et les pages de la Carsat sur lesréseaux sociaux.Perspectives 2013Communication interneDéployer les espaces métiers sur Tempo2.Favoriser la communication inter services.Fédérer autour des nouveaux projets.Valoriser les réussites.Communication externeFavoriser le recours aux différents canaux de contacts.Dynamiser les réseaux sociaux.Elaborer le nouveau site internet.Réaliser de nouveaux extranets.Informer par segment de clientèle.Contribuer à asseoir notre rôle d’acteur incontournable.Faire connaître nos offres multi-partenariales.Chiffres Clés100 %du plan de communicationinterne réalisé.18actions hors plande communication réalisées.273articles de presse mentionnantla Carsat Centre Ouest parus.3conférences de presse organisées.43communiqués de presse envoyés.120 101visites sur notre site internet.11événementiels nationaux etlocaux organisés.ZoomUne année sur les réseauxsociaux c’est...228personnes qui nous suivent sur127abonnés à notre pageet un nouveau vecteur de la relationclient et de la promotion del’offre de services.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersCarrières et Declarations – Identifier 41les assurésTemps forts 2012Retraite :Accompagnement des entreprises à la mise en place des nouvelles règles de gestion detransmission des DADS.Participation active aux Comités régionaux Net-Entreprises du Limousin et du PoitouCharentes.Mise en place du RUN-MR pour le processus identifier les salariés.RUN-MR : analyse des risques et identification des non conformités.Mise en place de la stratégie carrière.Contrôle :Attestations Retraite Anticipée Carrière Longue : RACLMise en place d’un contrôle systématique.RUN-MR :Poursuite de la montée en charge sur les processus carrières & déclarations, et ajout duprocessus identification : 14 fiches de tests réalisées par l’encadrementMissionsRetraite :Effectuer les reports des éléments déclarés pour les salariés et transmettre cesinformations aux partenaires.Assurer la bonne identification et immatriculation des salariés.Contrôle :Assurer la maîtrise du risque financier : contrôler la correcte application de laréglementation et l’exactitude du paiement des droits.Perspectives 2013Retraite :Mettre en œuvre de façon progressive la DSN.Assurer l’évolution du Processus Identification des Assurés :création du Numéro Identification d’Attente : NIA,mise en œuvre du fichier des reports non identifiés.Contrôle :Poursuivre la déclinaison de la stratégie carrière.Renforcer la coordination ordonnateur/contrôle pour mieux gérer les flux.Décliner le projet SID : 1er jalon du lot 1 en juin 2013.Chiffres ClésCarrières et déclarations1 407 593lignes salaires traitées issues desDéclarations Annuelles desDonnées Sociales.98,88 %des lignes salaires traitéesdans le délai COG.99,81 %des lignes salaires réalisées au 31/12en dématérialisé.98,77 %des établissements transmis endématérialisé au 31/12.99,35 %des taux de reports :dont 99,5 % pour les assurés nés enFrance et 97,5 % pour les assurésnés hors de France.0,65%d’anomalies résiduelles.Contrôle16 282instructions RDC contrôlées.3 088attestations RACL contrôlées :1 320 manuelleset 1 768 intégrées OR.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersRetraite 51Temps forts 2012Retraite :Consolidation de l’offre de conseil retraite aux entreprises et aux assurés.Consolidation des relations partenariales :poursuite de la convention MSA/RSI Limousin,mise en œuvre de la convention Poitou Charente ainsi que des partenariats MSA/RSI.Création des web entretiens au domicile de l’assuré.Nouvelle organisation de la gestion des réclamations et des interventions.Réorganisation des structures retraite du siège.RUN-MR : analyse des risques et identification des non conformités.Contrôle :Amélioration de la qualité : les actions réalisées ont permis la poursuite del’amélioration de l’indicateur qualité : 95,48% pour un objectif national de 94,21%.Intégration des premières fiches de moyens de maîtrise des risques qui se substituentaux instructions nationales de contrôle : INC.RUN-MR : poursuite de la montée en charge du RUN-MR sur le processus Retraite :16 fiches de tests et 9 fiches de risques réalisées par l’encadrement.Supervision : mise en œuvre de la supervision ciblée des pratiques atypiques descontrôleurs.Nouveau paramétrage de l’outil de maîtrise du risque financier à compter du 12décembre 2012.Acquisition et application des nouveautés législatives et réglementaires : réformes2011-2012.Liquidation par anticipation : mise en place pour les dossiers dates d’effet 1 er janvier et1 er février 2013.Mise en œuvre d’un nouveau contrôle portant sur les données saisies par les régimesd’affiliation dans l’EIRR : Echanges Inter Régimes Retraite, 294 cas.Gérer les comptes & préparer les paiementsValidation des comptesLe rapport de l’Agent Comptable national conforte les actions mises en œuvre et lesrésultats obtenus au niveau de la maîtrise des activités gestion des comptes prestataireset paiement des prestations : aucune observation émise par les auditeurs.RUN-MRCampagne d’évaluation des risques.Résultats probants, les moyens de maîtrise identifiés par le national sont mis en œuvre.OppositionsConfirmation de la forte progression du flux des