Cahier des charges pour la création d'un site Internet communal - Awt

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être prévues. De même certaines commandes pourront être effectuées électroniquement (livres àemprunter dans les bibliothèques, réservation de stages de jeunes, de places pour une manifestation,location de salle, …).Pour rappel, ce document précise le contenu minimal d’un site communal d’information. La communeest donc libre d’ajouter toute autre information qui lui semble pertinente : information touristique,culturelle, sportive, folklorique, économique, géographique, historique, ... Elle pourra aussi structurerl'information comme elle le souhaite.Elle veillera cependant à permettre l'accès direct à l'information recherchée sans imposer de multiplesdétours ou passages obligés au travers du site.2. Aide à la navigationLe site devra impérativement aider les utilisateurs, parfois non avertis, à trouver rapidementl'information qu'ils souhaitent.Pour cela, outre une présentation conviviale de l'information laissée à la discrétion de la commune, le sitedevra proposer :?? un moteur de recherche. Idéalement, ce moteur de recherche devrait être accessible dès la page degarde du site; il devra rechercher tous les mots clés prédéfinis ainsi que les mots qui apparaissent aumoins deux fois dans la même page; idéalement plusieurs possibilités de recherche seront proposéespour le même document de manière à rencontrer au mieux la démarche de pensée du citoyen;?? un index reprenant un nombre d'éléments suffisants permettant à l'utilisateur de trouver facilement laplupart des informations essentielles du site;?? une table des matières hiérarchisée en rubriques (niveau 1), sous-rubriques (niveau 2) et documents(niveau 3) reprenant clairement les principales parties du site; cette table des matières devranécessairement reprendre l’ensemble des rubriques et sous-rubriques du site; un plan du site peutaussi être utile;?? une rubrique "nouveautés" reprenant les nouvelles informations sur le site pour éviter de devoirparcourir tout le site à chaque consultation;?? une rubrique "agenda" reprenant le calendrier des manifestations et activités diverses (conseilscommunaux, par exemple).3. Possibilités de communicationLe site proposera au moins?? une adresse électronique pour la commune clairement visible en diverses parties du site, dont sur lapage de garde; celle-ci est l'adresse officielle de la commune; elle garantit la réception et letraitement du document. Les éventuelles adresses personnelles des fonctionnaires sont des adressesde travail et peuvent ne pas être relevées en cas d'absence du fonctionnaire par exemple.Exigences minimales pour les sites Internet communaux orientés vers le citoyen 6
Idéalement, plusieurs adresses devraient être accessibles : une adresse centrale (de typecommune@houtsiplou.be ou info@houtsiplou.be), une adresse pour chaque service communal et,idéalement, une adresse pour le bourgmestre et chaque échevin.Signalons qu'il vaut mieux ne pas donner la possibilité aux citoyens de contacter directement leurs élusque de ne pas répondre à leur demande!Une liste de diffusion (mailing list) permettant à ceux qui le souhaitent de se tenir informés desnouveautés du site ou des activités de la commune pourra également être proposée (option).Enfin, au niveau de l'établissement d'un forum de discussion, une totale liberté est laissée à la commune.Signalons également qu’un forum de discussion demande un certain investissement de la part de lacommune, notamment au niveau de l’animation et de la modération de celui-ci, pour un faible taux defréquentation.4. Autres mentions obligatoiresLe site devra clairement identifier?? un éditeur responsable;?? la date de mise en service du site;?? la date de la dernière mise à jour des informations.Le site reprendra aussi obligatoirement des liens hypertexte explicites vers les sites officiels des autresniveaux de pouvoir : provincial, régional, communautaire, fédéral et européen. Il doit être la ported'entrée locale vers l'ensemble des institutions.5. Gestion du siteLa Région wallonne exigera que la commune fournisse à la Direction générale des Pouvoirs locaux unedescription précise de la procédure de gestion du site, notamment par rapport à l'interactivité de celui-ci,la fréquence de mise à jour et les délais de réponse aux demandes des citoyens. Cet aspect de gestionn'est pas à négliger et pour la “ réussite ” du site, il importe que celui-ci soit géré de manière globale etcohérente.Il conviendra donc de préciser qui gèrera les adresses de courrier électronique, l’éventuelle liste dediffusion, les commandes électroniques, la maintenance et la mise à jour du site, le contrôle desinformations et la responsabilité de la commune à cet égard.5.1. Gestion des adresses électroniquesLe document devra préciser comment seront gérées les adresses électroniques de la commune ou, plusprécisément, comment et par qui les demandes envoyées par les citoyens à ces adresses seront traitées.Exigences minimales pour les sites Internet communaux orientés vers le citoyen 7
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