Cahier des charges pour la création d'un site Internet communal - Awt

Il faudra également mentionner si une exigence de délai de réponse sera formulée. Si oui, on préciserapar qui, auprès de qui et comment cette exigence sera vérifiée.En ce qui concerne l'adresse unique au sein de la commune, on signalera si le courrier reçu à cetteadresse sera traité par un service central, par exemple le service d'information ou de presse, oudirectement envoyé au service concerné par la demande.Il en sera fait de même pour les adresses des différents services communaux. On précisera égalementcomment les demandes adressées à ces services seront traitées.5.2. Gestion de la liste de diffusionDans le cas où la commune a opté pour une liste de diffusion, le document précisera qui est responsablede la liste de diffusion, comment celui-ci sera tenu au courant des informations à diffuser et quel typed'information sera diffusé par ce biais.5.3. Gestion des commandes électroniques de documentLa gestion des commandes électroniques de documents est capitale si l'on souhaite améliorer la qualitédu service rendu au public dans l'optique d'une véritable administration en ligne. Il importera dès lors declarifier cette procédure de gestion : qui recevra le formulaire de demande, qui vérifiera que le paiementa été effectué, qui enverra le document une fois le paiement réalisé?5.4. Gestion de la maintenance et de la mise à jour du siteUn site qui ne vit pas est un site qui meurt. La mise à jour du site est un élément primordial et laprocédure de mise à jour doit impérativement pouvoir être réalisée au sein de l'administration par desfonctionnaires non spécialisés en informatique, en ce compris la création de nouveaux documents, denouvelles sous-rubriques ou de nouvelles rubriques au fur et à mesure que le site se développera. Ausein de l'administration, un responsable de la mise à jour des informations sera désigné et la procédurede mise à jour, notamment de collecte d'information auprès des différents intervenants sur le site, seradécrite. Une attention particulière sera en effet réservée à la circulation, au sein de l'administration, desinformations à diffuser sur le site.Lors de la mise en service, une attention particulière sera réservée à l’indexation du site dans lesdifférents moteurs de recherche usuels en veillant spécialement aux catégories et mots clés utilisés demanière à faciliter l’accès au site communal. La permanence de cette indexation devra être régulièrementcontrôlée et, au besoin, l’indexation sera réinitialisée. Enfin, la commune veillera à rendre son siteaccessible à partir de plus grand nombre d’autres sites et en particulier ceux des autres niveaux depouvoir qui prévoient des liens vers les communes.Exigences minimales pour les sites Internet communaux orientés vers le citoyen 8