oppositions, hausse encore plusimportante en 2012 sur tous les types d’oppositions : 11 315 en 2012 contre 8 434 en2011.Gérer & recouvrer les créancesAmélioration significative du taux de résorption des indus hors fraudes, en progressionde 11,6% : 96,41% fin 2011.L’audit référent diligenté par la Cnav a conforté les actions mises en œuvre et lesrésultats obtenus.La mise en place d’un outil local en cours d’année a permis de faciliter et d’optimiserle suivi et la gestion des indus dans les deux secteurs : comptabilité et contentieux.Chiffres ClésRetraite63 302régularisations de carrière des assurés.22 145attributions de retraites personnelleset de réversion.10 554révisions de retraite.237 940communications téléphoniquestraitées dont1 700 appels sortants.79rendez-vous Conseil Retraiteavec les entreprises.2 868rendez-vous Conseil Retraiteavec les assurés.Contrôle95,48%de dossiers contrôléssans incidence financière54 181instructions retraite contrôlées.Source : rapport d’activité OR.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersRetraite 5MissionsRetraite :Conseiller et accompagner les assurés pour l’anticipation et la préparation de leurretraite et leur offrir les services les mieux adaptés à leur situation.Calculer et payer les retraites sans rupture de ressources.Contrôle :Assurer la maîtrise du risque financier : contrôler la correcte application de laréglementation et l’exactitude du paiement des droits.Assurer la maîtrise du risque financier.Contrôler l’exacte application de la réglementation et l‘exactitude du paiement desprestations.Gérer les comptes & préparer les paiementsTraiter les opérations financières dans le respect des règles et délais :Assurer la gestion des comptes retraite et la régularité des paiements,Préparer et assurer les paiements,Contrôler les opérations de mise à jour des comptes,Garantir un niveau de maîtrise des risques en conformité avec le RUN-MR et la validationdes comptes,Traiter les déclarations fiscales.Gérer & recouvrer les créancesAssurer le recouvrement des créances sur prestations vieillesse et veuvage.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012RetraiteProcessus Métiers5bisPerspectives 2013Retraite :Organiser la fonction Conseil en Entreprise :Déploiement de l’organisation de réunions d’information retraite au sein desdépartements.Déployer des offres de service globales :Développement de l’offre globale aux proches assurés décédés et aux personnes quidemandent leur retraite : bien vieillir.Mise en place de l’offre aux personnes en difficulté sociale et économique.Engager la procédure nationale des EIR :Mise en place des EIR à partir de 45 ans.Développer les web entretiens et moderniser les modes de contact :Promotion des web entretiens.Confirmation des rendez-vous par SMS.Intensifier le partenariat :Contractualisation avec des associations caritatives pour faciliter le passage à la retraitedes assurés fragilisés ciblés.Consolider les organisations :Adaptation et simplification des procédures de travail.Adapter les modalités de traitements aux nouveaux applicatifs et outils :SID,RNCPS,PUB,CAPTURE,COPRODUCTION.Optimiser le suivi des réclamations :Analyse des résultats.Actions d’amélioration.Améliorer la qualité de la liquidationContrôleRenforcer la qualité du contrôle.Poursuivre la démarche d’harmonisation des pratiques.Mesurer les incidences du nouveau taux de sélection paramétré dans l’outil de maîtrisedu risque financier : OMRF.Renforcer la coordination ordonnateur/contrôle pour mieux gérer les flux.Contribuer à l’amélioration de la qualité de la production.Décliner le projet SID : 1er jalon du lot 1 en juin 2013.Intégrer les nouvelles bases réglementaires : Campus et Base documentaire régionalesous Sharepoint.Gérer les comptes & préparer les paiementsIntégrer le poste de contrôle CESAR pour les CA/CB.Optimiser l’organisation et les procédures de travail d’opposition au regard de l’évolutionconstante des flux.Représentations : Anticiper et planifier les demandes de renouvellement des tutelles.Marché national paiements étrangers : Adapter les procédures aux conditions du marchéconclu avec le nouveau partenaire financier.Gérer & recouvrer les créancesAtteindre l’objectif national du CPG / taux de résorption des indus hors fraude.Rédiger un protocole local de gestion des indus frauduleux.Intégrer les évolutions des procédures nationales de recouvrement des indus décès.Mettre en production le tableau de bord de suivi des indus.Chiffres ClésGérer les comptes &préparer les paiements3,437 milliardsd’euros soit + 4%consacrés aux dépenses de prestationsretraite et veuvage.495 821retraités au 31/12/2012soit + 1,18 %dont 7 667 étrangers.+35%hausse du nombre d’oppositionsreçues en 2012.83 258opérations de mise à jour des comptesprestataires effectuées.Gérer & recouvrer lescréances107,6%d’indus non frauduleux résorbés au31/12/2012, hors indus sur succession.1 305 338euros recouvrés hors indus sur successiondont 124 404 €au titre des indus frauduleux.1 490d’indus constatés, hors indus sur succession,dont 11 frauduleux.877créances en cours au 31/12/2012669 en phase amiable et208 en phase contentieuse.336indus sur succession constatés pour4 661 311 euros soit +23 %..

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersGérer les systèmes d’information retraite 6Temps forts 2012Mise en œuvre la reforme des retraites intervenue en 2012 : report âge, retraiteanticipée.Formations liées aux reformes pour les Assistants techniques du processus retraite.Mise en place les nouveaux outils : SAV.Refonte de la Base Documentaire Retraite dans le cadre de Sharepoint.Participation à la mise en place opérationnelle des conventions tripartitesRSI / MSA / Carsat.Accompagnement au changement lors de la mise en œuvre des projets nationaux.MissionsAssurer la veille réglementaire et technique : garantir la base documentaire retraiterégionale.Former et informer sur les nouveautés législatives et techniques l’ensemble des secteursdu processus retraite.Accompagner, tant sur le plan réglementaire qu’organisationnel, les changements liésaux évolutions du Système d’information retraite.Être le correspondant Cnav dans les domaines suivants :système d’information retraite,législation retraite droit interne,règlements communautaires et conventions internationales,GRC,DAI.Signaler et suivre les dysfonctionnements applicatifs.Perspectives 2013Assurer la veille législative et technique.Développer la base documentaire retraite sous Sharepoint ainsi que les liens avec lanouvelle base documentaire retraite nationale Campus.Accompagner le changement lors de la mise en œuvre des projets et réalisationsnationales : Capture, Bureau Métier, SID, etc.Chiffres Clés22réunions techniques11 à destination des cadres duprocessus retraite et11 à destination des Assistants Techniquesdu processus retraite.Documentation retraite :44notes réalisées ou mises à jour,20trames réalisées ou mises à jour.Pour ce faire 11 réunions groupeharmonisation des notes et 11 réunionsBranche Retraite& Agence Comptable ontété nécessaires.Courriers go2 post :21créations.13mises à jour.Questions/Réponses :496relatives à la législation retraite.679concernant les outils retraite..

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersApporter des aides et un soutien social 7aux assures fragilisésTemps forts 2012Montée en charge de la prévention de la désinsertion professionnelle, avec unecoordination au sein du réseau Assurance Maladie qui a permis d’aider 5 130 assuréssociaux à se maintenir dans leur emploi contre 6 931 en 2011.Développement des actions de prévention et d’accès aux soins pour les publicsprécaires en articulation avec les dispositifs de l’Assurance Maladie tels que la CMU-C etl’ACS, aide à la complémentaire santé.Investissement de l’équipe ASSPA pour le développement des nouvelles orientations del’action sociale en matière de prévention.Renforcement des critères d’accès aux aides individuelles d’action sociale.Mise en place d’ASIR – aide aux retraités en situation de rupture – aide temporaire pourles personnes âgées confrontées à une difficulté particulière telle que le décès d’unproche ou le placement du conjoint en établissement.Renforcement du rôle de conseil des évaluateurs en matière d’habitat.Poursuite du partenariat avec les Centres Sociaux du Poitou-Charentes et mise enplace d’actions de lutte contre l’isolement des personnes âgées : maintien du lien social,vacances, etc.Intégration des aides à l’amélioration de l’habitat dans ANTARES.MissionsS’inscrire dans la COG et dans l’axe de « gestion du risque », s’intégrer aux stratégies deprévention dans la dimension « prévention sociale ».Piloter les activités à travers 5 programmes nationaux qui couvrent les problématiquessociales essentielles auxquelles sont actuellement confrontés les réseaux de l’assurancemaladie et retraite.Favoriser le partenariat local pour répondre à des besoins territorialisés en sus desprogrammes nationaux, à travers notamment des actions collectives.Soutenir financièrement des projets innovants destinés aux personnes âgées,handicapées et aux grands malades, pour améliorer leur qualité de vie.Apporter des aides financières individuelles et collectives pour favoriser le maintien àdomicile des retraités fragilisés.Perspectives 2013Mettre en place des structures inter-régimes de coordination des politiques en faveur dubien vieillir.Renforcer le partenariat avec les associations locales pour développer des actionsde promotion du lien social et de la prévention santé.Contribuer à la lutte contre la précarité énergétique et dynamiser la politiqued’adaptation de l’habitat au vieillissement.Améliorer le pilotage budgétaire de l’action sanitaire et sociale pour une meilleuremaîtrise de nos enveloppes financières.Mieux coordonner nos actions avec les Cpam en matière d’aide à la complémentairesanté.Poursuivre la montée en charge des dispositifs financiers dans le cadre de la PDP.Chiffres Clés3 372personnes ont participé à une actioncollective organisée par le service social.40 786signalements nominatifs ont été traités.17 981personnes ont bénéficié d’un suiviindividuel par un travailleur social.16 433 043euros ont été consacré aux aides aumaintien à domicile des retraités :aides individuelleset subventions aux associations.12 560retraités bénéficiaires d’une aidefinancière pour leur maintienà domicile.742aides à l’amélioration del’habitat attribuées.5 millionsd’euros investis pour la construction et larénovation de structures pour lespersonnes âgées..

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersContribuer aux actions de gestions 81du risque maladieTemps forts 2012Poursuite des contrôles de pharmacie d’officine dans le cadre de la convention demutualisation avec les Cpam 19 et 23 selon un plan d’activité triennal.Tenue des 4 commissions paritaires régionales : opticiens, fournisseurs de matériel médicalT1/T4, podo-orthésistes, ocularistes et enfin audio-prothésistes.Réalisation avec la DRSM et les Cpam des 2 régions d’un état des lieux sur laproblématiquedes TMS dans le cadre du programme 2012 de maîtrise médicalisée en entreprise.Participation à des actions de contrôle conjointes des fournisseurs d’appareillage avec lesCpam du Limousin et la DRSM dans le cadre de la gestion du risque maladie.Transfert aux Cpam des missions BREX / appareillage au 1 er décembre 2012 : informationdes professionnels , formation des référents Cpam au cours du second semestre 2012et redéploiement des personnels dans d’autres secteurs de la Carsat.MissionsAu titre des missions d’intérêt commun reconnues par la loi HPST, les Carsat sont chargéesd’assurer la saisie des données tarifaires transmises par les ARS dans la base BREX afin depermettre la facturation des établissements sanitaires et médico-sociaux par l’AssuranceMaladie.*Gèrer les conventionnements des fournisseurs d’appareillage auprès des servicesde l’Assurance Maladie et s’assurer du respect de leurs obligations en menant des actionsde contrôle et de gestion du risque sur pièces et sur place.*Représenter le réseau Assurance Maladie auprès des instances de gouvernancedes ARS : commissions de coordination des politiques publiques et CRSA.Participer à la coordination régionale en matière de gestion du risque et piloter lesactions en direction des entreprises.* Ces 2 missions sont, dans le cadre de la réorganisation du réseau Assurance Maladie, transférées à compter du 1erjanvier 2013 aux Cpam.Chiffres Clés4commissions paritaires régionalesorganisées.97contrôles de fournisseurs réalisés.606fournisseurs d’appareillageconventionnés avec l’AssuranceMaladie enLimousin et Poitou-Charentes.83nouvelles demandes deconventionnement traitéespar le service appareillage.Perspectives 2013Suivre la réalisation des projets régionaux de santé dans les régions Limousin etPoitou-Charentes.Déployer une « GDR entreprises » avec le réseau Assurance Maladie.Organiser des actions de maîtrise médicalisée en entreprise sur la thématique des TMSet du syndrome du canal carpien.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersRéaliser des actions de prévention 9et tarifer les risques professionnelsTemps forts 2012Organisation de réunions départementales d’information sur des sujets d’actualité avecpour thématique les accidents du travail des entreprises en action conjointe avec les Cpam,ayant rassemblé 737 participants.Opération de phoning à destination des entreprises de plus de 20 salariés afin de lesaccompagner dans l’adhésion au compte AT / MP en ligne disponible sur Net Entreprises.fr.Rencontres départementales sur rendez-vous avec les employeurs adhérents du 4 au 22juin pour analyser les éléments figurant sur leur compte AT / MP en ligne.Poursuite des rapprochements des fichiers employeurs Urssaf/Carsat.Suivi des conventions avec les Cpam et Urssaf dans le cadre de réunionspartenariales.Rencontres entre les agents des services Réparation des 7 Cpam et du service Tarificationde la Carsat.Finalisation du reclassement des établissements relevant de l’Action Sociale.Organisation de 10 petits déjeuners de la prévention ayant rassemblé 754 participants, surnos thèmes prioritaires.Poursuite des travaux des trois commissions temporaires spécialisées constituées desmembres des CTR sur des thèmes techniques choisis par ces comités.Clôture de l’action à destination de la profession des prothèsistes dentaires, bilan final etprésentation à la profession.MissionsIdentifier et classer les risques professionnels.Gérer le compte AT / MP de chaque établissementet conseiller les entreprises.Calculer et notifier les taux de cotisation AT.Fournir à la Cnamts des statistiques de la région.Contrôler, informer et conseiller les entreprises enmatière de prévention des Accident duTravail et des Maladies Professionnelles (AT / MP).Former, documenter les salariés et les employeurs.Instruire et suivre les dossiers d’incitation financièreaux entreprises.Réaliser des mesures de nuisances physiquesen entreprises.Perspectives 2013Organiser des réunions départementales d’information sur de nouveaux thèmes.Enrichir l’offre de service aux entreprises sous forme de rendez vous individualisé avec uneapproche conjointe Cpam / Carsat.Effectuer le reclassement des groupements d’employeurs.Poursuivre les rapprochements des fichiers Urssaf / Carsat.Signer de nouvelles conventions de partenariat avec les Cpam, avec les Urssaf.Poursuivre les rencontres agents entre organismes Cpam / Carsat afin de faciliter leséchanges.Mener des actions à destination des secteurs à forte sinistralité : BTP, Intérim, grandedistribution.Mener des actions sur les risques prioritaires : Cancers professionnels, troubles musculosquelettiques, risque routier, risques psychosociaux.Réaliser l’animation de 10 petits déjeuners de la prévention sur les thèmes prioritaires.Préparer le plan d‘action régional 2014 / 2017 dans le cadre de la nouvelle COG.Chiffres Clés78 322établissements actifs en 2012 pourla région Limousin et Poitou-Charentes.55 418accidents du travail,trajet et maladies professionnellessurvenus en 2012.5 056interventions réalisées dansles entreprises.37contrats de prévention signés avec lesentreprises, représentant une aidefinancière de 650 460 euros.249aides financières simplifiées pourun montant de 1 192 658 euros.437participants aux 42 stages organiséspar la Carsat.3 116demandes de documentation.Zoom76 %des entreprises de plus de 20 salariés ontadhéré à la consultation en ligne de leurCompte AT / MP.Adoption à l’unanimité par les 3 CTRd’un référentiel de formation pourles conducteurs de transpalettesélectriques à conducteur accompagnant.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersConcevoir, développer101et supporter un logicielTemps forts 2012Réalisation du premier service de coproduction de la branche permettant aux femmesde plus de 44 ans de déclarer leurs enfants grâce à un service spécifique. Ce serviceenregistre les droits familiaux pouvant être pris en compte dans la carrière et le calcul dudroit à la retraite.Réalisation du questionnaire d’autoévaluation de l’action sociale pour promouvoir lebien vieillir.Mise en place de systèmes d’échanges de contacts pour permettre des signalementscroisés entre l’Agirc Arrco et la branche retraite, lors du dépôt d’une demande dansun des régimes et pour informer et être informé par les autres régimes d’une demanded’entretien individuel retraite.Réalisation d’un service de consultation du RIS sur smartphone.MissionsParticiper à la réalisation des développements du système d’Information National en tantque service Informatique chargé des missions nationales.Concevoir, réaliser, assurer la maintenance et la qualification de toutes les applicationsdu domaine “offre de services” et “relation clients” de la branche retraite en sa qualité decentre référent MOE du domaine offre de services.Perspectives 2013Stabiliser et optimiser l’application de gestion de la relation client utilisée sur lesplateformes téléphoniques.Renforcer l’offre de services sur Internet avec l’ouverture de nouvelles applications :Rendez vous en ligneWeb entretienNouvel espace personnel plus convivialRenforcer la qualité du système d’information de la branche en réalisant le nouveauréférentiel client.Chiffres Clés30personnes travaillent sur les applicationsde l’offre de services :19 à la Carsat Centre-Ouest,2 à la Carsat Midi-Pyrénées,2 à la Carsat Rhône-Alpeset 7 à la Cnav.6nouvelles applications mises enproduction en 2012 dans le domaine«offre de services et relation clients».1 200 000estimations retraite réalisées parles internautes sur le nouveauportail de la branche.4 200 000consultations de la carrière surle portail unique de branche.2 400 000consultations du suivi de dossiersur le portail unique de branche.

Temps forts 2012LogistiqueRapatriement des équipes ARP au siège.Création d’un espace sécurisé pour l’archivage de l’ARP.SécuritéMise en œuvre de la Gestion des clés.Installation de portes palières coupe feu au siège.Remplacement complet de la gestion des accès : matériel et logiciel.Report des alarmes vers le Service Desk.InformatiqueCâblage Catégorie 6.Passage en Téléphonie sous IP.Economie d’énergie : Mise en œuvre exhaustive outil JOULEX.Mise en œuvre architecture DIT.Déploiement MOCS : téléconférence individuelle.MissionsFournir et maintenir un environnement de travail complet - immobilier, mobilier etinformatique - sécurisé pour l’ensemble du personnel de la Carsat.Assurer la gestion immobilière.Gérer les locaux.Assurer les interventions de maintenance dans les immeubles de l’organisme.Assurer la gestion informatique, la production régionale, les contacts avec les CNPI,l’installation et la maintenance des matériels informatiques.Prendre en charge les besoins d’impression.Gérer la flotte automobile.Garantir les sécurités physiques et logiques.Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus SupportsGérer les ressources informatiques 111et logistiquesChiffres Clés3 229appels au Service Desk.Taux de résolution :77,8 % en moins de 24 heures,19,3 % par le Service Desk.200 Kmsde câble posés.2 284interventions de réparations etdépannages dont 96,1 %en moins de 3 jours.1 292 127 Kmsparcourus par les voituresde la Carsat.35,61%d’économie sur la consommationélectrique.Perspectives 2013InformatiqueRéaménager la salle informatique.Mettre en application la disparition des systèmes UNIX.LogistiqueFaire la réfection du sol de la cuisine.Réaménager l’agence de Limoges.Remplacer le système d’éclairage.SécuritéFaire un audit d’accès handicapés pour tous nos sites.Veiller à l’équipement règlementaire en extincteurs de nos sites.Mettre en œuvre des exercices d’évacuation sites extérieurs.ZoomCâblage catégorie 6Le siège et 6 sites extérieurs,ainsi que la DRSM ont étécâblés en 2012.Les opérations ont été menéesselon le planning pré établi :début le 02 janvier,fin le 15 décembre 2012.Câbles : 150 kms posés ausiège et 50 kms pour les sitesextérieurs.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus SupportsGérer les activités comptables et financières 121Temps forts 2012Validation des comptesLes rapports des Agents Comptables nationaux confortent les actions mises en œuvreet les résultats obtenus au niveau de la maîtrise des activités.Pour les deux branches, Maladie et Retraite, les comptes ont été validés sans restriction.Action socialePrise en compte des évolutions dans les procédures de contrôle.Intégration du processus dans le dispositif national de maîtrise des risques RUN-MR.Gestion administrativeTransfert de la gestion du CRF à la Carsat en juin 2012 :Comptabilité, paie, frais de déplacements et clôture des comptes.SINERGIContribution au dispositif national de formateur relais, détachement d’un agent.MissionsTraiter les opérations financières et comptables dans le respect des règleset des délaisContrôler et comptabiliser toutes les opérations.Assurer le paiement aux fournisseurs, prestataires, personnel, entreprises, etc.Gérer la trésorerie.Elaborer les documents de synthèse.Produire le dossier de clôture en vue de la certification des comptes.Assurer le recouvrement amiable des créances en gestion budgétaire.ConserverLes fonds et valeurs.Les pièces justificatives et documents comptables.Perspectives 2013Chiffres Clés3,5 milliardsd’euros consacrés aux dépensesde la Carsat dont 47,7 millionsau titre des dépenses administrativessoit 1,35 %.93 %Score de validation des comptesen progression de 6 % par rapport àl’exercice précédent.Score le plus élevé dans le classementnational branche retraite.18 307opérations validées4 334 en action sociale,2 790 en paie,6 138 frais déplacements,5 055 factures.2 369contrôles des opérations de paiementdes retraites.900factures traitées pour le CRF420 factures fournisseurs et480 factures clients.Mettre en place la solution SINERGIEffectuer les travaux préparatoires à la bascule.Former les personnels.Valider les résultats de la bascule.Intégrer le traitement des factures, de la réception au paiement.Instaurer une supervision du contrôle des dossiers ASS.Rédiger un protocole ordonnateur/comptable sur les prestations ASS.Centre Régional de FormationMettre en place les interfaces et la comptabilité analytique.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus SupportsGérer les achats 131Temps forts 2012Developpement DurableParticipation aux travaux du groupe projet DD,Recueil et alimentation des données PERL’S pour l’axe environnemental.Projet national SINERGIParticipation aux réunions nationales,Poursuite du plan d’actions défini en 2011, et notamment transfert du traitement desfactures de formation de la GRH vers les achats,Poursuite de la professionnalisation des acheteurs.Optimisation de la fonction AchatsParticipation aux travaux menés dans le cadre du centre d’expertise “déplacementsprofessionnels”, inscrit dans le CPG.OrganisationPrise en charge du suivi des dépenses d’intervention ARP et organisation de lapolyvalence dans ce domaine, au sein du secteur.Prise en charge des dépenses et recettes du CRFPCO depuis juillet 2012.MissionsChiffres Clés2 155demandes d’achat traitées,dont 968 par LCB.4 647factures ordonnancées,dont 1 028 par LCB.210contrats en cours.54marchés renouvelés,dont 2 en procédured’appel d’offre, présentésen Commission des marchés.Réaliser l’ensemble des achats et marchés nécessaires au fonctionnement de la Carsatdans le cadre de la réglementation applicable aux organismes de Sécurité Sociale, enpartenariat avec les services clients.S’assurer de la conformité des services rendus, des fournitures livrées et des travauxexécutés.Assurer le suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement des gestionsadministratives, ainsi que du budget d’intervention ARP.Optimiser le rapport qualité/coût des achats dans le cadre du budget.Perspectives 2013L’année 2013 va être marquée par le déploiement d’un nouveau progiciel de gestionintégrée, porté par le projet SINERGI.Les équipes vont être fortement mobilisées dans les opérations préparatoires à mener, etnotamment la collecte de données à injecter dans l’outil.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus MétiersDématérialiser et archiver 141Temps forts 2012Extension du périmètre de dématérialisation des courriers entrants aux services RetraiteSiège pour la région Poitou-Charentes.Intégration et formation de 4 techniciens : 1 au pôle contrôle et conservation despièces justificatives, 2 au pôle dématérialisation des documents et 1 au pôle orientationet gestion des flux.Site pilote pour le démarrage du Centre Mutualisé de filmage à la Carsat de Lille.Mise en place et suivi de sous-traitance avec une société extérieure pour l’archivagenumérique des documents de l’ARP.MissionsTraiter les flux de courriers internes et externes, à l’arrivée et au départ, avecenregistrement des plis recommandés.Identifier le courrier pour les services de la retraite.Rechercher et extraire les dossiers papier des archives retraite à la demande.Dématérialiser les courriers entrants du processus retraite.Assurer la mise en Ged Retraite des dossiers et documents issus des secteurs.Réaliser les contrôles découlant de l’instruction nationale de contrôle des piècesjustificatives.Perspectives 2013Préparer l’arrivée du programme national Capture pour la dématérialisation des courriers.Anticiper et adapter l’organisation du service pour prendre en compte les impacts surles activités.Etendre le périmètre de dématérialisation des flux entrants.Poursuivre et adapter les contrôles de conservation des pièces justificatives.Chiffres Clés276 152courriers arrivés.19 647courriers identifiés.299 113courriers et colis affranchispour envoi.65 496plis dématérialisés en flux entrantpour le processus Retraite.78 747dossiers et documents mis en Gedpour les secteurs Agence Comptableet Retraite.503films d’archivage de piècesjustificatives réalisés.80 000images contrôlées.ZoomRéalisation d’une enquète desatisfaction auprès des clients.Mise en place d’un groupede travail pour définirdes actions d’optimisation dufonctionnement et de lacommunication du S3D.

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus SupportsGérer le contentieux 151Temps forts 2012Mise en œuvre de la base de gestion des Indus Agence Comptable-Contentieux-CelluleFraude.Montée en charge du RUN-MR.MissionsContentieux GénéralGérer l’ensemble des dossiers de recours devant les juridictions civiles et administratives,dossiers relevant de tous les secteurs de la Caisse, Vieillesse, APR, ASS, à l’exception de ceuxrelevant du Service du Personnel.Contentieux TechniqueGérer les dossiers d’inaptitude.Secrétariat de la Commission de Recours AmiableTraiter les recours en droit et demandes de remises de dettes.Recouvrer les créances nées de l’application de la législation vieillesseTrop perçus, Recouvrement Allocation Supplémentaire sur succession, recours contre tiers,Recouvrement autres créances de la Caisse.Représenter et défendre la Caisse devant les juridictions8 Tribunaux des Affaires de Sécurité Sociale et 2 Cours d’Appel.Secrétariat de la Commission Pluridisciplinaire pour la PénibilitéChiffres Clés71jours de délai moyen de traitement d’undossier devant la CRA :objectif 90.96,77 %des décisions judiciaires sontfavorables à la Caisse :objectif 95.7,54 %seulement des assurés maintiennentleur réclamation devant la CRAaprès un courrier pré-contentieux.100 %des dossiers remises de dettes traitésen moins de 100 jours :objectif 70 %.+ 11,44 %de recouvrement sur succession traités.Perspectives 2013Maintenir les délais de traitement d’une contestation devant la Commission de RecoursAmiable : 90 jours.Entretenir la capacité à remporter les Contentieux : 96 %.Conserver les délais de traitement des remises de dettes : 70 % en moins de 100 jours.Développer la partie statistique.Zoom40dossiers examinés par laCommission Pluridisciplinairepour la Pénibilité

Rapport d’activité et Relations avec les usagers 2012Processus SupportsGérer les ressources humaines 161Temps forts 2012Des temps importants consacrés aux relations sociales et professionnelles avec :3 chantiers de négociation menés avec les instances de représentation du personnel,la poursuite de la démarche de gestion prévisionnelle des emplois et compétences :12 rencontres avec les services.L’appropriation de nouveaux outils tels que :La GTA, Gestion des temps et activités, qui remplace l’ancien dispositif de badgeages,L’outil de simulation budgétaire qui facilite la gestion des projections budgétaires de lamasse salariale,Les produits nationaux de numérisation des bulletins de salaire.La prise en charge de la gestion administrative du Centre Régional de Formation et dePerfectionnement du Centre Ouest.MissionsGestion administrativeTraiter les situations de paie, absence et présence.Assurer le suivi financier et budgétaire de la masse salariale.Réaliser les organigrammes, les états et les déclarations statistiques.Gestion des emplois, compétences et recrutementsÉlaborer et actualiser les référentiels d’emplois.Accompagner la réalisation des entretiens annuels.Organiser et conduire les opérations de recrutements.Gestion de la formation professionnelleÉlaborer le plan de formation.Organiser et suivre la réalisation des actions de formation.Animer les formations aux fonctions de la retraite.Santé au travailPréparer les visites médicales et suivre les dossiers médicaux.Dispenser des soins infirmiers.Gestion des habilitationsAdministrer les droits d’accès aux applicatifs informatiques.Fonctions régionalesConseil de discipline.Système d’information STARH.Chiffres Clés66actions mises en œuvre en 2012dont 50 terminées8embauches en CDD ou intérim detravailleurs handicapés ou seniors,participationà 2 forums emplois73mises en situation professionnelledans le cadre du recrutementAccompagnement des personnelsde 45 ans et plus :29 personnes ont bénéficiéde l’offre de conseil en entrepriseet 11 d’un entretien de carrière5 aménagements ou changementsd’emploi ont été réalisés4 salariés ont bénéficié d’un stagede préparation à la retraite18fiches incivilités traitées128référentiels emplois mis à jour dansle cadre de l’évolution des métiers et del’intégration d’une compétencede gestion de projet187participations à des formations surla sécuritéPerspectives 2013Rencontrer les services dans le cadre d’un accompagnement àla mise en place du nouvel outil de gestion des temps.Concevoir une méthode de “pesée des emplois” des personnelsd’encadrement.Préparer les prochains contrats pluriannuels de gestion.Lancer la négociation sur les contrats de génération.Co-piloter un groupe projet national SIRH.Poursuivre les actions démarrées sur les années antérieures.